4.1 Managementletter 2023

6.7. Grondexpl oitati e s IJsselstein kent in 2023 twee actieve grondexploitaties, te weten Binnenstad en Europakwartier-Oost. Dit laatste project betreft een in 2023 nieuw opgestarte grondexploitatie. De grondexploitatieberekeningen worden eenmaal per jaar geactualiseerd. Actualisatie vindt plaats voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening. Op basis van nog op te stellen actualisaties toetsen wij een juiste (actuele en reële) waardering van de grondexploitaties en dus het onderhandenwerk in de balans per ultimo 2023 van IJsselstein. Wij toetsen de uitgangspunten en de onderbouwing van de ramingen. Dit om een oordeel te geven over het proces van totstandkoming van een kwalitatieve en betrouwbare grondexploitatieberekening en dat de uitgangspunten en onderbouwingen zijn gebaseerd op gedegen onderzoek door en namens IJsselstein. Voor onze toets zullen wij gebruik maken van door IJsselstein nog aan te leveren informatie, documentatie, analyses en position papers per grondexploitatie. Onze bevindingen zullen wij rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2023.

Managementletter 2023

Gemeente IJsselstein

Pagina 27

6.8. Btw en Vpb Gemeenten moeten onderscheid maken tussen overheidsactiviteiten (btw via het btw compensatiefonds), ondernemersactiviteiten (btw via de Belastingdienst) en fiscaal vrijgestelde activiteiten (kostenverhogende btw). Overheadskosten moeten naar rato worden toegerekend via een forfaitaire mengpercentage. Voor het huidige boekjaar is het forfaitaire mengpercentage van uw gemeente herijkt in 2022. Voorgaand jaar is een boekenonderzoek afgerond over de periode 2018-2021. Hieruit zijn diverse naheffingsaanslagen gekomen met betrekking tot de omzetbelasting en het btw compensatiefonds. Wij hebben vernomen dat de btw aanpassingen die uit dit rapport voort zijn gekomen doorgevoerd zijn in de financiële administratie. Het is van belang dat IJsselstein deze labeling periodiek toetst en eventueel herziet wordt. In het huidige boekjaar is de voorlopige Vpb-aanslag 2023 ontvangen. De hoogte van deze aanslag ligt in lijn met de hoogte van de Vpb-last 2022. Er hebben zich geen verdere ontwikkelingen voorgedaan rondom de Vpb is aan ons gemeld.

6.9. Opvolging eer der e aanbeveli ngen In de managementletter 2022 hebben wij bevindingen gerapporteerd over de interne beheersingsmaatregelen en hebben wij u verbetervoorstellen gedaan. Op basis van uw interne voortgangsrapportages, interviews en andere controlewerkzaamheden blijkt dat de opvolging van een aantal aanbevelingen nog onderhanden is. Wij geven in onderstaande tabel de actuele stand van deze bevindingen. Score

Betekenis Aanbeveling opgevolgd. Deels opgevolgd. Genoemde adviespunt is nog ter opvolging. Aanbeveling niet opgevolgd.

Managementletter 2023

Gemeente IJsselstein

Pagina 28

Nr

Bevinding rapportage 2022

Opvolging in 2023

1.

Proces PGB’s Geen zichtbare controle vindt plaats op de prestatielevering. Proces Omgevingsvergunningen (Wabo) Afspraken met OdrU om zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid en volledigheid van de leges omgevingsvergunningen, waaronder het ontvangen van rapportages over de toetsing van de interne beheersingsmaatregelen. Proces Huuropbrengsten De volledigheidsanalyse op de huur- en pachtopbrengsten van 2022 afronden. Hierbij de BAG als startpunt nemen. Proces Parkeren De uitkomsten van de accountantsproducten van P1 toetsen om vast te stellen of de opzet, implementatie en werking van de getroffen beheersingsmaatregelen voldoende is om de volledigheid van de parkeeropbrengsten vast te kunnen stellen. Btw-BCF labeling Geadviseerd is om de btw-labeling periodiek extern te laten toetsen.

Prestatielevering van de verstrekte PGB’s wordt gecontroleerd per jaareinde. Dit adviespunt is deels opgevolgd in 2023. Een VIC rapportage vanuit OdrU is ontvangen waarin de legesopbrengsten als (beperkt) proces is opgenomen.

2.

3.

4.

5.

6.

7

Automatisering IT-audit over de ICT-inrichting GouweIJssel (laten) uitvoeren en om de betrouwbaarheid en continuïteit van de automatisering vast te kunnen stellen. Automatisering Het opstellen van een informatiebeveiligingsbeleid.

Managementletter 2023

Status

Dit actiepunt is deels opgevolgd, de organisatie heeft enkel de BAG betrokken bij de reeds verhuurde objecten. Dit actiepunt is tijdig opgevolgd.

Wij hebben vernomen dat dit onderhanden is en dat het rapport Q1 2024 wordt verwacht. Dit actiepunt is tijdig opgevolgd.

Dit actiepunt is tijdig opgevolgd.

Gemeente IJsselstein

Pagina 29

7. Overige bevindingen 7.1. Naleving wet- en regelgeving 7.1.1. Informatieplicht d uurzaamheid 7.1.1.1.

Informatieplicht energiebesparing De informatieplicht energiebesparing is gekoppeld aan de energiebesparingsplicht uit het Activiteitenbesluit milieubeheer, het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) en het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl). De energiebesparingsplicht geldt voor alle ‘drijvers’ die op een locatie meer dan 25.000 m3 gas verbruiken of meer dan 50.000 kWh energie. Op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is hierover nadere informatie te vinden. Gemeenten zijn ook onderworpen aan de energiebesparingsplicht, als zij voldoen aan de bovengenoemde energiegebruiksgrens. Dit geldt zowel voor de activiteiten die de gemeente uitvoert op een locatie, zoals bijvoorbeeld een gemeentehuis of een sportcomplex, als voor de gebouwen die de gemeente bezit of beheert, zoals bijvoorbeeld een school of een bibliotheek. De gemeente moet dan ook rapporteren over de uitvoering van de energiebesparende maatregelen, via de informatieplicht en/of de onderzoeksplicht. Heeft u een energiebesparingsplicht, dan moet u hierover ook eens in de 4 jaar rapporteren aan het voor uw organisatie bevoegde gezag. Dit is de informatieplicht. Deze geldt voor het eerst voor het jaar 2023, met als deadline 1 december 2023. Algemene informatie is te vinden op Informatieplicht energiebesparing vanaf 2023 (rvo.nl).

Om verder inzicht te krijgen in de voor een organisatie geldende vereisten is de volgende link handig: Stappenplan Energiebesparing Rapportageplicht. | RVO.nl. Wij adviseren om de informatieplicht van gemeente IJsselstein te onderzoeken en daaraan passende opvolging te geven.

7.1.1.2.

Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers (met 100 of meer werknemers) jaarlijks gegevens bijhouden over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om woon-werk en zakelijke mobiliteit. Werkgevers moeten vervolgens voor 30 juni van het opvolgende jaar (voor het eerst dus voor 30 juni 2025) deze gegevens aanleveren op een digitaal formulier. Het gaat om jaartotalen van: het totaal aantal gereisde kilometers per gebruikte vervoermiddelen en per gebruikte brandstof

Managementletter 2023

Gemeente IJsselstein

Pagina 30

Het vorenstaande impliceert dat reeds vanaf 1 januari 2024 een aanzienlijke gegevensverzameling moet gaan plaatsvinden. Voor meer informatie en handreikingen hieromtrent verwijzen wij naar de websites van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en www.co2reductiemobiliteit.nl. Volgens de laatste informatie wordt de inwerkingtreding van deze regeling opgeschort van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024. 7.1.1.3.

Rapportageverplichting in de jaarverslaglegging (CSRD) Vanaf 1 januari 2026 (boekjaar 2025) moeten alle grote ondernemingen (BV’s/NV’s) in Nederland de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) toepassen. Gemeente IJsselstein valt niet onder deze categorie. Dit vloeit onder meer voort uit het toepassen van de beslisboom die is opgenomen op de website van de SER:

Hoewel gemeente IJsselstein de CSRD op basis van Europese of Nederlandse weten regelgeving niet verplicht hoeft toe te passen, kan ook op andere wijze een verplichting ontstaan tot het rapporteren over duurzaamheid. Denk hierbij vooral aan: informatiebehoefte van ketenpartners die wél moeten voldoen aan de CSRD en daarvoor informatie nodig hebben vanuit toeleveranciers en afnemers (denk aan banken, zorgverzekeraars, leveranciers); informatieverplichting van gemeente IJsselstein, voortvloeiend uit convenanten op het gebied van duurzaamheid waar gemeente IJsselstein onderdeel van uitmaakt; informatiewensen van gemeente IJsselstein, voortvloeiend uit zelf gestelde duurzaamheidsdoelen en de communicatie daarover. Gemeente IJsselstein heeft nog geen signalen ontvangen over concrete rapportageverplichtingen vanuit de keten.

Managementletter 2023

Gemeente IJsselstein

Pagina 31

In het coalitieakkoord 2022-2026, is over het onderwerp duurzaamheid opgenomen dat de gemeente bij wil dragen aan het behalen van het Klimaatakkoord 2015. Met betrekking tot de communicatie over de duurzaamheidsdoelstellingen en -resultaten van gemeente IJsselstein zijn hierin concrete doelstellingen opgenomen. Meetbare onderdelen zijn het plaatsen van zonnepanelen op daken, woningbouw enkel duurzaam te realiseren en het optimaal inzetten van de rijksmiddelen hiervoor die beschikbaar gesteld worden aan de gemeente IJsselstein. 7.1.1.4.

Overige inform atiever plichtingen rond duurzaamheid In de vorige paragrafen zijn de belangrijkste informatieverplichtingen rond duurzaamheid toegelicht. De komende jaren nemen deze verplichtingen toe en voor sommige (soorten) organisaties gelden nu al aanvullende verplichtingen. Wij adviseren om dit regelmatig te onderzoeken, bijvoorbeeld via de website Wetchecker energiebesparing (rvo.nl). Om de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheidsdoelstellingen en vereisten goed te volgen en onze opdrachtgevers hierbij te ondersteunen, is binnen ons kantoor een Projectteam Duurzaamheid actief. Voor vragen kan via onze algemene contactgegevens altijd een beroep worden gedaan op dit projectteam.

8. Vooruitblik (controle) jaarstukken 2023 U streeft ernaar de jaarstukken 6 mei 2024 aan te bieden voor controle. Van belang is dat er bij de start van de jaarrekeningcontrole een complete set van jaarstukken met onderliggend jaarrekeningdossier aanwezig is. Aan uw gemeente zal de gebruikelijke lijst van op te leveren stukken verstrekt worden ten behoeve van het jaarrekeningdossier. Bij de interim-controle hebben wij de verbijzonderde interne controle over de periode tot en met september beoordeeld. Wij vragen uw aandacht om prioriteit te geven aan de afronding van de VIC ten aanzien van de processen die essentieel zijn voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en om eventuele (tussentijdse) bevindingen met ons te delen die mogelijk van invloed zijn op de voortgang en planning van de VIC en/of de bevindingen hieruit.

9. Slot Wij vertrouwen erop u met deze managementletter een goed beeld te hebben gegeven van onze bevindingen en aanbevelingen bij de controle van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. Wij adviseren om de in dit verslag opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Uiteraard zijn wij graag bereid om nader van gedachten te wisselen over onze aanbevelingen en specifieke oplossingsrichtingen.

Managementletter 2023

Gemeente IJsselstein

Pagina 32