6.2 Gemeente IJsselstein WOZ Verantwoordingsrapportage 2021

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2021 Gemeenten en uitvoeringsorganisaties zullen bij de interne beheersing van risico’s in het WOZ-proces voldoende aandacht moeten hebben voor de beheersing van geautomatiseerde systemen. Beheersingsaspecten die te maken hebben met architectuur, informatiebeveiliging, continuïteit, beschikbaarheid en algemene IT-beheersingsmaatregelen (General IT Controls als back-up & recovery, change management), moeten voldoende worden beheerst. Door snelle ontwikkelingen op het terrein van minimale beveiligingsmaatregelen en gewenste architectuur vergen deze aspecten even snel mee-ontwikkelende beheersingsmaatregelen. Gezien de maatschappelijke behoefte aan WOZ-waarden en WOZ-gegevens van hoge kwaliteit met de mogelijkheid tot inbreng van belanghebbenden (regie op gegevens) en gezien de ontwikkelingen rond basisregistraties en het tot stand brengen van één objectenregistratie zullen gemeenten en uitvoeringsorganisaties zich moeten realiseren dat er aanzienlijke investeringen in de komende jaren nodig zijn. Dat betreft voor een belangrijk deel investeringen in de vernieuwing van automatiseringssystemen, gericht op het benutten van geografische informatiesystemen (GIS), het benutten van AI-technieken in taxatiemodellen en de overgang naar een andere informatie-architectuur.

Deze andere informatie-architectuur is nodig om mee te gaan met technische Zie ook de toolbox Samenhangende ontwikkelingen, met ontwikkelingen op objectenregistratie en ICT-ontwikkelingen op de het terrein van informatieveiligheid en website van de Waarderingskamer de hiervoor geschetste ontwikkelingen (https://www.waarderingskamer.nl/basisregistratierond basisregistraties en het tot stand woz-lv-woz/investeringsagenda). brengen van één objectenregistratie. Maar zeker ook de communicatie met inwoners en het realiseren van "regie op gegevens" vergt op korte termijn investeringen in de ICT-infrastructuur rond het WOZ-domein. Concrete stappen zijn bijvoorbeeld vervangen van bestandsuitwisselingen door beveiligd berichtenverkeer. Tot slot is de verwachting dat voor de geobasisregistraties en de WOZ in de komende jaren verdere samenwerking aan de orde is, ook in uw gemeente. Daarbij is ook aandacht voor de datakwaliteit van groot belang.

Datum vaststelling door College van B&W:

WOZ-rapportage ENSIA 2021

19 april 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 1 van 5

In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de WOZ-vragenlijst zoals deze binnen ENSIA zijn ingevuld voor uw organisatie samengevat. Onder het kopje ‘tips’ leest u meer over het betreffende aspect en hoe u dit, indien nodig, kunt verbeteren. Status Conclusie

Tips

De BIO is niet volledig geïmplementeerd in de organisatie, er worden op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Elke gemeente en gemeentelijke uitvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de BIO. Ook voor de WOZ-systemen moet daarom door de organisatie bekeken zijn, welke BIO-controls van toepassing zijn. De naleving van deze controls dient periodiek gecontroleerd te worden en de resultaten van deze beoordeling, in hoeverre de WOZ-systemen binnen de organisatie aan de BIO voldoen, dienen beschikbaar te zijn.

De overgang naar Common Ground conforme Bekijk hier (https://commonground.nl/) wat deze architectuur voor de WOZ is gestart! ingrijpende hervorming van de informatievoorziening voor uw organisatie gaat betekenen en wat u al kunt doen. Er wordt gebruikt gemaakt van de gewenste koppelvlakken (API's en/of xmlberichtenverkeer) voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZuitvoering.

Gezien de privacy-gevoeligheid van (een deel van) de gegevens in de WOZ-administratie en de ontwikkelingen in de architectuur van de WOZinformatiehuishouding is permanente aandacht voor beveiliging van de genoemde koppelvlakken en bijgewerkt (releases and patches) houden van alle betrokken systemen van groot belang.

Tussen de applicaties die de uitvoering van de Het is raadzaam een volledig overzicht van de WOZ-processen ondersteunen vindt interactie verschillende koppelvlakken / interfaces te hebben plaats. Er is een volledig overzicht van de zodat u deze kunt beheren. onderlinge relaties tussen deze systemen. Er is onderzocht of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen zoals bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) en MijnOverheid.

Gemeenten moeten verifiëren of de gegevens in de LV WOZ nog overeenkomen met die van de gemeentelijke Basisregistratie WOZ. Indien dit niet gebeurt bestaat het risico dat afnemers niet de juiste gegevens krijgen, inwoners niet tijdig hun WOZ-waarde op www.wozwaardeloket.nl zien en de belastingcapaciteit per gemeente, die het CBS op basis van de LV WOZ vaststelt, niet klopt.

Er zijn audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken.

Contact met een inwoner in het kader van de WOZwaarde kan ook gaan over gegevens die met betrekking tot deze belanghebbende (deze onroerende zaak) vastliggen in andere (basis)registraties. Om te waarborgen dat de informatie uit andere basisregistraties op een doelmatige en consistente wijze wordt gebruikt en verwerkt, is het belangrijk dat ook de aansluiting van de WOZ-uitvoering op deze (basis)registraties regelmatig wordt beoordeeld.

Op terrein van de beheersing van informatiebeveiliging conform BIO is voor de WOZ-uitvoering de gewenste managementinformatie beschikbaar.

Op pagina 88 en 91 van de Waarderingsinstructie (https://www.waarderingskamer.nl/hulpmiddelengemeenten/waarderingsinstructie/) is onder het kopje “stuurinformatie” beschreven welke managementinformatie er belangrijk is bij het inzicht krijgen in de naleving van beveiligingsbeleid en normen (BIO).

In de bijlage zijn de complete vraagteksten en de namens uw organisatie opgegeven antwoorden terug te vinden. Daar vindt u ook welke conclusies uw WOZ-specialist heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering binnen uw organisatie en welke verbetermaatregelen in 2021 reeds zijn getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZuitvoering.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente IJsselstein

Pagina 2 van 5

Aan het bestuur van uw organisatie worden door de invullers (ENSIA-coördinator en/of WOZspecialist) de volgende aanbevelingen gedaan: •

Voer een GAP-analyse uit in de organisatie (de BSR) om een overzicht te krijgen over de BIO-controls, de status per maatregel en wat voor acties nog uitgevoerd moeten worden.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente IJsselstein

Pagina 3 van 5

Bijlage Vraag

Antwoord

Worden er controles uitgevoerd of de BIO wordt nageleefd voor de WOZ-uitvoering?

Nee, de BIO is nog niet volledig geïmplementeerd in de organisatie

Geef een korte toelichting hoe deze controles eruitzien of waarom de Zoals bij 1 als Opmerking aangegeven BIO niet of nog niet volledig is geïmplementeerd. zijn we grotendeels klaar met de implementatie. Echter de overdracht naar de afdelingen moet nog plaatsvinden waarna de controles kunnen gaan worden uitgevoerd. Is de overgang naar Common Ground conforme architectuur voor de Ja WOZ gestart? Geef een korte toelichting op de stand van zaken.

Echter zijn wij hierin afhankelijk van onze leverancier daar wij in een SAAS omgeving werken. BSR stapt af van eigen maatwerkoplossingen en kiest voor generieke processen op basis van de common ground gedachte. Generieke processen en koppelvlakken zijn rand voorwaardelijk om deze stap te kunnen zetten. In dat licht werkt BSR dan ook nauw samen met een aantal partijen om deze generieke processen van de grond te krijgen. In dit traject zijn afgelopen jaar flinke stappen gezet. Ook onze leverancier is nauw betrokken bij de ontwikkeling richting common ground.

Maakt uw organisatie gebruik van standaard koppelvlakken voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZuitvoering?

Ja, uitsluitend op basis van xml (StUF woz 03.12)

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

We gebruiken de standaard koppeling van JNET en Kadaster. En Standaard koppeling tussen Centric en 4WOZ voor de uitwisseling van WOZ data gebeurd via een koppelvlak gebaseerd op stuftax entiteiten, deze worden over een vpn van centric naar 4 woz gebracht.

Heeft uw organisatie een volledig overzicht van de verschillende koppelvlakken/interfaces tussen de diverse applicaties die de uitvoering van de WOZ-processen ondersteunen?

Ja

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Er is een kaart waarop alle koppelingen tussen de LV's en de diverse applicaties staan per proces.

Zijn er audits uitgevoerd om te beoordelen of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen (als bijv. LVWOZ en de landelijke voorzieningen van de diverse basisregistraties.

Ja, onderzoek door eigen medewerkers en externe partij

Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

Voor de BRP en de BAG worden er verschillende controles uitgevoerd. Verder is onze accountant momenteel bezig met een controle op alle verschillende koppelvlakken. Dit wordt ondersteund door medewerkers van de afdeling ICT en daarnaast vindt er jaarlijks controle plaats door de Waarderingskamer.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente IJsselstein

Pagina 4 van 5

Zijn er audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZJa, onderzoek door eigen medewerkers uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken? (Tot de "interne" systemen rekenen we ook systemen die in service beheerd worden door een andere gemeente, door een dienstverlener, een cloud-oplossing of systemen die als SaaS beschikbaar zijn). Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

4WOZ, Key2Datadistributie en Key2Belastingen

Is vanuit de WOZ-systemen de gewenste managementinformatie beschikbaar?

Nee

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

We zijn op dit moment bezig om deze informatie te ontsluiten volgens de waarderingsinstructie. Met de overstap van het waarderingspakket naar 4WOZ krijgt BSR meer volledige managementen stuurinformatie dan vanuit de voorgaande applicatie Key2Waarderen. Aanvullend op de stuurinformatie uit 4WOZ draait onze rapportagetool Vyzyr, waarmee inzicht wordt verschaft in diverse WOZ processen.

Geef beknopt aan welke conclusies u, in het kader van de interne beheersing op basis van de stuurinformatie, heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering.

De benodigde management- en stuurinformatie is beschikbaar, maar het vraagt op onderdelen nog teveel inspanningen en expertise om dit adequaat boven tafel te krijgen. Hier is met enige regelmaat dan ook de hulp van ICT noodzakelijk. De benodigde informatie moet ook zonder inmenging van ICT beschikbaar zijn. We zijn dan ook bezig met dashboard waarop alle relevante stuur- en managementinformatie voor iedereen binnen het betreffende proces visueel getoond kan worden. Zo is er op ieder moment van de dag, zicht op de voortgang en/of eventuele verstoringen. De verwachting was dat dit dashboard al afgerond was begin 2021 echter heeft dit vertraging opgelopen. Binnen de organisatie wordt momenteel hard gewerkt om dit dashboard z.s.m. op te leveren. Verder is de rol van de afdeling IT de controle of de systemen goed lopen en of de koppeling tussen 4WOZ en Key2Belastingen goed verloopt en het eventueel oppakken/uitzetten van uitval hierin

Geef kort aan welke verbetermaatregelen u in 2021 heeft getroffen Implementatie van de Bio verder ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het ingezet nog niet volledig afgerond. kader van de WOZ-uitvoering. Implementatie van Key2Gebeurtenissen en LV-WOZ afnemersfunctionaliteit lopen momenteel. Planning is dit in 2021 af te ronden.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente IJsselstein

Pagina 5 van 5