8.1 Verbeterplan VTH

Zaaknummer

266727

Onderwerp

Uitvoering VTH verbeterplan

Datum

10 juni 2025

Definitieve vaststelling 6 mei 2025 Auteur beleidsmedewerker)

John Smits (Arena Consulting) in samenwerking met Coert van Baarsen (VTH

Aanleiding Een VTH-beleidsplan is het bestuurlijke kader waarbinnen de uitvoering van de VTH-taken voor vier jaar is vastgelegd en samen met het op te stellen jaarlijkse uitvoeringsprogramma en jaarverslag, wettelijk verplicht. Samen vormen zij – met de monitoring – de VTH-beleids- en uitvoeringscyclus. Door IBT-Utrecht is geconstateerd dat de gemeente IJsselstein op meerdere punten niet of slechts gedeeltelijk voldoet aan de eisen die aan de beleids- en uitvoeringscyclus zijn gesteld. Samengevat gaat het vooral om de volgende zaken waar de gemeente in het geheel niet voldoet: - Het algeheel ontbreken van vastgesteld beleid dat ook voldoet aan de gestelde vereisten art. 13 Omgevingsbesluit en art. 2.2 lid 1 Omgevingswet; - De handhavingsstrategie biedt geen inzicht in de wijze waarop het toezicht wordt voorbereid, de termijnen waarbinnen niet-routinematig toezicht wordt gehouden n.a.v. ernstige klachten, ongewone voorvallen of ernstige overtredingen en de wijze waarop wordt gerapporteerd over de naleving en eventuele consequenties bij niet-naleven; - Voor het uitvoeringsprogramma zijn onvoldoende middelen beschikbaar.

Het uitvoeringsprogramma sluit niet aan op de prioriteiten en doelstellingen in het beleid en maakt niet inzichtelijk of en welke werkzaamheden met het oog op de handhaving op brandveiligheid, constructieve veiligheid en het omgevingsplan (ruimtelijke inpassing, gebruik) plaatsvinden; - Het is onvoldoende inzichtelijk of hoe de organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen. IBT-Utrecht heeft de gemeente in de gelegenheid gesteld een verbeterplan op te stellen dat uiterlijk 1 juli 2026 zijn uitgevoerd. Uitgangspunten Dit is aanleiding voor de gemeente om de beleids- en uitvoeringscyclus als geheel tegen het licht te houden en te actualiseren. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • •

•

Het beleidsplan (U&H-strategie), uitvoeringsprogramma en jaarverslag worden geactualiseerd; Daarbij wordt erop ingezet dat deze instrumenten voldoen aan de vereisten uit het Omgevingsbesluit, de Omgevingswet en de Handreiking ‘Kwaliteits- en procescriteria omgevingsrecht VTH-thuistaken; BIG-8 onder de Omgevingswet’ van de Provincie Utrecht. Daarbinnen maakt de gemeente de volgende keuzes: - Het beleidsplan/strategiedocument wordt een compact bestuurlijk document dat goed aansluit bij de gemeentelijke opgaven (zoals bijvoorbeeld in het coalitieakkoord, in de opmaat voor de omgevingsvisie, het uitvoeringskader erfgoed, het veiligheidsbeleid of de woonvisie). Dat maakt voor bestuur en raad meer inzichtelijk wat VTH betekent voor de gemeente. Dit naast de reguliere uitvoering met een risico-gestuurde aanpak; - Bij de uitvoeringsstrategie wordt een gemaakt onderscheid tussen een meer (en compact) bestuurlijk deel in het hoofddocument en een meer operationele uitwerking voor de uitvoering in de bijlagen. Dat wil zeggen voor de inzet van preventie, de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving. - Er wordt gezorgd dat de verschillende instrumenten (beleidsplan/strategie, programma, verslag en evaluatie) goed op elkaar aansluiten en de beleids- en uitvoeringscyclus gesloten is.

Dat betekent dat er vanuit de uitvoering ook een terugkoppeling plaatsvindt naar beleid, ook en juist wat de bredere opgaven betreft. Het formuleren van KPI’s en het monitoren daarvan zijn belangrijke instrumenten voor het functioneren van de beleids- en uitvoeringscyclus; - Naast een evaluatie wordt voor de onderbouwing van de prioriteiten (en doelstellingen) een omgevings- en risicoanalyse uitgevoerd. - Het uitvoeringsprogramma wordt opgezet als een programma met een meerjaren doorkijk, b.v. waar het gaat om verwachte vergunningaanvragen in het kader van de woningbouwopgave of doelstellingen die in stappen moeten worden gerealiseerd. Dat geeft ook inzicht in toekomstige capaciteitsbehoefte. De beleids- en uitvoeringscyclus wordt (daarmee) gekoppeld aan de begrotingscyclus i.c. P&C cyclus van de gemeente;

-

Voor de uitwerking van het programma wordt een calculatiemodel gebruikt om inzichtelijk te maken wat de capaciteitsbehoefte is gegeven gestelde prioriteiten en geplande activiteiten. Het actualiseringsproces vindt stapsgewijs plaats met een grote betrokkenheid van de ambtelijke organisatie en een aantal bestuurlijke beslismomenten. De inzet is om in 2025 de vereiste documenten (in concept) gereed te hebben en de eerste helft van 2026 te gebruiken om de beleids- en uitvoeringscyclus te implementeren en te borgen.

Aanpak Voor de realisatie van gaan we uit van zeven stappen. Het tijdpad wordt nog bepaald. De inzet is uitwerking van de instrumenten in 2025 en implementatie in de eerste helft van 2026.

Stap 1: Bepalen uitgangspunten en kaders (april/mei) De actualisering start met een intakegesprek om het project op de rails te zetten en de nodige praktische afspraken te maken over de aanlevering van documenten, het inplannen van gesprekken etc. Er wordt een klein werkgroepje ingesteld om op een aantal momenten voor reflectie te zorgen (dit naast een aantal gesprekken/werksessies met een bredere vertegenwoordiging van de afdeling/organisatie). Parallel worden bestuurlijk (verantwoordelijke wethouders en eventueel burgemeester) en ambtelijk (werkgroepje) eerste oriënterende gesprekken gevoerd. Vooral bedoeld om de belangrijkste kaders, uitgangspunten en mogelijk vragen in beeld te krijgen. Zowel op inhoud als op proces. Het laatste ook wat betreft planning en mijlpalen waarover aan IBT wordt gerapporteerd. De insteek in principe dat over het resultaat van elke stap wordt gerapporteerd aan IBT. Het resultaat van stap 1 is een kadernotitie met een eerste schets van de opzet van de te actualiseren instrumenten, een uitgewerkt spoorboekje voor de realisatie daarvan en een vooruitblik op de implementatie.

-

Stap 2: Evaluatie (mei/juni) Als eerstvolgende stap is een terugblik op de organisatie en uitvoering van het huidige beleid en het kijken naar wat de lessen daaruit zijn voor de komende jaren: De realisatie van de doelstellingen Het uitvoeringsproces De organisatie De samenwerking (intern en extern) Het functioneren van de beleids- en uitvoeringscyclus Etc. Hierbij wordt ook nadrukkelijk gekeken naar de beoordeling van IBT en wat de afgelopen twee jaar de impact was op de uitvoering door het niet voldoen aan de gestelde eisen en wat (in te vullen) randvoorwaarden zijn om de beleids- en uitvoeringscyclus goed te borgen in bestuur en organisatie van de gemeente IJsselstein.

Het resultaat van stap 2 is een evaluatienotitie (basis voor de evaluatie-paragraaf in het nieuwe beleidsplan) waarin het voorgaande is vastgelegd.

Stap 3: Omgevings- en risicoanalyse (jul/sep) Vervolgens wordt er een omgevings- en risicoanalyse uitgevoerd. De omgevingsanalyse wordt uitgevoerd aan de hand van de kaart van IJsselstein (historische kern, woonwijken, buitengebied, bedrijfsterreinen) en een aantal nog te bepalen bredere opgaven. Daarbij kan worden gedacht aan: - Wonen en woningbouwopgave - Behoud erfgoed - Natuur en landschap - Ondermijning/veiligheid - Etc. Het gaat dan om de vraag wat er in de gemeente speelt, wat (verwachte) ontwikkelingen zijn, welke de risico’s zijn en wat de rol van VTH is of kan zijn bij realisatie van de opgaven. Om welke opgaven het moet gaan wordt bepaald aan de hand van de uitkomsten van de stappen 1 en 2. Bij de omgevingsanalyses worden naast medewerkers VTH ook beleidsmedewerkers betrokken die een rol spelen bij de geselecteerde opgaven. Waar relevant worden ook de omgevingsdienst, de brandweer of andere partnerorganisaties betrokken. Naast de strategische omgevingsanalyse wordt er een ‘technische’ risicoanalyse aan de hand van een in te vullen risicomatrix. Het accent ligt daarbij in elk geval op risico’s door activiteiten (Bbl, Bal, Bkl, omgevingsplanactiviteiten) voor constructieve veiligheid, brandveiligheid, strijdig gebruik/ruimtelijk inpassing, welstand (vooral i.r.t. behoud erfgoed) en eventuele bestuurlijke en financiële risico’s.

De risicoanalyse wordt waar nodig nog op maat gemaakt. Bij de omgevings- en risicoanalyse wordt minimaal de brandweer en waar nodig andere partners (omgevingsdienst, hoogheemraadschap) betrokken. Het resultaat van stap 3 is inzicht in de voor VTH relevante risico’s en ontwikkelingen/opgaven in de gemeente IJsselstein. Dit inzicht is de basis voor het stellen van prioriteiten en het formuleren van doelstellingen. Zowel voor de nieuwe beleidsperiode (2026-2029) als voor het uitvoeringsprogramma 2026 (met meerjaren doorkijk).

-

Stap 4: Opstellen contourennotitie (sep) Op basis van de voorgaande stappen wordt (als bureau-activiteit) een contourennotitie opgesteld met daarin: De belangrijkste bestuurlijke uitgangspunten voor het nieuwe beleid; Een samenvatting van de omgevings- en risicoanalyse; Eerste contouren voor de prioriteiten en doelstellingen 2026-2029 (en concreet voor 2026); Aandachtspunten voor de uitvoeringsstrategie; Aandachtspunten organisatie, beleids- en uitvoeringscyclus en kwaliteitsborging. Benodigde financiële en personele middelen voor het bereiken van doelstellingen. Er zal een werksessie plaatsvinden met het college over de belangrijkste aspecten van de contourennotitie, gericht op prioriteitenstelling, doelen, werkzaamheden en de daarvoor benodigde en beschikbare financiële en personele middelen aan de hand van ambitieniveaus. Het resultaat van stap 4 zijn voorlopig vastgelegde prioriteiten en doelstellingen voor de komende beleidsperiode en eerste opmaat voor het uitvoeringsprogramma 2026. De contourennotitie is ook het vertrekpunt voor het uitwerken en waar nodig aanscherpen van de uitvoeringsstrategie: preventie, vergunningverlening, toezicht en handhaving.

Stap 5: Uitwerken uitvoeringsstrategie (okt) In stap 5 staat de uitvoeringsstrategie centraal en meer specifiek de bestuurlijke keuzes die moeten worden gemaakt. Dit gebeurt aan de hand van een aantal verdiepende werksessies. Deels separaat met vergunningverlening/plantoetsing, toezicht en handhaving, deels gezamenlijk. Het laatste vooral ook waar het gaat om a) de samenhang tussen de verschillende strategie-onderdelen en b) het gerichter inzetten van preventie/preventieve maatregelen. Waar nodig worden bij de uitwerking ook andere teams/afdelingen (b.v. in relatie tot preventie) of partnerorganisaties (omgevingsdienst, brandweer, Hoogheemraadschap) betrokken/geconsulteerd. De uitvoeringsstrategie (preventie, vergunningverlening, toezicht, handhaving) wordt uitgewerkt in een bestuurlijk deel (bestuurlijke kernpunten) en een operationeel deel (met daarin bijvoorbeeld toetsmatrices/toetsniveaus/toetsingskaders, procesbeschrijvingen, controlefrequenties, operationele prioriteiten etc.). In het operationele deel worden ook (voorlopige) kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) vastgelegd. Net als bij stap 4 heeft de uitvoeringsstrategie een meerjaren-doorkijk en wordt de benodigde capaciteitsbehoefte hierin meegenomen. De uitvoeringsstrategie wordt ambtelijk voorbesproken en aan het college voorgelegd. Het resultaat van stap 5 is een uitgewerkte uitvoeringsstrategie.

Stap 6: Vertaling naar een beleidsplan/U&H-strategie en uitvoeringsprogramma (nov/dec) De resultaten uit de voorgaande stappen worden samengevoegd tot een concept beleidsplan/U&H strategie, aangevuld met een vertaling naar de organisatie en de kwaliteitsborging, inclusief het vastleggen van de verankering van het beleid en de uitvoering in de P&C-cyclus. Dit gebeurt door de teamleiding/management. De prioriteiten, doelstellingen en strategie worden vertaald naar een uitvoeringsprogramma 2026. Hierin wordt de meerjaren-doorkijk voortgekomen uit stap 4 en 5 meegenomen. De laatste is om twee redenen van belang: de prognose van toekomstige capaciteitsbehoefte (bijvoorbeeld voortvloeiend uit het woningbouwprogramma of specifieke projecten) en om zichtbaar te maken welke stappen achtereenvolgens in de planperiode worden gezet om de doelstellingen uit het beleid te realiseren. In het programma 2026 wordt een aparte paragraaf opgenomen over de implementatie van de beleids- en uitvoeringscyclus en eventuele ontwikkelpunten voor de organisatie. Dit inclusief de eventuele financiële implicaties daarvan. Ten behoeve van het programma wordt een calculatiemodel opgesteld. Dat wil zeggen een op maat gemaakt rekenmodel waarin de prognoses voor de ‘productie’ van de verschillende activiteiten worden opgenomen en doorgerekend aan de hand van kengetallen.

De laatste zoveel mogelijk op basis van kengetallen/ervaringscijfers van de gemeente zelf. Anders gebruik te maken van meer algemene kengetallen. De doorrekening geeft inzicht in de vraag of programmering en capaciteit voldoende in balans zijn. Het format van het programma wordt ook omgezet in een format voor het jaarverslag (2025). Het concept-beleidsplan en uitvoeringsprogramma met begroting worden ambtelijk voorbesproken en in concept besproken met het college, inclusief de eventuele organisatorische en financiële implicaties. Na eventuele aanpassing worden het beleidsplan en uitvoeringsprogramma ter vaststelling aan het college voorgelegd. Het resultaat van stap 6 is een vastgesteld beleidsplan/U&H-strategie en uitvoeringsprogramma 2026.

Stap 7: implementatie en evaluatie (2026) Na vaststelling zal onder het borgen van de werking van de beleids- en uitvoeringscyclus moeten worden gerealiseerd. Daartoe behoren onder andere het opzetten van een goede monitoring en procesbewaking, mogelijk het beschrijven van processen en doorontwikkelen van de kwaliteitsborging. In 2026 worden ook enkele evaluatiemomenten gepland om te beoordelen of de beleids- en uitvoeringscyclus werkt zoals beoogd (en waar zo nodig bijsturing plaatsvindt). De exacte invulling daarvan vindt plaats in stap 6.