Plan van aanpak participatieve werkwijze

PLAN VAN AANPAK PARTICIPATIEVE WERKWIJZE 3 december 2020, Miranda Mulder

1. INLEIDING 1.1 AANLEIDING Het huidige vastgestelde participatiebeleid in IJsselstein ‘Burgerparticipatie en de participatieladder’ is in 2011 vastgesteld door de gemeenteraad. In dit beleidsplan hebben we de participatieladder vastgelegd en uitgangspunten over rolverdeling, werkwijze en een afwegingskader voor de mate van participatie. Beleidsmakers bepalen op basis van de participatieladder of het beleidsonderwerp of het project zich leent voor burgerparticipatie en welke mate van participatie. De rekenkamercommissie van IJsselstein heeft in 2017/2018 geconcludeerd dat de in 2011 ingevoerde participatieladder niet altijd consequent is toegepast. Er had volgens de evaluatie sterker ingezet kunnen worden op participatie. Bevindingen en aanbevelingen rekenkamercommissie

2. OPDRACHT 2.1 ONTWIKKELOPGAVE PARTICIPATIEVE WERKWIJZE In het collegeprogramma is de verbetering van participatie een belangrijk onderwerp. Op basis hiervan is er door de organisatie een ontwikkelopgave Participatieve werkwijze geformuleerd waarmee er een aanpak voor uitwerking is vastgesteld. De manier hoe we participatie in de organisatie willen inrichten staat in dit Plan van Aanpak. Participatief werken vraagt een andere rol en werkwijze van raadsleden, collegeleden, ambtenaren, inwoners en ondernemers. Gemeente IJsselstein heeft de komende jaren een ontwikkelopgave om participatief werken te actualiseren en het grondiger in te bedden als denk-, werk- en organisatiewijze. Door participatief te werken willen we tot betere oplossingen komen voor maatschappelijke opgaven. Vroegtijdig samenwerken vergroot de kwaliteit van oplossingen en zorgt ervoor dat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit direct op tafel komen. Dit betekent dat we meer inbreng willen van inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen bij het beleid en de uitvoering daarvan. Omdat zij het beste weten wat er leeft in hun omgeving en hebben aangeven actief betrokken te willen worden.

(Ontwikkelopgave 2019, Berenschot) Deze beweging gaat twee kanten op: Wij betrekken de gemeenschap tijdig en zorgvuldig bij gemeentelijke plannen EN wij stimuleren inwoners, bedrijven en instellingen om zelf ideeën, plannen en wensen kenbaar te maken en initiatieven te ontplooien, die wij indien passend kunnen ondersteunen. (kernelement uit het inrichtingsplan 2019) 2.2 TE REALISEREN DOELEN ONTWIKKELOPGAVE (Ontwikkelopgave 2019, Berenschot) 1. Ontwikkelen van onze participatieve denkwijze: ambitieronde langs raad/college in combinatie met de Omgevingswet: we moeten onze participatieve ambitie expliciet bepalen.

1

2. Ontwikkelen van onze organisatiewijze: we moeten een participatie methode kiezen, en onze medewerkers hierin trainen en coachen, zodat benodigde competenties verbeteren. We moeten hierover helder communiceren. Ook moeten we inventariseren hoe we initiatieven faciliteren (in geld/middelen/medewerkers). 3. Ontwikkelen en vaststellen van onze werkwijze: dit betekent de participatieladder een nieuwe boost geven, leren en huidige middelen evalueren, en nieuwe middelen inzetten.

2.3 UITVOERING (Ontwikkelopgave 2019, Berenschot) Opdrachtgever (OG): Gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor doel, resultaat en scope van opdracht. Opdrachtnemer (ON): Communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de opdrachtuitvoering en coördinatie.

3. PARTICIPATIE IN CONTEXT 3.1 W AT IS PARTICIPATIE ? Participatie in een gemeente gaat meerdere kanten op. Om het begrip participatie hanteerbaar te krijgen zullen we in het vervolg deze drie vormen onderscheiden. De gemeente wil inwoners, ondernemers, verenigingen en instellingen betrekken bij hun beleid of plannen (burgerparticipatie). Andersom kan het ook zo zijn dat een inwoner een idee heeft voor zijn of haar wijk of straat, zoals een picknicktafel in de openbare ruimte. Daarvoor hebben zij de gemeente nodig als facilitator (overheidsparticipatie). Tot slot komt er nog een laatste mogelijkheid bij en dat is participatie tussen inwoners of ondernemers onderling. Participatie als aanvraagvereiste voor omgevingsvergunning (Initiatievenparticipatie). 1. Gemeente -> inwoner Burgerparticipatie: burgers participeren in een initiatief van de overheid Burgerparticipatie is een manier van beleidsvoering waarbij burgers, individueel of georganiseerd, direct of indirect de kans krijgen invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid in een gemeente. Het gaat om meepraten, meedenken en meebeslissen in het publieke domein. De mate waarin we inwoners betrekken is afhankelijk van het onderwerp en wat we willen weten van de inwoners. Willen we

2

bijvoorbeeld dat ze meedenken met een koersdocument, dan willen we kwalitatieve input via een bijeenkomst. Of willen we weten welke speeltoestellen voorkeur hebben, dan willen we kunnen turven via een enquête of poll (kwantitatieve input). De gemeente IJsselstein maakt hiervoor gebruik van de participatieladder.

2. Inwoner -> gemeente Overheidsparticipatie: de overheid participeert in initiatieven van burgers, ook wel een burgerinitiatief genoemd. Als mensen zelf ideeën hebben voor de openbare ruimte in hun wijk of straat, dan kunnen ze deze voorleggen bij de gemeente en vragen om financiële of organisatorische ondersteuning om verdere realisatie mogelijk te maken. Indien het een goed idee is, ondersteunen de gemeente, RMN en/of welzijnsorganisatie Pulse de inwoners bij het uitvoeren van hun plannen. Recente voorbeelden hiervan zijn de speeltuin Lunenburg en de schaaktafels in het kloosterplantsoen. Inwoners hebben zelf initiatief genomen en evt. sponsorgelden geworven. De gemeente heeft in de begroting een wijkbudget vastgesteld van € 60.000. Dat is een budget dat is gereserveerd om dit soort initiatieven mogelijk te maken. Het wijkbudget is met ingang van 2021 (terug) in beheer van de gemeente. 3. Inwoner/bedrijf/instelling <-> inwoner/bedrijf/instelling Participatie als aanvraagvereiste voor omgevingsvergunning (Initiatievenparticipatie) Als de omgevingswet van kracht is, krijgt de initiatiefnemer bij het indienen van een vergunningaanvraag te maken met de aanvraagvereiste participatie.

Met de aanvraag moet de initiatiefnemer aangeven of en hoe hij omwonenden, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding van de aanvraag heeft betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. Voorbeeld: Als een inwoner een varkensschuur wil bouwen in zijn tuin, moet hij of zij in gesprek met de omwonenden om van hen een akkoord te krijgen. Dit akkoord moet de initiatiefnemer meesturen met zijn of haar aanvraag bij de gemeente. Participatiekompas voor initiatiefnemers Komende periode wordt er een toetsingskader opgesteld en een handleiding geschreven voor inwoners, hoe ze een participatietraject moeten aanpakken en waar dat aan moet voldoen. De handleiding heet het Participatiekompas. Dit kompas wordt eind 2020 samengesteld door de projectgroep Omgevingswet en wordt in samenhang met het nieuwe participatiebeleid en werkwijze opgesteld.

3.2 VERANDERING VAN DENK- EN WERKWIJZE : VAN NEE, TENZIJ NAAR JA, MITS Participatie wordt steeds belangrijker bij het samenstellen van beleid of ontwikkelen van een project. Het is ook een belangrijke pijler van de Omgevingswet. Deze wet vraagt van gemeenten om meer ruimte te bieden aan initiatieven uit de - samenleving en lokaal maatwerk. Het is de bedoeling dat overheden, inwoners, instellingen en ondernemers aangespoord worden om samen te werken. Om samen te komen tot een gedragen en gewenst plan. Dat betekent een andere werkwijze: het 'ja, mits'principe, in plaats van het 'nee, tenzij'-principe. Dat vraagt om een andere verhouding en rolverdeling tussen gemeente en samenleving, en de nieuwe taken die daaruit voortvloeien vragen om andere vaardigheden van medewerkers. Hieronder volgt een plan van aanpak hoe de gemeente IJsselstein kan komen tot een veranderende denk- en werkwijze voor burgerparticipatie en overheidsparticipatie.

3

4. PLAN VAN AANPAK: KOLOM 1. GEMEENTE -> INWONER BURGERPARTICIPATIE : BURGERS PARTICIPEREN IN EEN INITIATIEF VAN DE OVERHEID 4.1 Ontwikkelen van participatieve denkwijze 4.1.1. Foto lokale democratie Eind 2019 is er een QuickScan uitgezet onder inwoners, raadsleden, college en organisatie over de lokale democratie in IJsselstein. Dat heeft een beeld gegeven hoe de doelgroepen aankijken tegen de democratie en onderlinge samenwerking in IJsselstein. a. b. c. d.

Wat is de ambitie op participatie? Hoe ligt de verhouding en rolverdeling tussen gemeente en inwoners? Wat is de rolverdeling tussen de organisatie, raad en college? Waar ligt regie en verantwoordelijkheid?

4.1.2. QuikScan vertalen naar een verbeteragenda Er is een begeleidingscommissie samengesteld bestaande uit inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Zij hebben begin 2020 samen gekeken naar de resultaten van de QuickScan en vertaald naar een verbeteragenda, onder begeleiding van Democratie in Actie. De verbeteragenda is onze ambitie om te komen tot een goede participatieve samenwerking tussen inwoners, raadsleden, college en organisatie. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de verbeteragenda. Product Vaststelling door Geraamde kosten Tijdspad

Rapportage Quick Scan Lokale Democratie en Verbeteragenda Geen Gereed

4.1.3. Herijken huidig participatiebeleidsplan 2011 Het participatiebeleid en de werkwijze moet aansluiten bij de huidige en toekomstige ontwikkelingen (Omgevingswet). Het beleid en de werkwijze moeten passen bij de medewerkers, raadsleden, inwoners en maatschappelijke instellingen. Hun kennis, inzicht en ervaring moet onderdeel uitmaken van het nieuwe beleid. Dit betekent dat we het participatiebeleid en de werkwijze gaan ontwikkelen vanuit de huidige situatie, behoeften en kennis van de medewerkers en raadsleden, door hen te betrekken middels een raadsinformatieavond en werkgroep Participatie. Het beleid moet immers voor en door hen worden uitgedragen. Ook de resultaten en de verbeteragenda vanuit de Quick Scan vormen de basis van de gezamenlijk vast te stellen uitgangspunten, doelen en kaders van het participatiebeleid. Er volgt een raadsvoorstel van het herijkte participatiebeleidsplan die ter goedkeuring aan de raad wordt voorgelegd. 4.1.4. Raadsinformatieavond Participatie In het beleidsplan ‘Burgerparticipatie en de participatieladder’ hebben we de participatieladder vastgesteld en uitgangspunten over rolverdeling, werkwijze en een afwegingskader voor de mate van participatie.

De raadsinformatieavond is onderdeel van het plan van aanpak en de eerste stap naar een verkenning wat participatie betekent voor de raad en welke de rol van de raad vervult in het participatieproces als input voor het herijkte beleidsplan. Op 8 december 2020 was er een raadsinformatieavond. Tijdens deze avond is aan de hand van praktijkvoorbeelden met de raad besproken hoe zij aankijken tegen participatie, wat de raad wil bereiken, hoe zij hun rol als raadslid zien en wat zij in de toekomst willen veranderen. De avond wordt begeleidt door een externe debatleidster. Product Vaststelling door

Raadsinformatieavond Herijkt participatiebeleidsplan College en raad 4

Geraamde kosten Tijdspad

Raadsinformatieavond ten laste van griffie Raadsinformatieavond Q4 2020 Herijkt participatiebeleidsplan Q2 2021

4.2 Ontwikkelen van participatieve werkwijze 4.2.1. Werkproces Burgerparticipatie en Startnotitie Participatie moet een onlosmakelijk onderdeel worden van het beleidsproces. De beleidsmedewerker denkt voorafgaand aan het beleidsvoorstel eerst na over wie er betrokken moet worden en in welke trede van de participatieladder. De afdeling communicatie kan hierbij ondersteunen met Factor C. Voor beleidsvoorstellen over complexe onderwerpen stelt de beleidsmedewerker eerst een startnotitie op om voor te leggen aan de gemeenteraad. Voor beleidsvoorstellen over complexe onderwerpen stelt de beleidsmedewerker eerst een startnotitie op om voor te leggen aan de gemeenteraad. Deze beleidsvoorstellen zijn complex omdat ze bijvoorbeeld buiten de begroting vallen of omdat het om nieuw beleid gaat, denk aan woonvisie of energiestrategie. Met de startnotitie betrekt het college, de raad vroegtijdig door kaders te stellen en afspraken te maken over de te volgen procedure. Een startnotitie legt nog geen inhoudelijke beleidskeuzes voor. Het is bedoeld om afspraken vast te leggen en de mate van participatie, de trede van de participatieladder. De beleidsmedewerker gaat voor de startnotitie langs de afdeling communicatie. De afdeling communicatie adviseert over de trede die past bij dit beleidsvraagstuk en de daarvoor noodzakelijke middelen en inzet.

Het werken met een startnotitie is ook onderdeel van het rapport van de rekenkamer. welke door de raad op 10 december 2020 is vastgesteld. Er is besloten om in Q1 2021 een werkgroep in te stellen, bestaande uit leden van de raad, college, griffier en enkele beleidsambtenaren, die een format voor een raadsvoorstel en startnotitie gaan stellen. Werken met een startnotitie betekent een nieuwe werkwijze voor beleidsmedewerkers, deze werkwijze moet getraind en ingeregeld worden in de huidige werkwijze. Product

Vaststelling Geraamde kosten Tijdspad

Werkproces Burgerparticipatie Voorstel presidium/raad werken met startnotitie Startnotitie als onderdeel van het werkproces beleidsvoorstellen en als sjabloon geïntegreerd in Smartdocuments Opleiding en training beleidsmedewerkers en communicatieadviseurs College en Raad Opleiding en training worden bekostigd vanuit het concern opleidingsplan 2021 Q4 2020

5

4.2.2. Participatiewerkboek voor medewerkers Ieder participatietraject volgt een aantal stappen. Welke trede van de participatieladder past bij dit onderwerp? Wie ga je betrekken? Wat wil je weten? Wanneer kan je dat het beste doen en wat is de juiste vorm? Ga je een (digitale) bijeenkomst organiseren of kies je voor een online peiling. Hoe weeg je het resultaat? Het zijn allemaal vragen die je je voorafgaand aan een participatietraject afvraagt. Een werkgroep bestaande uit een aantal beleidsmedewerkers gaan onder leiding van een externe een werkboek opstellen, een handleiding welke vragen je jezelf moet stellen om te komen tot de beste vorm van participeren. (zie voorbeeld Groningen: https://gemeente.groningen.nl/participatiewerkboek). Product Vaststelling

Participatiewerkboek College 2 Bijeenkomsten werkgroep beleidsmedewerkers en inwoners olv externe partij: - Vaststellen doel, doelgroep etc - Brainstorm - Toetsen - botsproef Samenstellen werkboek door communicatieadviseur Besluitvormingsproces

Geraamde kosten Tijdspad

Externe begeleiding € 3000,Samenstellen Q1 2021 Besluitvorming college Q1 2021

4.2.3. Participatietoolbox en participatieplatform www.ijsselstein.nl/meedoen Uit de Urgentieagenda is duidelijk naar voren gekomen dat inwoners behoefte hebben aan terugkoppeling wat er gedaan wordt met hun idee of deelname aan een participatietraject of de status van het project. Er is behoefte aan 1 pagina waar alles samenkomt: www.ijsselstein.nl/meedoen. Deze pagina wordt de pagina waar inwoners kunnen meedenken, meedoen en meebeslissen over de plannen in IJsselstein. Inwoners kunnen ook terugzien hoe het staat met de plannen. Deze pagina biedt online mogelijkheden om inwoners te laten participeren, denk aan polls, enquêtes, digitale dialoog, geografische kaarten, etc. Daarnaast zijn er nog de gebruikelijke participatietools, zoals een bijeenkomst of het straatgesprek, etc. Iedere tool heeft zijn eigen doelgroep en participatiemogelijkheden in treden van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Welke je het beste kan inzetten voor je participatietraject is afhankelijk wat je wilt weten, van wie en hoe snel. Het is daarom aan te raden om een mix van meerdere, verschillende e-tools aan te schaffen om in te kunnen zetten; Afgestemd op de gehele samenleving, ook voor digibeten, laaggeletterden, mensen met migratie achtergrond en lager opgeleiden.

De verschillende tools zijn voor alle inwoners toegankelijk de pagina www.ijsselstein.nl/meedoen. (voorbeeld https://www.rotterdam.nl/meedenken-doen/ of Schagen) De werkgroep die het werkboek gaat maken, maakt daarbij tevens de keuze welke tools passen bij de gemeente IJsselstein en de werkwijze die we willen hanteren. Het werkboek en de tools worden ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Product Vaststelling Geraamde kosten

Participatietools en digitaal participatieplatform College Eenmalige kosten 2021 te dekken vanuit het budget ontwikkelopgave participatieve denkwijze (uitvoeringsplan) 6

Tijdspad

€ 3.000,- euro implementatiekosten Daarin zijn opgenomen: ontwikkelen strategie, workshops en trainingen, opbouw platform, lancering, ondersteuning Optioneel extra trainingen: € 500,- per sessie Structurele jaarlijks terugkerende kosten € 10.000,- abonnementskosten p.j. Meenemen in proces van de kadernota 2021 Samenstellen Q1 2021 - Q2 2021 Besluitvorming college Q2 2021

5. PLAN VAN AANPAK: INWONER -> GEMEENTE OVERHEIDSPARTICIPATIE : DE OVERHEID PARTICIPEERT IN INITIATIEVEN VAN BURGERS Regelmatig komen inwoners naar de gemeente met een idee voor de openbare ruimte. Soms een idee voor ons om uit te voeren of ze willen het zelf organiseren en mede bekostigen en hebben dan alleen onze ondersteuning nodig. Deze initiatieven zullen in de toekomst alleen nog maar meer worden, ook omdat wij als gemeente die kant op willen bewegen. We willen gaan van een Nee, mits naar een Ja, tenzij houding. Daarvoor is er een werkproces nodig die beschrijft: • • • • • • •

Hoe gaan wij om met een inwoner die zich meldt met een initiatief Hoe kan de inwoner ons bereiken randvoorwaarden voor het initiatief Hoe komt participatie tot stand Wat is de rol in ondersteuning de gemeente/RMN/Pulse Wie is er verantwoordelijk voor een snelle correcte afhandeling Welk (digitaal) systeem kan hierbij ondersteunen

Een werkgroep van medewerkers, van KCC, processen, beleidsmedewerkers, uitvoering, Pulse, Odru en RMN heeft zich op 2 en 19 november hierover gebogen onder leiding van een externe partij (Bureau Buhrs). Daaruit is het werkproces Overheidsparticipatie ontstaan. Om dit werkproces werkend te krijgen zijn er nog een aantal acties nodig: 1. Initiatievenloket zowel de fysieke balie als digitaal De pagina waar inwoners hun initiatief kunnen indienen wordt, dit is het participatieplatform www.ijsselstein.nl/meedoen (zie 4.2.4.). 2. Intakeformulier voor initiatiefnemers en toetsingskader. 3. Doorontwikkelen werkproces financieel, systemen, tijdspad, 4. Een participatiehandleiding voor initiatiefnemers. De Participatiekompas voor initiatiefnemers wordt samengesteld door de projectgroep van de omgevingswet. 5. Collegevoorstel om de nieuwe functie initiatievenmakelaar mogelijk te maken. 6. Ontwikkelen initiatieventafel. Product

Vaststelling Geraamde kosten

Werkproces Overheidsparticipatie Initiatievenmakelaar Initiatieventafel OT, MT, College Begeleiding externe partij: € 1573,-

Tijdspad

De meerkosten met het aanstellen Initiatievenmakelaar worden meegenomen in het proces van de kadernota 2021 (structureel vanaf 2022 incidenteel 2021). De geschatte kosten bedragen 80.000 euro. Besluitvorming college Q4 2020

7

3.3 INRICHTEN EN INBEDDEN VAN DE METHODE EN WERKWIJZE IN DE INTERNE ORGANISATIE 1. Inkooptraject participatie e-tools. 2. Inrichten participatieplatform op de website www.ijsselstein.nl/meedoen Deze pagina geeft inwoners toegang tot de e-tools, waarmee ze kunnen mee denken met de plannen in IJsselstein. Het geeft een overzicht wat er met deze informatie wordt gedaan en waar het project staat in de planning. 3. Medewerkers trainen en coachen volgens het participatiewerkboek 4. Evalueren geïmplementeerd participatiebeleid Tijdspad

Q2 2021

6. FINANCIËLE CONSEQUENTIES Vorm

Product

Burgerparticipatie

Externe begeleiding opstellen interne werkwijze participatie (werkboek) Startnotitie als onderdeel van het werkproces beleidsvoorstellen

Burgerparticipatie

Burger- en overheidsparticipatie

Overheidsparticipatie Overheidsparticipatie

Opleiding en training van beleidsmedewerkers en communicatieadviseurs Participatieplatform en participatietools Eenmalige kosten 2021 te dekken vanuit het budget ontwikkelopgave participatieve denkwijze (uitvoeringsplan) € 10.000,- abonnementskosten p.j € 3.000,- euro implementatiekosten Daarin zijn opgenomen: ontwikkelen strategie, workshops en trainingen, opbouw platform, lancering, ondersteuning Optioneel extra trainingen: € 500,- per sessie, uitgangspunt 4 extra trainingen

Trainingen Externe begeleiding opstellen Werkproces De meerkosten met het aanstellen Initiatievenmakelaar worden meegenomen in het proces van de kadernota 2021 (structureel vanaf 2022 incidenteel 2021). De geschatte kosten bedragen 80.000 euro. Totaal Budget ontwikkelopgave participatieve werkwijze 2021

Geraamde Kosten 2021 3.000 bekostigd vanuit het concern opleidingsplan 2021

Kosten 2021 Eenmalig: Implementatie Trainingen 4x

3.000 2.000

Structurele jaarlijks terugkerende kosten € 10.000,abonnementskosten p.j. Kosten voor na 2021 worden meegenomen in het proces van de kadernota 2021 5.000 1.600 opnemen in de eerstvolgende kadernota (structureel vanaf 2022 incidenteel 2021) In 2021: 24.600

8