3.2 RKIJ Jaarverslag 2023

Rekenkamer IJsselstein

Jaarverslag Rekenkamer IJsselstein 2023

IJsselstein, februari 2024

Rekenkamer IJsselstein

Inleiding De rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad in diens kaderstellende en controlerende rol. Met het oog daarop doet de rekenkamer onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde gemeentelijke beleid. De onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen worden aan de gemeenteraad gerapporteerd. De Gemeentewet en de Verordening gemeentelijke rekenkamer IJsselstein 2023 schrijven voor dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt ter verantwoording van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar (Gemeentewet art. 185. Lid 3). Dit verslag is openbaar (Gemeentewet art. 185. Lid 5).

Reglementering De wet ‘Versterking decentrale rekenkamers’ is op 1 januari 2023 in werking getreden. Deze wet breidt de onderzoeksbevoegdheden van decentrale rekenkamers op een aantal punten uit en bevat nieuwe waarborgen die van belang zijn voor een goed verloop van het onderzoeksproces en de rapportage van de bevindingen door de rekenkamer. Met het oog daarop was het nodig om uiterlijk 1 januari 2024 een nieuwe verordening vast te stellen. Dat is gebeurd in de raadsvergadering van 28 september 2023. De werkwijze van de rekenkamer is vastgelegd in een in 2019 opgesteld onderzoeksprotocol.

Samenstelling De rekenkamer bestaat uit een voorzitter en twee leden. In 2023 was de samenstelling als volgt: – Rob Paulussen (voorzitter sinds 1 september 2018) – Rick Hagelstein (lid sinds 1 juli 2018; afgetreden per 1 oktober 2023) – Tijmen Siermann (lid sinds 1 januari 2019) – Matthijs van den Berg (lid per 1 november 2023) Barbara IJsselmuiden was tot 1 juni 2023 secretaris. Per die datum werd zij opgevolgd door Margreet Windhorst. Met het intrekken van de oude verordening verviel de rechtsgrondslag van de benoeming van de zittende leden. Daarom besloot de gemeenteraad in de vergadering van 28 september 2023 tot de herbenoeming voor een periode van 6 jaar van voorzitter Rob Paulussen en lid Tijmen Siermann. Om de continuïteit van het werk van de rekenkamer te waarborgen, blijft het eerder afgesproken rooster van aftreden van kracht. In dat kader zijn de langstzittende leden voornemens af te wijken van de formele benoemingstermijn van 6 jaar en wel als volgt: – Rob Paulussen zal een verzoek tot ontslag indienen na 4 jaar (per oktober 2027) – Tijmen Siermann zal een verzoek tot ontslag indienen na 2 jaar (per oktober 2025) Het nieuwe lid Matthijs van den Berg zal in principe de volle termijn van 6 jaar volmaken; zijn benoemingstermijn eindigt in oktober 2029. 2

Rekenkamer IJsselstein

Verantwoording werkzaamheden in 2023 In 2023 rondde de rekenkamer twee onderzoeken af en werden er twee nieuwe onderzoeken opgestart. Hieronder gaan we kort in op elk van deze onderzoeken.

Onderzoek Tegengaan van zorgfraude De rekenkamer wilde de gemeenteraad met dit onderzoek inzicht geven in de manier waarop zorgfraude in de praktijk werkt, hoe kwetsbaar (of weerbaar) de gemeente IJsselstein is voor zorgfraude en of er (voldoende) maatregelen zijn genomen om die kwetsbaarheid te beperken. De centrale onderzoeksvraag luidde: “Heeft de gemeente IJsselstein in haar beleid en uitvoering voldoende waarborgen ingebouwd om het risico op zorgfraude effectief tegen te gaan?” Het onderzoek werd in het eerste kwartaal van 2023 afgerond. De rekenkamer constateerde dat de politiek-bestuurlijke aandacht voor dit vraagstuk in IJsselstein beperkt was. Daarnaast concludeerde de rekenkamer dat de basis van het toezicht op de zorguitgaven op orde is gebracht en dat de uitvoering voorzichtig vorm en inhoud heeft gekregen. De rekenkamer constateerde echter ook dat het in de uitvoering ontbreekt aan capaciteit, borging en continuïteit, dat preventieve maatregelen nauwelijks uit te verf komen en dat er nog veel hindernissen zijn die mensen ervan weerhouden om een vermoeden van fraude om te zetten in een melding. De rekenkamer richtte daarom de volgende aanbeveling aan de raad: Maak de bestrijding van zorgfraude tot een politiek-bestuurlijke prioriteit.

Daarnaast had de rekenkamer de volgende aanbevelingen voor het college: – Draag zorg voor een structurele invulling van het rechtmatigheidstoezicht. – Zie af van de eerder vastgestelde prestatiedoelstellingen gericht op financieel rendement door ‘terugvorderen van zorggelden’, ‘stopzetten van zorg’, ‘aanpassen van indicaties’ en het ‘afwijzen van een zorgvraag’. – Zet in op het verder versterken van de uitvoering. – Neem een actieve rol aan in de communicatie met inwoners, cliënten en zorgaanbieders over de gevolgen van oneigenlijk gebruik van zorggeld. – Informeer de gemeenteraad in het laatste kwartaal van 2023 over de stand van zaken bij het uitvoeren van de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen en geef een tijdpad voor aanbevelingen die mogelijk nog niet gerealiseerd zijn.

Doorwerkingsonderzoek De rekenkamer volgt in beginsel elk rekenkameronderzoek dat is uitgevoerd op met een klein en gericht doorwerkingsonderzoek. Dit dient om de raad inzicht te geven in wat er feitelijk terecht komt van de aanbevelingen. Ook kunnen betrokkenen - inclusief de rekenkamer zelf - lessen trekken uit het doorwerkingsonderzoek. 3

Rekenkamer IJsselstein

Eind 2022 is een begin gemaakt met een doorwerkingsonderzoek naar de in 2021 uitgevoerde onderzoeken naar klachtafhandeling en minimabeleid. Dit resulteerde in april 2023 in het rapport Quickscan doorwerking onderzoeken klachtafhandeling en minimabeleid. De centrale onderzoeksvraag luidde: “In hoeverre zijn de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen van de rapporten van de rekenkamer IJsselstein omgezet in concrete beleidsmaatregelen/- ontwikkeling en wat zijn de verklaringen voor het wel of niet (volledig) uitvoeren van de aanbevelingen?” De rekenkamer constateerde dat de controle op de uitvoering van de aanbevelingen uit beide onderzoeken beperkt is. Er is naar aanleiding van beide rapporten eenmalig gerapporteerd over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de overgenomen aanbevelingen. Omdat dit rapportagemoment vrij kort na de presentatie van het rapport viel, was er toen nog weinig zicht op de inhoudelijke doorwerking. Daarna heeft de raad over beide trajecten geen updates meer gekregen. Uit het doorwerkingsonderzoek bleek dat een deel van de aanbevelingen (nog) niet ten uitvoer was gebracht. Wat betreft de klachtbehandeling ging het om het versterken van de ondersteuning van klachtbehandelaren en het opnemen van externe klachten in het gemeentelijk jaarverslag klachten voor een totaaloverzicht.

De aandacht voor klachtafhandeling heeft door het rekenkameronderzoek tijdelijk meer aandacht gekregen, maar deze aandacht is al snel weer weggeëbd. Wat betreft het minimabeleid waren veel van de aanbevelingen ten tijde van het doorwerkingsonderzoek nog niet doorgevoerd, al werd er wel aan gewerkt. De aanpak van energiearmoede had met het oog op de energiecrisis begrijpelijkerwijze voorrang gekregen. De rekenkamer constateerde (1) dat er veel draagvlak was om met de aanbevelingen aan de slag te gaan in het kader van de herijking van het armoedebeleid in 2023 en (2) dat de raad weliswaar geïnformeerd is over het tijdpad van de herijking van het beleid, maar niet over het nieuwe tijdpad van de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen van de rekenkamer.

Voorbereiding en start onderzoek algoritmen In juli 2023 besloot de rekenkamer een onderzoek in te stellen naar het gebruik van algoritmen door en/of in opdracht van de gemeente IJsselstein. Daarbij gaat het om een inventariserend en agenderend onderzoek dat kan helpen om de bewustwording bij de gemeente ten aanzien van de risico’s van de inzet van algoritmen te vergroten en goede en verantwoorde toepassing van algoritmes te bevorderen. Drie bureaus brachten op verzoek van de rekenkamer offerte uit. De opdracht werd in oktober gegund aan onderzoeksbureau Dialogic. De onderzoekers voerden in de laatste maanden van het jaar om te beginnen de inventarisatie uit van het gebruik van algoritmen door de gemeentelijke organisatie en door gemeenschappelijke regelingen ten behoeve van de gemeente IJsselstein. De rekenkamer hoopt het rapport in het tweede kwartaal van 2024 aan de raad te kunnen aanbieden. 4

Rekenkamer IJsselstein

Voorbereiding en start onderzoek toegankelijkheid stemlokalen In oktober 2023 besloot de rekenkamer de vervroegde verkiezingen voor de Tweede Kamer op 22 november aan te grijpen voor een onderzoek naar de toegankelijkheid van de stemlokalen voor mensen met een lichamelijke beperking. Daarbij diende een eerder onderzoek van de rekenkamer Utrecht als inspiratiebron en voorbeeld. Aan de hand van de aanpak van de Utrechtse collega’s lukte het om in een kort tijdsbestek een plan van aanpak op te stellen. Het belangrijkste onderdeel van dit onderzoek bestond uit veldwerk tijdens de verkiezingsdag om ter plekke vast te stellen hoe het gesteld was met de bereikbaarheid, betreedbaarheid en bruikbaarheid van de stemlokalen. Het rapport van dit onderzoek zal naar verwachting aan het einde van het eerste kwartaal van 2024 aan de raad worden aangeboden.

Vooronderzoek Woonbeleid Woonbeleid staat hoog op de groslijst van onderwerpen waarover de raad de rekenkamer graag onderzoek zou zien doen. In oktober voerde de rekenkamer daarom een verkennend vooronderzoek op dit thema uit. Op basis hiervan zal de rekenkamer in 2024 beslissen of en zo ja wanneer nader onderzoek op dit thema opportuun is.

Overige activiteiten Groslijst De rekenkamer werkt met een groslijst van onderzoeksonderwerpen. Deze wordt jaarlijks herzien, op basis van ontwikkelingen in het land en input van raadsleden. De rekenkamer heeft in april een bijeenkomst met de raad voorbereid waarin naast een nadere kennismaking met de gemeenteraad ook suggesties zijn opgehaald ter aanvulling van de groslijst. Monitoren De leden en de secretaris van de rekenkamer volgen de ontwikkelingen in het lokale beleid en de lokale bestuurlijke organisatie, onder meer via de (plaatselijke) media, raads- en commissievergaderingen en de griffiemail. Afstemmingsoverleg met de begeleidingscommissie De rekenkamer heeft in 2023 drie keer overleg gevoerd met de begeleidingscommissie. Dit is een subcommissie vanuit het Presidium die voor de rekenkamer fungeert als eerste aanspreekpunt vanuit de raad. Dit overleg gingen onder andere over de nieuwe verordening voor de rekenkamer, over het gewenste profiel en de selectie van de opvolger van een vertrekkend lid. De 5

Rekenkamer IJsselstein

begeleidingscommissie werd in deze overleggen ook geïnformeerd over de voortgang van geplande en lopende onderzoeken. Dit jaar stond ook in het teken van de implementatie van de wet versterking decentrale rekenkamers. De rekenkamer heeft daarvoor in samenwerking met de griffie gewerkt aan het ontwikkelen van een concept-verordening. Publiciteit en communicatie In de zomer van 2023 is de webpagina van de rekenkamer bijgewerkt. De teksten zijn geactualiseerd, ingekort en zoveel mogelijk op B1-niveau geformuleerd. De indeling is op enkele punten aangepast om informatie beter vindbaar te maken. In november is een nieuwsbrief verstuurd om raadsleden, inwoners, college en ambtelijke organisatie te informeren over de personele wisselingen, activiteiten, plannen en onderzoeken van de rekenkamer. Vergaderingen en begeleiding en participatie in onderzoek In 2023 is de rekenkamer 11 keer bijeengekomen (fysiek of via Teams) voor reguliere vergaderingen. Daarnaast is de rekenkamer ook meerdere keren bijeengeweest naar aanleiding van commissievergaderingen en gesprekken met onderzoeksbureaus. De lid-rapporteurs vanuit de rekenkamer zijn bij extern onderzoek doorlopend actief in de regie op en de sturing van de uit te voeren onderzoeken. In dat kader hebben zij onder meer deelgenomen aan onderzoeksactiviteiten zoals interviews en startbijeenkomsten.

Deelname / bijdragen aan kennisoverdracht door de NVRR De rekenkamer van IJsselstein is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (hierna: NVRR). De rekenkamer benadert de NVRR zo nodig met vragen over zaken waar de rekenkamer in de praktijk tegenaan loopt. De leden van de rekenkamer en de secretaris nemen regelmatig deel aan activiteiten die door de NVRR worden georganiseerd. Op 31 maart bezocht Tijmen Siermann het congres Het gezag van de rekenkamer. Matthijs van den Berg en Margreet Windhorst volgden in het najaar de Introductiecursus rekenkamerwerk. Rob Paulussen verzorgde voor de leden van de NVRR een webinar over goed opdrachtgeverschap bij de uitbesteding van onderzoek aan onderzoekbureaus. Daarnaast is hij lid van ‘het ontwikkelteam’, een commissie die de NVRR ondersteunt bij de verdere professionalisering (kwaliteitsborging) en kennisontwikkeling (opleiding en scholing) van rekenkamers.

6

Rekenkamer IJsselstein

Financiële verantwoording 2023 € uitgaven Budget 2023 Onderzoekskosten Algoritmen Onderzoek Tegengaan van zorgfraude Doorwerkingsonderzoeken plus leidraad Toegankelijkheid stemlokalen DoeMee-onderzoek Energiebesparing Vergoedingen leden, voorzitter en secretaris Overige kosten

€ inkomsten € resultaat 61.470

31.040,10 17.440,50 4.200,00 3.430,00 5.969,60

27.755,00 1.245,00 60.040,10

1.429,90

De werkzaamheden van de rekenkamer zijn binnen het beschikbare budget uitgevoerd. De post Overige kosten betreft onder andere de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR en de kosten voor twee afscheidsetentjes met de secretaris Barbara IJsselmuiden (juni) en het lid Rick Hagelstein (november).

7