3.6 Bijlage 6 - Uitwerkingspunten bij besluit wijziging GR WIL

Uitwerkingspunten besluit wijziging GR WIL

Bijlage bij de wijzigingsvoorstellen GR WIL

Formalisering en uitwerking besluitvorming Innovatieagenda WIL-Gemeenten 2019-2021

Lekstroomgemeenten: Nieuwegein, Houten, IJsselstein en Lopik

december 2022

Inhoud

Inhoud Inleiding................................................................................................................................................... 3 1.

Klachtenafhandeling ....................................................................................................................... 3

2.

Bezwaar en beroep ......................................................................................................................... 3

3.

Gegevensbescherming .................................................................................................................... 4

4.

Formatie verdeling lokale werkteams ........................................................................................... 4

5.

Interne controle .............................................................................................................................. 5

6.

Archivering ...................................................................................................................................... 5

7.

Communicatie ................................................................................................................................. 5

Bijlagen.................................................................................................................................................... 7 Bijlage A: Klachtenafhandeling na wijziging GR WIL ............................................................................. 7 Bijlage B: Bezwaar en beroep na wijziging GR WIL ............................................................................. 10 Bijlage C: Memo gegevensbescherming na wijziging GR WIL ............................................................. 12 Bijlage D: Afspraken periodieke herijking formatie lokale werkteams .............................................. 22

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

2

Inleiding Bij het besluit voor de wijzing van de GR WIL zijn een aantal vervolgstappen en uitwerkingspunten van belang. Deze uitwerkingspunten zijn voorafgaande aan de besluitvorming beoordeelt op hun impact en op afspraken uitgewerkt. Het betreft de volgende onderwerpen die met de wijziging van de GR en de nieuwe rol van de gemeenten rondom de lokale werkteams aandacht nodig hebben: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

1.

Klachtenafhandeling Bezwaar en beroep Gegevensbescherming Formatie verdeling lokale werkteams Interne controle Archivering Communicatie

Klachtenafhandeling

Door de wijziging van de GR WIL worden de gemeenten ook in formele zin verantwoordelijk voor de eigen lokale werkteams. Dit maakt het logisch dat ook de afhandeling van klachten over de lokale werkteams door de gemeenten wordt verzorgd, conform de eigen gemeentelijke klachtenprocedure. De voor de klachtenafhandeling te maken afspraken tussen de gemeenten en WIL zijn in die lijn uitgewerkt. Dit heeft geleid tot de afspraken uitgewerkt in een memo over de klachtenafhandeling. Dit memo is als bijlage A. in dit document opgenomen.

2.

Bezwaar en beroep

Door de gemeenten wordt na de wijziging van de GR WIL in hun verantwoordelijkheid besluiten genomen. Het gaat dan met name om besluiten over het toekennen van re-integratievoorzieningen voor inwoners van de eigen gemeente. Deze worden door de eigen gemeenten toegekend en ook betaald uit het eigen lokale re-integratiebudget. Omdat de beslissingen hierover door de gemeenten worden genomen hoort ook de verantwoordelijkheid voor het behandelen van bezwaar en beroep tegen deze beslissingen bij de gemeenten.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

3

Bezwaar en beroep op besluiten over toekennen van re-integratievoorzieningen doen zich zeer beperkt voor. Omdat hiermee specialistische juridische kennis over de Participatiewet is gemoeid hebben de gemeenten gevraagd om ondersteuning vanuit de GR WIL bij de inhoudelijke behandeling van bezwaar en beroep. Daar moeten, net als bij klachtbehandeling, afspraken over worden gemaakt. De gemeenten moeten formeel wel zelf de beslissingen nemen over adviezen over de bezwaren die door de GR WIL worden gegeven. De hierover in overleg gemaakte afspraken zijn uitgewerkt in een memo over bezwaar en beroep na wijziging van de GR WIL. Dit memo is als bijlage B. in dit document opgenomen.

3.

Gegevensbescherming

Bij de uitwerking van het besluit voor wijziging van de GR WIL heeft de gegevensbescherming extra aandacht nodig. Dit vanwege het grote belang dit ook goed te regelen. Dit is immers de basis van vertrouwen dat inwoners, vaak uit de zeer kwetsbare groepen, in de gemeenten en in de GR WIL moeten kunnen hebben als het gaat om de omgang met hun persoonlijke gegevens. Door de wijziging van de GR WIL ontstaat de situatie dat zowel de gemeente als WIL taken uitvoeren voor de Participatiewet en dat zij hierin onderling, ook in het belang van betrokken inwoners, zeer nauw met elkaar moeten samenwerken om de gekozen vorm van lokaal én regionaal werken ook tot een succes te kunnen blijven maken. Dit betekent dat erover en weer ook gegevens moeten worden uitgewisseld en gedeeld. Hiermee ontstaat een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor deze gegevens die nauwkeurig verder moet worden uitgewerkt. Door de functionarissen gegevensbescherming is er aandacht voor de risico’s die daarmee ontstaan. Daarvoor moet ook een zogeheten DPIA (gegevensbeschermingeffectbeoordeling) worden uitgevoerd. Met de FG’s is besproken welke nieuwe risico’s in deze samenwerking worden gezien. Deze risico’s zijn in de kern het effect van de gekozen samenwerkingsvorm en kunnen niet of maar gedeeltelijk worden weggenomen.

Aanwezige risico’s kunnen met maatregelen worden weggenomen, beperkt of moeten worden geaccepteerd. Bij de gekozen samenwerkingsvorm moet dus deze risico’s grotendeels dus worden geaccepteerd. Veel van deze risico’s zijn dus blijvend en kunnen niet of niet volledig worden weggenomen. Om de risico’s volledig in beeld te hebben en om hierbij passende (risicobeperkende) maatregelen uit te kunnen werken is de uitvoering van een DPIA opgestart, gericht op afronding in de eerste helft van 2023. De volledige beschrijving van gesignaleerde risico’s rondom de gegevensbescherming en de resultaten van de bespreking met de FG’s en de hierbij betrokken juridische werkgroep is te vinden in bijlage C.

4.

Formatie verdeling lokale werkteams

De GR Wil stelt voor de lokale werkteams werkcoaches beschikbaar. Deze formatie kan door de gemeenten vanuit eigen lokale middelen worden aangevuld.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

4

Voor de formatie vanuit WIL is de afspraak dat de totale omgang hiervan (18fte) over de gemeenten wordt verdeeld in dezelfde verhouding waarmee de gemeente bijdragen aan de kosten van de GR WIL. Deze GR verdeelsleutel wordt jaarlijks aangepast en leid tot beperkte onderlinge schommelingen in de financiële bijdrage. De GR kosten worden namelijk tussen de gemeenten verdeeld op basis van hun aandeel in de uitkering maatstaf sociaal uit het gemeentefonds. Deze beperkte schommelingen zijn moeilijk te verwerken in het steeds aanpassen van de vast in dienst zijnde personeelsformatie. Er is daarom een praktische keuze gemaakt om deze verdeling binnen de GR WIL eens per 3 jaar opnieuw te maken. De gemaakte afspraken over deze verdeling zijn uitgewerkt en toegelicht in bijlage D.

5.

Interne controle

Bij de wijziging van de GR WIL is ook formeel vastgelegd dat de gemeenten zelf beslissen over de vaststelling van het lokale re-integratiebudget waarmee kosten van re-integratie en participatievoorzieningen voor hun inwoners worden betaald. De rol van WIL beperkt zich hierbij tot administratieve facilitering en het namens de gemeenten betalen van facturen van leveranciers die veelal voor meerdere gemeenten tegelijkertijd zijn gecontracteerd. Met de wijziging van de GR WIL betekent dit dat ook voor het proces van interne controle en de rol van de accountant van zowel de gemeente als voor de GR WIL wijzigingen ontstaan. Na het besluit over de wijziging moet dit goed worden toegelicht voor de interne controle en aan de accountants voor hun controlewerkzaamheden. Dit om misverstanden bij controle te voorkomen.

6.

Archivering

Waar de gemeenten besluiten neemt is het ook nodig dat er goede afspraken worden gemaakt over de archivering. Hiervoor zullen in het eerste kwartaal van 2023 afspraken over worden uitgewerkt zodat deze te maken afspraken ook helder zijn.

7.

Communicatie

Met de wijziging van de GR WIL is het belangrijk om ook de communicatie naar inwoners extra aandacht te geven. Zij moeten weten wat zij van de gemeente (ic. de lokale werkteams) mogen verwachten en wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van WIL.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

5

Onderzocht zal worden of hiervoor gewerkt kan worden met dubbele logo’s op het briefpapier waarmee inwoners voor de Participatiewet worden benaderd. Hiermee wordt dan ook de samenwerking tussen de gemeenten met hun lokale werkteams en WIL benadrukt. Tegelijkertijd moet duidelijk blijven wie waar over gaat en waar inwoners terecht kunnen bij klachten of bij bezwaar tegen beslissingen. De extra te verzorgen communicatie over de effecten van deze nu formele wijziging krijgen in het eerste kwartaal van 2023 aandacht in een in te stellen werkgroep communicatie. Dit zodat na het besluit tot wijziging ook direct de goede aandacht aan communicatie kan worden gegeven.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

6

Bijlagen Bijlage A: Klachtenafhandeling na wijziging GR WIL

Klachtbehandeling na besluit wijziging GR WIL

1. Inleiding Bij het uitwerken van het voorstel voor de wijziging van de GR WIL is geconstateerd dat er op een aantal punten vervolgacties nodig zijn. Een van deze punten is de behandeling van klachten over medewerkers van de lokale werkteams. In dit memo wordt de gemaakte afspraken over de klachtbehandeling uitgewerkt.

2. Klachtbehandeling: Wat moet er worden opgelost? Nu er gewerkt wordt met lokale werkteams is het wenselijk om goede afspraken te maken over de procedures die worden gevolgd bij het behandelen van klachten van burgers (klanten) over medewerkers van het lokale werkteam of hun leidinggevende. De teamleiders van de lokale werkteams zijn in dienst (of gecontracteerd) door de gemeenten. Het is daarom evident dat klachten die gaan over de leidinggevende moeten worden behandeld door de betrokken gemeente. Dit geldt ook voor andere medewerkers die niet via WIL bij de lokale werkteams werkzaam zijn. Voor de medewerkers van WIL is een expliciete afweging nodig door wie klachten over hen worden behandeld. Dit kan: a. Via de klachtenprocedure van WIL zelf of b. Via de gemeentelijke klachtenprocedure Omdat deze medewerkers werken onder de aansturing van de gemeentelijke teamleiders is de keuze voor b. het meest logisch. De keuze b. voorkomt dat bij de klachtbehandeling WIL in de positie kan komen om iets te moeten zeggen over de keuzes in de uitvoering van taken binnen het lokale werkteam. De keuze b. komt ook overeen met de werkwijze in andere klachtprocedures die binnen de gemeente kunnen spelen.

Bij klachten van inwoners over medewerkers zonder arbeidsovereenkomst met de gemeente (denk aan gedetacheerden, uitzendkrachten etc.) op andere onderdelen van de gemeentelijke dienstverlening wordt immers ook de eigen gemeentelijke klachtenprocedure gevolgd.

3. Aantal klachten sinds 2020 Onderstaand is een overzicht opgenomen over het aantal en soort klachten uit de afgelopen periode 2020/2022. Het aantal klachten per gemeente in deze periode is beperkt. In het

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

7

overzicht is toegelicht waar de ingediende klachten m.b.t. medewerkers van de lokale werkteams over zijn gegaan. Uit deze tabel komt naar voren dat het vooral om bejegeningsklachten gaat. Een enkele klacht ziet op de inhoud van het werk zelf. Er zijn geen klachten ingediend die gericht zijn tegen een bestuursorgaan.

Overzicht klachten periode 2020/2022 m.b.t. de lokale werkteams

Aantal 2020/2022 2020

2021

Houten

IJsselstein

Lopik

Nieuwegein

4

5

2

10

Manier van communicatie LWT Gemiste diagnose

Niet terugbellen

Bejegening werkcoach (2x)

2022

Verzoek andere werkcoach

Bejegening werkcoach (2x) Onterechte oproep van trajectbegeleider LWT (Wsw) Bejegening klant WerkwIJSS

Gebrekkige informatieverstrekking werkcoach Verzoek om andere werkcoach Oproep medische keuring niet terecht

Bejegening werkcoach (2x)

Anonieme klacht over werkcoach Bejegening klant WSW Groen Bejegening werkcoach (5x)

4. Hoe worden de impact en eventuele risico’s beoordeeld? Zowel bij WIL als bij de gemeenten zijn er bestaande procedures over het behandelen van klachten. Er wordt vanuit gegaan dat het niet nodig is om deze werkprocessen te wijzigen, maar vooral de keuze expliciet te maken wie voor welke medewerkers de behandeling van klachten doet en het zorgen voor de goede communicatie daarover naar klanten die gebruik maken van de dienstverlening van de lokale werkteams. Indien nodig kan er altijd een beroep op deskundigheidsondersteuning vanuit WIL worden gedaan.

5. Keuze klachtbehandeling De medewerkers van WIL in de lokale werkteams worden in het dagelijks werk aangestuurd door de teamleider LWT. Als we daarbij dan kijken naar de aard van de klachten in de afgelopen jaren, dan wordt voorgesteld de behandeling van klachten uit te voeren in de gemeente, volgens de gemeentelijke klachtprocedure. Het is vervolgens ook aan de gemeente om de in het betreffende LWT behandelde klachten te noteren en – indien van toepassing – op te nemen in het gemeentelijk jaarverslag over de behandelde klachten. De resultaten van de klachtenbehandeling zullen daarvoor door de gemeenten worden verwerkt in de eigen jaarverslagen c.q. klachtenrapportages.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

8

Het is passend om in de uitvoering van de klachtbehandeling de afspraak te maken dat WIL als formele werkgever geïnformeerd wordt over de behandeling van klachten van de medewerkers die bij haar in dienst zijn of door WIL zijn gecontracteerd. Deze informatie kan dan als dat nodig is worden betrokken bij het bespreken van het functioneren van betrokken medewerker. Mocht een klacht betrekking hebben op medewerkers die geen onderdeel zijn van het lokale werkteam (bijvoorbeeld de medewerkers Inkomen of de medewerkers van het WGSP) dan zal die betreffende klacht door WIL behandeld worden. Dat geldt uiteraard ook als een klacht betrekking zou hebben op een bestuursorgaan van WIL. In individuele gevallen kan er ook een samenloop zijn tussen klachten en zaken die in bezwaar of beroep moeten worden behandeld. Hierbij is het van belang dat er goede afstemming moet plaatsvinden tussen de gemeente en WIL.

6. Vervolgstappen Bij de advisering over de besluitvorming tot wijziging van de GR WIL zal worden aangegeven dat over de klachtbehandeling de in dit memo opgenomen afspraken zijn gemaakt. De gemaakte keuze wordt hierna tevens onderdeel van de vast te leggen samenwerkingsafspraken tussen WIL en de gemeenten. In dat kader kan de gemaakte afspraak over de klachtenbehandeling ook worden geëvalueerd en bijgesteld. Daarbij kan dan ook aandacht zijn voor de gemeentelijke kosten voor klachtbehandeling. Voor de klachtenbehandeling zal ook aandacht worden besteed aan de communicatie over waar inwoners voor de klachtenbehandeling terecht kunnen en waar de informatie over de gemeentelijke klachtenprocedure is te vinden.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

9

Bijlage B: Bezwaar en beroep na wijziging GR WIL Bezwaar en beroep m.b.t. besluiten van de lokale werkteams, na wijziging GR/WIL 7. Inleiding Bij het uitwerken van het voorstel voor de wijziging van de GR WIL is geconstateerd dat er op een aantal punten vervolgacties nodig zijn. Een van deze punten is de behandeling van bezwaar en beroep van besluiten genomen door medewerkers van de lokale werkteams. In dit memo worden de hierover gemaakte afspraken uitgewerkt.

8. Bezwaar en beroep: Wat moet er worden opgelost? Door medewerkers van de lokale werkteams worden beslissingen genomen over de inzet van reintegratievoorzieningen. Het gaat hier om de beslissingen die onder verantwoordelijkheid van de gemeente vallen en horen tot de taken en bevoegdheden ex artikel 7, lid 1 onder a van de Participatiewet. Andere beslissingen vallen hier niet onder, omdat hier de GR WIL voor verantwoordelijk blijft. Uit het feit dat deze beslissingen door de gemeente zelf worden genomen vloeit voort dat de gemeente zelf ook moet beslissen over eventuele bezwaarschriften die tegen deze besluiten worden ingediend. Bij het afdoen van deze bezwaarschriften zijn meerdere opties afgewogen: a. De gemeente doet de afhandeling van het bezwaarschrift, conform de eigen gemeentelijke procedure. b. De gemeente doet de afhandeling van het bezwaarschrift, conform de eigen gemeentelijke procedure, waarbij per gemeente afspraken kunnen worden gemaakt over de rol van deskundige ondersteuning vanuit WIL voor de inhoud van de Participatiewet. c. De gemeente besluit over het bezwaarschrift, maar geeft daarbij aan WIL de opdracht om het bezwaarschrift te behandelen conform de bij WIL bestaande werkwijze. Het te nemen besluit over het bezwaarschrift gaat ter vaststelling naar de betreffende gemeente.

9. Hoe worden de impact en eventuele risico’s beoordeeld? Het aantal bezwaren tegen besluiten over het inzetten van re-integratievoorzieningen is naar verwachting zeer beperkt. In de afgelopen jaren zijn er geen bezwaarschriften ingediend tegen dit type besluiten. Evenwel is het belangrijk hierover goede afspraken te maken zodat de juridische procedures goed verlopen en de rechtsbescherming voor inwoners ook goed is geborgd.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

10

10. Voorgestelde keuze Alle gemeenten geven de voorkeur aan de keuze genoemd onder c. De registratie van de bezwaren, de termijnbewaking, de voorbereiding, het ambtelijk horen en het opstellen van conceptbeslissingen wordt in deze keuze door WIL gedaan. Het conceptbesluit gaat ter vaststelling naar de gemeente. Het is dan aan de gemeenten hierop een definitief besluit te nemen. Mocht het geval zich voordoen dat er na de bezwaarprocedure beroep bij de rechtbank wordt ingesteld, dan zal de gemeente zich laten vertegenwoordigen middels een deskundige vanuit WIL. Deze medewerker ontvangt dan voor die casus een machtiging van de betreffende gemeente. De overweging om voor deze oplossing te kiezen is dat er binnen de gemeente onvoldoende juridische kennis en deskundigheid aanwezig is over de Participatiewet. En omdat bezwaarschriften die specifiek gaan over artikel 7, lid 1 onder a van de Participatiewet niet of nauwelijks voorkomen is het ook niet efficiënt om die kennis binnen elke gemeente op te gaan bouwen. Hierbij komt ook dat in de huidige verordeningen voor bezwaarbehandeling de bezwaren op basis van de Participatiewet zijn uitgesloten. De commissies bezwaarschriften van de gemeenten kunnen deze bezwaarschriften conform de huidige verordeningen ook niet in behandeling nemen.

11. Kosten ondersteuning WIL Voor de ondersteuning van WIL worden geen kosten per gemeente in rekening gebracht. Deze kosten blijven onderdeel van de GR kosten. Dit onder voorbehoud van een gelijkblijvende omvang van het aantal bezwaren per gemeente. Gaat dit in de toekomst bij een gemeente sterk stijgen, dan wordt het punt van de kosten van deze ondersteuning binnen de GR WIL besproken.

12. Vervolgstappen Bij de advisering over de besluitvorming tot wijziging van de GR WIL zal worden aangegeven dat over de werkwijze bij bezwaar en beroep over besluiten van de lokale werkteams de in dit memo opgenomen afspraken zijn gemaakt. De gemaakte keuze wordt hierna tevens onderdeel van de vast te leggen samenwerkingsafspraken tussen WIL en de gemeenten.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

11

Bijlage C: Memo gegevensbescherming na wijziging GR WIL Impact en aanpak gegevensbescherming rond de lokale werkteams bij de wijziging GR WIL

Management- en bestuurssamenvatting Bij het uitwerken van het voorstel voor de wijziging van de GR WIL is geconstateerd dat er als gevolg van het vaststellen van deze wijziging een aantal vervolgacties nodig zijn. Een van deze vervolgacties is het verder beoordelen van de gegevensbescherming. -

Gegevensbescherming en het vereiste tot vaststelling van een DPIA

Het maken van goede afspraken met betrekking tot de gegevensbescherming rond de lokale werkteams vraagt terecht veel aandacht. Als niet zorgvuldig wordt omgegaan met persoonlijke gegevens van inwoners die voor ondersteuning bij werk, participatie en inkomen op de gemeente zijn aangewezen is de schade altijd groot. In de kern is dit vooral het verlies van vertrouwen van inwoners, die bovendien veelal tot de meer kwetsbare inwoners van de gemeenten behoren. Tijdens de uitvoering van de Innovatieagenda zijn er verschillende maatregelen genomen die bij elkaar genomen het belang van een goede gegevensbescherming borgen rondom de lokale werkteams. Ook is recent voor de werkcoaches in een werkinstructie uitgewerkt hoe moet worden omgegaan met het delen van gegevens met partners uit het sociaal domein waarmee wordt samengewerkt bij de ondersteuning van inwoners. Daarmee kregen de risico’s bij het nastreven van integrale dienstverlening op lokaal niveau ook extra de aandacht. De FG’s hebben tijdens de besprekingen over de GR-wijziging aangegeven dat met de gemaakte keuze in formeel-juridische zin een andere situatie ontstaat. De werkwijze die rond de lokale werkteams is ontwikkeld vond tot nu toe steeds plaats onder formele verantwoordelijkheid van de GR WIL. Die verantwoordelijkheid wordt door de GR-wijziging gewijzigd.

Voor deze nieuwe situatie moet formeel – conform de AVG – een DPIA (gegevensbeschermingseffectrapportage) worden uitgevoerd. Wordt dat niet gedaan dan is dat een risico. De functionarissen gegevensbescherming benadrukken dat dit risico goed moet worden benoemd, zodat dit bij de besluitvorming kan worden afgewogen. Het doel van een DPIA is dat risico’s in het nieuwe proces zichtbaar worden. En vervolgens kan dan beoordeeld worden of het nodig is maatregelen te treffen om een eventueel aanwezig risico te verkleinen, deze maatregelen te nemen dan wel bewust te accepteren dat een bepaald risico niet helemaal is uit te sluiten. Op dit moment is nog onduidelijk welke maatregelen precies nodig zijn en welke kosten daarmee zijn gemoeid. Ook dat is een risico wat bij de besluitvorming moet worden afgewogen. In deze notitie worden de risico’s beschreven die nu worden voorzien, wordt een afweging gemaakt en een advies gegeven.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

12

-

Voorziene risico’s na wijziging GR

Als de keuze gemaakt wordt de besluitvorming over de wijziging van de GR in gang te zetten voordat de uitkomsten van de DPIA bekend zijn, dan is het volgens de functionarissen gegevensbescherming tenminste nodig de grotere risico’s van de nieuwe situatie te benoemen en te bezien of hierop nu al maatregelen kunnen worden genomen om deze risico’s weg te nemen, te verkleinen of de keuze te maken deze risico’s te accepteren. De grootste risico’s die er door de functionarissen gegevensbescherming rondom de lokale werkteams worden gezien gaan over de volgende twee punten: a. De gemeenten kunnen - via de daartoe geautoriseerde werkcoaches van de lokale werkteams - gegevens inzien van inwoners van andere (bij WIL aangesloten) gemeenten. b. De gemeenten kunnen - via de daartoe geautoriseerde werkcoaches van de lokale werkteams - informatie inzien van bij WIL geregistreerde gegevens, niet vallend onder artikel 7, lid 1 onder a van de Participatiewet, zoals de uitkeringsgegevens van betrokkenen. Beide risico’s zijn niet of niet eenvoudig weg te nemen. Deze risico’s zullen dus zeker tijdelijk moeten worden geaccepteerd. Voor beide risico’s geldt wel dat deze raadpleging van gegevens uitsluitend kan plaats vinden door medewerkers die geautoriseerd zijn voor toegang tot de informatiesystemen. Andere medewerkers van de gemeenten hebben deze toegang niet.

Hoewel er voor betrokken medewerkers een geheimhoudingsplicht geldt is dit niet toereikend om het risico van ongeoorloofd raadplegen van gegevens volledig weg te nemen. Voor het risico b. wordt in dit memo toegelicht dat de uitwisseling tussen de lokale werkteams en WIL van de hier bedoelde gegevens functioneel noodzakelijk blijven voor uitvoering van taken van zowel de lokale werkteams als de GR WIL. Het hier benoemde risico b. is dus inherent aan de gekozen (hybride) samenwerkingsvorm waarbij de gemeente zich met een andere publieke partij (de GR WIL) samen inzet voor een goede uitvoering van de Participatiewet. Het al dan niet uitvoeren van een DPIA verandert deze waarneming niet. Dit betekent dat hier sprake blijft van een gedeelde verwerkingsverantwoordelijkheid. In een DPIA en de daarbij uit te werken maatregelen moet dit verder worden uitgewerkt. Dat moet leiden tot duidelijke (samenwerkings)afspraken, met de beschrijving hoe de verantwoordelijkheden precies door de gemeenten en de GR WIL worden ingevuld en geborgd. Voor het risico a. is het nodig te onderzoeken of er technische maatregelen mogelijk zijn om de ICTapplicaties zodanig aan te passen dat de werkcoaches van het ene lokale werkteam geen gegevens van klanten van andere gemeenten meer kunnen inzien.

Hierbij is dan belangrijk dat de gekozen oplossing geen blokkeringen oplevert voor de medewerkers van WIL die juist de informatie van alle aangesloten gemeenten moeten kunnen zien. Of dit mogelijk is moet worden onderzocht. -

Afweging van het belang besluit wijziging van de GR regeling

Het wijzigen van de GR regeling is van belang om deze niet langer uit de pas te laten lopen met de feitelijke situatie die er al geruime tijd is. De wens is ook de wijziging van de GR regeling per 1 januari a.s. in te laten gaan. Hiervoor is afrondende besluitvorming nodig uiterlijk in Q1 2023. Verder is een wijziging van de GR per die datum ook wenselijk omdat dit de mogelijkheid opent om een al langer gewenste detacheringsconstructie voor doelgroepkandidaten in te kunnen richten. De werkwijze zoals nu in de samenwerking van de lokale werkteams en de GR WIL aanwezig is werd gestart in 2019 en is uitgekristalliseerd. Met de wijziging van de GR wordt dit geformaliseerd, maar

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

13

de werkwijze verandert niet. Door de wijziging in de GR ontstaat wel een juridisch gewijzigde situatie waardoor de gemeente verantwoordelijk wordt. Hierdoor is een DPIA juridisch verplicht. Deze DPIA vindt idealiter voor de wijziging plaats. Besluitvorming over de wijziging van de GR kan echter ook plaatsvinden parallel aan het uitvoeren van de DPIA indien de risico’s bewust worden geaccepteerd. Het proces om te komen tot de gezamenlijke regionale uitvoering van een DPIA is daarom opgestart en moet worden gericht op afronding in de eerste helft van 2023. -

Te verwachten financiële effecten

Aan het uitvoeren van een DPIA en het uitvoeren van eventuele maatregelen zijn kosten verbonden. Deze (incidentele) kosten zijn nog niet bekend maar kunnen naar verwachting worden betaald uit de resterende implementatiemiddelen. Hiervoor zal bij de jaarrekening van de GR WIL dan het besluit moeten worden genomen om de nog resterende middelen hiervoor te bestemmen en over te hevelen naar 2023. Dit is een t.z.t. te nemen besluit bij het vaststellen van de jaarrekening 2022 van de GR WIL. Afhankelijk van de te nemen maatregelen uit een DPIA kunnen er ook blijvende (beheers)kosten zijn. Bij het afwegen van de uit de DPIA voortvloeiende maatregelen moet voor de kosten na 2023 dan nog naar een oplossing worden gezocht. -

Advisering

In de hierbij gevoegde toelichting zijn de risico’s en de hierbij gemaakte afwegingen volledig uitgeschreven en toegelicht. Samenvattend leidt dit tot de volgende adviezen: 1) Het advies is om het proces van besluitvorming van de GR op te starten gericht op afrondende besluitvorming in Q1 2023. 2) Het advies is de uitvoering van de DPIA en de hierna uit te werken maatregelen in de samenwerking prioriteit te geven, gericht op afronding in de eerste helft van 2023. 3) Voor de toegelichte risico’s rondom de gegevensbescherming is het advies deze te accepteren. Dit betreft de volgende risico’s: • Het risico dat niet voorafgaande aan de besluitvorming over de GR wijziging een DPIA is uitgevoerd. • Het gesignaleerde risico dat gemeenten (i.c. de werkcoaches) informatie van andere gemeenten in kunnen zien. Dit met de afspraak dat de hiervoor mogelijk te ondernemen maatregelen bij een uit te voeren DPIA verder worden afgewogen. • Het gesignaleerde risico dat de gemeenten (i.c. de werkcoaches) clientgegevens van WIL kunnen zien (en visa versa). Dit risico is blijvend en inherent aan de gekozen samenwerkingsvorm tussen de gemeenten (i.c. de lokale werkteams) en de GR WIL bij de uitvoering van de Participatiewet. Dit betekent ook dat de gemeenten en WIL na aanpassing van de GR een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de gegevensbescherming hebben.

Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid kent ook de risico’s van eventuele aansprakelijkheidsstellingen, dwangsommen en/of boetes bij het niet naleven van vereisten rond de gegevensbescherming.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

14

Nadere toelichting gegevensbescherming

1. Inleiding Bij het uitwerken van het voorstel voor de wijziging van de GR WIL is geconstateerd dat er als gevolg van het vaststellen van deze wijziging een aantal vervolgacties nodig zijn. Een van deze vervolgacties is het verder beoordelen van de gegevensbescherming. Het belang van een goede gegevensbescherming is groot. Goede bescherming van persoonlijke gegevens is de basis voor vertrouwen van inwoners die voor hun dienstverlening uit de Participatiewet een beroep op de gemeente doen. Veelal betreft dit ook inwoners van de gemeente uit de zeer kwetsbare groepen. Tijdens de uitvoering van de Innovatieagenda zijn er verschillende maatregelen zijn genomen die bij elkaar genomen op dit moment het belang van een goede gegevensbescherming borgen rondom de lokale werkteams. Hiervoor is recent ook voor de werkcoaches in een werkinstructie uitgewerkt hoe moet worden omgegaan met het delen van gegevens met partners uit het sociaal domein waarmee wordt samengewerkt bij de ondersteuning van inwoners. Daarmee kregen de risico’s bij het nastreven van integrale dienstverlening op lokaal niveau ook extra de aandacht. Bij het voorstel voor de GR wijziging is los van de al genomen maatregelen geadviseerd om met het formaliseren van de gekozen samenwerkingsvorm tussen de gemeenten en WIL een volledige DPIA uit te voeren.

Door de functionarissen gegevensbescherming is hiernaast aangegeven dat er door de wijziging van de GR ook in formeel-juridische zin een andere situatie ontstaat. De werkwijze die rond de lokale werkteams werd ontwikkeld vonden tot nu toe steeds plaats onder formele verantwoordelijkheid van de GR WIL. Deze verantwoordelijkheid wordt door de wijziging van de GR gewijzigd, waarbij de gemeente de lokale werkteams rechtstreeks aanstuurt en de taak en bevoegdheid tot het vaststellen en uitvoeren van een jaarplan lokaal werkteam dat onderdeel uitmaakt van de taken en bevoegdheden als bedoeld in artikel 7, lid 1 onder a Participatiewet aan zichzelf houdt. De eerder genomen maatregelen pasten goed bij de situatie dat de formele verantwoordelijkheid nog eenduidig bij WIL lag. Maar door de wijziging van de GR wordt dit anders en ontstaan er twee verwerkingsverantwoordelijken. Het gevolg is dat iedere verantwoordelijke voor zichzelf én gezamenlijk moet bepalen welke gegevens noodzakelijk zijn. Voor deze nieuwe situatie na de wijziging van de GR moet formeel - conform de AVG - vooraf een DPIA worden uitgevoerd.1 Wordt dat niet gedaan dan is dat een risico. Dat risico moet worden benoemd zodat dit bij de besluitvorming kan worden afgewogen.

Als de keuze gemaakt wordt de wijziging van de GR toch vast te nemen dan is het volgens de functionarissen gegevensbescherming tenminste nodig de grotere risico’s van de nieuwe situatie te benoemen en te bezien of hierop maatregelen kunnen worden genomen om deze risico’s weg te nemen, te verkleinen of de keuze te maken deze risico’s te accepteren.

1

Zie: Besluit inzake lijst van verwerkingen van persoonsgegevens, waarvoor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) verplicht is. Autoriteit persoonsgegevens, Staatscourant 84418 van 27 november 2019. Verwezen wordt hier naar punt 8, de verplichting van het opstellen van een DPIA voor samenwerkingsverbanden waarin gemeenten of andere overheden met andere publieke of private partijen persoonsgegevens met elkaar uitwisselen.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

15

Vervolgens moet er rekening mee worden gehouden dat er aanbevelingen uit de DPIA voort kunnen komen die (financiële) consequenties hebben. De uit de DPIA voortkomende risico’s en mogelijke maatregelen zijn nu nog niet bekend. Daardoor is niet goed in te schatten wat de effecten precies zijn en de hiermee gemoeide kosten. In deze notitie worden deze risico’s en hierbij te maken afwegingen toegelicht.

2. Waarom is de wijziging van de GR per 1 januari 2023 wenselijk? Het vaststellen van de wijziging van de GR WIL is wenselijk om de feitelijk nu aanwezige situatie met de lokale werkteams juridisch te regelen. Dit loopt al enkele jaren met elkaar uit de pas en dat is niet wenselijk. Het wijzigingsbesluit zorgt ervoor dat de uitvoeringspraktijk en het juridisch kader weer op elkaar zijn afgestemd en dat het door de raden genomen besluit bij de evaluatie goed wordt vertaald in de juridische regeling van de GR. Daarbij is de wijziging van de GR ook nodig om een aantal andere punten te regelen, zoals het voorzien in een regeling dat via WIL een rechtspersoon voor de detachering kan worden opgestart. Omdat het wenselijk is een wijziging van de GR samen te laten vallen met een boekjaar, is afgestemd dat de besluitvorming over de GR wijziging uiterlijk in Q1 2023 moet plaatsvinden. Deze krijgt dan terugwerkende kracht naar 1 januari 2023. Latere besluitvorming betekent dat de wijziging van de GR eerst ingaat op 1 januari 2024. Dit is om bovengenoemde redenen minder wenselijk. De werkwijze voor de lokale werkteams is met de huidige werkwijze die in de periode 2019/2021 werd ontwikkeld uitgekristalliseerd. Die werkwijze verandert ook niet door de GR wijziging.

Ook in de huidige situatie zijn er dus risico’s, die met het uitstellen van het besluit over de wijziging van de GR feitelijk niet worden weggenomen. De GR wijziging formaliseert de huidige werkwijze met de lokale werkteams. De uitkomsten van de DPIA leiden niet tot een andere verdeling van taken en bevoegdheden zoals verwoord in de GRwijziging. De DPIA benoemt risico’s in de uitvoering op basis waarvan maatregelen genomen kunnen worden. De te maken afweging is dus of de formeel juridische wijziging het noodzakelijk maakt om eerst een DPIA af te ronden, alvorens de besluitvorming over de GR wijziging in te zetten. Of dat dit een paralleltraject kan zijn. Het advies hierover is om de DPIA wel direct te starten, maar de afronding hiervan niet als voorwaarde voor het te nemen besluit te stellen. Het risico met de huidige werkwijze is min of meer hetzelfde. Alleen door de formalisering van de verantwoordelijkheden wijzigt de situatie. Dit vraagt dan wel – conform ook het advies van de functionarissen gegevensbescherming – een extra afweging op de hierna toe te lichten risico’s die volgens hen in de situatie ná de wijziging als groter worden ingeschat.

3. Wat zijn volgens de functionarissen gegevensbescherming de grootste risico’s na wijziging van de GR WIL? De grootste risico’s die er door de functionarissen gegevensbescherming nu worden gezien gaan over de volgende twee punten:

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

16

− −

De gemeenten kunnen - via de daartoe geautoriseerde werkcoaches van de lokale werkteams - gegevens inzien van inwoners van andere (bij WIL aangesloten) gemeenten. De gemeenten kunnen - via de daartoe geautoriseerde werkcoaches van de lokale werkteams - informatie inzien van bij de GR WIL geregistreerde gegevens, niet vallend onder artikel 7, lid 1 onder a van de Participatiewet, zoals de uitkeringsgegevens van betrokkenen.

Het risico a. gaat om het feit dat de ene gemeente (i.c. de werkcoaches uit een lokaal werkteam) de gegevens van mensen van andere gemeenten kunnen zien. Nu deze medewerkers onder de verantwoordelijkheid van een gemeente werken is dat een nieuw risico. Deze medewerkers hebben weliswaar allemaal een geheimhoudingsplicht, maar het levert wel – ook voor het publieke beeld – de ongemakkelijke situatie op dat door deze medewerkers, vanaf het moment dat zij vallen onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid, persoonsgegevens van inwoners van een andere gemeente kunnen worden ingezien. De nieuwe constructie zorgt er de facto voor dat de gemeenten onderling verwerkingsverantwoordelijk worden. Het (kunnen) raadplegen van gegevens van een andere gemeente is niet noodzakelijk. Daarmee zou dit punt ook beschouwd kunnen worden als inbreuk op de geheimhoudingsplicht opgenomen in de Participatiewet. Het risico b. bestaat eruit dat de gemeente (i.c. de werkcoaches uit een lokaal werkteam) informatie in kan zien die valt onder de verantwoordelijkheid van de GR WIL. Veel van deze informatie is functioneel vereist maar niet alle informatie is hierbij noodzakelijk, zowel voor de gemeenten als voor WIL. De gemeenten en WIL worden - doordat in deze informatie geen waterscheiding kan worden aangebracht - gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk.

Het gevolg van deze gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid is dat de gemeente én de GR WIL aanspreekbaar en aansprakelijk zijn voor elkaars handelen. In de praktijk kan dit betekenen dat het onrechtmatig handelen van een gemeente mede consequenties heeft voor WIL in de vorm van aansprakelijkheidsstelling of boete. De constructie van de GR zorgt er vervolgens voor dat deze aansprakelijkstelling of boete wordt verdeeld als last over de verschillende gemeenten. Dit risico is, zoals hierna nog wordt toegelicht, feitelijk een blijvend gevolg van de gekozen (hybride) samenwerkingsvorm tussen de gemeenten en de GR WIL bij de uitvoering van de Participatiewet.

4. Mogelijke maatregelen rond de grotere risico’s Het advies van de functionarissen gegevensbescherming (FG’s) is om in elk geval deze grotere risico’s expliciet af te wegen en bij de besluitvorming onder de aandacht te brengen. Dit moet erop zijn gericht deze grotere risico’s weg te nemen of te verkleinen. Als dat niet kan kunnen risico’s ook worden geaccepteerd of tijdelijk worden geaccepteerd. Of risico’s worden geaccepteerd en welke afwegingen hierbij worden gemaakt is naar de mening van de functionarissen gegevensbescherming niet aan hen. Het is aan de verantwoordelijken voor de gegevens om hierover een beslissing te nemen. Zij moeten dan kennis hebben van de risico’s die daarmee worden gelopen. Om de gedachte te bepalen zijn hierbij vanuit de FG’s de volgende mogelijke technische maatregelen naar voren gebracht: a. Het afsluiten van de toegang tot Suite voor alle werkcoaches. b. Het gebruik van Competensys inrichten per gemeente. c. Het aanpassen van het Dashboard Participatie, waardoor alleen klantgegevens per gemeente wordt getoond en geen informatie meer wordt getoond uit Suite.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

17

Naast de technische aspecten zijn er vervolgens ook organisatorische stappen te nemen. Zo moet het voor de betrokkene duidelijk zijn met wie hij/zij te maken heeft, met wie de gegevens worden gedeeld, en bij wie de rechten in het kader van de AVG (zoals inzage, wijziging of verwijdering) kunnen worden opgevraagd. Dit vraagt naast heldere processen, ook een heldere communicatie. 5. Weging t.a.v. deze grotere risico’s De vanuit de FG’s benoemde grotere risico’s zijn niet eenvoudig en mogelijk ook niet weg te nemen met technische maatregelen. Daarbij is ook de vraag of de nu gesuggereerde technische maatregelen echt nodig zijn. Dit laatste geldt vooral voor het 2e punt, omdat dit functioneel en voor de samenwerking een sterk ongewenste situatie oplevert. Het detailbeeld per punt is als volgt: −

Risico A: De gemeenten kunnen - via de daartoe geautoriseerde werkcoaches van de lokale werkteams - gegevens inzien van inwoners van andere (bij WIL aangesloten) gemeenten.

Werkcoaches hebben toegang tot de gegevens opgenomen in Suite (het klantvolgsysteem), de diagnose- en matchingstool CompetenSYS en het Dashboard Participatie (de op maat gemaakte informatievoorziening t.b.v. het werken met lokale werkteams uit beide registratiesystemen). Op de toegang tot deze gegevens rust een geheimhoudingsplicht en zijn de verdere maatregelen van WIL t.b.v. de gegevensbescherming zoals autorisaties en toegangsbeveiliging van kracht. Hierop is een extra instructie voor de werkcoaches mogelijk, waarbij het raadplegen van gegevens van inwoners buiten de eigen werkgemeente als functioneel niet noodzakelijk en dus als ongeoorloofd wordt aangemerkt. Voorgesteld wordt deze maatregel ook uit te voeren, maar dat neemt niet weg dat het dan nog steeds mogelijk blijft dat een werkcoach of andere geautoriseerde medewerkers van de lokale werkteams deze gegevens via de beschikbare ICT-infrastructuur kunnen zien. Deze maatregel neemt dit risico dus zeker niet weg. De ICT-infrastructuur van WIL is op dit moment niet zodanig ingericht dat de informatie zo kan worden afgeschermd dat een werkcoach van een lokaal werkteam alleen de informatie van de betreffende gemeente kan zien. Of dit wel kan worden gerealiseerd moet worden onderzocht, waarvoor ook overleg met de leveranciers van deze applicaties nodig is.

Mogelijk is dit in te regelen via autorisaties, maar het is waarschijnlijker dat dit aanpassingen in de inrichting van de applicaties zal vragen. Een van de punten die hierbij wel belangrijk wordt is dat dit geen ongewenste of onoverkomelijke effecten heeft voor de informatievoorziening binnen WIL zelf en voor de uitvoering van de taken bij Inkomen, de taken vanuit de Poort en de taken vanuit het WGSP. Het is op dit moment niet uit te sluiten dat de hier beoogde technische afscherming ook niet valt te realiseren. Hiervoor is verder onderzoek nodig, maar het risico op dit punt zal zeker tijdelijk moeten worden geaccepteerd. Op korte termijn kan dit aandacht krijgen door een extra werkinstructie vanuit de gemeenten (i.c. de leidinggevenden de lokale werkteams) op het raadplegen van gegevens van klanten buiten het eigen werkgebied van de lokale werkteams. Bij de uitvoering van een DPIA kan daarna worden bezien of - naast de hierbij voorgestelde aanscherping van de werkinstructie voor de medewerkers van de lokale werkteams - nog aanvullende technische of organisatorische maatregelen mogelijk zijn.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

18

−

Risico B: De gemeenten kunnen - via de daartoe geautoriseerde werkcoaches van de lokale werkteams - informatie inzien van bij WIL geregistreerde gegevens, niet vallend onder artikel 7, lid 1 onder a van de Participatiewet, zoals de uitkeringsgegevens van betrokkenen.

Als mogelijke maatregelen voor dit risico zijn vanuit de FG’s de volgende mogelijke technische maatregelen naar voren gebracht: a. Het afsluiten van de toegang tot Suite voor alle werkcoaches. b. Het gebruik van CompetenSYS inrichten per gemeente. c. Het aanpassen van het Dashboard Participatie, waardoor alleen informatie per gemeente wordt getoond en geen informatie meer wordt getoond uit Suite. Deze maatregelen zijn verregaand ongewenst. De Suite is voor de werkcoaches het klantvolgsysteem, met o.a. de registratie van doelgroepen en de registratie van door klanten uit te voeren re-integratie en participatieactiviteiten. Onderdeel hiervan is ook de verplichtingenadministratie en vervolgens het afwikkelen van het betalen van re-integratieactiviteiten. Aan de registratie van deze activiteiten zit ook de verplichte gegevensaanlevering van het CBS vast (de SRGstatistiek). Het betreffende onderdeel van Suite is dus functioneel vereist voor hun werkzaamheden en vereist voor de gemeenten in het kader van hun verplichte aanlevering van gegevens aan het CBS. In Suite wordt ook andere informatie bijgehouden welke functioneel vereist is voor het werk van de werkcoach. Dit is o.a. de ontheffing van de arbeidsverplichting, het wel of niet hebben van inkomsten tijdens de bijstand uit parttime werk, informatie over de partners van cliënten en over de in- en uitstroom uit de bijstand.

Deze informatie wordt via het Dashboard Participatie ook gericht voor hun functie uit de Suite-registratie opgehaald en getoond. Ook omgekeerd zou het aanbrengen van een scheiding tussen de informatie tot functioneel ongewenste situaties gaan leiden: denk aan de voor de accountmanagers van WIL benodigde informatie voor de bemiddeling, de informatie nodig voor controle van de rechtmatigheid van de bijstandsuitkering, het kunnen uitvoeren van de administratieve verwerking van betalingen van alle re-integratieactiviteiten etc. etc. Een volledige waterscheiding zou bijvoorbeeld ook kunnen betekenen dat de werkcoaches uit de lokale werkteams geen informatie met WIL zouden mogen delen buiten artikel 7 van de Participatiewet. Dus bijvoorbeeld ook geen melding zouden mogen maken van maatregelwaardig gedrag, schending van de inlichtingenplicht of fraudesignalen omdat dat gedragingen zijn waarbij andere wetsartikelen aan de orde zijn. De conclusie op dit punt is dus dat deze informatie-uitwisseling functioneel noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de Participatiewet en dat het waargenomen risico B dus niet kan worden weggenomen. Veel van deze informatie blijft functioneel vereist, zowel voor de werkcoaches in de uitvoering van hun werkzaamheden als omgekeerd voor de uitvoering van taken die bij WIL worden uitgevoerd.

Conclusie is dan ook dat de gesuggereerde maatregelen een zodanige impact hebben dat dit de samenwerking tussen de lokale werkteams en WIL in zeer ernstige mate zou verstoren. Het risico dat hier wordt benoemd is daarmee inherent aan de door de gemeenten beoogde (hybride) samenwerking tussen de gemeenten en de GR/WIL, waarbij in samenwerking uitvoering wordt gegeven aan de Participatiewet. Dit risico kan met het uitwerken van een DPIA en het meer in detail uitwerken van afspraken rond de verschillende werkprocessen mogelijk op onderdelen worden beperkt, maar naar alle redelijke verwachting zal dit niet worden weggenomen.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

19

Het uitgangspunt rond de lokale werkteams is immers dat dit een samenwerking is tussen de gemeenten en WIL, waarbij de gemeenten een deel van de taken en bevoegdheden ex artikel 7, lid 1 onder a uit de Participatiewet aan zichzelf houden. Maar beiden voeren de Participatiewet uit. De informatie die daarvoor nodig is zowel aan de kant van de lokale werkteams als aan de kant van WIL is functioneel noodzakelijk voor een goede uitvoering van de Participatiewet.

6. Vervolgstap: uitvoeringen DPIA In de uitwisseling met de functionarissen gegevensbescherming is het belang van het goed uitvoeren van een DPIA bevestigd. Het is dus wenselijk daarmee te kunnen starten en te komen tot een goede opdracht, met de keuze van de hierbij in te schakelen expertise. Ook is afgestemd dat het logisch is het DPIA-proces gezamenlijk te doorlopen. Per gemeente kunnen er in een DPIA namelijk specifieke risico’s spelen, maar logischerwijs zullen de belangrijkste risico’s hetzelfde zijn. Daarboven komt dat de te ondernemen maatregelen een samenspel zullen vragen tussen de gemeenten c.q. de lokale werkteams en WIL. Het is daarom van belang dit gezamenlijk op te pakken. Minder logisch c.q. ongewenst is om dit vraagstuk per gemeente of voor WIL apart te willen oplossen. Het opstellen van de DPIA kan daarvoor als afrondend onderdeel worden uitgevoerd binnen de regionale implementatieopdracht, met hierbij de in het vastgestelde implementatieplan gemaakte waarborgen en afspraken o.a. over de gezamenlijk te nemen besluiten. Ongeacht de keuze om de DPIA vooraf aan of gelijktijdig met de besluitvorming over de GR-wijziging te laten verlopen, vaststaat dat de DPIA het liefst zo snel mogelijk moet worden uitgevoerd. Afgesproken is dan ook om de DPIA voor te bereiden en op te starten.

Dit als eerste door het uitwerken van een gezamenlijke opdracht en het via een offerteprocedure hiervoor benaderen van enkele op dit gebied ervaren en gerenommeerde bureaus ten behoeve van de benodigde expertise bij het uitvoeren van de DPIA. Hierbij wordt ook een voorstel uitgewerkt voor de betrokkenheid van functionarissen van de gemeente en vanuit WIL tijdens het proces van het uitwerken van de DPIA en de dan te bespreken vervolgacties.

7. Financiële aspecten gegevensbescherming Door de gemeenten is voor de implementatie van de Innovatieagenda een budget beschikbaar gesteld. In dit budget zijn nog voldoende middelen beschikbaar voor het bekostigen van de uitvoering van een DPIA en voor de (in alle redelijkheid te verwachten) incidentele kosten die kunnen voortvloeien uit de hierna nog te nemen maatregelen. Wat dan nodig wordt is dat de niet bestede middelen uit het implementatiebudget 2022 hiervoor worden (her)bestemd. Het gaat hier om het nog beschikbare implementatiebudget van circa € 145.000. Hiervan is circa € 20.000 nodig is voor de afronding van het nog in de 1e helft van 2023 doorlopende project verbetering informatievoorziening lokale werkteams. Dat betekent dat voor het uitvoeren van de DPIA en de (incidentele) kosten van de uit de DPIA voortvloeiende gezamenlijke maatregelen maximaal € 125.00 beschikbaar is. Dit moet voldoende zijn voor de hiervoor nog te maken (incidentele) kosten in 2023. Bij deze bestedingen zal het dan kunnen gaan om inhuur van extern benodigde adviescapaciteiten en technische aanpassingen in de bij WIL

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

20

gebruikte ICT-systemen. Blijven er hierna middelen over dan vallen deze na afloop van de implementatie 2023 uiteraard vrij. Voorgesteld zal worden om de nog in het implementatiebudget beschikbare middelen aan het einde van het boekjaar over te hevelen naar 2023. In dat geval hoeven er voor de gemeente en voor de GR WIL in 2023 geen financiële gevolgen op te treden. Afhankelijk van de te nemen maatregelen uit een DPIA kunnen er ook blijvende (beheers)kosten zijn. Bij het afwegen van de uit de DPIA voortvloeiende maatregelen moet daarvoor dan nog wel een oplossing voor de kosten na 2023 worden gezocht.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

21

Bijlage D: Afspraken periodieke herijking formatie lokale werkteams Periodiciteit bijstellen formatie lokale werkteams 1.

Wat moet er worden opgelost?

Bij de vorming van de lokale werkteams per gemeente is afgesproken dat de vaste formatie van werkcoaches van WIL (18 fte) vanaf 2019 over de lokale werkteams wordt verdeeld. Deze verdeling volgt de verdeelsleutel waarmee de gemeenten de GR WIL bekostigen. Door dit principe krijgt elke gemeente de formatie voor het lokale team beschikbaar in verhouding tot hun bijdrage aan de kosten van de GR-regeling, waarmee een eerlijke verdeling wordt bereikt. De GR verdeelsleutel wordt jaarlijks geactualiseerd. Deze verdeelsleutel wijzigt hierdoor per jaar, deze verschillen zijn minimaal. Dit werkt conform de afspraak ook door in de verdeling van de vaste formatie aan werkcoaches over de lokale werkteams. Beperkte verschuivingen kunnen leiden tot zeer beperkte verschuivingen in fte’s tussen de teams. Voor de feitelijke bemensing is dat zeer lastig. Omdat deze verschuivingen jaarlijks beperkt zijn is vanuit WIL gevraagd om te bespreken of een besluit tot het herijken van de verdeling van de formatie over de lokale werkteams i.p.v. jaarlijks voor een langere periode kan worden vastgelegd. Bijvoorbeeld door deze verdeling telkens voor een periode van 2 of 3 jaar vast te leggen. Hiermee kunnen de verschillen eenvoudiger worden opgevangen door gebruik te maken van de mogelijkheden die vacatureruimte in deze periode biedt.

2.

Wat was de kostenverdeling in de GR WIL in de afgelopen periode?

De GR sleutel voor de te verdelen kosten van de GR wordt jaarlijks geactualiseerd. De GR kosten worden tussen de gemeenten verdeeld op basis van hun aandeel in de uitkering maatstaf sociaal uit het gemeentefonds. In onderstaande tabel staat de verdeling in de afgelopen jaren (sinds de start van de Innovatieagenda opgenomen.

Verdeling GR kosten (conform begroting per jaar) Jaar 2019 2020 2021 2022 2023

Nieuwegein

Houten

IJsselstein

Lopik

Totaal

50,16% 49,58% 48,97% 49,14% 49,95%

23,36% 23,98% 24,48% 24,37% 23,85%

20,94% 20,96% 20,85% 20,75% 20,35%

5,54% 5,49% 5,70% 5,75% 5,84%

100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

* 2019 en 2020 wiskundig gecorrigeerd voor vertrek VHL

3.

Meebewegen formatie lokale werkteams

Onderdeel van de kosten van de GR is de vaste formatie van werkcoaches die worden ingezet voor de lokale werkteams. De verdeling van deze formatie over de lokale teams loopt overeenkomstig de

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

22

GR sleutel. Elke gemeente krijgt zo het aantal fte in het lokale werkteam, in verhouding tot hun bijdrage aan de GR kosten. Berekende verdeling fte lokale werkteams conform GR verdeelsleutel Jaar

Nieuwegein 2019 2020 2021 2022 2023

4.

9,03 Fte 8,93 Fte 8,81 Fte 8,85 Fte 8,99 Fte

Houten 4,21 Fte 4,32 Fte 4,41 Fte 4,39 Fte 4,29 Fte

IJsselstein 3,77 Fte 3,77 Fte 3,75 Fte 3,73 Fte 3,66 Fte

Lopik

Totaal

1,00 Fte 0,99 Fte 1,03 Fte 1,03 Fte 1,05 Fte

18,00 Fte 18,00 Fte 18,00 Fte 18,00 Fte 18,00 Fte

Vraagstelling en advies

De vraag is nu of de formatie a. jaarlijks of b. periodiek moet worden herijkt. Een jaarlijkse bijstelling is lastig omdat er in de GR sleutel kleinere schommelingen zitten. Deze schommelingen leiden op jaarbasis tot verschuivingen van de fte/verdeling, die per team zeer beperkt zijn en per jaar ook op en neer kunnen gaan. Deze kleine schommelingen zijn in de personele bezetting lastig door te voeren omdat dit vaste formatie betreft. Het is ook niet wenselijk is om jaarlijks de personele samenstelling per lokaal werkteam te veranderen. Voor de medewerker is dit niet prettig omdat deze dan naar een ander werkteam wordt verplaatst. Voor het lokale werkteam niet prettig omdat hiermee de opbouw van het lokale werkteam telkens wordt doorbroken. In een langere periode is er meer ruimte om deze (kleine) verschillen op te vangen door ontstane vacatureruimte aan te passen aan de verdeling. Meerjarige vaststelling draagt dus bij aan continuïteit voor de medewerkers en de samenstelling van de lokale werkteams. Voorstel is hierom om deze formatietoedeling eens per 3 jaar opnieuw te herijken. Het vervolgens in overeenstemming brengen van de personele bezetting met de beschikbare formatie per lokaal werkteam kan vervolgens het beste gebeuren door onderlinge afstemming bij het ontstaan van vacatures.

Deze afstemming kan dan plaatsvinden binnen het overleg Werk, zijnde het periodieke overleg van de teamleiders van de lokale werkteams en de teamleider werk van WIL.

20221222 Uitwerkingspunten bij voorstel wijziging GR WIL

23