6.1 Bijlage - Beheer openbare ruimte
Tekst van het document
Vervolgstrategie versterking regie op openbare ruimte
Inleiding In 2010 heeft de gemeenteraad van IJsselstein besloten om regiegemeente te worden. Dit betekent onder andere dat uitvoerende taken ondergebracht worden bij externe partijen. De gemeente heeft een stevige regie op deze taken want de gemeente houdt de eindverantwoordelijkheid en is aanspreekbaar voor de inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Het Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) is in 2001 ontstaan. IJsselstein heeft in 2013 de uitvoerende taken op het vlak van afvalbeheer, staatreiniging en gladheidbestrijding in deze gemeenschappelijke regeling ondergebracht. In 2015 vond er een heroriëntatie van de RMN op de strategische koers plaats waarbij zowel verbreding van de GR (naar meer gemeenten) als verdieping van het takenpakket van de RMN aan de orde kwamen. Op basis van deze heroriëntatie heeft IJsselstein een deel van haar takenpakket Beheer openbare ruimte bij de RMN ondergebracht. Deze additionele taken betreffen onder meer het beheer en onderhoud van groen inclusief bomen, beheer begraafplaatsen, onkruidbestrijding, maaiwerkzaamheden, ongediertebestrijding (ook eikenprocessierups) en klein civiel technisch onderhoud. In de rapportage over de strategische koers van RMN van 12-1-2015 pagina 7 staat: “De gemeente IJsselstein heeft de wens om naast afvalbeheer en reiniging (een groot deel van) het BOR-pakket bij RMN onder te brengen.
De gemeente wil sturen op kwaliteitsbeelden (outcomes). Sturingsinstrument voor de gemeente is het beeldkwaliteitsplan. De gemeente wil 'ontzorgd' worden: van regie op uitvoering tot uitvoering. Het profiel van RMN is: partner in integraal BOR (IBOR)”. Om te kunnen sturen op de kwaliteitsbeelden zijn de ambitieniveaus voor de openbare ruimte bepaald, bestuurlijk geaccordeerd en van een budget voorzien. Voor de disciplines Groen, Straatmeubilair en Verharding hanteert de gemeente IJsselstein het zogenaamde beeldkwaliteitsniveau C- als ambitieniveau. Voor de discipline Straatreiniging is een B ambitieniveau en voor beheer begraafplaatsen een A-niveau. De afgelopen tijd wordt er zowel bestuurlijk als ambtelijk in toenemende mate getwijfeld of de gekozen constructie voor het beheer van de openbare ruimte nog wel de juiste is. In de huidige constructie is de gemeente niet goed in staat regie te voeren op het beheer van de openbare ruimte. De vraag spitste zich daarom met name toe of de regiefunctie op de openbare ruimte teruggehaald moet worden naar IJsselstein, om op die manier de openbare ruimte op een integrale wijze te kunnen beheren en onderhouden. De regie op het beheer en onderhoud van wegen, watergangen, bruggen, oeverbescherming en riolering is al intern belegd.
De regie op het beheer en onderhoud van onder andere groen is bij RMN ondergebracht en staat door het toepassen van een dienstverleningsovereenkomst de integraliteit in de weg. Daarnaast heeft de raad op 17 juni 2021 een tweetal moties aangenomen die het college verzoeken nader onderzoek te doen naar de consequenties van uittreden uit de RMN dan wel onderzoek te doen naar de mogelijke scenario’s voor het onderbrengen van het beheer openbare ruimte. Tenslotte zijn er ook de afgelopen periode de nodige meldingen van in inwoners en bedrijven ontvangen over de kwaliteit van het groenonderhoud. Daarbovenop kwam in de zomerperiode de vervanging van de directeur van de RMN door een interim directeur, die de basis van de RMN weer op orde moet brengen en invulling geeft aan de strategische koers van de RMN. Deze notitie beschrijft de strategie voor de korte en lange termijn die nodig is om de regie op de openbare ruimte te versterken. Regievoeren over de Openbare ruimte in brede zin IJsselstein heeft ervoor gekozen een regiegemeente te zijn. Dit betekent dat we daadwerkelijk regie moeten voeren en de uitvoering aan anderen over moeten laten. Als we de uitvoering aan anderen overlaten moeten we deze andere partij heldere opdrachten geven en sturen op de resultaten van die opdrachten.
1
Bijlage 1 RIB Beheer Openbare Ruimte
Voor de openbare ruimte in brede zin kan het volgende schema (van de huidige situatie) inzicht bieden:
Soort Strategisch Beleid
Tactisch Beheer/regie
Operationeel
Wat - Integrale Visie openbare Ruimte (Groen, Grijs, Water, Spelen) - Integraal beheerplan openbare ruimte (kader)
Wie IJsselstein IJsselstein
Contractbeheer, aanbesteding, toezicht, beheerplannen
IJsselstein en RMN
Uitvoering
Aannemers en RMN
Volgens het principe van Regiegemeente valt het strategisch en tactisch niveau onder de gemeente IJsselstein en gebeurt de uitvoering door derden. In de huidige situatie zitten de volgende aandachtspunten: 1. Zo is de regiefunctie ook bij de RMN ondergebracht waardoor de RMN zelf haar eigen werk “regisseert en controleert”. Voor een zuivere rolneming (opdrachtgever-opdrachtnemerschap) dient deze regie terug te gaan naar (het team Civiel en Vastgoed van) de gemeente IJsselstein. Op iedere discipline in de openbare ruimte hebben we in IJsselstein een beheerder/regisseur (wegen, riolering, kunstwerken, openbare verlichting, oeverbescherming), behalve op openbaar groen. Met de RMN is hierover ambtelijk overeenstemming bereikt. Dit betreft een waarde van 1,6 fte/ €164200,- . Dit zal per 1 januari 2022 ingaan. Er wordt geen personeel overgedragen, omdat de RMN op deze functies momenteel inhuurt. 2. Ook heeft de RMN de beschikking over budgetten waarmee zij onderaannemers contacteren voor de uitvoering van grotere werkzaamheden (maaibestek bijvoorbeeld). Dit is onlogisch omdat hierdoor een extra ‘”schakel” ingebouwd wordt tussen de opdrachtgever (IJsselstein) en de uitvoerder (een aannemer). Het voorstel hierbij is om de budgetten voor deze uit te besteden opdrachten weer terug te geven aan IJsselstein zodat we zelf kunnen aanbesteden.
Omdat er sprake is van lopende contracten zal hierin een gefaseerde aanpak (bij aflopen van een contract) worden gehanteerd. Op dit moment worden alle contracten verzameld en vinden gesprekken plaats met de wederpartijen. Dit om een inschatting te krijgen in de mogelijkheden van de overdracht op korte termijn. 3. Op uitvoeringsniveau is er een splitsing tussen groen en grijs/water. De uitvoerende medewerkers van de RMN houden zich met name met groen bezig. Voor andere onderdelen (water, wegen, riolering, bruggen) besteden we als Ijsselstein zelf de taken uit aan aannemers en niet aan de RMN, omdat het geen onderdeel uitmaakt van het DVO en geen onderhoudsserviceteam heeft. De directie van RMN wil graag naast het reguliere onderhoud van het wijk- en buurtgroen door ontwikkelen naar breder georiënteerde teams die zowel groen als grijs als rioleringsklussen oppakken (onderhoudsserviceteams). Dit gaat men sowieso oppakken in 2022. Sturen op ambitie/beeldkwaliteit en adequate uitvoering. Regie is het “spel” van het invullen van goed opdrachtgeverschap en goed opdrachtnemerschap, zodat beide tot resultaat komen’.
De opdrachtgever moet een heldere vraag/opdracht formuleren en de opdrachtnemer moet als vakbekwame eindverantwoordelijke zorg dragen voor het goed ontvangen en vervolgens vertalen van die vraag naar uitvoering en hierover vervolgens over rapporteren aan de opdrachtgever in herkenbare resultaten. De ingrediënten van het spel zijn geregeld in het dienstverleningshandvest en nadere overeenkomst en het beeldkwaliteitsplan van IJsselstein. De dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geactualiseerd en dient voor 2022 nader aangescherpt te worden (uitvoeringsprogramma). Wat betreft de beeldkwaliteit heeft Ijsselstein voor Groen, Meubilair en Verharding gekozen voor een niveau C. Dit is een lager niveau als dat de meeste gemeente hanteren. Uit de kwartaalrapportages blijkt echter dat het daadwerkelijk behaalde niveau regelmatig op D niveau blijft steken. Uit de
2
Bijlage 1 RIB Beheer Openbare Ruimte
kwartaalrapportages blijkt echter ook dat de technische staat van de openbare ruimte op diverse plekken niet voldoet omdat materialen en beplanting gedateerd zijn. Daarom zou primair op deze beide zaken eerst de nadruk moeten liggen zowel vanuit de opdrachtgever (aansturing) als de opdrachtnemer (uitvoering). Het verhogen van het gewenste kwaliteitsniveau van C naar B draagt bij aan een “betere” beeldkwaliteit. Dit betekent echter een (forse) ophoging van de jaarlijkse kosten. Het meer adequate afhandelen van meldingen (sneller oppakken) over de openbare ruimte zou kunnen bijdragen aan een grotere tevredenheid van de inwoners over de openbare ruimte. Natuurlijk gaat het primair om de invulling van de taken. Daarom zullen de huidige afspraken over de wijze waarop en de mate waarin er periodiek gerapporteerd wordt over de voortgang worden herijkt. Hierdoor wordt tijdig(er) bijsturen mogelijk. Te beheren arealen Op dit moment werkt de RMN met onvolledige bestanden ten aanzien van de te beheren arealen. Dit leidt aan beide kanten (Ijsselstein en RMN) tot inefficiency en wrevel. Op korte termijn zullen in nauw onderling overleg de gegevens geactualiseerd worden zodat deze weer up to date zijn en basis vormen voor het dagelijks beheer en de beheerplannen. De moties Motie 1 verzoekt het college om: 1.
Bij de RMN kenbaar te maken dat de Gemeente Ijsselstein ontevreden is over de dienstverlening van de RMN mbt de groenvoorziening en daarom de samenwerking met de RMN op dit gebied wil heroverwegen. 2. Onderzoek te doen naar de mogelijke alternatieven voor het onder brengen van het beheer openbare ruimte; 3. De raad uiterlijk december 2021 minimaal twee scenario’s voor te leggen waaruit een keuze gemaakt kan worden voor een verdere uitwerking in een business case. Voortgang: Ad 1: Richting RMN is nadrukkelijk aangegeven dat gemeente IJsselstein ontevreden is over de dienstverlening mbt groenvoorziening. De interim directeur en het management van RMN onderkennen dit en geven aan dat ze de taken niet goed hebben uitgevoerd. Zij willen dit heel graag verbeteren en vragen daarvoor de ruimte en commitment. RMN heeft aangegeven het onderhoud van het wijk- en buurtgroen uit te willen blijven voeren en daarnaast met zogenaamde serviceteams/busjes te willen werken. Deze serviceteams kunnen zeer adequaat inspelen op actuele vragen in de openbare ruimte, waardoor meldingen snel en integraal worden afgehandeld. De IJsselstein beheerders krijgen een dagelijks aanspreekpunt bij de RMN waarmee direct geschakeld kan worden. De uitvoering wordt flexibeler en daarmee meer afgestemd op de vragen/behoefte van de IJsselsteiners.
Ad 2: In het voorjaar van 2021 is er een quickscan gedaan naar de (mogelijke herijking) van de uitvoerende taken in de openbare ruimte. Een eerste verkenning gedaan van de mogelijke scenario’s levert het volgende beeld op:
Sturing dichtbij/ Invloed Kosten Betrokkenheid medewerkers/oren en ogen Vakmanschap Kwetsbaarheid Kwaliteit processen Monitoringsysteem Flexibiliteit
3
RMN
Zelf doen
GR elders
+
Commerciële Partij -
+/-
Sociale werkvoorziening +/-
+/+/+
+
+/--
-+
+/+
++ ++ +/+
+/----
++ ++ ++ ++ ++
+/++ +/+
+ + +/+/+
Bijlage 1 RIB Beheer Openbare Ruimte
Past binnen regiegemeente Social return Zichtbaar, herkenbaar en aanspreekbaar
++
--
++
++
++
+/++
-++
--
-
++ ++
De vraag die bij deze globale analyse naar voren komt is welke criteria het zwaarste wegen bij de beoordeling van de verschillende scenario’s. Is dat het concept van regiegemeente, de kosten, maatschappelijk verantwoord ondernemen, inwonerstevredenheid of een combinatie? Een eerste conclusie lijkt dat terughalen van de taken (zelf doen) geen voorkeursscenario is. Een nader onderzoek is nodig (op businesscaseniveau) indien we tot een vervolgstap willen komen. We willen de komende periode een nadere marktverkenning doen waarin we de mogelijkheden onderzoeken om de servicetaken onder te brengen bij een commerciële partij. Deze partij zal dan wel de medewerkers van RMN over moeten nemen. Ook hechten we waarde aan de inzet van medewerkers met een achterstand dan wel een banenafspraak indicatie. Motie 2 verzoekt het college om: 1. 1.Te onderzoeken wat de consequenties zijn van uittreden bij RMN en de raad hiervan op de hoogte te brengen; 2. Bij AB/DB aan te geven dat een onderdeel van het onderzoeken van de toekomstscenario’s ook verkoop of aansluiting kan zijn bij een grote, ervaren afvalinzamelaar; 3. Deze motie ter kennisneming te sturen aan de gemeenteraden van de overige deelnemende gemeentes in de RMN. Voortgang: Ad 1: In gemeente Baarn is al nader onderzoek gedaan naar de consequenties van uittreden. Onderstaande toelichting is daarop gebaseerd. Ad 2.
De RMN is onder leiding van de interim directeur alle toekomstscenario’s van RMN aan het verkennen. Daarbij wordt op voorhand geen scenario’s uitgesloten. Dit zou ook kunnen betekenen dat de taken beheer openbare ruimte afgestoten worden . Ad 3. We hebben de motie onder de aandacht gebracht van de andere gemeenteraden van de deelnemende gemeentes in de RMN.
In artikel 32 van de gemeenschappelijke regeling RMN zijn de bepalingen rondom uittreding opgenomen. Daarin staat dat de uittredende gemeente de andere deelnemende gemeenten dient te compenseren voor de verliezen die laatstgenoemden lijden door het uittreden. De hoogte van de financiële compensatie wordt berekend conform de desintegratieregeling en wordt in een periode van vijf jaar afgebouwd. Voor Baarn blijkt dat de kosten voor uittreding ruim € 4 miljoen bedragen. Uitgaande van een uittreefee gebaseerd op inwoneraantallen betekent dit voor IJsselstein circa € 5,5 miljoen. Dit is nog exclusief het onderdeel groen. Dit is nadrukkelijk een berekening op hoofdlijnen en naar verwachting de maximale positie. De grove berekening gaat uit van de begroting 2022 en hanteert de aanname dat er geen personeel en materieel wordt overgenomen. Hoeveel de kosten exact zouden zijn bij uittreding, hangt van vele factoren af, die nader onderzocht zouden moeten worden. Ook zou de gemeente IJsselstein in overleg moeten treden met RMN en de andere gemeenten om nadere afspraken te maken over diverse juridische, financiële en personeel gerelateerde zaken. De werkelijke kosten zijn tevens afhankelijk van welke keuzes de gemeente zou maken op het gebied van onder andere personeel en materieel en de invulling van de toekomstige uitvoering van de taken die nu bij RMN belegd zijn.
Uit de berekening blijkt bijvoorbeeld dat een kwart van de totale compensatie gemoeid is met directe arbeidskosten. Wanneer de gemeente het personeel van RMN over zou nemen, zouden de kosten navenant lager zijn. Conform de gemeenschappelijke regeling kan uittreden geschieden per 1 januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin toestemming van het algemeen bestuur is verkregen. In de tussentijd zal tevens een alternatieve partij gevonden moeten worden voor de uitvoering van de taken. Gemeenten
4
Bijlage 1 RIB Beheer Openbare Ruimte
hebben immers een zorgplicht als het gaat om de inzameling van huishoudelijk afval. De drie mogelijkheden zijn zoals hier boven aangegeven: 1. de taken weer in eigen beheer uitvoeren; 2. toetreden tot een andere publieke organisatie; 3. uitbesteden aan commerciele partij;. Het is niet noodzakelijk voor de inzamelingstaken enerzijds en de reinigingstaken anderzijds dezelfde oplossing te kiezen. De frictiekosten bestaan niet alleen uit de uittredingskosten, maar ook uit de kosten voor het laten begeleiden van dit complexe proces en mogelijk voor het inkopen in een andere organisatie. Deze komen er dus nog bovenop. Het college kiest ervoor niet uit te treden uit de RMN voor het onderdeel afval en reiniging, maar actief te participeren in de lopende toekomstdiscussie van de RMN.
5
Bijlage 1 RIB Beheer Openbare Ruimte