Bijlage RV stelpost ambtelijke bezetting op sterkte deel 3

Bijlage 1: onderbouwing team Sociaal domein In oktober 2022 is er gestart met het LEAN-traject binnen team Samenleving, daaropvolgend is ook binnen team Sociaal Domein in februari gestart met de LEAN-methodiek. In een periode van 5 maanden zijn verschillende stappen ondernomen. Daarbij is gekeken naar de werkprocessen, het takenpakket en de werkzaamheden. Op 1 november 2023 is het eindrapport van dit onderzoek binnen gekomen, waarop onderstaand voorstel bij u voorgelegd wordt. In de vlootschouw zijn voor team Sociaal Domein 3 Fte opgenomen. -

Team Sociaal Domein, medewerker Jeugd (2 Fte) Kwaliteitsmedewerker Jeugd (1 Fte)

Bij de inrichting van team Sociaal Domein gekozen voor een juridisch kwaliteitsmedewerker, met expertise op Wmo. De beschikkingen en procedures van Wmo worden getoetst en in de samenvoeging van de teams is gekeken of deze kwaliteitsmedewerker ook op Jeugd kon toetsen. De expertise op Jeugd is verschillend van de Wmo. Zeker wanneer het gaat om eenduidig beschikken, toetsing op rechtmatigheid en het verscherpen van de jeugdspecifieke processen en werkinstructies. Deze functie kan niet op specialismes in teams van deze grootte door één persoon worden vervuld. Team Sociaal Domein heeft op dit moment 15 jeugdconsulenten. De oudste melding op de wachtlijst van jeugd is van april 2023. Het aantal door de RBL vastgestelde cliënten die binnen de Jeugdwet in zorg loopt was in oktober 2023 546. Uit de cijfers van RBL blijkt ook dat bij Jeugd er een toename is in aantallen. De stijging van 2022 zet ook in 2023 door. Ook blijkt een toename in zwaardere zorg en een toename in duur van trajecten. Uit analyse is gebleken dat de aanmeldingen op zware casuïstiek hoger zijn dan het aantal regietrajecten dat het team kan draaien. Regionaal gezien hebben consulenten binnen de Jeugdwet een actieve caseload van ongeveer 25 casussen op een fulltime dienstverband. Hierin zit een balans tussen zware en middelzware casuïstiek.

De lichte casuïstiek wordt belegd bij partners in het voorveld van IJsselstein. Het Jeugdteam heeft nu 308 actieve casussen (waarvan de meeste zware casuïstiek). De vaste formatie is 10,27 Fte, de gemiddelde caseload nu is 30 casussen. Met 2 extra Fte kom je uit op een gemiddelde van 25,1 casussen per Fte. Met een caseload van 25 is er ruimte in balans tussen zwaarte van casussen en dit is passend in het beeld van de regio. De casuïstiek die binnenkomt is complexer van aard, het betreft multi-problematiek waarbij een afhankelijkheid is van de keten in het Sociaal Domein. Binnen deze keten zijn de wachtlijsten voor bijvoorbeeld GGZ, opvang, afkickklinieken en de Raad voor de Kinderbescherming lang. In de meeste gevallen gaat dit voorbij de 6 maanden, waardoor gezinnen langer in zorg zijn bij de gemeente. De verschillende ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein maken dat er taken naar de gemeente verschuiven, waarbij het vooral gaat om zeer complexe casuïstiek. Denk hierbij aan het drangkader dat onder de Jeugdwet valt. Binnen de huidige formatie lukt het niet om de taak die er voor ons ligt volledig uit te voeren. Uit het toekomstscenario en de hervormingsagenda die de komende jaren geïmplementeerd worden zullen nieuwe ontwikkelingen volgen. Deze zijn hoogstwaarschijnlijk van invloed op de formatie en de manier van werken binnen de lokale teams.

Voortschrijdend inzicht en ontwikkelingen laten zien dat naast deze 3Fte ook nog andere functies noodzakelijk zijn binnen team Sociaal Domein. Dit zijn: -

Team Sociaal Domein, medewerker inburgering (0,67 Fte) Team Sociaal Domein, coördinator (0,89 Fte)

In opdracht vanuit de lokale en landelijke politiek, passend bij het Toekomstscenario en de Hervormingsagenda, is gekozen voor het samenvoegen van het Jeugdteam en het Sociaal team tot één team onder de naam team Sociaal Domein. Hiermee is beoogd dat er voor de inwoner er een integraal team is dat in samenwerking kan zorgen voor de meest passende ondersteuning van de inwoner. Door het samenvoegen van deze teams is de span of contol voor de teamleider opgelopen tot ruim 40 medewerkers.

In het afgelopen jaar is gebleken dat in de opdracht die bij de teamleider ligt, de balans tussen personele zaken, ontwikkelingen in het sociaal domein en interne opdrachten en projecten moeilijk te vinden is. Dit maakt dat er onvoldoende aandacht is op alle terreinen, waardoor het team in zijn taak niet optimaal tot uiting komt. In de ondersteuning van de teamleider is het noodzakelijk dat er een coördinator toegevoegd wordt aan het team, die voornamelijk op inhoud kan sturen in het team. Hierdoor heeft teamleider aandacht heeft voor de ontwikkelingen, uitdagingen en personele zaken. De uitbereiding voor medewerker inburgering is gebaseerd op de toename van het aantal inburgeraars dat zich landelijk meld. Dit vertaald zich door naar IJsselstein. Met de ontwikkelingen op dit terrein blijft de noodzaak om statushouders op te nemen toenemen. Daarnaast gaat de spreidingswet mogelijk extra inzet vergen. Deze functie kan door het stijgende aantal inburgeraars en de toenemende zwaarte van problematiek niet langer door één persoon uitgevoerd worden Rekening houdend met de optimalisatieslag die genoemd wordt, maar volgens het rapport niet zal leiden tot Fte’s, is het voorstel om het team Sociaal Domein uit te breiden met 4,56 Fte om de werkzaamheden/ambities naar behoren uit te kunnen voeren. Overzicht uit te breiden Fte’s Sociaal domein Team Organieke functie

Sociaal domein

schaal

FTE

Jeugdteam Sociaal team

9

2,00

167.598

Kwaliteitsmedewerker

10

1,00

92.836

Coördinator team Sociaal Domein

10

0,89

82.624

Medewerker inburgering

9

0,67

56.145

Overhead Totaal Sociaal

Bedrag

88.000 4,56

487.203

Efficiëntieslag registratiesysteem Het rapport van het LEAN-traject laat zien dat het registratiesysteem dat gebruikt wordt door het team Sociaal Domein niet gebruikt kan worden voor een duidelijke analyse van aantallen, doorlooptijden en procesdata. Het systeem is verouderd en updates die nodig zijn, kunnen niet geleverd worden. In de analyse wordt duidelijk dat de administratieve last binnen het Sociaal Domein hoog is en dat de werking van het systeem dit verder verhoogt. Een onderdeel van het verbeteren van het registratiesysteem is het samenvoegen van het front en backprogramma binnen het team. Hierdoor hoeven zaken niet eerst uitgeprint, doorgegeven aan een collega en vervolgens overgetypt te worden in een ander pakket van hetzelfde systeem. Het zou het ook mogelijk maken om inzicht te geven in doorlooptijden, op- en afschaling van ingezette zorg, aan te sluiten bij de gemeente brede ontwikkeling rondom communicatie en voorkomen dat er met Excel lijsten gewerkt moet worden. Daarnaast voldoet het huidige systeem niet meer aan de AVG-eisen die gesteld worden en kan er niet op de gewenste wijze gecommuniceerd worden op regionaal niveau, met onder andere RBL. Het vervangen van het systeem zou een efficiëntieslag zijn die na implementatie een voordeel van 0,89 Fte oplevert in de backoffice binnen het team.

Ook de administratieve taken van de medewerkers Wmo en Jeugd zullen efficiënter verlopen, waardoor de consulenten meer tijd hebben voor casusregie, begeleiding en inhoudelijke taken. In september is er gestart met een project om te kijken op welke wijze dit systeem vervangen kan worden. Hier gaan we in een afzonderlijk voorstel dieper op in.