Impactanalyse Sociale teams Regio Lekstroom Inkoop Wmo

Impactanalyse Sociale Teams Wmo Inkoop Jeugdhulp en Wmo 2022

Inhoud 1.

Inleiding .....................................................................................................................................3 1.1 Aanleiding .................................................................................................................................3 1.2 Probleemstelling en doelstellingen ............................................................................................3

2.

Huidige en gewenste situatie ......................................................................................................4 2.1 Huidige situatie .........................................................................................................................4 2.2 Gewenste situatie .....................................................................................................................4

3.

Inrichting ....................................................................................................................................5 3.1 Indiceren ...................................................................................................................................5 3.2 Regie en coördinatie van zorg....................................................................................................6

4.

Risico’s .......................................................................................................................................8

5.

Advies ........................................................................................................................................9

Bijlagen............................................................................................................................................. 11 Bijlage 1 Overzicht sociaal teams ................................................................................................... 11 Bijlage 2 Planning implementatie Wmo individuele begeleiding .................................................... 11 Bijlage 3 Nadere uitwerking kosten ............................................................................................... 12

2

1. Inleiding Sinds 2013 werken de gemeenten Houten, Lopik, IJsselstein, Nieuwegein en Vijfheerenlanden1 samen in het sociaal domein binnen de regio Lekstroom. Binnen deze samenwerking richten de gemeenten zich op de doorontwikkeling van het sociaal domein, zowel op organisatorisch (samenwerking tussen de individuele gemeenten) als op beleidsinhoudelijk vlak.

1.1 Aanleiding In 2018 heeft het Bestuurlijk Platform Sociaal Domein Lekstroom (BPSDL) de opdracht gegeven voor het opstellen van een nieuwe inkoopstrategie voor jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning (Wmo) die beter aansluit bij de transformatie. Binnen de jeugdhulp geldt de Norm voor Opdrachtgeverschap, dit betreft een landelijke norm die vraagt dat gemeenten in hun regionale samenwerking de toegang tot zorg eenduidig organiseren. De Lekstroomgemeenten willen met deze nieuwe inkoopstrategie het transformatieproces binnen het sociaal domein stimuleren, met als uiteindelijk doel: de best passende hulp en ondersteuning voor de inwoners binnen de Lekstroom. Daarvoor werken de gemeenten nadrukkelijk samen met maatschappelijke partners, aanbieders van zorg en ondersteuning en (vertegenwoordigers van) ervaringsdeskundigen. Het doel van deze inkoop is om de inwoners van Lekstroom te voorzien van hulp die integraal, effectief en betaalbaar is. De nieuwe inkoopstrategie moet bijdragen aan een betere samenhang tussen beleid (inhoud), uitvoering (sociaal teams en Regionale Backoffice Lekstroom) en inkoop2. Om deze reden wordt in opdracht van de regio Lekstroom een impactanalyse uitgevoerd van de nieuwe inkoopstrategie op de Sociaal Teams.

1.2 Probleemstelling en doelstellingen Eind april 2021 is de concept inkoopstrategie Wmo individuele begeleiding opgeleverd, dit is de eerste concrete uitwerking van de nieuw in te kopen ondersteuning. De bestuurders gaven aan dat ze inzicht wilde hebben in de (financiële) effecten van deze inkoop op de Sociale Teams. Om de gewenste effecten van de inkoopstrategie te realiseren is een zorgvuldige implementatie van groot belang. Met name voor effectieve sturing vanuit de toegang is het van belang om de randvoorwaarden te creëren waarbinnen de Sociaal Teams optimaal hun rol kunnen invullen en taken kunnen uitvoeren. Om tot effectieve sturing te komen op de inzet van de maatwerkvoorziening individuele begeleiding is het noodzakelijk om de sociaal teams hierin te faciliteren. In de nieuwe situatie is het gewenst dat de sociaal teams: -

Hulp die het best past leveren; De basisvoorzieningen en informele zorg maximaal inzetten; In regio Lekstroom op eenzelfde wijze indiceren en verlengen; Casusregie voeren, bij de start en gedurende het traject, en dat hier een eenduidige regionale definitie en werkwijze voor is;

Om weloverwogen te kiezen voor het sturen in de toegang, creëren van de nodige randvoorwaarden en het faciliteren van de sociaal teams hebben we een voorlopige impactanalyse uitgevoerd. Deze impactanalyse is nog niet definitief en wordt nog ter besluitvorming voorgelegd. Deze impactanalyse geeft een eerste beeld van de investeringen die nodig is om de positieve gewenste effecten van de

1 Vanaf 2013 neemt Vianen deel aan de samenwerking in de Lekstroom. Vanaf 2019 is Vianen onderdeel van de gemeente

Vijfheerenlanden. 2 Bron: Advies Impactanalyse 2020

3

inkoopstrategie te realiseren. De uitwerking van de in te kopen producten bij Jeugdhulp en de bijbehorende impactanalyse volgen in een latere fase. Deze impactanalyse richt zich op de nieuwe werkwijze Wmo individuele begeleiding die de gemeenten willen implementeren in hun samenwerking met aanbieders. En in het bijzonder, wat voor impact dit heeft op de 5 Sociale Teams binnen de regio Lekstroom. Deze impactanalyse gaat niet in op financiële effecten van de inkoop zoals tarieven en het zorgtraject, deze onderdelen worden uitgewerkt in het inkooptraject die later in september volgt.

2. Huidige en gewenste situatie 2.1 Huidige situatie Binnen de regio Lekstroom zijn acht Sociaal Teams verdeeld over de vijf gemeenten, in bijlage 1 is een overzicht opgenomen van deze Sociaal Teams. De huidige sociaal teams werken op hoofdlijnen op dezelfde manier (zie schema hieronder). Voor meer informatie met betrekking tot de werking van de sociaal teams kan de memo: Functies van de Sociale Teams Lekstroom (februari 2021) worden geraadpleegd.

Figuur 2.1

Bij alle onderdelen binnen het proces van aanmelding tot afsluiting, zijn het versterken van de eigen kracht en het betrekken van het netwerk een belangrijk onderdeel van de gesprekken, evenals het signaleren van veiligheid. Met betrekking tot de werkwijze maken Nieuwegein en Vijfheerenlanden gebruik van een methodiek voor vraagverheldering (Krachtwerk en Cappa), de andere gemeenten doen de uitvraag op basis van de levensdomeinen. Houten en Nieuwegein hebben een spoedteam/IC team om spoedvragen/zorgmeldingen etc. op te pakken, de andere gemeenten verdelen deze vragen onder de teams.

2.2 Gewenste situatie In de nieuwe situatie is het gewenst dat: - Hulp die het best past, wordt geleverd. - De basisvoorzieningen en informele zorg maximaal worden ingezet. - Alle sociale teams op dezelfde wijze indiceren en verlengen. - De casusregie bij de sociaal teams ligt (bij de start en gedurende het traject) en dat hier een eenduidige definitie en werkwijze voor is. - Administratieve lastenverlichting voor aanbieders en sociaal teams. 4

-

Er heldere afspraken worden gemaakt over de waakvlamcontacten.

Door de regiefunctie bij de sociaal teams te beleggen, krijgen ze meer inzicht op de ingezette zorg door de aanbieder bij de inwoner. Dit geeft input voor de RBL om goede gesprek te voeren met de aanbieders tijdens de kwartaalgesprekken. Het doel is om hiermee meer grip op de zorgtrajecten en daarmee ook grip op de kosten te krijgen.

3. Inrichting De Sociaal Teams hebben diverse functies. In dit hoofdstuk wordt besproken wat de impact is van de nieuwe inkoop op de functies indiceren en regievoeren. Op deze onderdelen is het noodzakelijk om een eenduidige werkwijze en definitie te hanteren.

3.1 Indiceren Door middel van brede vraagverheldering stellen we zorgvuldig en tijdig vast wat er speelt; wat iemand zelf kan oppakken met zijn/haar netwerk en of er aanvullende hulp, een voorziening of ondersteuning nodig is. Hierbij nemen wij zo nodig een besluit (indiceren) over de toegang tot maatwerkvoorzieningen in de Jeugdhulp en Wmo, en wordt er een beschikking gestuurd. In sommige gevallen is na de eerste indicatie meer ondersteuning nodig, dan volgt er een herindicatie. In het kader van de nieuwe inkoop wordt een gezamenlijke werkwijze ontwikkeld. Dit zorgt ervoor dat alle teams op dezelfde manier indiceren, en dit levert voordelen op voor zowel de Sociale Teams, zorgaanbieders, RBL en gemeenten. Er is minder discussie over de juiste indicatie omdat dit aan de voorkant (met aanbieders en sociaal teams) goed is afgesproken en uitgewerkt. Ook de rollen van aanbieder, sociaal team en RBL zijn eenduidig en helder. Een voordeel voor de gemeente is dat hierdoor heldere afspraken worden gemaakt met aanbieders over wat er van hen verwacht wordt. En daarnaast kan hierdoor betere kwaliteitsmonitoring plaatsvinden. Binnen een gezamenlijke werkwijze is het tevens van belang om de manier van doelen stellen en evalueren mee te nemen. Alsmede de werkwijze als er een vraag voor verlenging komt, en de manier van beschikken.

De nieuwe inkoop Wmo individuele begeleiding wordt volgens de uitvoeringsvariant inspanningsgericht ingekocht en zal naar waarschijnlijkheid op 1 april 2022 in gaan. De productindeling en daarmee ook de tarieven worden op een andere manier vormgegeven waardoor er meer ruimte (intensiteiten) ontstaat voor aanbieders om zorg in te zetten die nodig is binnen de indicatie. Deze nieuwe productindeling en omschrijving vragen om uitwerking in inkoopdocumenten, een werkafsprakenboek, scholing en een leerproces, wat in de overgangsfase van ieder nieuw contract meer tijd van de professionals gaat vragen. Daarnaast blijft voor de andere Wmo onderdelen (begeleiding groep, kortdurend verblijf en vervoer) de huidige oude werkwijze nog bestaan. Dit betekent dat de sociaal teams zowel de bestaande als de nieuwe werkwijze naast elkaar gaan hanteren. Ook weten we uit andere ervaringen met nieuwe werkwijzen (Huishoudelijke ondersteuning en hulpmiddelen) dat er altijd meer werk bij komt en onvoorziene zaken in de eerste van fase van een nieuw contract. Aangezien gedurende dit hele traject ‘de winkel’ open blijft (cliënten blijven zich aanmelden en moeten worden geholpen) is er de eerste twee maanden extra ondersteuning nodig om bovenstaand capaciteitsverlies op te kunnen vangen. Voor de regio verzoeken we 1 fte uitvoerend personeel beschikbaar te stellen. 5

Daarnaast is het wenselijk geen harde overgang (alle indicaties in 1 keer over naar de nieuwe manier) te laten plaatsvinden vanaf 1 april 2022 omdat er dan veel extra capaciteit nodig is om alle cliënten in 1 keer opnieuw te indiceren. Een geleidelijk overgang is hierbij wenselijk. Wat is er nodig? (incidenteel) Hieronder wordt beschreven wat er nodig is bij de sociale teams om de nieuwe werkwijze uit te kunnen voeren. Het gaat hierbij om incidentele kosten in het kader van de overgang naar de nieuwe werkwijze. 





   

Regionale aanjager (of projectleider) die dit hele onderdeel van de implementatie aanstuurt, vraagbaak is en blijft ook in de nazorg (regionale aanjager (of projectleider) sociale teams en/of helpdesk sociale teams; NB: dit is voor zowel jeugd als Wmo). Dit is een tijdelijke rol zonder lijnverantwoordelijkheid ten opzichte van medewerkers van de lokale teams Inzet personeel sociale teams voor: o verdere uitwerking resultaatgebieden en ontwikkelen werkwijze/ afsprakenboek/ stappenplan/ handleiding; o tijdelijke inzet extra personeel om het capaciteitsverlies op te vangen. Adviseren overgangsperiode tussen de contracten of we alle cliënten per onderdeel in een keer over laten gaan of gefaseerd bij nieuwe cliënten en als indicatie afloopt (harde knip of sterfhuisconstructie). NB: bij een harde knip is extra personeel nodig om alle indicaties over te zetten. De exacte uitwerking hiervan vindt tijdens de inkoop fase plaats. Scholing (samen met aanbieders) in nieuwe werkwijze. Voldoende tijd om te implementeren en te leren. Aanpassen systemen (frontoffice/regie applicatie). Mogelijk nadenken over een klein team wat gespecialiseerd wordt in het administratief afhandelen indicaties voor de regio Lekstroom (zodat niet iedereen dit hoeft te kunnen/doen).

NB: een nadere uitwerking benodigd personeel en bijbehorende kosten staat in bijlage 3.

3.2 Regie en coördinatie van zorg In de regio worden verschillende definities en werkwijzen van regie gehanteerd. Een werkgroep is momenteel bezig met het uitwerken van een definitie en werkwijze. Op dit moment ligt er de volgende definitie: Regie is het coördineren en verbinden van leefgebieden. En het betrekken van (zorg)professionals (formeel en informeel) en het monitoren van de benodigde ondersteuning aan cliënten eventueel via cliëntsystemen (voortgang bewaken, evalueren, tijdig afschalen, etc). Het Sociaal Team voert de regie over de gemaakte afspraken in het plan van aanpak. We werken hierbij volgens de regiovisies jeugd en Wmo. Regie heeft verschillende onderdelen die in verschillende mate kunnen worden toegepast:  Het integraal afstemmen met/verbinden van de verschillende partijen en over de leefgebieden heen.  (Zo nodig) een duidelijke opdracht en overdracht naar de aanbieder: de basis is dat de aanbieder dit ontvangt (middels een gesprek of schriftelijke overdracht; hierin is zo nodig aandacht voor het inzetten van het voorveld en de veiligheid). 6

 

Tussentijdse evaluatie(s): feeling houden met de cliënt, evalueren hoe de ondersteuning loopt en of alles loopt zoals is afgesproken (om zo nodig bij te kunnen sturen). Eindevaluatie/herindicatie: als het traject wordt afgerond gaat het vooral om te horen of de cliënt tevreden is met de ingezette hulp en of de doelen bereikt zijn. Het kan ook zijn dat de ondersteuning nog verlengd moet worden. Dan volgt er altijd een gesprek over de reden waarom de doelen nog niet bereikt zijn en wat maakt dat de ondersteuning verlengd moet worden. NB: bij de tussen- en eindevaluatie gaat het specifiek over: o Het evalueren en monitoren van afgesproken doelen en gemaakte afspraken (zoals betrekken van de hele context en afschalen). o Inhoud en kwaliteit van de ingezette hulp.

Structurele kosten Op dit moment wordt nog niet bij alle casussen regie gevoerd door de sociale teams, hier is extra inzet nodig. We rekenen nu met een gemiddelde van 9 uur voor een regie traject per casus. In de bijlage staat een berekening wat dit aan extra inzet bij de sociale teams gaat kosten. Dit betreft structurele kosten. In afstemming met de RBL is bekeken of we inzichtelijk kunnen maken wat de (financiële) effecten zijn als we meer regie gaan voeren vanuit de sociale teams. Dit hebben we nog niet kunnen meten of vergelijken. De huidige doorlooptijden zijn wel inzichtelijk gemaakt en worden later gebruikt om de vergelijking te maken met de nieuwe manier van regie voeren door de Sociale Teams. Dit geeft snel inzichten waardoor we doelgerichter het gesprek met de zorgaanbieder aan kunnen gaan. Gemeente Zwolle heeft goede ervaringen met deze manier van regie voeren. Ze hebben meer en beter grip op de zorgtrajecten gekregen. Wat resulteert in kortere trajecten en er minder verlengen. De leercurve voor op het voeren van regie zal eerst iets vragen van de sociale teams (capaciteit). Naarmate de sociale teams bekend worden met de nieuwe werkwijze regie voeren, gaat dit aan de achterkant iets opleveren: beter passende hulp, kortere trajecten, meer inzet van eigen netwerk en het voorveld.

Door onder andere te investeren in de regiefunctie gaan we meer en beter grip houden op de stijgende kosten binnen de zorg. Daarnaast verwachten we dat de nieuwe manier van werken uiteindelijk een administratieve lastenverlichting zal opleveren en daarbij zal het Sociaal Team ook minder in afstemming hoeven met de aanbieder over de inzet van uren. Regionaal hanteren we dezelfde afspraken over producten, tarieven, eenheden en frequentie. Deze eenduidige afspraken dragen bij aan zowel een betere administratieve afhandeling en monitoring door de RBL. Door onder andere te investeren in de regiefunctie maar ook bij te dragen aan de administratieve lastenverlichting gaan we meer en beter sturen en kunnen we beter grip houden op de stijgende kosten in de zorgtrajecten. Wat is er nodig? Hieronder wordt beschreven wat er nodig is bij de Sociale teams om de regievoering uit te kunnen voeren. Het gaat hierbij deels om incidentele kosten en deels om structurele kosten.  Draagvlak creëren in regio voor dezelfde definities en werkwijze (incidenteel).  Uitwerken van definitie en werkwijze (incidenteel).

7

   

Scholing in werkwijze en bijscholing in gespreksvoering3 (incidentele kosten). Communicatie naar de aanbieders hoe de regierol en werkwijze eruitziet (incidenteel). Extra formatie om deze rol goed uit te voeren; zie de bijlage voor benodigde formatie per gemeente. (structurele kosten). Profielschets sociaal team medewerker (met belangrijke competenties en verantwoordelijkheden).

NB: een nadere uitwerking benodigd personeel, inrichting van de systemen en bijbehorende kosten staat in bijlage 3.

4. Risico’s De nieuwe inkoop is een groot project dat inzet vraagt van alle betrokkenen. Hierbij is het van belang dat men zich bewust is van een aantal risico’s, deze worden hieronder verder toegelicht. (Tijdelijke) verhoging werkdruk Sociaal Teams 4 Met de nieuwe inkoop en bijbehorende vernieuwde werkwijze zal er een beroep gedaan moeten worden op de veerkracht van de Sociaal Teams. Zij zullen tijdelijk een hogere werkdruk ervaren in verband met een toename van de administratieve last en verandering van de werkzaamheden. Door onvoldoende gedegen implementatie te organiseren waarbij sociaal teams niet voorbereid en ingewerkt zijn om met de nieuwe overeenkomsten te werken. Het gevolg is onduidelijkheid en verwarring in de eerste periode na ingang van de overeenkomst. Ook kunnen sociaal teams de overeenkomsten verkeerd gaan gebruiken waardoor dure producten onnodig worden ingezet. De belangrijkste beheersmaatregel is een gedegen en zorgvuldig implementatietraject dat zal starten zodra de colleges hebben ingestemd met de inkoopstrategie. Casusregie Onvoldoende voorbereiding van en door de sociaal teams om te sturen in de toegang. Casusregie is een van de instrumenten om te sturen in de toegang. Indien de sociaal teams onvoldoende zijn ingewerkt op de sturing in de toegang zullen de gewenste transformatiebewegingen niet of beperkt centraal staan in de samenwerking met aanbieders.

Een belangrijke beheersmaatregel is het tijdig trainen en inwerken van de sociaal teams in de nieuwe contractenafspraken. Ook helpen concreet uitgewerkte handleidingen en afwegingskaders om snel ingewerkt en thuis te raken in het inzetten van nieuwe vorm van begeleiding. Oude en vernieuwde wijze van indiceren bestaan naast elkaar Voor Wmo individuele begeleiding zal er gewerkt worden met een vernieuwde wijze van indiceren, voor de overige Wmo onderdelen blijft de oude werkwijze nog bestaan. Doordat de sociaal teams met twee manieren van indiceren tegelijk moeten werken, verhoogt dit de administratieve last. Daarbij is de kans op het maken van fouten iets hoger. Dit zal na verloop van tijd wel afnemen (een 3

Regie voeren op deze manier is deels nieuw voor de sociaal teams: zij krijgen meer de rol van piketpalen slaan, sturen op resultaten, aanbieders aanspreken etc. Om deze reden is bijscholing met betrekking tot bijvoorbeeld gespreksvoering noodzakelijk. 4

Zie ook memo: Signaal afbreukrisico’s m.b.t. opgaven sociale teams regio Lekstroom, februari 2021

8

nieuwe werkwijze heeft altijd een leercurve). Bovendien betreffen dit andere Wmo producten die sowieso vragen om een andere werkwijze waarmee de ‘last’ van nieuw en oud naast elkaar in de praktijk mee zal vallen. Daarnaast willen we de beweging van de nieuwe werkwijze begeleiding individueel ook doortrekken naar o.a. begeleiding groep, waarmee we als het ware ook al daarop voorsorteren. Inzetten personeel Voor een aantal taken wordt tijdelijk extra inzet gevraagd van eigen vast personeel. Zij zullen qua werkzaamheden vervangen moeten worden. Gezien de tijdelijke aard van de inzet, zullen we mensen hiervoor inhuren bij detacheringsbureaus. De kosten hiervoor zijn hoger dan eigen salariskosten. Bij de structurele extra inzet is er een aandachtpunt dat er krapte is op de arbeidsmarkt. Verder wordt er deels een andere inzet gevraagd van de consulenten (het stukje regie voeren); sommige consulenten zullen, ook na scholing, niet kunnen voldoen aan wat hierin van hen verwacht wordt. Overige projecten vragen ook capaciteit en verandering in werkwijzen Naast deze nieuwe inkoop zijn er nog andere projecten die de komende periode aandacht vragen: MO/BW, implementatie kwaliteitskader veiligheid en lokale projecten zoals een nieuw cliëntsysteem en deelname aan pilots veiligheidsketen.

Voldoende beschikbaarheid voorliggend veld De beschikbaarheid van voorzieningen in het voorliggend veld is geen op zichzelf staand risico. In de eerste fase staat het zichtbaar maken van het bestaand aanbod centraal. Pas in de volgende fase wanneer meer verbinding is gemaakt met het bestaande aanbod, komt de vraag op tafel of doorontwikkeling van het aanbod aan voorliggende voorzieningen kan bijdragen aan extra afschaling van formele ondersteuning. Mocht de zichtbaarheid van beschikbare voorzieningen in het voorliggend veld niet verbeteren, dan kan als beheersmaatregel worden getroffen dat er meer verantwoordelijkheid bij aanbieders in het voorliggend veld en aanbieders van formele ondersteuning wordt gelegd om elkaar op te zoeken en samenwerkingen aan te gaan. Beschikbare capaciteit RBL Indien RBL onvoldoende capaciteit beschikbaar heeft om de implementatie tijdig en zorgvuldig uit te voeren, dan kunnen de sociaal teams en aanbieders niet tijdig aan de slag met de nieuwe contractafspraken. Een tijdige en zorgvuldige inrichting van de administratieve processen en ictsystemen draagt bij aan een soepele overgang naar de productindeling en werkafspraken voor individuele begeleiding. De belangrijkste beheersmaatregel voor dit risico is het tijdig opstellen van een uitgewerkt implementatieplan. Hiermee wordt tijdig inzichtelijk welke capaciteit wanneer nodig is.

Dat geeft RBL voldoende tijd om de nodige capaciteit te organiseren en in te plannen.

5. Advies De nieuwe inkoopstrategie Wmo raakt lokale en regionale processen en draagt bij aan een betere samenhang tussen beleid (inhoud), uitvoering (sociaal teams en Regionale Backoffice Lekstroom) en inkoop. Daarnaast moet het leiden tot een betere samenwerking tussen voorliggend veld, sociaal teams en zorgaanbieders. Dit willen we goed gaan organiseren zowel in capaciteit en middelen.

9

De wens en behoefte van deze inkoop is onder andere om de uitvoering vooraan in het traject te betrekken om ze mee te laten denken en mee te laten doen. Een inkoop is niet alleen beschrijven van visies en doelen maar het ook het uitwerken en invoeren in de organisatie, systemen en het eigen maken van de nieuwe werkwijze door de professionals. Zoals in deze impactanalyse beschreven vraagt dit iets van de Sociale Teams. Ze zijn betrokken en zien ook de mogelijkheden en kansen om op onderdelen zoals indiceren, producten, afspraken met aanbieders in de regio meer hetzelfde te werken. Om weloverwogen te kiezen voor het sturen in de toegang, creëren van de nodige randvoorwaarden en het faciliteren van de sociaal teams hebben we deze impactanalyse uitgevoerd. Deze impactanalyse geeft een eerste beeld van de mogelijke kosten voor de implementatie van een eenduidige wijze van indiceren en het voeren van casusregie. We vragen nu niet om een besluit te nemen op deze impactanalyse. Een verdere detailleerde uitwerking volgt samen met de inkoopstrategie Jeugdhulp medio september. Met de financiële werkgroep Lekstroom onderzoeken we waar de mogelijkheden liggen voor deze financiële vraag. We vragen u wel om de ambitie van deze inkoop vast te houden en daarin bij te dragen wat daarvoor nodig is.

De verwachting van de nieuwe inkoopstrategie en de ontwikkeling voor de Sociale Teams is dat deze bijdraagt aan de kwaliteitsverbetering en beter passende ondersteuning voor de inwoner en meer doelmatigheid van de inzet van beschikbare middelen.

10

Bijlagen Bijlage 1 Overzicht sociaal teams

Gemeente Houten IJsselstein Lopik* Nieuwegein Vijfheerenlanden

Fte gedragswetenschapper (GW) en Fte Jeugd Fte Wmo kwaliteitsmedewerker (KW) 17,14 12,23 GW 0,83 en KW 0,89 11,46 11,78 GW 0,89 en KW 1 GW via strippenkaart MEE en 2,56 2,78 KW 0,78 29,34 15 GW 1,68 en KW 1

Totaal fte Cliëntsysteem 31,09 Zorgned 25,13 Aeolus 6,12 WIZ 53,02* WIZ Gidso (Topicus)

* Voor Lopik zijn dit fte voor hun toegangsmedewerkers. Daarnaast hebben ze nog 4,45 fte hulpverleners (deze zijn nog in dienst bij hun moederorganisatie). * Voor Nieuwegein is dit inclusief 6 fte intensieve casussen jeugd/Wmo

Bijlage 2 Planning implementatie Wmo individuele begeleiding Mijlpalen Impactanalyse sociaal teams concept Impactanalyse sociaal teams definitief Meedenken opstellen inkoopdocumenten, Vertaling inkoopdocument naar uitvoerbaarheid

Datum April – mei 2021 Medio juni 2021 Juni - sept 2021 Juli - sept 2021

Uitwerking overgangsperiode contracten Doorlopen klantreis ST, beleid, RBL Opstellen werkafsprakenboek, stappenplan/ handleidingen Doorlopen klantreis ST, beleid, RBL, aanbieder, inwoner/ ervaringsdeskundige Technische implementatie Opleiding/ training sociaal teams en aanbieders (2 en 3)

aug – sept 2021 Juli – sept 2021 Sept – dec 2021 dec 2021 – jan 2022 Januari 2022 Januari- maart 2022

11

Bijlage 3 Nadere uitwerking kosten Onderdeel

Wie

Schaal

Uren/fte

Periode

Opstellen inkoopdocumenten, werkwijzen, geven scholing etc Regionale aanjager (jeugd en wmo) Helpdesk

Key-users wmo

10

0,2 fte x 3

8 maanden

11

1 fte

€ 88.992 - € 124.056 (I)

9

0,8 fte

9

1 fte

24 maanden 21 maanden 2 maanden eenmalig

€ ntb (I)

Opvangen capaciteitsverlies ST Regie: scholing gesprekvoering Totaal incidentele kosten Regie: helft Regie: kwart

Trainer inhuren

Kosten Totaal I: incidenteel S: structureel € 14.300 - € 21.571 (I)

€ 48.283 - € 68.007 (I) € 34.488 - € 48.576 (I)

€ 186.063 - € 262.210 9

Structureel

€ 326.025 - € 398.475 € 163.013 - € 199.238

NB: dit is een eerste schatting van de kosten. Het betreft de brutoloonkosten (bandbreedte trede 1 en 11). Er is nog een aanvulling nodig voor wat betreft sociale premies, loopbaanbudget, individuele keuzebudget etc. De bedragen zullen dus hoger uitvallen. Bij regie is een voorlopige bandbreedte van € 45 - € 55 aangehouden. Hieronder volgt een beschrijving van wat de verschillende onderdelen inhouden en hoe regie berekend is. Key-users Wmo (kwaliteitsmedewerkers), Schaal 10 Augustus 2021 t/m maart 2022 Verwachte capaciteit: 0,2 fte x3 (vertegenwoordiging vanuit minimaal 3 gemeenten) De Key-users Wmo zijn betrokken bij het opstellen van de inkoopdocumenten, deze toetsen en vertalen zij naar haalbaarheid en uitvoerbaarheid door de professionals. Het proces wordt uitgewerkt aan de hand van een klantreis waarbij verschillende casussen worden doorlopen om van indicatie tot levering te komen (samenwerking tussen beleid, sociaal team en RBL). Bij het doorlopen van de klantreis schuiven ook consulenten aan. Procesafspraken als het gaat om crisis/spoed, dienstverlening aanbieder, kwaliteit levering zorg, op- en afschalen, klachten, kwaliteit personeel zorgaanbieder, etc. De uitwerking wordt vastgelegd in de inkoopdocumenten en vertaald naar een werkafsprakenboek (beknopte versie, specifiek voor de professionals).

12

Regionale aanjager sociaal teams, Schaal 11 jan 2022 t/m dec 2023 gedurende de inkoop van alle nieuwe onderdelen jeugd en Wmo Verwachte capaciteit: 1 fte De coördinator is een sleutelfiguur tussen de sociaal teams in de regio Lekstroom en de RBL. Het takenpakket omvat het coördineren, structureren en bewaken van de samenwerking ten aanzien van de werkprocessen en werkafspraken. Daarnaast pakt de regio-coördinator lokale vraagstukken vast met een regionaal karakter en is daarbij in staat processen op elkaar af te stemmen en de samenwerking tussen partijen te realiseren. De aanjager coördineert geen teams en medewerkers en heeft geen lijnverantwoordelijkheid over de teams, maar coördineert de overgang naar de nieuwe contractsituatie. De coördinator is zichtbaar op de werkvloer van de sociaal teams en daarmee ook aanspreekpunt voor lokaal overstijgende vraagstukken of procesafspraken. En kan uitleggen waarom we iets op een bepaalde wijze hebben ingekocht of gefinancierd. Inventariseert de regionale data behoefte vanuit de sociaal teams en werkt dit uit naar een dashboard zodat professionals en contractmanagers meer grip krijgen op uitgaven en beter kunnen sturen. De regio-coördinator zal gedurende de inkooptrajecten een grotere rol krijgen om de vertaling te maken vanuit de inkoop naar uitvoering.

De rol van de key-user in het inkooptraject zal op dit onderdeel afnemen (zie beschrijving key-users Wmo).

Helpdesk sociaal teams, Schaal 9 April 2022 t/m dec 2023 Verwachte capaciteit: ongeveer 0,8 fte (mits noodzakelijk in afstemming met de coördinator) Afhankelijk het aantal vragen die coördinator sociaal teams en de coördinator RBL ontvangen kan het noodzakelijk zijn om een helpdesk te positioneren bij de RBL. Deze helpdesk zal eerste vragen afvangen tussen administratie RBL en sociaal teams. Deze helpdesk wordt uitgevoerd door leden van de sociale teams.

Extra capaciteit sociaal teams Consulenten, Schaal 9 (mogelijk rekening houden met inhuur) April 2022 t/m mei 2022 Verwachte capaciteit: 1 fte Tijdens de overgang naar de nieuwe werkwijze blijft ‘de winkel’ open (cliënten blijven zich aanmelden en moeten worden geholpen). En is er tijd nodig om de nieuwe werkwijze eigen te maken en te mogen leren. Ook weten we uit andere ervaringen met nieuwe werkwijzen (Huishoudelijke ondersteuning en hulpmiddelen) dat er altijd meer werk bij komt en onvoorziene zaken. Om dit capaciteitsverlies op te vangen wordt 1 fte extra personeel ingezet in de regio. Regie: scholing gesprekvoering (Op moment van schrijven, wachten we nog op een indicatie van de aanpak en kosten vanuit een andere gemeente die een vergelijkbaar traject heeft gevolgd) Trainer, schaal…. Periode Verwachte capaciteit: …… Inzetten trainer en auteur voor de sociale teams met als doel gespreksvoering met aanbieder en client te optimaliseren (piketpalen slaan, afschalen etc). Uitzoeken hoeveel groepen en wat kosten van trainer zijn. Ik ga uit van 1 dagdeel scholing. 13

Regie: uitvoering Consulenten, Schaal 9 Vanaf April 2021 Verwachte capaciteit: 1.683 cliënten (unieke OZR-cliënten gestart in 2020), 9 uur voor een regie traject, €45 - €55 (uurtarief)

Belangrijk om te weten:  De gemeente Lopik voert altijd regie, dus daar zijn geen extra kosten  Dit is een eerste voorzichtige berekening op basis van een gemiddeld regietraject; dit vraagt nader onderzoek (dus die 9 uur kunnen anders worden; waarschijnlijk komt er een onderscheid in 3 soorten regie trajecten met bijbehorende uren); voor het uurtarief is een bandbreedte opgenomen, ook dit vraagt nog nadere uitwerking  Het is onbekend hoe vaak de teams nu al regie voeren, dit is niet uit de systemen te halen. De bedoeling is om in deze impactanalyse alleen de extra kosten op te nemen, dit wil zeggen: alleen de kosten voor regie die nu nog niet uitgevoerd wordt. Om een indicatie van de kosten te geven, is gerekend met kosten bij de helft van de casuïstiek en een kwart van de casuïstiek.

Implementatie regiesystemen Juli 2020 – januari 2021 Verwachte capaciteit: going concern werkzaamheden Inkoopafspraken die betrekking hebben op technische inrichting van de regiesystemen van onder ander producten, tarieven, eenheden en frequentie, zal tijdens de inkoop en implementatieperiode afstemming plaatsvinden met de applicatiebeheerders. Afspraken over de mogelijkheden en beperkingen van de systemen, koppeling/ aanlevering naar de RBL en inrichtingsvraagstukken. Dit vraagt niet om structurele inzet maar enkel advies, afstemming en na constatering inrichting. In eerdere inkooptrajecten voor de Lekstroom zijn deze aanpassingen in goede afstemming met de applicatiebeheerders opgepakt en verwerkt.

14