2.2 Verbeterplan archief KPI IJsselstein 2020

Verbeterplan archief IJsselstein KPI 2020. Ad 1.1 Archiefverordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Advies RHC: Het jaarlijks nalopen en zo nodig updaten is een doorlopend proces. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. Deze actie zal jaarlijks worden uitgevoerd en is opgenomen in ons periodieke controleplan. Planning: jaarlijks. Ad 1.2 Beheerregeling informatiebeheer (voorheen 1.3) Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats? Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. Deze actie zal jaarlijks worden uitgevoerd en is opgenomen in ons periodieke controleplan. Planning: jaarlijks. Ad 1.3 Strategisch informatieoverleg (SlO). Organiseer 2 keer per jaar een SlO en begin daar in 2021 mee. Deze hebben tot nu toe nog niet plaatsgevonden. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In 2021 zal er een SIO overleg worden gepland door de gemeente. Planning: 3e kwartaal 2021. Ad 1.4 Wijziging overheidstaken Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden.

Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden partijen of Zie ook: (verbonden partijen) 2017 van KVAN/ BRAIN Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. De gemeente IJsselstein blijft attent op wijzigen van overheidstaken en afspraken met verbonden partijen of samenwerkingsverbanden als taken worden opgeheven, samengevoegd, gesplitst of overgedragen. Dit wordt opgenomen in ons periodieke controleplan. Planning: doorlopend. Ad 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen. Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen / verbonden partijen door het college attent op het treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. 1

Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. De gemeente IJsselstein blijft attent op wijzigen van overheidstaken en afspraken met verbonden partijen of samenwerkingsverbanden als taken worden opgeheven, samengevoegd, gesplitst of overgedragen. Dit wordt opgenomen in ons periodieke controleplan. Planning: doorlopend. Ad 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer (was 10.2). Ga in 2021 aan de slag met het wegwerken van de vernietigingsachterstand in Mozard. 2019-2020. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In 2021 zal gestart worden met het wegwerken van de vernietigingsachterstand in Mozard en zal in overleg met het RHC worden uitgevoerd. Planning: doorlopend 2021/2022. Ad 3.1 Archiefruimten (was 7.3). a) Hou het RHC (ook buiten het SlO om) op de hoogte over de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. b) Zorg er in 2021 voor dat het mogelijk wordt om in Mozard c.q. m.b.v. MY-LEX tijdige vernietiging van informatie te realiseren. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. a) De gemeente zal het RHC (ook buiten het SIO) op de hoogte houden over de implementatie van het zaaksysteem. b) In 2021 zal gestart worden met het wegwerken van de vernietigingsachterstand in Mozard. Vernietig in MY-LEX is voor 2021 niet nodig aangezien de vernietiging van 2021 in CORSA heeft plaatsgevonden. Planning: 2021/2022. Ad 3.3 E-depot (was 7.4).

Breng in kaart wat nodig is om te komen tot aansluiting op het e-depot bij het RHC en goede overbrenging van digitale informatie. Maak vooruitlopend daarop een goed metadataschema, zorg voor goede toepassing van TMLO. Er moet (financiële) ruimte worden gemaakt voor dit project. Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In 2021 zal een externe partij starten om te inventariseren wat nodig is tot aansluiting op het e-depot. De adviseur digitale archieven van het RHC zal hierbij betrokken worden. Planning: 2021/2022. 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming (was 9.2). Sluit een calamiteitencontract af t.b.v. de archiefruimte (bijvoorbeeld bij VANWAARDE/ Documentenwacht).

2

Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. De gemeente zal een calamiteitencontract afsluiten bij VANWAARDE/ Documentenwacht t.b.v. de archiefruimte Planning: 3e kwartaal 2021. Ad 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer (was 2.1). a) Ga verder met het daadwerkelijk inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, b) Voer daarbij in 2021 ook de (verplichte) jaarlijkse audit uit op de digitale beheeromgeving en stel de praktijk, zo nodig, bij in een in een cyclisch proces, c) Bewaak de samenhang tussen het Informatiebeleidsplan en het Documentair Informatiebeleidsplan Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. a) In 2021 zal door een externe partij gestart worden met het opzetten van een Kwaliteitssysteem. b) In 2021 zal audit op de digitale beheeromgeving worden uitgevoerd. De hieruit voortvloeiende wijzigingen zullen zo veel mogelijk in 2021 worden doorgevoerd. Het RHC zal hierover worden geïnformeerd c) Het Informatiebeleidsplan en het Documentaire Informatiebeleidsplan worden in 2021 vastgesteld. Als beide zijn vastgesteld zal de samenhang worden bewaakt. Planning: 2021/2022 Ad 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal (was 3.1). a) Er dient in 2021 een overzicht geleverd te worden aan het RHC van alle (vak)applicaties waarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen.

b) Bepaal conform het projectenoverzicht in 2021 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn en verstrek deze informatie aan het RHC. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor e-depot d.d. 18-12-2020 van het RHC en actiepunt 7 in de toezichtbrief van de provincie over 2019-2020 en is een belangrijke voorbereidende stap op aansluiting op het e-depot Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. a) In 2021 zal gestart worden met het inventariseren van alle (vak)applicaties waarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen. b) Als de inventarisatie is afgerond zal een begin worden gemaakt met het aanpassen van de bewaarstrategie. Planning: 2021/2022 Ad 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal (was 3.2). Stel bij de invoering van het nieuwe DMS/Zaaksysteem in 2021 een meer uitgebreid metadataschema op voor alle processen binnen de organisatie. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In 2021 zal door een externe partij begin worden gemaakt met opstellen van een uitgebreid metadataschema tbv invoering van het nieuwe zaaksysteem. De adviseur digitale archieven van het RHC zal hierbij betrokken worden. Planning: 2021/2022.

3

Ad 5.9 Opslagformaten (was 4.4. a) Bepaal en leg in overleg met het RHC vast, welke standaardformaten u in de organisatie wilt toepassen voor digitale informatie in vakapplicaties .Werk toe naar een digitale bewaarstrategie. Gebruik opslagformaten die aan een open standaard voldoen (zie de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief). b) Archiveer in 2021 ook de videnotulen van de gemeente en leg contractueel vast met Notubiz dat IJsselstein de eigenaar is van de eigen videonotulen. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. a) In overleg met het RHC zal in 2021 bepaalt worden welke opslagformaten er worden toegepast voor digitale informatie. De Bewaarstrategie zal hier dan op worden aangepast. b) De videonotulen worden momenteel opgeslagen bij de leverancier. In 2022 als het nieuwe zaaksysteem is geïmplementeerd zal er een begin gemaakt worden met een koppeling met Notubiz zodat de videonotulen daarna in het zaaksysteem kunnen worden opgeslagen. Planning: 2021/2022. Ad 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen (was 5.3). Vernietig in 2021 z.s.m. de originele papieren archiefbescheiden die in 2020 zijn vervangen. Dit is een wettelijke verplichting. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In 2021 zullen de originele papieren archiefbescheiden die in 2020 zijn vervangen worden vernietigd. Planning: start 3e kwartaal 2021. Ad 6.2 Converteren en migreren (was 4.6).

Denk bij de migratie van informatie uit Corsa naar MY-LEX wel aan de (wettelijke) eisen die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC en lever een conversie- en/of migratieverklaring af na de uitvoering. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. De migratie van CORSA naar MY-LEX is afgerond. In overleg met het RHC zal een conversie en/of een migratieverklaring worden opgesteld. Planning: 3e kwartaal 2021. Ad 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst (was 5.1). Overleg in het eerstvolgend SlO in 2021 of er een Hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moet worden opgesteld. Denk hierbij o.a. aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de Corona-crisis. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In het SIO van 2021 wordt een Hotspotmonitor/lijst opgesteld. Planning: 3e kwartaal 2021. Ad 6.4 Vernietiging en verklaringen (was 5.2). Zie het advies bij KPI 3.1. Zorg dat de achterstand in (digitale) vernietiging zo snel mogelijk wordt weggewerkt. Richt het nieuwe DMS zodanig in dat uw digitale archiefbescheiden ook volgens voorschrijft vernietigd kunnen worden. Regel deze vernietiging ook voor de decentrale informatiestromenbestanden.

4

Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. Zie KPI 3.1. Planning: 2021/2022. Ad 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn (was 6.1). Draag in 2021 de bouwdossiers van IJsselstein (t/m 1999) over aan het RHC. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. In 2021 worden de bouwdossiers t/m 1999 overgedragen aan het RHC. Planning: 3e kwartaal 2021. Ad 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging. Beheerders moeten bij de overbrenging van archief naar het RHC meer rekening houden met de beperking van de openbaarheid van gegevens o.g.v. de Archiefwet en de AVG. Zie de in 2019 uitgegeven handreiking door de VNG “Beperkt waar het moet”. Verbeterplan n.a.v. KPI 2020. Dit wordt meegenomen bij de eerstvolgende overbrenging. Planning: doorlopend.

5