Raadsinformatiebrief tussentijdse beschouwingen noodopvang vluchtelingen

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Tussentijdse beschouwingen noodopvang vluchtelingen

uw kenmerk uw brief van behandeld door

zaaknummer

383727

datum

4 juli 2026

blad 1 van 1

Concern

bijlagen

Geachte raadsleden, Op 28 mei jl. heeft u een motie aangenomen waarin u het college opdraagt om u periodiek te informeren over de voortgang van de noodopvang, het proces te evalueren en daaruit lessen te trekken. We hebben toegezegd dit op natuurlijke momenten te doen. Op 8 juli staat een debat gepland over de noodopvang. Dit vormt een natuurlijk moment om onze beschouwingen met u te delen. In deze raadsinformatiebrief gaan we in op de periode van voorbereiding van de noodopvang vanaf maart 2026 tot vlak voor de start van de daadwerkelijk opvang, begin juli 2026. We staan nu, op 4 juli 2026, aan de vooravond van de daadwerkelijke opening. Op korte termijn zullen we u separaat informeren over de stand van zaken op dit moment. Tussentijdse beschouwing van voorbereiding tot opbouw We hebben onze tussentijdse beschouwing ingedeeld op drie hoofdthema’s: Bestuur, Samenleving en Organisatie. Daarbinnen beschouwen we de meest relevante onderwerpen en geven onze leerpunten aan. Onze overkoepelende conclusie is dat in deze fase veel dingen goed zijn gegaan, maar dat we achteraf gezien ook een aantal zaken anders aan hadden moeten pakken. Hierbij denken wij aan het in positie brengen van de raad, het eerder betrekken van IJFC en de communicatie naar de samenleving. De werkelijkheid heeft zich anders ontwikkeld dan wij hadden voorzien.

Sommige ontwikkelingen waren op voorhand niet te voorspellen. Onze organisatie en onze (veiligheids)partners hebben een grote mate van inzet en wendbaarheid laten zien. Daar zijn we dankbaar voor. Tegelijkertijd hadden we op een aantal andere aspecten het effect van ons handelen beter vooraf kunnen doordenken. Wij erkennen dat openlijk, leggen daar rekenschap over af en nemen de lessen mee voor de toekomst. Urgentie en landelijke context De dringende oproepen van achtereenvolgens het COA (specifiek aan onze gemeente), het Ministerie van asiel en immigratie (aan alle gemeenten) en de commissaris van de Koning van de provincie Utrecht die wij opeenvolgend vanaf 13 maart 2026 ontvingen, gaven blijk van een hoge mate van urgentie. De brieven onderstreepten dat, indien gemeenten niet over de brug zouden komen met extra (nood)opvanglocaties, het landelijk tekort aan opvangplekken tot de zomer op zou lopen tot 7.900. Vanwege deze urgentie is het college voortvarend te werk gegaan. Doel was om, na een locatiescan, besluitvorming en communicatie met raad en omgeving, het COA in staat te stellen rond 1 mei te De gemeente IJsselstein gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Voor meer informatie daarover verwijzen wij u naar www.ijsselstein.nl/privacy.

Bankrelatie BNG NL79BNGH028.50.09.958 Bankrelatie RABO NL83RABO0320.72.82.85

datum ons kenmerk blad 2 van

378744 5

starten met de opbouw van de locatie. Deze zou rond 1 juni geopend moeten worden. Na ons kaderstellend besluit op 14 april werden we (onverwacht) geconfronteerd met demonstraties in de gemeente Wijdemeeren (Loosdrecht) die zich als een olievlek over gemeenten verspreidden. Ook in IJsselstein werd een grootschalige demonstratie aangekondigd, op 24 april. Vanaf dat moment zijn er in IJsselstein wekenlang dagelijks demonstraties geweest. In de nacht van 2 op 3 mei werden de demonstraties opgevolgd door geweld en vernielingen op de Overtoom. Dit deed een groot beroep op vele teams in onze organisatie en zette de eerder doordachte plannen en afspraken in ander perspectief. Maatschappelijke onrust, demonstraties en het feit dat het uitwerken van praktische afspraken met het COA meer tijd koste dan voorzien, leidde ertoe dat de oorspronkelijke planning sterk onder druk kwam te staan. Uiteindelijk is niet rond 1 mei, maar rond 1 juni gestart met de opbouw. De ingebruikname van de locatie is niet gestart rond 1 juni, maar aan het einde van de eerste week van juli. A. Bestuur Proces op weg naar het kaderstellend besluit Na het ontvangen van de oproepen van resp. COA, ministerie en commissaris van de Koning is een quickscan uitgevoerd naar potentiële locaties. Deze lijst met 11 opties is met name intern getoetst. Hieruit bleef een lijst met vier meest kansrijke locaties over.

Deze locaties zijn door het COA geanalyseerd en zij hebben een voorkeurslocatie aangegeven. Dit proces heeft zich grotendeels intern voltrokken. Behalve overleg met de politie, hebben we er bewust voor gekozen om geen overleg met externe partners te voeren voorafgaand aan de het kaderstellend besluit van het college. De raad is in een korte besloten bijeenkomst op 13 april geïnformeerd over het voorgenomen kaderstellende besluit. Als gevolg van de beperkte tijd die voor deze bijeenkomst was uitgetrokken, konden niet alle vragen die leefden in de raad gesteld worden. De aangeboden mogelijkheid om de resterende vragen schriftelijk te stellen riep onbedoeld het gevoel op dat er nog tijd was voor beantwoording voordat een kaderstellend besluit door het college genomen zou worden. Echter de volgende morgen, 14 april, heeft het college het kaderstellende besluit genomen. Daarin legden we de locatie en de kaders voor de invulling vast (het ‘wat’). De intentie was om vervolgens a) het communicatieplan uit te voeren en b) de kaders uit het besluit (het ‘hoe’, waaronder aantal opvangplekken, exacte duur, compensatie IJFC en oplevering veld na afronding opvangperiode) nader uit te werken en te bespreken met o.a. het COA en IJFC.

Leerpunten: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Een collegebesluit met een dergelijke impact vraagt, ook in een situatie van (gevoelde) urgentie en noodzaak, om voldoende tijd om de raad te informeren en in positie te brengen voorafgaand aan het collegebesluit. Niet alleen informerend, maar in een formele raadsvergadering, met bijvoorbeeld een wensen en bedenkingenprocedure. Alle vragen van de raad dienen bij voorkeur voor de besluitfase beantwoord te zijn.  Ondanks de (gevoelde) urgentie en noodzaak dient een besluit met een dergelijke impact eerder met belanghebbenden in vertrouwelijkheid besproken te worden, om de consequenties voor het vervolgproces in beeld te brengen. In dit geval hadden we dus de keuze voor de voorkeurslocatie in vertrouwelijkheid met het bestuur van IJFC kunnen bespreken. Informatievoorziening aan de raad Bij aanvang van het traject is via directe communicatielijnen (brieven, mail, telefoon en WhatsApp) informatie uitgewisseld. Later in het traject is er via raadsinformatiebrieven informatie met de raad gedeeld. Leerpunten:

datum ons kenmerk blad 3 van

378744 5

Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Bij een besluit als dit met een grote maatschappelijke impact en maatschappelijke onrust als gevolg, zijn directe communicatielijnen tussen burgemeester en raad c.q. fractievoorzitters noodzakelijk. Dit geldt in snel veranderende en onrustige omstandigheden en voor een korte periode.  Zo snel als mogelijk dient vervolgens teruggeschakeld te worden naar ‘normale informatiekanalen’. Gestructureerde informatievoorziening via reguliere kanalen levert een stevigere informatiepositie op voor de raad. B. Samenleving Communicatie en vervolgafspraken IJFC Na het nemen van het besluit op 14 april is het bestuur van IJFC op 15 april geïnformeerd. Dit vond plaats tijdens een regulier overleg. Doordat dit onderwerp niet vooraf geagendeerd was en aan het eind van het reguliere overleg ingebracht werd, voelde het bestuur van IJFC zich overvallen. Dezelfde dag zijn – conform het vooraf opgestelde communicatieplan – de brieven bij omwonenden in de bus gedaan en is (daarna) het persbericht verstuurd. In de communicatie hebben wij onbedoeld de suggestie gewekt dat (het bestuur van) IJFC akkoord c.q. aan boord was. Hierdoor voelde (het bestuur van) IJFC zich gedwongen om via de pers en een protestmars met petitie uiting te geven aan hun onvrede.

Ambtelijk en bestuurlijk is daarna volop overleg geweest, maar het publiekelijk innemen van een positie maakte het lastig om tot goede afspraken te komen. Uiteindelijk hebben wij op 22 mei jl. schriftelijk aangegeven alle kosten die samenhangen met het besluit te vergoeden. Het bestuur van IJFC heeft ervoor gekozen een kort geding aan te spannen. Door deze juridisering werd informeel overleg (waarmee wellicht een oplossing had kunnen bereikt) bemoeilijkt. Op het moment van schrijven is duidelijk dat partijen in onderling overleg geen overeenstemming hebben bereikt. Het bestuur van IJFC heeft de rechter gevraagd om uitspraak te doen in het kort geding. Leerpunt: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Bij een ingrijpend besluit als dit, dat voor belanghebbenden onverwacht is, hadden we zorgvuldiger te werk moeten gaan. Zowel met betrekking tot het moment waarop we in gesprek zijn gegaan (zoals gezegd mogelijk eerder, in vertrouwelijkheid), als wat betreft de wijze waarop we dat gesprek zijn ingegaan. De mededeling aan het bestuur van IJFC had beschouwd moeten worden als een slecht nieuws gesprek en niet aan de rand van een regulier overleg ingebracht moeten worden.  IJFC is een voetbalclub met een brede en diepgewortelde verbinding in de samenleving van IJsselstein.

Mede daarom hadden we de impact van het collegebesluit voor IJFC (zowel voor het bestuur als voor de vele leden en vrijwilligers), beter moeten doordenken. We hadden meer tijd kunnen inruimen voor het bestuur van IJFC om vragen te stellen, hun achterban te informeren en hun standpunt te bepalen. Communicatie inwoners en organisaties Op dezelfde dag waarop het bestuur van IJFC is geïnformeerd zijn er bewonersbrieven rondgebracht en is er een persbericht uitgegaan. Dit heeft plaatsgevonden op basis van een vooraf opgesteld communicatieplan. De voorbereiding was gericht op transparante, eerlijke en duidelijke communicatie: alle betrokkenen zo snel mogelijk zo goed mogelijk op de hoogte brengen. Uitgangspunt was: eerste de raad, dan de direct betrokkenen (IJFC, andere betrokkenen op Sportpark Groenvliet en een brede kring van omwonenden) en daarna overige inwoners (via de pers). Daarbij was vanaf het begin helder dat er geen ruimte was in het ‘wat’ (kaderstellend besluit rond de locatie), maar wel in het ‘hoe’ (hoe zorgen we er met elkaar voor dat we een periode van noodopvang in IJsselstein goed laten verlopen, voor inwoners en vluchtelingen).

datum ons kenmerk blad 4 van

378744 5

Leerpunten: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Juist gegeven de impact van het collegebesluit op IJFC, hadden we de communicatie uitingen vooraf met de betrokkene (IJFC) moeten afstemmen. We realiseren ons overigens dat dit niet had betekent dat zij voorstander zouden zijn (geworden) van het kaderstellend besluit van het college. Maar we hadden elkaar dan wel beter kunnen ‘vasthouden’ in de tegengestelde belangen en de processtappen die volgden.  De formulering van de communicatie-uitingen luistert nauw, soms op zins- of woordniveau. Ondanks doordachte voorbereiding hebben er op onderdelen onhandige formuleringen in sommige communicatie uitingen gezeten, waaronder de eerste bewonersbrief. Ook praktische belemmeringen (waardoor het persbericht bijvoorbeeld verstuurd werd voordat de laatste serie bewonersbrieven door de bus ging) leidden tot beroering in onze samenleving. Demonstraties en ongeregeldheden De periode na het collegebesluit tot op de dag van vandaag is bijzonder en bijzonder intensief. Vanaf de eerste grootschalige demonstratie op 24 april zijn er twee maanden lang vrijwel dagelijks demonstraties geweest, voor het gemeentehuis, voor de locatie van de noodopvang en op diverse andere plekken in IJsselstein.

Door de toename van de heftigheid van de demonstraties en daarmee gepaard gaande geweldsuitingen en bedreigingen in de periode eind april tot medio mei, was het nodig om voor de veiligheid van onze inwoners en onze medewerkers en bestuurders veiligheidsmaatregelen te treffen. Dit leidde onder andere tot vertraging in de organisatie van inwonersbijeenkomsten en heeft buitengewoon veel inzet gekost van onze medewerkers, politie en OM. Nog altijd zijn er demonstraties, zij het kleinschaliger en niet meer dagelijks. De meeste demonstraties verlopen zonder (grote) incidenten. Dit betekent niet dat deze geen overlast veroorzaken. Omwonenden ervaren (geluids)overlast. Sommige omwonenden ervaren (het gedrag van) de demonstranten als intimiderend en onveilig. De gemeente zet, met veiligheidspartners, continu in op een strategie van de-escalatie en het werken vanuit contact. Leerpunt: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  De maatschappelijke onrust heeft een extreme wissel getrokken op onze organisatie en veiligheidspartners en leidt tot een forse onverwachte kostenpost. We hebben aangeboden hulplijnen vanuit omliggende gemeenten ingezet. Veelal betrof dit kortdurende ondersteuning. We hadden eerder, voor een langere periode, extra externe ondersteuning moeten organiseren met specifieke aanvullende deskundigheid op de Wet openbare manifestaties.

 Intensieve samenwerking in de Veiligheidsdriehoek en voortdurend contact met organisatoren van protestacties en demonstraties leidt tot effectieve inzet van de veiligheidspartners. Informeren door bijeenkomsten, webinars en koffietafel gesprekken Na het nemen van het kaderstellende besluit hebben we informatieavonden voor bewoners georganiseerd. Daarnaast zijn koffietafelgesprekken bij mensen thuis met groepen omwonenden gevoerd. Voor andere belangstellenden is er een webinar gegeven. Leerpunten: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Gesprekken aan kleine informele koffietafels (bij mensen thuis) zijn een effectieve en gewaardeerde wijze van communicatie. We blijven deze werkwijze doorzetten naar behoefte.  (Grootschaligere) informatieavonden zijn noodzakelijk, en vragen zorgvuldige voorbereiding in vorm en inhoud (en als gevolg van de maatschappelijke onrust ook op veiligheid). Om eenieder in

datum ons kenmerk blad 5 van

378744 5

staat te stellen kennis te nemen van het collegebesluit, bleek een webinar een goed aanvullend communicatiemiddel.

C. Organisatie Opschalen interne projectorganisatie In de oorspronkelijke planning (14 april besluit – begin juni locatie open), werd ervan uitgegaan dat we dit project grotendeels met onze eigen mensen en in de staande organisatie konden uitvoeren. Gaandeweg bleek op meerdere aspecten (projectmanagement, communicatie, veiligheid, juridische zaken) de werkelijkheid complexer te worden en de werklast grotere. Daarop is in korte tijd de beperkte projectorganisatie uitgegroeid naar een multidisciplinaire projectorganisatie. Daarbij is voor verschillende disciplines extern ingehuurd om de hoeveelheid werk uit te kunnen voeren. Leerpunt: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Bij trajecten met dergelijke (te verwachten) dynamiek moeten we sneller een bestuurlijke opdracht geven om een gestructureerde en voldoende geëquipeerde projectorganisatie op te zetten om proactief te kunnen werken.

Afspraken COA Met het COA is op basis van de kaders uit het kaderstellende besluit een bestuursovereenkomst gesloten en er zijn aanvullende werkafspraken gemaakt. Waar we vooraf dachten dat we binnen geringe tijd onze kaders konden omzetten in definitieve en gedetailleerde afspraken, bleek meer tijd nodig voor overleg. De bestuursovereenkomst is uiteindelijk pas eind mei afgesloten. Leerpunt: Met de kennis van nu constateren wij het volgende:  Onze aanname was dat het COA snel en adequaat kon schakelen in het uitwerken van de kaders naar definitieve afspraken. Voor het maken van gedetailleerde afspraken moeten we echter meer afstemmingstijd inruimen, ook als dat schuurt met de wens om tempo te maken. Zorgvuldigheid voor snelheid In het voorbereidende proces hebben we vanwege de urgentie constant gelaveerd tussen snelheid, duidelijkheid en zorgvuldigheid. We zien dat we met de kennis van nu zorgvuldigheid vaker boven de snelheid hadden moeten stellen, met name in het zorgvuldiger betrekken van de raad en IJFC. Met vriendelijke groet, Het college van IJsselstein,

Wilma van de Werken secretaris

Ester Weststeijn burgemeester