8. Raadsinformatiebrief plan van aanpak participatieve werkwijze IJsselstein

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Concept Plan van Aanpak Participatieve Werkwijze

uw kenmerk uw brief van behandeld door

zaaknummer

M. Mulder

884449

datum

15 december 2020

blad 1 van 3 1 bijlagen

Geachte raadsleden, Het huidige vastgestelde participatiebeleid in IJsselstein ‘Burgerparticipatie en de participatieladder’ is in 2011 door uw raad vastgesteld. In dit beleidsplan is de participatieladder vastgelegd en de uitgangspunten over rolverdeling, werkwijze en een afwegingskader voor de mate van participatie. De rekenkamercommissie van IJsselstein heeft in 2017/2018 geconcludeerd dat de in 2011 ingevoerde participatieladder niet altijd consequent is toegepast. Er had volgens de evaluatie sterker ingezet kunnen worden op participatie. In het collegeprogramma is de verbetering van participatie een belangrijk onderwerp. Op basis hiervan is er door de organisatie een ontwikkelopgave Participatieve werkwijze geformuleerd waarmee er een aanpak voor uitwerking is vastgesteld. De manier hoe we participatie in de organisatie willen inrichten staat in het Concept Plan van Aanpak. Graag nodigen wij u uit uw opmerkingen voor het einde van dit jaar met ons te delen, zodat wij deze mee kunnen nemen in het definitieve plan van aanpak. Om het begrip participatie hanteerbaar te krijgen zullen we in het vervolg deze drie vormen onderscheiden. Drie vormen van participatie Participatie in een gemeente gaat meerdere kanten op. De gemeente wil inwoners, ondernemers, verenigingen en instellingen betrekken bij hun beleid of plannen (burgerparticipatie).

Andersom kan het ook zo zijn dat een inwoner een idee heeft voor zijn of haar wijk of straat, zoals een picknicktafel in de openbare ruimte. Daarvoor hebben zij de gemeente nodig als facilitator (overheidsparticipatie). Tot slot komt er nog een laatste mogelijkheid bij en dat is participatie tussen inwoners of ondernemers onderling. Participatie als aanvraagvereiste voor omgevingsvergunning (Initiatievenparticipatie). 1.

Gemeente -> inwoner Burgerparticipatie: burgers participeren in een initiatief van de overheid Burgers krijgen de kans invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid in een gemeente. Het gaat om meepraten, meedenken en meebeslissen in het publieke domein. Hierbij moet ruimte zijn om te experimenteren met nieuwe vormen van participatie. Niet voor niks hoort ook lef in het DNA van de GIJS medewerker! De mate waarin we inwoners betrekken is afhankelijk van het onderwerp en wat we willen weten van de inwoners. De gemeente IJsselstein maakt hiervoor gebruik van de participatieladder. Van belang is dat de gemeente naar alle deelnemers in het proces (Raad, College, Ambtelijke organisatie, inwoners, belangengroepen) duidelijkheid verschaft over de rollen die iedere groep heeft. Ook moet achteraf aan

datum ons kenmerk blad 2 van

15 december 2020 801789 3

de participanten duidelijk gemaakt worden wat er met de inbreng is gedaan en waarom bepaalde aspecten niet zijn meegenomen. Hoe zorgen we dat burgerparticipatie werkbaar wordt en de rollen eigen worden? • Foto lokale democratie Eind 2019 is er een QuickScan uitgezet onder inwoners, raadsleden, college en organisatie over de lokale democratie in IJsselstein. Dat heeft een beeld gegeven hoe de doelgroepen aankijken tegen de democratie en onderlinge samenwerking in IJsselstein. Daar is een actielijst van verbeteringen uit voortgekomen die wordt opgepakt door de gemeentesecretaris. • Herijken huidig participatiebeleidsplan 2011 en raadsinformatieavond ‘Participatie’ op 8 december 2020. In het Plan van Aanpak staan de procesafspraken om uiteindelijk te komen tot een herijkt beleidsplan participatie 2011. De raadsinformatieavond is onderdeel van het plan van aanpak en de eerste stap naar een verkenning wat participatie betekent voor de raad en welke de rol van de raad vervult in het participatieproces. Hieruit volgt een raadsvoorstel die ter goedkeuring aan de raad wordt voorgelegd. • Ontwikkelen van participatieve werkwijze in de organisatie aan de hand van een werkproces Burgerparticipatie (zie bijlage), waarin participatie een onlosmakelijk onderdeel vormt van het beleidsproces. • Wij willen twee pilots gaan doen met een startnotitie.

Deze startnotitie is bedoeld om afspraken vast te leggen en de mate van participatie, de trede van de participatieladder. Het werken met een startnotitie is ook onderdeel van het rapport van de rekenkamer. welke door de raad op 10 december 2020 is vastgesteld. Er is besloten om in Q1 2021 een werkgroep in te stellen, bestaande uit leden van de raad, college, griffier en enkele beleidsambtenaren, die een format voor een raadsvoorstel en startnotitie gaan stellen. • Digitale participatietools en de websitepagina www.ijsselstein.nl/meedoen waar inwoners kunnen meepraten en zien wat er gedaan is met hun inbreng en hoe het project vordert. • Medewerkers trainen en coachen in de nieuwe participatieve werkwijze. 2.

Inwoner -> gemeente Overheidsparticipatie: de overheid participeert in initiatieven van burgers, ook wel een burgerinitiatief genoemd. Regelmatig komen inwoners naar de gemeente met een idee voor hun wijk, straat of stad (denk aan groen in zelf beheer, buurtfeest, schaaktafels, fietsenrekken). De Omgevingswet vraagt van gemeenten om meer ruimte te bieden aan initiatieven uit de samenleving en lokaal maatwerk. Dat vraagt om een andere houding: van 'nee, tenzij' naar 'ja, mits’ en een organisatie die is ingericht op een toenemend aantal initiatieven. . Hoe zorgen we dat participatie werkbaar wordt en de rollen eigen worden? • Een werkproces Overheidsparticipatie (zie bijlage). Het uitgangspunt van dit proces is: één balie (fysiek en digitaal www.ijsselstein.nl/meedoen), één contactpersoon voor de inwoner die verantwoordelijk is voor het verloop (initiatievenmakelaar) en één vast vergaderpunt met de direct betrokkenen (initiatieventafel). • Aanstellen van een initiatievenmakelaar. Een veel gehoorde klacht van indieners van initiatieven is dat zij van het ‘kastje naar de muur’ worden gestuurd waardoor initiatieven kunnen stranden. Wij willen onderzoeken of we hier wat aan kunnen doen door een medewerker van begin tot eind verantwoordelijk te maken voor de ideeën die uit de maatschappij komen.

Deze medewerker communiceert met de indiener en zorgt ervoor dat het idee door de juiste medewerkers tijdig wordt behandeld. Deze functie noemen wij Initiatievenmakelaar. De Initiatievenmakelaar is in dienst bij de gemeente IJsselstein en is de projectleider (regisseur en eindverantwoordelijk) van alle initiatieven. Binnen de huidige formatie is er geen ruimte om deze makelaar aan te stellen. Bij de komende kadernota zullen wij u daarom een voorstel doen om budget beschikbaar te stellen om deze functie te creëren omdat hiermee een grote impuls kan worden gegeven aan de klanttevredenheid.

datum ons kenmerk blad 3 van

•

15 december 2020 801789 3

Medewerkers trainen en coachen in de nieuwe participatieve werkwijze.

3.

Inwoner/bedrijf/instelling <-> inwoner/bedrijf/instelling Initiatievenparticipatie: Participatie als aanvraagvereiste voor omgevingsvergunning Als de Omgevingswet van kracht is, krijgt de initiatiefnemer bij het indienen van een vergunningaanvraag te maken met de aanvraagvereiste participatie. De initiatiefnemer moet in de aanvraag voor een omgevingsvergunning aangeven of, en zo ja, hoe er overleg is geweest met belanghebbenden. Ook moet dan worden aangegeven wat er met het resultaat van de participatie is gedaan. De werkgroep Omgevingswet werkt momenteel aan een Participatiekompas voor initiatiefnemers. Als bijlage sturen wij het Plan van Aanpak in tekst en beeld en de twee werkprocessen Burgerparticipatie en Overheidsparticipatie ter informatie toe. Mocht u nog vragen hebben over dit plan, dan kunt u contact opnemen met afdeling communicatie, communicatie@ijsselstein.nl.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris, de burgemeester,

E.D. Luchtenburg

mr. P.J.M. van Domburg