Bijlage 3. Bestuurs- en directiereglement

BESTUURS- EN DIRECTIEREGLEMENT van de statutair te IJsselstein gevestigde Stichting Fulcotheater (ingeschreven in het handelsregister onder nummer 30095091). INLEIDING 1. Dit reglement is op 21 mei 2021 vastgesteld door het bestuur ingevolge het bepaalde in artikel 13 lid 1 en artikel 7 van de statuten van de Stichting Fulcotheater, zoals die op 18 maart 2021 (bij wijziging) zijn vastgesteld. 2. Dit reglement is een aanvulling op en uitwerking van bepalingen zoals opgenomen in de toepasselijke wet- en regelgeving en de statuten van de stichting. 3. De doelstellingen van de Stichting Fulcotheater zijn in de statuten omschreven als: “het exploiteren en beheren van culturele instellingen, waaronder in ieder geval het Fulcotheatercomplex in IJsselstein, het faciliteren en promoten daarvan en van andere kunst en cultuuruitingen alsmede het verhuren van ruimten, alles in de ruimste zin van het woord”. 4. Het bestuur heeft gekozen voor een eenhoofdige directie in de persoon van de directeur. BESTUUR EN DIRECTIE Artikel 1.

Bestuur en directie

1.1 Ingevolge de statuten bestuurt het bestuur de stichting en wordt zij daarbij ondersteund door de directie. De directie legt verantwoording af aan het bestuur. 1.2 Het bestuur en de directie dienen primair het belang van de stichting in relatie tot de maatschappelijke functie van de stichting en maken bij de beleidsvorming en uitvoering een evenwichtige afweging van de belangen van allen die bij de stichting betrokken zijn. 1.3 Het bestuur en de directie zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zullen uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten die de reputatie van de stichting schaden. De directie ziet erop toe dat medewerkers van de stichting zich eveneens volgens deze norm gedragen. 1.4 Bestuursleden hebben recht op inzage in alle stukken en op beantwoording van al hun vragen. De informatie dient zodanig geordend te zijn dat een makkelijke toegang gewaarborgd is. 1.5 Het bestuur overlegt met de directeur gevraagd en ongevraagd over de dagelijkse gang van zaken, evenals de directeur dit doet met het bestuur. 1.6 Het bestuur ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoering van het beleid strookt met de vastgestelde jaarplannen beleidsuitgangspunten en de daarbij behorende

begroting(en). Het bestuur en de directie maken daarbij afspraken over de ijkpunten die door het bestuur worden gehanteerd. Artikel 2.

Informatievoorziening tussen bestuur en de directie

2.1 Het bestuur en de directie verschaffen elkaar tijdig de voor de uitoefening van hun taken noodzakelijke informatie en gegevens. 2.2 De directie rapporteert regelmatig, en in ieder geval zo vaak het bestuur daarom verzoekt, aan het bestuur over de stand van zaken met betrekking tot de ijkpunten als bedoeld in artikel 1 lid 5 alsmede over de financiële gang van zaken binnen de stichting. Artikel 3.

Waarneming en vacature bestuur en directie

3.1 De bestuurders nemen gedurende vakanties en andere korte periodes van afwezigheid onderling voor elkaar waar. Indien alle bestuurders voor een korte tijd afwezig zijn, worden de taken van het bestuur waargenomen door de directeur. 3.2 Indien de directeur afwezig is, worden zijn taken waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen medewerker van de stichting wiens taken en bevoegdheden schriftelijk worden vastgelegd, dan wel door een bestuurder. Deze zal als executief bestuurder benoemd worden. Artikel 4.

Werknemersoverleg

4.1 Uitgaande van het belang van de stichting streeft zowel het bestuur als een directeur in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. 4.2 Het bestuur en directie onderkennen de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens werknemers als een functioneel element in de organisatie en benutten dit overleg ten volle. Het bestuur en directie nemen de vigerende weten regelgeving ter zake in acht, bevorderen de totstandkoming van eventueel benodigde reglementen en handelen conform deze reglementen. BESTUUR Artikel 5.

Bestuur, profiel, voorzitter, evaluatie

5.1 Bij de samenstelling van het bestuur wordt gelet op diverse facetten die de aandacht van het bestuur vragen waarbij het bestuur als geheel in ieder geval wordt samengesteld op basis van algemene bestuurlijke kwaliteiten, affiniteit met de doelstelling van de stichting en met een spreiding van deskundigheden en achtergronden. De aandachtspunten met betrekking tot de van een bestuurder gevraagde deskundigheid en achtergrond worden per vacature vastgesteld door het bestuur in een door het bestuur op te stellen profielschets. Dit geschiedt na overleg met de directie. Op het moment dat er een vacature ontstaat in het bestuur gaat het bestuur na of de bestaande profielschets nog voldoet. Zo nodig stelt het bestuur de profielschets

bij. 5.2 Het profiel voor het bestuur dient tot een zodanige samenstelling van het bestuur te leiden dat: er voldoende affiniteit met de doelstelling van de stichting aanwezig is; een spreiding van deskundigheden en achtergrond aanwezig is, zoals bijvoorbeeld financieel-economische, juridische, politieke, sociale en/of sectorspecifieke achtergronden, waarbij de bestuurders ten opzichte van elkaar onafhankelijk en kritisch opereren; adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van de directie. 5.3 Het profiel voor een bestuurder bevat tenminste de volgende aspecten: algemene bestuurlijke kwaliteiten en ervaring; het vermogen en de attitude om de directie met raad en als klankbord terzijde te staan; integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling; inzicht in de eisen die kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit aan een organisatie als de stichting stellen; voldoende beschikbaarheid. 5.4 Van bestuurders wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de activiteiten en de specifieke functies van de stichting. 5.5 Van de voorzitter van het bestuur worden, onverminderd de profielschets, specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht, die door het bestuur nader worden vastgesteld.

In het bijzonder dient de voorzitter: het vermogen te hebben om met autoriteit en een natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in het bestuur te vervullen; over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de menings- en besluitvorming van het bestuur; over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de taken en functie van het bestuur; over zodanige eigenschappen en uitstraling te beschikken dat hij zo nodig extern een rol in het belang van de stichting kan vervullen. Binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden van de bestuurders, is de voorzitter van het bestuur - of een andere door de voorzitter aan te wijzen bestuurder - in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden van het bestuur en van het besluitvormingsproces van het bestuur. De voorzitter van het bestuur is samen met de directie in het bijzonder ook verantwoordelijk voor een goed overleg tussen het bestuur en de directie en de voorbereiding van de bestuursvergaderingen en voor de voortgang van de werkzaamheden van de directie. 5.7 De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en is voor het bestuur, de directie en eventueel andere betrokkenen het eerst aanspreekbare lid van het bestuur. 5.8 Indien en voor zover het bestuur in de publiciteit treedt, geschiedt dit in de regel

bij monde van de voorzitter. 5.9 Het bestuur bespreekt ten minste één keer per jaar, zijn eigen functioneren als geheel en dat van iedere bestuurder afzonderlijk alsmede de conclusies die daaraan moeten worden verbonden. Het bestuur vraagt hiertoe vooraf de visie van de directie en betrekt die in de bespreking van zijn eigen functioneren als bestuur. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen het bestuur en de directie betrokken. De evaluatie wordt op hoofdlijnen vastgelegd in een verslag van de evaluatie. 5.10 De evaluatie van het functioneren van de afzonderlijke bestuurders geschiedt door de voorzitter. De evaluatie van het functioneren van de voorzitter geschiedt door de vicevoorzitter. In het geval dat een bestuurder - niet zijnde de voorzitter – disfunctioneert, wordt deze hiervan tijdig door de voorzitter van het bestuur op de hoogte gesteld en zo mogelijk ondersteund in het verbeteren van diens functioneren. In het geval dat de voorzitter disfunctioneert, wordt deze hiervan tijdig door de vicevoorzitter van het bestuur op de hoogte gesteld en zo mogelijk ondersteund in het verbeteren van diens functioneren. Artikel 6.

Besluitvorming

6.1 De besluitvorming van het bestuur vindt plaats op de wijze als omschreven in de statuten. 6.2 In het bijzonder bevordert de voorzitter van het bestuur dat de besluitvorming tot stand komt en dat deze op een zorgvuldige wijze - en dus bij voorkeur door alle bestuurders gedragen - plaatsvindt. 6.3 Het bestuur streeft ernaar dat besluiten in consensus worden genomen. 6.4 Indien er geen consensus bestaat ten aanzien van een voorstel, wordt het betreffende voorstel in stemming gebracht. Een besluit wordt genomen met gewone meerderheid van stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de bestuurders in persoon aanwezig is. Artikel 7.

Vergaderingen

7.1 Het bestuur stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar de vergaderdata vast van de vergaderingen voor het komend jaar. De agenda met bijlagen voor de vergaderingen van het bestuur worden ten minste zeven dagen voor de dag waarop de vergadering plaatsvindt toegezonden aan de bestuurders door de directie. 7.2 Het bestuur komt in vergadering bijeen, welke vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. 7.3 Zowel een bestuurder als een directeur is gerechtigd onderwerpen te agenderen voor de vergadering van het bestuur. De functionaris die een onderwerp op de agenda plaatst, zal waar mogelijk het desbetreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie te dien aanzien,

waarover de desbetreffende functionaris beschikt, ter vergadering worden ingebracht. 7.4 De agenda van de vergadering van het bestuur wordt vastgesteld door de voorzitter van het bestuur in overleg met de directie. Artikel 8.

Taken bestuur

8.1 Tot de taken van het bestuur behoort onder meer: • het met inachtneming van het gestelde in de wet en de statuten besturen van de stichting; • het vervullen van het werkgeverschap ten aanzien van de directeur; • het benoemen, schorsen en ontslaan van een directeur; • het functioneren als adviseur en klankbord (sparringpartner) voor de directeur; • het houden van integraal toezicht op de uitvoering van het bestuursbeleid door de directeur en de algemene gang van zaken binnen de stichting • het toezien op een doelgerichte en doelmatige aanwending van de middelen van de stichting; • het vaststellen van het jaarplan van de stichting; • het vaststellen van het meerjarenplan, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening van de stichting; • het vaststellen van een procuratieregeling; • het vaststellen van de bezoldiging en vergoedingen voor de directeur, waarbij het salaris van de directeur wordt bepaald op basis van de CAO Podiumkunsten, uitgegeven door de Vereniging voor Schouwburgen Concertgebouw Directeuren. De inschaling is afhankelijk van de lengte van het dienstverband en de uitkomst van het jaarlijks functioneringsgesprek. • het jaarlijks evalueren van het functioneren van de directeur en schriftelijke vaststelling van deze evaluatie. DIRECTIE Artikel 9.

Directeur

9.1

De directeur ontvangt zijn richtlijnen rechtstreeks van het bestuur en is uitsluitend aan het bestuur verantwoording verschuldigd voor het door of namens hem gevoerde beleid en beheer, alsmede de taakuitoefening van de werkorganisatie.

9.2

De directeur is bij zijn taakuitoefening gehouden aan dit directiestatuut alsmede aan de beperkingen en verplichtingen van de door het bestuur opgestelde statuten, als ook aan de door het bestuur genomen besluiten.

9.3

De directeur legt, op de in dit directiestatuut overeengekomen en op elk ander door het bestuur gewenst moment en op de door het bestuur gewenste wijze, verantwoording af over zijn taakuitoefening en de aanwending van de hem op

grond van dit directiestatuut toegekende bevoegdheden. 9.4

De directeur is bevoegd tot het nemen van beslissingen en het verrichten van handelingen die nodig zijn om zijn taak, zoals op hoofdlijnen is vastgelegd in het directiestatuut, beleidsplan en begroting en daarmee verbonden verantwoordelijkheden, naar behoren te vervullen.

9.5

De directeur mag niet middellijk of onmiddellijk persoonlijk deelnemen aan of betrokken zijn bij de levering van zaken of diensten aan de stichting, mag niet middellijk of onmiddellijk betrokken zijn bij derden die met de stichting een aannemings- of opdrachtcontract afsluiten, en voorts mag de directeur op geen enkele wijze betrokken zijn bij een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organisatie die de stichting (financieel of materieel) steunt of die van de stichting zaken of diensten afneemt. Het aanvaarden van benoemingen en bekleden van functies anders dan vereist voor de uitvoering van de functie van directeur is niet toegestaan, tenzij dit vooraf schriftelijk door het dagelijks bestuur is geaccordeerd.

9.6

Ten minste eenmaal per jaar wordt een functioneringsgesprek met de directeur gehouden door twee bestuurders, waaronder bij voorkeur de voorzitter. Het functioneringsgesprek vindt plaats ten minste een maand voordat de evaluatie als bedoeld in artikel 2.9 wordt gehouden.

9.7

Van het functioneringsgesprek wordt een schriftelijk verslag opgemaakt dat door de betreffende directeur en de bestuurders als bedoeld in het vorige lid van dit artikel voor akkoord wordt ondertekend.

9.8

In het geval dat een directeur disfunctioneert, wordt deze hiervan tijdig door de voorzitter van het bestuur - of een andere door de voorzitter aan te wijzen bestuurder - op de hoogte gesteld en zo mogelijk ondersteund in het verbeteren van diens functioneren.

9.9

Eventuele geschillen tussen bestuur en de directeur worden in eerste instantie bij voorkeur in onderling overleg - al dan niet door tussenkomst van een mediator of bemiddelaar - opgelost.

Artikel 10 10.1

Taken directeur

Algemeen Tot de taken van de directeur behoort onder meer: • het met inachtneming van het gestelde in de wet en de statuten onder verantwoordelijkheid van het bestuur uitvoering geven aan het realiseren van de doelstelling van de stichting en voorts het invulling geven aan de dagelijkse leiding binnen de stichting, waaronder het zorgen voor een prettige werksfeer en veilige werkomgeving; • De directeur verstrekt alle gegevens en inlichtingen die het bestuur nodig heeft om zijn taak naar behoren te kunnen vervullen. De directeur draagt zorg voor een tijdige en juiste uitvoering van de bestuursbesluiten en van het geformuleerd beleid.

•

• 10.2

• •

10.3

•

•

• •

• • •

10.4 • •

•

De directeur bereidt de bestuursvergadering voor, na overleg met en vaststelling van de agenda door de voorzitter van het bestuur, en voert de daaraan verbonden werkzaamheden uit zoals het convoceren en de verslaglegging van bestuursvergaderingen van de stichting. De directeur neemt gewoonlijk deel aan bestuursvergaderingen. Algemene beleidsvorming De directeur draagt ten behoeve van de realisatie van de doelstellingen zorg voor beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling in een jaarlijks uit te brengen beleidsplan inclusief begroting, die door het bestuur worden vastgesteld. Ten behoeve van de in c.1 genoemde beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling stelt de directeur zich op de hoogte van alle voor de Stichting Fulcotheater van belang zijnde actualiteiten en ontwikkelingen alsook alle overige relevante beleidsterreinen. Vertegenwoordiging, publiciteit en belangenbehartiging De directeur draagt zorg voor een tijdige signalering naar het bestuur van aangelegenheden, waarbij vertegenwoordiging van de stichting door het bestuur naar zijn mening of op grond van afspraken wenselijk of noodzakelijk is.

De directeur draagt zorg voor de belangenbehartiging, stimulering, ondersteuning en het onderhoud van een goede relatie namens de stichting met pers, bedrijfsleven, politici & overheid, beroeps- en brancheorganisaties, reclame- en mediabureaus, boekhouder & accountant en keurmerkhouders en andere van belang zijnde derden. De directeur overlegt direct en zo mogelijk vooraf met het bestuur indien belangrijke consequenties verbonden zijn aan deze relaties met derden. De directeur onderhoudt contacten met de stakeholders van de stichting; De directeur bevordert de de maatschappelijke positionering en verankering van de stichting; De directeur draagt zorg voor de publiciteit en voorlichting ten behoeve van de stichting. De directeur draagt zorg voor een klachtenprocedure die instaat voor een niet beïnvloedbare afhandeling, zorgt voor een goede registratie hiervan en rapporteert het bestuur minimaal één keer per jaar.

De directeur ondersteunt het bestuur en stelt het bestuur in staat de stichting te besturen en strategische keuzes te maken, waaronder begrepen: het formuleren van beleidsvoorstellen aan het bestuur alsmede het uitwerken van bestuurlijke keuzes in werkplannen en deze uitvoeren; Personeel en organisatie Het vervullen van het werkgeverschap in de meest ruime zin van het woord ten aanzien van alle personen verbonden aan de stichting, waaronder begrepen het aanstellen, schorsen of ontslaan van medewerkers. Het vaststellen van salarissen en arbeidsvoorwaarden van de medewerkers conform CAO, danwel het implementeren van de door het bestuur eventueel vastgestelde algemene salarisregeling voor medewerkers van de stichting; De directeur overlegt met en vraagt toestemming aan het bestuur bij het

•

• •

10.5

aanstellen van personeel met een contractduur van langer dan 1 jaar. De directeur draagt binnen de grenzen van het directiestatuut, beleid en begroting en andere van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, zorg voor de hoofdlijnen van de organisatiestructuur. Bij veranderingen in deze structuur overlegt de directeur eerst met het bestuur ten aanzien van het ontwerp, vaststelling, de realisering en de aanpassing van de organisatiestructuur van het werkapparaat met zodanige taak- en functieverdeling dat: · de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van medewerkers duidelijk zijn; · vanuit het oogpunt van interne controle een voldoende functiescheiding is gewaarborgd; · een effectieve en efficiënte taakuitoefening door het werkapparaat verzekerd is. De directeur draagt zorg voor de interne overlegstructuur in de organisatie. De directeur draagt zorg voor het bevorderen van een goed arbeidsklimaat en treft maatregelen die hiervoor van belang zijn, rekening houdend met en gebruik makend van de aanwezige overlegstructuur.

Financiën, begroting, rekening, beleidsplannen, verslag Tot de taken van de directeur behoort verder: • het - binnen de vastgestelde begroting - bevorderen van een doelgerichte en doelmatige aanwending van de middelen van de stichting; • het zorg dragen voor deugdelijk beheer van de tot de stichting behorende (financiële) middelen en het werven van deze middelen; • het zorg dragen voor goede en hanteerbare interne risicobeheersings- en controlesystemen, de bemensing daarvan en de werking van die systemen; • het voorbereiden van het jaarplan; • het voorbereiden van het meerjarenplan; • het voorbereiden van de begroting, de jaarrekening en het bestuursverslag van de stichting; • het verstrekken van periodieke voortgangsrapportages aan het bestuur; deze rapportages bevatten in ieder geval informatie over door de stichting verrichtte werkzaamheden, knelpunten ten aanzien van de uitvoering van het meerjarenplan en jaarplan, de financiële situatie, het ziekteverzuim en relevante interne- en externe ontwikkelingen; • het zorgdragen voor een dusdanige voorbereiding van de begroting dat deze een zo zuiver mogelijk beeld geven van de te verwachten kosten en opbrengsten (ieder voorjaar) • het zorgdragen voor de externe accountantscontrole door het tijdig ter beschikking stellen van alle stukken ten aanzien van het jaarverslag en de jaarrekening aan de door het bestuur aangewezen

accountant. De accountantscontrole wordt in opdracht van het bestuur uitgevoerd. De accountant rapporteert – indien aan de orde - zijn bevindingen en aanbevelingen rechtstreeks aan het bestuur. Nadat de jaarrekening door het bestuur is goedgekeurd draagt de directeur zorg voor het tijdig toezenden van jaarrekening en jaarverslag aan externe instanties. Nb. De directeur is niet bevoegd zelfstandig een accountant, huisadvocaat of

•

notaris te benoemen. Hiervoor is schriftelijke (per e-mail volstaat) goedkeuring van het bestuur vereist. Het zorgdragen voor een dusdanige inrichting van de administratie, dat hieruit te allen tijde de financiële situatie en de rechten en plichten van Fulcotheater duidelijk blijken. De directeur draagt tevens zorg voor een adequaat financieel beleid, het inplannen van de inkomsten en uitgaven door het opstellen van een 1 en meerjarig budget. De directeur stelt – indien er sprake is van een jaarbedrag groter dan 25.000 Euro –een investeringsplan op met een specificatie van de gewenste en noodzakelijke investeringen. De directeur is gerechtigd die uitgaven te doen die binnen de door het bestuur vastgestelde begroting noodzakelijk zijn, dan wel binnen het vastgestelde investeringsplan passen.

Ter uitvoering van het bovenstaande is de directeur zelfstandig handelingsbevoegd tot het verrichten van alle vermogensrechtelijke handelingen tot 15.000 Euro. Bij hogere betalingsverplichtingen is schriftelijke goedkeuring (per e-mail volstaat) van de penningmeester van het bestuur, of een door hem gemandateerd bestuurslid, vereist. Het afleggen van de verantwoording door de directie geschiedt zoveel mogelijk in de vergaderingen van het bestuur en verder in het informeel overleg tussen de voorzitter van het bestuur en de directie. Vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de penningmeester van de stichting ten aanzien van de financiën van de stichting vindt tweemaandelijks overleg plaats tussen de directie en deze bestuurder over de financiën van de stichting. De directeur informeert het bestuur omtrent de voortgang van de uitvoering van de bestuursbesluiten. Tevens zal de directeur bij het constateren van materiële onregelmatigheden of schriftelijke klachten van medewerkers of andere ernstige voorvallen de voorzitter van het bestuur daar onverwijld van in kennis stellen. De directeur zal het bestuur tijdig en volledig informeren, adviseren en ondersteunen en verantwoording afleggen over zijn taakuitoefening zodat het bestuur zijn beleidsbepalende en toezichthoudende taak kan uitvoeren.

De directeur draagt zorg voor een dusdanige voorbereiding van de begroting dat deze een zo zuiver mogelijk beeld geven van de te verwachten kosten en opbrengsten (ieder voorjaar) voor elke bestuursvergadering / kwartaalgewijs rapportages aan het bestuur over de werkelijke voortgang in de realisatie van het beleidsplan en budget. Deze rapportage zal bestaan uit wat op dit moment gebruikelijk is en in de toekomst door het bestuur noodzakelijk wordt geacht. De rapportages dient in ieder geval informatie te bevatten; - Overzicht van de in het voorafgaande kwartaal uitgevoerde activiteiten - Overzicht van de in het komende kwartaal geplande activiteiten - Het resultatenoverzicht, inclusief alle kosten en baten t/m de voorafgaande maand in een vergelijking met de begroting en de realisatie in het vorig jaar. - Rapportage op de - in overleg met het bestuur - opgestelde prestatieindicatoren. SLOTBEPALINGEN

• • • •

Dit reglement kan worden gewijzigd door het bestuur in overleg met de directie. Met de vaststelling van dit reglement komen eventuele voorafgaande bestuursen directiereglementen te vervallen. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur met inachtneming van de wettelijke bepalingen en de statuten. Het bestuur gaat jaarlijks na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet.