3.1 Rapport Participatietraject CF IJsselstein

Participatietraject combinatiefuncties Aanbevelingen voor nieuw beleid

Eindrapportage Gemeente IJsselstein

BMC Oktober 2020 A. Billekens B. van der Heijden Projectnummer: PO014586 Classificatie: Intern gebruik Status: Definitief

BMC Advies B.V. P.O. box 490 3800 AL Amersfoort

Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort

T +31 (0)33 496 52 00 www.bmc.nl

KVK 32078667 IBAN NL91ABNA0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Inhoud Hoofdstuk 1 Het traject

3

1.1 Aanleiding/achtergrond

3

1.2 Plan van aanpak

4

Hoofdstuk 2 De bevindingen

6

2.1 Huidige situatie

6

2.2 De gewenste situatie

8

Hoofdstuk 3 Conclusies

12

Hoofdstuk 4 Aanbevelingen

15

Bijlage 1 Overzicht interviews + deelnemende organisaties werksessie 18 Bijlage 2 Matrix Organisatiescenario’s

20

Bijlage 3 Doelen-Inspanningen-Netwerk

21

Dit document is opgesteld door BMC en de (auteurs)rechten met betrekking tot de inhoud en het format van dit document berusten bij BMC. Dit document is uitsluitend bedoeld voor gebruik door de opdrachtgever en mag niet worden gepubliceerd of aan anderen ter beschikking worden gesteld zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van BMC.

2/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Hoofdstuk ​1

Het traject

1.1 ​Aanleiding/achtergrond De gemeente IJsselstein zet samen met diverse partners uit de sport-, onderwijs-, welzijns- en cultuursector al jaren combinatiefunctionarissen en buurtsportcoaches (hierna te noemen: functionarissen) in om inwoners te motiveren voor deelname aan sport, bewegen en cultuur. Sinds 2010 benut de gemeente hiervoor de Brede Regeling Combinatiefuncties (in beginsel tot en met 2018, ‘Brede Impuls Combinatiefuncties’ genaamd). De doelstellingen van het combinatiefunctieproject voor de periode 2017-2020 zijn: 1. het bevorderen van de sport- en cultuurparticipatie onder de inwoners van IJsselstein; 2. het uitbreiden van het aantal samenwerkingsverbanden tussen scholen en verenigingen om het sport- en cultuuraanbod op het primair en voortgezet onderwijs te bevorderen; 3. het uitbreiden van het aantal samenwerkingsverbanden tussen sportverenigingen; 4. het uitbreiden van het aantal sport- en beweegactiviteiten in de openbare ruimte die toegankelijk zijn voor elke bewoner van IJsselstein; 5. het uitbreiden van het aantal sport- en beweegactiviteiten voor kwetsbare groepen voor wie sport en bewegen niet altijd vanzelfsprekend is; 6. de bekendheid van sport- en cultuurverenigingen bij alle inwoners van IJsselstein bevorderen; 7. inwoners van IJsselstein bewustmaken van het belang van een actieve leefstijl en gezonde voeding.

Voor de aanstelling van de functionarissen in 2019 ontvangt de gemeente € 142.000,-- aan rijkssubsidie. In 2020/2021 wordt er circa 7,3 fte functionarissen gefinancierd. De subsidiebijdrage vanuit het Rijk is 40% van de totale kosten. De gemeente (geraamd jaarlijks € 99.000,--) en partners (als zijnde werkgever) financieren de overige 60%. Voor de uitvoering van de Brede Regeling Combinatiefuncties heeft de gemeente momenteel (tot augustus 2021) uitvoeringsovereenkomsten lopen met elf verschillende partners. Deze partners hebben als werkgever de primaire verantwoordelijkheid en zeggenschap over de inzet van de functionaris. In deze situatie is de functionaris hoofdzakelijk actief in het belang van zijn/haar werkgever en kan de functionaris in mindere mate dienend zijn aan een breder maatschappelijk belang. Evaluatie combinatiefunctie project 2017-2020 Eind 2019 is er een gemeentelijke evaluatie uitgevoerd naar het combinatiefunctieproject. Met alle reeds betrokken partners/werkgevers is gesproken over de uitgevoerde activiteiten, successen, eventuele belemmeringen en visie op de toekomst. Gekeken naar de algemene doelstellingen van het project, bleek uit de evaluatie dat er veel positieve resultaten geboekt zijn (activiteiten voor scholieren/jeugd, evenementen). Tevens is geconcludeerd dat er nog ruimte voor verbetering is.

Met betrekking tot inhoud: Meer doelgroepen bedienen: ouderen, mensen met een beperking, mensen in armoede. Meer samenwerking tussen sportaanbieders,

3/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

meer bekendheid sport- en beweegaanbod en meer aandacht voor een gezonde leefstijl. Met betrekking tot de organisatie: Meer samenwerking tussen functionarissen en met diverse partners. Meer aansluiting bij het gemeentelijke beleid en de landelijke doelstellingen (hierin is ook meegenomen dat de Brede Regeling Combinatiefuncties per 2019 vernieuwde landelijke uitgangspunten hanteert) én een meer verbindende/organiserende rol vervullen. Naar aanleiding van de gemeentelijke evaluatie van het combinatiefunctieproject, maar ook van de ontwikkeling van de nieuwe beleidsnota sport ‘IJsselstein in beweging 2020-2024’ én het lokale sportakkoord, wil de gemeente onderzoeken in hoeverre het combinatiefunctieproject op een andere manier beter tot zijn recht kan komen (Raadsinformatiebrief 6 februari 2020, ‘Toekomst van het combinatiefunctie project IJsselstein’). Met daarbij de vraag hoe de werkzaamheden van de functionarissen meer en beter kunnen worden afgestemd op de gemeentelijke visie en het gesloten sportakkoord, om zodoende een breder maatschappelijk effect te realiseren. Aansluiting vinden met de wensen en behoeften van de diverse belanghebbende maatschappelijke organisaties is hierbij ook van belang.

In navolging van de gesprekken die de gemeente IJsselstein reeds met alle partners heeft gevoerd over de inzet van de functionarissen in de afgelopen jaren, heeft BMC als onafhankelijke partij de opdracht gekregen om een participatietraject uit te voeren en te begeleiden. Dit traject is gericht op een evaluatie van de huidige situatie met betrokken partners/werkgevers, het in beeld brengen van de wensen/behoeften en kansen voor een nieuwe situatie en het onderzoeken van mogelijke scenario’s voor de uitvoering van het project in de nieuwe situatie. Het gevolgde traject resulteert in aanbevelingen over de wijze waarop de gemeente IJsselstein, met draagvlak, optimaal invulling en uitvoering kan geven aan de Brede Regeling Combinatiefuncties. Deze aanbevelingen stellen de gemeente in staat om een plan van aanpak op te stellen voor de uitvoering van het combinatiefunctieproject vanaf augustus 2021. 1.2 ​Plan van aanpak In het proces om te komen tot aanbevelingen voor een optimale invulling en uitvoering van de Brede Regeling Combinatiefuncties in de gemeente IJsselstein, zijn een viertal stappen doorlopen: 1. onderzoek (documentstudie, 10 interviews, 1 werksessie sociaal domein); 2. analyse (3 benchmarkgesprekken, verkenning scenario’s uitvoering); 3. toetsing (werksessie belanghebbende maatschappelijke organisaties); 4.

aanbevelingen (bespreken concept en uitwerking definitief rapport). Deze stappen zijn eerder uitgebreid beschreven in de offerte/het plan van aanpak. Gedurende de stappen zijn er meerdere voortgangs- en toetsingsgesprekken gevoerd met de opdrachtgever. Draagvlak Om draagvlak te creëren voor de aanbevelingen hebben de adviseurs zich goed georiënteerd op de vraagstelling van de gemeente, zijn alle partners/werkgevers uitgebreid gehoord in een persoonlijk gesprek, is er een gerichte benchmark

4/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

uitgevoerd in de directe omgeving van IJsselstein, en zijn de bevindingen en voorlopige conclusies getoetst bij de opdrachtgever en belanghebbende maatschappelijke organisaties. In twee afzonderlijke werksessies is bovendien de gewenste situatie verder uitgewerkt; enerzijds met beleidsadviseurs Sociaal Domein, anderzijds met maatschappelijke organisaties (vanuit onder andere sport/bewegen, onderwijs, zorg/welzijn). Zie bijlage 1 voor een overzicht van de interviews en een overzicht van de deelnemende maatschappelijke organisaties. Brede scope In het proces is door de adviseurs een brede scope gehouden, hierbij is niets of niemand uitgesloten. Ten aanzien van inhoud (rol/taak/functies) zijn alle wensen en behoeften opgehaald. Er zijn op voorhand geen kaders gesteld aan wat er in de nieuwe situatie al dan niet mogelijk is. Gericht op het aspect van structuur/organisatie, zijn er in de analysefase drie verschillende scenario’s verkend: 1. coördinatie en uitvoering onderbrengen bij gemeente; 2. inhoud en coördinatie via gemeente, uitvoering bij externe organisatie (waarbij in theorie wederom de keuze voor meerdere werkgevers gemaakt kan worden, vergelijkbaar met huidige situatie); 3. volledige opdracht, coördinatie en uitvoering bij externe organisatie. Zie bijlage 2 voor een matrix van deze scenario’s met bijbehorende voor- en nadelen (op hoofdlijnen).

Afbakening Los van de globale verkenning op de hierboven genoemde scenario’s, is de focus van de conclusies en aanbevelingen hoofdzakelijk gericht op de inhoud. Dit betekent dat de aanbevelingen met name betrekking hebben op het doel, de opdracht en de inhoud van het combinatiefunctieproject en de inspanningen binnen dit project in de nieuwe situatie, en minder op de financiële consequenties en de uiteindelijke keuze voor een organisatiestructuur. Deze keuzes dienen te volgen op een helder plan voor en consensus over de inhoud. Bij aanvang van het participatietraject is tevens bekend dat het mogelijk is om in een aanbestedingstraject meerdere vormen van organisatiestructuur open te houden (in afwachting van de offerte/het plan van aanpak van de betreffende inschrijvende partijen).

5/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Hoofdstuk 2

De bevindingen

2.1 Huidige situatie De documentstudie, interviews en werksessies hebben inzichten opgeleverd ten aanzien van de ervaren huidige situatie. De elf huidige partners/werkgevers hebben hier in een gesprek met de gemeente (evaluatie eind 2019) en binnen het participatietraject, onder begeleiding van BMC, hun input voor geleverd. Hierin zijn duidelijke overeenkomsten te herkennen. Deze zijn hieronder geclusterd weergegeven. Positieve resultaten en effecten als gevolg van de inzet van de functionarissen worden herkend, zoals: ● verbeterd contact en samenwerking tussen scholen en sportverenigingen: ○ uitvoering clinics; ○ ontwikkeling laagdrempelig; kennismakings-/activiteitenprogramma. ● verbeterde kwaliteit bewegingsonderwijs; ● aandacht voor een breed aanbod van kunst-, cultuur- en muziekactiviteiten op scholen, met koppeling naar lokale aanbieders; ● meer bekendheid enkele specifieke verenigingen/typen sporten (korfbal, worstelen), met een ledentoename als resultaat; ● ontwikkeling nieuw succesvol sportaanbod (peutervoetbal, walking football); ● verbeterde samenwerking tussen domeinen (voorbeeld sport en onderwijs/scholen met welzijn/jongerenwerk); ● toegenomen beweegaanbod en aandacht voor gezonde voeding binnen de kinderopvang.

Volgens de huidige betrokken partners dragen kennis, kunde en bevlogenheid van de functionarissen in belangrijke mate bij aan bovenstaande positieve resultaten en effecten. Tevens zijn er diverse knel-/verbeterpunten benoemd, die ook worden herkend door de diverse partners. Het gaat hierbij om: Versplintering Men ervaart onvoldoende samenhang en afstemming tussen de functionarissen en de diverse taken/rollen die zij vervullen (met dubbelingen in activiteiten tot gevolg). Er is geen teamgevoel. Tevens ontbreekt er een duidelijk collectief doel: maatschappelijke meerwaarde creëren voor IJsselstein. Het is hierdoor ook niet goed mogelijk om één van de functionarissen een effectieve regierol te laten vervullen. Dit alles vertaalt zich in gebrekkige zichtbaarheid en herkenbaarheid binnen de samenleving. Functionarissen en vrijwilligers weinig flexibel en inzetbaar Enkele functionarissen hebben een beperkte aanstelling (fte). Als gevolg van het kleine aantal beschikbare uren per week is de flexibiliteit en inzetbaarheid van de betreffende functionarissen beperkt. Hetzelfde geldt voor de flexibiliteit en inzetbaarheid van sportaanbieders voor het verzorgen van clinics binnen het onderwijs (tijdens en/of na schooltijd). Het

6/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

merendeel van de sportaanbieders moet hiervoor een beroep doen op vrijwilligers, die vaak overdag werken. Maatschappelijk effect beperkt Als gevolg van de huidige organisatievorm investeren en profiteren enkele organisaties aanzienlijk, waar andere organisaties geen enkele mogelijkheid hebben om te profiteren van de inzet van de functionaris(sen). Deze situatie doet zich met name voor in het verenigingsleven, waar alleen één voetbalvereniging, de korfbal- en worstelvereniging de beschikking hebben over een functionaris. Sport/bewegen versus kunst/cultuur Beide domeinen hebben verschillende typen doelstellingen, activiteiten, kanalen en contactpersonen. Het lukt onvoldoende om te profiteren van elkaars kennis, ervaring en netwerk binnen de gemeente IJsselstein. Aanvullende bevindingen Aanvullend op bovenstaande knel-/verbeterpunten, benoemd door de huidige partners/werkgevers, hebben de onafhankelijke adviseurs de volgende opvallende aspecten geconstateerd: Verschillende doelen/belangen Betrokken partners hebben verschillende belangen bij het inzetten van de functionarissen. Het gaat zowel om inhoudelijke als meer organisatorische aspecten. Een voorbeeld: ● Een sportvereniging wil vooral de eigen sportdiscipline promoten en gaat voor een specifieke sporttechnische uitvoering. De rol van de functionaris is specialistisch.

Dit terwijl een school een breed sport-generiek aanbod zoekt om leerlingen laagdrempelig kennis te laten maken met alle typen sport- en beweegactiviteiten. Daarbij is de rol van de functionaris meer verbindend en coördinerend. Doelen onvoldoende geoperationaliseerd en gemonitord De geformuleerde doelstellingen in uitvoeringsovereenkomsten tussen gemeente en huidige partners/werkgevers zijn weinig concreet. Hierop wordt bovendien onvoldoende gestuurd door middel van monitoring en evaluatie. Verschil in cofinanciering Er is geen eenduidige wijze van cofinanciering (40%/60%) door de huidige partners/werkgevers. Het gaat van geen financiële bijdrage tot een gedeeltelijke tot een volledige financiële bijdrage van 60%. Hierbij speelt mee dat de gemeente ook zelf financiële middelen inlegt. Enkele partners dragen bij in eigen uren/materiaal/ontwikkelde programma’s, etc. Beperkt bereik De activiteiten/werkzaamheden van de functionarissen zijn met name gericht op het motiveren van jeugd voor deelname aan sport, bewegen en cultuur. Kinderen van 0-4 jaar, ouderen, mensen met een beperking en mensen in armoede worden nog weinig betrokken. Het organiseren van sport- en beweegactiviteiten voor kwetsbare groepen lijkt geen prioriteit te hebben voor de huidige partners/werkgevers.

7/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Nauwelijks krachtenbundeling sportverenigingen Uit de evaluaties (gemeentelijke evaluatie en participatietraject) blijkt dat sportverenigingen onderling weinig samenwerken. Ze promoten veelal hun eigen sport en zoeken elkaar nog niet op om eventuele organisatorische belemmeringen op te lossen. Weinig aandacht voor actieve en gezonde leefstijl De activiteiten/werkzaamheden van de functionarissen zijn met name gericht op sport en bewegen. Er is nog weinig aandacht voor het bevorderen van de bewustwording onder inwoners van het belang van een actieve en gezonde leefstijl in bredere zin (dus ook gezonde voeding). Borging en eigenaarschap onvoldoende geregeld Men slaagt er in een aantal gevallen onvoldoende in om nieuwe activiteiten, netwerken of kennis structureel in te bedden en te borgen. Daarbij is het voor bepaalde programma’s onduidelijk/niet vastgelegd bij wie het eigenaarschap ligt. Als gevolg hiervan blijft de activiteit vaak afhankelijk van de inzet van de functionaris. Wanneer de functionaris zou wegvallen, ontstaat bovendien het risico dat de opgebouwde kennis verloren gaat voor het combinatiefunctieproject en de belanghebbenden in de gemeente IJsselstein. Conclusie bevindingen huidige situatie De beschreven bevindingen geven een compleet beeld van de door de partners/werkgevers ervaren huidige situatie.

De inzichten die de interviews als onderdeel van het participatietraject hebben opgeleverd, zijn in lijn met de eerdere uitkomsten van de gemeentelijke evaluatie eind 2019. Zowel voor de positieve resultaten en effecten als voor de knel-/verbeterpunten geldt dat hierover veel eensgezindheid is onder de partners. Onder het mom van: ‘het gaat voor ons als partners/werkgevers goed, maar we zien in dat het beter kan’. Een aanpassing in beleid en uitvoering is hiermee gelegitimeerd. Dat neemt niet weg dat er een enkele partner/werkgever is die minder urgentie voor verandering ziet en in principe ook tevreden is in het geval van het continueren van de activiteiten en het combinatiefunctieproject in de huidige vorm. 2.2 De gewenste situatie Door middel van documentstudie, interviews en werksessies is er informatie verzameld ten aanzien van de gewenste nieuwe situatie. Naast input van de huidige betrokken partners/werkgevers, is hierin ook input meegenomen van een grote diversiteit aan aanvullende maatschappelijke organisaties uit IJsselstein en beleidsadviseurs Sociaal Domein van de gemeente IJsselstein. De analyse van deze informatie kan vertaald worden in de volgende wensen en behoeften.

Deze zijn hieronder als ‘schets’ van de toekomst, samenvattend en gebundeld weergegeven: Duidelijke strategie De behoefte is er, en de noodzaak wordt gezien, voor een brede maatschappelijke opdracht ten aanzien van het combinatiefunctieproject, waarbij een heldere en gedragen missie/visie geformuleerd is die aansluit bij de koers van het sociaal domein, de beleidsnota sport en het lokale sportakkoord. De missie/visie is vertaald naar concrete en meetbare doelstellingen, waarop wordt gestuurd door middel van monitoring en evaluatie. Daarmee kunnen alle

8/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

belanghebbende maatschappelijke organisaties participeren, volgen en sturen in het project. Sterke organisatie De functionarissen werken vanuit een centrale organisatie als team aan een gezamenlijk en maatschappelijk doel. Het werken in teamverband levert schaalvoordelen op en zorgt voor een effectieve(re) inzet van de functionarissen. Het team wordt aangestuurd door een coördinator met een inspirerende en verbindende persoonlijkheid. Deze coördinator moet op alle niveaus kunnen schakelen; van bestuurders tot uitvoerende partners en op de hoogte zijn van actuele en relevante ontwikkelingen (nationaal, regionaal en lokaal). De nieuwe organisatie is proactief en geeft zelfstandig uitvoering aan de opdracht. Hierbij is er ook ruimte voor de coördinator/functionarissen om sociaal te ondernemen (bijvoorbeeld het aanvragen van subsidies). NB De functionarissen (en het specifieke aanbod) op het gebied van kunst- en cultuureducatie door Kunst Centraal wordt als uniek en onderscheidend gezien. Als functionarissen zouden zij onderdeel moeten uitmaken van de nieuwe centrale organisatie, maar de verbinding met Kunst Centraal (als werkgever) zou tevens intact moeten blijven. Rol- en taakopvatting De functionarissen hebben vooral een coördinerende, faciliterende en ondersteunende rol. Daar waar het noodzakelijk is, kunnen ook nog een aantal uitvoerende taken worden opgepakt.

Enige financiële ruimte om vanuit een activiteitenbudget initiatieven te faciliteren voor het collectief is wenselijk (denk aan clinics, externe ondersteuning, opleiding). Kansen worden gezien in het verbinden van stagiaires aan de verschillende doelen/thema’s en de functionarissen, voor extra handen en voeten in de praktijk. Zichtbaarheid/herkenbaarheid Voor alle inwoners en maatschappelijke organisaties in de gemeente is duidelijk wie de functionarissen zijn, wat ze doen, waarvoor men bij hen terechtkan, waar men hen kan vinden en hoe men hen kan bereiken. Het team van functionarissen straalt een eenheid uit met een collectief doel: maakt sporten, bewegen, kunst en cultuur, gezondheid en vitaliteit aantrekkelijk, kent het netwerk en profileert zich als ‘spin in het web’ binnen dit netwerk waarbinnen men signaleert, stimuleert en verbindingen legt. De organisatie en functionarissen zijn gemakkelijk en direct benaderbaar. Veelzijdigheid De functionarissen zijn breed in het sociaal domein inzetbaar.

Niet alleen op het gebied van sport, maar ook op spelen, bewegen, kunst/cultuur, preventie/gezondheid, welzijn en zorg, maar ook ten aanzien van de volgende thema’s: ● verenigingsondersteuning (advies, begeleiding, scholing, faciliteren uitwisseling) (meer dan sport); ● makelaar aanbod clinics sportverenigingen/sportaanbieders; ● bewegingsonderwijs (uitvoering en coaching/ondersteuning bij uitvoering vakwerkplan);

9/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

●

●

coördinatie/uitvoering programma’s doelgroepen (waarbij sport/bewegen/kunst/cultuur als middel aansluitend op doelen zorg/welzijn): ○ kinderen (vanaf 0 jaar); ○ jongeren; ○ volwassenen/senioren; ○ mensen met een beperking; ○ overige kwetsbare groepen. kunst- en cultuureducatie.

Er is aandacht voor samenhang tussen de verschillende thema’s/domeinen en hoe zij elkaar kunnen versterken. Een diversiteit aan typen organisaties werkt samen met en profiteert van de diensten/producten van de nieuwe organisatie. Denk aan verenigingen/stichtingen, scholen en zorg- en welzijnsprofessionals en -organisaties. Het versterken van de onderlinge samenwerking (bijvoorbeeld vanuit gedeelde ambities sportakkoord) en tussen verschillende sectoren (denk aan bedrijfsleven) is van belang. Vraaggericht De uitvoeringsorganisatie staat dicht bij de IJsselsteinse samenleving en weet wat er leeft en speelt bij de inwoners en maatschappelijke organisaties. Inwoners en maatschappelijke organisaties kunnen bij het team van functionarissen terecht met hun hulpvraag. De vraag van de IJsselsteinse samenleving is leidend voor de activiteiten van de functionarissen, mits deze past binnen de opdracht en scope van de functionarissen in de nieuwe organisatie. Een hulpvraag kan leiden tot personele inzet (fte) of de inzet van activiteitenbudget vanuit de organisatie. Ook kan er worden verwezen naar extern aanbod en/of expertise, waarbij de IJsselsteinse functionaris als makelaar fungeert. Collectiviteit Het team van functionarissen biedt, in het kader van efficiëntie en gelijkheid, een aanbod waar alle belanghebbende partijen gebruik van kunnen maken.

Daarnaast kunnen partijen ook aanbod afnemen op basis van een specifieke vraag. Daarbij is men zich wel bewust van het feit dat de nieuwe organisatie qua mensen en middelen beperkt is. Collectiviteit uit zich ook in het vormen van een netwerk van alle belanghebbende maatschappelijke organisaties (direct aan of rondom de nieuwe organisatie met functionarissen). Verbinding, samenwerking, bundeling; de veelzijdigheid en diversiteit maakt het geheel sterker. De verschillende organisaties kunnen ieder halen en brengen, ieder op basis van zijn eigen kwaliteiten. Daarmee ontstaat er een ‘1+1=3’. Continuïteit Continuïteit en duurzaamheid zijn van belang voor het combinatiefunctieproject en IJsselstein. Bepaalde zaken die zijn ontwikkeld zijn nog altijd afhankelijk van de inzet van functionaris. Dat wat er is opgebouwd dient te worden behouden voor het vervolg. In enkele gevallen is de functionaris momenteel dicht bij de uitvoering betrokken. In de nieuwe situatie zou er rekening gehouden moeten worden met de afhankelijkheid hierin van de specifieke functionaris (en voor de huidige betrokken partners/werkgevers).

10/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Denk aan een overgangsperiode waarin wordt gewerkt aan het overdragen van de uitvoering naar structurele invulling vanuit de betreffende organisatie, óf het vinden van inbedding in de nieuwe situatie. Met betrekking tot het combinatiefunctieproject vragen alle betrokkenen om het zoveel mogelijk vermijden van toevalligheid en subjectiviteit. Dat wil zeggen dat er in het verlengde van de concrete doelen en afspraken, ook borging, monitoring en evaluatie plaatsvinden. Hierdoor kan er een duurzame aanpak gerealiseerd worden die ook goed aansluit op de actualiteiten, ontwikkelingen en wensen/behoeften. Conclusie bevindingen gewenste situatie Bovenstaande geschetste gewenste situatie is gebaseerd op de verkregen informatie van de huidige partners/werkgevers, deelnemende (en belanghebbende) maatschappelijke organisaties en betrokken beleidsadviseurs Sociaal Domein. Het gaat door op de ideeën die eerder, vanuit de eerdere gemeentelijke evaluatie en de gesprekken in het sportakkoordproces, deels al geopperd zijn. Tegelijkertijd is het doel van dit participatietraject geweest om een kritische toets te doen op de daadwerkelijke behoeften en draagvlak. Daarbij is er ingezet op verdieping en concretisering van de diverse ideeën over de mogelijke toekomstige invulling van het combinatiefunctieproject.

De beschreven bevindingen over de gewenste situatie zijn breed (h)erkend en er is duidelijk sprake van draagvlak. Dit neemt niet weg dat voor veel betrokkenen de exacte details wat betreft de daadwerkelijke praktijk vanaf augustus 2021 nog lastig in te schatten zijn. Er wordt beseft dat de diverse betrokken en belanghebbende partijen (inclusief gemeente) onderling nauw in contact en afstemming dienen te blijven. Voor een enkele huidige partner/werkgever bestaat er nog enige vrees dat zij in de nieuwe situatie hun activiteit, met afhankelijkheid van de functionaris en/of subsidie, niet meer kunnen voortzetten. Daartegenover staat dat de nieuwe situatie nog alle mogelijkheden biedt om dit te ondervangen. Zo wordt dit door hen in theorie ook gezien.

11/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Hoofdstuk 3

​Conclusies

Het participatietraject heeft veel informatie opgeleverd. Er is onder de betrokken en belanghebbende maatschappelijke organisaties in het participatietraject veelal positieve bevestiging en draagvlak gevonden voor de bevindingen en de geschetste gewenste situatie. Met daarbij de nodige aanvullingen en specifieke aandachtspunten. Hieruit kunnen de volgende conclusies worden getrokken: 1. Consensus over nieuwe koers Vanuit de beschreven bevindingen en geschetste gewenste situatie blijkt er consensus te zijn over hoe het combinatiefunctionarisproject, in gewijzigde vorm, een vervolg kan krijgen vanaf augustus 2021. In algemene zin, op hoofdlijnen, vraagt men om een meer centraal opererende, dienstbare, verbindende en veelzijdige serviceorganisatie voor sport/bewegen, kunst/cultuur en het sociaal domein (preventie, welzijn, zorg), aansluitend op de sociaal-maatschappelijke doelstellingen: voor de gehele IJsselsteinse gemeenschap. Hierbij is er nauwe samenwerking en samenspraak met partners en belanghebbenden uit de diverse sectoren. Met collectieve inzet en meerwaarde als basis (lees: voor de gehele IJsselsteinse samenleving en diversiteit aan betrokken maatschappelijke organisaties). 2.

Het belang van collectiviteit met ruimte voor maatwerk In het verlengde van de nieuwe koers is het duidelijk dat de functionarissen er voor het collectief (lees: de IJsselsteinse samenleving, de diverse maatschappelijke organisaties) moeten zijn. De subsidie komt hiermee de gehele IJsselsteinse gemeenschap ten goede. Door producten/diensten voor het collectief aan te bieden, kan er schaalvoordeel behaald worden. De organisaties die nu ‘cofinancieren’ kunnen dit in de nieuwe situatie, indien gewenst, voortzetten. Ook kunnen er op specifieke onderdelen nieuwe partners aansluiten. Door cofinanciering ontstaat er meer budget om doelen te realiseren en in wensen/behoeften te voorzien (eventueel ook meer op specifieke inhoud, op maat). Met het cofinancieren worden duidelijke onderlinge afspraken gemaakt en vastgelegd. Met het voldoende oog houden voor mogelijkheden tot maatwerk kan ervoor worden gezorgd dat individuele partijen (al dan niet in combinatie met cofinanciering) bediend kunnen worden. Zo kan ook rekening gehouden worden (overgangsperiode) met enkele specifieke partners/werkgevers die in de huidige situatie actief zijn in het combinatiefunctieproject. In samenwerking en afstemming met hen dient te worden gezocht naar mogelijkheden om de bestaande activiteiten (uitgevoerd door de functionaris) voor de toekomst te behouden.

Met daarbij de opdracht om ervoor te zorgen dat de activiteit structureel geborgd kan worden in de organisatie, waarmee de functionaris een terugtrekkende beweging kan maken en zich weer op andere taken kan richten (in de meer coördinerende rol, zoals beoogd).

12/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

3. Behoefte aan sterke lokale verbinding Uit alle opgehaalde informatie blijkt er een duidelijke behoefte te zijn aan lokale verbondenheid ten aanzien van de verschillende thema’s/domeinen. Om een breed maatschappelijk effect te kunnen realiseren, is het belangrijk dat de nieuwe organisatie middenin de IJsselsteinse samenleving staat, dicht bij inwoners en belanghebbende organisaties. Hierbij stelt de organisatie zich dienstbaar op en gaat zij vraaggericht te werk. De nieuwe organisatie ziet de IJsselsteinse samenleving als klankbord. Als ‘spin in het web’ is de nieuwe organisatie de aangewezen partij om het netwerk van betrokkenen/belanghebbenden bij elkaar te brengen, verbindingen te leggen tussen deze partijen en activiteiten, en zo de samenwerking, te bevorderen. De coördinator speelt hierin een belangrijke rol als aanjager, inspirator en verbinder namens het team van functionarissen. 4. Realisme over prioritering Er zijn veel mooie ambities (vanuit gemeentelijk beleid, sportakkoord) om in IJsselstein mee aan de slag te gaan. Een grote diversiteit aan maatschappelijke organisaties is actief betrokken (en zal dit gaan zijn). Dit zal ongetwijfeld zijn vruchten gaan afwerpen. Tegelijkertijd dient er kritisch gekeken te worden naar de mogelijkheden die de nieuwe organisatie heeft, gebaseerd op beschikbare fte en overige middelen. Enig realisme is op zijn plaats.

Met een helder (meerjaren)plan (en concrete jaarlijkse uitvoeringsagenda) dienen er, met planning en prioritering, keuzes gemaakt te worden. 5. Duurzaam en continuïteit Er gaat al heel veel goed, denk aan lopende activiteiten/programma’s, maar ook ten aanzien van samenwerking en onderlinge verstandhouding tussen betrokkenen. Zo veel mogelijk van het ‘goede/bestaande’ dient te worden behouden. Wel is men het erover eens dat er meer en breder (maatschappelijk) effect behaald kan worden, met meer beneficianten. Dit legitimeert een andere aanpak met ook nieuwe en/of andere keuzes. De nieuwe organisatie dient op basis van duidelijke doelen en afspraken dus ook nauwkeurig gemonitord en geëvalueerd te worden, om zo te kunnen beoordelen of het combinatiefunctieproject de juiste dingen doet en op de juiste manier. Dit zou zowel vanuit gemeentelijk perspectief (als zijnde opdrachtgever) alsook vanuit het perspectief van de klant/gebruiker (maatschappelijke organisaties) kunnen gebeuren. 6. Vorm volgt op inhoud Betrokkenen/belanghebbenden hebben hun wensen uitgesproken ten aanzien van de organisatie van het combinatiefunctieproject. De organisatie moet kennis en ervaring hebben in sport/bewegen, kunst/cultuur, het sociaal domein (preventie, welzijn, zorg) en van/met de inzet van combinatiefuncties en voldoende aan kunnen sluiten op de lokale situatie en context.

De inrichting van de organisatie moet afstemming tussen functionarissen en de gemeente als opdrachtgever bovendien makkelijk maken. De organisatiestructuur dient in eerste instantie echter aan te sluiten op de primaire prioriteit: de inhoud van het (meerjaren)plan. Dit betekent dat meerdere organisatiescenario’s (zie bijlage 2) in theorie nog mogelijk zijn.

13/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Conclusies participatietraject versus landelijk beeld De nieuw te volgen koers vanaf 2021, zoals deze hierboven beschreven is, komt in grote lijnen overeen met hoe er in de rest van het land veelal invulling en uitvoering wordt gegeven aan de Brede Regeling Combinatiefuncties. Het landelijk beeld laat onder andere zien dat: ● effectdoelstellingen gericht zijn op sport als doel, als middel en ook specifiek gericht zijn op kwetsbare burgers; ● er een integrale en sociaal domein-brede aanpak wordt gehanteerd; ● er een grote rol is voor en grote betrokkenheid is van lokale organisaties; ● gemeenten en lokale partijen gezamenlijk cofinancieren; ● het nadelig werkt wanneer het werkgeverschap is belegd bij te veel verschillende partijen; ● monitoring en evaluatie voor verbetering vatbaar is. Zo blijkt uit de ‘Evaluatie Buurtsportcoaches: De Brede impuls combinatiefuncties als werkend proces’ (Mulier Instituut, 2017) en de ‘Monitor Brede Regeling Combinatiefuncties 2019’ (Mulier Instituut, 2019).

14/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Hoofdstuk 4

​Aanbevelingen

De conclusies kunnen vertaald worden in een aantal concrete en praktische aanbevelingen over de wijze waarop de gemeente IJsselstein, met draagvlak, optimaal invulling en uitvoering kan geven aan het combinatiefunctieproject. Met de aanbevelingen wordt richting en inhoud gegeven aan de te zetten stappen in de periode november 2020 tot augustus 2021. 1. Van project naar meerjarenprogramma In het kader van collectiviteit, verbinding, duurzaamheid en continuïteit is het advies om een ‘combinatiefunctie meerjarenprogramma’ op te stellen. De eerste stap om te komen tot dit programma is het formuleren van een duidelijke inhoudelijke opdracht (missie, visie, doelen) en het benoemen van aandachtspunten voor de komende jaren (ten behoeve van een aanbesteding). Deze kunnen worden afgeleid uit de bevindingen, conclusies en het Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) in dit rapport (bijlage 3). In de DIN wordt de verbinding duidelijk zichtbaar tussen de verschillende domeinen (onder andere sport, cultuur, jeugd, onderwijs, zorg en welzijn). Het is van belang om de integrale benadering van het meerjarenprogramma ook te borgen binnen de gemeente (als zijnde opdrachtgever). Dat wil zeggen: meerdere beleidsadviseurs in het sociaal domein, maar ook meerdere wethouders (met relevante portefeuilles) betrekken bij de totstandkoming en uitvoering van het meerjarenprogramma. 2.

Helderheid over (meerjaren)begroting De volgende stap is het opstellen van een (meerjaren)begroting op basis van de subsidiebijdrage van het Rijk en de bijdrage van de gemeente (vanuit de Brede Regeling Combinatiefuncties). Het is van belang om helderheid te hebben over financiële mogelijkheden en perspectief voor de nieuwe organisatie. Door hierbij een aanvullende financiële opdracht te formuleren voor de nieuwe organisatie, gericht op de uitbreiding van partners/cofinancierders, het binnenhalen van subsidies, etc., kan het budget van de organisatie worden verhoogd. Deze extra middelen kunnen worden ingezet om nog meer maatschappelijke waarde te creëren voor IJsselstein. Aangeraden wordt de uitvoeringsovereenkomst met Kunst Centraal (eventueel met een aangepaste opdrachtomschrijving) te verlengen. Het is tevens raadzaam zo snel mogelijk met de huidige partners/werkgevers (PO, VO, sportverenigingen, Pulse) en eventueel andere betrokken en belanghebbende maatschappelijke organisaties in gesprek te gaan over het continueren van de cofinanciering of mogelijke cofinanciering en hiertoe intentieverklaringen op te stellen en te ondertekenen. De verlengde uitvoeringsovereenkomst met Kunst Centraal, de gemaakte intentieafspraken over cofinanciering en de verwachte overige opbrengsten, kunnen worden verwerkt in de begroting.

Op deze manier kan het aantal beschikbare fte en overige middelen inzichtelijk worden gemaakt.

15/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

3. Voorbereiden en uitzetten aanbesteding In het verlengde van de vorige aanbevelingen wordt een aanbesteding geschreven en uitgezet. Met de aanbesteding kiest de gemeente IJsselstein voor een route die past bij scenario 3 (zie bijlage 2), namelijk het uitbesteden van zowel de coördinatie als de uitvoering van het combinatiefunctieproject aan een externe partij. De aanbesteding dient voorzien te zijn van een duidelijke inhoudelijke opdracht en een programma van eisen. In het programma van eisen worden de aandachtspunten uit de bevindingen en conclusies geconcretiseerd. Daarmee biedt de aanbesteding duidelijke kaders ten aanzien van de inhoud (zie DIN), organisatie en financiering. Resulterend in een goede aansluiting op de resultaten vanuit het participatietraject. Dit rapport levert de volgende aandachtspunten en kaders op ten behoeve van de aanbesteding: a. creëren van meerwaarde voor de gehele IJsselsteinse samenleving b. in samenwerking met partners en belanghebbenden uit diverse sectoren; c. sterke, centrale organisatie; d. bieden collectief aanbod, met ruimte voor maatwerk; e. dienstbaar zijn, vraaggericht werken; f. team functionarissen is duidelijk zichtbaar en herkenbaar; g. is ‘spin in het web’: verbindt, jaagt aan en ondersteunt; h. functionarissen zijn sociaal domein-breed inzetbaar; i.

veel ambities en beperkte middelen: dit betekent plannen, prioriteren en keuzes maken; j. zoveel mogelijk behouden van het ‘goede/bestaande’; k. monitoring en evaluatie; l. organisatiestructuur sluit aan bij inhoud. Verschillende inschrijvers (binnen en buiten IJsselstein) wordt gevraagd een offerte en plan van aanpak op te stellen voor de uitvoering van het programma, rekening houdend met de gestelde kaders. Zij dienen tevens aan te tonen in welke vorm (organisatiestructuur) ze het beste invulling kunnen geven aan de inhoudelijke opdracht, met aandacht voor werkgeverschap, cao, verdeling verantwoordelijkheden, samenwerking met gemeente en lokale partners en dergelijke. 4. Centrale organisatie neerzetten Na gunning van de aanbesteding aan één van de inschrijvers, kan een (meerjarige) overeenkomst worden opgesteld met de betreffende organisatie, op basis waarvan de opdracht wordt gegund en de exploitatiesubsidie wordt verleend. Op basis van de overeenkomst en het plan van aanpak stelt de opdrachtnemer in overleg met de opdrachtgever vervolgens het meerjarenprogramma vast en ontwikkelt zij een jaarplan. Een belangrijk onderdeel van het ontwikkelproces is het prioriteren van taken (zie DIN) en het verdelen van fte’s op basis van de taakprioritering. Met daarbij de aanbeveling: behoud wat goed gaat.

Het jaarplan zou inzicht moeten geven in de gemaakte keuzes ten aanzien van de inhoud en organisatie van het programma in het eerste jaar.

16/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

In het kader van herkenbaarheid en continuïteit geven we het advies om (waar mogelijk en wederzijds wenselijk) het werkgeverschap van enkele huidige functionarissen over te laten nemen door de externe organisatie die verantwoordelijk wordt voor de coördinatie en uitvoering van het meerjarenprogramma. 5. Kwaliteit en continuïteit Om de maatschappelijke effecten van het ‘combinatiefunctie meerjarenprogramma’ te kunnen meten en hierop te kunnen sturen, is het belangrijk om vanuit de geformuleerde opdracht en missie/visie, SMART doelstellingen te formuleren in het meerjarenprogramma en na het prioriteren van taken ook in het jaarplan. Op basis van de plannen en doelstellingen zou continue monitoring en evaluatie plaats moeten vinden op verschillende niveaus: 1) Strategisch (opdrachtgever - opdrachtnemer). Gesprekscyclus voortgang en evaluatie, opmaken jaarverslag ter verantwoording. Gericht op effect/resultaat, proces en samenwerking. 2) Tactisch en operationeel (opdrachtnemer: coördinator uitvoerende functionarissen met partners/werkveld/gebruikers). Binnen netwerk, adviserend/klankbordend, ophalen klanttevredenheid. Waar relevant gericht op effect/resultaat, proces en samenwerking. Planning De hierboven beschreven aanbevelingen volgen elkaar op in de tijd. De uitvoering van aanbevelingen 1 en 2 (en deels aanbeveling 3) zou idealiter in Q4 van 2020 moeten plaatsvinden.

Uitgaande van augustus 2021 als start van het nieuwe ‘combinatiefunctie meerjarenprogramma’, is het zaak om de aanbesteding uiterlijk in Q1 van 2021 uit te schrijven en in dit kwartaal ook de gunningsbeslissing te nemen. In Q2 van 2021 kan dan de centrale organisatie neergezet worden en de basis worden gelegd voor een kwalitatief en duurzaam meerjarenprogramma (aanbevelingen 4 en 5).

17/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Bijlage 1 ​Overzicht interviews + deelnemende organisaties werksessie Interviews individueel per partner Organisatie

Vertegenwoordiger

12-05-2020 Korfbalvereniging Fortissimo 13-05-2020 Kunst Centraal 14-05-2020 Cals College (VO) 14-05-2020 Worstelvereniging De halter 18-05-2020 De Baanbreker 18-05-2020 Stichting Robijn (De Trekvogel) 19-05-2020 Stichting Pulse* 19-05-2020 Stichting Trinamiek (Agnesschool) 19-05-2020 SKIJ/BLOS (kinderopvang) 20-05-2020 Stichting Trinamiek 25-05-2020 Sport- en Cultuurimpuls** 18-06-2020 Sport ID Nieuwegein** Afmelding

IJFC

Toelichting: standpunt bekend (mede vanuit eerdere evaluatie en sportakkoord gesprekken), prioriteiten omgang coronamaatregelen

* Pulse gesproken vanuit het perspectief van de huidige situatie. Tevens gesproken over de hypothetische situatie van potentiële werkgever toekomstige situatie. ** Organisatie van buiten IJsselstein. Bevraagd over huidige ervaringen binnen andere gemeenten. Tevens gesproken over hypothetische situatie van potentiële werkgever toekomstige situatie.

18/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Deelnemende organisaties werksessie 14 september 2020, Kerkelijk Centrum ‘t Kruispunt IJsselstein (enkele organisaties met meerdere personen aanwezig). Organisatie

Sector

1.

BeweegSaam

Zorg/welzijn

2.

Cals College IJsselstein

Onderwijs, VO

3.

Dannenburg Fysiotherapie

Zorg/welzijn

4.

Dansschool DANSJA

Sport/bewegen

5.

FIT2GO IJsselstein BV

Sport/bewegen

6.

Gemeente IJsselstein

Algemeen

7.

Handbalvereniging Shot'73

Sport/bewegen

8.

hart for her IJsselstein

Sport/bewegen

9.

HCIJ

Sport/bewegen

10. HV Shot '73

Sport/bewegen

11. IJFC

Sport/bewegen

12. Kinderfysiotherapie Groene Biezen

Zorg/welzijn

13. Kunst Centraal

Kunst/cultuur

14. KV. Fortissimo

Sport/bewegen

15. POG IJsselstein

Algemeen

16. Praktijkschool de Baanbreker

Onderwijs, VO

17. Reinaerde

Zorg/welzijn

18. StepteamIJsselstein

Sport/bewegen

19. Stichting Pulse

Algemeen

20. Stichting Speeltuin Kloosterplantsoen

Sport/bewegen/spelen

21. Trinamiek

Onderwijs, PO

22. De Trekvogel, basisschool

Onderwijs, PO

23. VIVES

Sport/bewegen

19/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

afmelding

afmelding

afmelding

Bijlage 2 ​Matrix Organisatiescenario’s Een overzicht van de voor- en nadelen van diverse scenario’s waarmee uitvoering zou kunnen worden gegeven aan de gewenste situatie combinatiefunctieproject. Scenario

Voordelen

Nadelen

1. Coördinatie en uitvoering door gemeente

● Gemeente is een bekende partij voor inwoners en organisaties ● Gemeente is een onafhankelijke partij die het algemeen belang dient ● Coördinatie en uitvoering binnen één organisatie: korte lijnen ● Gemeente is actief op diverse beleidsterreinen. Dit bevordert integrale samenwerking

● (Gevoelsmatige) afstand tussen gemeente en inwoners ● Bureaucratisch karakter van gemeentelijke organisatie ● Mogelijke beperkingen in de uitvoering, ondernemen, etc. ● Mogelijk nadeel cao

2. Inhoud en coördinatie door gemeente, uitvoering bij externe organisatie(s)

● Externe organisatie is een uitvoeringsorganisatie met duidelijke taakstelling en specifieke kennis en kunde ● Korte lijnen tussen organisatie en inwoners ● Korte lijnen tussen organisatie en gemeente ● Coördinatie ligt bij onafhankelijke partij die boven de functionarissen kan staan ● Externe organisatie heeft meer beweegruimte in de uitvoering, ondernemen, etc.

● Externe organisatie heeft ook eigen belangen ● Coördinatie en uitvoering gescheiden: afstand tussen beide ● Gevaar bestaat dat dat gemeente zelf nog te veel wil sturen, hetgeen de uitvoerende organisatie kan beperken ● Rollen scheiding (opdrachtgever/-nemer) minder scherp ● Niet automatisch kennis/expertise over sport/bewegen, kunst/cultuur, sociaal domein ● Niet automatisch bekend met netwerk, context IJsselstein

3. Volledige opdracht, coördinatie en uitvoering, bij externe organisatie

● Externe organisatie is een uitvoeringsorganisatie met duidelijke taakstelling en specifieke kennis en kunde ● Korte lijnen tussen organisatie en inwoners ● Coördinatie en uitvoering binnen één organisatie: korte lijnen ● Scheiding tussen beleid en uitvoering, opdrachtgever/opdrachtnemerrol ● Externe organisatie heeft meer beweegruimte in de uitvoering, ondernemen, etc.

● Externe organisatie heeft ook eigen belangen ● Afstand tussen organisatie en gemeente ● Scheiding tussen beleid en uitvoering ● Externe organisatie is op beperkt aantal beleidsterreinen actief. Afstand tot andere beleidsterreinen is mogelijke drempel om integraal samen te werken ● Niet automatisch kennis/expertise over sport/bewegen, kunst/cultuur, sociaal domein ● Niet automatisch bekend met netwerk, context IJsselstein

20/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein

Bijlage 3 Doelen-Inspanningen-Netwerk Een programmatische weergave als basis voor de aanbesteding/opdracht, waar IJsselstein om vraagt. Richtinggevend aan de te ontwikkelen offerte met (meerjaren)businessplan/plan van aanpak voor de nieuwe organisatie. Vanuit: 1. Waarom doen we het? (visie/ambitie, ‘opdracht’) 2. Hoe pakken we het aan? (operationele doelen algemeen en subdoelen inhoudelijk) 3. Wat gaan we doen? (concrete inspanningen, activiteiten) Zie vergrote A3-weergave​ (separaat)

21/21 Rapport Participatietraject combinatiefuncties - gemeente IJsselstein