4. Provincie Utrecht - Brief beoordeling IBT Omgevingsrecht 2022-2023 IJsselstein

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER VAN BIJLAGE

Beoordeling IBT Omgevingsrecht 2022-2023 30‑01‑2024 UTSP-390265605-12866 Jeroen van Dam Overzicht verbeterpunten

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

06-39632192 jeroen.van.dam@ provincie-utrecht.nl BDO BEI

Geacht college, Uw gemeente heeft in het kader van Interbestuurlijk Toezicht (IBT) informatie toegezonden over uw taakuitvoering in 2022-2023 op het gebied van het Omgevingsrecht. Wij hebben deze informatie beoordeeld. In deze brief leest u onze beoordeling. Oordeel over uw taakuitvoering omgevingsrecht Ons oordeel over uw taakuitoefening luidt: -

Vakgebied Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) - Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH): voldoet deels. Vakgebied Monumenten / Archeologie: voldoet.

Het oordeel ten aanzien van het vakgebied Wabo over 2022-2023 luidt ‘voldoet deels’. Het oordeel is lager dan het oordeel ‘voldoet’ uit de vorige beoordeling. De redenen hiervan zijn met name dat niet of onvoldoende is gewerkt aan de verbeterpunten van de vorige beoordeling en dat het VTH-beleid voor de gemeentelijke thuistaken in 2022 is verstreken en dit beleid niet is verlengd dan wel nieuw beleid is vastgesteld. De verbeterpunten treft u in de bijlage aan. Wij gaan ervan uit dat u de verbeterpunten uitvoert bij het formuleren van nieuw beleid op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het oordeel ten aanzien van het vakgebied Monumenten / Archeologie over 2022 luidt ‘voldoet’. U heeft een verbetering laten zien in de ingediende toezichtinformatie. U dient volgend jaar wel de monumentenregisternummers te vermelden. Als wij bij de volgende beoordeling constateren dat u geen of onvoldoende uitvoering heeft gegeven aan de verbeterpunten, heeft dat gevolgen voor de beoordeling 2023-2024.

1 van 5

Toelichting beoordeling Bij het uitvoeren van onze wettelijk toezichtstaak hanteren wij de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht (hierna: IBT-verordening), het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2021-2024 en de interventieladder die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Het beleidskader vindt u via de volgende link: www.provincie-utrecht.nl/onderwerpen/bestuurlijke-zaken/interbestuurlijk-toezicht, onder het kopje “Beleidskader en Uitvoeringsagenda”. Een toelichting op de interventieladder is te vinden op onze website www.provincieutrecht.nl/werkwijze-ibt. In de vorige beoordelingsperiode is de taakuitvoering van uw gemeente als ‘voldoet’ beoordeeld. Dit betekent dat u grotendeels voldoet aan de wettelijke eisen. We hebben voor uw gemeente daarom een versoberde vorm van toezicht gehanteerd. Dit betekent dat we de ontvangen toezichtinformatie op hoofdlijnen hebben beoordeeld, met name op volledigheid en actualiteit. Daarnaast hebben onze toezichthouders op 8 november 2023 een gesprek gevoerd met de VTH-medewerker / regievoerder ODRU van uw gemeente. De informatie uit dit gesprek is in deze beoordeling meegenomen. Hieronder leest u per vakgebied een toelichting op deze beoordeling.

Wabo – VTH Bij de beoordeling van de informatie voor het vakgebied VTH hebben we getoetst of uw gemeente de processen zodanig heeft ingericht dat deze taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Wij baseren ons hierbij op de wettelijke eisen voor deze processen, zoals vermeld in hoofdstuk 5 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, hoofdstuk 7 van het Besluit omgevingsrecht en hoofdstuk 10 van de Ministeriële regeling omgevingsrecht. Deze proceseisen staan ook bekend als de BIG-8 cyclus. Uitvoerings- en Handhavingsbeleid voor de gemeentelijke thuistaken (VTH-beleid / U&H-strategie thuistaken) U heeft de toezichtinformatie tijdig aan ons toegestuurd. Het VTH-beleid (onder de Omgevingswet ‘uitvoerings- en handhavingsstrategie’ genaamd) is liep tot en met 2022..U heeft de actualisatie van dit beleid verschoven naar 2024. Het VTH-beleid is in de tussentijd echter niet verlengd, waardoor u strikt genomen niet beschikt over geldend beleid. Doordat u het VTH-beleid tussentijds ook niet heeft geëvalueerd en geactualiseerd, is niet duidelijk in hoeverre de beleidsdoelen zijn behaald en/of bijsturing nodig is of dat het beleid moet worden aangepast. Ook is onduidelijk of de onderliggende risicoanalyse aanpassing behoeft.

De omstandigheid dat u geen actueel beleid heeft, de actualisatie vooruit heeft geschoven en in de tussentijd het beleid niet heeft verlengd, komt in toenemende mate op gespannen voet te staan met de wettelijke eisen. Dit bemoeilijkt de aansturing van en controle op de omgevingsdienst bij de uitvoering van VTH-taken voor uw gemeente aanzienlijk. In het uitvoeringsprogramma is de verbinding met de in het beleid gestelde doelen niet altijd aanwezig. Dit is ook lastig, omdat de doelen uit uw VTH-beleid 2020-2022 niet concreet en meetbaar geformuleerd zijn. De doelen zijn daardoor bij de omgevingsdienst niet goed in activiteiten onder te brengen en in het jaarverslag kan niet goed worden geëvalueerd in hoeverre de door de omgevingsdienst uitgevoerde activiteiten hebben bijgedragen aan het bereiken van de in het beleid vastgestelde doelen. De voortgang van vage of niet meetbare doelen kan ook niet goed worden gemonitord waardoor in een periodieke beleidsevaluatie niet kan worden gesteld of de door u vastgestelde doelen wel of niet zijn bereikt. In nieuw te ontwikkelen VTH-beleid dient u concrete en meetbare (SMART) doelen op te nemen op basis van een actuele risicoanalyse en gebiedsanalyse en de op basis daarvan gestelde prioriteiten.

Daarnaast maken vage doelen het niet goed mogelijk om inzichtelijk te maken welke financiële en personele middelen benodigd zijn voor het bereiken van de gestelde doelen. Als er geen helder doel is of het is voor de omgevingsdienst niet duidelijk welke bestuurlijke keuzes zijn gemaakt door de gemeente over de uitvoering van taken, raken de ingekochte uren bij de omgevingsdienst snel ‘op’. In plaats van op basis van doelen de benodigde capaciteit te berekenen en programmatisch te werken, worden prioriteiten dan vaak ad hoc bijgesteld om bepaalde taken, waarvoor de uren ‘op’ zijn, toch uit te voeren. In feite moet de omgevingsdienst dan meer doen met minder. Daardoor

2 van 5

krijgen medewerkers het steeds drukker, krijgt de organisatie te maken met de ‘waan van de dag’ en wordt er steeds ‘scherper’ geprioriteerd in de uitvoering van wettelijke taken. Daarom is het de overweging waard om de VTHbeleidscyclus aan te laten sluiten op de P&C-cyclus. Tot slot stelt u het uitvoeringsprogramma en jaarverslag zodanig laat vast dat bijsturing binnen de operationele cyclus (voorbereiden, uitvoeren, monitoren) van de BIG-8 cyclus niet goed mogelijk is. Door het uitvoeringsprogramma te laat vast te stellen is niet mogelijk om in de begroting de personele en financiële middelen te vragen die nodig zijn om de in het uitvoeringsprogramma geprogrammeerde activiteiten uit te voeren om de doelen te bereiken. Voor de thuistaken/plustaken die door de omgevingsdienst worden uitgevoerd geldt dat berekend moet worden hoeveel uren bij de omgevingsdienst moeten worden afgenomen. In het jaarlijkse uitvoeringsprogramma worden vervolgens die activiteiten geprogrammeerd die nodig zijn om de doelen te bereiken en daarbij worden voldoende financiële en personele middelen geborgd om die activiteiten ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren.

Voor de gemeente is dit wellicht nog eminenter aangezien de wettelijke taakuitvoering op het gebied van VTH ook zijn belegd bij de omgevingsdienst, waardoor het des te belangrijker is om goed de controle te houden op de sturing en de bekostiging van de omgevingsdienst. Doordat u de verbeterpunten uit de vorige beoordeling onvoldoende heeft uitgevoerd en u niet beschikt over geldend VTH-beleid, voldoet uw VTH-beleidscyclus strikt genomen niet aan de wettelijke eisen waardoor u strikt genomen onder actief toezicht moet worden gesteld. Aangezien het oordeel over uw taakuitvoering in de perioden 2020-2021 en 2021-2022 ‘voldoet’ luidde en u in het verificatiegesprek te kennen heeft gegeven aan de slag te gaan met de verbeterpunten, luidt het oordeel over uw taakuitvoering in 2022-2023 ‘voldoet deels’. Wij vertrouwen erop dat u de verbeterpunten voortvarend oppakt en in de komende beoordelingsronde een aanzienlijke verbetering kunt laten zien. Indien dat niet het geval is, kunnen wij u alsnog onder actief toezicht plaatsen. Een overzicht van alle verbeterpunten treft u aan in de bijlage. Uniform Uitvoerings- en Handhavingsbeleid voor de basistaken omgevingsdienst (U&H-strategie regio Utrecht) In de beoordelingsronde 2022 is vastgesteld dat u op 22 februari 2022 de U&H-strategie regio Utrecht had vastgesteld, maar dat het een groeidocument betreft.

Ook is vastgesteld dat er nog geen uniform uitvoeringsprogramma is vastgesteld op basis van de U&H-strategie regio Utrecht. In de regio wordt de U&H-strategie de komende jaren nog doorontwikkeld en wordt nagedacht over een uniform uitvoeringsprogramma. Ondanks deze lopende doorontwikkeling, zullen wij de huidige U&H-strategie regio Utrecht in 2024 beoordelen. Eventuele verbeterpunten die bij de beoordeling in 2024 naar voren komen, zullen met u en de regionale werkgroep worden gedeeld om mee te nemen bij de doorontwikkeling. Verordening Kwaliteit VTH Wij toetsen of uw college jaarlijks evalueert in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd door de omgevingsdienst én de eigen organisatie. Daarnaast toetsen wij of uw college daarover mededeling doet aan de gemeenteraad. De kwaliteitscriteria hebben betrekking op opleidingen, kritische massa en frequentie van de uitvoering van taken per medewerker. Deze criteria zijn in uw gemeente van toepassing op de basis- en plustaken die de omgevingsdienst uitvoert en de VTH-taken die uw eigen organisatie uitvoert. Net al voorgaande jaren constateren wij dat geen evaluatie is uitgevoerd, waaruit blijkt in hoeverre uw organisatie en de omgevingsdienst voldoet aan de kwaliteitscriteria. Ook rapporteert u hierover niet jaarlijks aan de gemeenteraad.

Het is van belang dat uw gemeente erop stuurt dat uw eigen VTH-organisatie en de omgevingsdienst aan de kwaliteitscriteria voldoen en dat u de gemeenteraad daarover actief informeert. Wij verzoeken u dringend jaarlijks een evaluatie uit te voeren en ook hierover te rapporteren aan de gemeenteraad, zodat duidelijk wordt in hoeverre uw eigen organisatie én de omgevingsdienst voldoen aan de kwaliteitscriteria en waar de knelpunten liggen. Het is voor u des te belangrijker om de omgevingsdienst aan de hand van de kwaliteitscriteria te evalueren aangezien de omgevingsdienst vele extra wettelijke VTH-taken voor uw gemeente uitvoert en u verantwoordelijk bent voor de kwaliteit van die taakuitvoering.

3 van 5

Monumenten en Archeologie Bij de beoordeling van dit vakgebied hebben we getoetst of sprake is van adequate vergunningverlening, of de monumentencommissies goed functioneren en in hoeverre er sprake is van adequate advisering in het kader van de archeologische monumentenzorg. Wij beoordelen de uitvoering van het taakveld Monumenten en Archeologie over 2022 als ‘voldoet’. Bij omgevingsvergunningen voor Rijksmonumenten is advies gevraagd aan de monumenten- en welstandcommissie. Archeologie maakt structureel deel uit van de vergunningverleningsprocedure. Verbeterpunt Vermeld bij de toezichtinformatie ten aanzien van Rijksmonumenten de monumentenregisternummers. Toezichtregime komende beoordeling Komende beoordeling toetsen we wederom of uw gemeente de processen voor het vakgebied VTH zodanig heeft ingericht at deze taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Aangezien uw gemeente “voldoet deels” is beoordeeld, valt u komende beoordelingsperiode onder het reguliere toezichtregime. Dat betekent dat de toezichtinformatie inhoudelijk wordt beoordeeld en niet slechts op hoofdlijnen. Tot slot Hiermee is deze toetsingsronde afgerond. We verzoeken u de hiervoor genoemde verbeterpunten op te pakken en bij de toezichtinformatie voor de volgende beoordelingsronde een overzicht te voegen met de ondernomen acties naar aanleiding van deze verbeterpunten.

De volledige toezichtinformatie over de periode 2023-2024 ontvangen wij graag zo spoedig mogelijk nadat u deze hebt vastgesteld, maar in ieder geval uiterlijk op 15 juli 2024. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Zie utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via deze kaart ook toegankelijk.

daarvoor

www.provincie-

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.P. van Essen Gedeputeerde Ruimtelijke Ontwikkeling, Coördinatie Omgevingsbeleid, Energietransitie, Milieu en Bestuur

4 van 5

Bijlage: Overzicht verbeterpunten Rapportage en evaluatie 1. Stel het jaarverslag voortaan eerder vast, zodat bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma voor het nieuwe jaar rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Toelichting: Een tijdige vaststelling is voor een goede taakuitvoering en doorlopen van de BIG-8 cyclus essentieel. 2. Vermeld in het jaarverslag in hoeverre voor RO, Bouw en Milieu de beleidsdoelen zijn gehaald. Toelichting: de beleidsdoelen zijn in het VTH-Beleid 2020-2022 onvoldoende meetbaar geformuleerd. Bij de eerstvolgende actualisatie van het beleid moeten de doelen meetbaar zijn en vervolgens moet daarmee rekening gehouden worden in het jaarverslag en het uitvoeringsprogramma. Strategisch Beleid 3. Voer een periodieke beleidsevaluatie uit: Toelichting: een wettelijk vereiste is dat periodiek gerapporteerd wordt over het al dan niet bereiken van de in het VTH-beleid gestelde doelen en de uitvoering van de activiteiten in verhouding tot de prioriteitstelling. Een periodieke beleidsevaluatie dient in ieder geval plaats te vinden vóór het formuleren van nieuw VTH-beleid. 4. Actualiseer de risicoanalyse en omgevingsanalyse voor RO en Bouw.

Toelichting: Een actuele risicoanalyse en omgevingsanalyse is essentieel om binnen het gemeentelijk grondgebied inzichtelijk te hebben wat de grootse bestaande risico’s zijn op het gebied van RO en Bouw. Aan de hand van de grootse risico’s kunnen prioriteiten worden bepaald voor vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen het fysieke domein. 5. Werk de in het VTH-beleid opgenomen doelen zodanig uit dat deze meetbaar zijn. Toelichting: De in het beleid 2020-2022 opgenomen doelen zijn onvoldoende meetbaar. Op bijvoorbeeld pagina 7 van het beleid zijn als doelen vermeld het op niveau blijven of verbetering van de kwaliteit van de (fysieke) leefomgeving en het op niveau blijven of verbetering van het naleefgedrag van inwoners/ ondernemers. Een nulmeting is echter niet vermeld. De doelen moeten worden gebaseerd op de risicoanalyse en de aan de hand daarvan gestelde prioriteiten dan wel aanvullende bestuurlijke wensen. Operationeel Beleid 6. Maak de personele en financiële middelen die benodigd en beschikbaar zijn voor het bereiken van de in het beleid geformuleerde doelen inzichtelijk en waarborg deze in de begroting. Toelichting: Wettelijk is vereist dat u de voor het bereiken van de in het beleid geformuleerde doelen en de uit te voeren werkzaamheden benodigde én beschikbare financiële en personele middelen inzichtelijk maakt en in de begroting borgt.

Ook de wijze waarop de benodigde financiële en personele middelen is berekend moet inzichtelijk worden gemaakt. Programma en Organisatie 7. Stel het uitvoeringsprogramma voortaan tijdig vast zodat bij aanvang van het nieuwe jaar de uitvoering kan plaatsvinden volgens een actueel programma. Van belang is dat bij het schrijven van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. 8. Zorg dat in het uitvoeringsprogramma rekening is gehouden met de gestelde doelen en prioriteiten, dit geldt met name voor RO en Bouw. Zie ook de toelichting bij verbeterpunt 4 en 5. Voorbereiding, uitvoering en monitoring 9. Draag zorg voor voldoende financiële en personele middelen om de in het uitvoeringsprogramma voorgenomen activiteiten uit te kunnen voeren en vul zo nodig deze middelen aan of pas het uitvoeringsprogramma zo nodig aan. 10. Zorg dat de resultaten en voortgang van de uitvoering van het uitvoeringsprogramma en het bereiken van de gestelde doelen worden gemonitord, dit geldt met name voor RO en Bouw. 11. Evalueer jaarlijks in hoeverre uw gemeentelijke organisatie én de omgevingsdienst voldoen aan de geldende kwaliteitscriteria.

5 van 5