2. Raadsinformatiebrief stand van zaken acties Rekenkameronderzoek RMN

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Rekenkameronderzoek RMN stand van zaken acties zaaknummer

behandeld door

J.L.M. Voorberg-van Leeuwen

911300

5 januari 2021 blad 1 van 2 Bijlagen 2 datum

Geachte raadsleden, Op 5 februari 2020 hebben wij u in een brief geïnformeerd over de acties voortkomend uit het rekenkameronderzoek ‘functioneren en presteren van RMN’. In deze brief hebben wij diverse acties benoemd. Deze eerder gestuurde brief en het rapport is als bijlage bij deze brief gevoegd. In deze brief lichten we een aantal belangrijke trajecten toe, die mede zijn opgepakt vanuit de adviezen uit het rekenkameronderzoek. In de tabel op de volgende pagina’s staat een overzicht van de acties en de status. Meldingen en klachten openbare ruimte Het verbeteren van het proces van meldingen en klachten openbare ruimte: een herkenbaar signaal vanuit inwoners en raad. Het moet voor inwoners duidelijk zijn bij wie zij hun vragen en klachten kunnen neerleggen. Het mag nooit zo zijn dat inwoners tussen gemeente en RMN heen en weer gestuurd worden of erger nog helemaal geen antwoord krijgen. Dit is voor alle partijen een onwenselijke situatie. Mede als onderdeel van de ontwikkelopgave ‘Kwaliteitsimpuls Dienstverlening” zijn in gesprekken met RMN en ons Klantcontactcentrum concrete werkafspraken gemaakt. We merken dat beide partijen elkaar steeds beter weten te vinden en dat de afhandeling van meldingen en klachten steeds beter verloopt. Zoals uw raad bekend is werken we ook aan het terughalen van taken beleid en beheer openbare ruimte van RMN naar de gemeente.

Wij verwachten dit begin 2021 te implementeren. Een moment waarop afspraken opnieuw bekeken gaan worden. Ook melden we u dat een nieuw zaaksysteem (naar verwachting implementatie 2022) ons betere mogelijkheden zal bieden om klachten en meldingen te monitoren en hierop sturing te geven. Herverdeling taken openbare ruimte RMN en gemeente In april 2020 informeerden wij uw raad via een raadsinformatiebrief over ons voornemen om beheeren beleidstaken Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) terug te halen naar de gemeente. Door deze taken onder te brengen in ons team Civiel kunnen we vanuit één team efficiënter, effectiever en meer integraal onze openbare ruimte beheren. Naar verwachting implementeren we dit na besluitvorming in april 2021. Parallel hieraan doen we door een quickscan onderzoek naar de wijze waarop uitvoering en beheer van de openbare ruimte ingericht kan worden. De conceptrapportage van het onderzoeksbureau is onlangs ontvangen. Naar verwachting zal het college in februari 2021 over de uitkomsten en het vervolg besluiten. Daarna bieden wij uw raad voor besluitvorming een voorstel aan met mogelijke opties en het vervolgtraject. Beide trajecten vinden in nauw overleg met RMN plaats.

datum ons kenmerk blad 2 van

5 januari 2021 911300 2

Harmonisatie en opdrachtgeverschap De Rekenkamercommissie heeft in haar uitkomsten van het onderzoek meerdere aanbevelingen gedaan over goed opdrachtgeverschap aan RMN vanuit de RMN-gemeenten. Harmonisatie van beleid past hierbij. Concreet betekent dit onder andere dat de DVO vanuit IJsselstein in 2020 voor het gehele takenpakket is vastgesteld. Voor 2021 wordt er een nieuwe DVO opgesteld die voor alle RMNgemeente dezelfde basis heeft. Deze DVO wordt aangevuld met een diensten- en productencatalogus waaruit elke gemeenten eigen keuzes kan maken. In de DVO worden ook KPI´s (kritische prestatie indicatoren) opgenomen zodat elke gemeenten beter kan sturen op de prestaties die RMN levert. Een ander voorbeeld van harmonisatie van beleid, is dat vanaf 2021 op elk recyclestation in het RMNgebied inwoners hun grondstoffen gratis mogen inleveren. Implementatie nieuw afvalbeleid en nieuwe regionale visie op grondstoffen Van Afval naar Grondstof! Veel IJsselsteiners scheiden hun afval al goed, maar het kan én moet nog beter. In 2019 heeft uw raad gekozen voor bronscheiding, met omgekeerd inzamelen als middel. We werken aan het uitrollen van dit beleid en zetten communicatiecampagnes in om inwoners te informeren en te motiveren hun afval in huis al te scheiden en vervolgens gescheiden in de juiste bak in te leveren.

We merken enerzijds dat het wennen is, maar anderzijds zien we door het verminderen van de aangeboden hoeveelheid restafval dat het steeds beter gaat. We blijven inzetten op positieve communicatie. Vanaf de zomer 2021 gaan we, als alle ondergrondse containers zijn geplaatst, de vierde container voor het PMD uitrollen. We faciliteren inwoners maximaal om bij huis hun afval te scheiden. Hiermee zijn we er nog niet om de doelstellingen te bereiken. Daarom is er in RMN verband een nieuwe regionale visie op grondstoffen opgesteld. Het AB van RMN heeft deze in december 2020 vastgesteld. Begin 2021 komt hierover vervolgens een voorstel aan uw raad. Integrale visie openbare ruimte In de integrale visie openbare ruimte (IVOR) geven we de functies van onze openbare ruimte aan en de consequenties voor de keuzes in inrichting en beheer. Een visie die toekomstgericht én pragmatisch is. De IVOR geeft kaders aan voor ontwerp, uitvoering en beheer van de openbare ruimte. Hiermee maken we keuzes in inrichting en beheer ook duidelijk voor inwoners. Wij leggen de IVOR eerste helft van 2021 aan uw raad voor. Na het vaststellen van de IVOR werken we verder aan de beheer- en uitvoeringsplannen. Met deze brief laten wij uw raad zien dat alle aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamercommissie zijn opgepakt, acties zijn afgerond of opgenomen in aparte trajecten.

We maken samen met RMN grote stappen om de samenwerking te verbeteren. Er is zeker nog werk aan de winkel, maar we hebben beiden vertrouwen in de toekomst.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris, de burgemeester,

drs. P.C.M. van Elteren

mr. P.J.M. van Domburg

datum ons kenmerk blad 3 van

Totaaloverzicht actiepunten

5 januari 2021 911300 3

Actie nr. A

Actie

Planning

Opvolging raad

Proces van meldingen en klachten openbare ruimte verbeteren, in lijn met Dienstverleningsconcept

Doorlopend proces, eind 2019 zijn er duidelijke instructies voor de klantadviseurs. Q2 2020 evalueren.

B&R

In de integrale visie openbare ruimte zullen we de tevredenheidscijfers meenemen als startpunt (0meting) en hebben we aandacht voor aandachtspunten rond beeldgericht werken

Visie opstellen is opgenomen in Kadernota 2020, planning is eind 2020 gereed

Integrale visie openbare ruimte zal voorliggen in raad

C&F &N& P

Voor de zomer 2020 komen we met een voorstel aan de raad over het terughalen van beleid- en beheertaken groen en IBOR van RMN naar de gemeente. In 2019 zijn we gestart om samen met RMN in beeld te brengen welke taken en bijbehorende functies er op het gebied van beleidsadvies en

Najaar 2019 start gesprekken, half 2020 voorstel

Afhankelijk van uitkomsten raadsbrief of raadsvoorstel

Stand van zaken december 2020 -Concrete werkafspraken gemaakt binnen de huidige samenwerkingsafspraken. -Uitgangspunt: inwoners krijgen altijd antwoord op hun vraag. -Onderdeel van de ontwikkelopgave ‘Kwaliteitsimpuls Dienstverlening’. Nieuwe afspraken over afhandeling meldingen en klachten openbare ruimte worden meegenomen in het traject terug halen taken beleid en beheer openbare ruimte. Dit zal begin 2021 worden geïmplementeerd. Daarnaast werken we aan een nieuw zaaksysteem, waarin monitoring en sturing op o.a. meldingen beter gefaciliteerd zal zijn. Dit wordt in 2022 geïmplementeerd. Voor de zomer 2021 ligt de Integrale visie openbare ruimte in uw raad. Eén van de bronnen hiervoor zijn de tevredenheidscijfers die standaard onderdeel zijn van de tweejaarlijkse Beleidsmonitor van de gemeente. De integrale visie openbare ruimte zal toekomstgericht én pragmatisch zijn. We geven daarin aan wat de functies zijn van de openbare ruimte in IJsselstein en wat dit betekent voor de keuzes in inrichting en beheer. Er zal ook een voorstel komen hoe we dat willen realiseren, waarbij de discussie over wel of niet beheren op beeldkwaliteit zeker terug zal komen. -In april 2020 informeerden wij uw raad via een raadsinformatiebrief over ons voornemen om beheer- en beleidstaken Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) terug te halen naar de gemeente.

-Naar verwachting neemt college in januari 2021 een besluit, waarover uw raad vervolgens wordt geïnformeerd.

datum ons kenmerk blad 4 van

D E

H

operationeel beleid zijn. We geven daarbij aan welke functie waar hoort en of dit eventueel consequenties heeft voor de personele bezetting. Ook geven we de voor- en nadelen aan van meer beleidscapaciteit bij RMN dan wel bij de gemeente. Hierin nemen we meteen de vraag mee rond efficiency van uitvoering BOR-taken. Zorgen voor actuele DVO basistaken en additionele taken. In 2020 wordt er RMN breed gewerkt aan een nieuwe opzet van het DVO, waarbij ook KPI´s worden toegevoegd.

Nieuw afvalbeleidsplan implementeren en effecten monitoren.

5 januari 2021 911300 3

-Er loopt ook een onderzoek naar de wijze waarop uitvoering en beheer van de openbare ruimte ingericht kan worden. Naar verwachting zal het vervolg hiervan later in 2021 aan u worden voorgesteld.

Begin 2020 DVO gereed voor 2020 Half 2020 gereed

Hierbij geïnformeerd

Afgerond. Er is nu een DVO voor alle taken.

Informeren met raadsbrief

Implementatie afvalbeleidsplan start in 2019 en loopt door tot in 2021. Effecten monitoring vindt ieder jaar plaats aan de hand van de hoeveelheden ingezamelde stromen

Raad wordt periodiek geïnformeerd

De 6 RMN gemeenten en RMN werken aan één standaard DVO, die uitgebreid wordt met concrete productbladen. Het voordeel is dat er één standaard is die voor alle gemeente hetzelfde is, en dat gemeenten uit de productencatalogus van RMN hun eigen keuzes kunnen maken. De basis DVO hoeft dan niet meer elk jaar opnieuw vastgesteld te worden, aanpassingen in de opdracht kunnen via de productbladen. De verwachting is dat het AB van RMN in juni 2021 de vernieuwde DVO zal vaststellen. Loopt, verwachting is dat eind 2022 alle maatregelen zijn geïmplementeerd. De raad is hierover periodiek geïnformeerd. Door corona is er wat vertraging ontstaan. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om de hoogbouw meteen mee te nemen, dat betekent een versnelling van 5 naar 2 jaar. Bij de uitvoering zien we dat inwoners moeten wennen aan de nieuwe manier van inzamelen en ze vragen hebben over de locaties van de ondergrondse containers, daarom besteden we veel aandacht aan communicatie en een zorgvuldig proces.

datum ons kenmerk blad 5 van

5 januari 2021 911300 3

J

Met RMN in gesprek hoe we circulaire ambities waar kunnen maken in het werk.

Deze gesprekken starten begin 2020, wordt onderdeel visie openbare ruimte

Onderdeel visie openbare ruimte

K&L

Plan aanpak zwerfafval IJsselstein 2015-2022 updaten, inclusief uitvoeringsplan voor 2020-2022. Ook bespreken we ambtelijk of meer samenwerking hierbij mogelijk is.

Begin 2020

Informeren met raadsbrief

G&I& M

In 2020 wordt door de deelnemende gemeenten een nieuwe regionale grondstoffenvisie opgesteld, met aandacht voor de rol van RMN en met hogere ambities dan huidig afvalbeleid. Hieruit volgt ook de gewenste rol van zowel RMN als gemeente en de invulling van beleidscapaciteit.

Opstellen plan in 2020

Informeren met raadsbrief

Q

Onderzoeken of er kostenbesparing mogelijk is voor het recyclestation (andere openingstijden, werkervaringsplaatse, etc.)

Start gesprekken eind 2019, doorloop in 2020

Afhankelijk van uitkomsten raadsbrief of raadsvoorstel

We nemen dit punt mee in de op te stellen integrale visie openbare ruimte. Aantal circulaire mogelijkheden zit in verkennende fase. Zwerfafval plan is geüpdatet en wordt uitgevoerd. Er zijn gesprekken gevoerd met diverse gemeenten over verdere samenwerking. We hebben nu besloten om geen gezamenlijke projectleider aan te stellen vanwege lokale verschillen. Er vindt wel kennisuitwisseling plaats. De grondstoffenvisie komt Q1 2021 naar de raad, deze is in december 2020 goedgekeurd door het Algemeen Bestuur RMN. Met het huidige afvalbeleidsplan halen we de landelijke doelstellingen niet, dus er is een stap extra nodig. Deze stappen worden uitgewerkt in de visie. RMN heeft voorstel gemaakt voor kostenbesparing, ligt momenteel ter bespreking in de gemeenten. Een aantal opties: het recyclestation één dag minder open, grofafval niet meer gratis ophalen, bepaalde afvalstromen niet meer accepteren op de werf.