6. Raadsinformatiebrief rapportage bescherming persoonsgegevens 2020

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

Betreft: uw kenmerk uw brief van behandeld door

t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Jaarrapportage bescherming persoonsgegevens 2020 zaaknummer

1020585

J.P.J. Baas

24 augustus 2021 datum blad 1 van 2 1 bijlagen

Geachte leden van de raad, Onder verantwoordelijkheid van zowel het college, de burgemeester, als de gemeenteraad vindt een groot aantal verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daar vindt extern en intern toezicht op plaats. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt extern toezicht op de naleving van de privacyregels in Nederland. Daarnaast is er een interne, onafhankelijke toezichthouder: de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG ziet erop toe dat de AVG intern wordt nageleefd. Het college dient erop toe te zien dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle gelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast dient de FG ondersteund te worden door hem toegang te verschaffen tot persoonsgegevens en verwerkingen daarvan. De uitvoerende taken liggen bij de Privacy Officer (PO). Door deze raadsinformatiebrief wordt u geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen van de FG over de bescherming van de persoonsgegevens in 2020.

Samenvatting Ook in 2020 is heel veel werk verzet om de AVG te implementeren in de organisatie, de systemen en de processen. Er is een belangrijke basis gelegd voor de komende jaren. Hierdoor kan de komende jaren structureler worden gecontroleerd op het gebruik van privacygevoelige gegevens binnen de gemeente. Maar nog niet alle AVG-onderdelen zijn geïmplementeerd. De uitdaging zit vooral in de verdere borging van de processen, zoals het up-to-date houden van het verwerkingenregister. Ook ontbreekt nog een plan voor de (verplichte) gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s)1. Inzicht in processen is daarvoor een belangrijke voorwaarde. Een dergelijk inzicht geeft namelijk de mogelijkheid om risico’s te verminderen en werkprocessen te optimaliseren. Dit is een belangrijke voorwaarde om “in control” te kunnen zijn. De implementatie van de maatregelen van de nieuwe Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) geeft een belangrijke kans om met de proceseigenaren het gesprek aan te gaan over hun processen, waardoor zowel kan worden gekeken naar de effecten voor informatie-veiligheid én de bescherming van persoonsgegevens.

1 Data Protection Impact Assesment

De gemeente IJsselstein gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Voor meer informatie daarover kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.

Bankrelatie BNG NL79BNGH028.50.09.958 Bankrelatie RABO NL83RABO0320.72.82.85

zaaknummer blad 2 van

1020585 2

Belangrijkste FG-conclusies over de bescherming van persoonsgegevens 2020 • In 2020 zijn een aantal stappen gezet op het gebied van gegevensbescherming. Er is een belangrijke basis gelegd voor de komende jaren door onder meer de ‘Procedure voor het melden van beveiligingsincidenten en datalekken’, het actualiseren van het register van verwerkingen en de start met bewustwording. Hierdoor kan de komende jaren structureler worden gecontroleerd op het gebruik van privacygevoelige gegevens binnen de gemeente. • De organisatie is nog niet helemaal AVG-proof. Uiteraard is de bescherming van persoonsgegevens een continue proces, maar het is belangrijk om te focussen op een aantal onderwerpen die nog moeten worden geïmplementeerd. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is dat er voldoende capaciteit kan worden ingezet met name bij de Privacy Officer (PO). In het vierde kwartaal van 2021 wordt er structurele capaciteit toegevoegd; dit gebeurt binnen bestaande middelen. • Een positieve ontwikkeling hierin is dat in 2020 een structureel overleg is ingevoerd waarin de PO, de CISO (Chief Information Security Officer) en FG onderwerpen met elkaar afstemmen. Binnen IJsselstein stonden eerder de onderwerpen informatieveiligheid en privacy op zichzelf, terwijl deze onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Wij zullen de AVG-implementatie voortzetten en de adviezen van de FG daarbij betrekken.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris, de burgemeester,

drs. W.M. van de Werken

mr. P.J.M. van Domburg

bijlage: rapportage bescherming persoonsgegevens 2020