9.1 Jaarverslag 2020 Commissie voor de bezwaarschriften

^

^

G e m e e » ft?

*•/ IJsselstein

JAARVERSLAG 2020 Commissie voor de bezwaarschriften

MEI 2021

Inleiding Er is een vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften (verder: de commissie) die is ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. De organisatie en werkwijze van de commissie is vastgelegd in de Verordening tot 3e wijziging van de Verordening op de commissie bezwaarschriften. Zoals de commissie in het jaarverslag 2019 heeft opgemerkt, is die verordening aan vernieuwing toe. Bij de voorbereidingen van de nieuwe verordening is de voorzitter van de commissie nauw betrokken. De commissie heeft er kennis van genomen dat in het tweede kwartaal van 2021 de raad van IJsselstein een voorstel tot de vaststelling van een nieuwe verordening commissie bezwaarschriften wordt aangeboden. Vorig jaar heeft de commissie haar eerste jaarverslag sinds de ontvlechting van de UW Samenwerking uitgebracht. De commissie hecht eraan jaarlijks verslag te doen van haar werkzaamheden over het afgelopen jaar. Dit bevordert de overzichtelijkheid en inzichtelijkheid voor zowel het gemeentebestuur als voor de leden van de commissie zelf. In haar jaarverslag 2019 is de werkwijze van de commissie uitvoerig beschreven. Voor zover nodig verwijst de commissie daarnaar.

In het jaarverslag wordt inzicht gegeven in de samenstelling van de commissie, het aantal aan de com­ missie ter advisering voorgelegde en door haar behandelde bezwaarschriften, en ook van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest gedurende het verslagjaar. Daarnaast biedt het jaarverslag de commissie de mogelijkheid om ten aanzien van gesignaleerde knelpunten, aanbevelingen en voorstellen te doen en maatregelen te nemen tot oplossing of verbetering van die knelpunten en om haar visie te geven over nieuwe relevante wetgeving op (algemeen) bestuursrechtelijk terrein.

Samenstelling van de commissie De samenstelling van de commissie was gedurende het verslagjaar als volgt: de heer mr. J.W.M. Bunt, voorzitter; mevrouw mr. I.G. van Dee; mevrouw mr. A.K. Krijnen; de heer mr. E. M. Oskam; mevrouw mr. G. C. de Vries. Als plaatsvervanger van de voorzitter hebben gefungeerd mevrouw De Vries, mevrouw Van Dee en de heer Oskam. Na een groot aantal jaren als lid/voorzitter van de commissie te hebben gefungeerd, heeft de heer mr. A.J. Braxhoven medio 2020 meegedeeld vanaf 1 januari 2021 zijn lidmaatschap van de commissie te beeindigen . De commissie bedankt de heer Braxhoven voor zijn inzet bij en deskundige bijdragen aan de totstandkoming van de adviezen van de commissie.

Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020

Secretariaat commissie De commissie is bij de uitvoering van haar taken en bevoegdheden bij toerbeurt ambtelijk ondersteund door de volgende secretarissen: de heer mr. M. de Bruin en mevrouw mr. A.M. Wiechers. De secretarissen zijn bij de uitvoering van hun werkzaamheden administratief ondersteund door me­ vrouw R. Bouzerrade.

COVID-19 In maart 2020 is ook de commissie geconfronteerd met de coronamaatregelen van het kabinet. Gelet op die maatregelen stond de commissie voor de vraag of de hoorzittingen van de commissie digitaal zouden moeten plaatsvinden. De commissie was zich ervan bewust dat niet iedereen gewend is om digitaal te vergaderen. Om partijen zo goed mogelijk te faciliteren heeft de commissie besloten niet voor die vergaderwijze te kiezen. Na het van kracht worden van de coronamaatregelen is de commissie dan ook fysieke hoorzittingen blijven organiseren. Vanzelfsprekend werden daarbij de coronamaatregelen in acht genomen. Bijvoorbeeld door het horen van partijen te organiseren in vergaderruimten van het stadskantoor waar te alien tijde de afstand van 1,5 meter tussen personen kon worden gewaarborgd.

Overzicht van ingediende en afgehandelde bezwaarschriften 2020 Op 1 januari 2020 lag er nog een werkvoorraad uit 2019 van 3 bezwaarschriften. In 2020 zijn in totaal 48 bezwaarschriften ingekomen en voor advisering in handen van de commissie gesteld. De commissie heeft in 2020 9 keer vergaderd, waarin zij 17 zaken heeft behandeld. Hierbij wordt opgemerkt dat een zaak meerdere bezwaarschriften kan betreffen. Ook wordt hierbij opgemerkt, dat in een aantal gevallen over kennelijk niet-ontvankelijke bezwaren buiten zitting door de commissie advies aan het bestuursorgaan is uitgebracht. In 2020 is er ten aanzien van 31 bezwaarschriften door de commissie advies uitgebracht. Op 1 januari 2021 lag er nog een werkvoorraad van 8 zaken (20 bezwaarschriften)

TOTAAL BEZWAARSCHRIFTEN 2020 Geen bezwaar

„ Ongegrond

10/°

16%

Gegrond 3%

Niet ontvankelijk 26%

Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020

Uitkomsten bezwaarschriften Ingetrokken Er zijn 14 bezwaarschriften ingetrokken. Dit is veelal gebeurd omdat de bezwaarmaker geen belang meer had bij een beslissing op zijn bezwaarschrift. Bijvoorbeeld omdat aan zijn bezwaar tegemoet was gekomen door intrekking van het bestreden besluit, al dan niet gevolgd door een nieuw besluit. Onaearond Ten aanzien van 5 bezwaarschriften heeft de commissie geadviseerd om deze ongegrond te verklaren. Dat betekent dat het bestreden besluit, volgens de commissie, in stand kon blijven. Gegrond De commissie heeft in 2020 ten aanzien van 1 bezwaarschrift (uit 2019) geadviseerd tot gegrondverklaring. Dat betekent dat het besluit, volgens de commissie, niet in stand kon blijven. Niet-ontvankeliik Bij 8 bezwaarschriften heeft de commissie geadviseerd om deze niet ontvankelijk te verklaren. In de meeste gevallen was dit omdat de bezwaarmaker geen belanghebbende bij het bestreden besluit was of geen belang meer had bij een beslissing op het bezwaarschrift. Geen bezwaar in de zin van de Alaemene wet bestuursrecht 3 bezwaarschriften zijn aangemerkt als niet zijnde een bezwaar in de zin van de Algemene wet be­ stuursrecht. Nog in behandelina Van de in 2020 ingekomen bezwaarschriften waren op 1 januari 2021 nog 20 bezwaarschriften in behandeling. Daarvan zijn 3 bezwaarschriften in 2020 in een hoorzitting van de commissie behandeld.

De commissie heeft over die bezwaarschriften na afloop van de hoorzitting een advies geformuleerd. Het schriftelijk advies aan het bestuursorgaan is in 2021 uitgebracht. Over de overige 17 bezwaar­ schriften is/wordt door de commissie in 2021 advies uitgebracht. Cijfermatig overzicht over 2019 en 2020 2019 Restant 2018 Ontvangen in 2019 Totaal:

9 89 98

2020 Restant 2019 Ontvangen in 2020 Totaal:

3 48 51

Over in 2019 Totaal:

12 86

Over in 2020 Totaal:

20 31

Niet-ontvankelijk Ingetrokken Gegrond Restant dat ongegrond is

30 20 15 21

Niet-ontvankelijk Ingetrokken Gegrond Restant dat ongegrond is

8 14 1 5

Vergeiijking met 2019 In onderstaande grafiek wordt, gesplitst naar soort besluit waartegen bezwaar is gemaakt, het aantal in 2020 ingekomen bezwaarschriften vergeleken met het aantal bezwaarschriften in 2019.

Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020 3

Categorieen bezwaren 40 35

38

30 25

29

20 15 10 5

0

11 4 2

10

7

10 •

^

* X/ ^ • / • 2019

/

J?

*/

*°

^

^

* * •

2020

Besluit in afwijking van commissie advies Het advies dat de commissie aan het bestuursorgaan uitbrengt is geen bindend advies. Het bestuursorgaan kan bij het nemen van een beslissing op het ingediende bezwaar afwijken van het advies van de commissie (zogenaamd contrair gaan). Op grond van de Algemene wet bestuursrecht moet in de beslissing op het bezwaar wel gemotiveerd worden waarom van het advies wordt afgeweken. Het college heeft in een zaak met betrekking tot het omgevingsrecht, het advies van de commissie niet overgenomen en in afwijking van dat advies besloten de bezwaren ongegrond te verklaren. In die zaak is beroep ingesteld bij de rechtbank.

Beroepszaken Tegen een -na advisering door de commissie- door het bestuursorgaan genomen besluit op het bezwaarschrift, kan de bezwaarmaker beroep instellen bij de rechtbank, afdeling bestuursrecht, eventueel gevolgd door hoger beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. De uitspraak van de rechter in (hoger) beroep kan worden beschouwd als een indicator van de kwaliteit van de door de commissie uitgebrachte adviezen en van de door het bestuursorgaan genomen besluiten op be­ zwaar. In 2020 is in twee zaken beroep aangetekend tegen een beslissing op bezwaar. De ene zaak betreft de beslissing op het bezwaar dat in 2019 was ingediend tegen een besluit op grond van het omgevings­ recht. De andere zaak betreft de beslissing op het tegen een opgelegde last onder dwangsom inge­ diende bezwaar. Behandeling van die beroepen vindt plaats in 2021 zodat nu nog niet bekend is hoe de rechter hierover zal oordelen. Uit het vorenstaande mag (voorzichtig) worden geconcludeerd dat de mogelijkheid en de ruimte die belanghebbenden worden geboden om tijdens een hoorzitting van de commissie de standpunten toe te lichten en te verduidelijken daaraan heeft bijgedragen.

Tevens kan hieruit worden geconcludeerd, dat de met het instellen van de bezwaarprocedure door de wetgever beoogde beperking van de instroom van zaken bij de bestuursrechter (zogenaamde zeeffunctie) ook in 2020 doeltreffend is gebleken. Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020

Voortgang behandeling bezwaarschriften Op grond van de Algemene wet bestuursrecht moet het bestuursorgaan binnen 12 weken na het einde van de bezwaartermijn een beslissing op het bezwaar nemen. Die termijn kan eenmaal met maximaal zes weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk met instemming van de indiener van het bezwaarschrift en van de eventueel belanghebbenden. Dit laatste is in 2020 1 keer voorgekomen. Beslissing op bezwaar binnen termijn Er zijn 24 beslissingen op bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van 12 weken (+ eventueel 6 weken verdaging) verzonden. Beslissing op bezwaar buiten termijn Bij 4 bezwaarschriften is de beslissing op bezwaar buiten de wettelijke termijn verzonden. Dit heeft overigens geen gevolgen voor de beslissing zelf. Het te laat op een bezwaarschrift beslissen kan wel andere gevolgen hebben. Bezwaarmaker kan op grond van artikel 4:17 van de Algemene wet bestuursrecht na het verstrijken van de (verlengde) beslistermijn namelijk een schriftelijke ingebrekestelling indienen bij het bestuursorgaan. Als het bestuursor­ gaan vervolgens niet binnen twee weken na de ingebrekestelling alsnog een besluit heeft genomen, is het bestuursorgaan een dwangsom verschuldigd. Het bestuursorgaan kan over een maximale termijn van 42 dagen totaal € 1.260 verbeuren.

Daarnaast kan bezwaarmaker twee weken na een ingebreke­ stelling een beroepschrift tegen het niet tijdig beslissen bij de rechtbank indienen. Voor zover de commissie bekend, is in 2020 in geen van de gevallen waarbij de beslistermijn is overschreden een ingebrekestelling bij het bestuursorgaan ingediend of een beroepschrift bij de rechtbank ingediend. Hoewel het aantal gevallen waarin de beslistermijn is overschreden beperkt is, vraagt de commissie de aandacht voor het tijdig afhandelen van de ingekomen bezwaren. Het is de commissie gebleken dat het tijdig afhandelen van bezwaren in het laatste kwartaal van het verslagjaar onder druk is komen te staan. Dit acht de commissie geen goede zaak. Alle bij het bezwaarproces betrokken partijen hebben immers belang bij een spoedige beslissing op het ingediende bezwaar. Het tijdig afhandelen van de bezwaar­ schriften dient dan ook permanent en organisatie breed de aandacht te hebben. Een snellere afhandeling van bezwaarschriften moet naar de mening van de commissie ook mogelijk zijn. Alle bij het be­ zwaarproces betrokkenen kunnen daar in meer of mindere mate een bijdrage aan leveren. Zo ook de commissie.

De commissie zal wat dat betreft ook kritisch naar haar eigen functioneren blijven kijken (zoals in het verleden steeds het geval is geweest) en bezien welke mogelijkheden zij heeft om versnelde afdoening van bezwaarschriften met behoud van de kwaliteit van de advisering mogelijk te maken (digitale geluidsopname hoorzittingen, verhoging zittingsfrequentie, tijdige beoordeling en ondertekening van adviezen). Om de bezwaarschriften tijdig te kunnen afhandelen is ook voldoende continue juridische capaciteit binnen de organisatie nodig, inclusief binnen het secretariaat van de commissie bezwaarschriften. De commissie vraagt hier de aandacht voor. Van even groot belang, zo niet groter, als het tijdig afhandelen van bezwaarschriften is het zo veel als mogelijk voorkomen dat belanghebbenden een bezwaarschrift indienen. Daartoe zal niet snel worden overgegaan als belanghebbenden het besluit accepteren. Dit kan onder meer worden bereikt door het besluit zorgvuldig voor te bereiden (onder andere door alle feiten en omstandigheden te onderzoeken, alle belangen af te wegen en belanghebbende in het voorstadium van de besluitvorming te horen) en door het besluit goed te motiveren. In de volgende paragraaf wordt daar nader op ingegaan. Waar

Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020 5

mogelijk en zinvol kan het besluit ook na ontvangst van het bezwaarschrift nog nader worden toegelicht. Het is de commissie bekend dat dit in een aantal gevallen ook al gebeurt.

Kwaliteit beschikkingen Hoewel de commissie in 2020 slechts in 1 zaak heeft geadviseerd tot gegrondverklaring van een be­ zwaarschrift, blijft de commissie de aandacht vragen voor een voldoende zorgvuldige voorbereiding en een voldoende en juiste motivering van het primaire besluit. Hier is zeker nog winst te behalen voor de organisatie. Het onvoldoende of onjuist motiveren van een besluit staat op gespannen voet met het bepaalde in de artikelen 3:46 en 3:47 van de Algemene wet bestuursrecht (Een besluit dient te berusten op een deugdelijke motivering, die wordt vermeld bij de bekendmaking van het besluit). Weliswaar kunnen bepaalde vormgebreken in het primaire besluit in de bezwaarprocedure worden hersteld, maar dat mag geen regel worden. Het wekt bij bezwaarmakers soms ook enige wrevel op. De commissie pleit dan ook voor een betere en zorgvuldigere voorbereiding en motivering van besluiten. Zo kan het goed motiveren van de afwijzing van een aanvraag -zeker bij zogenaamde gebonden be­ schikkingen, waar geen ander besluit mogelijk is of bij nieuwe wet - en regelgeving- naar de mening van de commissie eerder leiden tot acceptatie van het besluit en dus tot minder bezwaarschriften. Ook geeft dat minder aanleiding tot herstel van tekortkomingen in de besluiten tijdens de bezwaarfase.

Daarmee wordt veel onnodige inzet van ambtelijke capaciteit bespaard en het komt de klantvriendelijkheid ten goede; er kan immers gefundeerd besluitvorming plaatsvinden, die ook duidelijk wordt uitgelegd. Ook het horen van de aanvrager voordat een aanvraag geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen (artikel 3:2 van de Awb) kan de acceptatie door de aanvrager van een voor hem negatief besluit bevorderen. De kwaliteit van de besluitvorming in bezwaar wordt ook bevorderd door een goede voorbereiding door de gemeentelijke vertegenwoordigers van de hoorzittingen. De commissie ziet dat daarin stappen in de goede richting worden gemaakt. Als voorbeeld daarvan is de commissie opgevallen de verweerschriften in het kader van verkeersbesluiten. Gelet op het vorenstaande beveelt de commissie aan om in het kader van de juridische kwaliteitszorg organisatie breed aandacht te besteden aan de zorgvuldige voorbereiding en de motivering van beslui­ ten. Om een bepaalde kwaliteit daarvan te waarborgen kan het gebruik van formats, modellen en check­ lists een hulpmiddel zijn. Daardoor is het ook eenvoudiger de kwaliteit van beschikkingen organisatie breed te monitoren en indien nodig bij te sturen. Ook wordt daardoor de kwaliteit en de inzichtelijkheid van die besluiten vergroot.

In dit kader wijst de commissie op de in het jaarverslag 2019 gedane aanbeveling waarin zij aandacht vraagt voor een goede communicatie en de inzet van pre-mediation in de verschillende fases van het bezwaarproces. Ten aanzien van pre-mediation heeft de commissie begrepen dat door verschillende omstandigheden (langdurige ziekte, corona) het secretariaat van de commissie (nog) geen invulling heeft kunnen geven aan die aanbeveling.

Vooruitblik 2021 Het is en blijft moeilijk te voorspellen of het aantal bezwaarschriften het komende jaar zal afnemen, gelijk blijven of toenemen. Zo blijkt uit de praktijk bijvoorbeeld dat een verkeersbesluit soms leidt tot enkele en soms tot een groot aantal bezwaarschriften. Gezien de werkvoorraad van de commissie tot en met februari 2021, is vooralsnog de verwachting dat het aantal te behandelen bezwaarschriften in 2021 hoger zal zijn dan over 2020.

Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020

Aanbevelingen De commissie geeft de volgende aanbevelingen: 1.

Continue en organisatiebrede aandacht voor en streven naar het binnen de wettelijke termijn afhandelen van bezwaarschriften, onder andere door te zorgen voor voldoende juridische capaciteit bin­ nen de organisatie.

2.

Verhoging van de kwaliteit van de beschikkingen door een betere en zorgvuldigere voorbereiding en motivering van de besluiten, onder andere door: a. voordat een aanvraag geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd, de aanvrager te horen; b. kwaliteit(sverhoging) van besluiten in te bedden in de organisatiebrede juridische kwaliteitszorg (controlling) en door het -waar mogelijk- gebruik maken van formats, modellen en checklists te waarborgen;

3.

c. de kwaliteit van de beschikkingen te monitoren en indien nodig bij te sturen. Verhoging van de acceptatie van besluiten, onder andere door: a. een zorgvuldigere en gei'ndividualiseerde formulering daarvan; b. naar aanleiding van een ingediend bezwaarschrift contact op te nemen met bezwaarmaker om het besluit nader toe te lichten.

Namens

n van de gemeente IJsselstein,

de heer r voorzitter

Commissie bezwaarschriften Jaarverslag 2020 7