3. Raadsinformatiebrief KPI’s archief en informatiebeheer gemeente IJsselstein 2021

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJsselstein

betreft uw kenmerk uw brief van behandeld door

t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

KPI’s archief en informatiebeheer gemeente IJsselstein 2021 Zaaknummer 34978

C. Kwok

4 oktober 2022 datum blad 1 van 2 bijlagen

Geachte raadsleden, In het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht leggen wij jaarlijks aan uw raad en de provincie verantwoording af over het archief en informatiebeheer van onze gemeente. Het archiefbeheer van de gemeente IJsselstein wordt aan de hand van de zogenaamde KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) getoetst op de Archiefwet en -regelgeving. Op 14 juni jl. hebben wij de rapportage KPI’s archief en informatiebeheer gemeente IJsselstein 2021 van het RHC ontvangen. Hierin wordt aangegeven of we aan de norm voldoen en indien niet het geval is welke acties we moeten ondernemen. Gemeente IJsselstein is ondanks de beperkingen in verband met de Coronacrisis die voor enige vertraging zorgde goed aan de slag gegaan met de verbeteringen op het gebied van informatiebeheer, zoals ook naar voren komt in de rapportage van het RHC. Ze zijn positief gestemd over de acties die we het afgelopen jaar hebben ondernomen en geven aan dat de gemeente op de goede weg zit om de informatiehuishouding naar een hoger plan te trekken. Voor alle aandachtspunten die het RHC heeft aangegeven is in het verbeterplan een actiepunt opgenomen. Het afgelopen jaar heeft de gemeente IJsselstein het volgende gerealiseerd t.b.v.

het verbeterplan, namelijk: • Organiseren van een Strategisch informatieoverleg (SIO) en dit structureel 2 keer per jaar laten plaatsvinden. • Het opstellen/vaststellen van een Informatiebeleidsplan en Documentair informatiebeleidsplan. • Het afsluiten van een calamiteitencontract t.b.v. de archiefruimte. • Inventarisatie van archiefwaardige informatie in (vak) applicaties. • Het vernietigen van originele papieren archiefbescheiden die in 2020 zijn vervangen. • Het afronden van het project migratie Corsa naar My-Lex. • Het opstellen/vaststellen van een Hotspotmonitor. • Het overdragen van bouwdossiers t/m 1999 naar het RHC. • Het overdragen van de woningkaarten (onderdeel van het archiefblok 1942-1979) naar het RHC.

De gemeente IJsselstein gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Voor meer informatie daarover kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.

Bankrelatie BNG NL79BNGH028.50.09.958 Bankrelatie RABO NL83RABO0320.72.82.85

zaaknummer blad 2 van

34978 2

Tot slot In 2022 is de organisatie druk bezig met het inrichten en implementeren van het nieuwe zaaksysteem. Door het in gebruik nemen van een nieuw zaaksysteem kunnen de volgende instrumenten aanpassingen krijgen: ordeningsstructuur, kwaliteitshandboek, handboek vervanging en het metadataschema. Daarom ligt dit jaar de focus op het aanpassen van de instrumenten, het uitfaseren van het oude zaaksysteem en het bekijken van mogelijkheden voor een aansluiting op het pre-depot. Hiermee borgen/zorgen we ervoor dat we de basis op orde hebben op het duurzaam beheer van digitale informatie.

Wij nemen aan u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Het college van IJsselstein,

drs. W.M. van de Werken secretaris

mr. P.J.M. van Domburg burgemeester