8.1 Risicoanalyse 2025

Risicoanalyse 2025 Kans: waarschijnlijkheid voorkomen risico. 1 = laag, 2 = middel, 3 = hoog. Impact: financiële impact. 1 = laag, 2 = middel 3 = hoog. Risico: kans * impact. 0-3 = laag, 4-6 = middel, 7-9 = hoog.

Materiële processen Proces

Risicodefinitie

Fin. Rechtm.

Fraude

M&O

Bruto risico Kans Impact Risico

Algemeen x Afschrijvingslasten

Algemene Uitkering

Er wordt een onjuiste afschrijvingstermijn gehanteerd met als gevolg onjuiste lasten in de financiële administratie. De afschrijvingslasten worden niet juist verantwoord in de financiële administratie.

x

2

1

2

x

2

1

2

x

2

3

6

1

3

3

1

3

3

De berekening van de algemene uitkering is niet juist of onvolledig.

De indicatoren die de algemene uitkering bepalen, worden aangepast. Dit kan leiden tot onrechtmatige ontvangsten of terugbetalingsverplichtingen. Ontvangsten van algemene uitkering worden onjuist of onvolledig verantwoord in de financiële administratie.

x

x

Betalingsverkeer

Er worden onterechte betalingen gedaan. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren. x

x

3

3

9

Het crediteurenbestand wordt aangepast met als gevolg betalingen naar een verkeerde bankrekening. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren.

Er worden onrechtmatige fiscale constructies opgezet. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren.

Gemeentelijke belastingen

x

x

2

3

6

x

x

1

2

2

2

3

6

Gemeentelijke belastingen worden met een onjuist tarief in rekening gebracht.

x

Getroffen interne beheersingsmaatregelen In het Integriteitsbeleid gemeente IJsselstein 2025 staat beschreven hoe de gemeente in opzet aandacht heeft voor integriteit binnen de ambtelijke organisatie. Er is een actuele Nota afschrijving en waardering. De vastgestelde levensduur is ingeschat door specialisten. De afschrijvingslasten worden ingevoerd door de Applicatiebeheerder Key2Financiën. Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden de investeringen (en daarmee de afschrijvingslasten) gecontroleerd door de Financieel consulent. Voor berekening van de algemene uitkering wordt gebruik gemaakt van applicatie PAUW. Aanpassingen van de algemene uitkering worden ook in die applicatie ingevoerd en gecontroleerd door middel van het vier-ogenprincipe (2 Financieel adviseurs). Bij het ontvangen van een circulaire wordt inzichtelijk of de berekening van de algemene uitkering bij de vorige circulaire goed is gegaan. Zo nodig wordt dit via een Raadsvoorstel hersteld en wordt de berekening van de algemene uitkering hierop aangepast. Er wordt gewerkt volgens het vier-ogenprincipe; beide Financieel adviseurs zijn hierbij betrokken. Bij iedere circulaire wordt de verantwoording van de algemene uitkering in de financiële administratie gecontroleerd door de Financieel Adviseurs en de Concerncontroller.

Bij het opstellen van de jaarrekening wordt de verantwoording van de algemene uitkering in de financiële administratie gecontroleerd door de Financieel Adviseurs. Er is functiescheiding aanwezig tussen het klaarzetten van de betaling (Medewerker Financieel Beheer) en de ondertekening/feitelijke betaling (Bevoegde medewerker). In het betalingsproces zijn meerdere controlemomenten door verschillende medewerkers (Medewerker Financieel Beheer, Medewerker Financiën, Bevoegde medewerker). Bij nieuwe of gewijzigde crediteuren wordt door de Medewerkers Financieel Beheer via een tool gecontroleerd of de IBAN en naam van de crediteur bij elkaar horen. Voor het opvoeren/wijzigingen van crediteurgegevens in het financieel systeem zijn altijd twee medewerkers nodig. Het is systeemtechnisch geborgd dat dit twee verschillende Medewerkers Financieel Beheer zijn. Budgetbeheerders en Budgethouders kunnen geen crediteurgegevens invoeren of wijzigen in de financiële administratie. Betalingen ≥ €10.000 en betalingen aan medewerkers via de crediteurenadministratie worden naast de ‘standaard’ controles extra gecontroleerd op de betaalbatch. Jaarlijks worden de BTW codes, zoals opgenomen in de financiële administratie, getoetst door een onafhankelijke fiscalist. Bij grote financiële projecten, wordt een onafhankelijke fiscalist ingeschakeld voor toetsing. Dit is zeer incidenteel.

Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): De belastingtarieven worden ingevoerd door de BSR aan de hand van de belastingverordeningen van de gemeente. De BSR stuurt naar de gemeente een overzicht met de ingevoerde tarieven. De Financieel adviseur controleert of de tarieven van de gemeentelijke belastingen juist zijn ingevoerd.

Kans

Netto risico Impact

Risico

1

1

1

1

1

1

1

3

3

1

3

3

1

3

3

1

3

3

1

3

3

1

2

2

1

3

3

Gemeentelijke belastingen

Gemeentelijke belastingen worden met een onjuist tarief in rekening gebracht.

x

2

3

6

3

1

3

Gemeentelijke belastingen worden niet in rekening gebracht, onterecht kwijtgescholden of verminderd, met als gevolg onvolledige opbrengsten voor de gemeente. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren en dit kan ook op basis van onjuiste of onvolledige ontvangen informatie gebeuren. x

x

x

Mutaties worden niet opgenomen in de BAG waardoor er ten onrechte geen belastingopbrengsten verantwoord worden in de financiële administratie. x

x

3

1

3

Belastingplichtigen worden aangepast in of verwijderd uit de belastingenadministratie. De WOZ-waarde wordt bijvoorbeeld te laag vastgesteld of geregistreerd of te laag in rekening gebracht

Huur en Pacht

2

1

2

2

3

6

2

3

6

Gemeentelijke belastingen worden onjuist verantwoord in de financiële administratie.

x

De factuur van de Verbonden Partij is niet conform de begroting(-swijziging) of uitvoeringsprogramma van de Verbonden Partij.

x

Bij de eindafrekening zijn de kosten voor de Verbonden Partijen veel hoger dan bij de begroting verwacht met als gevolg een onverwacht nadelig financieel effect voor de gemeente.

x

2

3

6

x

2

2

4

De eindafrekening wordt in het verkeerde boekjaar verantwoord doordat bij jaarafsluiting niet alle gegevens bekend zijn en een inschatting gemaakt moet worden.

x

Huur- en pachtsommen worden niet of onjuist in rekening gebracht.

Leegstaande gebouwen van de gemeente worden verhuurd zonder overeenkomst en huuropbrengsten voor de gemeente.

Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Er zijn afspraken gemaakt in de SLA tussen de gemeente en BSR m.b.t. aanleveren van mutaties relevant voor de BAG. Daarnaast wordt er maandelijks een kwaliteitsrapportage BAG vanuit het Kadaster gecontroleerd en indien nodig actie op ondernomen. De BSR laat hun processen toetsen door een onafhankelijke accountant. De gemeente ontvangt de accountantsverklaring van BSR.

1

3

3

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

3

3

1

3

3

1

3

3

1

2

2

2

2

4

1

1

1

2

2

4

Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): De belastingadministratie staat niet toe dat belastingplichten (subjecten) verwijderd worden. De subjecten worden uit verschillende landelijke voorzieningen gehaald, namelijk de BRP, NHR en BAG en verwerkt in de belastingadministratie. Op mutaties wordt door middel van een rapportage controles uitgevoerd. x

Gemeentelijke bijdragen

Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): De inrichting van het belastingsysteem met betrekking tot belastingverordeningen en tarieven wordt jaarlijks projectmatig BSR uitgevoerd. Hierdoor zit er coördinatie op de voortgang en controles. In het project zitten meerdere controles ingebouwd voor het checken van de tarieven. De BSR laat hun processen toetsen door een onafhankelijke accountant. De gemeente ontvangt de accountantsverklaring van BSR. Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Door middel van werkvoorraden en een dashboard wordt de volledigheid van de belastingoplegging gemonitord. Daarnaast wordt er een VIC integriteit uitgevoerd op de belastingaanslagen van de medewerkers en andere personen die op hetzelfde adres ingeschreven staan. De BSR laat hun processen toetsen door een onafhankelijke accountant. De gemeente ontvangt de accountantsverklaring van BSR. Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): De meeste kwijtscheldingsverzoeken worden automatisch toegekend na toetsing bij het Inlichtingenbureau. Daarnaast controleren collega's elkaar steekproefsgewijs en er wordt een derdelijns controle uitgevoerd op volledigheid van de dossiers.

x

x

3

2

6

x

x

1

1

1

x

x

3

3

9

Inkoop en Er wordt een onjuiste aanbestedingsprocedure gevolgd met als gevolg een aanbesteding / Inhuur onrechtmatige inkoop. personeel

Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Om tot een juiste WOZ waarde te komen, worden de instructies van de waarderingskamer gevolgd. Daarnaast worden er controles uitgevoerd of waardebepalingen correct zijn. De waarderingskamer controleert BSR hierop. Ook worden er controles uitgevoerd wanneer er uitzonderingen op het object van toepassing zijn. Gemeente IJsselstein ontvangt wekelijks een specificatie met de ontvangsten van de gemeentelijke belastingen. Op basis hiervan worden de gemeentelijke belastingen verantwoord in de financiële administratie. De Businesscontroller monitort de opbrengsten uit gemeentelijke belastingen. De Businesscontrollers controleren of de factuur conform de begroting(-swijziging) of uitvoeringsprogramma van de Verbonden Partij is voordat de factuur verwerkt wordt in de financiële administratie. De Verbonden Partijen houden de gemeente op de hoogte van de financiële stand van zaken door middel van periodieke rapportages en stellen de begroting bij door middel van begrotingswijzigingen. De Businesscontrollers monitoren de financiële effecten voor de gemeente.

Als de eindafrekening van de Verbonden Partij nog niet definitief of bekend is, dan wordt er een verwachte eindafrekening als transitorische post opgenomen in het juiste boekjaar, gebaseerd op de (concept) jaarrekening van de Verbonden Partij of andere periodieke rapportage en inschatting van de Businesscontroller. Er is functiescheiding tussen het opstellen van de huur- of pachtovereenkomsten (Vastgoed consulent) en het factureren van de huur- of pachtsommen (Medewerker Financieel Beheer). Doorlopende huurovereenkomsten worden automatisch gefactureerd aan de huurder. Halfjaarlijks wordt er door de Vastgoed consulent een volledigheidsanalyse uitgevoerd op de huur- en pachtopbrengsten. Voor elk gebouw van de gemeente in de verhuur is een overeenkomst aanwezig. Als het gebouw leegstaat, dan is er een overeenkomst gesloten met een leegstandsbeheerder. Bij iedere inkoop ≥ € 5.000 wordt een inkoopstrategie ingevuld. Bij iedere inkoop ≥ € 30.000 wordt de aanbestedingsprocedure getoetst of begeleid door een extern inkoopbureau.

Inkoop en Er wordt een onjuiste aanbestedingsprocedure gevolgd met als gevolg een aanbesteding / Inhuur onrechtmatige inkoop. personeel x

Er wordt niet tijdig een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart met als gevolg een onrechtmatige inkoop.

x

3

x

3

3

3

9

Bij het aangaan of verlenging van een inhuuropdracht controleert de Financieel consulent of de opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsgrens blijft.

2

2

4

9

De gemeente maakt voor de aanbesteding van inhuuropdrachten gebruikt van een Dynamisch aankoop systeem (DAS). De aanbieder van dit DAS waarborgt de aanbestedingsrechtmatigheid van de inhuuropdrachten. De budgetbeheerder dient bij nieuwe opdrachten te beoordelen of dit past binnen het aanbestede contract en indien nodig een nieuwe aanbesteding te starten.

2

3

6

2

3

6

1

2

2

1

2

2

1

2

2

1

2

2

1

2

2

1

2

2

1

3

3

1

3

3

1

2

2

De selectie of gunning van aannemers/leveranciers vindt niet onafhankelijk plaats, vindt buiten mandaatregeling plaats of er is een schijn van belangenverstrengeling.

Facturen worden onjuist verantwoord in de financiële administratie, doordat er geen overeenkomst aanwezig is, of doordat de prestatie niet conform de overeenkomst geleverd is.

x

x

x

x

Er worden facturen ≥ €5.000 geaccordeerd voor betaling zonder toestemming van de budgethouder. Investeringen

Investering wordt ten onrechte geactiveerd. Bijvoorbeeld omdat de uitgave geen investering is maar een inkoop, of de gedane investering is geen eigendom van de gemeente of niet bestaat . Er wordt een investering gedaan buiten de begroting of zonder dat er krediet verstrekt is door de gemeenteraad met als gevolg een onrechtmatige investering.

x

3

3

9

3

2

6

x

3

2

6

x

2

2

4

x

Investering wordt niet juist gewaardeerd of bijzondere waardevermindering wordt niet tijdig onderkend met als gevolg dat er geen getrouwe weergave is van de investering.

x

2

x

2

4

2

2

4

2

2

4

Bewuste verschuiving tussen kredieten zodat er geen begrotingsonrechtmatigheid ontstaat. x

Memoriaal- en correctieboekingen worden onrechtmatig geboekt met als gevolg Memoriaal- en correctieboekingen / een onjuiste aanpassing in de financiële administratie. Dit kan zowel bewust als onbewust gedaan worden. Bijvoorbeeld doordat interne beheersingsmaatregelen Verslaggeving worden doorbroken, doordat boekingen in het verkeerde boekjaar worden gedaan of om prestatiecijfers of afrekeningen te beïnvloeden.

Uitgaven kunnen niet als investering geboekt worden als deze investering niet in de financiële administratie is opgenomen (als begrote investering). Tijdens de maanden kwartaalgesprekken loopt de Financieel consulent de investeringen na met de budgetbeheerder. Bij overschrijding van het krediet wordt (achteraf) de gemeenteraad geïnformeerd en extra krediet aangevraagd. De financieel consulent her beoordeelt de waardering van een investering als er een indicatie is van een waardevermindering. Er wordt niet actief gezocht naar indicaties van bijzondere waardevermindering, omdat het risico laag wordt geacht en eventuele waardeverminderingen vanuit de primaire processen worden geïdentificeerd. Opdrachten ≥ €5.000 worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie. Grootboeken en kostensoorten worden periodiek nagelopen door de Medewerker Financieel Beheer. Budgetoverschrijdingen worden gemonitord door de Financieel consulenten. Het is in de financiële administratie systeemtechnisch afgedwongen dat alleen de medewerkers van de financiële administratie memoriaalboekingen kunnen doen.

x

Mutaties voorzieningen

Bij iedere inkoop ≥ € 5.000 wordt een inkoopstrategie opgesteld en vastgelegd waarin een toelichting/motivering wordt gegeven van de keuze voor de uit te nodigen partijen. Bij iedere inkoop ≥ € 30.000 wordt de aanbestedingsprocedure getoetst of begeleid door een extern inkoopbureau. Jaarlijks maakt het externe inkoopbureau een spendanalyse waarbij onder andere de variatie in aannemers/leveranciers in beeld wordt gebracht. De onderlinge vergelijking van de ontvangen offertes vindt plaats op basis van objectieve en controleerbare uitgangspunten welke voorafgaand aan de aanbesteding zijn vastgesteld. De toelichting/motiveringen van de gunningskeuze wordt gedeeld met de inschrijvers. De gunningskeuze wordt vastgelegd in het inkoopdossier. Opdrachten ≥ €5.000 worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie. De facturen van inkoopopdrachten ≥ € 5.000 moeten gekoppeld zijn aan een verplichting voordat ze betaald worden. De facturen ≥ € 5.000 worden door zowel de budgetbeheerder als de budgethouder geaccordeerd op basis van een prestatieverklaring. In de financiële administratie is systeemtechnisch geborgd dat facturen ≥ €5.000 zowel naar de budgetbeheerder als naar de budgethouder gaan ter accordering. Tijdens de maand- en kwartaalgesprekken loop de Financieel consulent de investeringen na met de budgetbeheerder.

Er worden geen voorzieningen gevormd of onterecht voorzieningen gevormd/aangehouden of er worden voorzieningen onjuist gewaardeerd. Dit kan bewust gebeuren om het resultaat hiermee te beïnvloeden.

x

De toevoeging of onttrekking van een voorziening is niet juist of volledig met als gevolg een onjuiste verwerking in de financiële administratie.

x

x

x

2

3

6

2

3

6

2

2

4

Ieder memoriaal- en correctieboeking moet met onderliggende stukken onderbouwd worden. Memoriaalboekingen worden volgens het vier-ogenprincipe verwerkt (interne werkafspraak). Er is functiescheiding tussen het inlezen van memoriaal- en correctieboekingen en het doorboeken van deze boekingen. Er is functiescheiding tussen de beleidsafdeling/budgetbeheerders/budgethouders en de financiële administratie. Voorzieningen worden onderbouwd met oorzaak en financiële gevolgen. Voorzieningen worden opgenomen in de nota Reserves en Voorzieningen. Deze nota wordt jaarlijks geactualiseerd. Mutaties voorzieningen worden volgens het vier-ogenprincipe verwerkt, gecontroleerd en gemonitord. Voorzieningen worden onderbouwd met oorzaak en financiële gevolgen.

voorzieningen

De toevoeging of onttrekking van een voorziening is niet juist of volledig met als gevolg een onjuiste verwerking in de financiële administratie.

x

2

2

4

De uitgaven zijn niet volgens het doel van de voorziening gedaan. x

x

3

2

6

x

x

3

2

6

2

3

6

3

3

9

Personeels- en salaris- Indiensttreding, wijzigingen, uitdiensttreding of salarisbetalingen worden niet juist verwerkt in de personeels- en salarisadministratie. Dit kan zowel bewust als administratie onbewust gebeuren. Met als gevolg dat er in de administratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn, salaris uitbetaald wordt aan niet-rechthebbende of een verkeerd salarisbedrag of vergoeding wordt uitbetaald.

Salarislasten worden onjuist verantwoord in de financiële administratie. x Sociaal Domein

De beschikking voor een voorziening (ZIN of PGB) wordt onterecht of onjuist afgegeven. Dit kan bewust of onbewust gebeuren. Dit kan ook komen doordat er onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt om voor een voorziening in aanmerking te komen.

x

x

x

Er wordt betaald voor een voorziening (ZIN of PGB), terwijl daarvoor geen of een andere beschikking is afgegeven of zonder dat er een prestatie is geleverd of toereikende zorg is verleend.

x

Er wordt afwijkend van de PGB-beschikking zorg verleend (beschikking vs. uitnutting).

x

x

3

2

6

3

1

3

Mutaties voorzieningen worden volgens het vier-ogenprincipe verwerkt, gecontroleerd en gemonitord. Maandelijks zijn er gesprekken met de budgetbeheerder en ieder kwartaal met de budgethouder over uitgaven en over budgetbewaking. Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden de mutaties voorzieningen gecontroleerd door de Financieel Adviseurs. In het proces van personeels- en salarisadministratie wordt op meerdere momenten gecontroleerd of de mutaties juist verwerkt zijn door middel van het vier-ogenprincipe. Het invoeren van nieuwe medewerkers in de salarisadministratie kan alleen met een geldig BSN. Bij loonaangifte controleert de belastingdienst ook op invoer van juiste BSN. Foute of ongeldige invoer komt dan ook aan het licht. De Medewerker Salarisadministratie voert schaal en trede in. De bijbehorende salaris van deze schaal en trede zit door de softwareleverancier ingebouwd in het salarisadministratiesysteem. Maandelijks wordt een Formatie-Bezettingsoverzicht uitgedraaid uit het salarisadministratiesysteem en een aansluiting gemaakt met de export loonkosten. Dit overzicht wordt door de Financieel consulent besproken met de teamleiders. Er is een koppeling tussen de subadministratie van salarissen en de financiële administratie. De Financieel consulent maakt een aansluiting tussen deze twee administraties.

Gedurende het proces wordt controle-technische functiescheiding toegepast en is er controle op beleidsmatige en inhoudelijke aspecten. Informele regel: medewerkers behandelen geen aanvragen van bekenden en als de aanvrager voor meerdere medewerkers uit het team een bekende is, dan wordt de aanvraag door een buurgemeente in behandeling genomen. Er zijn duidelijke richtlijnen opgesteld waaraan de aanvrager dient te voldoen. De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken(voor zover mogelijk van derden) voor het cliëntdossier. Er wordt daarnaast gecontroleerd of de aanvrager een inwoner van de gemeente is. Bij inwoners die voor het eerst een aanvraag doen, wordt een huisbezoek afgelegd, waarbij tijdens het gesprek gekeken wordt of het verhaal van de cliënt overeenkomt met wat de medewerker ziet. Er kunnen inlichtingen bij derden (bijvoorbeeld behandelaar of een extern medisch onafhankelijk advies) ingewonnen worden. Regievoeren: gedurende de looptijd van de maatwerkvoorziening is er contact met de cliënt. De administratieve taken en de inkooptaken voor het Sociaal Domein heeft de gemeente samen met andere gemeenten belegd bij de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL). RBL voert een interne controle uit en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring.

Regievoeren: voor de maatwerkvoorziening Begeleiding en voor Jeugdhulp worden extra contactmomenten ingepland om de prestatielevering van de maatwerkvoorziening te monitoren. Bij een herindicatie in het geval van PGB wordt de kwaliteit van zorg getoetst a.d.h.v. behaalde doelen. Er is een toezicthhouder bij de RBL waar eerst mee geschakeld wrodt als er signalen zijn. Signalen van niet geleverde prestaties kunnen gemeld worden bij het Regionaal Meldpunt Zorgfraude. Het Regionaal Meldpunt Zorgfraude onderzoekt vervolgens deze signalen. Klachten over niet geleverde prestaties die bij de gemeente binnenkomen, worden onderzocht door de gemeente. De RBL doet ook een kwaliteitscontrole op zorgaanbieders. Inwoners die een maatwerkvoorziening ontvangen, moeten hiervoor een eigen bijdrage betalen. Die melden zich als de toegekende maatwerkvoorziening niet geleverd wordt. De medewerkers van het Sociaal Domein monitoren maandelijks het bestedingspatroon van de PGB. Bij een afwijkend bestedingspatroon wordt onderzocht wat de reden is.

1

2

2

1

2

2

1

2

2

1

3

3

2

3

6

2

2

4

2

1

2

Subsidiebaten

x

Subsidievoorwaarden worden niet nageleefd, waardoor de subsidiebaten onrechtmatig worden besteed en te hoog worden verantwoord in de financiële administratie of waardoor mogelijke terugbetaalverplichting daardoor niet erkend worden.

Subsidieverstrekkingen

6

Bij P&C-producten maakt de budgetbeheerder i.s.m. de Businesscontroller een match tussen de subsidiebaten en de subsidielasten. Aan de hand daarvan worden subsidiebaten naar de balans geboekt of van de balans gehaald. De meeste subsidiebaten worden verantwoord via SiSa. Voor het afdekken van het restrisico op onjuiste matching wordt gesteund op de accountantscontrole.

1

3

3

6

Bij P&C-producten maakt de budgetbeheerder i.s.m. de Businesscontroller een match tussen de subsidiebaten en de subsidielasten. Aan de hand daarvan worden subsidiebaten naar de balans geboekt of van de balans gehaald. De meeste subsidiebaten worden verantwoord via SiSa. Voor het afdekken van het restrisico op onjuiste matching wordt gesteund op de accountantscontrole.

2

2

4

2

3

6

2

1

2

2

2

4

1

3

3

Kans

Netto risico Impact

Risico

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Subsidiebaten worden onjuist of onvolledig verantwoord in de financiële administratie met als gevolg dat de gemeente opbrengsten misloopt.

x

2

x

3

3

2

Subsidies worden onrechtmatig verstrekt. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren. Bijvoorbeeld niet volgens het normenkader, omdat een bestuurder of ambtenaar persoonlijk belang heeft of omdat verkeerde informatie is aangeleverd om voor een subsidie in aanmerking te komen.

Alle subsidieaanvragen en de subsidieverantwoordingen ≥ €7500 worden getoetst doormiddel van het vier-ogenprincipe (Medewerker Subsidies en Beschikkingen en Beleidsmedewerker). Grote subsidies worden getoetst door de Businesscontroller. Het subsidiedossier wordt vastgelegd in het zaaksysteem. x

Er worden incidentele subsidies verstrekt die het door de raad vastgestelde subsidieplafond overstijgen.

x

De subsidievoorwaarden worden niet nageleefd; de subsidie wordt niet gebuikt in overeenstemming met het doel.

x

x

x

x

3

3

9

3

1

3

3

2

6

2

3

6

Subsidies worden onjuist verantwoord in de financiële administratie. x

De aanvraag verloopt via een digitaal aanvraagformulier, waarin richtlijnen zijn opgesteld waaraan een aanvrager dient te voldoen. Nieuwe subsidieaanvragers moeten bij de aanvraag een oprichtingsakte en het meest recente jaarverslag indienen. Structurele subsidies worden jaarlijks door het college vastgesteld. Voor het verstrekken van een incidentele subsidie wordt door de verantwoordelijke beleidsmedewerker gecheckt of er budget beschikbaar is. Hiervoor wordt advies ingewonnen bij de Financieel consulent. Voor subsidieverstrekkingen ≥ €7.500 is een subsidieverantwoording verplicht en deze wordt getoetst door middel van het vier-ogenprincipe. Voor subsidieverstrekkingen < €7.500 wordt steekproefsgewijs subsidieverantwoordingen opgevraagd en getoetst. De beschikking en het vastgestelde subsidieoverzicht dient als basis voor de boeking in de financiële administratie. Op de beschikking staat op welke grootboek, kostensoort en taakveld de subsidie geboekt moet worden.

Niet-materiële processen Proces Burgerzaken

Risicodefinitie

Fin. Rechtm.

Fraude

M&O

Bruto risico Kans Impact Risico

Leges van waardedocumenten worden niet of met een onjuist tarief in rekening gebracht.

x

x

2

1

2

x

x

2

1

2

Er wordt activa (contant geld) ontvreemd van de gemeente.

Getroffen interne beheersingsmaatregelen Er wordt in het Portaal van Burgerzaken gewerkt met voorgeprogrammeerde producttarieven en gestandaardiseerde werklijsten. Aanvragen kunnen niet verwerkt worden zonder dat het geregistreerd is in dit portaal. Het Portaal van Burgerzaken is rechtstreeks gekoppeld aan de betalingsapplicatie. Alle betalingen worden geregistreerd in een logbestand. Er wordt dagelijks een kasstaat opgemaakt met pin- en contante betalingen en maandelijks wordt er een cijferanalyse uitgevoerd op de verstrekte en betaalde rijbewijzen en reisdocumenten. Alleen de Applicatiebeheerder Burgerzaken kan tarieven wijzigen in het systeem. De invoer wordt gecontroleerd door middel van het vier-ogenprincipe. Wijziging in het systeem worden geregistreerd in een logbestand. Wijzigingen kunnen pas na 24 uur ingaan. De toewijzing van klanten aan baliemedewerkers gebeurt op basis van willekeur/volgorde van binnenkomst. Contante betalingen worden gedaan via een Safepay; de contanten komen bij het afstorten van het geld direct in een kluis waartoe medewerkers geen toegang hebben. Er wordt dagelijks een kasstaat opgemaakt met pin- en contante betalingen. Maandelijks wordt er gecontroleerd of de pin- en internetbetalingen uit Key2Betalen volledig aansluiten op de bankontvangsten van deze betalingen. Paspoorten en reisdocumenten komen alleen op aanvraag binnen.

Overige waardedocumenten worden alleen aangemaakt en afgedrukt op het moment dat er een mutatie is en de medewerker akkoord geeft in het Portaal van Burgerzaken.

Er wordt onrechtmatig gebruik gemaakt van waardedocumenten of een andere identiteit.

Alle waardedocumenten worden opgeslagen in een goedgekeurde kluis. De ruimte waar de kluis staat is voor een beperkt aantal functies toegankelijk en er staat een alarm op deze ruimte.

x

x

3

1

3

De kluis wordt alleen geopend aan het begin van de dag en aan het einde van de dag om de dagvoorraad te pakken/op te bergen. De dagvoorraad wordt bewaard in een dagkluis. Deze dagkluis is voor een beperkt aantal functies toegankelijk. x

Declaratieproces

Grondexploitatie

Leerlingenvervoer

3

1

3

1

1

1

1

1

1

1

2

2

2

1

2

0

0

0

2

De aanvraag verloopt via een digitaal aanvraagformulier, waarin richtlijnen zijn opgesteld waaraan een aanvrager dient te voldoen. De aanvrager ondertekent dat het formulier naar waarheid is ingevuld. De aanvraag moet onderbouwd worden met bewijsstukken, zoals een toelaatbaarheids-verklaring van een school en een verklaring van een externe deskundige dat de leerling niet zelfstandig naar school kan (indien aanvraag voor begeleiding.

1

1

1

2

Bij een eerste aanvraag worden de gegevens gecontroleerd aan de hand van de Basisregistratie Persoonsgegevens. In het proces moet een tweede medewerker de toekenning/afwijzingen gecontroleerd hebben om het dossier te kunnen afsluiten. De controle op de facturen van de taxiververvoerder is uitbesteed aan een Contract Management Bureau (CMB). Het CMB rapporteert aan de gemeente.

1

1

1

1

1

1

1

2

2

1

2

2

x

3

1

3

x

x

2

2

4

x

x

3

1

3

Voor kosten en opbrengsten zijn onderbouwende documenten aanwezig om te kunnen verantwoorden in de financiële administratie.

0

0

0

Declaraties worden onterecht ten laste van de organisatie in rekening gebracht. Bijvoorbeeld niet gemaakte kosten of privé-uitgaven.

De grondexploitatie wordt onjuist gewaardeerd. Dit kan komen door complexe waarderingsissues of dit kan bewust gebeuren door de verwachte verliezen op onderhanden werk niet tijdig zichtbaar te maken en zo een beter resultaat te presenteren. Kosten of opbrengsten worden onjuist, onvolledig of onterecht toegerekend aan een grondexploitatie, met als gevolg een onrechtmatige verantwoording in de financiële administratie. Kosten worden op een andere grondexploitatie geboekt. Omdat de gemeente IJsselstein op dit moment maar 1 actieve grondexploitatie heeft, speelt dit risico niet in 2025. Het recht op leerlingenvervoer wordt onterecht toegewezen. Dit kan bewust of onbewust gebeuren en dit kan ook op basis van onjuiste of onvolledige ontvangen informatie gebeuren.

Ritten worden onjuist (risico op bedrag) of onterecht (risico op aantal) gedeclareerd. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren. De eigen bijdrage voor leerlingenvervoer wordt niet of te laag in rekening gebracht. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren en dit kan ook op basis van onjuiste of onvolledig informatie gebeuren.

Leges van omgevingsvergunningen worden niet juist bepaald. Bijvoorbeeld verkeerd tarief of op basis van een verkeerde bouwsom of omdat verkeerde informatie wordt aangeleverd. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren.

De voorraad wordt maandelijks geïnventariseerd door de Senior Klantadviseur en de Klantadviseur die op dat moment dienst heeft. Overdracht leverancier-gemeente: alleen Klantadviseurs mogen waardedocumenten in ontvangst nemen. Dit staat met naam en handtekening geregistreerd. Het in ontvangst nemen van waardedocumenten gebeurd door middel van akkoord via een QR-code en op basis van legitimatie. Overdracht gemeente-inwoner: uitreiking van waardedocumenten worden geregistreerd in de Basisregistratie Personen (BRP) en gelogd in het Portaal van Burgerzaken. Aan de hand van de mutatie wordt een uitreikformulier uit het systeem. Dit formulier wordt ondertekend door de inwoner. Ingenomen en verschreven waardedocumenten worden direct onherstelbaar vernietigd. Van declaraties moet een onderbouwing en betaalbewijs aanwezig zijn voordat het goedgekeurd en uitbetaald wordt. Declaraties die via de personeels- en salarisadministratie lopen, worden, afhankelijk van soort, gecontroleerd door medewerker HR, medewerker SA en/of Teamleider op juistheid, aanwezigheid onderbouwing en of het eerder in het jaar is ingediend (bij jaarlijkse declaraties). Bij sommige declaraties is ook een controle (begrenzing) ingebouwd in het declaratiesysteem.

Betalingen aan medewerkers via de crediteurenadministratie worden naast de 'standaard' controles extra gecontroleerd op de betaalbatch door de Medewerker Financieel Beheer. Actualisatie grondexploitatie wordt geleid door een extern planeconoom en vastgesteld door de raad.

Niet van toepassing x

x

Leges omgevingsvergunningen

x

x

x

x

x

2

2

1

1

De aanvrager moet de informatie voor het al dan niet betalen van een eigen bijdrage indienen door middel van het IB 60-formulier van de Belastingdienst. x

x

x

2

1

2

x

x

x

3

2

6

x

x

3

2

6

Leges van omgevingsvergunningen worden niet of niet conform de omgevingsvergunning gefactureerd. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren.

De eigen bijdrage voor leerlingenvervoer wordt door middel van functiescheiding in rekening gebracht; de Medewerker Administratie/ Beschikkingen en de Medewerker Financieel Beheer voeren dit proces uit. Dit deel van het proces wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU): Het is systeemtechnisch zo ingeregeld dat voor elke legesberekening een collegiale toets plaatsvindt. Deze wordt uitgevoerd door de coördinator en bij diens afwezigheid door de plaatsvervanger. Maandelijks wordt een koppelbestand gestuurd naar de gemeente met de afgegeven vergunning en de berekende leges. Dit koppelbestand wordt ingelezen in de financiële administratie door de Medemerker Financieel Beheer.

Leges van omgevingsvergunningen worden niet of niet conform de omgevingsvergunning gefactureerd. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren. x

x

3

2

6

x

2

2

4

3

1

3

2

2

4

Halfjaarlijks wordt er door de Businesscontroller een volledigheidsanalyse gemaakt op de leges van omgevingsvergunningen, waarbij er aansluiting gemaakt wordt tussen de vergunningenadministratie van de ODRU en de financiële administratie van de gemeente. Jaarlijks wordt er door ODRU een volledigheidsanalyse uitgevoerd de vergunningenadministratie, waarbij er aansluiting gemaakt wordt tussen de aangevraagde vergunningen en de verstrekte vergunningen. Halfjaarlijks wordt er door de Businesscontroller een volledigheidsanalyse gemaakt op de leges van omgevingsvergunningen, waarbij er aansluiting gemaakt wordt tussen de vergunningenadministratie van de ODRU en de financiële administratie van de gemeente. De aanvraagdatum en de datum waarop de vergunning verleend is, worden geregistreerd. Toevoegingen en onttrekkingen van reserves worden bij het jaarrekeningproces integraal nagelopen door de Financieel adviseurs/-consulenten.

x

2

2

4

Voor opbrengsten en bijdragen zijn onderbouwende documenten aanwezig in het zaaksysteem om te kunnen verantwoorden in de financiële administratie.

x

2

1

2

2

1

2

Leges van omgevingsvergunningen worden niet op een bankrekening van de gemeente ontvangen en hierdoor wordt geld aan de gemeente onttrokken.

Mutaties reserves

Baten uit de leges omgevingsvegunningen zijn niet volledig, omdat de baten in het verkeerde boekjaar verantwoord wordt (afgrenzing). Er wordt afwijkend van het raadsbesluit mutaties in de reserves doorgevoerd.

x x

Overige en incidentele baten

x

Baten worden onjuist of onvolledig verantwoord in de financiële administratie.

De hoogte van de baten zijn niet in overeenstemming met de (contractuele) afspraken. Overige baten (bijv. vergunningen APV, marktgelden, servicekosten) worden verkeerd berekend of verkeerd in rekening gebracht. Dit kan zowel bewust als onbewust gedaan worden.

x

x

Parkeer-opbrengsten Parkeerbelastingen worden met een onjuist tarief of onvolledig verantwoord in de financiële administratie.

x

Leges van parkeervergunningen of parkeerabonnementen worden niet of verkeerd in rekening gebracht Dit kan bewust gebeuren en dit kan ook op basis van onjuiste of onvolledige ontvangen informatie gebeuren.

2

x

Parkeeropbrengsten worden niet op een bankrekening van de gemeente ontvangen en hierdoor wordt geld aan de gemeente onttrokken.

x

1

2

2

1

2

x

2

2

4

x

2

1

2

x

2

1

2

2

2

4

2

2

4

Handhavers zetten een fiscale naheffingsaanslag (m.b.t. parkeren) onterecht om in een waarschuwing met als doel er zelf voordeel uit te halen (geld in eigen zak).

Rentelasten / Treasury

Leningen worden onrechtmatig afgesloten. x De rentelasten worden niet juist verantwoord in de financiële administratie. Het verstrekken van garanties vindt niet onafhankelijk plaats en is in strijd met de financiële verordening. Dit kan bewust gebeuren en dit kan ook op basis van onjuiste of onvolledige ontvangen informatie gebeuren.

x

x

x

Budgetbeheerders en budgethouders zijn verantwoordelijk voor het monitoren van de afspraken. Er is functiescheiding tussen het verstrekken van de vergunning en het aangaan van een overeenkomst en het in rekening brengen van de baten. Overeenkomst of vergunningenbesluit is de basis voor de nota. Het innen van parkeeropbrengsten is uitbesteed aan P1. P1 ontvangt de verordeningen met de parkeertarieven van gemeente IJsselstein. P1 voert een interne controle op en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring. Na ontvangst van de parkeergelden verricht P1 een uitgebreide en sluitende controle door de ontvangen parkeergelden te vergelijken met de gegevens uit de parkeerapparatuur. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring. Gemeente IJsselstein ontvangt maandelijks van P1 een rapportage over parkeeropbrengsten. Op basis hiervan worden de parkeeropbrengsten verantwoord in de financiële administratie. De Businesscontroller monitort de parkeeropbrengsten. Het verlenen van parkeervergunningen en parkeerabonnementen is uitbesteed aan een externe parkeerbeheerder (P1). P1 voert hier een interne controle op en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring.

Gedurende het jaar worden de parkeeropbrengsten gemonitord aan de hand van financiële rapportages van P1. Jaarlijks maakt de Financieel adviseur een aansluiting tussen het financieel jaarverslag van P1 en de financiële administratie van de gemeente. Bij het uitschrijven van een fiscale naheffingsaanslag wordt altijd een bon verstrekt. Deze bon staat geregistreerd in een computersysteem. De bon kan alleen met opgave van reden omgezet worden naar een waarschuwing. De coördinator van de handhavers monitort dit systeem. De handhavers worden bij indiensttreding extra gescreend op integriteit en moeten bij indiensttreding een VOG P (i.p.v. VOG) inleveren. In de teamoverleggen van de handhavers komt het thema integriteit geregeld aan bod. Elke geldverstrekker eist dat leningsovereenkomsten worden getekend door een wettelijke vertegenwoordiger (burgemeester). Er zijn duidelijke uitgangspunten en voorwaarden voor het aantrekken van leningen opgenomen in de Treasurystatuut. Medewerker Financiën controleert of de juiste rentebedragen betaald worden door middel van budgetbewaking en liquiditeitsbewaking. Er is functiescheiding tussen het behandelen van garantieaanvraag, de toekenning van de garantie en de registratie van de toegekende garantie. Garantie wordt alleen verstrekt als het door een externe waarborgfonds of intern is getoetst.

Garantstellingen verlopen via een collegebesluit of een raadsbesluit (afhankelijk van de hoogte van het bedrag).

1

2

2

1

2

2

1

1

1

1

1

1

1

2

2

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

2

2

1

1

1

1

1

1

1

2

2

1

2

2

Logboek: Risicoanalyse rechtmatigheid en frauderisicoanalyse samengevoegd Onderscheid gemaakt tussen materiële processen en niet-materiële processen Sommige risico's samengevoegd en herschreven Beheersingsmaatregelen herschreven en geactualiseerd Het werd een lange lijst met risico's. Daarom ervoor gekozen om te focussen op de belangrijkste risico's financieel opzicht (fin

jkste risico's financieel opzicht (financieel impact)