Discussienotitie vragen stellen

1

Discussienota Aan: Van: D.d.: Betreft: Bijlage:

Gemeenteraad Gemeente IJsselstein, commissie Bestuur Arnout van Kooij / Miranda Timmermans 14 januari 2021 Discussiestuk rondom het stellen van vragen aan het college door de raad Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van IJsselstein 2017

Inleiding ‘De raad heeft het recht om aan het college mondeling of schriftelijk vragen te stellen, voor zover het om de eigen bevoegdheden van het college gaat. De raad bepaalt zelf hoe het vragenrecht verder wordt uitgewerkt en kan afspraken daarover vastleggen in het reglement van orde voor de raadsvergaderingen.’ De raad heeft op dit moment alleen de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens een raadsvergadering Dit is geregeld in artikel 155, lid 2 Gemeentewet en in Artikel 37 uit het ‘Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van IJsselstein 2017 Op dit moment hebben raadsleden geen mogelijkheid vragen te stellen aan het college tijdens commissievergaderingen. Om die reden kan de raad zich afvragen of de huidige werkwijze ten aanzien van het stellen van vragen1 aan het college voldoende waarborgen en mogelijkheden biedt? De vraag die hierbij leidend is luidt: ‘Hoe kunnen we het gemis aan de mogelijkheid om tijdens commissievergaderingen vragen te stellen aan wethouders (in het kader van controle) vormgeven’?

Advies griffie 1. Vragenrecht als agendapunt toevoegen (procedure conform variant 1) in de commissies vanaf maart 2021 tot juni 2021 (Agendapunt beantwoording vragen in elke commissie) 2. Vragenrecht handhaven in de raad. (Spoedeisend en actueel)

1

Wellicht ten overvloede: de instrumenten ‘het stellen van schriftelijke vragen’ en ‘het recht van interpellatie’ worden in dit discussiestuk buiten beschouwing gelaten.

2 Toelichting Vragen in commissievergaderingen: In de raadscommissies haalt u uw informatie en dit is ook de plek waar de beeldvorming plaats vindt. De raadsvergadering is de plaats waar de besluiten worden genomen. Gezien dit gegeven zou de griffie u willen adviseren om vanaf maart 2021 tot juni 2021 variant 1 (de uitwerking van de varianten treft u later in dit document aan) in te zetten in alle drie de commissies. Deze variant houdt in het kort in dat u voor 10.00 uur op de dag van een commissievergadering het onderwerp met uw vraag of vragen doorgeeft aan de griffie. Uw vraag of vragen zullen dan tijdens de commissievergadering van die avond bij een vast agendapunt beantwoord worden door het college. Vragen in raadsvergaderingen De griffie adviseert verder om dan ook een andere werkwijze in deze zelfde periode in te voeren voor wat betreft de huidige gang van zaken van het stellen van vragen tijdens de raadsvergadering. Immers, u kunt uw vraag of vragen stellen tijdens de commissievergaderingen. De griffie adviseert om in deze periode met het stellen van vragen tijdens de raadsvergadering om te gaan zoals beschreven in de tweede optie welke staat uitgewerkt op pagina 4 van dit document. Deze optie betekent in het kort dat u alleen een vraag stelt in een raadsvergadering als deze zeer actueel is en spoedeisend is.

Experimenteren en oefenen: Door zowel in de commissievergadering als in de raadsvergadering te oefenen/experimenteren met deze nieuwe werkwijze kunt u als raad ervaren hoe de twee zich verhouden tot elkaar en of u daarmee voldoende handvatten heeft om uw vragen beantwoordt te krijgen. Het doel is uiteindelijk om u meer de gelegenheid te bieden en op de juiste plaats uw vragen beantwoordt te krijgen. Na de periode van experimenteren en oefenen volgt dan een evaluatie in het presidium van juli 2021. Als de uitkomst van deze evaluatie is dat de raad deze werkwijze als positief ervaart zal het reglement van orde daarop worden aangepast. Discussiepunten commissie Bestuur 1. De werkwijze van beide varianten betekent dat de voorzitter scherp moet acteren op de afgesproken regels. Is dat wenselijk? 2. Zijn de uitgangspunten helder? 3. Heeft de commissie mogelijk nog varianten?

3

Onderbouwing & Onderzoek De griffie heeft allereerst een onderzoek gedaan naar vier enigszins vergelijkende gemeenten. Dit onderzoek is tijdens de vergadering van het Presidium op 11 november besproken en het presidium heeft daarbij de wens uitgesproken om de mogelijkheid te creëren vragen te stellen tijdens commissievergaderingen. Daarbij heeft het presidium de griffier verzocht een discussienota op te stellen voor de commissie bestuur van Januari 2021 met alternatieven hoe het beste aan de wens tegemoetgekomen kan worden. Hieronder treft u deze alternatieven aan. Criteria

Aanvullende vragen

Afdoening

De vraag is commissiegerelateerd en moet kort en helder geformuleerd zijn, slechts één onderwerp betreffen en mag uit een beperkt aantal deelvragen bestaan.

Naar aanleiding van de gestelde vraag kunnen andere commissieleden een aanvullende vraag stellen aan het college.

De vragen worden ter vergadering door het college mondeling afgedaan en worden niet geregistreerd.

Variant 1 Commissieleden kunnen aan het eind van de vergadering mondelinge technische vragen stellen over een niet geagendeerd onderwerp. Hiervoor wordt een vast agendapunt toegevoegd aan de agenda van de commissies.

Er mogen niet al schriftelijke vragen zijn gesteld over hetzelfde onderwerp waar nog geen antwoord op is gekomen. De vragen moeten om 10.00 uur op de dag van de commissie worden ingediend bij de griffie. (de griffie kan dan eventueel adviseren over het juiste instrument en de vragen ter voorbereiding op mondelinge beantwoording naar het college doorgeleiden)

Het is niet de bedoeling in dit stadium aanvullende vragen te stellen aan de indiener of dat er een discussie tussen fracties ontstaat. Dat kan eventueel in een vervolgstadium bijvoorbeeld als men het onderwerp wenst te agenderen.

4 Criteria

Aanvullende vragen

Afdoening

De vraag is commissiegerelateerd en moet kort en helder geformuleerd zijn, slechts één onderwerp betreffen en mag uit een beperkt aantal deelvragen bestaan.

Naar aanleiding van de gestelde vraag kunnen andere commissieleden een aanvullende vraag stellen aan het college. De vragen worden gebundeld meegenomen door de wethouder.

Er mogen niet al schriftelijke vragen zijn gesteld over hetzelfde onderwerp waar nog geen antwoord op is gekomen

Het is niet de bedoeling in dit stadium aanvullende vragen te stellen aan de indiener of dat er een discussie tussen fracties ontstaat. Dat kan eventueel in een vervolgstadium bijvoorbeeld als men het onderwerp wenst te agenderen.

Vragen worden door het college schriftelijk afgedaan en deze beantwoording komt in de eerstvolgende commissievergadering terug met de vraag of deze daarmee afgedaan zijn of dat er aanvullende vragen over zijn. Indien ja, dan worden deze weer schriftelijke afgedaan en komen dan niet terug op de volgende vergadering. (Wil men het onderwerp verder brengen dan zijn daar andere instrumenten voor.)

Variant 2 Commissieleden kunnen aan het eind van de vergadering mondelinge technische vragen stellen over een niet geagendeerd onderwerp. Hiervoor wordt een vast agendapunt toegevoegd aan de agenda van de commissies.

Gevolgen voor huidige werkwijze stellen van vragen in de raad Als de mogelijkheid is gecreëerd voor het stellen van mondelinge vragen in een commissie wat betekent dat dan voor het stellen van mondelinge vragen tijdens een raadsvergadering zoals we dat gewend waren? Ook hier ligt een overweging voor de hand en daartoe worden hier twee mogelijke opties geschetst:

1. Het stellen van vragen aan het college is verplaatst naar de commissies. De raad kan er 2.

-

-

-

daarom ook voor kiezen het stellen van vragen tijdens de raad af te schaffen. Het stellen van vragen tijdens een raad kan ook wat anders ingericht worden. De raad kan ervoor kiezen dat men enkel vragen stelt als het gaat om met name zeer actuele of spoedeisende zaken die in de samenleving leven of blijken en op die manier aan de orde gesteld kunnen worden. Dit middel wordt dus niet zomaar ingezet. Mede daarom bepaalt de voorzitter of de vragen aan de genoemde criteria voldoen en laat deze al dan niet toe. Criteria en werkwijze zouden als volgt kunnen zijn: Een lid van de raad dat mondelinge vragen wil stellen, meldt dit uiterlijk 48 uur voor de raadsvergadering bij de raadsgriffier; De voorzitter bepaalt de volgorde waarin de aangemelde vragen aan de orde komen; Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen. De voorzitter kan vervolgens andere leden van de raad het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. Gezien de aard van de vragen worden deze in de regel een kort tijdsbestek behandeld. Indien de raad daar om vraagt is er tevens een mogelijkheid dat het onderwerp op verzoek van de raad voor een volgende raadsvergadering te agenderen maar bij voorkeur wordt de vraag kort afgehandeld in een commissie.

5

Onderzoek Op verzoek van het presidium heeft de griffie in oktober 2020 een onderzoek ingesteld naar enigszins vergelijkbare gemeenten, te weten Houten, De Bilt, Woerden en Harderwijk. Hieruit zijn de volgende uitkomsten naar voren gekomen: Mondelinge vragen tijdens commissievergadering Of rondetafelgesprek Is er de mogelijkheid tot het stellen van mondelinge vragen over onderwerpen die niet op de agenda staan? Vooraf indienen Grondslag Werkafspraak zonder grondslag Tijdgebonden (is er een spreektermijn)

Houten

De Bilt

Woerden

Harderwijk

ja

nee

ja

ja

ja ja

-

ja ja -

nee ja -

nee

-

nee

ja

Voor de volledigheid is ook gekeken naar de mogelijkheid van het stellen van vragen tijdens raadsvergaderingen. Hieruit zijn de volgende uitkomsten naar voren gekomen: Mondelinge vragen tijdens raadsvergadering Is er de mogelijkheid tot het stellen van mondelinge vragen over onderwerpen die niet op de agenda staan? Vooraf indienen Grondslag Werkafspraak zonder grondslag Tijdgebonden (is er een spreektermijn)

Houten

De Bilt

Woerden

Harderwijk

nee

ja

ja

ja

nee -

ja ja neen

ja ja -

ja ja

-

ja

nee

ja