D. Handboek 2020

Advies van het meldpunt

1. Als de melding ontvankelijk is, legt het meldpunt binnen 12 weken zijn bevindingen neer in een advies aan het college. Het meldpunt stuurt een kopie van het advies aan de werknemer met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie. 2. Als niet binnen 12 weken een advies kan worden gegeven worden de melder en/of de vertrouwenspersoon en het college, voordat deze termijn is verlopen, daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen het advies als bedoeld in lid 1 gereed is. 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. Artikel 15

Standpunt college naar aanleiding van het advies van het meldpunt

1. Het college stelt binnen 2 weken na ontvangst van het advies van het meldpunt de melder en het meldpunt schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt. 2. De melder van wie de identiteit niet bekend is gemaakt door het meldpunt zal het college het standpunt via het meldpunt doen toekomen. 3. Een standpunt dat afwijkt van het advies wordt gemotiveerd. Artikel 16

Jaarverslag

1. Het meldpunt maakt jaarlijks een verslag. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen gemeld: a. b. c. d.

het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek; het aantal onderzoeken dat het meldpunt heeft verricht; het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het meldpunt heeft uitgebracht.

3. Dit jaarverslag wordt aan het college en de ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Bescherming tegen gevolgen van de melding Artikel 17

Bescherming van de werknemer

1. De werknemer zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan: a. ontslag; b. het niet verlengen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd; Personeelshandboek 2020

c. d. e. f. g. h.

het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst; het opleggen van een arbeidsrechtelijke maatregel; het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; het onthouden van promotiekansen; en het afwijzen van een verlofaanvraag,

voor zover deze gevolgen samenhangen met de door de werknemer gedane melding van een vermoeden van een misstand. 2. Het college draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt. 3. Het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel geldt ook voor de werknemer die te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt in een andere organisatie dan die van werkgever, volgens de bij die organisatie geldende regels. De bescherming geldt alleen als de werknemer: a. b. c. d.

uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt; uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand; het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld; zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding met hem zijn gemaakt door het college.

Artikel 18

Bescherming van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 17 lid 1 en 2 tegen benadeling als gevolg van de hem bij dit hoofdstuk toebedeelde taken. Artikel 19

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘hoofdstuk Melding Vermoeden Misstand’.

Personeelshandboek 2020

17. Rouwprotocol Paragraaf 1

Algemeen

Dit protocol is een handreiking over hoe te handelen wanneer we worden geconfronteerd met overlijden. Overlijden van een (oud) collega, van naaste familie van een collega of van zakelijke contacten. Belangrijk ▪ ▪ ▪

Zodra je (in de organisatie) hoort van het overlijden van een collega, meld dit dan direct aan HR en de leidinggevende van de overledene; Gebruik de richtlijnen hierna om niets over het hoofd te zien. Bedenk dat elk rouwverwerkingsproces een individueel karakter heeft. Wees voorbereid op emotionele momenten en ga deze niet uit de weg.

Leidinggevende en collega’s kunnen in het algemeen het best een actieve houding aan nemen tegenover de nabestaande: stap op de rouwende af, zoek contact en maak het verlies bespreekbaar. Luisteren en erkennen is daarbij belangrijker dan het geven van adviezen. Verkeerde woorden worden doorgaans minder erg gevonden dan stilzwijgen. Zorg dat je als leidinggevende of collega op de hoogte blijft van de situatie. Maar houdt er ook rekening mee dat iedereen rouwt op zijn eigen manier. Rouw is continu aanwezig en kan ervoor zorgen dat een collega anders reageert dan normaal gesproken; toon hier begrip voor. Aanvullende handreikingen over dit onderwerp kunt u vinden in de brochure ‘Een verlies verwerken kan niemand alleen’ die als bijlage bijgevoegd. In dit protocol worden de volgende aspecten nader belicht: Paragraaf 2: terminale ziekte van een naaste Paragraaf 3: overlijden van een naast familielid van een werknemer Paragraaf 4: overlijden van een collega Paragraaf 5: overlijden van een oud-werknemer Paragraaf 6: overlijden van een raadslid Paragraaf 6: overlijden van een zakenrelatie Paragraaf 2

Terminale ziekte van een naaste

Rouwverwerking kan al starten wanneer er sprake is van een langdurige terminale ziekte van een naaste. In situaties waarin een werknemer verlof op wil nemen voor de verzorging van een partner, ouder of kind met een levensbedreigende ziekte, kan de werknemer gebruik maken van langdurig zorgverlof volgens de Wet arbeid en zorg (WAZO). De mogelijkheid die wij hebben om flexibel te werken zorgt er daarnaast voor dat er op afwijkende tijden kan worden gewerkt. Leidinggevende en werknemer kunnen in overleg met HR afspraken maken over een tijdelijke aanpassing in het takenpakket van de werknemer. Actie Afspraken maken over flexibel werken Tijdelijke aanpassing takenpakket Informeren collega’s over gewijzigde afspraken Langdurig zorgverlof bij terminale ziekte partner, kind of ouder Paragraaf 3

Wie doet wat Werknemer, leidinggevende en HR Werknemer, leidinggevende en HR Leidinggevende Aanvragen: werknemer Verwerken: HR

Overlijden van een naast familielid van een werknemer of lid van het college

Actie Contact opnemen met de betrokken werknemer Contactpersoon namens de organisatie Informeren gemeentesecretaris, leidinggevende en collega’s Personeelshandboek 2020

Wie doet wat HR HR HR heeft regie en zet acties uit

Informeren zakelijke relaties Leidinggevende Condoleancebrief aan nabestaanden verzenden namens HR/Kabinetszaken maakt op de persoon werkgever bij overlijden partner, ouder of kind van werknemer. toegespitste tekst en zorgt voor verzending In overige gevallen geen condoleancebrief Bij overlijden van partner of kind van een werknemer: bijwonen HR of leidinggevende uitvaartplechtigheid De collega’s die daar behoefte aan hebben in de gelegenheid stellen de uitvaartplechtigheid bij te wonen als het bedrijfs- of Leidinggevende dienstbelang zich daar niet tegen verzet; hiervoor hoeft geen verlof te worden ingeleverd Regelen verlof voor de werknemer HR, zie de uitleg hieronder Als werknemer na de uitvaart niet meteen het werk hervat: contact onderhouden met de werknemer en, zo nodig in overleg HR met bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk, moment en wijze van werkhervatting afspreken Informeren of werknemer tijdens afwezigheid (telefonisch) contact HR met collega’s op prijs stelt Collega’s en zo nodig zakelijke contacten informeren over de Leidinggevende afwezigheid van de werknemer en de wijze van vervanging Verlof Calamiteitenverlof bij overlijden geldt als het gaat om het overlijden en de begrafenis van ouders, grootouders, kinderen, kleinkinderen en broers of zussen (artikel 4.1 WAZO).

Overlijden van ouders, grootouders, kinderen, kleinkinderen en broers of zussen van je echtgenoot of geregistreerde partner is hieraan gelijkgesteld. Bij dit calamiteitenverlof geldt dat de tijd opgenomen kan worden die daarvoor nodig is. Je kunt dit overleggen met je leidinggevende. We hanteren hierbij wel een richtlijn: ▪ ▪ ▪

bij ouders en kinderen verlof van de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis/crematie. Als er meer verlof nodig is, kun je dit overleggen met je leidinggevende; bij broers en zussen, grootouders of kleinkinderen de dag overlijden en de dag van de begrafenis/crematie; als er meer verlof nodig is, kun je dit overleggen met je leidinggevende; in andere situaties: in overleg met je leidinggevende.

Paragraaf 4

Overlijden van een collega of lid van het college

Overlijden van een collega heeft veel impact op de hele organisatie. Het is dan ook belangrijk dat er voldoende aandacht wordt besteed aan de opvang van collega’s, zowel direct na het overlijden als in de maanden daarna. Dit kan gebeuren door HR, de leidinggevenden en zo nodig een maatschappelijk werker. Actie bij overlijden in werktijd BHV inschakelen Oproepen arts en zo nodig politie

Wie doet wat Omstanders BHV HR checkt of dit gebeurd is

Samenstellen team dat situatie begeleidt, bestaande uit: ▪ ▪ ▪ ▪

leidinggevende; gemeentesecretaris; burgemeester of collegelid; en HR.

Personeelshandboek 2020

HR

Informeren van de familie en zorgen voor opvang van de familie, zo mogelijk samen met de arts Informeren directe collega’s en zorgen voor opvang Bekend maken (mondeling) overlijden bij de overige collega’s door het personeel gelijktijdig bijeen te roepen in de Raadzaal. Gelegenheid geven tot vragen stellen.

Een van de leden van het begeleidingsteam Een van de leden van het begeleidingsteam Twee van de leden van het begeleidingsteam

Daarna een bericht op intranet voor werknemers die niet Kabinetszaken aanwezig konden zijn bij de bijeenkomst in de Raadzaal. Acties bij overlijden buiten werktijd Wie doet wat Informeren college en gemeenteraad Gemeentesecretaris Persoonlijk informeren van directe collega’s en zorgen voor HR en gemeentesecretaris opvang Informeren van de overige collega’s door het personeel gelijktijdig HR en gemeentesecretaris bijeen te roepen (mondeling) in de Raadzaal. Gelegenheid geven tot vragen stellen Daarna een bericht op intranet voor werknemers die niet aanwezig konden zijn bij de bijeenkomst in de Raadzaal. Vervolgacties in beide situaties Telefonisch contact met de nabestaanden ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Kabinetszaken Wie doet wat

Condoleren Informeren naar datum en tijdstip uitvaart Vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: Informeren of nabestaanden prijs stellen op: HR • bezoek van de leidinggevende of collega’s • rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen • rouwadvertentie in Zenderstreeknieuws en AD/UN • toespraak of andere bijdrage tijdens de uitvaart • aanwezigheid collega’s bij de uitvaart • praktische zaken zijn die vanuit het werk geregeld moeten worden voor de uitvaart

Persoonlijke condoleancebrief namens het college naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens het gemeentebestuur ter waarde van € 100,Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van 2 rouwadvertenties van gemiddelde grootte: 1. met een formele tekst, ondertekend door het college 2. met een informele tekst namens alle collega’s, met als ondertekening De collega’s van de gemeente IJsselstein Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen vertegenwoordiging college bij de uitvaart

Personeelshandboek 2020

Tekst opstellen: HR, leidinggevende en Kabinetszaken Afhandeling: Bestuurssecretariaat HR

Teksten opstellen: HR en Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Kabinetszaken

HR en gemeentesecretaris

Als de nabestaanden er prijs op stellen: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Collega’s in de gelegenheid stellen uitvaart bij te wonen. Als er alleen schriftelijk gecondoleerd kan worden: collega’s hierover informeren.

HR en Kabinetszaken HR

HR en leidinggevende HR

Op het werk Herdenken ▪ ▪

desgewenst een gedenkteken plaatsen op de werkplek van de overledene één van de vergaderkamers inrichten als gedenkruimte met condoleanceboek, foto en kaars

Vlag half stok op de dag van de uitvaart In memoriam maken en plaatsen op intranet. Informeren zakelijke contacten over het overlijden en wie de taken waarneemt Acties na de uitvaart Retourneren persoonlijke eigendommen aan nabestaanden en terugvragen eigendommen werkgever (toegangsdruppel, tablet, mobiele telefoon e.d.) Checken of er sprake is van een bedrijfsongeval: ▪ ▪ ▪

Leidinggevende, directe collega’s en HR

Kabinetszaken Leidinggevende, HR en Kabinetszaken Leidinggevende Wie doet wat HR of leidinggevende

overlijden als gevolg van een bedrijfsongeval melden aan de ongevallenverzekering en toezien op de overlijdensuitkering. HR bedrijfsongeval melden bij de arbeidsinspectie zo nodig uitbetalen overlijdensuitkering bij ongeval in en door de dienst (artikel 10.20 lid 2 Cao Gemeenten)

Salarisadministratie hierover informeren. Nabestaanden informeren over financiële afwikkeling (resterend salaris en salaristoelagen, IKB, overlijdensuitkering – denk ook aan vorderingen) Tenaamstelling (De nabestaanden van ..) en adres (door familie aan te geven) in salarisadministratie wijzigen zodat er geen post meer naar de overledene wordt gestuurd Zo spoedig mogelijk na het overlijden van de werknemer aan de nagelaten betrekkingen een bedrag uitkeren conform artikel 10.20 Cao Gemeenten. Door het invoeren van de ontslagdatum in het systeem wordt het pensioenfonds automatisch op de hoogte gesteld van het overlijden. Zo nodig nabestaanden helpen bij invullen formulieren voor APB en SVB Overlijden doorgeven aan arbodienstverlener en UWV Contact onderhouden met nabestaanden; duur naar behoefte nabestaanden.

Personeelshandboek 2020

HR

Salarisadministratie

Salarisadministratie

HR HR HR

In ieder geval 1 jaar na overlijden en bij de eerste verjaardag van de overledene een kaartje sturen Nazorg voor collega’s: informeren hoe het met de directe collega’s gaat (herhalen) en zo nodig verwijzen naar bedrijfsarts Leidinggevende en HR of maatschappelijk werk. Werkzaamheden overledene: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Regelen of afzeggen afspraken Lopende zaken toetsen op prioriteit Overname van werkzaamheden regelen, inclusief post en e-mail Leidinggevende Bespreken wat en hoe gecommuniceerd wordt naar klanten E-mailadres laten verwijderen door ICT. Stel een automatisch emailbericht op.

Paragraaf 5

Overlijden van een oud-werknemer:

Acties Wie doet wat Direct informeren HR Degene die het bericht krijgt Informeren werknemers via intranet over overlijden en over datum HR en tijdstip uitvaart Tekst: HR/Kabinetszaken Condoleancebrief aan nabestaanden namens college als de oudAfhandeling: werknemer binnen 5 jaar na uitdiensttreding overlijdt bestuurssecretariaat Grafstuk ter waarde van € 100,- als de oud-werknemer binnen 1 HR jaar na uitdiensttreding overlijdt Bijwonen condoleancebijeenkomst of uitvaart voor zover bedrijfsof dienstbelangen zich daar niet tegen verzetten, zonder Wie daar behoefte aan heeft opnemen van verlof Paragraaf 6

Overlijden van een raadslid

Acties Informeren college en gemeenteraad Informeren van de werknemers door informatie op intranet te plaatsen Vervolgacties Telefonisch contact met de nabestaanden ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Wie doet wat HR en gemeentesecretaris HR en Kabinetszaken Wie doet wat

condoleren informeren naar datum en tijdstip uitvaart vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een Griffier bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: Informeren of nabestaanden prijs stellen op: • bezoek van de mede raadsleden • rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen • rouwadvertentie (Zenderstreeknieuws en AD/UN) • toespraak of andere bijdrage tijdens de uitvaart

Personeelshandboek 2020

•

praktische zaken die vanuit het werk geregeld moeten worden voor de begrafenis

Persoonlijke condoleancebrief namens het college naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens gemeente IJsselstein ter waarde van € 100,Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van een rouwadvertenties van gemiddelde grootte met een formele tekst, ondertekend door het college en de gemeenteraad Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen vertegenwoordiging college op uitvaart Als de nabestaanden er prijs op stellen: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Vlag halfstok op de dag van de uitvaart Herdenkingsmogelijkheden in de organisatie: de fractiekamer inrichten als gedenkruimte met condoleanceboek, foto en kaars In memoriam maken en plaatsen op intranet.

Informeren zakelijke contacten over het overlijden en wie de taken waarneemt Twee minuten stilte bij de eerstvolgende raadsvergadering en uitspreken in memoriam door voorzitter gemeenteraad Acties na de uitvaart Retourneren persoonlijke eigendommen aan nabestaanden en terugvragen eigendommen werkgever (toegangsdruppel, tablet, mobiele telefoon e.d.) Nabestaanden informeren over financiële afwikkeling Tenaamstelling (De nabestaanden van ..) en adres (door familie aan te geven) in salarisadministratie wijzigen zodat er geen post meer naar de overledene wordt gestuurd Contact onderhouden met nabestaanden; duur naar behoefte nabestaanden. In ieder geval 1 jaar na overlijden en bij de eerste verjaardag van de overledene een kaartje sturen Emailadres laten verwijderen door ICT. Stel een automatisch emailbericht op. Paragraaf 7

HR Teksten opstellen: Griffie en Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Kabinetszaken Griffie Griffie en Kabinetszaken Griffie Kabinetszaken Griffie, in samenwerking met HR Griffie en Kabinetszaken Griffie Griffie, Chef Kabinetszaken en voorzitter gemeenteraad Wie doet wat Griffie HR Salarisadministratie

Griffie

Griffie

Overlijden oud-wethouder of oud-raadslid

Acties Informeren college en gemeenteraad Informeren van de werknemers door informatie op intranet te plaatsen Vervolgacties Telefonisch contact met de nabestaanden: ▪ ▪

Tekst opstellen: HR, Griffie en Kabinetszaken Afhandeling: Bestuurssecretariaat

condoleren informeren naar datum en tijdstip uitvaart

Personeelshandboek 2020

Wie doet wat Burgemeester, Kabinetszaken en Griffier Kabinetszaken Wie doet wat Griffier

▪ ▪ ▪

vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: Informeren of nabestaanden prijs stellen op: • bezoek van de mede raadsleden • rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen • rouwadvertentie en in welke krant (Zenderstreeknieuws en AD/UN)

Persoonlijke condoleancebrief namens het college naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens gemeente IJsselstein ter waarde van € 100,Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van een rouwadvertenties van gemiddelde grootte met een formele tekst, ondertekend door het college en de gemeenteraad Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen condoleance bezoek namens college Als de nabestaanden er prijs op stellen: Per situatie verschillend: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Twee minuten stilte bij eerstvolgende raadsvergadering en uitspreken in memoriam door voorzitter gemeenteraad.

Paragraaf 8

Kabinetszaken Teksten opstellen: Griffie en Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Kabinetszaken Griffie Griffie en Kabinetszaken

Kabinetszaken Griffie, Kabinetszaken en voorzitter gemeenteraad

Overlijden van een zakenrelatie

Acties Direct informeren leidinggevende Overleggen met gemeentesecretaris over plaatsen rouwadvertentie of grafstuk Zo nodig regelen kleine rouwadvertentie Zo nodig regelen grafstuk ter waarde van maximaal € 100,Condoleancekaart namens gemeente IJsselstein

Paragraaf 9

Tekst opstellen: Burgemeester, Kabinetszaken en Griffie Afhandeling: Bestuurssecretariaat

Wie doet wat Degene die het bericht krijgt Leidinggevende Opstellen tekst: Kabinetszaken Plaatsing: HR HR HR

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘Rouwprotocol’.

Personeelshandboek 2020

18.

Reglement geschillencommissie gemeente IJsselstein

1 | Bevoegdheid De geschillencommissie, verder te noemen: ‘de commissie’, is ingesteld om bij een geschil tussen de werknemer en de werkgever over de toepassing van een functiewaarderingssysteem, de uitvoering van een Van werk naar werk-traject, de toepassing van een sociaal plan of sociaal statuut en eventuele andere door de werkgever te benoemen onderwerpen, te bemiddelen en – als die bemiddeling geen resultaat heeft – een oplossing voor het geschil te geven. De procedure bij de commissie staat niet open voor bezwaren van werknemers die zijn gericht tegen beslissingen van de werkgever, die voortvloeien uit een wettelijk voorschrift of afspraken die door of namens de werkgever zijn gemaakt met de vakbonden, voor zover het bezwaar zich richt tegen de inhoud daarvan. Een geschil dat betrekking heeft op de individuele toepassing van een dergelijke afspraak of voorschrift, kan wél aan de commissie worden voorgelegd. 2 | Samenstelling van de commissie De commissie bestaat uit: • een onafhankelijke voorzitter, die in overleg tussen de werkgever en werknemerszijde wordt benoemd, en • twee commissieleden, waarvan één commissielid op voordracht van de werkgever wordt benoemd en één commissielid op voordracht van werknemerszijde. De voorzitter en de commissieleden hebben ieder één of meer plaatsvervangers, die op dezelfde wijze worden benoemd.

Desgewenst kunnen de voorzitter en de leden van de commissie worden betrokken uit een ‘pool’ van commissieleden die – afhankelijk van het geschil dat voorligt – op basis van hun specifieke kennis en deskundigheid kunnen worden ingezet. De commissieleden ontvangen een vergoeding. De voorzitter, de commissieleden en hun plaatsvervangers treden niet op in geschillen, waarbij zij persoonlijk betrokken zijn of een persoonlijk belang hebben. De commissie heeft een secretariaat, waarvan de kosten voor rekening komen van de werkgever. De secretaris en zijn plaatsvervanger(s) zijn geen lid van de commissie en worden door de werkgever benoemd. De commissie bepaalt de taak en werkwijze van het secretariaat. Het post- en emailadres van het secretariaat is: Gemeente IJsselstein t.a.v. de geschillencommissie Overtoom 1 3401 BK IJsselstein geschillencommissie@ijsselstein.nl 3 | Procedure De werknemer start een procedure voor de commissie met de toezending van een bezwaarschrift aan het secretariaat. Het bezwaarschrift vermeldt in ieder geval: • de naam en het adres van de werknemer, • de beslissing – of het achterwege blijven daarvan – die ten grondslag ligt aan het geschil, • een heldere omschrijving van de feiten die tot het geschil hebben geleid, en • een duidelijke conclusie en/of verzoek.

Als het bezwaarschrift niet aan deze vereisten voldoet, geeft de commissie de werknemer de gelegenheid om het bezwaarschrift aan te vullen. De procedure wordt gevoerd in de Nederlandse taal. Personeelshandboek 2020

De werknemer kan zich tijdens de gehele procedure laten bijstaan door een vertrouwenspersoon, zoals een vakbondsadviseur, collega, advocaat of medewerker van een rechtshulpverzekeraar. De kosten voor die bijstand zijn voor rekening van de werknemer. De procedure schort de werking van de bestreden beslissing niet op. Het secretariaat bevestigt de ontvangst van het bezwaarschrift en zendt een kopie van het bezwaarschrift aan de commissie en de werkgever. Nadat het bezwaarschrift volledig is ingediend, kan de commissie de werkgever verzoeken om een tijdelijke maatregel te treffen. Als het bezwaar zich richt tegen de individuele toepassing van een functiewaarderingssysteem, stuurt het secretariaat aan de medewerker of afdeling die voor de waardering van de functie verantwoordelijk is een kopie van het bezwaarschrift, met het verzoek om een schriftelijk deskundigenadvies uit te brengen. De werkgever kan binnen vier weken na toezending van het bezwaarschrift door het secretariaat, of het deskundigenadvies als het geschil over functiewaardering gaat, een verweerschrift aan het secretariaat sturen. Het secretariaat zendt een kopie van het verweerschrift aan de commissie en de werknemer. De voorzitter kan de werknemer daarna vragen om een schriftelijke reactie, waarna ook de werkgever weer schriftelijk mag reageren, steeds met een termijn van maximaal twee weken.

Het secretariaat zendt kopieën van de reacties aan de commissieleden en de andere partij. Binnen vier weken na de schriftelijke voorbereiding stelt de voorzitter plaats en tijdstip vast voor de mondelinge behandeling. De commissie kan tijdens de mondelinge behandeling ook anderen horen, als zij dat nodig vindt. Ook de werkgever en de werknemer kunnen getuigen of deskundigen voordragen om tijdens de mondelinge behandeling door de commissie te worden gehoord. Een verzoek daartoe moet uiterlijk twee weken voor de mondelinge behandeling bij het secretariaat worden ingediend. De commissie neemt hierover een besluit. Het secretariaat informeert de werkgever en de werknemer als getuigen of deskundigen worden gehoord tijdens de mondelinge behandeling. De commissie kan een gecombineerde behandeling van meerdere geschillen aan de werknemer voorleggen. De mondelinge behandeling is niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt en de werknemer en de werkgever daar geen bezwaar tegen hebben. Tijdens de mondelinge behandeling zal de commissie proberen een minnelijke schikking tussen de werkgever en de werknemer te bereiken. De commissie kan daartoe de behandeling aanhouden en partijen een termijn voor beraad geven.

Als de behandeling niet tot overeenstemming tussen de werkgever en de werknemer leidt, doet de commissie binnen twee weken na de mondelinge behandeling uitspraak in de vorm van een schriftelijk, zwaarwegend advies aan de werkgever en de werknemer. 4 | Overige De werknemer die een bezwaarschrift aan de commissie voorlegt, zal daardoor op geen enkele wijze in zijn positie bij de werkgever worden benadeeld. Dit geldt ook voor een werknemer die als vertrouwenspersoon, getuige of deskundige is betrokken bij een procedure. De commissie en de medewerkers werkzaam binnen het secretariaat zijn gehouden tot geheimhouding. De commissie kan van de bij dit reglement vastgestelde termijnen afwijken of een betrokken partij afwijking daarvan toestaan. Het secretariaat informeert partijen over afwijkende termijnen. Als zich omstandigheden voordoen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de commissie. Personeelshandboek 2020