3. Raadsinformatiebrief - Jaarrekening RMN 2020

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Raadsinformatiebrief Jaarrekening RMN 2020

uw kenmerk uw brief van behandeld door

zaaknummer

D. de Goederen / A. Voorberg

949870

datum

9 maart 2021

blad 1 van 3 bijlagen

Geachte raadsleden, Vorige week kwam RMN onverwacht met het signaal naar buiten dat de jaarrekening van RMN over 2020 sluit met een tekort van € 675.000. Het betreft een samenloop van diverse kostenposten die aan het licht zijn gekomen en gezamenlijk tot een fors bedrag hebben geleid. In september 2020 is door RMN aan het dagelijks bestuur gemeld dat 2020 binnen de begroting zal worden afgesloten en dat zich geen tekorten zouden voordoen. Bovendien is er sinds die tijd geen signaal aan het bestuur afgegeven dat RMN gedurende de laatste maanden van 2020 financieel uit de pas zou gaan lopen. Helaas is dit anders gelopen. Vorige week werd duidelijk dat de jaarrekening van RMN zou sluiten met een fors negatief saldo. Het algemeen bestuur van RMN betreurt het feit dat zij de colleges en de raden onverwachts met dit tekort moet confronteren en u niet in een eerder stadium van het ontstane tekort op de hoogte heeft kunnen stellen. Het algemeen bestuur is met spoed bijeen gekomen voor een extra vergadering. Daar hebben ze het volgende afgesproken: Het algemeen bestuur van RMN zal haar uiterste best doen met behulp van een onafhankelijk expert om te achterhalen hoe het tekort is ontstaan en waarom het niet eerder aan het licht is gekomen. Het bestuur zal er alles aan doen om een dergelijk voorval in de toekomst te voorkomen.

In deze brief leest u meer in detail wat wij weten over het tekort en wat dit betekent voor de verschillende deelnemende gemeenten. Wat betekent dit voor de aangesloten RMN gemeenten? Het tekort dat aan het licht is gekomen, raakt de deelnemende gemeenten als volgt: ▪ Baarn (€ 73.000) ▪ Bunnik (€ 50.000) ▪ IJsselstein (€ 112.000) ▪ Nieuwegein (€ 133.000) ▪ Soest (€ 127.000) ▪ Zeist (€ 180.000) Voor een deel kan het negatieve resultaat worden gefinancierd vanuit de reserves die RMN heeft voor tegenvallend bedrijfsresultaat. De reserve is opgebouwd met bijdrages van individuele gemeenten. Voor gemeenten Soest en Zeist is er nog genoeg reserve om het tekort op te vangen. Voor gemeente Nieuwegein is dit voor de helft (€ 77.000) mogelijk, maar de andere gemeenten hebben geen reserves meer bij RMN om het tekort op te vangen.

datum ons kenmerk blad 2 van

9 maart 2021 949870 3

Hoe is het tekort ontstaan? RMN geeft aan dat het tekort als volgt is ontstaan: ▪ Er zijn in 2020 dubbele lasten betaald als gevolg van de wijziging in de stalling van de (gas) voertuigen in IJsselstein. Deze overschrijding levert voor toekomstige jaren een besparing van € 23.500 per jaar op, maar zorgde in 2020 tijdelijk voor dubbele lasten van € 33.000. Hiervan is melding gemaakt in het dagelijks bestuur. ▪ In 2020 is er een inhaalslag gemaakt betreffende investeringen. Kosten voor de (juridische) ondersteuning en begeleiding bij deze trajecten (€ 138.000) mogen niet meer bij de kosten voor de investering worden opgeteld. Deze moeten in de jaarlast worden meegenomen. ▪ In 2020 zijn er een aantal langdurig zieke medewerkers geweest en medewerkers die onvoldoende functioneerden, waarvoor vervangend personeel is ingehuurd (totaal €330.000). Dit betrof wagenparkbeheer € 137.000, ondersteuning en inrichten centrale planning € 142.000 en beheer mini- en wijkcontainers € 51.000. ▪ Er zijn in 2020 extra kosten gemaakt bij het opstarten/uitvoeren van werk- naar werktrajecten, transitievergoedingen, WW-uitkeringen en juridische ondersteuning (€ 154.000), om een aantal niet meer passende collega’s aan een andere baan te helpen.

Als overheidsorganisatie is RMN zogenoemde “eigen risico drager”, wat betekent dat zodra een medewerker van RMN aanspraak maakt op WW, RMN daar de rekening voor krijgt. Naast WW uitkering heeft de exmedewerker ook recht op een bovenwettelijke en na-wettelijke uitkering. Dat betekent dat RMN voortdurend de afweging maakt welk traject te doorlopen in het kader van schadebeperking. Soms leidt dat tot een gang naar de rechter, het afsluiten van een vaststellingsovereenkomst of het inzetten van een werk-naar werktraject. Hier komt uiteraard ook een behoorlijke post juridische ondersteuning bij kijken. Voor deze kosten is geen dekking in de begroting van RMN. Bovenstaande kosten zijn lastig van tevoren in te schatten. Het is vaak op te lossen binnen de lopende begroting. In 2020 is dit door een samenloop van trajecten niet gelukt.

Waarom stond het tekort niet in eerdere rapportages? De door RMN aangeleverde tussenrapportages waren gebaseerd op de kosten en baten van de taken uit de dienstverleningsovereenkomst (DVO), waaruit geen bijzonderheden bleken. De financiële gevolgen van de bedrijfsvoering, zoals de hierboven genoemde tekorten, zijn daarin niet opgenomen. Het is nog onduidelijk waarom deze informatie niet volledig en in samenhang aan het bestuur is aangeleverd. Het algemeen bestuur heeft met RMN afgesproken om dit door een onafhankelijke expert te laten onderzoeken. Wat betekent dit voor de organisatie van RMN? De administratie van RMN is technisch ingewikkeld opgebouwd. RMN gaat in het tweede kwartaal van 2021 het proces herinrichten, waardoor administratieve processen beter in het systeem geborgd worden en het systeem de doorrekeningen automatisch verzorgd. Dit gebeurt in samenspraak met de accountant. Daarnaast is geconstateerd dat de financiële functie van RMN te kwetsbaar is en dat er te weinig capaciteit is. Daarom zal er gekeken worden naar een herbezinning op taken en functies binnen de financiële administratie. Vooruitlopend hierop zal RMN deelnemende gemeenten verzoeken of zij bereid zijn mee te kijken als tijdelijke ondersteuning van deze afdeling. Met deze maatregelen willen wij voorkomen dat een dergelijk incident in de toekomst nog een keer kan gebeuren.

Als uit de analyse en aanbevelingen van de onafhankelijke expert blijkt dat er nog aanvullende maatregelen nodig zijn, zullen wij u daarover informeren. IJsselstein Vanuit IJsselstein is afgelopen jaren gehamerd op goede verantwoordingsinformatie (o.a. in zienswijzen). Daarnaast zijn duidelijke afspraken hierover gemaakt in dienstverleningsovereenkomst, om zodoende periodiek verantwoordingsinformatie te ontvangen. Puur om grip en sturing op de uitvoeringskosten te krijgen.

datum ons kenmerk blad 3 van

9 maart 2021 949870 3

Tot slot Het bestuur van RMN zet, in samenwerking met de organisatie, alles op alles om de exacte redenen van het onopgemerkt blijven dan dit tekort duidelijk te krijgen. Hiervoor wordt een onafhankelijke expert aangetrokken. Ook staan er acties gepland om administratieve processen helderder in te richten en de financiële afdeling te verstevigen. RMN buigt zich de komende weken over de keuzes en mogelijkheden die zij aan het bestuur kunnen voorleggen om de opgelopen schade (deels) te herstellen, in samenspraak met de accountant.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris,

de burgemeester,

drs. P.C.M. van Elteren

mr. P.J.M. van Domburg