Raadsvoorstel-besluit Ambtelijke bezetting op sterkte

Gemeente

4J I.7sselstez#n Raadsvoorstel gemeente IJsselstein

10

Agendapunt: Ambtelijke bezetting op sterkte Zaaknummer: 61595 Programma: Bestuur en organisatie Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: M.B. Foekema MSc Financiën en HR Onderdeel van: Informatie bij: L.M.A. de Brouwer/ S.J. Hennekens/C. Pijl Onderwerp Ambtelijke bezetting op sterkte Samenvatting Begin 2022 heeft de gemeentelijke organisatie geïnventariseerd welke formatie en bezetting nodig is om de huidige en nieuwe gemeentelijke taken uit te kunnen voeren, de zogenoemde "vlootschouw". Deze is eind maart 2022 met uw fracties gedeeld. In de Programmabegroting 2023 heeft uw raad middelen gereserveerd om de formatie op sterkte te brengen in de stelpost "ambtelijke bezetting op sterkte". Om deze middelen te kunnen omzetten naar formatie komen wij met afzonderlijke raadsvoorstellen naar u toe.

In de vlootschouw hebben we onderscheid gemaakt tussen wettelijke taken, discrepanties en overige functies. Wettelijk wil zeggen dat dit extra of uitbreiding van taken zijn die na het opstellen van het inrichtingsplan 2019 zijn overgeheveld vanuit het rijk naar de gemeente. De discrepanties zijn functies die onjuist zijn opgenomen in het inrichtingsplan 2019. De overige functies zijn de functies die nodig zijn om de huidige en de nieuwe taken te kunnen blijven uitvoeren. Voordat de overige functies worden ingevuld, kijken we eerst of processen effectiever kunnen worden georganiseerd en welke formatie hierbij passend is. Dat doen we aan de hand van de LEAN-methodiek. Daarmee borgen we dat de formatie en taken strak op elkaar aansluiten. In de teams Sociaal domein en Samenleving lopen reeds LEANtrajecten. Bij de discrepanties en wettelijke functies hebben we geen keuze en moeten we formaliseren. Wij stellen u voor om dit direct te doen en de functies zo spoedig mogelijk in te vullen. Daarmee worden deze functies vermoedelijk ingevuld voordat de LEANtrajecten zijn afgerond. De taken van deze functies worden echter wel betrokken bij de LEAN-trajecten van de betreffende teams. Het gaat om de volgende functies: Webmaster (wettelijk) 1 fte; o Gemeenten zijn o.a.

verplicht hun communicatiekanalen digitaal toegankelijk te maken voor iedereen, dus ook voor mensen met een beperking of met minder digitale vaardigheden. Gemeentelijke sites moeten hierop worden aangepast. Ook zijn we verplicht in het kader van Wet open overheid om informatie actief te ontsluiten. Daarnaast is de website een dienstverleningskanaal voor inwoners en ondernemers. Het is derhalve essentieel om een webmaster in dienst te hebben.

Pagina 1 van 4

• Informatieconsulent en medewerker processen en gegevens (wettelijk) 0,7 fte; o De gemeente heeft op 14 juni 2022 de rapportage KPI's archief en informatiebeheer gemeente IJsselstein 2021 ontvangen. De rapportage is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard. Dit in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht. In de rapportage zijn diverse aandachtspunten benoemd waarop een kwalitatieve verbeteractie noodzakelijk is. Met deze extra formatie kunnen we starten met invulling te geven aan de noodzakelijke verbeteracties. • Wegbeheerder (discrepantie) 1 fte; o De wegbeheerder was niet opgenomen in het inrichtingsplan 2019. • Generatiepact team civiel (discrepantie) 0,5 fte; o In het inrichtingsplan 2019 was geen rekening gehouden dat sommige medewerkers generatiepact hadden opgenomen, waardoor de formatie werd verlaagd. • Concerncontroller (discrepantie) 0,28 fte. o In het inrichtingsplan 2019 is rekening gehouden met 0,72 fte. In werkelijkheid is dit 1 fte. Zodra een LEAN-traject voltooid is wordt deze afgezet tegenover de overige functies uit de vlootschouw en komen wij met de resultaten bij u terug in een raadsvoorstel. Op deze manier zullen wij de gehele vlootschouw toetsen en aan uw raad voorleggen.

Voorstel 1.In te stemmen om de discrepanties en aanvullende wettelijke functies in de formatie te formaliseren en te dekken uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte; 2.Bijgaande begrotingswijzingingnummer 23005 vast te stellen. Aanleiding voor dit voorstel Zie samenvatting. Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis Programmabegroting 2023 gemeente lJsselstein, zaak 45720 Wettelijk kader of beleidskader Gemeentewet en Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Alternatieven Alternatief is om bovenstaande functies niet vooruitlopend op de LEAN-trajecten in te vullen. Dit heeft echter niet de voorkeur omdat dit de uitvoering van onze wettelijke taken hindert. Argumenten 1. Het inrichtingsplan 2019 en formatie worden op elkaar afgestemd; 2. De verschillen tussen formatie en budget worden opgelost; 3. Uitvoering te kunnen geven aan onze wettelijke taken; 4. Dat er reeds dekking is opgenomen in de begroting 2023 in de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte. Kanttekeningen en 1 of risico's

Pagina 2 van 4

Uitvoering Kosten De structurele kosten voor het dekken van de discrepanties en wettelijke taken komt uit op € 328.934. We stellen voor deze kosten te dekken uit de Stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte. Planning Dit is het eerste voorstel om de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte in te zetten. Op dit moment doorlopen de teams Samenleving en Sociaal domein een LEAN-traject. De uitkomsten worden uitgewerkt in een volgend raadsvoorstel. Duurzaamheid N.v.t. Participatie N.v.t. Informeren

Raadplegen

Adviseren

Co-productie

Meebeslissen

Raad Inwoners Derden Communicatie N.v.t.

Bijlagen Begrotingswijziging nummer ...

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 december 2022, zaaknummer 61595 BESLUIT: 1.In te stemmen om de discrepanties en aanvullende wettelijke functies in de formatie in het inrichtingsplan te formaliseren en te dekken uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte; 2. Bijgaande begrotingswijzingingnummer 23005 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 2 februari 2023

"—a,—

de voorzitter,

P.J.M. van Domburg

Pagina 4 van 4