3.2 Frauderisicoanalyse 2023
Tekst van het document
Frauderisicoanalyse gemeente IJsselstein Kans: waarschijnlijkheid voorkomen risico. 1 = laag, 2 = middel, 3 = hoog. Impact: mogelijke financiële of maatschappelijke impact. 1 = laag, 2 = middel 3 = hoog. Risico: kans * impact. 0-3 = laag, 4-6 = middel, 7-9 = hoog.
DEEL A Activiteit/Proces
Risicodefinitie
Fraude M&O
Bruto risico Kans Impact Risico
Algemeen
Betalingsverkeer/ Financiële administratie
Het crediteurenbestand wordt bewust verkeerd ingevuld of aangepast. x
2
3
6
x
3
3
9
x
2
2
4
3
1
3
Er worden onterechte betalingen gedaan.
Er worden onrechtmatige fiscale constructies opgezet.
Gemeentelijke belastingen
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor een (te gunstige) afbetalingsregeling in aanmerking te komen. Gemeentelijke belastingen worden met een onjuist tarief in rekening gebracht.
x
x
2
3
6
x
3
1
3
2
1
2
3
1
3
Gemeentelijke belastingen worden niet in rekening gebracht, onterecht kwijtgescholden of verlaagd zonder geldige reden.
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie ingediend om voor kwijtschelding of vermindering in aanmerking te komen. x
Belastingplichtigen worden aangepast in of verwijderd uit de belastingenadministratie. x
Mutaties worden niet opgenomen in de BAG waardoor er ten onrechte geen gemeentelijke belastingen in rekening gebracht worden. x
3
1
3
x
3
1
3
De WOZ-waarde wordt te laag vastgesteld, geregistreerd of in rekening gebracht.
Getroffen interne beheersingsmaatregelen In de beleidsnota fraude, integriteit en misbruik & oneigenlijk gebruik gemeente IJsselstein 2023 staat beschreven hoe de gemeente in opzet aandacht heeft voor integriteit binnen de ambtelijke organisatie. Voor het opvoeren/wijzigingen van crediteurgegevens in het financieel systeem zijn altijd twee medewerkers nodig. Het is systeemtechnisch geborgd dat dit twee verschillende Medewerkers Financieel Beheer zijn. Budgetbeheerders en Budgethouders kunnen geen crediteurgegevens opvoeren of wijzigen in het financieel systeem. Er is functiescheiding aanwezig tussen het klaarzetten van de betaling (Medewerker Financieel Beheer) en de ondertekening/feitelijke betaling (Bevoegde medewerker). In het betalingsproces zijn meerdere controlemomenten door verschillende medewerkers (Medewerker Financieel Beheer, Medewerker Financiën, Bevoegde medewerker). Jaarlijks worden de BTW codes, zoals opgenomen in de financiële administratie, getoetst door een onafhankelijke fiscalist. Bij grote financiële projecten, wordt een onafhankelijke fiscalist ingeschakeld voor toetsing. Bij het niet naleven van de betalingsregeling vindt overdracht plaats aan de deurwaarder.
Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): De inrichting van het belastingsysteem met betrekking tot belasting verordeningen en tarieven wordt jaarlijks projectmatig uitgevoerd. Hierdoor zit er coördinatie op de voortgang en controles. In het project zitten meerdere controles ingebouwd voor het checken van de tarieven. Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Door middel van werkvoorraden en een dashboard wordt de volledigheid van de belastingoplegging gemonitord. Daarnaast wordt er een VIC integriteit uitgevoerd op de belastingaanslagen van de medewerkers en andere personen die op hetzelfde adres ingeschreven staan. Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Het grotendeel van kwijtscheldingsverzoeken worden automatisch toegekend na toetsing bij het Inlichtingenbureau. Daarnaast controleren collega's elkaar steekproefsgewijs en er wordt een derdelijns controle uitgevoerd op volledigheid van de dossiers. Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): De belastingadministratie staat niet toe dat belastingplichten (subjecten) verwijderd worden. De subjecten worden uit verschillende landelijke voorzieningen gehaald, namelijk de BRP, NHR en BAG en verwerkt in de belastingadministratie. Op mutaties wordt middels een rapportage controles uitgevoerd.
Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Er zijn afspraken gemaakt in de SLA tussen de gemeente en BSR m.b.t. aanleveren van mutaties relevant voor de BAG. Daarnaast wordt er maandelijks een kwaliteitsrapportage BAG vanuit het Kadaster gecontroleerd en indien nodig actie op ondernomen. Dit proces is uitbesteed aan Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR): Om tot een juiste WOZ waarde te komen, worden de instructies van de waarderingskamer gevolgd. Daarnaast worden er controles uitgevoerd of waardebepalingen correct zijn. De waarderingskamer controleert BSR hierop. Ook worden er controles uitgevoerd wanneer er uitzonderingen op het object van toepassing zijn.
Netto risico Kans Impact Risico
1
3
3
1
3
3
1
2
2
2
1
2
1
3
3
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Verbijzonderde Interne Controle
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs systeemgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Betalingsverkeer, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Per jaareinde wordt vastgesteld of er een volledige aansluiting is tussen de specificaties van BSR en de financiële administratie van de gemeente. Het proces Gemeentelijke Belastingen wordt uitgevoerd door de BSR. De accountant van BSR toetst of de interne controle goed is uitgevoerd en verstrekt hierover een controleverklaring. De accountant van de gemeente toetst vervolgens of de controleverklaring toereikend is.
Grondexploitatie / Het verkopen of aankopen van grond vindt onderhands plaats. Grondverkoop / Grondaankoop
x
3
3
9
x
2
3
6
3
3
9
3
3
9
2
3
6
x
2
3
6
x
3
3
9
x
2
3
6
x
2
3
6
Er wordt door de gemeente onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor grond in aanmerking te komen.
Er wordt door derden onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor grond in aanmerking te komen. x
Gronden worden tegen een te lage prijs verkocht vanwege bevoordeling van bevriende partijen. x
Er wordt een valse of verouderde schonegrondverklaring overlegd.
x
Bij de planontwikkeling wordt gekozen voor een suboptimale en/of nietonafhankelijke invulling.
Er wordt op onrechtmatige wijze gekozen voor een projectontwikkelaar. De mogelijk verwachte verliezen op onderhanden werk worden niet tijdig zichtbaar gemaakt. Grond wordt onjuist gewaardeerd om een beter resultaat te presenteren.
Huur en Pacht
Huur- en pachtsommen worden niet of onjuist in rekening gebracht.
Leegstaande gebouwen van de gemeente worden verhuurd zonder overeenkomst en huuropbrengsten voor de gemeente.
x
3
2
6
x
3
1
3
x
3
1
3
Sportaccommodaties worden verhuurd buiten het reserveringssysteem om zonder huuropbrengsten voor de gemeente.
Er zijn meerdere medewerkers (Beleid, Financieel, Juridisch, Civiel) betrokken bij het proces. Besluiten over grondverkoop of grondaankoop die afwijken van door het bestuur vastgestelde beleidskaders worden door het college genomen. De grondwaarde wordt getaxeerd door een externe, onafhankelijke taxateur. Grondverkopen en grondaankopen vinden altijd plaats via een notaris. Er zijn meerdere medewerkers (Beleid, Financieel, Juridisch, Civiel) betrokken bij het proces. Besluiten over grondverkoop of grondaankoop die afwijken van door het bestuur vastgestelde beleidskaders worden door het college genomen. De grondwaarde wordt getaxeerd door een externe, onafhankelijke taxateur. Grondverkopen en grondaankopen vinden altijd plaats via een notaris. Er zijn meerdere medewerkers (Beleid, Financieel, Juridisch, Civiel) betrokken bij het proces. Besluiten over grondverkoop of grondaankoop die afwijken van door het bestuur vastgestelde beleidskaders worden door het college genomen. De grondwaarde wordt getaxeerd door een externe, onafhankelijke taxateur. Grondverkopen en grondaankopen vinden altijd plaats via een notaris. Er zijn meerdere medewerkers (Beleid, Financieel, Juridisch, Civiel) betrokken bij het proces. Grondverkopen vinden plaats na open inschrijving of meervoudig onderhands, waarbij een extern inkoopbureau het proces begeleidt.
Besluiten over grondverkoop of grondaankoop die afwijken van door het bestuur vastgestelde beleidskaders worden door het college genomen. De grondwaarde wordt getaxeerd door een externe, onafhankelijke taxateur. Grondverkopen en grondaankopen vinden altijd plaats via een notaris. Schonegrondverklaring wordt opgevraagd bij en extern getoetst door de Omgevingsdienst regio Utrecht. Grondexploitatieopzet is vastgesteld door de raad. Bestemmingsplannen worden door de raad vastgesteld. Er worden alleen gerenommeerde planologisch adviesbureaus ingeschakeld. Er wordt gewerkt met doorgerekende scenario’s, waaronder risico-inventarisatie en beheersmaatregelen op de financiële component. Zie inkoop en aanbesteding voor beheersingsmaatregelen m.b.t. aanbestedingsprocedure. Actualisatie grondexploitatie wordt geleid door een extern planeconoom. Actualisatie grondexploitatie wordt vastgesteld door de raad. Grond wordt getaxeerd door een externe taxateur. Actualisatie grondexploitatie wordt geleid door een extern planeconoom. Actualisatie grondexploitatie wordt vastgesteld door de raad. Er is functiescheiding tussen het opstellen van de huur- of pachtovereenkomsten (Vastgoed consulent) en het factureren van de huur- of pachtsommen (Medewerker Financieel Beheer). Doorlopende huurovereenkomsten worden automatisch gefactureerd aan de huurder.
Halfjaarlijks wordt er een volledigheidsanalyse uitgevoerd op de huur- en pachtopbrengsten. Hierover wordt ook gerapporteerd. Voor elk gebouw van de gemeente in de verhuur is een overeenkomst aanwezig. Als het gebouw leegstaat, dan is er een overeenkomst gesloten met een leegstandsbeheerder. Sportaccommodaties (m.u.v. Poortdijk) zijn alleen toegankelijk met een SMS-code. Het verstrekken van deze code zit gekoppeld aan de reserveringen via het reserveringssysteem. Bij annulering vervalt de SMS-code. Bij Poortdijk hebben de huurders een sleutel voor toegang. Hiervoor is een bruikleenovereenkomst getekend. Doordeweeks is Poortdijk volgeboekt door vaste huurders. De gemeente heeft meerdere sporthalbeheerders in dienst. Die controleren elkaar. De sporthalbeheerders doen steekproefsgewijs een controleronde langs de sportaccommodaties.
1
3
3
1
3
3
1
3
3
1
3
3
1
3
3
1
3
3
2
3
6
1
3
3
1
3
3
2
2
4
1
1
1
2
1
2
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Grondexploitatie/Grondverkoop/Gro ndaankoop, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Huur en Pacht waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen. Er wordt daarnaast vastgesteld of de volledigheidsanalyse juist is uitgevoerd.
Inkoop en aanbesteding / Inhuur personeel
De Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. x
3
2
6
x
3
3
9
x
3
3
9
De selectie of gunning van aannemers/leveranciers vindt niet onafhankelijk plaats of er is een schijn van belangenverstrengeling.
Er wordt een opdracht verstrekt door een ambtenaar zonder dat daar mandaat voor is.
Er wordt een bestelling geplaatst door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden. Er worden facturen gestuurd aan de gemeente zonder dat er een prestatie geleverd is. Er worden facturen ≥ €5.000 geaccordeerd voor betaling zonder toestemming van de budgethouder.
x
x
2
3
6
x
3
2
6
3
2
6
In de financiële administratie is systeemtechnisch geborgd dat facturen ≥ €5.000 zowel naar budgetbeheerder als naar budgethouder gaan ter accordering.
3
2
6
Er worden facturen geboekt en betaald voor opdrachten waarbij niet (volledig) de contractafspraken zijn nagekomen.
2
4
2
3
6
2
3
6
1
3
3
2
2
4
1
2
2
1
2
2
2
2
4
1
1
1
1
2
2
2
2
4
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Inkoop en Aanbesteding/Inhuur Personeel waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen. Daarnaast wordt er halfjaarlijks een spendanalyse gemaakt op de inkopen/aanbestedingen/inhuren.
In de financiële administratie is systeemtechnisch geborgd dat facturen ≥ €5.000 zowel naar budgetbeheerder als naar budgethouder gaan ter accordering. In de financiële administratie is systeemtechnisch geborgd dat facturen ≥ €5.000 zowel naar budgetbeheerder als naar budgethouder gaan ter accordering.
x
3
2
6
x
3
1
3
x
2
2
4
x
3
2
6
Privé-uitgaven worden ten laste van de organisatie in rekening gebracht.
Bewuste verschuiving tussen kredieten zodat er geen begrotingsonrechtmatigheid ontstaat.
Zie ook inkoop en aanbesteding
2
Opdrachten ≥ €5.000 worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie. x
Gedane investering door de gemeente bestaat niet.
In de financiële administratie is systeemtechnisch geborgd dat facturen ≥ €5.000 zowel naar budgetbeheerder als naar budgethouder gaan ter accordering. Bij een Europese aanbesteding verklaart de inschrijver dat er juiste en volledige informatie verschaft wordt. Dit wordt achteraf getoetst. Bij een niet-Europese aanbesteding dat via het externe inkoopbureau gaat, wordt een kredietcheck gedaan. In de financiële administratie is systeemtechnisch geborgd dat facturen ≥ €5.000 zowel naar budgetbeheerder als naar budgethouder gaan ter accordering.
Er worden facturen ≥ €5.000 geboekt en betaald voor opdrachten waarvoor geen overeenkomst aanwezig is.
Investeringen
Sportaccommodaties kunnen tot kort van te voren nog verhuurd worden via het reserveringssysteem. Bij iedere inkoop ≥ € 5.000 wordt een inkoopstrategie ingevuld. Bij iedere inkoop ≥ € 30.000 wordt de aanbestedingsprocedure getoetst of begeleid door een extern inkoopbureau. Bij iedere inkoop ≥ € 5.000 wordt een inkoopstrategie opgesteld en vastgelegd waarin een toelichting/motivering wordt gegeven van de keuze voor de uit te nodigen partijen. Deze inkoopstrategie wordt vastgelegd in een inkoopdossier in het zaaksysteem. Bij iedere inkoop ≥ € 30.000 wordt de aanbestedingsprocedure getoetst of begeleid door een extern inkoopbureau. Jaarlijks maakt het externe inkoopbureau een spendanalyse waarbij onder andere de variatie in aannemers/leveranciers in beeld wordt gebracht. De onderlinge vergelijking van de ontvangen offertes vindt plaats op basis van objectieve en controleerbare uitgangspunten welke voorafgaand aan de aanbesteding zijn vastgesteld. De toelichting/motiveringen van de gunningskeuze wordt gedeeld met de inschrijvers. De gunningskeuze wordt vastgelegd in het inkoopdossier. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding toetst de markt impliciet de gunning van de opdracht. Opdrachten ≥ €5.000 worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie.
Opdrachtverstrekking voor meer- en minderwerk wordt schriftelijk onderbouwd, schriftelijk verstrekt aan de opdrachtnemer en vastgelegd in het inkoopdossier in het zaaksysteem. Van declaraties door medewerkers die via de crediteurenadministratie lopen, moet een onderbouwing aanwezig zijn voordat het goedgekeurd wordt. Betalingen aan medewerkers via de crediteurenadministratie worden naast de 'standaard' controles extra gecontroleerd op de betaalbatch door de Medewerker Financieel Beheer. Er wordt een proces verbaal van oplevering of een soortgelijk document vastgelegd in het dossier in het zaaksysteem. Opdrachten ≥ €5.000 worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie. Grootboeken en kostensoorten worden periodiek nagelopen door de Medewerker Financieel Beheer. Budgetoverschrijdingen worden gemonitord door de Financieel consulenten.
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Investeringen, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Leges omgevingsvergunningen
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor een omgevingsvergunning in aanmerking te komen. x
Er wordt een vergunning of een onjuiste vergunning afgegeven, terwijl niet is voldaan aan de wettelijke/gemeentelijke eisen.
3
2
6
x
2
2
4
x
2
2
4
x
2
2
4
x
2
2
4
Leges van omgevingsvergunningen worden bewust verkeerd berekend.
Leges van omgevingsvergunningen worden bewust niet of niet conform de omgevingsvergunning in rekening gebracht.
Leges van omgevingsvergunningen worden niet op een bankrekening van de gemeente ontvangen en hierdoor wordt geld aan de gemeente onttrokken. Mutaties reserves
Er wordt afwijkend van het raadsbesluit onttrokken aan de reserves.
Mutaties voorzieningen
Er worden geen voorzieningen gevormd waar dit op grond van verslaggevingsvoorschriften wel verplicht is om het resultaat hiermee te beïnvloeden. Er worden voorzieningen gevormd/aangehouden die niet noodzakelijk/verplicht zijn om het resultaat hiermee te beïnvloeden.
2
x
3
x
2
1
1
3
2
3
6
x
3
x Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor een parkeervergunning of parkeerabonnement in aanmerking te komen.
1
3
3
x
2
6
3
1
3
x
2
1
2
x
2
2
4
x
2
3
6
Parkeertarieven worden bewust verkeerd geregistreerd in de parkeerautomaten.
Leges van parkeervergunningen of parkeerabonnementen worden niet of te laag in rekening gebracht.
Halfjaarlijks wordt er door de Businesscontroller een volledigheidsanalyse gemaakt op de leges van omgevingsvergunningen, waarbij er aansluiting gemaakt wordt tussen de vergunningenadministratie van ODrU en de financiële administratie van de gemeente. Maandelijks zijn er gesprekken met de budgetbeheerder en ieder kwartaal met de budgethouder over inkomsten en over budgetbewaking.
2
4
1
2
2
1
2
2
1
2
2
1
2
2
Jaarlijks worden bij de jaarrekening de mutaties van de reserves gecontroleerd door een onafhankelijke accountant. Er is functiescheiding tussen besluitvorming (gemeenteraad) en de administratieve verwerking (ambtelijke organisatie). Jaarlijks worden bij de jaarrekening de mutaties van de reserves gecontroleerd door een onafhankelijke accountant. Maandelijks zijn er gesprekken met de budgetbeheerder en ieder kwartaal met de budgethouder over uitgaven en over budgetbewaking. Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden de mutaties voorzieningen gecontroleerd.
1
1
1
2
1
2
1
3
3
1
1
1
2
2
4
Voorzieningen worden onderbouwd met oorzaak en financiële gevolgen.
De uitgaven zijn niet conform het doel van de voorziening gedaan.
Parkeeropbrengsten
Dit deel van het proces is uitbesteed aan Omgevingsdienst regio Utrecht (ODrU): Het is systeemtechnisch zo ingeregeld dat voor elke vergunningaanvraag een collegiale toets plaatsvindt. Deze wordt uitgevoerd door de coördinator en bij diens afwezigheid door de plaatsvervanger. Dit deel van het proces is uitbesteed aan Omgevingsdienst regio Utrecht (ODrU): Het is systeemtechnisch zo ingeregeld dat voor elke legesberekening een collegiale toets plaatsvindt. Deze wordt uitgevoerd door de coördinator en bij diens afwezigheid door de plaatsvervanger. Maandelijks wordt een koppelbestand gestuurd naar de gemeente met de afgegeven vergunning en de berekende leges. Dit koppelbestand wordt ingelezen in de financiële administratie door de Med. Financieel Beheer.
2
Er ligt een raadsbesluit ten grondslag voor een onttrekking aan een reserve. x
Het niet inzichtelijk maken van de beklemming van de reserves, waardoor een grotere bestedingsruimte aanwezig lijkt dan in werkelijkheid het geval is.
Dit deel van het proces is uitbesteed aan Omgevingsdienst regio Utrecht (ODrU): Wanneer de aanvrager onvolledige of onjuiste informatie verstrekt wordt contact opgenomen met de aanvrager. Er wordt geen vergunning verstrekt op basis van onjuiste of onvolledige gegevens. Dit wordt ondervangen door collegiale toets.
Parkeeropbrengsten worden niet ontvangen op de rekening van de gemeente.
Voorzieningen worden opgenomen in de nota Reserves en Voorzieningen. Deze nota wordt jaarlijks geactualiseerd. Maandelijks zijn er gesprekken met de budgetbeheerder en ieder kwartaal met de budgethouder over uitgaven en over budgetbewaking. Tijdens het opstellen van de begroting en de jaarrekening worden de mutaties voorzieningen gecontroleerd. Het verlenen van parkeervergunningen en parkeerabonnementen is uitbesteed aan een externe parkeerbeheerder (P1). P1 voert hier een interne controle op en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring. Het parkeerbeheer is uitbesteed aan P1. P1 voert twee keer per jaar een controle uit op de parkeertarieven bij de parkeerautomaten. Als de gemeente een tariefwijziging doorvoert, dan wordt er een extra controlemoment ingepland. P1 rapporteert over deze controle aan de gemeente. Het innen van parkeeropbrengsten is uitbesteed aan P1. P1 ontvangt de verordeningen met de parkeertarieven van de gemeente. P1 voert hier een interne controle op en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring. Gedurende het jaar worden de parkeeropbrengsten gemonitord aan de hand van financiële rapportages van P1.
Jaarlijks maakt de Financieel adviseur een aansluiting tussen het financieel jaarverslag van P1 en de financiële administratie van de gemeente.
2
1
2
1
1
1
1
2
2
1
3
3
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Leges omgevingsvergunningen, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen. Daarnaast wordt vastgesteld of de volledigheidsanalyse juist is uitgevoerd.
Per jaareinde wordt een steekproefsgewijs gegevensgerichte controle uitgevoerd op het proces Mutaties Reserves, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles uitgevoerd op het proces Mutaties Voorzieningen, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Per jaareinde wordt vastgesteld of er een volledige aansluiting is tussen de specificaties van P1 en de financiële administratie van de gemeente. Het proces Parkeeropbrengsten wordt uitgevoerd door P1. De accountant van P1 toetst of de interne controle goed is uitgevoerd en verstrekt hierover een controleverklaring. De accountant van de gemeente toetst vervolgens of de controleverklaring toereikend is.
Handhavers zetten een fiscale naheffingsaanslag (m.b.t. parkeren) onterecht om in een waarschuwing met als doel er zelf voordeel uit te halen (geld in eigen zak).
Personeels- en salarisadministratie
Het salaris wordt bewust te hoog ingeschaald. Indiensttreding, wijzigingen en uitdiensttreding worden niet juist verwerkt in de personeels- en salarisadministratie. In de personeels- en salarisadministratie zijn personen opgenomen die niet in dienst zijn.
x
3
1
3
x
2
2
4
x
3
1
3
x
3
3
9
x
3
2
6
x
3
1
3
x
3
1
3
De salarisbetaling vindt plaats aan een niet-rechthebbende.
Er wordt een te hoog salaris en/of vergoeding betaald.
Er worden niet-gemaakte kosten of privé-uitgaven gedeclareerd.
Sociaal Domein
De beschikking voor een maatwerkvoorziening (ZIN of PGB) wordt onterecht of onjuist afgegeven. x
2
3
6
3
3
9
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor (een te hoge) Wmo/Jeugd-uitkering (ZIN of PGB) in aanmerking te komen.
x
Bij het uitschrijven van een fiscale naheffingsaanslag wordt altijd een bon verstrekt. Deze bon staat geregistreerd in een computersysteem. De bon kan alleen met opgave van reden omgezet worden naar een waarschuwing. De coördinator van de handhavers monitort dit systeem. De handhavers worden bij indiensttreding extra gescreend op integriteit en moeten bij indiensttreding een VOG P (i.p.v. VOG) inleveren. In de teamoverleggen van de handhavers komt het thema integriteit geregeld aan bod. De arbeidsovereenkomst wordt opgesteld (HR medewerker) en gecontroleerd (HR adviseur en Teamleider) door middel van het vier-ogenprincipe. Alle salarismutaties worden verwerkt (Medewerker Salarisadministratie) en gecontroleerd (HR medewerker) door middel van het vier-ogenprincipe. Het invoeren van nieuwe medewerkers in de salarisadministratie kan alleen met een geldig BSN én een Verklaring Omtrent het Gedrag. Maandelijks wordt een Formatie-Bezettingsoverzicht uitgedraaid uit het salarisadministratiesysteem en door de Financieel consulent besproken met de teamleiders. Maandelijks wordt door de Financieel consulent een aansluiting gemaakt tussen de export loonkosten en het Formatie-Bezettingsoverzicht. Alle salarismutaties worden verwerkt (Medewerker Salarisadministratie) en gecontroleerd (HR medewerker) door middel van het vier-ogenprincipe.
Maandelijks wordt door de Financieel consulent een aansluiting gemaakt tussen de export loonkosten en het Formatie-Bezettingsoverzicht. Alle salarismutaties worden verwerkt (Medewerker Salarisadministratie) en gecontroleerd (HR medewerker) door middel van het vier-ogenprincipe. De Medewerker Salarisadministratie voert schaal en trede in. De bijbehorende salaris van deze schaal en trede zit door de softwareleverancier ingebouwd in het salarisadministratiesysteem. Maandelijks wordt door de Financieel consulent een aansluiting gemaakt tussen de export loonkosten en het Formatie-Bezettingsoverzicht. Declaraties moeten zijn voorzien van originele bewijzen/betaalbewijzen. De ingediende declaraties worden, afhankelijk van soort, gecontroleerd door de HR medewerker, Teamleider en Medewerker Salarisadministratie. Bij sommige declaraties is ook een controle (begrenzing) ingebouwd in het declaratiesysteem. Declaraties van leidinggevenden en van de burgemeester worden door de gemeentesecretaris gecontroleerd en geautoriseerd. Declaraties van de gemeentesecretaris worden gecontroleerd en geautoriseerd door de HR adviseur. Declaraties van het college en de griffie worden gecontroleerd en geautoriseerd door de burgemeester. Gedurende het proces wordt controle-technische functiescheiding toegepast en is er controle op beleidsmatige en inhoudelijke aspecten.
Er wordt daarnaast gecontroleerd of de aanvrager een inwoner van de gemeente is. Informele regel: medewerkers behandelen geen aanvragen van bekenden en als de aanvrager voor meerdere medewerkers uit het team een bekende is, dan wordt de aanvraag door een buurgemeente in behandeling genomen. De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken(voor zover mogelijk van derden) voor het cliëntdossier. Bij inwoners die voor het eerst een aanvraag doen, wordt een huisbezoek afgelegd, waarbij tijdens het gesprek gekeken wordt of het verhaal van de cliënt overeenkomt met wat de medewerker ziet. Er zijn duidelijke richtlijnen opgesteld waaraan de aanvrager dient te voldoen.
2
1
2
1
2
2
1
1
1
1
3
3
1
2
2
1
1
1
1
1
1
1
3
3
2
3
6
1
3
3
Er kunnen inlichtingen bij derden (bijvoorbeeld behandelaar) ingewonnen worden.
Er wordt betaald voor een maatwerkvoorziening (ZIN of PGB), terwijl daarvoor geen of een andere beschikking is afgegeven. x
2
3
6
Regievoeren: gedurende de looptijd van de maatwerkvoorziening is er contact met de cliënt. De administratieve taken en de inkooptaken voor het Sociaal Domein heeft de gemeente samen met andere gemeenten belegd bij de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL). RBL voert een interne controle uit en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring.
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Personeelsen salarisadministratie, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Sociaal Domein, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen. Een deel van het proces wordt uitgevoerd door de RBL. De accountant van de RBL toetst of de interne controle goed is uitgevoerd en verstrekt hierover een controleverklaring. De accountant van de gemeente toetst vervolgens of de controleverklaring toereikend is.
Er wordt betaald voor een maatwerkvoorziening (ZIN of PGB) zonder dat er een prestatie is geleverd.
x
Er wordt afwijkend van de PGB-beschikking zorg verleend (beschikking vs. uitnutting).
3
3
9
x
3
3
9
x
3
3
9
Er wordt ontoereikende zorg verleend.
Subsidiebaten
Subsidievoorwaarden worden niet nageleefd, waardoor de subsidiebaten onrechtmatig worden besteed en te hoog worden verantwoord in de financiële administratie.
De administratieve taken en de inkooptaken voor het Sociaal Domein heeft de gemeente samen met andere gemeenten belegd bij de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL). RBL voert een interne controle uit en laat dit ook toetsen door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring. Regievoeren: voor de maatwerkvoorziening Begeleiding en voor Jeugdhulp worden extra contactmomenten ingepland om de prestatielevering van de maatwerkvoorziening te monitoren. Signalen van niet geleverde prestaties kunnen gemeld worden bij het Regionaal Meldpunt Zorgfraude. Het Regionaal Meldpunt Zorgfraude onderzoekt vervolgens deze signalen. Klachten over niet geleverde prestaties die bij de gemeente binnenkomen, worden onderzocht door de gemeente. Inwoners die een maatwerkvoorziening ontvangen, moeten hiervoor een eigen bijdrage betalen. Die melden zich als de toegekende maatwerkvoorziening niet geleverd wordt. De medewerkers van de Midoffice monitoren maandelijks het bestedingspatroon van de PGB. Bij een afwijkend bestedingspatroon wordt onderzocht wat de reden is. ZIN: De RBL doet een kwaliteitscontrole op de zorgaanbieders. PGB: Bij herindicatie wordt de kwaliteit van zorg getoetst a.d.h.v. behaalde doelen.
2
3
6
2
3
6
2
3
6
Als de subsidie niet volgens de subsidievoorwaarden wordt besteed, dan wordt in de vaststellingsbeschikking de subsidie lager vastgesteld en bepaald dat (een deel van) het subsidiebedrag terugbetaald moet worden. x
2
2
4
1
2
2
Bij het opstellen van de jaarrekening worden door de Financieel adviseurs de balansboekingen gedaan aan de hand van de SiSa-lijst en de realisatie. Subsidieverstrekkingen
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt met als doel om voor subsidies in aanmerking te komen.
x
3
3
9
Er worden (te hoge) subsidies verstrekt waarbij een bestuurder of ambtenaar persoonlijk belang heeft.
Er worden subsidies uitbetaald zonder dat een beschikking is afgegeven.
x
3
3
9
x
2
3
6
3
3
9
De subsidievoorwaarden worden niet nageleefd. x
Verslaggeving
In de verslaggeving / budgetten worden aanpassingen gedaan om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.
Bewust bedragen/facturen/nota's/memorialen verwerken in het verkeerde boekjaar.
x
3
3
9
x
3
2
6
Nieuwe subsidieaanvragers moeten bij de aanvraag een oprichtingsakte en het meest recente jaarverslag indienen. Alle subsidieaanvragen en de subsidieverantwoordingen ≥ €7500 worden getoetst doormiddel van het vier-ogenprincipe (Medewerker Subsidies en Beschikkingen en Beleidsmedewerker). Grote subsidies worden getoetst door de Businesscontroller. Het subsidiedossier wordt vastgelegd in het zaaksysteem. De aanvraag verloopt via een digitaal aanvraagformulier, waarin richtlijnen zijn opgesteld waaraan een aanvrager dient te voldoen. Structurele subsidies worden jaarlijks door het college vastgesteld. Alle subsidieaanvragen en de subsidieverantwoordingen ≥ €7500 worden getoetst doormiddel van het vier-ogenprincipe (Medewerker Subsidies en Beschikkingen en Beleidsmedewerker). Grote subsidies worden getoetst door de Businesscontroller. Het subsidiedossier wordt vastgelegd in het zaaksysteem. De subsidiebeschikking dient als basis voor de subsidiebetaling. Dit wordt door de financiële administratie getoetst. Voor subsidieverstrekkingen ≥ €7500 is een subsidieverantwoording verplicht en deze wordt getoetst middels het vier-ogenprincipe (Medewerker Subsidies en Beschikkingen en Beleidsmedewerker). Voor subsidieverstrekkingen < €7500 wordt steekproefsgewijs subsidieverantwoordingen opgevraagd en getoetst.
In de financiële kwartaalrapportages en in de jaarrekening wordt een analyse gemaakt van afwijkingen ten opzichte van onder andere jaarbudgetten, kwartaalbudgetten, cumulatieve voortgang gerealiseerde kosten en prognoseontwikkelrichting. Voor de functie van Financieel adviseur zijn twee functionarissen. Ook is er een verantwoordelijke teamleider. Er is functiescheiding tussen de beleidsafdeling/budgetbeheerders/budgethouders en de financiële administratie.
2
3
6
2
3
6
1
3
3
1
3
3
2
3
6
2
2
4
Per jaareinde wordt een steekproefsgewijs gegevensgerichte controle uitgevoerd op het proces Subsidiebaten, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen. Gedurende het jaar worden steekproefsgewijs gegevensgerichte controles en een lijncontrole uitgevoerd op het proces Subsidieverstrekkingen, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
Per jaareinde wordt een steekproefsgewijs gegevensgerichte controle uitgevoerd op de memoriaalboekingen, waarbij er getoetst wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de beheersingsmaatregelen.
DEEL B Activiteit/Proces
Risicodefinitie
Fraude M&O
Algemeen Algemene Uitkering Bestuur en besluitvorming
De indicatoren die de algemene uitkering bepalen, worden aangepast.
x
De inhoud van besluitvorming wordt gemanipuleerd.
x
Besluitvorming vindt onbevoegd plaats.
x
Juridische adviseur toets voorafgaand aan het besluit of het besluit conform mandaatbesluit wordt genomen. Besluiten worden door gehele college/raad genomen. Bestuurders leggen bezoeken aan organisaties/bedrijven altijd in het bijzijn van een ambtelijke medewerker af. Dit geldt ook voor het voeren van gesprekken door bestuurders. In het mandaatbesluit is geregeld dat wethouders geen zelfstandig tekenbevoegdheid hebben en anders ligt er een aparte machtiging aan ten grondslag. Informele regel: wethouders voeren in duo's hun werkzaamheden uit; elkaar blijven informeren is daarom noodzakelijk. Zie de beheersingsmaatregel onder 'Algemeen'.
Er worden onrechtmatige toezeggingen gedaan. x
Burgemeester of wethouder informeert het college onvoldoende of niet tijdig met als reden (kennis)voorsprong of (eigen/partij)belang.
x
College informeert de raad onvoldoende of niet tijdig met als reden bestuurlijk belang.
x
Door 'korte lijntjes' tussen het college en de griffie wordt voor het college alle gelegenheid geboden om de raad (via de griffie) direct te informeren. Het college kan indien gewenst bij een raadsvergadering mededelingen doen. Zie de beheersingsmaatregel onder 'Algemeen'. Besluiten worden door gehele college/raad genomen. Jaarlijks wordt er een kennisbijeenkomst belegd over ondermijning dat geleid wordt door een extern bureau.
Besluitvorming wordt beïnvloed door druk van buitenaf (chantage/ondermijning). x Adviezen vanuit de ambtelijke organisatie voor besluitvorming zijn niet onafhankelijk.
Alle besluiten worden voorgelegd voor additionele advisering aan interne adviseurs uit verschillende disciplines. De betrokken teamleiders en de gemeentesecretaris oefenen toezicht uit. Besluiten worden door gehele college/raad genomen. Er zijn meerdere personen betrokken bij een besluitvormingsproces. Alle besluitstukken worden ambtelijk vastgelegd in het zaaksysteem. Handelingen in het zaaksysteem worden gelogd. Alle besluitstukken worden ambtelijk voorbereid en dossiers worden ambtelijk vastgelegd in het zaaksysteem. Raadsbesluiten worden gearchiveerd in het raadsinformatiesysteem. Medewerkers kunnen geen documenten verwijderen uit het zaaksysteem, maar alleen in een prullenbak zetten. Medewerkers Informatie checken periodiek de documenten die in de prullenbak staan en vernietigen de documenten als dat wettelijk kan. Documenten die vernietigd worden, worden op een vernietigingslijst gezet. Vernietigingshandelingen worden geregistreerd in een logbestand.
x
Een medewerker past besluiten aan. x Belangrijke stukken worden vanwege persoonlijke belangen bewust niet bewaard, maar vernietigd. x
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om verkiesbaar te worden gesteld.
x
Het verloop van de verkiezingen worden op onrechtmatige wijze beïnvloedt. x
Getroffen interne beheersingsmaatregelen In de beleidsnota fraude, integriteit en misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente IJsselstein 2023 staat beschreven hoe de gemeente in opzet aandacht heeft voor integriteit binnen de ambtelijke organisatie. Er wordt gewerkt volgens het vier-ogenprincipe; uitwerken en opstellen door de Financieel consulenten, controleren door de Financieel adviseurs. Besluiten worden door gehele college/raad genomen. Dit geldt overigens niet voor de burgemeester. Raadsleden stemmen zonder last of ruggenspraak. Er is in alle gevallen sprake van onafhankelijke, ambtelijke advisering bij besluitvorming. Afwegingen en motivering van besluiten worden helder vastgelegd in de notulen en beslisdocumenten. Er gelden voor raad en college reglementen van orde. Informele regel: belanghebbende college-/raadsleden vergaderen en stemmen als uitgangspunt niet mee. Dit wordt dan ook vastgelegd in de notulen. Er is zoveel mogelijk inzicht in de nevenfuncties en nevenwerkzaamheden van besluitbevoegde functionarissen. Dit wordt openbaar bekend gemaakt via de website van de gemeente. Opgedragen bevoegdheden (mandaat, volmacht, machtiging) zijn vastgelegd in een mandaatbesluit. Overgedragen bevoegdheden liggen vast in afzonderlijke delegatiebesluiten. Het mandaatbesluit is openbaar bekendgemaakt en staat ook op het intranet van de gemeente.
Er is een interne notitie waarin de rollen van de raad, het college en de burgemeester zijn beschreven.
Kandidatenlijsten worden gescreend. Alleen geregistreerde partijen kunnen kandidatenlijsten aanleveren. De door de kandidaten aangeleverde informatie wordt gecontroleerd. Er is een duidelijke procedure ten aanzien van het stemproces. Er wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of het stemproces onafhankelijk plaatsvindt. Stembureaus zijn altijd bemenst door ten minste drie personen. De samenstelling van de leden van het stembureau wordt onafhankelijk bepaald. Leden van het stembureau vervullen geen functie bij één van de verkiesbare partijen.
Burgerzaken
Leges van burgerzaken worden niet in rekening gebracht.
Aanvragen kunnen niet worden verwerkt zonder dat deze in Key2Burgerzaken worden geregistreerd. De toewijzing van klanten aan baliemedewerkers gebeurt op basis van willekeur/volgorde van binnenkomst.
x
Leges van burgerzaken worden met een onjuist tarief in rekening gebracht.
x
Er wordt contant geld ontvreemd van de gemeente. x Er worden waardedocumenten ontvreemd van de gemeente.
x
Er wordt vertrouwelijke/beschermde informatie verstrekt aan onbevoegde partijen/individuen. x
Onbevoegde partijen/individuen eigenen zich vertrouwelijke/beschermde informatie toe. Gemeentelijke bijdragen
x
Verbonden partijen maken cruciale informatie niet (op tijd) kenbaar met (grote) gevolgen voor de dienstverlening en/of uitgaven van de gemeente.
x
Leerlingenvervoer Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor leerlingenvervoer in aanmerking te komen. x
Maandelijks wordt er een cijferanalyse uitgevoerd op de verstrekte en betaalde rijbewijzen en reisdocumenten. Alleen de Applicatiebeheerder Key2Burgerzaken kan tarieven wijzigen in het systeem. De invoer wordt gecontroleerd door middel van het vier-ogenprincipe. Wijziging in het systeem worden geregistreerd in een logbestand. Wijzigingen kunnen pas na 24 uur ingaan. Er wordt gewerkt met voorgeprogrammeerde producttarieven in Key2Burgerzaken. Dit is ook rechtstreeks gekoppeld aan Key2Betalen. Klantadviseurs moeten voor betalingen inloggen in Key2Betalen. Alle betalingen worden geregistreerd in een logbestand. Maandelijks wordt er een cijferanalyse uitgevoerd op de verstrekte en betaalde rijbewijzen en reisdocumenten. Contante betalingen worden gedaan via een Safepay; de contanten komen bij het afstorten van het geld direct in een kluis waartoe medewerkers geen toegang hebben. Er wordt dagelijks een kasstaat opgemaakt met pin- en contante betalingen. Paspoorten en reisdocumenten komen alleen op aanvraag binnen. Overige waardedocumenten worden alleen aangemaakt en afgedrukt op het moment dat er een mutatie is en de medewerker akkoord geeft in Key2Burgerzaken. Alle waardedocumenten worden opgeslagen in een goedgekeurde kluis. De ruimte waar de kluis staat is voor een beperkt aantal functies toegankelijk en er staat een alarm op deze ruimte.
De kluis wordt alleen geopend aan het begin van de dag en aan het einde van de dag om de dagvoorraad te pakken/op te bergen. De dagvoorraad wordt bewaard in een dagkluis. Deze dagkluis is voor een beperkt aantal functies toegankelijk. De voorraad wordt maandelijks geïnventariseerd door de Consulent Dienstverlening en de klantadviseur die op dat moment dienst heeft. Overdracht leverancier-gemeente: alleen Klantadviseurs mogen waardedocumenten in ontvangst nemen. Dit staat met naam en handtekening geregistreerd. Het in ontvangst nemen van waardedocumenten gebeurd door middel van akkoord via een QR-code en op basis van legitimatie. Overdracht gemeente-inwoner: uitreiking van waardedocumenten worden geregistreerd in de Basisregistratie Personen (BRP) en gelogd in Key2Burgerzaken. Aan de hand van de mutatie wordt een uitreikformulier uit het systeem. Dit formulier wordt ondertekend door de inwoner. Ingenomen en verschreven waardedocumenten worden direct onherstelbaar vernietigd. Alle handelingen in de BRP worden geregistreerd in een logbestand. Vertrouwelijke/beschermde informatie wordt alleen meegegeven bij (machtiging en) legitimatie. Als inwoners gegevensbeperking hebben aangevraagd, dan wordt er eerst toestemming gevraagd aan de inwoner.
Als de informatie wordt verstrekt aan iemand met een machtiging, dan wordt in de BRP vastgelegd door wie en aan wie de informatie is verstrekt. Een beperkt aantal functies hebben toegang tot de BRP. Alle handelingen in de BRP worden geregistreerd in een logbestand. De gemeente heeft met iedere verbonden partij een dienstverleningsovereenkomst voor de uitbestede taken. Daarnaast is er voor iedere verbonden partij vanuit de gemeente een Accounthouder aangesteld. Het monitoren van de uitbestede taken wordt gedaan in samenspel tussen de Accounthouder en een Businesscontroller. Gedurende het jaar toetsen de Businesscontrollers de begroting en budgetten van de verbonden partijen en monitoren de financiële effecten voor de gemeente. Alle Planning&Control-documenten van de verbonden partij worden besproken in en geaccordeerd door het dagelijks en algemeen bestuur van de verbonden partij. De gemeente maakt onderdeel uit van dit dagelijks en/of algemeen bestuur. De gemeentelijke bijdragen worden verantwoord in de jaarrekening van de verbonden partij. De verbonden partij laat dit controleren door een onafhankelijke accountant. Deze accountant verstrekt jaarlijks een controleverklaring. De aanvraag verloopt via een digitaal aanvraagformulier, waarin richtlijnen zijn opgesteld waaraan een aanvrager dient te voldoen. De aanvrager ondertekent dat het formulier naar waarheid is ingevuld.
De aanvraag moet onderbouwd worden met bewijsstukken, zoals een toelaatbaarheidsverklaring van een school en een verklaring van een externe deskundige dat de leerling niet zelfstandig naar school kan (indien aanvraag voor begeleiding. Bij een eerste aanvraag worden de gegevens gecontroleerd aan de hand van de BRP.
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt (bijvoorbeeld over de hoogte van het inkomen) waardoor er een te lage eigen bijdrage wordt betaald. Het recht op leerlingenvervoer wordt onterecht toegewezen.
x x
De eigen bijdrage voor leerlingenvervoer wordt niet of te laag in rekening gebracht. x Ritten worden onterecht gedeclareerd (risico op aantal). x
De medewerkers Administratie/Beschikkingen doen maandelijks een interne controle op de factuur van de taxivervoerder, waarbij alle inhoudelijke mutaties van de betreffende maand gecontroleerd worden.
x
De medewerkers Administratie/Beschikkingen doen maandelijks een interne controle op de factuur van de taxivervoerder, waarbij alle inhoudelijke mutaties van de betreffende maand gecontroleerd worden.
Ritten worden niet gedeclareerd conform contractafspraken (risico op bedrag).
Overige baten
Verschuldigde leges (o.a. vergunningen APV, marktgelden, servicekosten) worden bewust verkeerd berekend. Overige baten worden niet of te laag in rekening gebracht.
Er is functiescheiding tussen het verstrekken van de vergunning of het aangaan van een overeenkomst en het in rekening brengen van de baten. Er is functiescheiding tussen het verstrekken van de vergunning of het aangaan van een overeenkomst en het in rekening brengen van de baten. Overeenkomst of vergunningenbesluit is de basis voor de nota. Maandelijks zijn er gesprekken met de budgetbeheerder en ieder kwartaal met de budgethouder over inkomsten en over budgetbewaking. Anterieure overeenkomsten worden geregistreerd in de projectenadministratie. Elke geldverstrekker eist dat leningsovereenkomsten worden getekend door een wettelijke vertegenwoordiger (burgemeester). Er zijn duidelijke uitgangspunten en voorwaarden voor het aantrekken van leningen opgenomen in de Treasurystatuut. Er is functiescheiding tussen het behandelen van garantieaanvraag, de toekenning van de garantie en de registratie van de toegekende garantie. Garantstellingen verlopen via een collegebesluit of een raadsbesluit (afhankelijk van de hoogte van het bedrag). Er zijn duidelijke voorwaarden voor garantieverstrekking opgenomen in het bestuurlijk vastgestelde Treasurystatuut. Garantie wordt alleen verstrekt als het door een externe waarborgfonds of intern is getoetst.
x x
Overige baten worden niet op een bankrekening van de gemeente ontvangen en hierdoor wordt geld aan de gemeente onttrokken. Treasury
x
Het aantrekken van leningen vindt niet onafhankelijk plaats. x Het verstrekken van garanties vindt niet onafhankelijk plaats en is in strijd met de financiële verordening. x
Er wordt onjuiste of onvolledige informatie verstrekt om voor een garantie in aanmerking te komen. De lening wordt niet afgelost. Rentebaten of dividendopbrengsten worden niet of te laag ontvangen.
De aanvrager moet de informatie voor het al dan niet betalen van een eigen bijdrage indienen door middel van het IB 60-formulier van de Belastingdienst. In het proces moet een tweede medewerker de toekenning/afwijzingen gecontroleerd hebben om het dossier te kunnen afsluiten. De eigen bijdrage voor leerlingenvervoer wordt door middel van functiescheiding in rekening gebracht; de Medewerker Administratie/Beschikkingen en de Medewerker Financieel Beheer voeren dit proces uit.
x x x
Er zijn duidelijke voorwaarden voor garantieverstrekking opgenomen in het bestuurlijk vastgestelde Treasurystatuut. Leningen worden automatisch afgelost. Dit is in het financieel systeem geborgd. Er wordt jaarlijks een volledigheidsanalyse voor rentebaten en dividendopbrengsten gemaakt.