2.2 Rapportage KPI's archief- en informatiebeheer 2024

RHC

Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden Blekerijlaan 14 3447 GR Woerden 0348 428846 rhc@woerden.nl rhcrijnstreek.nl

Aan Burgemeester en Wethouders van de Gemeente ljsselstein Postbus 26 3400AA IJSSELSTEIN

Woerden, 25 februari 2025

Onderwerp: Rapportage KPIs archief- en informatiebeheer 2024 Gemeente ljsselstein

Geacht College,

Hierbij rapporteer ik u over uw archief- en informatiehuishouding in 2024. Zoals u bekend is, dient u als archiefzorgdrager op basis hiervan de jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad te overleggen over de uitvoering van de Archiefwet. Na behandeling door uw raad dient u het collegeverslag annex KPI-rapport met verbeterplan uiterlijk 1 5 juli a.s. aan te bieden aan Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Vanuit de vorige KPI-rondes zijn de nodige verbeterpunten naar voren gekomen om de informatiehuishouding van uw organisatie te verbeteren om zo aan archiefwet en — regelgeving te voldoen. De wijze waarop de gemeente ljsselstein deze zaken heeft opgepakt geeft vertrouwen. ln 2024 is de planning van het verbeterplan gevolgd. De meeste acties lopen echter door in 2025, waardoor veel zaken nu nog niet zijn afgerond. Echter, Iangzaam wordt zichtbaar dat team Gegevens en Processen de plannen ook daadwerkelijk weet uit te voeren. Een belangrijk punt daarin is de werking van het kwaliteitssysteem. Echter in 2024 is hier niet veel aan gebeurd, al zijn de standaard controies wel gewoon uitgevoerd. Ook vanuit de provincie wordt benadrukt dat dit een belangrijk onderdeel is voor een betrouwbare informatiehuishouding. Het actiepunt staat voor 2025 op het programma.

Om het nog effectiever te Iaten zijn, zullen er ook (interne) audits moeten worden uitgevoerd zodat er een effectieve PDCA-cyclus kan ontstaan. Een speerpunt in 2024 was de migratie van Mozart naar het e-depot. De uitplaatsing van informatie uit de oude Mozard-omgeving bevindt zich in de afrondende fase. De

Het RHC is een gemeen-

schappelijke regeling van de gemeenten: • Bodegraven-Reeuwijk • lisselstein • Lopik • Montfoort • Oudewater • Woerden • Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

achterstallige vernietiging vanaf 2013 is recentelijk (begin 2025) eindelijk opgepakt. Voorts behoefde de archiefselectie meer aandacht. Het DMS Djuma had eerst problemen rondom vernietiging, maar in 2024 ziin deze problemen verholpen en is een begin gemaakt met het wegwerken van de vernietigingsachterstanden. Dat is dus positief. Het team Gegevens en Processen heeft een start gemaakt met het maken van een overzicht van inventariseren welke applicaties en informatie in werkprocessen wordt gebruikt. De afdelingen waarmee zij in gesprek zijn worden op deze manier bewust gemaakt dat ook zij (archiefwaardige) informatie verwerken. Tot slot heeft uw gemeente de personele bezetting bij team Gegevens en Processen verstevigd. Met de nieuwe medewerkers en de verschuiving in bestaande functies moet de gemeente (nog) beter grip op de informatiehuishouding krijgen. Het komende jaar zijn er nog voldoende werkzaamheden voor de gemeente om zich op te richten. Niettemin is het bewonderenswaardig dat de gemeente bezig is met de uitplaatsing in het e-depot en daarmee binnen het werkgebied van het RHC een vooraanstaande positie inneemt. Hopelijk lukt het de komende tijd werk te maken van de openstaande punten, en dan kan een volgende rapportage met wellicht met groen gehonoreerd worden. Graag zie ik de actualisatie van uw verbeterplan op de in de bijlage genoemde KPIactiepunten tegemoet.

Mochten er hierover nog vragen zijn of afstemming gewenst, dan kunt u contact opnemen met mijn archiefinspecteur (of zijn vervanger).

Me vri

e jke groet,

.. ooijen, /eearchivaris RH

2

Rijnstreek en Lopikerwaard

RHC

Rijnstreek er Lopikerwaard

RAPPORTAGE KPIs ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2024 Gemeente ljsselstein

Februari 2025

Rapportage KPIs archief en informatiebeheer 2024 Gemeente ljsselstein lnleiding Het cotlege van burgemeester en wethouders dient ieder jaar aan de gemeenteraad en de provincie verantwoording af te leggen over het archief- en informatiebeheer. Het wordt daarbij ondersteund door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard, die betast is met het interne toezicht op de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeente ljsselstein. Hiervoor wordt het archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde KPIs (Kritische Prestatie lndicatoren) getoetst aan de Archiefwet en —regelgeving. Daarbij komt ook aan het licht in hoeverre het verbeterplan dat de gemeente na de voorgaande KPI-ronde opstelde, daadwerkelijk ter hand is genomen. Wanneer de archief KPIs op de juiste wijze worden ingevuld voldoet de gemeente in de richting van de provincie aan de informatieverplichting. De input voor het voortiggende rapport is vooral geteverd door archiefinspecteur mw C. in t Veld-Janse samen met de adviseur digitale archieven mw M. Mac Dougall, in samenwerking met J. Brommeijer en mw C. Kwok bij de gemeente ljssetstein.

Overigens is de wijze van rapporteren erop gericht de provincie als extern toezichthouder zo praktisch mogelijk van de benodigde informatie te voorzien in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de Verordening systematisch toezichtinformatie provincie Utrecht. Ontwikkelingen na de vorige KPI-rapportage De KPI-rapportage over 2023 is een verkorte rapportage geweest in verband met de pensionering van de archiefinspecteur. Na deze KPI-rapportage ontving het RHC op 24 juni 2024 een inhoudelijke reactie en een verbeterplan. ln dit verbeterplan is een ptanning in de tijd opgenomen over de jaren 2024 en 2025. ln 2024 wordt hard gewerkt om digitale achterstanden weg te werken en migraties uit te voeren. Zo wordt te bewaren én te vernietigen informatie vanuit Mozard gemigreerd naar het pre-depot van DiVault lndien geslaagd, zullen hierna deze digitale achterstanden (lopend van 2013 - 2025) in Q1 2025 worden weggewerkt. Tevens worden de zaken uit Mylex in 2025 gemigreerd naar Mylex-Pro. Tijdens deze kpi-ronde is de laatst bekende brief van de provincie die van 5 december 2023. ln deze brief zijn de belangrijkste zaken, die in 2024 nog steeds spelen, het belang van kwaliteitsbewaking en uitvoeren van jaarlijkse audits op Djuma. Het inrichten en uitvoeren van een voltedig kwaliteitssysteem, hetwelk toepasbaar is op het zaaksysteem blijft een belangrijk aandachtspunt.

Het onder beheer brengen van informatiestromen. ook in decentrale vakapplicaties en emailboxen is onverminderd belangrijk. Ook actueel is en blijf het opstellen van een digitale bewaarstrategie op het zaaksysteem én met betrekking op de decentrate informatiestromen. Op 5 februari 2025 heeft een nieuw toezichtsgesprek plaatsgevonden vanuit de provincie. maar tijdens deze KPI-ronde was de brief nog niet verstuurd waardoor de inhoud niet is verwerkt in dit rapport.

2

Bevindingen over 2024 KPI 2.2 Middelen en mensen Ad. 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Verbeterp/an: De uitplaatsing van Mozard naar het pre-depot heeft vertraging opge/open door personele mutaties. De bestuurlijke besluitvorming staat in het pre-depot, maar voor de zaakdossiers worden de testen nog uitgevoerd. Planning: Q2-2024 — Q4 2-2024 ln 2024 ¡s er druk gewerkt aan de uitplaatsing van Mozard naar het pre-depot van DiVault. Er zijn verschiliende testen uitgevoerd gedurende het hele jaar. ln 04 2024 ziin de laatste werkzaamheden afgerond voor het plaatsen van de informatie van Mozard in het pre-edepot. ln lijn met de plichttotvernietiging worden zaken die vernietigd moeten worden van voor 1-12025 op een vernietigingslijst geplaatst en advies/goedkeuring gevraagd om deze in bulk te vernietigen. Met de vernietigïng uit Djuma is een start gemaakt en in 2025 kan door uitbreiding van personeel de vernietiging bijgewerkt worden. Advies RHC: Na de migratie van informatie uit Mozard naar het pre-depot moeten ook de digitale vernietigingsachterstand (periode 201 3-201 9) worden uitgevoerd. KPl 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots. Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 3.3 E-depot.

Verbeterplan: Doordat het gebruik van Mozard ¡n de periode van 2013-2019 niet altijd consistent is geweest is er een achterstand ontstaan in de vernietiging van zaken en documenten. ln het pre-depot kunnen er nog herstelwerkzaamheden en vernietiging uitgevoerd worden. Dit gaat om een grote hoeveelheid informatie. De herstelwerkzaamheden worden eerst ¡n kaart gebracht zodat er een plan van aanpak opgesteld kan worden voor de uitvoering Planning: Q4-2024 — Q3 -2025 Dit punt hangt samen met KP12.2b. Advies RHC: Overleg samen met de adviseur digitale archieven van het RHC hoe er moet omgegaan met toekomstige migraties vanuit andere applicaties naar het pre-depot. Zorg voor een duidelijke planning/pva en deel deze met het rhc, om verdere vertraging te voorkomen. vernietigingsprocessen in Djuma, MyLex en Mozard lopen maar er blijft risico op nieuwe achterstanden. Periodieke controles in samenwerking met de nieuwe ICT-consulent zouden hierbij kunnen helpen. Er ontbreekt nog een uniforme aanpak voor migraties. Stel een migratieplan op waarin wordt vastgesteld welke metadata behouden moeten blijven, hoe controle plaatsvindt op volledigheid en op welke manier herstelwerkzaamheden voor een migratie kunnen worden uitgevoerd. KPI 1 lnterne Kwaliteitszorg en toezicht.

4.1 Kwaliteitssysteem Archiefbeheer Verbeterplan: Als gevolg van personele mutaties ¡s het nog niet gelukt het kwaliteitssysteem te realiseren. Wel wordt periodiek de kwaliteit van de geregistreerde zaken/dossiers ¡n het zaaksysteem gecontroleerd.

Actie: Start met het opzetten van een kwaliteitszorgsysteem voor alle applicaties die archiefwaardig zijn. Het kwalíteitshandboek updaten en een audit uit laten voeren op het zaaksysteem. Planning: Q2024- Q4 2025 • • •

•

Het handboek van het kwaliteitssysteem is ¡n 2024 geupdated, het kwaliteitscontroleplan ligt klaar. Er zijn kwaliteitcontroles in Djuma, maar er worden er geen interne audits op Djuma en andere applicaties uitgevoerd. ln 2024 is lnformatiebeheer begonnen met het voeren van gesprekken in de organisatie om te ¡nventariseren welke informatie en vakapplicaties en andere opslagplaatsen (zoals email en netwerkschijven) in de werkprocessen worden gebruikt. Dit moet leiden tot een overzicht van werkprocessen met hun applicaties. De applicatie Zorgned wordt in 2025 aanbesteed.

Advies RHC : Voer een interne audit cq. nulmeting uit op het kwaliteitssysteem. Houd het RHC op de hoogte van de uitkomst van deze interne audit. Completeer het overzicht van werkprocessen cq. vakapplicaties en betrek het RHC bij de vraag hoe er grip kan worden gekregen op deze (archiefwaardige) informatie. Breid het kwaliteitzorgsysteem uit naar de informatie in de vakapplicaties. Kwaliteitscontroles op Djuma zijn een goed begin, maar deze moeten uitgebreid worden naar andere systemen, zoals NotiBiz en MyLex pro. Dit voorkomt dat er in de toekomst migratieproblemen ontstaan door ontbrekende of inconsistente metadata. Ook hierbij zou de nieuwe ICT-consulent de technische kant goed kunnen borgen. (betrek hem hier vroegtijdig bij). Betrek hier ook de adviseur Digitale Archieven bij. 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Tijdens de interviews om de i-Navigator ¡n te regelen wordt uitgevraagd waar de informatie wordt opgeslagen. Dit kan tot een lijst komen waarin de systemen/applicaties in beeld komen en waar de informatieobjecten zich bevinden. Het Documentair lnformatie Plan wordt in 2025 herschreven en vastgesteld. Daarnaast zullen ook het informatiebeleidsplan, ¡nformatieveiligheidsplan én het Documentair Structuurplan (incl bewaarstrategie) moeten worden geschreven.

Advies RHC: Neem in het te vernieuwen Documentair lnformatieplan dat in 2025 wordt herschreven de vereiste bewaarstrategie t.b.v. de informatiehuishouding op. Blijf betrokken bij de aanschaf van nieuwe softwarepakketten en stel eisen aan archiefen vernietigingsopties daarin (conform GIBIT). l-navigatorNlND biedt een kans om de informatiehuishouding beter te structureren, maar let erop dat niet alleen apps worden geïnventariseerd, maar ook informatiestromen binnen de organisatie (netwerkschrijven en email). 5.7 Opbouw duurzaam digitaai informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? ls er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden? Nee. Ook is er nog geen digitale bewaarstrategie, wat risicos mee brengt voor toekomstige migraties

Advies RHC: Stel voor O4 - 2025 beleid op en vast ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden alsmede de digitale bewaarstrategie. 5.9 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voidoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? De opslagformaten uít de Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief Verbeterplan.• ln 2025 moet het RIS aanbesteed worden. De videotulen worden opgeslagen bij de leverancier. Na afrondíng van de implementatie van het zaaksysteem zal onderzocht worden naar de mogelijkheden van het archiveren van videotulen in Notubiz en het contractueel vast/eggen van het eigenaarschap. Dit wordt opgenomen in de planning. Actie: om informatie uit het huidige RIS over te kunnen dragen moet een aparte module bij de leverancier worden aangeschaft. Dit wordt in de aanbesteding meegenomen omdat de gemeente ljsselstein eígenaar ¡s van de data. Planning: Q1-2025 — Q4 -2025. ln 2025 wordt NotuBiz aanbesteed. Hierin wordt de ops!ag van de videotulen opgenomen. Er wordt onderzoek gedaan om de videotulen op te nemen in het e-depot. Advies RHC: • Bij een eventueie aanbesteding van NotuBiz zal gekeken moeten worden naar de toegankelijkheid en digitale duurzaamheid van de bestanden, let hier op bij het maken van de keuze.

(kijk niet alieen naar de opslag van videotulen). Onderzoek of videotulen periodiek geëxporteerd kunnen worden naar een duurzaam opslagformaat (zoals open video formaten) • Houdt de adviseur Digitale Archieven op de hoogte van de voortgang 6.2 Converteren en migreren 6.2.a Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd? ls ¡n de laatste 5jaar conversie/migratie toegepast? Ja, namelijk: • Migratie van My-lex naar MyLex-Pro • Migratie van Mozard naar het pre-depot van Divault. • ln 2024/2025 staat de migratie van Aeolis naar ZorgNed gepland. De applicatie was zonder team Gegevens en Processen erbij te betrekken aangeschaft. Dit kon doordat de applicatie niet was aanbesteed. Bij aanbesteding schuift team Gegevens en Processen automatisch aan. Na overleg is informatiebeheer er toch bij betrokken, zodat informatie op een goede manier wordt overgezet of vernietigd. Tevens heeft team Gegevens en Processen ervoor gezorgd dat er een handboek vervanging voor Zorgned komt. Advies RHC: Werk aan het bewustzijn n de organisatie dat bij aanschaf van nieuwe applicaties informatiebeheer moet worden betrokken.

KPI 6 Vervanging, besluiten en verklaringen KPI 6.4 Vernietiging en verklaringen Verbeterplan ln het zaaksysteem Djuma is het nog niet mogelijk om te vernietigen zonder dat er een specifieke module aangeschaft wordt. ln de gebruikersgroep van Djuma wordt er op aangedrongen snel te handelen. Actie: dejaarlijkse vernietiging uit My-Lex (waarde zaken vanuit Corsa in staan) vindt jaarlijks plaats. Vernietiging vanuit Mozard is mogelijk wanneer dit ¡s uitgeplaatst naar het pre-depot. Voor de vemietiging vanuit Djuma wordt vanuit de gebruikersgroep waaraan deelgenomen wordt aangedrongen om met een update van het zaaksysteem te komen om vernietiging mogelijk te maken zonder dat er een extra module aangeschaft hoeft te worden. Q4-2024 — Q2 - 2025 ln tegenstelling tot wat er in vorige edities van de KPI-rapportages én het verbeterplan stond, blijkt (de technische) vernietiging vanuit Djuma mogelijk zonder een update van het zaaksysteem of de aanschaf van een extra module. ln 2024 is de vernietiging dan ook opgestart. Er is nog een achterstand die moet worden ingelopen. De daadwerkelijke vernietiging vanuit Mozard is in Q1-2025 opgestart. ln 2024 is een machtiging verleend met betrekking de vernietiging van (digitaie) dossiers Djuma metjaartal V2022. Met de vernietiging uit Djuma is een start gemaakt en in 2025 kan door uitbreiding van personeel de vernietiging bijgewerkt worden.

ln 2024 is machtiging verleend met betrekking tot het vernietigen van de stukken van de verkiezingen voor de Tweede Kamer der Staten-Generaal (stempassen, volmacchten, kiezerspassen, stembiljetten etc). Advies RHC: Voer ook de vernietiging van de jaren 2023-2025 uit in Djuma KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn 7.la. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarpiaats of E-depotvoorziening? Ja, tot en met 1999. De volgende blokken die in 2029 op de planning staan zijn 2000-2009 en 2010 tot en met 2019. Advies RHC: Houdt rekening in de planning en de capaciteit over de wijze waarop al dan niet digitale bescheiden moeten worden overgebracht. Houdt er ook rekening mee dat bij ingang van de nieuwe archiefwet de overbrengingstermijn wordtteruggebracht van 20 naar 10 jaar.

Conclusie Vanuit de vorige KPI-rondes zijn de nodige verbeterpunten naar voren gekomen om de informatiehuishouding van de gemeente te verbeteren om zo aan archiefwet en —regelgeving te voldoen. De wijze waarop de gemeente ljsselstein deze zaken heeft opgepakt geeft vertrouwen. n 2024 is de pianning van het verbeterplan gevolgd. De meeste acties lopen echter door in 2025, waardoor veel zaken nu nog niet zijn afgerond. Echter, langzaam wordt zichtbaar dat team Gegevens en Processen de plannen ook daadwerkelijk weet uit te voeren. Een belangrijk punt daarin is de werking van het kwaliteitssysteem. ln 2024 is hier niet veel aan gebeurd, al zijn de standaard controles wel gewoon uitgevoerd. Ook vanuit de provincie wordt benadrukt dat dit een belangrijk onderdeel is voor een betrouwbare informatiehuishouding. Het actiepunt staat voor 2025 op het programma. Om het nog effectiever te laten zijn, zullen er ook (interne) audits moeten worden uitgevoerd zodat er een effectieve PDCA-cyclus kan ontstaan. Een speerpunt in 2024 was de migratie van Mozart naar het e-depot. De uitplaatsing van nformatie uit de oude Mozard-omgeving bevindt zich in de afrondende fase. De achterstallige vernietiging vanaf 2013 is recentelijk (begin 2025) eindelijk opgepakt. Voorts behoefde de archiefselectie meer aandacht.

Het DMS Djuma had eerst problemen rondom vernietiging, maar ¡n 2024 zijn deze problemen verholpen en is een begin gemaakt met het wegwerken van de vernietigingsachterstanden. Dat is dus positief. Het team Gegevens en Processen heeft een start gemaakt met het maken van een overzicht van inventariseren welke applicaties en informatie in werkprocessen wordt gebruikt. De afdelingen waarmee zij in gesprek zijn worden op deze manier bewust gemaakt dat ook zij (archiefwaardige) informatie verwerken. De gemeente ljsselstein heeft haar personele bezetting bij team Gegevens en Processen verstevigd. Met de nieuwe medewerkers en de verschuivíng in bestaande functies moet de gemeente (nog) beter grip op de informatiehuishouding krijgen. Het komende jaar zijn er nog voldoende werkzaamheden voor de gemeente om zich op te richten. Niettemin is het bewonderenswaardig dat de gemeente bezig is met de uitplaatsing in het e-depot en daarmee binnen het werkgebied van het RHC een vooraanstaande positie inneemt. Hopelijk lukt het de komende tijd werk te maken van de openstaande punten, en dan kan een volgende rapportage met wellicht met groen gehonoreerd worden.

**Pt.nr..g nl.r e.rg.br.ohl. .rnhl.fbe.ch.ld.n (N-o)

nPt n,.

2.________ MIDDEI.Elfl EN MENSEN 2 .1 t i

afltwourd lta/donh/nee/

_________ ____________ _____________________________ ______________________________________________ __________ ____________________________________________________ -__________________

Mlddelen

llonrnel ,,,lddnln,, ctnit l,et collngn .ln a,cl,tntro,gdrager n. grrndbeuclrrg duot dtr raad *ntrlaa*i tcnatrtw, in Wat c Iror trctalr lrnd,ag ,iat lsorrtn000t d cp rle kogr uUflg oa

bnsc*,lkking orn de boston to debhon dle tijn onrbonrjnn a.n de ultnelanirig van d. .org voor c.q het behenn van de arclrlelbenchelden van de gemenntelljke otganenen het ton,,rfrt -laar,ur2,____._____._ _ .,_____________________ trrrur,t*olag ,gj-rl

-- _________ _________________________________________________________________ i irrnlichirng lrnoolgor,dn knsler,coortrrrrt,j,, rnlnoartl loot, iwrco,,nel. nole,,,n i,doo,r perccct,nrel, opinrdrng pnrcu,r.nl, e,alerralnn noer lret paprnrorr a,chiet (oippelt, oeepukkcrg e.d l. ntte*nr bnwnek,ng a,cl,rronn. ontrsntrgltrg boow/,ntrchttrrg rerhrnl,o,,nln loob dtgitaall. ho,r arrl,rnlr,,,tn*e o* opslag, et,nr,.n dtgrrat,snrrg ar,lr.ece,,, coannnes. sohwarn l)MS/IlMA. coltwa,e DSPILTC atclrieldrnnstolaa,,slcrrrrg h,t e,lntrre .tchin*u.ga,r.satle )or,hrelb.rwoaeptaalt), aannlr,r,,,g dn,urt,nrt*e,rwOrhr Er r,jn geett bengetalletr bnsolrbbaar

Menoen, kwantitatle( tbv beh.g,

2.2

llneoenj rr,erl,ell (lles) tte)l l,el ccclloge alc urrirlelrurgrl,ager ,la guedkourirrg rjour de raatl ter becclrlkhing o,n d. kotteo tn dekknn dle tlj, ne,bondnnaan de oiluetn,rlrtg na,, de torg rnnt c.q. *,nt bnhneroan rte .rclrinfbncclreidon natr dn ge,rrnnr,tnl,1bn ueg.ortl

2.2,a

kolorn Tonlrchting .or.r lho

hoL loperrdn jaar?

____________________________________________________ Wnlh bedrag 5 geco,onettJ nuw de r,r de l,nbntkulo,,r bntton,ndo kosten? NB .n orjn k.nge*allen nod,g ue, tcr kun.ren bepabrn 01 hnt gntoser voord. bndtag oaldoendn ,c o,n dn kos*en te dekbnu. _____________ ,nd.dilkntwijn

___________ ______________ ____________ ________ ur ar)t bearrtw. ln kulotrr wut ic dn totalnorno.rrg i,, *nn ,urr Toelicl,tlng A) e,ndewe,kert rn de orgarrrsatrn dle lnlormatle prodocnrnn 0* oerwer*rerr? co,rr /Gf

-

___ -

) lctndnwerkerl rn de urgarrrcalln drn lrpr bolast oret tnlur,,tattnbel,enr, ,ua)t n,odnwnrknrs t)V,tCt, ir,lntrrea,thrnldtnns*nnevnrrlaele r,rlotnralrobel,errderc ,qc a,,dere aldel,ngerr

trrrorrclslag

_____________

__________

Oeefoe.gen

-

_______________________________ -

Wat rt rie ornoarrg rn lie ore, dn rnndnwerl,nrs dre rJjrr belast nrnt l,el lrrlrerrratlebohner, urgnsplltl r.aar lu.gliecoort

•tr.lrorn,nt t,rab.,u,rcul.rrl Pu.tcclnne.l belu,.n bdo,rnal,.behoe, (n.tern(

_ . tr.lchjlng

E rrrj,r ßccrr knncntallc,, ll.rtclrrklraar

-..-_____

________

irjrr de ,nednwntkets ,n dr orgarirsatro die ,ntorrnat,e p aducetenntonrwnbnc ootdurvdn op do lrootn oar, ,Jo rr,torrrr nd,llllrorr °p rrr*orrrra*rnbnlrnnrgobind arn enn goed lntormatlnlrelrner te kor,fle,r garandnrerr

__

Zljn

22 b

int.,stu,,d.n 1,i d. v..t,.4)b

lc,hleorl.a.nhe,ieot

va,, wnlkn aand i ,j,, dn

sta,idrr,? Zuv de vr,orjv,rlcje,iin dn tuelìrt,ting.

k. (14 11174 cljr, de loa101. w.ek.aaa,t,h.d.ei ulgoì aìrd .avr t,sl plu.ts..eean .b. ìvttwmall. gan Moìèr.l ìii fwl predepol llì 11)1, wat d. 11,1,1 101 ..lni.t.gin.g warderc catcae ìbo .er,l.tigd r.,ag.n wuðciett vt eow 1-1-2025 op wc, wrrrì.tlg,eislc)sl geplè.ls .n lìles RftC Streef ot na.r ìdìlroIiovdkrwn,ata...ad,r,,dezniìtbe (23 2024 iie oitplaaìsuvg • e.itnrvtigeri Uo. èe n.enì.liging ,.il tlpceea ìs ,n intortrialìa van Moza,d wir slart Svl.rOakt ,,r tlr ,lDr. kae doon uit ltet pre( o-depol oan dilvnictoig oao lwn.t,,et d. serr,,Etigt. Vault af to ronde,,. waarno atncoeì kt *,Odeni v.ììi,olìgìng daaref ban ,als viuoc,t

1- wat is de v,tic,atrg oa,, deieuul,i.,iclaìnjr,, lyv,ek fao,ital ni ,cl MII, c)1I, ij

--

______________________

-

-

_______________________

_________________________________________. -_________________

____________ waaeoeti ,.pr deie arhteesto,oie,, w,t.1an7 ____________ -,ìdloer olnd.r ìtrotìgs deze arhterst,nd.n .we geom.n? ____________ ,*hvtgker, va., de act,tr,s(anden n nen pl.nn.ng opeeno.ne.t? - .oja. op welko teteiil.. mo,,len de we.kzaa.,,iwcb.., oìgepalcl e,r algevoe,d

,l.2b ¡nefictttlng Hrt ffaat l,iri on,,t,ucloteleac i,irrìtaiotei, die b,,,,ìr,, de dagelijkiec,tuuerìrig va,, dr bci,ne,weikcuarntiedn,, mnt de no,,,,aìe pe,svrwnlsbo.etrir,genloegekenìde ,,,iddeln,ini,et 2.2.c

2ijnero.nrnv,brrìgen gew..sl canult h.l lnterb.itautlijb Toeìicht dovr dn ìinocl,iiin?

2.4

Mensen. kwantltlef tttv toecicht ____________________________________________________ Hoeo.nl fo,n,atì.tu,j,,t. J,n.lt h.t coìl..g.. ats iuctìitt,orgdragervastgrsteld o,,vr hnt loe,viit oraog b.ar,1w l,ì wat ìs de tvlale nwoang l,, lten,u wal ,u do oli,ca,,a pnr tuerrlo.soort (arrb.na bolons archiellnspncteue / onerig)? op ltel bel,neroan do niel naar dv archietbewaarptaat, ooetgebractìte a,chivlbe,rhe,dvnZ Toelicfrting Dil betr.lt d. g,,n,oet,teatvhioael, e,et de gemeeìiteli)ke arrhìe(inspecteu,s en/of aoder. gem./G5 roedewwbnrs.

44.1 4_l a

lnterne liwallteltszore en toezlcht Kwa5teem archlglbehger Ma.bt t,etvoilege .1* zcxgd,agn, noov l,eì bcÌ,ee,na,, te loewaoenaecÌ,ì.tbealì.,dwt gebnolk vae. nn keealitvrtcstsìeorn, waa,vnor tuetvba,ee,se,, vijn grto.mulee,d?

Z,¡a. w.5ca7

de.ls

AdoHls RHC long dal vavidt deøq Pwt,a,,te.lìi O412O24 flvt i.rìnoeuw. loll.g. Dl lvdlf ealtn 2021 bwoìitelisnystoon, brjgewerht ,jtg.uu,nd nro.t.n wved.n wn,,lt,,,clus,ef ctir . ìiv_tìb,ng ca,ì het peniodieb coirtnnlvplain ìn,,ì,n O212025 go,00d in Voor daarnawst in 2024 echl eoì, (ovtornel oì.iìjit oit cìg, flot zaahsy.loem, wat .ìgenìijb ,r, l,Ot Vo,boìenpl,r, 2022 was cflvnz,èri -

vato,chtlrio

ler, kwaiìteìsyslt.,rnìs hci getinet vaìì o,r,ivatu,islriíciuïii ceraar(woo,delijklreilcnn, pr,xrrdu,os. pru,eerrenvvvna,erningen die raodrg rljrr ravo, lìet tonuitvver brongnn va,r do kwallleítsoorg. Ue archaelwetgeiorr1 vclirijtl i,iet vvor tion eelr bwatiteítr,vystrc,r, vvrrrngegeveo r,toel worden, waar vtolr 1,, de (veticl,tlrìg ep de Arclìref,egelieg dal elko ìiuertìerdsìogaì,lsalre kwatrt.itsolser,stetlaaìrirìtorerat,e- eir aiclsetiììanagertse,nt rn ouerotnsterrìrìirng rne( traay vyrantwuvrdelijkhedeneìroìtvoering van raken. tie voga,iisstre r,ro.,L kurriien aariloneri dat twsutrrevei, ìs waaree,ontwvo,delrjklwd.,ii eijn bcicgd, hec rakeri dìeflei, te woìdnir oilgevoerd o,n eerruvorat kepaatìte kwallteir te bererloen er, rnì liveoerioaarr bepaolde ,tainlao,den wordr voldaan eri dal regvl,natig ielerrìe toetsiril etì evalualie plaaLsviiiden

jb

Zojaoldeels,welksys*eem? tnv.t.?(jndienkpj41.arrla/dedra?danbeonlwoaedentfl boloert To.11clrtlnj opantwooed)

neaagbna.ìlw keloe, Tsvlla.btang

hrrt systnoln aandact,t aan:

/ijrr ,rr ,ot ernnvrrr,or, vavt.evteld waaraotl he( ,,torrnatjybelretr ii,aet raildvnn, eti waatolasltoctoteel peroollok wlvdl gelorrls*7 iv ja el de.l,, vvldoc-t ket toeheer van dn arclnietbeuctìoide,i aaìì doorvencan dat

deetu

Worden nr syslenrallsili hwajite,tscaavilioles gndoant 70 ja, welkey

lntv Lijn rr,edewerknrs lc.rharrdelaa,$) oti de hwrgln ean de tnterl,o n.ticbeheyrvoerrcttrlt*err7 pe,,odlek ìinlelrie tuetvo,. oanì liel bwal,tnllssy,teenn tdaols? werde,r dasto,t ts,,teiiver,ties .eltokhaì, (PCOA)? ORDENING, AUTHENTICREJT, CONTEXT, TOEGANKEUJKHEtO EN OUURZÃAMHEID Geordignd ov.rolctst analoog .n dljttaOt Besctnilct de gemeerìin oaer enli aviunel, voispleet en 1o1ìsc1i rament,ongenìd ovcriictti csn le bewaronj a,chl.tbnsctieiden, geordend ooeneenkornvtlg rte ten tijdC uaa do vorn,:iigia:i n,et oíclriej daaìnoor geldevde ordenlr,gssltsctuur?

Ooao iwt o.r iwn nn.r,lchr .I ,.roar otol,lrlO.n? Hier wied.n oye,Llclrten bedonld voin de werkelìjk .aeweeigr donomcriten cfl iaker,/dos,l.r. ln dtt ouerl,vht ,taat, koin sawerigouat on, wetict on,lilettcesctreldnl, het gaor waoi doielnui,iiíerì ,s jtysieke lovotic /oppllcatìej en ot het o,n te lcowanen et ofi lermilrn l.r nern,etigein

uwen tioesl,sW(rlalt otlerrfan tJe( in 2025 l,er5ïi1t1e•n,tt ibinyrelsle esttotejhet b.v. de

nl.lte.rigop.

te•rn bit de .an5artro4 no,t

.oltwaeopátla4?emem lm aan S,tel- cn m dW ,mGIlflì. iroi,dil.ig

• elk n,ioeao l,lsicu,,iei,rerr, dossjers, kodnlf,system.n dalabauesntu ) wwden bijgehoodon7 Welko svorrten ni.rladota wordetn gerejn,treord ln welk. onoreiclrleri(enj?

____________________________________________________

____________________________________________________ ____________________________________________________ _________________________________________________________

Woesh .. gelosik ge,,,aakt uan .eo lo.li(ypene.lalogoS? Zo ja welke? Wo,dt de onrr.aiig ,rr ,nìelsrt re.p. 015/15 biigelíoode,ì? ì. ja, wa( is liwra.v d. o,ruarro? lnetic*alu,,i kersgelallyrjaor,aevrrtìl Wo,deri vok atitìietbesilic,d.n,tìvakapplivalie.u,rgeíìoilieíi iíi l,ei uoe,aïct,l? lndlo,r dl, v,tt lìot iosl is, l,orew,os.rLichtea,ì roloeorilouopplicarie. -______________ ceïirt,lkboar? Wolílt ,i, ,ot g.,oíd.,,íd onerl,í t,l íwab lojgnlrovdenìol o,, woa,cisprabe iI sa,ì lnair ____________ ,eoaalìtSiíol enrsvoris.eeeoe,w? ___________ Woedt rii lìet ov.ra,í lit uok kílgetivudern vt er beperlavgeìr oar, de openbaarheld ticr ,e,sleld? lijs oob netwnikvul,ìioei,, tn,aìlbase,, uan triednworliers eír gerneeiijelllke ______________ tatabasns tn lnci nv,rinc trt nceerreont,if /ije osab alt. jerlr.nnírlijke wetivites etr de svci9 niedìakrr,,ater, vaaí gerrreeir te en ____________

0.5. To.11d,tieg

Naast post- ut dosslerregistratre-, zaak- en docutne,,tma,,age,r,er,tnysterne,r, ,lie ove, archietfvnctionul,teit beschlhht,roorrtnrrn NCN 2D82, aijn,noastal tal lritornratiosysterrren 111 gebtulh vtie wii l,It-, sio,inrrvattcir or,,Jer dtnoc,r,er vahapplicaties. kij deae kpr iljrr twne iak er,oun bnlaiig 1) de nate waurrn dt getiinerrte tret 8e11e10 rrilorrnatrnlrnheer rn hairt trrreft. Kijk r,iot utleen r,aar li.t post- nt dossrerregstiatio-, zaab ot docunrerrtnraeugerneirtsvsteenr. 000h dn gn,rreer,lnl,jhc wtboitn, nnrplicl,t drgitaal 10 wainir toiinrtlrjht ptarcrerr (LrU1OP) en ande,e applrratres waarin arch te bewaren inlnrniitie beoirrdt, moeten rn het oneraiclrt uljir _____________ oe8eno,nnn. t)enh daararn aatr ijoragnnua,r eon complenr ooeraichl carr

5.9 9

Opslagformatens Wordnr, optlaglorrrra(nn gybroiht d,e auo nen ritorrr vt.andaard voldoen, teniij dlt ttdnlrjherwlj, nlnt haii wotdeii nnrwac)itv

--

__________ lcr,lc

__________________________________________________________________

____________________

-

________________________________________________________ nfiiijft dn gerrreentt lrnpaalde opslagforinitnn vrrrplictrt voor? We)kn?

_______________—

________________________________ ta, lttlb wutdt NnJru8rz aarrbe,reed. Hintln eoondt de upslag nan de nlaJeotolnn npgenomnn. tt wrudr Oflde,ioob audaaii urt, iie eldeotroten p te,renre,, rn trnt dnpnt.

Advren RHC Regel neo gotide opslag yoor vidnotulen Er, neem bl( 501 ovdetzr)ek jn 2024/2025 naa, varflaoT9,flg v.fl het hutdie RIS o0h de optle ortn uilplisalsirtg van de tntormatte ull NoluBjz nagc hnt pre e-depol men

Cirnndslay Praktilb.rov,n, - itst no.n sr.n4aardat Poeu,n $t.a,4ird1,alts _________ )atttyj5jng.myfpirma,stnrmata,n Natloeto,4 Aejçf

ln,tie,, ynbruik wurdt gnn,aikt nan npstagtorniisren dia ,rlet uari nen Opn,r

______________ ________ __________ dnols

_____________________________________________ ________________________________________________________ )lnnit de gnrireeritneiironnra,ctrt in wrr)kn systtrnen/appllcatrtsarclr irfornatianbjttn bavinden waar gedeag nen rnt spoelt hil fiet begrilpennan de Irrforrrrotlenbirrctrrr?

la,oirdstag uart.17,21efl22 ___________ 5.10. Tneliolaing ln enn djgrtaln o,e8eoli,g oro,tt ln bopaalde gnt,utlen oolr t,nt godstg oa,i arch,ntbnotlro,derr wn,de,rnas tgntegd. )lnt gaatvon,af vn, nrtornratleobjtcten waa,oar, de trii,Jo,rtlttrtennlet oanielt becnais,,J btijunrr loj een connersrn nl itrlgratre l,oajs 30-bnoto,rdtn. tebnnbladnri, atbnnldingnn, andro- nri o,dnobestanden en websitest. Oe getnnenty mont dus reetert wetke _____________ itwilhendn infor,natlenb)octon in dn otK.arisatln gobrruhtwotdtan ee kloien n_opslugin _____________

_________________________________________________

5.10 5.111

6.4 h.4.a

Funct)onele elsen Zljn dn lunrìtionnle ersen wat bntrett gndrag .0 m. autht,,tr(ltnrt vil, dr rllgrraln archinfhescheidnn vattgesteld eri gni,riplenientterd?

vernletlglng en veiltlerltigen Vnriilttrgt lret celltgn als a,uhintao,gdragnr dt daa,ron in avrrnrrirl.ircg bur,,oirdr, h tbn h d ?

Iiiorrdclag. iAA!L ________________ __________________________________________________ Ab art n __________

___________

_________________________________________________________________

________________________________________________________ Wutdon dn wntiolrjke bewaart.rr,nii,ien geh.nteaedf

Worrten dn b.11,a,,drla,ats uarr de tnneitrittigen a,ckirr)bo,i.t,nld.nigeivadplaegd rtorr)ut norpieti,ina Ovat olaotsvinderr? ordtno,rrnac-liriniir tot ueirrìctloing aaneovraagd? Wulderi kopioon505tnnratrscl, syvte,,ratrsulr nrongor,nnitrr irr da tt-giitinte _____________________________________________________ __________ o,niatlam.? VoorOinl hat lrachup bnitid lrr uerriiellgrrrg aan ba,.b-ups 00 nraolnrual t te-an? ________________________________

________________ ______________

___________________________

________________

_________________________________________

_____________________ . ,sg.l.er wordt ultg.vt.agdtnaa, d. I,tn wordt np,tts/age,, Lllt ban tot etn ll(st bo waa,l,r da tptdernen/appllcaties in beetd e,r waisr de t,rtorrnatteoblecten ilch b. -

______________

_________

__.

-

_____________________

-

--- _____________________

_____________________

________

_________

________________

______________________________ ______________________ _____________________ ___________________________- __________________________________________ ___________________

______________________________