4.3 Accountantsverslag 2022 RMN

Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat: ▪ een saldo van € 4.280.909 betrekking heeft op materiële vaste activa ▪ een saldo van € 4.858 betrekking heeft op lasten voor de staat van baten en lasten van RMN (en ook daarin zijn verwerkt) ▪ een saldo van € 170.412 betrekking heeft op voorgeschoten bedragen voor gemeenten en daarmee juist als overlopende activa zijn opgenomen Inzake de voorgeschoten bedragen is de term “Projecten” in de jaarrekening opgenomen “Voorgeschoten bedragen voor gemeenten” met de volgende toelichting: “De voorgeschoten bedragen voor gemeenten betreffen bedragen die door RMN zijn betaald in opdracht van de gemeenten voor de uitvoering van separate projecten. Echter betreffen dit geen projecten waarbij RMN verantwoordelijk is voor de uitvoering en dus enkel voorgeschoten zijn voor de betreffende gemeenten. Gezien de lasten niet toe te rekenen zijn aan RMN zijn deze bedragen niet verwerkt in de staat van baten en lasten maar verwerkt in de balans. Bij afronding van het project zal RMN dit separaat met de gemeenten afrekenen. Gedurende het jaar 2022 zijn voornamelijk bedragen betaald voor het VANG project.” Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om voor de uitgaven betreffende deze projecten blijvend expliciet vast te stellen op welk van de 3 genoemde categorieën dit betrekking heeft.

Hiervoor zou gebruik kunnen worden gemaakt van de invultabellen die eerder zijn gecommuniceerd met de financiële afdeling.

www.auren.com 45

Bevindingen eindejaarscontrole Algemene reserve

In de jaarrekening is een algemene reserve opgenomen. Deze is ontstaan uit positieve exploitatieresultaten in het verleden. Destijds is besloten dit niet te verrekenen met de in rekening gebrachte voorschotten per gemeente. In de AB-vergadering van 14 december 2016 is een bestuursbesluit genomen waarbij is bepaald dat geen verdere opbouw van de algemene reserve plaatsvindt. Vanaf dat moment worden eventuele tekorten per gemeente via de resultaatbestemming in mindering gebracht op de algemene reserve, voor zover voor die gemeente nog een algemene reserve bestaat. Dit betekent dat de huidige algemene reserve niet van alle deelnemende gemeenten is. In de jaarrekening is de positie per gemeente toegelicht (toelichting bij algemene reserve). Tevens heeft u ons aangegeven dat deze systematiek bij alle deelnemende gemeenten bekend is. Aangezien op basis van de bestuursbesluiten geen sprake is van een terugbetalingsverplichting van deze reserves aan de deelnemende gemeenten, is deze post terecht niet als schuld verantwoord in de jaarrekening 2022.

www.auren.com 46

Bevindingen eindejaarscontrole Schatkistbankieren

Decentrale overheden zijn vanaf december 2013 verplicht om hun overtollige middelen aan te houden bij het Rijk. Dit heet schatkistbankieren (SKB), dit is ook van toepassing bij RMN. In het jaar 2021 is per Q3 het drempelbedrag veranderd. Decentrale overheden moeten hun overtollige liquiditeiten stallen in de schatkist van het rijk. Om te bepalen of een gemeenten overtollige liquiditeiten naast de gelden voor het normale betalingsverkeer aanhoudt, geldt een drempelbedrag dat is gebaseerd op het begrotingstotaal van de gemeente. Het bestaande drempelbedrag was erg laag en dus is besloten deze aan te passen om onnodige administratieve lasten voor decentrale overheden te verminderen. Het drempelbedrag, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal kleiner dan of gelijk aan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 2,0% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Voor RMN komt dit neer op een drempelbedrag van ongeveer € 1 miljoen wat RMN in de loop van 2022 ook heeft toegepast.

www.auren.com 47

Bevindingen eindejaarscontrole DVO (overige bevindingen)

In sheet 28 en 29 zijn de werkzaamheden, algemene conclusies en aanbevelingen opgenomen omtrent de baten en DVO afrekeningen. In deze werkzaamheden zijn ook nog de volgende overige bevindingen naar voren gekomen: ▪ In de DVO afrekening van Zeist is een bedrag opgenomen ad 400K gerelateerd aan het VANG project, conform de 2023.01 begroting. De ontvangen bijdrage van 400k is als investeringsbijdrage in mindering gebracht op de boekwaarde. Daarmee worden de kapitaallasten structureel in de komende jaren verminderd ▪ De gewerkte uren van de BOR activiteiten worden afgerekend op realisatie. Wij hebben in de controle vastgesteld dat de afrekening van deze uren op totaalniveau aansluit met de registraties in 21QUBZ. Het mogelijke verschuivingsgevaar is hiermee tot een voldoende laag niveau gemitigeerd. Echter bleek de registratie per BOR activiteit nog niet volledig ingericht en daarmee is er wel sprake van mogelijke verschuiving van gewerkte uren binnen de BOR activiteit zelf ▪ Verschillende niet materiële rekenfouten (soms in voordeel en soms in nadeel van betreffende gemeente)

www.auren.com 48

Bevindingen eindejaarscontrole Claims en procedures

U heeft ons geïnformeerd over lopende claims en/of lopende procedures/zaken. Op basis daarvan komt naar voren dat: ▪ er een procedure loopt omtrent een dienstverlener voor RMN. Nu in het traject om in onderling overleg de overeenkomst met finale kwijting te beëindigen ▪ er een aantal procedures/zaken lopen tussen RMN en (oud) werknemers welke nog juridisch van aard zijn en waarbij u een zo best mogelijke inschatting heeft gemaakt over de mogelijke impact wat in aard in de meeste gevallen nog onzeker is (afhankelijk van ontwikkelingen in de komende tijd) ▪ Voor de bovenstaande procedures de volgende aanvullende toelichting in de jaarrekening is opgenomen Geschillen en procedures RMN was in 2022 niet betrokken bij disputen/procedures met betrekking tot (oud) werknemers. In 2023 is er slechts een enkel dispuut / procedure met betrekking tot (oud) werknemers hetgeen eind 2022 nog niet bekend was. De mogelijke financiële impact zal daarom in het jaar 2023 worden verwerkt. Het risico is evenwel als laag ingeschat. Wel was er in 2022 een dispuut rondom de naleving van een contract inzake het onderhoud van ondergrondse containers: In 2021 is via een Europese aanbesteding het keuren, reinigen en onderhouden van het ondergrondse containerpark van RMN gegund aan een derde partij.

Door herstructurering binnen deze partij heeft men pas in 2022 een aanvang gemaakt met de uitvoering van het contract. Helaas moest RMN constateren dat de kwaliteit en de wijze van uitvoering niet stroken met hetgeen RMN heeft gevraagd en door de partij is beloofd bij de aanbesteding. RMN was daarom genoodzaakt juridische ondersteuning te zoeken. Op dit moment kunnen daarom niet alle containers onderhouden worden. Inmiddels is bekend geworden dat partijen uit elkaar gaan en dat een nieuwe aanbesteding moet worden opgestart, met als risico dat de tarieven voor onderhoud van containers kunnen stijgen. Een risico van het uit elkaar gaan is dat RMN in de tussentijd geen beroep kan doen op contractuele bepalingen zoals het feit dat storingen binnen 24 uur verholpen moeten zijn. Hierdoor moeten inwoners mogelijk langer dan nodig hinder ondervinden van niet goed functionerende containers.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat deze procedures/zaken, gezien de aard, omvang en status ervan, in voldoende mate is toegelicht in de jaarrekening. Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten met betrekking tot bovengenoemde zaken.

www.auren.com 49

Bevindingen eindejaarscontrole Inrichting jaarverslag

Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de hoofd financiën over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven. Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden). Aanbeveling voor RMN Wij hebben gedurende de controle gemerkt dat het huidige format in word zeer bewerkelijk is en de volledige vormgeving is belast bij de financiële afdeling. Wij adviseren u om te onderzoeken of het format efficiënter kan worden gemaakt en mogelijk kan worden belegd bij een andere afdeling.

www.auren.com 50

Bevindingen eindejaarscontrole gebeurtenissen na balansdatum

De gemeente IJsselstein heeft eind december 2021 RMN schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat zij in 2022 samen met RMN wilde onderzoeken of de gemeente de additionele BOR (Beheer Openbare Ruimte) taken weer zelf zou kunnen gaan uitvoeren. Gezien dit een belangrijke gebeurtenis na balansdatum is hebben wij in controle-informatie ingewonnen omtrent het proces van ontvlechting. De belangrijkste punten daaruit:

▪ ▪ ▪

Per 01-01-2023 het betreffende personeel overgaat naar de gemeente IJsselstein Per 01-01-223 het betreffende materieel overgaat naar de gemeente IJsselstein Er in 2023 verdere (financiële) afspraken zijn gemaakt voor de ontvlechting

Voor de bovenstaande ontwikkeling is de volgende aanvullende toelichting in de jaarrekening is opgenomen: “De gemeente IJsselstein heeft eind december 2021 RMN schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat zij in 2022 samen met RMN wilde onderzoeken of de gemeente de additionele BOR (Beheer Openbare Ruimte) taken weer zelf zou kunnen gaan uitvoeren. Uiteindelijk heeft de gemeente in oktober 2022 kenbaar gemaakt per januari 2023 geen gebruik meer te maken van de additionele BOR taken die tot en met 2022 via RMN liepen. Dit besluit is in het AB overleg van november 2022 geformaliseerd. Daaropvolgend is voor het jaar 2023 de dienstverleningsovereenkomst met IJsselstein en de begroting 2023 hiertoe op aangepast. Verder zijn in 2023 ook aanvullend afspraken gemaakt over de (financiële) ontvlechting en heeft de gemeente IJsselstein ervoor gekozen om de desintegratievergoeding (die toeziet op meerdere jaren) via een bedrag ineens af te kopen.” Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten en toelichtingen met betrekking tot bovengenoemde gebeurtenis.

www.auren.com 51

Bevindingen eindejaarscontrole Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde verschillen

Als gevolg van de genoemde omstandigheden in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) posten. Wij zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel. Gezien bovenstaande conclusie hebben wij ook niet de volledigheid van de lijst met controleverschillen kunnen vaststellen waardoor derhalve deze ook niet in dit verslag zijn opgenomen.

www.auren.com 52

Bevindingen eindejaarscontrole Onafhankelijkheid

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. De regels inzake de onafhankelijkheid zijn opgenomen in het Nederlands recht, de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO). Een aantal belangrijke punten uit de ViO die wij onderkennen zijn: ▪ langdurige betrokkenheid ▪ samenloop van dienstverlening ▪ geschenken en giften Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Wij verklaren dat de heer A. (Andries) van Pijkeren RA, in zijn hoedanigheid van externe accountant, Auren en de kantoren in zijn netwerk en zijn partners, (senior) managers alsmede de overige teamleden die de controle uitvoeren, onafhankelijk zijn van RMN. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat ook ten aanzien van andere punten er geen sprake is van bedreigingen van onze onafhankelijkheid.

www.auren.com 53

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie

www.auren.com 54

Bevindingen AO/IB Algemene scope beoordeling AO/IB

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2022 van RMN hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. De beoordeling van de administratieve organisatie van RMN, met name de daarin besloten interne beheersing, heeft tot doel de omvang en de diepgang vast te stellen van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden als basis voor ons oordeel met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening.

Bij deze beoordeling is met name aandacht besteed aan: ▪ de organisatiestructuur van de gemeenschappelijke regeling en de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden ▪ aanwezigheid van controletechnische functiescheidingen Bij de beoordeling van de opzet van de AO/IB is in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende processen: ▪ aanbestedingsprocedures (rechtmatigheid) ▪ autorisatie van facturen (rechtmatigheid) ▪ betalingen (rechtmatigheid) ▪ proces inzake opstellen van de jaarafrekeningen Wij hebben gelet op de aard en omvang van (activiteiten van de) RMN een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de controle over het boekjaar 2023 zullen wij specifiek aandacht besteden aan het verkrijgen van inzicht in relevante processen, richtlijnen en procedures en nagaan of en zo ja in welke mate wij voor de controle daarvan gebruik kunnen maken.

www.auren.com 55

Bevindingen AO/IB Algemene bevindingen beheersorganisatie

Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen Tijdens het verkrijgen van inzicht in verschillende processen hebben wij geconstateerd dat veel processen, richtlijnen en procedures nog niet vast liggen binnen de organisatie en vaak nog “in de hoofden van mensen” zit. Het daaraan gerelateerde risico is het verlies van kennis binnen de organisatie indien de betreffende mensen de organisatie verlaten.

Daarnaast heeft RMN in het verleden (veelal in het jaar 2005) verschillende verordeningen opgesteld welke mogelijk niet meer actueel zijn en/of niet meer volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Aanbeveling voor RMN Om het risico inzake de vastleggingen van de AO/IB (gedeeltelijk) te kunnen mitigeren adviseren wij u de procedures en richtlijnen zoveel als mogelijk vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u aan om periodiek de van toepassing zijnde verordeningen te herzien en mogelijk waar nodig up-te-daten. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u hier tot op heden nog onvoldoende tijd voor heeft gevonden en het op de planning staat.

www.auren.com 56

Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling (1 van 2)

Tijdens de controle over het jaar 2022 identificeren wij een kwetsbaarheid in de bezetting van de financiële administratie. Door de omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon uitgevoerd kunnen worden en constateren wij dat er beperkt sprake is van scheiding tussen controlerende- en uitvoerende functies (nu met name uitvoerend). Daarnaast constateren wij dat de bezetting op de financiële administratie op dit moment niet adequaat voor uitvoering van alle (verwachte) taken waaronder: ▪ het volledig en tijdig aanleveren van (kwalitatief toereikende) controle-informatie ▪ het opstellen en analyseren van tussentijdse rapportages ▪ het inbouwen en uitvoeren van interne controles en afstemming op financiële rapportages Deze kwetsbaarheid is ook naar voren gekomen bij het vertrek van het hoofd financiën eind maart 2022, middenin het voorbereidingsproces voor de jaarrekeningcontrole 2021. Daarop heeft de organisatie wel verschillen stappen ondernomen en is op dit moment de financiële afdeling verstrekt. We constateren wel dat deze afdeling nog steeds erg onder druk staat en een verdere uitbreiding nodig is om de (verbeter)plannen te kunnen implementeren en te monitoren. Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam.

Door de overgang van functionarissen en de (gebrek aan) interne vastleggingen zijn wij niet in staat bleken om voor het jaar 2022 op alle onderdelen voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen. Gezien de korte gewenste tijdspanne voor opstellen en vaststellen van de jaarrekening is het van belang om voldoende capaciteit beschikbaar te hebben om alle gewenste gegevens ten behoeve van de controle tijdig en kwalitatief goed aan te leveren. Daarnaast merken wij op dat veel specificaties en achterliggende bescheiden (handmatig) worden opgesteld in “losse Excels”. Inherent aan het gebruik daarvan is dat deze foutgevoelig zijn en wij derhalve in voor onze controle aansluiting zoeken met achterliggende bronbestanden om de betrouwbaarheid van deze overzichten te kunnen vaststellen, dit vergt extra tijd. Tot slot merken wij dat de kennis inzake de BBV-regelgeving nog in beperkte is ingebed binnen de organisatie.

www.auren.com 57

Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam. Naar aanleiding onze controle onderkennen wij een aantal verbetermogelijkheden ter voorbereiding op de interim- en eindejaarscontrole: ▪ te evalueren wat de gewenste bezetting is op de financiële afdeling, op basis van het takenpakket en mogelijke wijzigingen/aanvullingen hierop ▪ ook na te gaan wat nu expliciet het takenpakket van de financiële afdeling is en wat eventueel ook bij andere afdelingen dient te worden belegd ▪ de interne kennis met betrekking tot de BBV, rechtmatigheid (prestatielevering) en aanbestedingen te vergroten ▪ kritisch te kijken naar de timing van het opstellen van de jaarrekening en start van de eindejaarscontrole (alle informatie dient gereed te zijn bij aanvang van de controle) ▪ te evalueren wat de interne informatiebehoefte is op financieel gebied en welke rapportages hiervoor nodig zijn ▪ ervoor zorgdragen dat alle benodigde controle-informatie bij aanvang van de accountantscontrole aanwezig is en vaststellen dat deze volledig en kwalitatief toereikend is ▪ vanwege de relatief beperkte omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon kunnen worden uitgevoerd (functievermenging).

Om dit risico te beperken zijn aanvullende beheersingsmaatregelen nodig dan wel aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden ▪ wij geven u ter overweging mee om, bij gelijkblijvende capaciteit van de financiële afdeling, externe ondersteuning in te zetten voor het proces van jaarafsluiting, opstellen van de jaarrekening en het faciliteren van de accountantscontrole Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u op dit moment intensief bezig bent om hieraan opvolging te geven. We zijn bereid separaat met u hierover van gedachten te wisselen. Verder heeft u ons ook geïnformeerd dat er nu gesprekken lopen met kandidaten voor de versterking van de financiële afdeling.

www.auren.com 58

Bevindingen AO/IB Begrotingsproces

Proces

De begroting is voor RMN taakstellend en het proces van het op- en vaststellen is van groot belang. Wij hebben gedurende de controle kennisgenomen van het proces en hebben vastgesteld dat: ▪ er een proces bestaat met betrekking tot het (gedetailleerd) tot stand komen van de begroting ▪ de primaire begroting is vastgesteld door het algemeen bestuur ▪ de aangepaste begroting (2x) aanvullend is vastgesteld ▪ de beiden begrotingen nauwkeurig zijn verwerkt in de jaarrekening volgens de BBV alsmede de toelichting van de aanpassingen in de aangepaste begroting ▪ de begroting nog niet volledig voldoet aan de indeling zoals deze is opgenomen in de BBV Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om de format en inhoud van de begroting expliciet tegen de bepalingen van de BBV te houden en waar noodzakelijk aanpassingen door te voeren. U heeft aangegeven dit te zullen gaan toepassen voor de begroting 2023. Verder hebben wij kennisgenomen van het feit dat de organisatie het begrotingsproces voor het jaar 2023 grondig aan het herzien is om zo tot een nog accuratere begroting te kunnen komen. Autorisatie van overschrijdingen Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het bestuur is gerespecteerd.

Deze overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het bestuur in de toelichting op de staat van baten en lasten toereikend toegelicht. U bent in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2022 in staat eventuele overschrijdingen te autoriseren. Bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid zijn wij uitgegaan van de ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening 2022.

www.auren.com 59

Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (1 van 4)

Europese aanbestedingen Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake de Europese aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de interne procedures voor de toepassing van deze wet- en regelgeving gedurende het jaar 2022 nog niet waren geïmplementeerd, wat resulteert in oordeelonthouding omtrent de rechtmatigheid. Voor de bevindingen hieromtrent wordt verwezen naar overige sheets. Wij hebben kennisgenomen van het feit dat RMN aan IBMN (Inkoopbureau Midden Nederland) opdracht gegeven heeft om een inkoopbeleid en -tool te ontwikkelen en te implementeren en te zorgen dat RMN compliant wordt. Wij hebben voor de controle van de jaarrekening 2022 kennisgenomen van de opzet van de tool maar nog geen inhoudelijke controle op de tool gezien verdere constateringen omtrent dit proces. In onze interimcontrole voor het jaar 2023 zullen wij expliciet aandacht besteden aan de verdere opzet, bestaan (en mogelijk werking) van deze tool.

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om: ▪ de verdere implementatie en inbedding binnen de organisatie op de agenda te houden ▪ het waarborgen dat voor (nieuwe) inkopen altijd gebruik moet worden gemaakt van deze tool ▪ een analyse te maken van alle (huidige en nieuwe) crediteuren in de financiële administratie en zichtbaar te maken wat de status is van de implementatie in de inkooptool en de evaluatie van de mogelijke verdere benodigde aanbesteding ▪ zorg te dragen dat de analyse per 31-12-2023 volledig is afgerond waardoor mogelijk voor het jaar 2024 kan worden toegewerkt naar het volledig compliant zijn op het gebied van aanbestedingen ▪ een proces van verdere monitoring te ontwikkelingen zodat tijdig een afloop van een aanbesteding herkent wordt waardoor deze tijdig opnieuw kan worden aanbesteed

www.auren.com 60

Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (2 van 4)

Opvolging door RMN U heeft ons verder geïnformeerd over het feit dat dit proces een hoge interne prioriteit heeft en er ook meerdere nieuwe aanbestedingen zijn afgerond.

www.auren.com 61

Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (3 van 4)

Autorisatie van facturen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er een autorisatieproces bestaat voor de autorisatie van facturen binnen AFAS. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen, wel hebben wij nog een aantal aanbevelingen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft waardoor de factuur door 1 persoon wordt geautoriseerd. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u de adressering van dit risico expliciet te heroverwegen ▪ wij adviseren u te onderzoeken of het mogelijk is om de totale workflow van de facturen (van moment van inboeken tot en met de laatste autorisatie) vanuit AFAS te exporteren naar Excel. Dit kan bijdragen aan efficiëntie van de controle ▪ daarnaast adviseren wij u om te onderzoeken of dit type export ook mogelijk is voor de vastgelegde en geautoriseerde uren in het nieuwe ERP systeem

www.auren.com 62

Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (4 van 4)

Betalingen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er sprake is van functiescheiding binnen de bankapplicatie (BNG). Inzake de uitwisseling van de inloggegevens geeft u aan dat dit enkel gebeurt voor de functie hoofd financiën welke enkel betalingen kan klaarzetten. De secretaris-directeur is en blijft enkel bevoegd om de klaargezette betalingen te autoriseren. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen. Crediteurenstamgegevens De financiële afdeling (FA) wijzigt crediteurstamgegevens na ontvangst van een verzoek van de leverancier. Nieuwe crediteuren worden gescheiden ingevoerd. Invoer in excel op basis van factuur door controller en confrontatie hiervan met de invoer van de crediteur door administratieve medewerker in AFAS.

Aanbevelingen voor RMN ▪ het implementeren van interne procedures en richtlijnen (4-ogen principe) voor het doorvoeren van wijzigingen in AFAS met betrekking tot crediteurenstamgegevens ▪ wij adviseren u (indien mogelijk) dit direct in te regelen in AFAS zelf en expliciet te laten aftekenen (excel is aan te passen). Tevens adviseren wij dit proces verder te implementeren voor wijziging van de bankgegevens voor bestaande crediteuren

www.auren.com 63

Bevindingen AO/IB Automatisering (1 van 2)

Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevens verwerking

Onze controle is niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management en/of bestuur ontvangen. Wel hebben wij gedurende de controle inzicht verkregen in: ▪ de algehele automatiseringsomgeving ▪ de belangrijkste applicaties ▪ de mate van betrokkenheid van serviceorganisaties ▪ de belangrijkste controls ▪ mogelijke incidenten ▪ de AVG Gezien de aard van de bevindingen zoals beschreven in de basis van onze oordeelonthouding hebben deze bevindingen ook impact op de daaraan gerelateerde processen zoals ook verschillende koppelingen met het automatiseringsproces. Op basis van de verkregen informatie hebben wij wel een aantal aanbevelingen. Wij hebben daarnaast geconstateerd dat de verdere inbedding en documentatie van de AVG nog de nodige aandacht behoeft.

www.auren.com 64

Bevindingen AO/IB Automatisering (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u periodiek een zichtbare analyse te maken van de rechten en rollen binnen de meest primaire applicaties ▪ wij adviseren u de procedures omtrent in- en uitdienst en inrichting in de automatiseringsomgeving periodiek te herzien en ook de toepassing hiervan te toetsen ▪ wij adviseren u de verdere implementatie en documentatie van de AVG op de agenda te houden en te blijven monitoren en bijsturen

www.auren.com 65

Actualiteiten

www.auren.com

Actualiteiten Verzwaring toelichtingsvereisten

De wet vereist dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen en het resultaat van de organisatie. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt u belangrijke oordelen, keuzes en schattingen die van invloed zijn op het beeld dat de jaarrekening geeft.

Op grond van de BBV diende u altijd al de aard van deze oordelen en schattingen inclusief de bijbehorende veronderstellingen toe te lichten. Wij merken dat de huidige ontwikkeling is dat in de regelgeving steeds meer verplichtingen gaan komen in het kader van toelichtingen bij de jaarrekening met als doel een grotere transparantie te behalen. Verder is er bij het opstellen van de jaarrekening altijd sprake van een bepaalde mate van onzekerheid. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de inbaarheid van vorderingen, de vraag of verstrekte garanties tot claims zullen leiden of op de inschatting van de levensduur van vaste activa. In de BBV is bepaald dat, indien dat nodig is voor het vereiste inzicht, u de aard en omvang van dergelijke onzekerheden moet toelichten. Derhalve zullen wij in onze controles blijven aandacht besteden aan de toereikendheid van deze toelichtingen.

www.auren.com 67

Actualiteiten Duurzaamheid

Het onderwerp duurzaamheid is relevanter dan ooit tevoren. Het zal u dan ook niet ontgaan zijn dat recentelijk een belangrijke klimaattop in Glasgow heeft plaatsgevonden. Daarin hebben landen wereldwijd getracht afspraken te maken over een verdere verduurzaming in de komende jaren. Iedereen zal in dit proces zijn of haar steentje moeten gaan bijdragen en zo ook bedrijven, groot en klein. De roep vanuit de maatschappij om verder te verduurzamen zal uw onderneming op verschillende gebieden kunnen gaan raken en ook op het gebied van verslaggeving. Op dit gebied is Europa bezig met de ontwikkeling van een nieuwe richtlijn de “Corporate Sustainability Reporting Directive” (CSRD). Dit zal een verplicht rapport gaan worden waarin het bedrijf over een aantal verplichte onderwerpen zal moeten rapporteren en wij als accountant een oordeel moeten geven. Deze verplichte rapportage zal voor uw type omvang organisatie nog een aantal jaren op zich wachten maar het belang om dit onderwerp standaard op uw agenda te krijgen is nu al hoog. Dit onderwerp zou u kunnen raken op bijvoorbeeld de onderstaande onderwerpen (niet limitatief): ▪

Kantoren groter dan 100 m2 dienen vanaf 2023 verplicht energielabel C te hebben.

▪

Banken en financierders kunnen dit onderwerp toevoegen voor financieringsaanvragen

▪

Potentiële werknemers zullen dit onderwerp ook steeds belangrijker gaan vinden in de keuze voor een werkgever

▪

Leveranciers en/of afnemers (in de keten) kunnen verplichten hierover te gaan rapporteren om contracten met hen te gaan afsluiten

▪

Bedrijfsopvolging

We zullen dit onderwerp derhalve ook op de agenda houden in onze komende besprekingen.

www.auren.com 68

Actualiteiten RI&E

Elke onderneming met personeel in dienst is verplicht een 'Risico Inventarisatie & Evaluatie' (RI&E) te hebben. De 'Risico Inventarisatie & Evaluatie' (RI&E) moet ondernemers helpen in kaart te brengen welke mogelijke gevaren binnen een bedrijf bestaan, om zo de uitval van personeel te beperken. De RI&E is al ruim dertig jaar verplicht, maar vooral kleine ondernemers hebben er moeite mee is de ervaring. Bij 45 procent van alle ondernemingen ontbreekt deze documentatie, maar bij bedrijven met minder dan vijf werknemers is dit 60 procent, blijkt uit de meest recente werkgeversenquête van TNO. De Arbeidsinspectie richt haar pijlen daarom nu op kleine bedrijven in een poging dit percentage op te krikken en gaat hierbij van sector tot sector. Voor het ontbreken van een RI&E kan een boete van 4.500 euro worden opgelegd maar er zal vaak in eerste instantie nog worden gewaarschuwd en zal de mogelijkheid worden geboden dit te herstellen. Aanbeveling voor RMN Ons advies is derhalve om dit onderwerp op de agenda te zetten en te evalueren of de huidige RI&E nog actueel is.

www.auren.com 69

Actualiteiten Vertrouwenspersoon & Klokkenluidersregeling

1. Vertrouwenspersoon Het initiatiefwetsvoorstel in verband met het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon is op 23 mei 2023 aangenomen door de Tweede Kamer. Werkgevers tot 10 werknemers zijn uitgezonderd van de verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dus alle ondernemingen met 10 of meer werknemers dienen verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen. De Eerste Kamercommissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) bespreekt op 30 mei 2023 de procedure. Het zit er dus aan te komen dat deze wet op (korte) termijn ook ingevoerd gaat worden waarin ook een overgangsperiode zal worden opgenomen om hieraan te voldoen. Gezien de omvang van uw organisatie is deze wettelijke verplichting van u van toepassing en derhalve dient u dit voor uw organisatie te evalueren. 2. Klokkenluidersregeling De Eerste Kamer op 24 januari 2023 ingestemd met de komst van de Wet bescherming klokkenluiders (hierna: ‘Wbk’). Concreet betekent dit dat wanneer ondernemingen tussen de 50 en 249 werknemers heeft, zij tot 17 december 2023 de tijd krijgen om te voldoen aan de nieuwe wet en uw interne meldregeling conform de wet te hebben aangepast. Grote werkgevers met tenminste 250 werknemers hebben zich nu al te houden aan de nieuwe wet en dienen hun interne meldregeling op orde te hebben.

Gezien de omvang van uw organisatie is deze wettelijke verplichting van u van toepassing en derhalve dient u dit voor uw organisatie te evalueren. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in deze wet? Deze inwerkingtreding betekent onder meer dat melders van misstanden (ook wel genoemd ‘klokkenluiders’) voortaan beter worden beschermd doordat de bewijslast naar de werkgever verschuift, die zal moeten aantonen dat een klokkenluider niet is benadeeld door de werkgever vanwege de gemaakte melding bij een vermoedelijke benadeling. Bovendien worden voortaan niet alleen werknemers die meldingen van misstanden maken beschermd. Ook stagiairs, zzp’ers, sollicitanten etc. worden beschermd. Deze ondernemingen moeten dus een gedegen klokkenluidersregeling hebben en afdoende interne procedures te hebben ingericht. Gezien de grote vab uw organisatie valt u hier niet onder. Wel adviseren wij u om de verdere implementatie van deze wet te analyseren. Indien u behoefte heeft aan meer specifiek advies op dit gebied kunnen wij u met een specialist in contact brengen.

www.auren.com 70

Dit rapport is opgesteld in het kader van de controle van de jaarrekening 2022 van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Amersfoort, 5 oktober 2023

71