Raadsvoorstel Ambtelijke bezetting op sterkte Team Samenleving

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt:Ambtelijke bezetting op sterkte Team Samenleving Zaaknummer: 93484 Programma: Bestuur en organisatie Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: M.B. Foekema MSc Onderdeel van: Financiën en HRM Informatie bij: L.M.A. de Brouwer ______________________________________________________________________________

Onderwerp Ambtelijke bezetting op sterkte Team Samenleving Samenvatting Op basis van een eerder gehouden vlootschouw en een onafhankelijke analyse van de werkdruk en formatie van het Team Samenleving stelt het college voor om de formatie uit te breiden en de kosten te dekken uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte. Het becijferde tekort op de bezetting komt uit op 5,13 fte, verspreid over enkele beleidsterreinen. Centraal in deze analyse, een quickscan, stond de vraag of de processen effectiever konden worden georganiseerd en welke formatie hierbij passend is via de zogenaamde LEAN-methodiek. De quickscan heeft zich op twee componenten gericht: een procesoptimalisatietraject bij uitvoering en een traject ter toetsing van de huidige urenbesteding van de beleidsmedewerkers. Voor de volledige quickscan verwijzen wij u naar de bijlage. De conclusie van de quickscan is, dat er 5,13 formatie tekort is om de werkzaamheden/ambities te kunnen realiseren. Dit tekort is onder te verdelen in: • Onderwijs 1,17 fte • Jeugd 1,62 fte • Wmo 1,75 fte • Kunst en cultuur 0,59 fte Uit de quickscan komt ook naar voren dat de werkprocessen verder geoptimaliseerd kunnen worden. Het team zal in de komende periode de processen doorlopen en deze waar mogelijk optimaliseren.

Rekening houdende met deze optimalisatieslag stellen wij uw raad voor om op de beleidsterreinen waar de werkdruk het hoogst blijkt, 2,67 formatief uit te breiden. Dit is 1 fte voor Onderwijs, 1 fte voor Jeugd en 0,67 fte voor Wmo. Deze functies hebben wij de afgelopen periode tijdelijk ingevuld. Formalisatie wettelijke taak Binnen het team Samenleving zijn de wettelijke taken voor beschermd wonen en maatschappelijke opvang belegd. Deze taken hebben samen een omvang van 0,89 fte. Deze formatie is al ingevuld, maar moet nog worden geformaliseerd. In de vlootschouw van maart 2022 is hiermee rekening gehouden. Het team Samenleving gaf bij de vlootschouw zelf aan, dat het 4,06 formatie te kort komt om de werkzaamheden/ambities naar behoren te kunnen uitvoeren. Pagina 1 van 4

_______________________________________________________________________ Voorstel 1. Uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte de beleidsfuncties onderwijs, jeugd en WMO per 1 juni 2023 te dekken; 2. Uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte de functie voor de wettelijke taken beschermd wonen en maatschappelijke opvang met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 te dekken; 3. Bijgaande begrotingswijziging 23021 vast te stellen. Aanleiding voor dit voorstel Begin 2022 heeft de gemeentelijke organisatie geïnventariseerd welke formatie en bezetting nodig is om de huidige en nieuwe gemeentelijke taken uit te kunnen voeren, de zogenoemde "vlootschouw". Deze is eind maart 2022 met uw fracties gedeeld. In de Programmabegroting 2023 heeft uw raad middelen gereserveerd om de formatie op sterkte te brengen in de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte. Om deze middelen te kunnen omzetten naar formatie komen wij met afzonderlijke raadsvoorstellen naar u toe. Dit is het tweede voorstel uit deze reeks. ______________________________________________________________________________

Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis Programmabegroting 2023 gemeente IJsselstein, zaak 45720 Raadsvoorstel Ambtelijke bezetting op sterkte deel 1, zaak 61595 Wettelijk kader of beleidskader Gemeentewet en Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Alternatieven Alternatief is om bovenstaande functies niet in te vullen. Dit heeft echter niet de voorkeur omdat dit de uitvoering van onze wettelijke taken en werkzaamheden/ambities hindert. Argumenten 1. Uitvoering te kunnen geven aan onze wettelijke taken en ambities; 2. Oplossing voor de hoge werkdruk; 3. Dat er reeds dekking is opgenomen in de begroting 2023 in de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte. Kanttekeningen en / of risico’s Bij het niet invullen van bovenstaande functies is het risico dat door de hoge werkdruk de huidige medewerkers uit gaan vallen door ziekte en taken niet adequaat uitgevoerd kunnen worden. _______________________________________________________________________ Uitvoering Kosten De structurele kosten voor het dekken van bovengenoemde formatie komt voor 2023 uit op € 292.400. Vanaf 2024 en verder bedragen de structurele kosten € 389.428. We stellen voor deze kosten te dekken uit de Stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte.

Pagina 2 van 4

Planning Dit is het tweede voorstel om de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte in te zetten. Op dit moment doorloopt het team Sociaal domein een LEAN-traject. De uitkomsten worden uitgewerkt in een volgend raadsvoorstel. Duurzaamheid N.v.t. Participatie N.v.t. Informeren

Raadplegen

Adviseren

Co-productie

Raad Inwoners Derden

Meebeslissen x

Communicatie N.v.t. Evaluatie N.v.t. _______________________________________________________________________ Bijlagen Rapport "Uitkomst quickscan uren analyse team Samenleving" Begrotingswijziging 23021 Overzicht invulling FTE's vlootschouw

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 mei 2023, zaaknummer 93484 BESLUIT:

1. Uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte de beleidsfuncties onderwijs, jeugd en WMO per 1 juni 2023 te dekken; 2. Uit de stelpost Ambtelijke bezetting op sterkte de functie voor de wettelijke taken beschermd wonen en maatschappelijke opvang met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 te dekken; 3. Bijgaande begrotingswijziging 23021 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 8 juni 2023.

de griffier,

de voorzitter,

A.J.O. van Kooij CMC

mr. P.J.M. van Domburg

Pagina 4 van 4