Griffieplan 2021

griffieplan 2021 Arnout J.O van Kooij | griffier IJsselstein. ajo.van.kooij@ijsselstein.nl

griffie@ijsselstein.nl

Griffieplan 1.

Inleiding

2

2.

Samenstelling en taak griffie

2

3.

Terugblik 2020

4

a)

Communicatie

4

b)

Training en opleiding raads- en commissieleden

4

c)

Herziening politieke en technische instrumenten raads – en commissieleden

4

d)

Training en opleiding personeel gemeente IJsselstein

5

e)

Democratisch onderhoud en participatie

5

f)

Experimenten democratische initiatieven

5

g)

Technisch en systeemonderhoud

5

4.

Accenten 2021

6

a)

Van procesondersteuning naar strategische advisering.

6

b)

Gezag van de raad en kwaliteit advisering/raadsvoorstellen.

6

c)

Kwaliteit advisering / raadsvoorstellen.

6

d)

Training en opleiding raads- en commissieleden

6

e)

Verkiezingen 2022, democratisch onderhoud en participatie

7

f)

Experimenten democratische initiatieven

7

g)

Training en opleiding personeel gemeente IJsselstein

7

h)

Technisch en systeemonderhoud

8

i)

Communicatie; De raad nog beter in beeld

8

1 van 8

Griffieplan

1. Inleiding Een griffieplan biedt de raad en de griffie de gelegenheid nieuwe accenten voor het komende jaar te benoemen en kort terug te blikken op het voorgaande jaar. Het griffieplan is geen weekplanning voor het komende jaar maar een dynamisch werkdocument.

2. Samenstelling en taak griffie De griffier is eerste adviseur van de raads- en commissieleden en biedt daarbij inhoudelijke en logistieke ondersteuning aan: 1. de gemeenteraad 2. raadsleden en commissieleden (onder meer budgetbeheer) 3. de raadsvergaderingen 4. het presidium 5. het seniorenconvent 6. de auditcommissie 7. de werkgroep Planning & Control 8. de rekenkamercommissie en 9. diverse bijzondere/tijdelijke commissies (werkgroepen) De griffie ziet als hoofdtaak het goed in positie brengen en houden van de gemeenteraad. We functioneren als scharnierpunt en smeerolie tussen en voor de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat. De griffier is actief lid van de driehoek burgemeester-griffier-gemeentesecretaris. De griffier neemt in de driehoek een gelijkwaardige positie in en is scherp op de positie van de raad. Wij willen kwaliteit leveren en zo mogelijk verbeterslagen maken. Daarbij maken wij gebruik van onze politiek-bestuurlijke sensitiviteit en onze proactieve houding en schromen niet om te allen tijde op een onafhankelijke en integere manier onze raads- en commissieleden in raad en daad bij te staan. Dit betekent primair onafhankelijkheid in onze professionaliteit; wij praten de raad, raadsleden en commissieleden, fracties, coalitie, oppositie, voorzitters enz. niet naar de mond, maar adviseren en ondersteunen vanuit onze professionele integriteit.

Ons streven daarbij is om toegankelijk te zijn, geen onnodige drempels op te werpen. Ook zijn wij gericht op een goede samenwerking met de ambtelijke organisatie, want we doen het met z’n allen. De griffie rekent tot haar taken: 1. Het voorbereiden van en inhoudelijke begeleiden van raadsvergaderingen; 2. Het voorbereiden van en inhoudelijke begeleiden van commissievergaderingen; 3. Het voorbereiden van en inhoudelijke begeleiden van vergaderingen van het presidium 4. Het ondersteunen van raads- en commissieleden (vraagbaak- en coachfunctie); tegelijk is de griffie intern voor de ambtelijke organisatie, maar ook voor het college en derden / externen het eerste aanspreekpunt voor commissie- en raadsaangelegenheden; 5. Het opleiden, trainen en begeleiden van raads- en commissieleden; 6. Het adviseren en voeren van het secretariaat van het presidium; 7. Het adviseren en voeren van het secretariaat van de vertrouwenscommissie; 8. Het adviseren en voeren van het secretariaat van de auditcommissie en daaruit voortvloeiend de werkgroep Planning en Control; 9. Het bewaken van de door de raad vastgestelde procedures; 10. Ondersteuning bieden in contacten tussen de raad en burgers; 11. Begeleiden VIP gasten van de raad. 12. Verzorgen van het representatie- en communicatiebeleid van de raad en zijn onderdelen;

2 van 8

Griffieplan 13. Het verzorgen van de raadscommunicatie (onder meer social media van de raad en begeleiding van de raadscolumn); 14. Het organiseren van werkbezoeken en overige (externe) activiteiten van de raad; 15. Het coördineren van themabijeenkomsten; 16. De facilitaire ondersteuning van het raadsinformatiesysteem; 17. De informatievoorziening op het raadsinformatiesysteem; 18. Het afhandelen van alle correspondentie aan de raad; 19. Het beheren van de raads- en griffiebudgetten; 20. Financiële administratie en verwerken declaraties van raadsleden en fracties; 21. Verbeteren kwaliteit besluitvormingsproces; 22. Het voorbereiden en opstellen van verordeningen met betrekking tot de raad; 23. Advisering van de rekenkamercommissie IJsselstein alsmede de begeleidingscommissie. 24. Het vertegenwoordigen van de gemeente en raad in regionale en nationale gremia 25. Het actief meewerken aan professionalisering van de griffie in het Nederlands bestuurlijk bestel De griffier staat aan het hoofd van de griffie. Bovenstaande kerntaken worden in 2021 door de onderstaande functies ingevuld:

griffier | 1 fte taken 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 12, 16, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25

plaatsvervangend-griffier | 0,8 fte taken 2, 4,5 8, 9, 12, 13, 14, 17, 21, 22, 23

griffiemedewerker | 0,5 fte taken 10, 11, 14, 15, 16, 18, 20

3 van 8

webcastmedewerkers | 3 pers. inhuur op urenbasis taken 16, 17

Griffieplan

3. Terugblik 2020 De griffie en de raad gingen in januari ’20 ambitieus van start met een griffieplan dat zich toespitste op versteviging van de toekomstbestendige griffie en met raad en daad ondersteunen van het realiseren van de ambities van de raad. De raad en de griffie hebben te maken met een veranderend krachtenveld dat vraagt om een ambitieuze en kwalitatief hoogwaardige griffie. In februari is de griffier langdurig uitgevallen en heeft de plv. griffier zijn werkzaamheden adequaat overgenomen. Mede omdat was voorzien in zijn afwezigheid zijn er voldoende maatregelen getroffen en is de afwezigheid van de griffier nagenoeg geruisloos verlopen. Dit is mede te danken geweest aan de inzet van alle medewerkers op de griffie. Daags na zijn terugkeer werd in maart 2020 besloten een lockdown in te voeren die ook voor het openbaar bestuur niet zonder gevolgen bleef. Alle fysieke bijeenkomsten werden verdaagd en op 16 april kwam de raad voor het eerst weer, digitaal, bijeen. Het organiseren en technisch mogelijk maken van het openbaar bestuur heeft veel kopzorgen en daarmee energie gekost. Het adviseren, begeleiden, coachen van alle deelnemers wijzigde in 2020 nadrukkelijk door de nieuwe manier van werken en is niet 1-2-3 tot stand gekomen. Al met al is de griffie erin geslaagd het werk van het openbaar bestuur blijvend mogelijk te maken.

Ook in de navolgende jaren zal dit nieuwe normaal zijn beslag gaan krijgen in gewijzigde procedures en (hogere) inzet van personeel. In augustus 2020 is voorzien in de vacature raadsadviseur/plv. griffier waarmee na het zomerreces de griffie weer op volle sterkte was. Hoogtepunten uit het griffieplan 2020 waren:

a) Communicatie Bij de herverdeling van taken in de griffie is ruimte gecreëerd om meer te voorzien in raadscommunicatie. Concrete invulling hangt direct samen met de vormgeving van de verbeteragenda voortvloeiend uit de Quick Scan Lokale Democratie. In 2021 is de gehele website vervangen en is het raadsinformatiesysteem opgeschoond. De griffie heeft een verbeterslag gemaakt binnen het huidige Notubiz-aanbod zodat de informatie die wij hierop geven nog beter aansluit aan de wensen van de raad.

b) Training en opleiding raads- en commissieleden Digitale leerplatforms bleken in 2020 een uitkomst voor de ontstane situatie ter onderhoud van de basiskennis van de raads- en commissieleden (instrumenten voor de raad). https://www.leerplatformraadsleden.nl/ https://academieportal.nl/skillsacademy/curricula In 2021 (zie volgend hoofdstuk) zal de griffie in-company aanvullend op de digitale leerplatforms opleidingen gaan verzorgen die voorsorteren op ontwikkelingen in het openbaar bestuur (invoering omgevingswet), digitale vaardigheden en een doorkijk naar het verkiezingsjaar 2022 Twee leden van de raad hebben gebruik gemaakt van de hen bij Verordening rechtspositie raads- en commissieleden IJsselstein 2019 toegekende budgetten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing raadsen commissieleden. (artikel 4)

c) Herziening politieke en technische instrumenten raads – en commissieleden In het gebruik van de verschillende instrumenten is gebleken dat zowel vanuit ondersteuningswens (door de griffie) als gebruiksgemak (formats) wijzigingen en vernieuwing noodzakelijk waren. 4 van 8

Griffieplan

d) Training en opleiding personeel gemeente IJsselstein In maart 2020 is de GIJS-academy gestart en daarna gestopt door. In de loop van het jaar is pragmatisch invulling gegeven en aan de algemene opleidingsbehoefte en de basis gelegd voor: 1. Hoe werkt een gemeente, ons staatsbestel. 2. GIJS de ambtenaar (werken als ambtenaar / bewustwording werken in een politieke organisatie. 3. De gereedschapskist van GIJS a. Amendementen, moties en toezeggingen b. politiek bestuurlijke sensitiviteit c. bestuurlijk besluitvormingsproces, algemeen en specifiek d. werkwijze lange termijn planning e. procedures / formats f. relevante data

e) Democratisch onderhoud en participatie Er zijn enkele bijeenkomsten geweest met de begeleidingscommissie Quick Scan Lokale Democratie. De verbeteragenda voortvloeiend uit de quick scan lokale democratie is in 2020 geagendeerd. De griffier is trekker van de begeleidingscommissie en zal in 2021 stimuleren dat het college aan de slag gaat met de concrete actiepunten ter verbetering en versterking van (burger/overheids-) participatie.

f) Experimenten democratische initiatieven De experimenten hebben zich verschoven naar inzet op digitaal vergaderen en het mogelijk maken van inspraak. In de periode 2018-2020 is in de raad gesproken over de mogelijkheden voor democratische vernieuwing onder meer door het invoeren van een raadsakkoord / maatschappelijk akkoord. De griffier is in 2019 toegetreden tot de landelijke leerkring raadsakkoorden. In de zoektocht naar de mogelijkheden voor de invoeren van een raadsakkoord voor de periode 2022-2026 zal in 2021 bekeken worden of een werkgroep vanuit de raad ingesteld moet worden die zich gaat oriënteren.

g) Technisch en systeemonderhoud In het voorjaar van 2020 heeft een werkgroep van de raad en de griffie een pakket van eisen opgesteld voor de vervanging van de geluidsinstallatie. In augustus 2020 is een geheel nieuwe up-to-date installatie geïnstalleerd. De mogelijkheden van de installatie (naast discussiesysteem ook digitaal stemmen e.a.) worden in 2021 nader benut.

5 van 8

Griffieplan

4. Accenten 2021 a) Van procesondersteuning naar strategische advisering. De afgelopen jaren heeft de gemeenteraad heeft concrete stappen gezet om samen met de griffier een toekomstbestendige griffie te realiseren die invulling geeft aan de ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad. De raad en de griffie hebben te maken met een veranderend krachtenveld dat vraagt om een ambitieuze en kwalitatief hoogwaardige griffie. De griffie heeft een omslag gemaakt van procesondersteuning naar inhoudelijk strategische ondersteuning van de raad, de fracties, (commissie)voorzitters raads- en commissieleden en de diverse werkgroepen. Dit is mogelijk geworden door: - processen te automatiseren; - werkzaamheden van de griffie te herdefiniëren en splitsen in proces- en inhoudelijk strategische ondersteuning; - opleiding en training van griffiepersoneel; - samenspel met de raad, de werkgeverscommissie, het presidium, het college en de ambtelijke organisatie. Dit samenspel vergt ook in 2021 nadere duiding en training van alle betrokkenen. De raads- en commissieleden Ijsselstein kunnen daarbij rekenen op een pro-actieve griffie die actief raads- en commissieleden zal benaderen om de gewenste ondersteuningsbehoefte te duiden en onze kennis en kunde ten aanzien van het raadswerk aanbiedt om het dagelijkse politieke handwerk te versterken.

b) Gezag van de raad en kwaliteit advisering/raadsvoorstellen. De Gemeenteraad is op basis van onze Grondwet en Gemeentewet het hoogste orgaan van de gemeente. Om zijn rol krachtig en effectief in te vullen is gezag onontbeerlijk. De raad van IJsselstein zal mee gaan doen aan een onderzoek van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden hoe het staat met het gezag van de gemeenteraad en hoe deze versterkt kan worden. De griffie is actief bij dit onderzoek betrokken. De uitkomsten van dit onderzoek kunnen inspiratie geven om mee te nemen in onze activiteiten en advisering voor en aan de raad.

c) Kwaliteit advisering / raadsvoorstellen. In december 2020 is op basis van een rekenkameronderzoek besloten een multidisciplinaire werkgroep in te stellen die zich gaat richten op een grondige review van het huidige format voor raadsvoorstellen en beantwoording van de vraag waar welke bemoeienis met de kwaliteit van voorstellen thuishoort en wat deze specifiek omvat. (Zie ook de aanbeveling uit het rapport ‘Aldus Besloten’ paragraaf 4.1) De griffie heeft een trekkersrol in deze werkgroep. De griffie is partner in de bevordering van de inhoudelijke kwaliteit van de advisering en de raadsvoorstellen en acht het ook zijn werkgebied toe te zien op juridische kwaliteitszorg. Op initiatief van de griffie is met team Juridische Zaken eind 2020 een start gemaakt met het opstellen van standaardformuleringen van de raadsdicta en het maken van nadere afspraken/opstellen van procedures die toezien op juridisch correcte besluitvorming. Parallel hieraan wordt de organisatie getraind en begeleid in het toepassen van deze instrumenten. De uiteindelijke verbetering van de kwaliteit raadsvoorstellen zal tevens een verbetering zijn in de communicatie naar buiten toe en in de algehele informatievoorziening.

d) Training en opleiding raads- en commissieleden Voor raads- en commissie leden is education permanente essentieel om goed de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rollen te kunnen vervullen.

6 van 8

Griffieplan De griffie verzorgt ( in-company) aanvullend op de digitale leerplatforms opleidingen die voorsorteren op ontwikkelingen in het openbaar bestuur (invoering omgevingswet) maar ook die voorzien in onderhoud van de basiskennis van de raads- en commissieleden (instrumenten voor de raad). Concreet zal worden voorzien in een - Voorzitterstraining (voorjaar 2021) - Training (aspirant) raadsleden (najaar 2021) - Digitale vaardigheden (continue) Tevens wordt actief door middel van bekendmaking op het RIS het opleidingsaanbod voor raads- en commissieleden gecommuniceerd waarvan in het kader van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden IJsselstein 2019 gebruik kan worden gemaakt. De griffier is gemandateerd de aanvragen af te handelen maar zal ook voorzien in een inzichtelijk aanbod.

e) Verkiezingen 2022, democratisch onderhoud en participatie De griffie van IJsselstein is als informatieportaal vaak het eerste aanspreekpunt voor inwoners en politieke partijen. Met het oog op de verkiezingen zal de griffie samen met de Vereniging Van Griffiers en de Vereniging voor Raadsleden (aspirant) raadsleden begeleiden in hun rol als (toekomstig) volksvertegenwoordiger. Dit zowel instrumenteel d.m.v. het bieden van informatie op de sites als ook door middel van het actief aanbieden van scholing en begeleiding. Dit zal zowel lokaal (voor de eigen raad en geïnteresseerden) regionaal (Lopikerwaard) als Nationaal (de griffier als lid van de commissie professionalisering van de VVG) worden opgepakt. Het college heeft een plan van aan aanpak participatie gepubliceerd. De griffie is betrokken bij de verdere uitrol hiervan. Het uitzetten van een goed communicatieplan is hierin een belangrijk onderdeel. De griffie zal hierin optrekken met de afdeling communicatie.

f) Experimenten democratische initiatieven In de periode 2018-2020 is in de raad gesproken over de mogelijkheden voor democratische vernieuwing onder meer door het invoeren van een raads- / maatschappelijk akkoord. De griffier is in 2019 toegetreden tot de landelijke leerkring raadsakkoorden. Bestuurlijke vernieuwing is meer dan het zomaar invoeren van een raadsakkoord. Om alle partijen goed voor te bereiden op 2022 zal de griffier het initiatief nemen met alle fracties over de wenselijkheid te bespreken van de verschillende initiatieven die er zijn en actief inzetten op kennisoverdracht.

g) Training en opleiding personeel gemeente IJsselstein Gebleken is dat de algemene opleidingsbehoefte groter is dan verwacht. Samen me de operationeel directeur van IJsselstein wordt in 2021 vervolg gegeven aan de opleiding aan alle (nieuwe) personeelseden 1. Hoe werkt een gemeente / ons staatsbestel. 2. GIJS de ambtenaar (werken als ambtenaar / bewustwording werken in een politieke organisatie. 3. De gereedschapskist van GIJS a. Amendementen, moties en toezeggingen b. politiek bestuurlijke sensitiviteit c. bestuurlijk besluitvormingsproces, algemeen en specifiek d. werkwijze lange termijn planning e. procedures / formats f. relevante data De griffier zal module 1 verzorgen en samen met de operationeel manager invulling (laten) geven aan modules 2 en 3. 7 van 8

Griffieplan

h) Technisch en systeemonderhoud In augustus 2020 is een geheel nieuwe up-to-date installatie geïnstalleerd. De mogelijkheden van de installatie (naast discussiesysteem ook digitaal stemmen e.a.) worden in 2021 nader benut. Hiervoor wordt een van de webcasters speciaal ingezet. Naast het inregelen van de systemen zal ook worden voorzien in opleiding en training van alle gebruikers.

i)

Communicatie; De raad nog beter in beeld

De communicatie rondom activiteiten is in voorgaande onderdelen al wel benoemd maar behoeft toch nog wat meer aandacht in dit griffieplan. Het doel van alle communicatie is bij te dragen aan het effectief en efficiënt functioneren van het bestuur van IJsselstein. Communiceren over het doen en laten van de raad doet de raad in de eerste plaats zelf. Raadscommunicatie vindt ook plaats met inzet van door de griffie verzorgde of gefaciliteerde middelen en kanalen. Zoals de maandelijkse Raadscolumn, het raadstwitteraccount en het online uitzenden van commissie- en raasvergaderingen. Als we kijken naar de gevolgen van diverse bestuurlijke en maatschappelijke veranderingen voor de rol en positie van de raad, is de vraag gerechtvaardigd of deze ontwikkelingen van invloed zijn op de huidige raadscommunicatie. Met name ontwikkelingen als burgerparticipatie en het zoeken en experimenteren met andere werkvormen waarin de inbreng van de samenleving zijn beslag kan krijgen, gaan impliciet over de (wijze van) communicatie van de raad met de samenleving. De positionering van de raad in IJsselstein maakt of deze ontwikkelingen succesvol zullen zijn; kent men de raad, weet men waar de raad voor staat en waarvoor je bij de raad moet zijn. (met de nieuwe website hebben we daar een eerste aanzet mee gemaakt.) Na de positionering komt de interactie.

De griffie wil in 2021 meer mogelijkheden creëren om meer dan nu het geval is met inwoners en andere betrokkenen het gesprek aan te kunnen gaan, meer in de stad aanwezig te zijn en op uiteenlopende manieren inbreng en reacties uit de stad ophalen. Actiepunten: - Online-offline plan We leggen een plan voor, voor de inzet van zowel online als offlinecommunicatie waarmee de interactie tussen raad en samenleving (dialoog en feedback) kan worden versterkt. - Online-experiment We selecteren in overleg met de raad een onderwerp om op het gebied van onlinecommunicatie te experimenteren. Dit kan zijn een digitaal discussieplatform of een online consultatie. - Actueler en veelzijdiger We maken binnen de griffie werkafspraken om de communicatie over het doen en laten van de raad (zenden) te versterken in de vorm van meer actuele berichtgeving via de verschillende kanalen.

8 van 8