7. Raadsinformatiebrief E-mailadressen van raads- en commissieleden

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

E-mailadressen van raads- en commissieleden

uw kenmerk uw brief van behandeld door

zaaknummer

107099

R.J.W. van der Linden

datum

15 augustus 2023

blad 1 van 2 bijlagen

Geachte raadsleden, In uw vergadering van 25 mei 2023 heeft u vragen gesteld over informatieveiligheid in relatie met de werkzaamheden vanuit de raad en de commissie. In deze brief informeren we u over de manier waarop we omgaan met informatieveiligheid en gaan we in op een vraag over de mogelijkheid om een e-mailadres van de gemeente te verstrekken aan raads- en commissieleden. Informatieveiligheid Informatieveiligheid gaat onder andere over het bewaken van de toegangspoorten tot ons netwerk. Toegangspoorten zijn bijvoorbeeld email, het Citrix portaal, de website met webformulieren en applicaties zoals Notubiz. Hoe meer toegangspoorten er zijn, des te meer kans dat er onbevoegden binnen komen. De toegang tot deze toegangspoorten moet zoveel mogelijk beperkt worden en goed beveiligd zijn. Hierdoor beperken we het risico dat onbevoegden in het netwerk van de gemeente kunnen komen. Voor de beveiliging maken wij gebruik van diverse methodes, zoals o.a. Zivver, firewalls, Microsoft Authenticator (2FA), DigiD etc. E-mailadres In de raadsvergadering kwam aan de orde om raads- en commissieleden ook een e-mailadres van de gemeente te verstrekken. Wij zijn hier geen voorstander van vanuit het oogpunt van informatieveiligheid, gebruiksgemak en kosten.

Wat betreft informatieveiligheid is mail één van de toegangspoorten die moeilijk te beheersen is en daarom veel vraagt van het gedrag van de gebruiker. Als raads- en commissieleden communiceert u veel met de buitenwereld. De mailadressen zijn gepubliceerd op het internet en daarmee openbaar. Hierdoor zijn de mailadressen breed bekend en ontvangt u veel mail van onbekende mensen en in verhouding meer spamberichten. Het verstrekken van e-mail (en daarmee indirect toegang tot ons gemeentelijke netwerk) verhoogt daarmee het risico voor de gemeente. Het gebruik van uw eigen (politieke) e-mailadres levert dit risico niet. Eventuele vertrouwelijke informatie wordt via Notubiz gedeeld. De toegang tot Notubiz is goed beveiligd via een two factor authenticatie. Via Notubiz is er geen ongeoorloofde toegang mogelijk naar ons gemeentelijke netwerk.

De gemeente IJsselstein gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Voor meer informatie daarover verwijzen wij u naar www.ijsselstein.nl/privacy.

Bankrelatie BNG NL79BNGH028.50.09.958 Bankrelatie RABO NL83RABO0320.72.82.85

datum ons kenmerk blad 2 van

15 augustus 2023 107099 2

Als raads- en commissielid heeft u verder veel contact met de griffie (bijvoorbeeld voor vragen aan de ambtelijke organisatie). Hiermee functioneert de griffie als toegangspoort tot ons gemeentelijke netwerk. Deze toegangspoort kunnen wij goed beveiligen op dezelfde wijze als de andere toegangspoorten van de gemeente beveiligd zijn. Daarmee kunnen de medewerkers van de griffie dezelfde beveiligingsmaatregelen gebruiken als de medewerkers van de ambtelijke organisatie en college. En zijn wij van mening dat de veiligheid van ons netwerk op voldoende wijze gegarandeerd kan zijn. Voor de griffier en de ondersteunende medewerkers is inmiddels een traject vanuit cluster Informatie gestart om de samenwerking op dit vlak verder te optimaliseren. Bijkomend voordeel hiervan is gebruiksgemak: u wordt als raads- en commissieleden niet gehinderd door extra beveiligingsmaatregelen (bijv. beperking van email tot een door de organisatie gemanaged device). Tot slot zouden met een gemeentelijk e-mailadres licentiekosten gemoeid zijn voor een office 365 licentie en de kosten van het gemanagede device. Dit komt minimaal neer op een paar duizend euro per raads- of commissielid per jaar. Wij verwachten hiermee u voldoende geïnformeerd te hebben en benadrukken tot slot dat hoewel we technisch gezien veel kunnen beveiligen, het grootste risico altijd bij de gebruikers ligt.

Dit is de reden om in elke rol ons bewust te blijven van zorgvuldige omgang met informatie.

Hoogachtend, Het college van IJsselstein,

drs. W.M. van de Werken secretaris

mr. P.J.M. van Domburg burgemeester