D. Handboek 2020

Periodiek Arbeidsgezondheidskundigonderzoek en/of Preventief Medisch Onderzoek (Groepen) werknemers krijgen periodiek gelegenheid om een onderzoek te laten verrichten. Dit onderzoek is een combinatie van een traditioneel Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek en een Preventief Medisch Onderzoek. Het Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek is specifiek voor werkgerelateerde gezondheidsaspecten zoals die naar voren komen uit de Risico Inventarisatie. Het Preventief Medisch Onderzoek is een bredere vitaliteitscheck op de deelgebieden van een vitale levensstijl. HR en de arbodienstverlener zetten het onderzoek in gang. De arbodienstverlener voert het onderzoek uit. Werknemers zijn niet verplicht aan het onderzoek deel te nemen. Protocol Agressie en geweld en ander grensoverschrijdend gedrag Agressie en geweld komen in onze maatschappij in toenemende mate voor. Steeds meer mensen krijgen er mee te maken. Niet alleen op straat maar ook tijdens het werk. Agressie en geweld verstoren de normale uitvoering van het werk en hebben vaak grote gevolgen. De werknemers mogen van klanten, bezoekers en van elkaar een respectvolle houding verwachten. Zowel bij persoonlijk als bij schriftelijk of telefonisch contact. De werkgever bevordert de veiligheid, het welzijn en de gezondheid binnen de taakuitvoering van de werknemers door dit standpunt uit te dragen.

De werkgever kiest voor aansluiting bij het regionale convenant Veilige Publieke taak. De werkgever heeft een actueel protocol Agressie en Geweld en ander grensoverschrijdend gedrag. Werknemers krijgen met regelmaat trainingen over dit onderwerp. Vertrouwenspersonen De werkgever heeft een interne vertrouwenspersoon en een externe vertrouwenspersoon (uit het netwerk) van de arbodienstverlener. Werknemers kunnen naar de vertrouwenspersoon met meldingen of klachten over ongewenst gedrag. Ongewenst gedrag kan zijn: agressie en geweld, seksuele intimidatie, ongewenste intimiteiten, pesten en discriminatie. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en gaat vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. De vertrouwenspersoon zorgt voor de eerste opvang en ondersteunt de werknemer bij het zoeken van een oplossing. Jaarlijks maakt de vertrouwenspersoon een geanonimiseerd overzicht van de meldingen voor het Sociaal Jaarverslag. Paragraaf 3

Verzuimprotocol

Personeelshandboek 2020

In dit protocol leggen we vast welke afspraken er gelden als werknemers uitvallen wegens ziekte. Deze zijn een uitwerking van de bestaande wet- en regelgeving, afspraken in de Cao Gemeenten, het personeelshandboek en instructies van de werkgever. HR informeert werknemers over deze afspraken door middel van een informatie-brochure op intranet. De verzuimbegeleiding is gericht op het denken en handelen in mogelijkheden bij het herstelproces en de re-integratie van werknemers. Ziekmelding 1. De werknemer meldt zich ’s ochtends vóór 9.00 uur ziek bij zijn leidinggevende. Ook stuurt de werknemer de ziekmelding naar verzuim@ijsselstein.nl. De werknemer stuurt een kopie van deze e-mail aan de leidinggevende. In de e-mail staat: a. wat de reden is van de ziekmelding (geen melding van medische details), b. wat de verwachte duur is van het verzuim, c. het telefoonnummer waarop de werknemer bereikbaar is, d. het adres waarop de werknemer verblijft als dit een ander adres is dan het woonadres. De werknemer is er verantwoordelijk voor dat zijn afspraken afgezegd worden. De werknemer kan vragen of zijn leidinggevende de afspraken afzegt. 2. HR geeft de ziekmelding door aan de arbodienstverlener en registreert het verzuim in de Verzuimmanager. Als de werknemer daar toestemming voor geeft wordt de ziekmelding vermeld op intranet zolang de werknemer volledig afwezig is. 3.

Vanaf de dag van ziekmelding start een traject om te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk gezond weer aan het werk kan. Denken en handelen in mogelijkheden bij het herstelproces en tijdens de re-integratie staat hierbij voorop. HR en de leidinggevende spannen zich in om zo snel mogelijk passende arbeid voor de werknemer te vinden als dat nodig is. De werknemer geeft alle informatie en medewerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een actieve verzuimbegeleiding en aanvaardt passende arbeid als deze wordt aangeboden. 4. HR adviseert de leidinggevende over de verzuimbegeleiding. De leidinggevende van de zieke werknemer is casemanager. 5. HR en de leidinggevende stellen vast of en wanneer vervanging nodig is en hoe de vervanging wordt geregeld. Contact 1. De leidinggevende neemt de 1e ziektedag, of zo kort mogelijk daarna, telefonisch contact op met de werknemer. De leidinggevende maakt een kort schriftelijk verslag van het telefonisch contact voor HR. 2. De leidinggevende onderhoudt de 1e 6 weken regelmatig telefonisch contact met de werknemer. De leidinggevende kan ook de POB-er verzoeken het contact met de werknemer te onderhouden. 3. De leidinggevende informeert de werknemer ook tijdens ziekte over belangrijke ontwikkelingen op het werk. 4. Na 6 weken ziekte gaat de werknemer naar de bedrijfsarts.

Op advies van HR, leidinggevende of POB-er kan de werknemer ook eerder door de bedrijfsarts worden opgeroepen. Bedrijfsarts 1. Om de werknemer te helpen zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan, wordt deze zo nodig ook begeleid door de bedrijfsarts. Als de situatie er om vraagt, wordt de bedrijfsarts meteen na de ziekmelding ingeschakeld. De bedrijfsarts wordt in ieder geval ingeschakeld als de ziekte langer duurt dan 6 weken. Personeelshandboek 2020

2. De werknemer is verplicht gehoor te geven aan een oproep voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Het maken van een afspraak bij de bedrijfsarts, het verzetten van de afspraak of het annuleren van een afspraak in verband met herstel loopt via HR. 3. De bedrijfsarts geeft een schriftelijke terugkoppeling aan HR; de werknemer krijgt daar een kopie van. Werkhervatting 1. De werknemer doet al het mogelijke om het werk zo snel mogelijk (gedeeltelijk) te hervatten. 2. De werkgever spant zich in om een verantwoorde werkhervatting mogelijk te maken. 3. Werkhervatting is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werknemer en de werkgever. Werkgever en werknemer staan open voor alle mogelijkheden tot werkhervatting zoals inzet van hulpmiddelen, maatregelen op het werk, (tijdelijke) aanpassing in het takenpakket, (tijdelijk) ander werk in de eigen organisatie of (tijdelijk) ander werk buiten de organisatie. 4. Bij gedeeltelijke werkhervatting geeft de werknemer de gewerkte uren en dagen door via verzuim@ijsselstein.nl. HR geeft uitleg over de wijze waarop dit gebeurt. Weer beter 1. De werknemer hervat het werk (gedeeltelijk) zodra het weer kan, zo nodig in overleg met de arbodienstverlener of met HR. 2. Een werknemer die langer dan 1 jaar ziek is, kan zich alleen hersteld melden na overleg met de leidinggevende en HR. 3. De werknemer meldt zich beter via verzuim@ijsselstein.nl.

De werknemer stuurt een kopie van deze e-mail aan de leidinggevende. Ziek worden tijdens vakantie 1. De werknemer meldt ziekte tijdens vakantie via verzuim@ijsselstein.nl. De werknemer stuurt een kopie van de e-mail aan de leidinggevende. In de ziekmelding per e-mail vermeldt werknemer in ieder geval het verblijfadres in het buitenland en de contactgegevens op dat moment. 2. Om het verlof terug te kunnen krijgen, overlegt de werknemer een medische verklaring van een lokale arts die aantoont dat de werknemer ziek is. Bij verblijf in het buitenland is de medische verklaring opgesteld in het Engels. Paragraaf 4

Verzuimbegeleiding bij langdurige ziekte

Langdurig verzuim Bij langdurige ziekte gelden een aantal wettelijke regels en procedures, zoals de Wet verbetering poortwachter. De verzuimbegeleiding vindt plaats in overeenstemming deze bepalingen; wijzigingen in de wet- en regelgeving kunnen leiden tot aanpassing van de onderstaande punten. 1. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op, uiterlijk in de 6e week van het verzuim. Dit wordt toegevoegd aan het re-integratiedossier. De bedrijfsarts maakt vervolgafspraken voor de begeleiding van het verzuim. 2. Werknemer en de leidinggevende maken met advies van HR uiterlijk in de 8e week van het verzuim, aan de hand van de probleemanalyse van de bedrijfsarts, een plan van aanpak. In het plan van aanpak leggen werknemer en de leidinggevende de afspraken over de reintegratie vast. HR zorgt voor de verslaglegging. Werknemer en de leidinggevende ondertekenen het plan van aanpak voor akkoord. Het plan van aanpak gaat in het reintegratiedossier. 3. Tijdens de gehele ziekteperiode evalueren de werknemer en de leidinggevende minimaal 1 keer in de 6 weken de voortgang in de re-integratie. HR adviseert hierin. De leidinggevende maakt van de gesprekken een verslag. Werknemer en de leidinggevende ondertekenen het verslag voor akkoord. Alle verslagen gaan in het re-integratiedossier. 4. Na 42 weken ziekte geeft HR of de arbodienstverlener de ziekmelding door aan het UWV.

Personeelshandboek 2020

5. Na 52 weken ziekte evalueren werknemer en de leidinggevende het 1e jaar. Zo nodig stellen werknemer en de leidinggevende de doelen van de re-integratie en het plan van aanpak bij. HR adviseert daar over. Om alle opties voor de re-integratie in kaart te brengen vindt een arbeidsdeskundig onderzoek plaats. Naast de re-integratie in de eigen organisatie (reintegratie 1e spoor), wordt vanaf het 2e ziektejaar ook gewerkt aan re-integratie buiten de eigen organisatie (re-integratie 2e spoor). De leidinggevende zorgt voor verslaglegging. Alle documenten worden toegevoegd aan het re-integratiedossier. 6. Uiterlijk in week 91 doet de werknemer een WIA-aanvraag bij het UW.; HR verleent ondersteuning bij de WIA-aanvraag. Het re-integratiedossier wordt door de werknemer bij het UWV ingeleverd. Het UWV neemt de beslissing over het wel of niet toekennen van een arbeidsongeschiktheidsuitkering uiterlijk na 104 weken ziekte. 7. In hoofdstuk 7 Cao Gemeenten staat welke situatie na 104 weken geldt. Langdurig verzuim en korting op het salaris 1. De doorbetaling van het salaris tijdens arbeidsongeschiktheid is geregeld in artikel 7.1 Cao Gemeenten. HR informeert de werknemer schriftelijk over een korting op het salaris, voordat de korting in gaat. 2. Er vindt geen korting op het salaris plaats bij terminale ziekte. 3.

Op grond van artikel 7 van hoofdstuk Vergoedingen kan de werkgever besluiten een vergoeding bij ziekte uit te betalen ter hoogte van maximaal de korting op het salaris, voor maximaal 36 maanden. Als de werkgever van deze mogelijkheid gebruik maakt krijgt de werknemer schriftelijk bericht. Langdurig verzuim en verlof De werknemer kan tijdens ziekte met toestemming van leidinggevende verlof opnemen. HR en de bedrijfsarts adviseren hier over. Frequent kort verzuim De werknemer die 3 keer per 12 maanden of vaker kort verzuimt, heeft een gesprek met HR of met de arbodienstverlener om mogelijk werkgerelateerde aspecten te achterhalen en te kunnen oplossen. Duurzaam Inzetbaarheid Overleg Een aantal keer per jaar vindt overleg plaats tussen bedrijfsarts, POB-er, HR en leidinggevenden om verzuimcasussen en trends in het verzuim te bespreken en gezamenlijk naar de meest adequate oplossing te zoeken. Spelregels als we het niet met elkaar eens zijn Als werknemer en werkgever het niet met elkaar eens zijn over de te nemen stappen bij langdurig ziekteverzuim, kan het UWV ingeschakeld worden door het aanvragen van een Deskundigenoordeel. Dit kan op verzoek van de werkgever of op verzoek van de werknemer. Als de werknemer een deskundigenoordeel aanvraagt zijn de kosten voor eigen rekening. Paragraaf 5

Verzuimregistratie en -analyse

HR registreert het verzuim in de verzuimmodule van het personeelsinformatiesysteem. Aan de hand van deze gegevens worden ieder kwartaal en jaarlijks verzuimcijfers geproduceerd. De verzuimcijfers worden zo vormgegeven dat zij niet zijn te herleiden tot persoonsniveau. Ze worden gebruikt ter analyse van het verzuim, waardoor het mogelijk wordt trends in het verzuim te signaleren en hier oplossingen voor te zoeken. De arbodienstverlener en HR zorgen voor de analyse en stelt deze ter beschikking aan het management en de ondernemingsraad.

Personeelshandboek 2020

Paragraaf 6

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘Uitvoeringsbeleid Arbo’.

Personeelshandboek 2020

Duurzame inzetbaarheid

Personeelshandboek 2020

12. Inzetbaarheid Artikel 1

Inzetbaarheid

De werknemer is op basis van het generieke functieprofiel in principe breed inzetbaar binnen de gehele organisatie van werkgever. Artikel 2

Gesprekken over inzetbaarheid

1. De werknemer en zijn leidinggevende voeren regelmatig gesprekken over de inzetbaarheid van de werknemer binnen de organisatie van werkgever. 2. De werknemer en zijn leidinggevende maken jaarlijks concrete afspraken over ontwikkeling en opleiding gericht op inzetbaarheid in de huidige functie of over doorstroom naar een andere geschikte functie. De leidinggevende houdt bij het maken van de afspraken over ontwikkeling, opleiding of doorstroming rekening met de persoonlijke situatie van de medewerker zoals leeftijd, gezondheid en gezinssituatie. 3. De werkgever faciliteert de werknemer in het realiseren van de afspraken over opleiding en ontwikkeling met inachtneming van de bepalingen in hoofdstuk 8 Cao Gemeenten. 4. De werknemer is niet verplicht een aangeboden geschikte functie in het kader van doorstroming te accepteren. De werknemer wordt gevraagd een weigering van een geschikte functie te beargumenteren. Artikel 3

Aanvullende afspraken

1. De werknemer en zijn leidinggevende zijn samen verantwoordelijk voor het vastleggen en het realiseren van de loopbaan- of ontwikkelafspraken die zij samen maken. 2. De werknemer die zich willen oriënteren op een vervolgfunctie kan na overleg met de leidinggevende en loopbaantraject afleggen. Artikel 4

Voorkeurspositie

De werknemer die in overleg met de leidinggevende een loopbaanplan heeft opgesteld, heeft na herplaatsingskandidaten (als gevolg van reorganisatie of arbeidsongeschiktheid) een voorkeurspositie bij het vervullen van vacatures op hetzelfde niveau als de functie die zij vervullen. Dit geldt alleen als de werknemer voldoet aan de functie-eisen. Artikel 5

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘hoofdstuk Inzetbaarheid’.

Personeelshandboek 2020

Rechten en plichten

Personeelshandboek 2020

13. Integriteit Beleid integriteit uw samenwerking Integriteit binnen de gemeente is van essentieel belang: de gemeente werkt met gemeenschapsgeld voor de inwoner terwijl de inwoner afhankelijk is van deze dienstverlening. De inwoner moet er dus op kunnen vertrouwen dat de overheid integer met alle bevoegdheden omgaat. Daarmee zit integriteit ingebakken in het hart van ons werk. Iedere werknemer van gemeente IJsselstein heeft er in zijn dagelijks werk mee te maken. Integriteit van de ambtenaar Goed ambtenaarschap wordt iedere ambtenaar opgelegd op grond van artikel 6 lid 1 Ambtenarenwet 2017: ‘De ambtenaar is gehouden de bij of krachtens de wet op hem rustende en uit zijn functie voortvloeiende verplichtingen te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.’ Op het moment dat je in dienst treedt bij een overheidswerkgever word je ambtenaar. Dit betekent dat je te maken krijgt met de geldende rechtspositie en met de verantwoordelijkheden van het omgaan met gemeenschapsgelden. Daarnaast ben je als ambtenaar het gezicht van de overheid die rechtvaardig en integer moet zijn. Ons integriteitbeleid berust op 2 verschillende pijlers. De 2 pijlers vullen elkaar aan. De 1e pijler is het vermijden van fraude en corruptie. Dit gebeurt door het opstellen van landelijke en gemeentelijke wetten, regels, richtlijnen en procedures.

Dit gebeurt ook door vastleggen hoe je het doet en deze afspraken nakomen. Toezien op de naleving hoort daar vanzelfsprekend bij. Hiermee zijn de grootste integriteitvraagstukken op een structurele manier geregeld. Doordat je als ambtenaar op deze democratisch vastgelegde wetten en regels mag vertrouwen, hoeft je niet iedere situatie steeds opnieuw te beoordelen. De andere pijler is het stimuleren van werknemers om op een zorgvuldige wijze om te gaan met de verantwoordelijkheden die samenhangen met hun rol en functie. Het vermogen (verder) ontwikkelen om zelfstandig afwegingen te maken voor die gevallen waarin regels ontbreken, tegenstrijdig zijn of de strikte toepassing van een regel leidt tot een moreel onjuiste beslissing. Landelijk zijn kaders uitgewerkt voor het vormgeven van integriteitbeleid binnen een overheidsorganisatie. Deze zijn vastgelegd in de Gemeentewet en de Ambtenarenwet 2017. Samengevat moet in ons gemeentelijk integriteitbeleid invulling worden gegeven aan de volgende basisnormen: 1. Aandacht voor integriteit: de overheidsorganisatie heeft de verschillende kanten van integriteit in een schriftelijk document vastgelegd. 2. De overheidsorganisatie heeft een gedragscode. 3. Er zijn procedures in het kader van werving- en selectie waarin aandacht wordt besteed aan integriteit. 4.

De organisatie houdt een overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies. 5. Er is een procedure voor het afleggen van de eed of belofte. 6. De organisatie beschikt over aanvullende regels voor de verplichte opgave en openbaarmaking van nevenwerkzaamheden. De organisatie houdt een geactualiseerd overzicht bij van de opgegeven nevenwerkzaamheden. 7. Er zijn aanvullende regels voor de verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. 8. De organisatie stelt voorschriften vast over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. 9. Voor het aannemen van relatiegeschenken of uitnodigingen gelden aanvullende regels. De aanvullende regels bevatten de verplichting om de werkgever toestemming te vragen voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen.

Personeelshandboek 2020

10. De organisatie stelt een inkoop- en een aanbestedingsbeleid vast. Het beleid bevat richtlijnen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding. 11. Er wordt een vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties aangewezen. 12. Er is een procedure voor de manier waarop werknemers vermoedens van aantastingen van de integriteit binnen de organisatie kunnen aankaarten (klokkenluidersregeling). 13. De organisatie heeft een schriftelijk vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitinbreuk) is gemeld. Geformaliseerd beleid dat we jaarlijks evalueren en zo nodig bijsturen heeft als belangrijk voordeel dat het minder makkelijk aan onze aandacht ontsnapt. Het geeft weer waaraan we ons hebben verbonden en maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Het stelt ons in staat om gericht te sturen op de realisatie van gestelde uitgangspunten en om de voortgang te monitoren. Een integriteitbeleid borgt de permanente aandacht voor integriteit. Daarmee wordt voorkomen dat, als andere bedrijfsactiviteiten en -belangen om meer inspanning vragen, het belang van het thema integriteit terugvalt. Integer handelen is altijd van belang en het risico op integriteitschendingen is altijd aanwezig.

Jaarlijks verantwoorden we wat er op integriteitgebied heeft gespeeld. Afleggen van de ambtseed: Nieuwe werknemers leggen de eed of de belofte af. Dat volgt uit de Ambtenarenwet 2017. De tekst van de af te leggen eed of belofte is geïnspireerd op de belofte of eed die de burgemeester dient af te leggen.

Personeelshandboek 2020

14. Gedragscode Iedereen heeft een eigen verantwoordelijkheid om integriteit in onze organisatie op een hoog niveau te houden. Integriteit is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuur, managers en werknemers. Integer handelen is van groot belang. Ongeacht de functie die je hebt of wat je precies doet, je moet je daarvan voortdurend bewust zijn. Bovendien moeten we als ambtenaren over ons doen en laten verantwoording afleggen. In grote lijnen kunnen we ons bij integriteit iets voorstellen maar soms is het niet duidelijk wat nu de beste manier van handelen is. Dan is het lastig te bepalen wat je moet doen. In de gedragscode staat een aantal richtlijnen die je kunnen helpen in situaties waarbij je eigen integriteit of die van een collega onder druk komt te staan. Die richtlijnen gaan over: a. b. c. d. e. f. g. h.

goed ambtenaarschap; omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie; nevenfuncties; aannemen van geschenken of uitnodigingen; vertrouwelijk omgaan met gemeentelijke voorzieningen; belangen van bekenden; de rol van leidinggevenden; en hoe je moet omgaan met niet-integer gedrag.

De gedragscode is geen pasklaar recept voor alle situaties. Als je het toch moeilijk vindt erachter te komen wat je moet doen, praat dan met collega’s, je leidinggevende of met iemand van HR. Zo’n discussie moet altijd mogelijk zijn. Het geeft over en weer duidelijkheid, het houdt jezelf en anderen scherp en het houdt de integriteit levendig. Paragraaf 1 1.

Gedragsregels

Goed ambtenaarschap a. Je beseft dat je onderdeel bent van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met je handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. b. Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers en bedrijven. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. c. Je voert je werk op een professionele manier uit. Je geeft het management en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kunt werken, stel je intern aan de orde. d. Je gaat respectvol met jouw collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je maakt je niet schuldig aan discriminatie en ongewenst gedrag. Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en intimidatie. e. Je gaat verantwoord om met middelen van de gemeente zoals gelden, diensten, goederen, kennis. Je vermijdt het maken van onnodige kosten. f. Je draagt verantwoordelijkheid voor jouw eigen handelen. Je kunt de keuzes die je binnen jouw werk maakt verantwoorden. g. Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw leidinggevende door hem waar nodig te informeren h. Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag. Waar nodig spreek je anderen aan op hun gedrag.

Handel je in strijd met 1 of meer van de punten genoemd onder a tot en met h dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 2.

Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

Personeelshandboek 2020

a. Je gaat binnen en buiten jouw werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden. b. Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s. In onze systemen kan strikt vertrouwelijke informatie staan; je verstrekt daarom geen persoonlijke gegevens van cliënten of collega’s aan derden. c. Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van jouw functie en niet voor andere doeleinden. d. Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. e. Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met een communicatieadviseur. Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen en dat jouw computer is afgesloten. Je houdt hier extra rekening mee bij thuiswerken of werken op een flexplek. f. Je houdt vertrouwelijke gesprekken op een plek waar ze niet door anderen gevolgd kunnen worden. g. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houd je geheim.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met g dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 3.

Nevenfuncties en andere privéactiviteiten a. Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast jouw werk verricht, het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap. b. Je doet opgave van elke (voorgenomen) nevenactiviteit aan de werkgever als de nevenactiviteit de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met jouw functievervulling, kunnen raken. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als je activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op één of andere manier banden heeft met de gemeente en jouw functie. Bijvoorbeeld: in jouw functie adviseer je over subsidie op het terrein van welzijn en in jouw vrije tijd vervul je een bestuursfunctie binnen een welzijnstichting in dezelfde gemeente. c. Je doet opgave van activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar je in jouw functie mee te maken hebt. Bijvoorbeeld: privé voer je actie tegen de sloop van een gebouw en in jouw functie ben je betrokken bij besluiten over de bestemming van dit gebouw. d. Je meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie, voor zover dit in verband staat met jouw functievervulling.

Zo kan jouw productiviteit eronder lijden als je in jouw vrije tijd als barkeeper regelmatig tot laat aan het werk bent. e. Je realiseert je dat het oordeel van de buitenwereld van belang is. Jij kunt zelf jouw ‘petten’ misschien zonder probleem scheiden, maar als jouw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit schadelijk voor het vertrouwen in de overheid. f. Financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met jouw functie-uitoefening. Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met de werkgever. Het is niet toegestaan financiële belangen te hebben, effecten te bezitten of effectentransacties te verrichten waardoor de goede vervulling van jouw functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met jouw functievervulling, niet in redelijkheid verzekerd is.

Voor de opgave van nevenactiviteiten of melding van financiële belangen maak je gebruik van de hiervoor bestemde formulieren.

Personeelshandboek 2020

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met f dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 4.

Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen a. Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen, is in principe eigendom van de gemeente. Je meldt aangeboden geschenken aan de werkgever via het Meldingsformulier Geschenken. De werkgever kan besluiten geen toestemming te geven het geschenk te accepteren. Geschenken die naar jouw idee meer dan € 50,- waard zijn, accepteer je niet. De werkgever geeft namelijk geen toestemming geschenken met een waarde van meer dan € 50,- te accepteren. Je meldt ook aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd of in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en andere hebbedingetjes hoef je niet te melden. Je mag een geschenk alleen accepteren als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk hierbij aan een fles wijn voor een door jou verrichte presentatie, een ceremonieel aan jou overhandigd rapport van een bureau of aan bedrijfsattenties zoals kalenders en pennen.

Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor jouw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie. b. De werkgever geeft geen toestemming aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten te accepteren. Dit doe je dus ook niet. c. De werkgever geeft geen toestemming geschenken te accepteren die op jouw huisadres worden aangeboden. Dit doe je dus ook niet. Als een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met jouw leidinggevende. d. De werkgever geeft geen toestemming geschenken te accepteren die jou worden aangeboden door een relatie die nog iets van jou ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure). Dit doe je dus ook niet. e. De werkgever geeft geen toestemming geldbedragen te accepteren. Dit doe je dus ook niet. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente IJsselstein. f. Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden. g. Je aanvaardt uitnodigingen alleen als je daar toestemming voor hebt van je leidinggevende. Toestemming wordt alleen gegeven als de uitnodiging relevant is voor de gemeente IJsselstein en (de schijn van) een onafhankelijke opstelling ten opzichte van de opdrachtgever niet beïnvloed.

Ga je met toestemming van jouw leidinggevende in op een uitnodiging dat is dat een dienstreis en wordt het ook als zodanig afgehandeld.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met g dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 5.

Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners a. Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente IJsselstein. Je bespreekt alle uitnodigingen met jouw leidinggevende en aanvaart deze alleen met toestemming van de leidinggevende. b. Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels voor een dienstreis. c. Je neemt jouw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn. d. Je bent ervoor verantwoordelijk dat je leidinggevende op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan jouw leidinggevende weten.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met d dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag.

Personeelshandboek 2020

6.

Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen a. Je houdt privégebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt en zorgt ervoor dat dit jouw dagelijkse werkzaamheden niet hindert. b. Je laat jouw privégebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken. Jouw leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij. c. Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als je daarvoor toestemming van jouw leidinggevende hebt gekregen. d. Je doet geen privébestellingen via de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privépost via de gemeente. e. Je declareert alleen kosten die je werkelijk hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel. f. Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de werktijden, de regels bij ziekteverzuim en van de overige regelingen.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met f dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 7.

Belangen van familieleden, vrienden en oud-collega’s a. Je bent alert op situaties in jouw werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht jouw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf. b. Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen. c. Je let bij het inhuren van (oud-)collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een (oud-)werknemer als zelfstandige nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met jouw leidinggevende.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met c dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 8.

De leiding draagt het integriteitbeleid a. Als bestuur of leidinggevende geef je het goede voorbeeld aan andere werknemers b. Je bent open over jouw manier van werken. Je bent aanspreekbaar op jouw werkwijze en jouw houding naar werknemers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen werknemers bij jou terecht. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert werknemers hetzelfde te doen. c. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin werknemers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen. Je spreekt werknemers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met c dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 9.

Reageren op niet-integere zaken a. Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht je de leidinggevende, het managementteam of de vertrouwenspersoon in.

Personeelshandboek 2020

b. Je bent ook zelf aanspreekbaar op jouw handelen en jouw uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt. c. Je meldt een vermoeden van fraude, corruptie, discriminatie en ongewenst gedrag (waaronder seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en intimidatie) bij jouw leidinggevende, het managementteam of de vertrouwenspersoon. d. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van het hoofdstuk Melding Vermoeden Misstand. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit. Paragraaf 2

Ambtseed of belofte

In artikel 7 Ambtenarenwet 2017 is vastgelegd dat de ambtenaar verplicht is de eed of belofte af te leggen. De formulieren voor de eed en de belofte zijn vastgesteld bij algemene maatregel van bestuur. De algemeen directeur legt de eed of de belofte af in bijzijn van de burgemeester. De overige werknemers leggen de eed of de belofte af in bijzijn van de algemeen directeur en de burgemeester. Na het afleggen van de eed/belofte wordt de integriteitverklaring en de gedragscode ondertekend. Ook werknemers die tijdelijk werkzaam zijn, zoals inhuur en stagiaires, krijgen de gedragscode uitgereikt en tekenen voor navolgen van deze code. Zij moeten zich ook houden aan het internet- en e-mailprotocol en een deel van de bepalingen uit de Cao Gemeenten. Zij tekenen ook hiervoor, zodat voor hen dezelfde plichten gelden als voor ambtenaren. Paragraaf 3

Werving- en selectieprocedure inrichten op integriteit

Een onderdeel van het integriteitbeleid is de screening van personeel. Werving en selectie spelen hierbij een belangrijke rol. Nog voordat een werknemer in dienst komt wordt duidelijk welke rol integriteit in onze organisatie speelt. In de wervings- en selectieprocedure gelden de volgende afspraken: a. Bij werving is vooraf duidelijk of een functie kwetsbaar is of niet. b. Voor de kwetsbare functies ontwikkelen wij relevante gespreksvragen. c. Wij vragen de kandidaat naar nevenfuncties en eventuele financiële belangen omdat die kunnen botsen met de beoogde functie. d. In het selectieproces wijzen wij bij alle functies de sollicitanten op de integriteitaspecten in hun werk en bespreekt de gedragscode. e. Wij wijzen de geselecteerde kandidaat op de verplichting tot het afleggen van de ambtseed of belofte. f. Voordat met de geselecteerde kandidaat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, verzoeken wij hem een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Hierdoor wordt duidelijk dat het gedrag van de geselecteerde kandidaat geen belemmering vormt voor het uitvoeren van de functie. Mensen verkrijgen een VOG als uit onderzoek blijkt dat zij geen strafbare feiten op hun naam hebben staan. Komt de kandidaat niet voor een VOG in aanmerking dan wordt met hem geen arbeidsovereenkomst aangegaan. De VOG kan worden aangevraagd bij het Ministerie van Justitie.

De kosten komen voor onze rekening van de werkgever. Bij het aantrekken van flexibele arbeidskrachten, zoals bijvoorbeeld gedetacheerden, uitzendkrachten, vakantiewerkers, besteden wij in het wervingstraject ook aandacht aan integriteit. Wij gaan van tevoren na tot welke, eventueel vertrouwelijke, informatie deze werknemers toegang hebben en of dit wenselijk is. Omdat zij werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie verrichten verzoeken wij ook van hen een VOG. Voor de aanvang van hun werkzaamheden ondertekenen deze werknemers een geheimhoudingsverklaring en de gedragscode. Paragraaf 4

Kwetsbare functies

Personeelshandboek 2020

Functies zijn kwetsbaar als de uitoefening van de functies het risico draagt van kwetsbaar handelen. Het gaat hierbij rond handelingen bij: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

inkopen, beheren en gebruiken van goederen en diensten; toekennen en uitgeven van vergunningen en legitimatiebewijzen; toezicht, controle, opsporing, vervolging en executie in het handhavingsproces; contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d.; innen van gelden; uitkeren van geld; opdrachtverlening; omgaan met vertrouwelijke informatie.

Bij het niet integer uitvoeren van deze handelingen loopt de gemeente IJsselstein het risico van financiële benadeling, verkwisting van overheidsgeld, verlies van aanzien en aantasting van de goede naam. Het kan leiden tot benadeling van burgers, klanten, ondernemers en relaties, waardoor zij het vertrouwen verliezen. De werkgever stelt een lijst op van de kwetsbare functies en neemt (preventieve) maatregelen om de risico’s te beheersen of te verkleinen. Als jij in jouw werk een van de bovenstaande handelingen verricht, ben je je extra bewust van de verantwoordelijkheid die je hebt om integer te handelen. Neem jij deze verantwoordelijkheid niet, of niet op de juiste manier, dan kan een arbeidsrechtelijke maatregel worden opgelegd. Dat kan ook ontslag zijn. Paragraaf 5

Nevenwerkzaamheden

Als ambtenaar ben je verplicht aan de werkgever opgave te doen van de nevenwerkzaamheden die je verricht of wilt gaan verrichten, die de belangen van de dienst - voor zover deze in verband staan met je functievervulling - kunnen raken (artikel 8 lid 2 onder a Ambtenarenwet 2017). Deze nevenwerkzaamheden kunnen op een breed vlak liggen: van het lidmaatschap van het bestuur van een vereniging of stichting tot het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder. Het maakt daarbij niet uit of je voor die nevenwerkzaamheden wordt betaald. Je geeft de nevenwerkzaamheden schriftelijk op bij de werkgever door gebruik te maken van het daarvoor bestemde opgaveformulier. De werkgever beoordeelt of deze nevenwerkzaamheden de belangen van de gemeente IJsselstein kunnen schaden. De volgende vragen zijn een hulpmiddel bij het bepalen van het standpunt: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Is er verwevenheid met het functionele beleidsterrein? Bestaat er een risico dat ambtelijke informatie wordt gebruikt? Kunnen er persoonlijke confrontaties in de functie plaatsvinden? Hoe is de reputatie van de betreffende organisatie, het bedrijf of de branche? Hoe zal de buitenwereld tegen de combinatie van functies aankijken? Wat is de tijdbelasting van de nevenwerkzaamheden?

Is het voor jou lastig te beoordelen of jij bepaalde nevenwerkzaamheden moet opgeven, ga dan in overleg met je leidinggevende of met iemand van HR. De werkgever kan nevenwerkzaamheden met (mogelijk) schadelijke gevolgen voor de gemeente verbieden als de risico’s niet te ondervangen of te beperken zijn. Risico’s kunnen ondervangen worden door schriftelijk vastgelegde afspraken met de werknemer. Zo’n afspraak kan zijn dat in de functie geen werkzaamheden verricht worden in relatie tot de organisatie of het bedrijf waarbij men privé betrokken is. Een afspraak kan ook zijn dat de nevenwerkzaamheden alleen in de weekenden worden uitgevoerd. Of dat werkzaamheden alleen in andere regio’s uitgeoefend worden. Door het naleven van deze afspraken kunnen de nevenwerkzaamheden toch uitgevoerd worden.

Personeelshandboek 2020

Als je geen toestemming krijgt voor de nevenwerkzaamheden, dan krijg je hierover gemotiveerd een schriftelijk bericht. De toestemming of afwijzing wordt vastgelegd op het opgaveformulier. Dit opgaveformulier wordt vervolgens opgeslagen in het (digitale) personeelsdossier. Wanneer de werkgever werkzaamheden door derden laat uitvoeren, kun jij als werknemer niet jezelf aanbieden om die werkzaamheden uit te voeren vanuit bijvoorbeeld een eigen bedrijf of een bedrijf waarbij je buiten werktijd bij werkgever in dienst bent (artikel 8 lid 1 onder b Ambtenarenwet 2017). Je kunt ook niet optreden als leverancier van goederen die de werkgever bij derden bestelt. Nevenwerkzaamheden voor een vakbond nemen een bijzondere positie in. Daarvoor geldt een speciale regel, uitgewerkt in artikel 12.4 Cao Gemeenten. Kom jij de regels met betrekking tot nevenwerkzaamheden niet na dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. Paragraaf 6

Openbaarmaking nevenfuncties van directeuren en andere functionarissen

In de Ambtenarenwet 2017 is opgenomen dat de werkgever de openbaarmaking van nevenwerkzaamheden van aan te wijzen functionarissen regelt. Bij gemeente IJsselstein zijn voor de openbaarmaking van nevenwerkzaamheden de functies van de directeuren en de functies van de managers aangewezen. De openbaarmaking bevat geen persoonlijke gegevens van de betrokken personen maar vermeldt wel: a. b. c. d.

de hoofdfunctie van de betreffende functionaris; de nevenwerkzaamheden en de organisaties of instanties waarbij deze verricht worden; de datum van ingang van de nevenwerkzaamheden; de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen of voorwaarden.

De actuele opgave ligt in op het stadskantoor ter inzage en staat op de website van de gemeente IJsselstein. Als de nevenwerkzaamheden eindigen, worden deze meteen uit de bekendmaking verwijderd. Paragraaf 7

Financiële belangen

Het is jouw plicht als goed ambtenaar om te voorkomen dat jij in (de schijn van) een situatie terechtkomt waarin je functievervulling wordt beïnvloed door persoonlijke financiële belangen. Dit is nog eens extra benadrukt in artikel 8 lid 1 onder c en d Ambtenarenwet 2017. Dit geldt in het bijzonder voor werknemers in de functie van: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

procesmanager Services overige procesmanagers concerncontroller alle werknemers van Projecten inkoopfuncties (strategische) beleidsmedewerkers

Omdat voor deze functies het risico van (de schijn van) financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie bestaat. Als je in een van deze functies werkzaam bent, meld je een financieel belang, bezit van en transacties in effecten aan de werkgever als het de belangen van de openbare dienst – voor zover deze in verband staan met jouw functievervulling – kunnen raken. Je gebruikt hiervoor het meldingsformulier financiële belangen. Je hebt daarbij de verplichting alle informatie te verschaffen die de werkgever nodig heeft om tot een goede afweging over het risico te komen en het voorkomen of verkleinen daarvan. Jij bent als werknemer verantwoordelijk voor het melden van wijzigingen in de financiële belangen. De vraag of een risico toelaatbaar is, wordt ook bepaald door de vraag of het concrete financieel belang inderdaad risico’s met zich meebrengt bij het uitoefenen van werkzaamheden en bevoegdheden door jou als ambtenaar. Als het financiële belang een goede uitvoering van jouw functie in de weg staat, is het niet toegestaan. Personeelshandboek 2020

De meldingen worden vertrouwelijk opgeslagen in het (digitale) personeelsdossier. Kom jij de verplichtingen met betrekking tot financiële belangen niet na dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. Paragraaf 8

Integriteit als vast onderwerp

Het gedrag van werknemers in het kader van integriteit is een onderwerp dat de werkgever regelmatig met de werknemers bespreekt. Het positief beoordelen van goed gedrag en het regelmatig aandacht besteden aan het gewenste gedrag heeft een regulerende werking. Het is van belang dat onduidelijkheden, bijvoorbeeld bij de al dan niet gewenstheid van bepaalde nevenwerkzaamheden, worden besproken in het werkoverleg of in andere overlegvormen tussen management en werknemers en tussen management en bestuurders. Daarnaast is integriteit een vast onderdeel van het centrale opleidingsplan. Jaarlijks worden nieuwe dilemma’s organisatiebreed besproken om het onderwerp levend te houden. Paragraaf 9

Verantwoording integriteitbeleid

In de Ambtenarenwet 2017 is opgenomen dat de werkgever 1 keer per jaar een verantwoording openbaar maakt over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode. Deze verantwoording draagt bij aan het vertrouwen dat de burger moet hebben in de overheid. Verantwoording afleggen kan alleen als de ambtelijke leiding en het bestuur weten wat er speelt in de eigen organisatie. Daarom melden onze werknemers de door hen gesignaleerde (vermoedelijke) integriteitschendingen. Hiervoor maken zij gebruik van het landelijk basismodelformulier registratie integriteitschendingen dat ook een definitie geeft van de verschillende typen integriteitschendingen. Het formulier wordt ingeleverd bij de vertrouwenspersoon. Door gebruik te maken van dit formulier werken wij mee aan een landelijk uniforme wijze van registratie zodat een goed inzicht ontstaat in de aard en omvang van integriteitschendingen. Aan de werkgever biedt het formulier inzicht in de integriteitschendingen en geeft het de mogelijkheid dit probleem te bespreken op basis van feiten. De vormgeving van het formulier waarborgt de privacy van de werknemers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Paragraaf 10

Inwerkingtreding en citeertitel

Deze gedragscode treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als de ‘Gedragscode’.

Personeelshandboek 2020

15. Klachtenafhandeling ongewenst gedrag Artikel 1

De klachtencommissie

1. De werkgever is aangesloten bij klachtencommissie. 2. Voor de behandeling van klachten en de werkwijze en bevoegdheden van de klachtencommissie geldt de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. De meest recente versie van deze regeling is steeds te raadplegen op de website van de VNG. Artikel 2

Taak klachtencommissie

De taak van de klachtencommissie is het onderzoeken van de klacht en de werkgever te adviseren over de gegrondheid van de klacht. Artikel 3

Horen door de klachtencommissie

1. Als de klager dat wil kan de vertrouwenspersoon bij het horen van de klager aanwezig zijn. 2. De werkgever stelt de klager en aangeklaagde werkzaam bij werkgever in de gelegenheid te worden gehoord. 3. Andere personen kunnen gehoord worden als de klachtencommissie dat voor het onderzoek noodzakelijk vindt. Als deze personen werkzaam zijn bij werkgever stelt de werkgever deze personen in de gelegenheid te worden gehoord. Artikel 4

Vertrouwenspersoon

1. Werkgever wijst 1 of meer personen aan als vertrouwenspersoon nadat de ondernemingsraad met de voorgedragen persoon of personen heeft ingestemd. 2. Iedere werknemer heeft het recht zich tot een vertrouwenspersoon te wenden. 3. Een vertrouwenspersoon die op basis van dit hoofdstuk taken verricht, mag niet om die reden worden ontslagen of op een andere manier in zijn positie bij werkgever benadeeld worden. Artikel 5

Taken vertrouwenspersoon

De taken van de vertrouwenspersoon zijn: a. de klager met klachten over discriminatie, seksuele intimidatie, pesterij, agressie en geweld opvangen; b. de klager op zijn verzoek ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en begeleiden in het traject dat daarop volgt; c. voor zover nodig en gewenst de klager verwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties; d. de aard en omvang van de klachten registreren. e. gevraagd en ongevraagd de werkgever adviseren over het beleid over discriminatie, seksuele intimidatie, pesterij, agressie en geweld. Artikel 6

Werkwijze en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon

1. De vertrouwenspersoon onderneemt bij een klacht alleen actie als de klager daarmee instemt. 2. De vertrouwenspersoon mag na toestemming van de klager informatie inwinnen bij betrokkenen en/of getuigen. De vertrouwenspersoon neemt daartoe de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy en andere belangen van de betrokkenen. 3. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alles dat hem in verband met de werkzaamheden in de functie van vertrouwenspersoon ter kennis wordt gesteld. Personeelshandboek 2020

4. Personen die met betrekking tot een klacht over discriminatie, seksuele intimidatie, pesterij, agressie en geweld worden benaderd door de vertrouwenspersoon worden door de vertrouwenspersoon op hun plicht tot geheimhouding gewezen. 5. De vertrouwenspersoon mag externe deskundigen raadplegen. Werkgever vergoedt de kosten die daaraan verbonden zijn. Artikel 7

Het indienen van een klacht

1. De klager wendt zich met zijn klacht in eerste instantie tot de leidinggevende of HR. Deze kunnen zo mogelijk als bemiddelaar optreden tussen klager en aangeklaagde. 2. Heeft de klager reden zich niet tot de leidinggevende of HR te wenden, of slaagt de bemiddelingspoging van 1 van deze personen niet, dan kan de klager zich wenden tot de vertrouwenspersoon. 3. De vertrouwenspersoon biedt advies en ondersteuning aan de klager en handelt de klacht af tenzij het noodzakelijk wordt bevonden dat de klachtencommissie een advies uitbrengt. 4. In afwijking van lid 1 en 2 heeft iedere klager het recht zich met een klacht direct tot de klachtencommissie te wenden. 5. Een klacht wordt schriftelijk en ondertekend door de klager bij de klachtencommissie ingediend. De klacht bevat minimaal de naam en het adres van de klager, de dagtekening, een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en de naam of namen van de aangeklaagde(n). 6. De klachtencommissie stuurt binnen 2 weken een ontvangstbevestiging naar de klager. 7. Een kopie van de klacht wordt ter kennisname aan de vertrouwenspersoon en de aangeklaagde toegezonden. 8. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, maar kunnen ondersteuning bieden aan (een) andere niet-anonieme klacht(en). 9. Een klacht wordt niet in behandeling genomen als meer dan 3 jaar zijn verstreken sinds het feit zich heeft voorgedaan.

Deze termijn geldt niet als het een voorval betreft dat mogelijk ook een strafbaar feit inhoudt. 10. De klager kan zich bij het indienen van de klacht en wanneer hij gehoord wordt, laten bijstaan door een vertrouwenspersoon of door een zelfgekozen raadsvrouw of -man. Het laatste geldt ook voor de aangeklaagde. Artikel 8

Omgang met persoonsgegevens

1. Alle personen betrokken bij het indienen en afhandelen van een klacht zijn verplicht tot geheimhouding. De klachtencommissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van alles dat ter zitting aan de orde komt. 2. Alle stukken die op de zaak betrekking hebben, worden na afhandeling opgeborgen in een strikt vertrouwelijk dossier. 3. Behalve de aangeklaagde mag geen enkele werknemer in zijn positie worden geschaad vanwege het feit dat hij op enigerlei wijze betrokken is (geweest) bij een klachtenprocedure. Artikel 9

Besluitvorming door de werkgever

1. De werkgever neemt op basis van het advies van de klachtencommissie binnen 2 weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie een besluit over de te nemen maatregelen. Deze termijn kan, als dat met redenen wordt onderbouwd, 1 keer verlengd worden met 4 weken.

Personeelshandboek 2020

2. Terwijl het onderzoek bij de klachtencommissie naar een geval van seksuele intimidatie, discriminatie, pesterij, agressie en/of geweld aanhangig is, kan de werkgever tijdelijke maatregelen nemen. 3. De werkgever stelt klager, aangeklaagde, vertrouwenspersoon en de klachtencommissie schriftelijk in kennis van het besluit. 4. Het besluit wordt voorzien van een motivatie. Artikel 10

Jaarverslag

1. De klachtencommissie en de vertrouwenspersoon brengen jaarlijks verslag uit aan de werkgever van hun verrichtingen. 2. De werkgever stuurt een exemplaar van het verslag ter informatie aan de ondernemingsraad. Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘hoofdstuk Klachtenafhandeling ongewenst gedrag’.

Personeelshandboek 2020

16. Melding Vermoeden Misstand Artikel 1

Begripsbepaling

In dit hoofdstuk wordt verstaan onder werknemer degene die op grond van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht of degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht. Interne meldingsprocedure Artikel 2

Melding

1. De werknemer doet een melding bij de leidinggevende, HR, de vertrouwenspersoon of, als daar aanleiding voor is, rechtstreeks bij het meldpunt. 2. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. Artikel 3

Melding door een oud-werknemer

De oud-werknemer die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit binnen een periode van 12 maanden na beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst of zijn werkzaamheden voor werkgever. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van werknemer kennis heeft gekregen van het vermoeden. Voor de in dit artikel bedoelde oud-werknemer gelden artikel 4 tot en met 14 van dit hoofdstuk. Artikel 4

Identiteit werknemer

1. De persoon of entiteit bij wie een melding wordt gedaan maakt de identiteit van de werknemer die de melding doet niet bekend zonder instemming van de werknemer. 2. Diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding gaan op behoorlijke en zorgvuldige wijze met de identiteit van de melder om. Artikel 5

Informeren van het college

De persoon of entiteit bij wie een melding is gedaan draagt er zorg voor dat het college onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is. Artikel 6

Onderzoek door het college

1. Het college stelt na ontvangst van de mededeling over de melding onverwijld een onderzoek in. 2. Het college stuurt aan de werknemer of aan de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de werknemer het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. 3. Het college informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad. Artikel 7

Standpunt van het college

1. Het college stelt de werknemer of de entiteit bij wie de werknemer melding heeft gedaan binnen 12 weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. 2. Als niet binnen 12 weken uitvoering kan worden gegeven aan lid 1 wordt de werknemer of entiteit bij wie de werknemer melding heeft gedaan voordat deze termijn is verlopen daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de werknemer of entiteit een kennisgeving als bedoeld in lid 1 krijgt.

Personeelshandboek 2020

Artikel 8

Jaarverslag

De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen. Dit verslag wordt aan het college en de ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Procedure bij het meldpunt Artikel 9

Het meldpunt

1. Het college wijst een of meerdere personen aan die het meldpunt vormt of vormen. Dat is de commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid. De aldaar geldende werkwijze geldt. 2. Het is de taak van het meldpunt een door de werknemer gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daarover te adviseren. 3. Als het meldpunt uit meerdere personen bestaat, is dit altijd een oneven aantal, inclusief de voorzitter. In dat geval kunnen ook een secretaris, een plaatsvervangend voorzitter en andere plaatsvervangende leden worden benoemd. Zij beslissen bij gewone meerderheid van stemmen. Artikel 10

Melding bij het meldpunt

1. De werknemer kan het vermoeden van een misstand binnen een redelijke termijn melden bij het meldpunt, als: a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 7; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 7. 2. Het meldpunt maakt de identiteit van de werknemer niet bekend zonder instemming van de werknemer. Artikel 11

Rechtstreekse melding bij het meldpunt.

Als zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in de weg staan, kan de werknemer het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het meldpunt Artikel 12

Ontvangstbevestiging en onderzoek

1. Het meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de werknemer die het vermoeden heeft gemeld. 2. Het meldpunt draagt er zorg voor dat het college op de hoogte wordt gesteld van de melding bij het meldpunt. 3. Het college informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding bij het meldpunt, tenzij het onderzoeksbelang hierdoor kan worden geschaad. 4. Als het meldpunt dit voor de oefening van zijn taak noodzakelijk vindt, stelt het een onderzoek in. 5. Ten behoeve van het onderzoek genoemd in lid 4 van dit artikel is het meldpunt bevoegd bij het college alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig vindt. Het college verschaft het meldpunt alle inlichtingen. 6. Het meldpunt kan het onderzoek of gedeelten daarvan opdragen aan een van de leden of aan een deskundige. 7. Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het meldpunt meegedeeld. Het meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden. Artikel 13

Niet ontvankelijkheid

Personeelshandboek 2020

Het meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk als: a. b. c. d.

de misstand niet van voldoende gewicht is; de melder niet valt onder de definitie van werknemer op grond van dit hoofdstuk; de werknemer de procedure bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd en artikel 11 niet geldt; de werknemer de procedure bedoeld in artikel 2 heeft gevolgd, maar de termijn bedoeld in artikel 7 nog niet is verstreken; of e. de melding niet binnen redelijke termijn is geschied. Artikel 14