2. Raadsinformatiebrief Rapportage KPI's archief- en informatiebeheer 2020

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Toezending rapport KPI 's archief- en informatiebeheer 2020

uw kenmerk uw brief van behandeld door

zaaknummer

C.A.M. Wolf - de Groot

996103

datum

6 juli 2021

blad 1 van 2 bijlagen

Geachte raadsleden, In het kader van de Wet Revitalisering Toezicht moeten wij jaarlijks aan uw raad en de provincie verantwoording afleggen over het archief- en informatiebeheer van onze gemeente. Het archiefbeheer van de gemeente IJsselstein wordt aan de hand van de zogenaamde KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) getoetst op de Archiefwet en -regelgeving. Na behandeling door de raad dient het collegeverslag annex KPI-rapport voor 15 juli a.s. aangeboden te worden aan Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht Op 1 juni jl. hebben wij de KPI-rapportage over 2020 ontvangen. Hierin wordt aangegeven of de gemeente volledig, gedeeltelijk of niet aan de normen voldoet en indien dit niet het geval is welke acties wij moeten ondernemen. Uit de rapportage blijkt, dat de gemeente aan het merendeel van de gestelde normen volledig voldoet. En dat er op geen enkel punt sprake is van het niet voldoen aan de norm. Ten aanzien van een aantal ijkpunten zijn nog verbeteringen mogelijk. Inmiddels zijn een aantal verbeteracties afgerond. Zo zijn de volgende documenten vastgesteld: Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer. Voorts is de informatie uit het oude Documentair Management Systeem (DMS) gemigreerd.

Daarnaast is het 10 jarenblok overgedragen aan het RHC en is de inventaris op de bouwvergunningen van 1943-1999 goedgekeurd zodat de bouwvergunningen ook overgedragen kunnen worden naar het RHC. Dit betekent dat binnenkort de gemeente helemaal “bij” is met het overdragen van archief naar een openbare archiefbewaarplaats volgens de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar. Dit jaar zal het Informatiebeleidsplan, het Informatiebeveiligingsbeleid en het Documentair informatiebeleid worden geactualiseerd en een audit worden gehouden op het digitale informatiebeheer. Om de digitale beheeromgeving op orde te krijgen, moet het zaaksysteem vervangen worden zodat digitale vernietiging kan plaatsvinden. Een nieuw zaaksysteem moet geïmplementeerd zijn in de eerste helft 2022.

datum ons kenmerk blad 2 van

Wij nemen aan u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris, de burgemeester,

drs. W.M. van de Werken

mr. P.J.M. van Domburg

6 juli 2021 996103 2