6. Griffieplan IJsselstein 2024

griffieplan 2024 Arnout J.O van Kooij MMC | griffier IJsselstein. ajo.van.kooij@ijsselstein.nl

Vastgesteld op 8 januari 2024

griffie@ijsselstein.nl

1.

Inleiding ....................................................................................................................................................... 3

2.

Samenstelling en taak strategische griffie .................................................................................................. 3

3.

Terugblik 2023 ............................................................................................................................................. 5 a)

Doorontwikkeling van procesondersteuning naar strategische advisering. ........................................... 5

b)

Ontwikkelplatform: Democratisch onderhoud en participatie: neem je rol! ......................................... 5

c)

Samenwerkingsdualisme......................................................................................................................... 6

d)

Communicatie: De raad nog beter in beeld ............................................................................................ 6

e)

Training en opleiding raads- en commissieleden.................................................................................... 7

e)

Technisch en systeemonderhoud ........................................................................................................... 7

4.

Accenten 2024............................................................................................................................................. 8 a) Een zelfbewuste en eigenstandige raad: verdere professionalisering van een eigenstandige en zelfbewuste raad. ............................................................................................................................................ 8 b)

Verstevigen van de basis en doorontwikkeling strategische adviesfunctie van de griffie ..................... 8

c)

Training en opleiding raads- en commissieleden: een raadsleven lang leren! ....................................... 8

d)

Regionale samenwerking ........................................................................................................................ 8

e)

Gebruik van beleidsinstrumenten; de juiste mix? .................................................................................. 9

f)

Communicatie: De raad nog beter in beeld ............................................................................................ 9

g)

Technisch en systeemonderhoud ......................................................................................................... 10

2 van 10

1. Inleiding De griffier heeft met de werkgeverscommissie afgesproken jaarlijks een griffieplan op te stellen om daarmee de commissie en de raad, maar ook de griffie zelf, de gelegenheid te geven om (nieuwe) accenten voor het komende jaar te benoemen en kort terug te blikken op het voorgaande jaar. Het griffieplan is nadrukkelijk geen operationele weekplanning maar een dynamisch werkdocument. Er moet ruimte blijven voor actuele ontwikkelingen en flexibiliteit.

2. Samenstelling en taak strategische griffie De griffier is eerste strategisch adviseur van de raads- en commissieleden en biedt daarbij inhoudelijke en logistieke ondersteuning aan: 1. de gemeenteraad 2. raadsleden en commissieleden (onder meer budgetbeheer) 3. de raadsvergaderingen 4. het presidium 5. het seniorenconvent 6. de auditcommissie 7. de rekenkamercommissie en 8. diverse bijzondere/tijdelijke commissies (werkgroepen) De griffie ziet als hoofdtaak het strategisch in positie brengen en houden van de gemeenteraad. We functioneren als scharnierpunt en smeerolie tussen en voor de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat. De griffier is actief lid van de driehoek burgemeester-griffier-gemeentesecretaris. De griffier neemt in de driehoek een gelijkwaardige positie in en is scherp op de positie van de raad. De griffier is eindverantwoordelijk leidinggevende voor alle griffiemedewerkers. De griffie van IJsselstein levert kwaliteit en maakt waar mogelijk verbeterslagen.. Daarbij maken wij gebruik van onze politiek-bestuurlijke sensitiviteit en onze proactieve houding. We schromen niet om te allen tijde op een onafhankelijke en integere manier onze raads- en commissieleden in raad en daad bij te staan. Dit betekent primair onafhankelijkheid in onze professionaliteit; wij praten de raad, raadsleden en commissieleden, fracties, coalitie, oppositie, voorzitters enz.

niet naar de mond, maar adviseren en ondersteunen vanuit onze professionele integriteit. Ons streven daarbij is om toegankelijk te zijn en geen onnodige drempels op te werpen. Ook zijn wij gericht op een goede samenwerking met de ambtelijke organisatie, want we doen het met z’n allen voor de inwoners van de gemeente IJsselstein. De onafhankelijke rol van de griffie betekent dat we ook soms voor de troepen uitlopen. Het is de verantwoordelijkheid én de uitdaging van de griffier om de raad in positie te brengen en te houden op basis van de wensen en visie van de raad zoals verwoord door de werkgeverscommissie. De griffie rekent tot haar taken: 1. Het voorbereiden van en inhoudelijk begeleiden van raadsvergaderingen; 2. Het voorbereiden van en inhoudelijk begeleiden van commissievergaderingen; 3. Het voorbereiden van en inhoudelijk begeleiden van vergaderingen van het presidium 4. Het ondersteunen van raads- en commissieleden (vraagbaak- en coachfunctie); tegelijk is de griffie intern voor de ambtelijke organisatie, maar ook voor het college en derden / externen het eerste aanspreekpunt voor commissie- en raadsaangelegenheden; 5. Het opleiden, trainen en begeleiden van raads- en commissieleden; 6. Het adviseren en voeren van het secretariaat van het presidium; 7. Het adviseren en voeren van het secretariaat van de vertrouwenscommissie; 8.

Het adviseren en voeren van het secretariaat van de auditcommissie; 9. Het bewaken van de door de raad vastgestelde procedures; 10. Ondersteuning bieden in contacten tussen de raad en burgers; 11. Verzorgen van het representatie- en communicatiebeleid van de raad en zijn onderdelen; 12. Het verzorgen van de raadscommunicatie (onder meer social media van de raad en begeleiding van de raadscolumn);

3 van 10

13. Het organiseren van werkbezoeken en overige (externe) activiteiten van de raad; 14. Het coördineren van themabijeenkomsten; 15. Beheer raadsinformatiesystemen; 16. Technische en facilitaire ondersteuning tijdens raads- en commissievergaderingen; 17. Beheer en implementatie conferentie en discussiesystemen. 18. Het afhandelen van alle correspondentie aan de raad; 19. Het beheren van de raads- en griffiebudgetten; 20. Financiële administratie en verwerken declaraties van raadsleden en fracties; 21. Verbeteren kwaliteit bestuurlijke besluitvormingsproces; 22. Het voorbereiden en opstellen van verordeningen met betrekking tot de raad; 23. Advisering van de rekenkamer IJsselstein alsmede de begeleidingscommissie. 24. Het vertegenwoordigen van de gemeente en raad in regionale en nationale gremia; 25. Het actief meewerken aan professionalisering van de griffie in het Nederlands bestuurlijk bestel en het uitdragen van dit bestel in (West-)Europa en Noord-Amerika.

De griffier staat aan het hoofd van de griffie. Bovenstaande kerntaken worden door de onderstaande functies ingevuld:

griffier | 1 fte taken 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 19, 20, 22, 23, 24 en 25

plaatsvervangend-griffier | 1 fte taken 2, 4, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 17, 21, en 22

griffiemedewerker | 0,5 fte taken 14, 15, 16, 17, 18, 19 en 21

4 van 10

webcastmedewerkers | 3 pers. inhuur op urenbasis taken 15, 16 en 17

3. Terugblik 2023 De gemeenteraad en de begeleiding en ontwikkeling van de individuele leden vragen procedureel en inhoudelijk meer van de griffie. De medewerkers van de griffie moeten hiertoe ook over het juiste handelingskader beschikken. Door middel van training en coaching is uitvoering gegeven aan de in 2022 gestarte implementatie van de Strategische Griffie IJsselstein. Deze implementatie heeft er ook toe geleid dat de raads- en commissieleden de griffie steeds beter weten te vinden bij vragen m.b.t. strategische advisering aan de raad en de informatiepositie van de raad is een belangrijk dossier. Buiten dat, is de griffie ook nadrukkelijk inhoudelijk betrokken bij de afronding en implementatie van veranderingen die zijn ingezet met het ontwikkelplatform. Een grotere externe oriëntatie en onderzoek naar, en verkenning van innovatieve werkvormen voor het contact met inwoners zijn door de raad uitgesproken ontwikkelingsrichtingen. Dit alles vraagt expliciet om een strategisch flexibele griffie die zich naast een goede procedurele ondersteuning ook op inhoud kan onderscheiden. In 2023 is geen gebruik gemaakt van de flexibele schil van 20% van het griffiebudget. Dit is voor 2024 wel voorzien. Hoogtepunten uit het griffiejaar 2023 waren:

a) Doorontwikkeling van procesondersteuning naar strategische advisering. De griffie heeft in 2023 de schouders gezet onder de wens van de raad om samen met de griffier een toekomstbestendige griffie te realiseren die invulling geeft aan de ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad. Deze omslag van een proces-ondersteuning naar meer inhoudelijk strategische ondersteuning van de raad, de fracties, (commissie)voorzitters, raads- en commissieleden en de diverse werkgroepen is niet van de een op de andere dag gerealiseerd. De wisseling in de bemensing van de griffie in het najaar van 2022 gaf gelegenheid om te investeren in het handelingskader van de griffiemedewerkers en positionering in het bestuurlijk-ambtelijke krachtenveld. Dat is mogelijk gemaakt door: - werkzaamheden van de griffie te herdefiniëren en splitsen in proces- en inhoudelijk strategische ondersteuning; - processen door te lichten en daar waar mogelijk te standaardiseren en te automatiseren; - opleiding en training van griffiepersoneel; - samenspel met de raad, de werkgeverscommissie, het presidium, het college en de ambtelijke organisatie. Dit samenspel vergt nu maar ook de komende jaren nadere duiding en training van alle betrokkenen.

De raads- en commissieleden in IJsselstein kunnen daarbij rekenen op een proactieve griffie die actief raads- en commissieleden zal benaderen om de gewenste ondersteuningsbehoefte te duiden. De griffie neemt haar coachende en begeleidende rol serieus en probeert er zo voor te zorgen dat raads- en commissieleden nog beter stelling kunnen nemen in hun raadswerk.

b) Ontwikkelplatform: Democratisch onderhoud en participatie: neem je rol! Na de verkiezingen is gestart met het ontwikkelplatform van de raad. In dit ontwikkelplatform is samen met de griffier en een externe adviseur geïnvesteerd in de verkenning van een meer eigenstandige en duale rol van de raad van IJsselstein. Eind 2022 heeft dit geresulteerd in het volgende besluit:

“De leden van het ontwikkelingsplatform zien voor de gemeenteraad van IJsselstein een ontwikkeling voor zich waarbij de raad als een zelfbewuste en eigenstandige gemeenteraad: - eerder betrokken wordt bij maatschappelijke opgaven en - meer grip krijgt op de politieke agenda.

5 van 10

Om die reden zal in de komende periode geëxperimenteerd worden met het werken met een lange termijn agenda van de raad (LTA), politieke kaderstelling en een aparte agendacommissie”

De politieke kaderstelling, het werken met een lange termijnagenda en het, in positie brengen van een aparte agendacommissie heeft in 2023 de nodige aandacht gevraagd. De griffier is actief betrokken bij de uitrol van deze nieuwe rol van de raad en het positioneren van de griffie in het ambtelijk-bestuurlijk samenspel. Concreet betekende dit het: - Instellen van een agendacommissie; - Voorbereiden en adviseren van de agendacommissie; - Wijzigen van de Informatievoorziening door de ambtelijke organisatie en college; - Adviseren op werken met startnotities; - Duiden van rollen & verantwoordelijkheden college, presidium, raadscommissies en gemeenteraad; - Begeleiden van en deelnemen aan discussie politiek/bestuurlijke (omgangsvormen) cultuur.

c) Samenwerkingsdualisme De raad van IJsselstein kiest nadrukkelijk voor een nadere uitwerking van het begrip samenwerkingsdualisme. Bij samenwerkingsdualisme wordt er gewerkt vanuit de gedachte dat de gemeenteraad en het college van B&W twee organen zijn die zich beide voor hetzelfde doel inzetten vanuit ieders eigenstandige positie en bevoegdheden. De gemeenteraad heeft een eigen identiteit en er is sprake van een zelfbewuste en eigenstandige gemeenteraad. Zo ook heeft de griffie ten opzichte van de ambtelijke organisatie een eigen identiteit en heeft als ambtelijke organisatie van de raad een eigenstandige positie los van de ambtelijke organisatie van het college. Deze positie (die in principe sinds 2002 met de invoering van het dualisme een feit is) vergt onderhoud en duidelijke positionering. Dat is ook waar de raad recht op heeft en wat ze heeft aangegeven. De griffie blijft actief in verbinding met alle fracties en organen van de raad om zo vanuit de positie van de raad het samenwerkingsdualisme in IJsselstein vorm te geven en te onderhouden. De griffie draagt deze eigen identiteit van de raad en daarmee ook die van de griffie actief uit. Mede in het kader hiervan heeft de werkgeverscommissie ervoor gekozen de functies van de griffier en de griffiemedewerkers in 2023 te beschrijven en te waarderen.

Dit is gedaan op basis van het rapport ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ uit Juli 2021 van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden en het generiek profiel van de Strategisch Griffier.

d) Communicatie: De raad nog beter in beeld De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. Voor inwoners is de gemeenteraad de meest tastbare uiting van onze democratie. Die positie is gebaat bij openheid en transparantie. Raadscommunicatie definiëren we als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Wat daarbuiten valt, is en blijft het domein van politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. Partijpolitieke standpunten communiceren is daarmee dus een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. Dat maakt raadscommunicatie apolitiek en neutraal. Het doel van alle communicatie is bij te dragen aan het effectief en efficiënt functioneren van het bestuur van IJsselstein. Communiceren over het doen en laten van de raad doet de raad in de eerste plaats zelf. Raadscommunicatie vindt ook plaats met inzet van en door de griffie verzorgde of gefaciliteerde middelen en kanalen. Ook in 2023 heeft de griffie de maandelijkse Raadscolumn gepubliceerd en zorggedragen voor beheer van de social media accounts en het online uitzenden van commissie- en raasvergaderingen. Eind 2023 is gestart met een project in het kader van Jongerenparticipatie.

6 van 10

e) Training en opleiding raads- en commissieleden Digitale leerplatforms bleken ook in 2023 een goede bijdrage te leveren aan (onderhoud van) de basiskennis van de raads- en commissieleden (instrumenten voor de raad). https://www.leerplatformraadsleden.nl/; https://academieportal.nl/skillsacademy/curricula. Ook in 2023 (Een raadsleven lang leren!) heeft de griffie (in-company), aanvullend op de digitale leerplatforms opleidingen verzorgd die voorsorteren op naderende ontwikkelingen en versteviging van de rol van volksvertegenwoordiger. In het kader van het startprogramma 2022-2026 is in december 2022 gestart met een debattraining voor alle raads- en commissieleden. Deze trainingen zijn in 2023 vervolgd. Op 10 januari 2023 was er een trainingsavond in het kader van integriteit en in het voorjaar van 2023 is de Auditcommissie getraind in het nemen van positie in de relatie raad-college en beïnvloeding P&C cyclus. In totaal hebben 4 Raads- en/of commissieleden gebruik gemaakt van de hen bij Verordening rechtspositie raads- en commissieleden IJsselstein 2019 toegekende budgetten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing(artikel 4).

De mogelijkheid tot het, op kosten van de gemeente IJsselstein, volgen van training zal in 2024 nóg actiever wordt gepromoot! Concreet zijn in 2023 de volgende trainingen aangeboden: - Debattraining raads- en commissieleden (jan- feb 2023) - Training Auditcommissie (feb 2023) - Training Integriteit (jan 2023) - Training vertrouwenscommissie (juni 2023) - De raad op Zaterdag / Actualiteiten (oktober 2023)

e) Technisch en systeemonderhoud In december 2022 is in samenwerking met MVIE, NotuBiz en Televic ons systeem verder geüpdatet en IJsselstein is de eerste gemeente in Nederland die beschikt over een API1 tussen Televic en Notubiz. In 2023 zijn we voor het eerst gaan werken met deze koppeling. Het stemmen via de discussieposten is inmiddels goed gebruik en de raadsleden zijn gewend aan het gebruik van hun sprekerspassen. In 2023 hebben we het discussiesysteem nog gebruiksvriendelijker gemaakt zodat we voor de raadsleden in de zaal maar ook voor de mensen die thuis meekijken ervoor zorgen dat ze de vergaderingen zo goed mogelijk kunnen volgen. In 2023 is tevens geïnvesteerd in nieuwe LED verlichting en zijn enkele airco’s geplaatst die er voor zorgen dat de raadsleden ook tijdens zomerse temperaturen kunnen werken op aangename temperaturen. De griffie maakt voor de techniek tijdens raads- en commissievergaderingen en de organisatie en beheer van de audiovisuele systemen gebruik van een team van webcastmedewerkers. Hierin hebben we wat wisselingen gehad maar inmiddels hebben we de beschikking over een pool van 3 medewerkers die met ondersteuning van ICT de kwaliteit en continuïteit van de systemen waarborgen.

1

Een API is een klein stuk software en zorgt er voor dat twee verschillende programma's of systemen met elkaar kunnen communiceren. Een andere benaming voor een API zou software koppeling kunnen zijn, omdat je twee of meerdere software systemen aan elkaar gaat koppelen.

7 van 10

4. Accenten 2024 Het komende jaar ziet de griffie onderstaande accenten voor zich, die passen bij de doorontwikkeling van de strategische griffie en een zelfbewuste en eigenstandige raad. Daarvoor is de afgelopen jaren een stevige basis gelegd die in 2024 zal worden verdiept en verder uit wordt gewerkt volgens de volgende lijnen:

a) Een zelfbewuste en eigenstandige raad: verdere professionalisering van een eigenstandige en zelfbewuste raad. Een zelfbewuste en eigenstandige raad zoals verwoord door het ontwikkelplatform van de raad vraagt om een zelfbewuste en eigenstandige griffie. In 2024 wordt het functioneren van de agendacommissie geëvalueerd en de werking van de LTP als basis voor de raadsagenda verder uitgerold. Een zelfbewuste en eigenstandige raad investeert ook in haar eigen agenda, (vergader)cultuur en omgangsvormen. Juist omdat er behoefte is gebleken aan bewustwording van de individuele bijdrage van de raads- en commissieleden aan de vergadercultuur en -structuur zal er in de eerste helft van 2024 getraind worden in debatteren en toepassing van het BOB-model: Nóg beter vergaderen.

b) Verstevigen van de basis en doorontwikkeling strategische adviesfunctie van de griffie De griffier en de griffiemedewerkers staan met alle beschikbare kennis en kunde de raads- en commissieleden bij om het politieke handwerk te versterken en daartoe zal ook een individuele uitvraag worden gedaan. Naar aanleiding van deze uitvraag zal actief geadviseerd en gecoacht worden op: - Strategische positionering van de raad, raadsleden en fracties o bijvoorbeeld bespiegeling op (juiste) inzet van de (juiste) raadsinstrumenten op het juiste moment - Facilitering van vakmanschap o bijvoorbeeld door reflectie op politiek acteren en investeren in handelingskader - Inhoudelijke advisering fracties o bijvoorbeeld door advisering op strategische inzet van instrumenten en handelen in tijdsvolgorde in het nastreven van politieke doelen

c) Training en opleiding raads- en commissieleden: een raadsleven lang leren! Voor raads- en commissieleden is education permanente essentieel om goed de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rollen te kunnen vervullen. Elk raads- en commissielid beschikt over een individueel opleidingsbudget. Ook in 2024 wordt actief door middel van bekendmaking op het RIS het opleidingsaanbod voor raads- en commissieleden gecommuniceerd. De griffier is gemandateerd de aanvragen af te handelen maar zal ook voorzien in een inzichtelijk aanbod. Omdat met alle raads- en commissieleden individueel wordt gesproken zal ook hier de opleidingsvraag aan de orde komen. Op 13 april en 28 september 2024 organiseert de griffie een raad op zaterdag waarop afhankelijk van de LTA van de raad en de actuele ontwikkelingen een dagdeel zal worden aangeboden.

d) Regionale samenwerking Gemeenten werken op allerlei manieren samen met andere gemeenten in netwerkconstructies, in gemeenschappelijke regelingen (in het kader van de Wgr) en via private samenwerking. Als gemeenteraadslid is het lastig om je kaderstellende en controlerende taak vorm te geven zodra je te maken hebt met vormen van regionale samenwerking. De raden voelen zich op afstand geplaatst. Raadsleden hebben onvoldoende grip op regionale samenwerkingsverbanden en de informatie-uitwisseling met de andere raden kan beter. Samen met de griffies van de Griffiers Kring Utrecht West zal worden geïnvesteerd in het vergroten van de sturing door de raden op regionale samenwerking. De griffies huren voor 2024 een raadsadviseur in die als opdracht krijgt, binnen de bestaande situatie met praktische voorstellen te komen om de sturing van de gemeenteraden op regionale samenwerkingsverbanden te vergroten. De huidige invulling van de regionale samenwerking is daarbij een gegeven .

8 van 10

Hoofdvragen 1. Welke aanvullende regionale spelregels zijn nodig om de sturing door gemeenteraden te versterken? 2. Hoe kunnen we de informatievoorziening aan en informatie-uitwisseling tussen de gemeenteraden verbeteren? 3. Hoe kunnen we de regionale betrokkenheid en zelfredzaamheid van raadsleden vergroten? 4. Hoe kunnen we de samenwerking tussen gemeenteraden en griffiers onderling verbeteren? IJsselstein draagt aan dit project 7,80647% van de personeelskosten bij, zijnde 3.239,69 euro, met als dekking het flexibele p-budget van de griffie van IJsselstein.

e) Gebruik van beleidsinstrumenten; de juiste mix? Overheden kunnen gebruikmaken van een grote variëteit aan beleidsinstrumenten. Vaak worden ze ingedeeld in: communicatieve of informatieve, financieel-economische en juridische beleidsinstrumenten. Ook de gemeente IJsselstein en alle betrokken bestuursorganen beschikken over een breed scala aan beleidsinstrumenten. Ondersteunend aan deze instrumenten zijn er verschillende instrumenten waarop bestuursorganen elkaar kunnen betrekken en informeren bij de voorbereiding, besluitvorming, uitvoering en evaluatie van beleid. Om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid en effectiviteit van deze middelen start de griffier samen met de concernstaf van IJsselstein in het voorjaar een project om: 1. De middelen in kaart te brengen; 2. Het gebruik inzichtelijk te maken; 3. En samen met de betrokken bestuursorganen en ambtelijke organisatie een advies uit te brengen over de inzet van deze instrumenten in IJsselstein. Voor eventueel budget voor ondersteuning van dit project wordt het flexibele P-budget van de griffie aangesproken.

f)

Communicatie: De raad nog beter in beeld

De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. Voor inwoners is de gemeenteraad de meest tastbare uiting van onze democratie. Die positie is gebaat bij openheid en transparantie. Raadscommunicatie definiëren we als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Wat daarbuiten valt, is en blijft het domein van politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. Partijpolitieke standpunten communiceren is daarmee dus een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. Dat maakt raadscommunicatie apolitiek en neutraal. Raadscommunicatie Zoals hierboven aangegeven gaat het om communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel. In artikel 13 van het reglement van orde van de raad staat bijvoorbeeld dat het verplicht is om middels een openbare kennisgeving aan te kondigen dat de raad vergadert. ‘’Artikel 13 reglement van orde: Openbare kennisgeving Raadsvergaderingen worden bekend gemaakt door aankondiging op de gemeentelijke website en op de gemeentelijke informatiepagina in een huis-aan-huisblad.’’ De griffie zorgt ervoor dat deze openbare kennisgeving, maar ook de raadscolumn wordt geplaatst in de krant ‘het Kontakt’ (lokale zenderstreeknieuws). Daarnaast zorgt de griffie er voor dat deze en andere informatie van de raad op de volgende digitale informatiepagina’s van de raad wordt geplaatst en ‘up to date’ is.

• https://ijsselstein.raadsinformatie.nl/ • https://www.ijsselstein.nl/Bestuur_en_organisatie/Raad Via deze kanalen kunnen inwoners de agenda’s vinden die zijn gepubliceerd, makkelijk contact opnemen met een raadslid of de griffie en een vergadering terugkijken of live volgen.

9 van 10

X (voorheen Twitter) Daarnaast maakt de griffie op dit moment gebruik van een twitteraccount (X) waarmee louter en alleen een kennisgeving van de raads- en commissievergaderingen wordt verstuurd. Dit is bovenop de kennisgeving via de krant ‘het Kontakt’ (lokale zenderstreeknieuws) en de website. De gemeente IJsselstein is eind 2023 gestopt met communiceren via Twitter (X). De gemeente ziet weinig interactie met volgers in vergelijking met andere social media. Ook stelt de gemeente dat X (voorheen twitter) vaak te vluchtig en te beknopt is voor gemeentelijke boodschappen en dat het bedrijf X zichzelf de afgelopen periode ook instabiel heeft getoond. De griffie wil in 2024 onderzoeken of X (voorheen twitter) nog steeds van toegevoegde waarde is voor de raadscommunicatie aangezien de raad ook gebruik kan maken van de andere kanalen van de gemeente IJsselstein. Interne communicatie In maart 2024 maken we de balans op. Middels een infographic worden de raads- en commissieleden op een leuke wijze geïnformeerd over de stand van zaken na twee jaar raad. Raadsontmoetingen Communicatie van en door de raad bestaat niet alleen uit het zenden van informatie. Een belangrijk onderdeel zit ook in het ontmoeten van inwoners, ondernemers en belangstellenden. In 2024 gaan we in ieder geval de volgende ontmoetingen organiseren.

VIP-gast van de raad Het project ‘VIP-gast van de raad’ wordt weer opnieuw ingevoerd rondom een raadsvergadering voor en na de zomer op 4 april en 3 oktober 2024. ‘VIP-gast van de raad’ heeft als hoofddoel om inwoners van de gemeente IJsselstein kennis te laten maken met de lokale politiek. Door middel van een ‘Meet & Greet’ krijgen inwoners de kans om bij een maaltijd informeel kennis te maken met de raadsleden en het werk van de raad van IJsselstein. In het verleden is gebleken dat dit informele en gezellige moment ertoe leidt dat inwoners zich aanmelden. De presentatie over hoe de raad werkt wordt gegeven door twee raadsleden. Bij voorkeur oppositie – coalitie. Een mooie manier waar ontmoeten centraal staat. Klassenbezoek Jongeren Ook zal in er in 2024 ingezet worden op een ontmoeting met jongeren. In de eerste helft van 2024 wordt in samenwerking met het Cals College IJsselstein en ProDemos een georganiseerd in de raadzaal. De griffie faciliteert en ProDemos levert een docent en een programma. Uiteraard worden beide projecten in 2024 geëvalueerd om te bekijken hoe en of hier een vervolg aan gegeven kan worden. Werkbezoeken Naast deze ontmoetingen waarbij inwoners, belangstellenden en jongeren uitgenodigd worden in de Raadzaal is het wellicht wenselijk om ook in te zetten op werkbezoeken.

De griffie zal in 2024 onderzoeken of het mogelijk is om een werkbezoek met de raad te organiseren bij een lokale onderneming of instelling of een gebied wat in ontwikkeling is.

g) Technisch en systeemonderhoud IJsselstein mag trots zijn op een goed werkende mix van systemen in de raadzaal. Alle systemen werken naadloos met elkaar samen; de raad wordt hiermee adequaat ondersteund. De complexiteit van de systemen gaat de technisch inhoudelijke kennis van de griffie voorbij waardoor wij meer en meer aanspraak doen op ondersteuning van en samenwerking met ICT-Gouda en de individuele leveranciers. Ook loopt in 2025 het contract met Notubiz af waardoor we nu al moeten starten met een nieuwe aanbestedingsprocedure voor het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit moet ook worden bezien in het licht van de constatering dat alles nu goed werkt en de investeringen die hiervoor zijn gedaan de afgelopen jaren. We zijn in 2023 samen met de ambtelijke organisatie gestart met het opnieuw beschrijven van de Bestuurlijke Besluitvormingsprocessen Raad & Griffie en het in kaart brengen van de informatievoorziening Raad en Griffie. Deze beschrijving zal in 2024 verder worden uitgewerkt en zal ook als input dienen voor de aanbesteding.

10 van 10