9. Brief Gedeputeerde Staten aan BenW IJsselstein IBT informatiebeheer over 2023-2024

College van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN Onderwerp Datum Documentnummer Telefoonnummer E-mailadres Domein/opgave Team

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2023-2024 31 maart 2025 UTSP-1913279266-5771 +31651392542 irmgard.broos@provincie-utrecht.nl STB BEI

Geacht college, U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Op 5 februari jl. voerden wij een gesprek met uw organisatie en uw archivaris en archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC). De informatie uit dat gesprek hebben wij eveneens gebruikt voor deze beoordeling. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023 - 2024 luidt ‘voldoet’. Dit betekent dat uw informatiebeheer grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet. Uit de informatie in de stukken en het gesprek constateren wij dat er nog steeds stapsgewijs gewerkt wordt aan de aanbevelingen van zowel uw archivaris van het RHC als die uit onze vorige toezichtbrief. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken.

Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Bevindingen en beoordeling Bij onze vorige beoordelingen zagen wij een positieve lijn in het verbeteren van uw informatiebeheer. Ook nu zien wij nog steeds een stapsgewijze voortgang op de verschillende onderdelen uit uw ‘Verbeterplan archief en informatiebeheer gemeente IJsselstein 2024’. Net als uw archivaris zien wij bij de uitvoering van dit verbeterplan een goed doordachte en planmatige aanpak. We constateren dat er de nodige stappen zijn gezet bij het overplaatsen van digitale dossiers uit Mozard naar het predepot van DiVault, de achterstand in de wettelijk verplichte digitale vernietiging nu goed wordt aangepakt en vorderingen worden gemaakt bij het in kaart

1 van 3

brengen van alle applicaties en informatiestromen. Bij voorzetting van deze aanpak en met voldoende capaciteit, hebben wij er vertrouwen in dat de ingezette verbeteringen de komende periode verder kunnen worden uitgevoerd en worden afgerond. Extra aandacht vragen wij nog wel voor de volgende punten, die allen (behalve het punt van de verbonden partijen / aanbeveling 5) in uw ‘Verbeterplan archief- en informatiebeheer IJsselstein KPI 2024’ staan opgenomen. Wij gaan er vanuit dat deze acties volgens de planning in het verbeterplan (dus in 2025) verder worden uitgevoerd. Kwaliteitssysteem: In de praktijk worden er wel periodieke kwaliteitscontroles uitgevoerd. Afgelopen periode is het kwaliteitshandboek geactualiseerd en is een kwaliteitscontroleplan opgeleverd. Het is nodig om deze instrumenten ook daadwerkelijk in te gaan zetten als volwaardig kwaliteitssysteem voor zowel uw zaaksysteem als voor uw decentrale informatiestromen. Ook het jaarlijks uitvoeren van een (interne) audit wordt nog niet gedaan. Grip op alle digitale informatiestromen: Het is positief dat met het groeiende overzicht van applicaties en informatie in werkprocessen de grip op die informatiestromen verstevigd wordt. Wettelijk verplichte vernietiging: Er zijn de afgelopen periode de nodige acties opgestart om de ontstane vernietigingsachterstand (vanaf 2013) in Mozard en Djuma weg te werken.

Het is van belang dat dit traject de komende periode wordt afgerond. Verbonden partijen: Er zijn nog onvoldoende praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer gemaakt met verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen. Aanbevelingen: 1.

Onze belangrijkste aanbeveling is nog steeds om alle verbeterpunten uit de jaarlijkse KPI-rapportage van het RHC en uw daarop gebaseerde verbeterplan uit te voeren en de voortgang te monitoren. Blijf dit doen in nauw overleg met het RHC als adviseur voor uw informatie- en archiefbeheer.

2.

Zorg voor het verder inrichten en uitvoeren van een volledig kwaliteitssysteem en pas dit toe op zowel uw zaaksysteem als de decentrale applicaties. Voer op basis van het geactualiseerde kwaliteitshandboek en kwaliteitscontroleplan, naast de periodieke controles ook jaarlijks een audit uit.

3.

Werk verder aan het in beeld krijgen en onder beheer krijgen van alle informatiestromen (applicaties, gezamenlijke schijven, e-mailboxen) met archiefwaardige bestanden. Zorg daarbij ook dat de instrumenten die nodig zijn voor dit beheer van alle informatiestromen worden opgesteld: een digitale bewaarstrategie als onderdeel van het documentair informatie plan en het documentair structuurplan.

4.

Voer de verplichte vernietiging uit Mozard en Djuma zo snel mogelijk verder uit, zodat de achterstand vanaf 2013 geheel weggewerkt wordt. Blijf ook de vernietiging uit uw zaaksysteem uitvoeren, zodat daarin geen nieuwe achterstanden ontstaan.

5.

Extra aandacht vragen we voor het maken van praktische beheerafspraken met de verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. hoe worden de digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over

2 van 3

tijdige vernietiging). Maak die afspraken in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD. Toets deze afspraken periodiek via uw in te voeren kwaliteitssysteem.

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde over 2023 en 2024 afgerond. We gaan ervanuit dat u de door ons geconstateerde verbeterpunten, in overleg met uw archivaris doorvoert. We ontvangen graag nog wel de KPIrapportage archief- en informatiebeheer 2024 die u recent van het RHC hebt ontvangen, evenals het verbeterplan 2025 dat u op basis van die KPI-rapportage opstelt. In het derde kwartaal van 2026 (volgend jaar) beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2025 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2026. Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gaat met de uitvoering van de aanbevelingen. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBTkaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie cc. streekarchivaris RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

3 van 3