5. Provincie Utrecht - Afschrift toezichtbrief IJsselstein IBT informatiebeheer 2021-2022 (2023)

PROVINCIE :: UTRECHT

Aan de gemeenteraad van de gemeente IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

Afschrift toezichtbrief IBT Informatiebeheer gemeente IJsselstein over 2021-2022 (2023) DATUM 19-12-2023 DOCUMENTNUMMER UTSP-1913279266-4493 BIJLAGE 1 ONDERWERP

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31651392542 i rmga rd. broos@provi ncieutrecht. n I BDO BEi

Geachte raad, Hierbij zenden wij u ter kennisgeving een afschrift van onze toezichtbrief die wij 5 december jl. aan het college van burgemeester en wethouders stuurden over de uitvoering van taken op het gebied van de Archiefwet/ informatiebeheer. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

D.J. Dolmans Teamleider Bestuur, Europa en Interbestuurlijk toezicht Domein BDO

PROVINCIE-UTRECHT.NL

1 van 1

PROVINCIE :: UTRECHT

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

ONDERWERP

DATU M DOCUMENTNUMMER

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2021-2022 (2023) 5 december 2023 UTSP-1913279266-4283

TELEF OONNUMMER E-MAILA DRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31651392542 irmgard.broos@provincieutrecht.nl BOO BEi

Geacht college,

U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als 'voldoet', 'voldoet deels' of 'voldoet niet'. Onze beoordeling is gebaseerd op de door u aangeleverde toezichtinformatie over 2021 en 2022. De informatie uit het gesprek dat wij op 21 november jl. voerden met uw organisatie en uw streekarchivaris en archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard, hebben wij eveneens gebruikt voor deze beoordeling. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2021-2022 (2023) luidt 'voldoet deels'. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In onze vorige toetsingsronde over 2019-2020 kwamen wij ook tot dit oordeel, met daarbij de positieve constatering dat uw organisatie gestaag verbeteringen in uw informatiebeheer doorvoert. Net als uw streekarchivaris van het RHC zien wij dat die positieve lijn ook nu wordt doorgezet. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven.

In ons 'Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht' staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt.

PROVINCIE-UTRECHT.NL

1 van 3

Bevindingen en beoordeling Bij onze vorige beoordeling voerden wij een gesprek over uw informatiebeheer en in de daaropvolgende toezichtbrief (d.d. 12 april 2021) constateerden wij vooral vorderingen in het op maat maken van instrumenten noodzakelijk om uw digitaal informatiebeheer goed vorm te kunnen geven. Uit de toezichtinformatie over 2021 en 2022 zien wij opnieuw een positieve tendens. Er is geïnvesteerd in het verder regelen van uw (digitaal) informatiebeheer o.a. door het invoeren van een nieuw zaaksysteem Djuma met bijbehorend metadataschema (vastgesteld begin dit jaar), de versteviging van de personele bezetting, het periodiek voeren van het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Tevens hebt u het handboek vervanging, Informatiebeleidsplan en Documentair Informatiebeleidsplan bijgesteld. Het is zeker ook positief dat u besloten heeft gebruik te gaan maken van het edepot van het RHC. Dit laatste is in eerste instantie bedoeld voor het opslaan van digitaal archief dat nog niet formeel is overgebracht naar het RHC. Dit besluit is ook een belangrijke ontwikkeling om uw geheel digitale informatiehuishouding op de langere termijn (als historisch erfgoed) te kunnen beheren. Naast genoemde resultaten zien wij ook dat een aantal zaken nog uitgevoerd en afgerond moeten worden.

Dit vraagt om (blijvend) aandacht zodat uw informatiebeheer in het geheel voldoet aan wet- en regelgeving. Omdat per 1-1-2020 uw digitale informatiehuishouding geheel leidend is, is het noodzakelijk om de belangrijkste randvoorwaarden daarvoor te regelen volgens het tijdpad van uw verbeterplan 2022. Aanbevelingen: 1. Onze belangrijkste aanbeveling is dan ook om alle verbeterpunten uit de jaarlijkse KPl-rapportages van het RHC en uw daarop gebaseerde verbeterplan 2022 uit te voeren en de voortgang te monitoren. Blijf dit doen in nauw overleg met het RHC, als belangrijk adviseur voor uw informatie- en archiefbeheer. 2.

In de KPI-rapportage van het RHC wordt het belang van kwaliteitsbewaking en het uitvoeren van jaarlijkse audits op Djuma benadrukt. Zorg voor het verder inrichten en uitvoeren van een volledig kwaliteitssysteem dat toepasbaar is op uw zaaksysteem. Pas uw kwaliteitshandboek en periodiek controleplan toe: voer periodieke kwaliteitscontroles en jaarlijkse audits uit en zie toe op het doorvoeren van de uitkomsten van deze checks.

3.

Werk verder aan het onder beheer brengen van alle informatiestromen in uw organisatie, dus ook de informatie in decentrale vakapplicaties en e-mailboxen. Wij gaan ervan uit dat dit in 2024, conform uw verbeterplan, wordt uitgevoerd.

4.

Stel voor uw nieuwe zaaksysteem een digitale bewaarstrategie op. Zorg ervoor dat deze op termijn uitgebreid wordt voor het beheer van de decentrale informatiestromen (zie aanbeveling 3).

5.

Voer de wettelijk verplichte vernietiging in uw nieuwe zaaksysteem uit, zodat daarmee ook de grote vernietigingsachterstand wordt weggewerkt (vanaf 2013 is er niet vernietigd uit de digitale informatiebestanden Mozard). Monitor structureel de tijdige vernietiging van de informatie via het kwaliteitssysteem (zie aanbeveling 2).

6.

Extra aandacht vragen we voor het maken van praktische beheerafspraken met de verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging).

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervanuit dat u de verbeterpunten van uw archivaris en van ons, in nauw overleg met het RHC, doorvoert. In de tweede helft van 2024 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2023 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2024. Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gaat met de uitvoering van de aanbevelingen.

2van3

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de I BT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.ni/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de I BT-kaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

cc. streekarchivaris RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

3 van 3