3.3 Toelichting Frauderisicoanalyse 2023

Toelichting Frauderisicoanalyse 2023 De raad heeft vanuit de Gemeentewet de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Dit maakt voor het college belangrijk om een frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. Met de jaarlijkse frauderisicoanalyse maken we inzichtelijk welke risico’s op het gebied van fraude zich kunnen voordoen bij onze gemeente. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen fraude (interne fraude) en misbruik en oneigenlijk gebruik (externe fraude). Onder de begrippen fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik verstaan we het volgende *: Fraude: Opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Misbruik: Het opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. *

definities van commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Fraude is per definitie onrechtmatig, maar (onbedoeld) onrechtmatig handelen, hoeft geen fraude te zijn. Bij de risico’s die we bij deze analyse kaart hebben gebracht, gaat het om opzettelijke handelingen gericht op het krijgen van financieel voordeel. De frauderisicoanalyse is samen met de procesuitvoerders opgesteld. Vervolgens is de analyse besproken met de Financieel adviseurs, de Businesscontrollers en de accountant en afgestemd met het MT. De frauderisicoanalyse is opgedeeld in twee delen; deel A en deel B. Beide delen worden hieronder verder toegelicht.

Deel A

In deel A staan de processen waarbij de frauderisico’s kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Passend binnen de beschikbare capaciteit en middelen richt de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) zich bij de frauderisicoanalyse alleen op deze processen. Dit is in lijn met het advies van de accountant. Voor elk proces in deel A zijn de mogelijke frauderisico’s benoemd. Vervolgens zijn voor deze frauderisico’s in kaart gebracht wat de kans is op het voorkomen van het risico en wat de (financiële) impact is als het risico zich heeft voorgedaan. Op basis van kans x impact is het frauderisico bepaald. Voor ieder mogelijk frauderisico is beschreven welke beheersingsmaatregelen we hebben genomen om de kans op fraude te verkleinen. Deze beheersingsmaatregelen bestaan met name uit het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden en het realiseren van functiescheiding, procedures, intern toezicht en externe controles. In de frauderisicoanalyse staat alleen benoemd welke beheersingsmaatregelen we nemen. Hoe deze maatregelen in de praktijk worden uitgevoerd, staat vastgelegd in de betreffende werkprocessen en procesbeschrijvingen.

Bij de risico-inschatting is onderscheid gemaakt tussen het bruto-risico (de kans en impact vóór het nemen van interne beheersingsmaatregelen) en het netto-risico (het resterend risico ná het nemen van interne beheersingsmaatregelen).

Deel B

In deel B van de frauderisicoanalyse staan de processen die financieel gezien niet-materieel zijn binnen de organisatie. Deze processen hebben eerder maatschappelijke gevolgen dan grote financiële gevolgen. Voor de volledigheid hebben we ervoor gekozen om van deze processen wel de mogelijke frauderisico’s in kaart te brengen en daarbij de interne beheersingsmaatregelen die we nemen om de kans op fraude te verkleinen.

Conclusie

Met deze frauderisicoanalyse hebben we een inschatting gemaakt van de frauderisico’s. In de analyse komen bij de netto risico’s geen grote risico’s naar voren. Het netto risico is voor elk frauderisico laag of middel. Dit is geen garantie dat er geen fraudesituaties zich kunnen voordoen binnen onze organisatie, maar we hebben wel de mogelijke en passende maatregelen genomen om de kans op frauderisico’s te verkleinen. Het netto risico beschouwt het college als een geaccepteerd risico, omdat er gedurende het jaar een VIC wordt uitgevoerd op deze processen. Bij de VIC wordt getoetst of de genomen interne beheersingsmaatregelen in de praktijk aanwezig zijn.