5. Rekenkamer - Jaarverslag 2022 | Jaarplan 2023

Rekenkamer

Jaarverslag 2022 en jaarplan 2023 Rekenkamer IJsselstein

IJsselstein, januari 2023

Rekenkamer

Jaarverslag 2022 Inleiding

De rekenkamer doet onderzoek naar de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde gemeentelijke beleid. De onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen, worden aan de gemeenteraad gerapporteerd ter ondersteuning van de kaderstellende en controlerende rol. In de Gemeentewet is bepaald dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt ter verantwoording van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar (Gemeentewet art. 185. Lid 3). Dit verslag is openbaar (Gemeentewet art. 185. Lid 5).

Samenstelling

De rekenkamer bestaat uit drie personen: een voorzitter en twee leden en wordt ondersteund door een secretaris. In 2022 was de rekenkamer als volgt samengesteld: -

Rob Paulussen (voorzitter sinds 1 september 2018)

-

Rick Hagelstein (lid sinds 1 juli 2018)

-

Tijmen Siermann (lid sinds 1 januari 2019)

-

Barbara IJsselmuiden (sinds 1 juni 2020 secretaris).

De werkwijze van de rekenkamer is vastgelegd in een in 2019 opgesteld onderzoeksprotocol dat ter kennisname aan de raad is gestuurd en ook terug te vinden is op de website van de gemeente IJsselstein.

Verantwoording werkzaamheden in 2022 In 2022 zijn drie onderzoeken en twee kleinere zogenaamde doorwerkingsonderzoeken in uitvoering, waarvan er twee in 2022 zijn afgerond. Op elk van de onderzoeken wordt hieronder kort ingegaan.

Rekenkamer

Onderzoek duurzaamheid eigen organisatie De rekenkamer is in december 2021 gestart met een onderzoek naar de duurzaamheid van de bedrijfsvoering van de gemeente IJsselstein. Het toenemende inzicht in de klimaatverandering en de gevolgen daarvan hebben nationaal en internationaal geleid tot afspraken en maatregelen. De Nederlandse overheid wil op basis van deze afspraken in 2030 49% minder CO2 uitstoten ten opzichte van 1990. In 2050 moet dat 95% minder zijn. Om de doelstelling te halen heeft de overheid samen met bedrijven en organisaties maatregelen afgesproken. De rekenkamer heeft onderzocht hoe de gemeentelijke organisatie bijdraagt aan de deze doelstellingen. Welke ambities heeft de gemeente op het gebied van het eigen vastgoed, de duurzame mobiliteit (wagenpark), de afvalstromen, de openbare verlichting en het inkoopbeleid? Ligt de gemeente op koers voor de eigen doelstellingen? Het eindrapport is op 21 juni 2022 besproken in de Commissie Ruimte. Op 7 juli heeft de Raad besloten om onderstaande aanbevelingen van de rekenkamer, gericht aan het college van burgemeester en wethouders, over te nemen. 1. Jaarlijks voortgangsinformatie aan de raad te leveren over de mate waarin de gemeente op koers ligt voor de beleidsdoelen in 2030. 2. De maatschappelijke urgentie in bestuurlijk commitment en bestuurlijke besluiten te vertalen.

Dit door de doelstelling uit te dragen en het beleid te borgen door heldere kaders te scheppen waarbinnen de uitvoering gericht kan worden opgepakt. 3. Op basis van heldere kaders en bijbehorende borging een uitvoeringsprogramma op te stellen voor de duurzaamheidsdoelstellingen van de eigen bedrijfsvoering, inclusief duidelijk ambtelijk eigenaarschap en voldoende middelen om deze uit te voeren. 4. Met de verbeterde informatiepositie van de raad op de beleidsdoelen en de uitvoering politiek-bestuurlijke besluitvorming voor te bereiden waarmee het de raad mogelijk wordt gemaakt om waar nodig aanvullende (financiële) middelen toe te wijzen. 5. Het (bredere) duurzaamheidsbeleid te evalueren; een dergelijke evaluatie is toegezegd en kan bijdragen aan verbetering van de borging en biedt handvatten om het gesprek te voeren over beleid, voortgang, en de behoefte aan heldere kaders.

Rekenkamer

Onderzoek grip op gemeenschappelijke regelingen De rekenkamer is eind 2021 gestart met een onderzoek naar de grip die de gemeente heeft op gemeenschappelijke regelingen (GR-en). Voor dit onderzoek is de sturing door de gemeente en verantwoording over de taken die belegd zijn bij vier GR-en onderzocht. Het onderzoek richtte zich op de beelden die daarover bestaan bij de gemeente en bij de gemeenschappelijke regelingen zelf. Daarnaast heeft de rekenkamer de wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in kaart gebracht voor zover deze mogelijkheden bieden om de grip op GR-en (nog) beter vorm te geven. Het eindrapport is op 15 september 2022 gepresenteerd aan de Commissie Bestuur. De rekenkamer heeft naar aanleiding van het onderzoek de volgende aanbevelingen aan de raad geformuleerd: 1. Als raad een indringend en goed geïnformeerd debat te voeren over de invloed die de gemeenteraad bereid is af te staan. 2. De Nota Verbonden Partijen te actualiseren. 3. Als raad de verbinding te zoeken met raadsleden in de regio om meer grip op gemeenschappelijke regelingen te krijgen. 4. Als raad ervoor te kiezen meer raadsbemoeienis te hebben met: -

de (beoogde) maatschappelijke resultaten

-

de kwaliteit van dienstverlening voor inwoners

-

en af te zien van gedetailleerde technische raadsbemoeienis met de bedrijfsvoering van gemeenschappelijke regelingen.

En het college van burgemeesters en wethouders te verzoeken: 5. De raad in stelling te brengen door haar nadrukkelijk te informeren over: -

de maatschappelijke prestaties van de gemeenschappelijke regeling;

-

de kwaliteit van dienstverlening van de gemeenschappelijke regeling;

-

de politiek-bestuurlijke keuzes die op de gemeenschappelijke regeling afkomen.

-

te overwegen om voor alle gemeenschappelijke regelingen de ambtelijke grip nadrukkelijker met de andere deelnemende gemeenten te organiseren.

Rekenkamer

Onderzoek Tegengaan van zorgfraude De rekenkamer heeft besloten om een onderzoek te starten naar het tegengaan van zorgfraude. Ze wil met dit onderzoek de gemeenteraad inzicht geven in hoe zorgfraude in de praktijk werkt, hoe kwetsbaar (of weerbaar) de gemeente IJsselstein is voor zorgfraude en of er (voldoende) maatregelen zijn genomen om die kwetsbaarheid te beperken. De centrale onderzoeksvraag luidt: “Heeft de gemeente IJsselstein in haar beleid en uitvoering voldoende waarborgen ingebouwd om het risico op zorgfraude effectief tegen te gaan?” Het onderzoek zal in het eerste kwartaal van 2023 worden afgerond.

Twee doorwerkingsonderzoeken en leidraad De rekenkamer heeft besloten om in beginsel elk rekenkameronderzoek dat is uitgevoerd, op te volgen met een klein en gericht doorwerkingsonderzoek. Behalve dat het de raad inzicht geeft in wat er feitelijk terecht komt van de aanbevelingen, geeft het ook zicht op lessen die betrokkenen - inclusief de rekenkamer zelf - kan/kunnen trekken. Omdat de rekenkamer dit soort kleine onderzoeken geregeld wil uitvoeren is eind 2022 begonnen met het opstellen van de leidraad die de rekenkamer bij doorwerkingsonderzoek wil hanteren en is een begin gemaakt

met

een

doorwerkingsonderzoek

armoedebeleid

(2021)

respectievelijk

klachtafhandeling (2021). Beide onderzoeken worden in het eerste kwartaal van 2023 afgerond.

Overige activiteiten Groslijst De rekenkamer werkt met een groslijst van onderzoeksonderwerpen. Deze wordt jaarlijks herzien, op basis van ontwikkelingen in het land en input van raadsleden. De rekenkamer heeft een bijeenkomst met de raad voorbereid waarin naast een nadere kennismaking met de gemeenteraad ook suggesties zullen worden opgehaald ter aanvulling van de groslijst.

Rekenkamer

Monitoren De leden en de secretaris van de rekenkamer volgen de ontwikkelingen in het lokale beleid en de lokale bestuurlijke organisatie, onder meer via raads- en commissievergaderingen, Griffiemail en Twitter. Ook worden de ontwikkelingen in de regio gevolgd via de lokale media. Afstemmingsoverleg met de begeleidingscommissie De rekenkamer heeft in 2022 twee keer overleg gevoerd met een begeleidingscommissie. Dit is een subcommissie vanuit het Presidium. Deze gesprekken gingen onder andere over het format raadsvoorstellen en geplande en lopende onderzoeken. Daarnaast is er ter introductie van de nieuwe leden van de begeleidingscommissie een online bijeenkomst verzorgd waarin de werkwijze van de rekenkamer nader is toegelicht. Publiciteit Over het onderzoek Grip op gemeenschappelijke regelingen heeft de rekenkamer een persbericht laten uitgaan. De voorzitter is hierover geïnterviewd door RTV Utrecht. Verder heeft de rekenkamer via Twitter publiciteit gezocht voor alle onderzoeken en besprekingen in de commissievergaderingen. Vergaderingen en begeleiding en participatie in onderzoek In 2022 is de rekenkamer 10 keer bijeengekomen (fysiek of via Teams) voor reguliere vergaderingen. Daarnaast is de rekenkamer nog bijeen geweest naar aanleiding van de bovengenoemde

activiteiten

(commissievergaderingen

en

gesprekken

met

onderzoeksbureaus). De lid-rapporteurs vanuit de rekenkamer zijn bij extern onderzoek doorlopend actief in de regie op en de sturing van de uit te voeren onderzoeken. Dit door onder meer deel te nemen aan onderzoeksactiviteiten zoals belangrijke interviews en startbijeenkomsten. Deelname kennisoverdracht door de NVRR De rekenkamer van IJsselstein is lid van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). De rekenkamer benadert de NVRR regelmatig met vragen over zaken waar de rekenkamer in de praktijk tegenaan loopt. De leden van de rekenkamer en de secretaris nemen regelmatig deel aan activiteiten die door de NVRR worden georganiseerd. In

Rekenkamer

2022 namen de leden deel aan twee webinars en aan het symposium over ‘mediabeleid en perceptie’ dat op 2 december plaatsvond in Utrecht. Nieuwsbrief In juli 2022 heeft de rekenkamer een derde nieuwsbrief uitgebracht om raadsleden, inwoners, college en ambtelijke organisatie te informeren over activiteiten, plannen en onderzoeken van de rekenkamer. Financiële verantwoording 2022 Uitgaven

Inkomsten

Budget 2022 Onderzoekskosten

Resultaat

€60.298 € 31.230

Onderzoek duurzaamheid

€ 10.220

bedrijfsvoering gemeente IJsselstein Onderzoek Grip op gemeenschappelijke

€ 3.440

regelingen Onderzoek Tegengaan van zorgfraude

€ 12.600

Doorwerkingsonderzoeken plus leidraad

€ 4.970

Vergoedingen leden en voorzitter

€ 12.242

Vergoeding secretaris incl. reiskosten

€ 13.814

Overige kosten

€ 1.139 € 58.425

€ 60.298

€ 1.873

Toelichting Algemeen Het budget van de rekenkamer bedroeg € 60.298. De totale onderzoekskosten voor 2022 bedroegen € 31.230, --. Het bedrag dat aan vergoedingen inclusief reiskosten is uitgekeerd bedraagt voor de leden € 12.242, -- en voor de secretaris € 13.675, --. De overige kosten bedroegen € 1.167, --. Dit betekent dat op het totaalbedrag van € 60.298, -- een bedrag van € 1.873, -- niet besteed is. De werkzaamheden van de rekenkamer zijn binnen het begrote bedrag uitgevoerd.

Rekenkamer

Onderzoekskosten Dit betreft een deel van de kosten voor het bureau CE Delft, dat het onderzoek naar duurzaamheid eigen bedrijfsvoering heeft uitgevoerd, kosten van een extern onderzoeker voor het onderzoek Grip op gemeenschappelijke regelingen en de kosten voor de door de leden van de rekenkamer gemaakte onderzoeksuren conform de Verordening op de rekenkamer. Vergoedingen leden en voorzitter Dit betreft de vergoeding voor de leden en de voorzitter van de rekenkamer. Vergoeding secretaris De secretaris ontvangt een vergoeding van gemaakte uren en reiskostenvergoeding per maand op factuurbasis. Overige kosten Dit betreft de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR en consumpties ten behoeve van de vergaderingen van de rekenkamer en een afsluitend etentje met de begeleidingscommissie.

Rekenkamer

Onderzoeksplan 2023 Rekenkamer IJsselstein Onderzoeksonderwerpen 2023 In 2023 wordt het onderzoek naar het voorkomen van zorgfraude afgerond. Voor een beschrijving van dit onderzoek wordt verwezen naar het jaarverslag 2022. Daarnaast wil de rekenkamer in 2023 één groot nieuw onderzoek of twee kleinere onderzoeken starten. De rekenkamer heeft op dit moment nog geen keuze gemaakt. Het lag in de planning om eerst de groslijst te actualiseren met vanuit de raad aangedragen onderwerpen die in de bijeenkomst die op 12 januari 2023 stond geagendeerd. Deze bijeenkomst is echter geannuleerd vanwege het laag aantal (2) inschrijvingen. De rekenkamer zal zich samen met de begeleidingscommissie beraden op een andere wijze waarop de raad haar interesse voor onderzoeksonderwerpen kenbaar zal maken. Daarna zal de rekenkamer een keuze maken over welk(e) onderzoek(en) er in

2023

worden

uitgevoerd.

Daarnaast

zal

de

rekenkamer

twee

zogenaamde

doorwerkingsonderzoeken afronden, de eerste betreffende het onderzoek naar het minimabeleid en de tweede over het onderzoek klachtenafhandeling (zie eveneens jaarverslag 2022). Deze onderzoeken zijn in december 2022 opgestart. In een doorwerkingsonderzoek wordt gekeken in hoeverre de aanbevelingen van de rekenkamer zijn opgevolgd.

Overige werkzaamheden Organisatie rekenkamer Ook in 2023 zullen de leden van de rekenkamer maandelijks met elkaar overleggen. Daarnaast zal twee keer per jaar een voortgangsgesprek gevoerd worden met de begeleidingscommissie. Voor de begeleiding van een onderzoek dat wordt uitgevoerd door een extern bureau zal, net als voorgaande jaren, door het lid-rapporteur op gezette tijden overleg plaatsvinden met het onderzoeksbureau om de voortgang te bewaken en hierover te rapporteren aan de andere leden van de rekenkamer. Groslijst De groslijst wordt jaarlijks herzien, op basis van gemeentelijke, regionale en landelijke ontwikkelingen. Daarnaast kunnen raadsleden en inwoners input geven voor nieuw onderzoek. Ook zal de rekenkamer blijven kijken of er een onderzoek gedaan kan worden samen met één

Rekenkamer

of meer rekenkamers van buurgemeenten. Zo kunnen regionale onderwerpen beter onderzocht worden en is hier meer budget voor beschikbaar. Communicatie met de raad In 2023 zal de rekenkamer op verschillende momenten de raad schriftelijk op de hoogte houden van de voortgang van de lopende onderzoeken.

De voortgang van lopende

onderzoeken zal worden besproken met de begeleidingscommissie. Daarnaast zal bij de afronding van de onderzoeken in de raadscommissies een presentatie gehouden worden en zullen er technische vragen vanuit de commissie worden beantwoord. Ook zal rekenkamer de raad informeren door één of twee nieuwsbrieven uit te brengen. Werving nieuw lid rekenkamer Vooruitlopend op de Wet versterking lokale rekenkamers heeft de gemeenteraad op 17 juni 2021 een nieuwe verordening op de rekenkamer vastgesteld. In dezelfde raadsvergadering zijn de leden van de rekenkamer herbenoemd. Om de continuïteit van het werk van de rekenkamer te waarborgen zijn de leden voornemens af te wijken van de formele benoemingstermijn van 6 jaar, en wel als volgt: -

Rick Hagelstein, zal een verzoek tot ontslag indienen na 2 jaar

-

Tijmen Siermann zal een verzoek tot ontslag indienen na 4 jaar.

-

Voorzitter Rob Paulussen maakt de zittingstermijn van 6 jaar vol.

Dit betekent dat Rick Hagelstein eind juni zal stoppen als lid van de rekenkamer van IJsselstein en dat in het eerste kwartaal 2023 gestart zal worden met de werving van een nieuw lid. Voorgaande benoemingstermijnen zullen met de introductie van de nieuwe wet mogelijk in een ander daglicht komen te staan. De rekenkamer onderzoekt momenteel de precieze implicaties van de nieuwe wet. Planning en raming kosten 2022 Er wordt gewerkt met een voorlopige planning om de onderzoeken gespreid naar de raad te brengen. Hierin is de rekenkamer afhankelijk van de voortgang van de onderzoeken, het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor en van de raadsagenda. De kostenraming is een inschatting op basis van de kennis bij het schrijven van dit onderzoeksplan, maar kan nog afwijken op basis van de vooronderzoeken die worden gedaan. Aan de hand van deze vooronderzoeken wordt gekozen voor een focus en bijbehorende aanpak.

Rekenkamer

Begroting 2023 Uitgaven

Inkomsten

Budget 2022, incl. 1,9% inflatiecorrectie Onderzoekskosten

€ 61.470 € 33.500

Zorgfraude

€ 4.200

Doorwerkingsonderzoeken

€ 3.300

Nieuw(e) onderzoek(en)

€ 26.000

Vergoeding leden en voorzitter

€ 12.744

Vergoeding secretaris

€ 13.956

Overige kosten

€ 1.270

Totaal

€ 61.470

€ 61.470

Onderzoekskosten Dit zijn kosten voor externe bureaus en onderzoeksuren van leden. Voor de afronding van het onderzoek Zorgfraude wordt nog € 4.200 gedeclareerd (25% van het totaal). Voor de twee doorwerkingsonderzoeken €3.300 (50% van het totaal). Daarmee resteert voor één of twee nieuw te starten onderzoek(en) nog € 26.000, --. Vergoedingen Dit betreft de vergoeding van de leden van de rekenkamer en de vergoeding aan de secretaris/onderzoeker, inclusief reiskostenvergoedingen. Overige kosten Hieronder vallen de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR, representatiekosten en cateringkosten.