2.1 Verbeterplan KPI 2024

Verbeterplan archief- en informatiebeheer IJsselstein KPI 2024 Op 27 februari 2025 heeft de gemeente het rapport KPI’s archief- en informatiebeheer 2024 ontvangen van het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Dat betekent dat de gemeente als archiefzorgdrager verantwoording af kan leggen aan de gemeenteraad op basis van artikel 30 Archiefwet 1995. Aandachtspunten In voorgaande jaren heeft de gemeente de nodige voortgang gemaakt in de verbetering van het archief- en informatiebeheer. In het verslag jaar 2024 is de voortgang gestokt en zijn een aantal actiepunten uit het verbeterplan 2024 niet afgerond. Er is veel tijd gaan zitten in de vorming van het cluster Informatie en de migratie van het oude zaaksysteem Mozard naar het pre-depot. Hierdoor zijn een aantal verbeterpunten blijven liggen. Wet- en regelgeving Door nieuwe wet- en regelgeving komt er meer druk te liggen op het archief- en informatiebeheer en dit raakt alle medewerkers binnen de gemeente zoals de Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid en regelgeving rondom e-mailbewaring. Dit vraagt training en bewustwording van iedereen.

Aandachtspunten KPI rapportage 2024 Norm Advies RHC Reactie

Actie

Planning Norm Advies RHC

Reactie

Actie

Planning Norm Advies RHC

Reactie

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Na de migratie van informatie uit Mozard naar het pre-depot moeten ook de digitale vernietigingsachterstand (periode 2013-2019) worden uitgevoerd In 2024 is er druk gewerkt aan de uitplaatsing van het oude zaaksysteem Mozard naar het pre-depot van DiVault. Er zijn verschillende testen uitgevoerd gedurende het hele jaar. In Q1 2025 zijn de laatste werkzaamheden afgerond voor het plaatsen van de informatie van Mozard in het pre-edepot. In lijn met de plicht tot vernietiging zijn zaken die vernietigd moeten worden van vóór 1-12025 op een vernietigingslijst geplaatst en advies/goedkeuring gevraagd om deze in bulk te vernietigen. De in bulk te vernietigen informatie is algemeen bekeken waardoor er zaken in het pre-depot opgenomen kunnen zijn die toch vernietigd kan worden. De kwaliteit van deze informatie in het pre-depot wordt in een separaat project opgenomen. Dit is afgestemd met de adjunct archivaris en de adviseur digitale archieven. Q2-2025 – Q3-2025 3.3 E-depot • Overleg samen met de adviseur digitale archieven van het RHC hoe er moet omgegaan met toekomstige migraties vanuit andere applicaties naar het predepot. • Zorg voor een duidelijke planning/pva en deel deze met het RHC, om verdere vertraging te voorkomen.

Vernietigingsprocessen in Djuma, MyLex en Mozard zijn jaarlijks terugkerende acties, maar er blijft risico op nieuwe achterstanden. Periodieke controles zouden hierbij kunnen helpen. • Er ontbreekt nog een uniforme aanpak voor migraties. Stel een migratieplan op waarin wordt vastgesteld welke metadata behouden moeten blijven, hoe controle plaatsvindt op volledigheid en op welke manier herstelwerkzaamheden voor een migratie kunnen worden uitgevoerd. Het contact met de adviseur digitale archieven van het RHC wordt warm onderhouden. Niet de ICT-consulent maar de medewerkers informatiebeheer voeren de kwaliteit controles uit worden gecontroleerd door informatieconsulent. De vernietiging uit de genoemde applicaties zijn bijgewerkt. Applicaties die archiefwaardige documenten bevatten komen steeds duidelijker in beeld. De uniforme aanpak voor migraties moeten worden opgesteld in een migratieplan/planning. Q2-2025 – Q4-2025 4.1 Kwaliteitssysteem Archiefbeheer Voer een interne audit cq. nulmeting uit op het kwaliteitssysteem. Houd het RHC op de hoogte van de uitkomst van deze interne audit. Completeer het overzicht van werkprocessen cq. vakapplicaties en betrek het RHC bij de vraag hoe er grip kan worden gekregen op deze (archiefwaardige) informatie. Breidt het kwaliteitzorgsysteem uit naar de informatie in de vakapplicaties.

Kwaliteitscontroles op Djuma zijn een goed begin, maar deze moeten uitgebreid worden naar andere systemen, zoals NotuBiz en MyLex Pro. Dit voorkomt dat er in de toekomst migratieproblemen ontstaan door ontbrekende of inconsistente metadata. Ook hierbij zou de nieuwe ICT-consulent de technische kant goed kunnen borgen (betrek hem hier vroegtijdig bij). Betrek hier ook de adviseur Digitale Archieven RHC bij. Het handboek van het kwaliteitssysteem is in 2024 geüpdatet. Er komen steeds meer inzichten in de gebruikte vakapplicatie en opslagplaatsen om de kwaliteitscontroles verder uit te breiden door de vakteams zelf met aansturing vanuit cluster Informatie.

Actie

Planning

Norm Advies RHC

Reactie

Actie

Planning

Norm Advies RHC Reactie Actie Planning

Norm Advies RHC

Reactie

Actie Planning

In Q2 wordt een start gemaakt met de uitvoering van het kwaliteitsplan voor Djuma. Ook voor applicaties buiten ons eigen cluster worden de gesprekken gevoerd om de kwaliteit te waarborgen. Er worden maandelijkse gesprekken over kwaliteit gevoerd over de informatie binnen ZorgNed. Kwaliteit is een continue proces en wordt daarom niet opgenomen in de planning

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal • Neem in het te vernieuwen Documentair Informatieplan dat in 2025 wordt herschreven de vereiste bewaarstrategie t.b.v. de informatiehuishouding op. Blijf betrokken bij de aanschaf van nieuwe softwarepakketten en stel eisen aan archief- en vernietigingsopties daarin (conform GIBIT). • I-navigator/VIND biedt een kans om de informatiehuishouding beter te structureren, maar let erop dat niet alleen apps worden geïnventariseerd, maar ook informatiestromen binnen de organisatie (netwerkschrijven en email). Het Documentair Informatieplan wordt in 2025 geactualiseerd. Vanuit de iNavigator wordt een Documentair structuurplan (DSP) opgesteld. Op basis van beide documenten wordt er een toetsing gedaan bij het RHC of dit voldoende is voor de bewaarstrategie. Daarnaast is er intern georganiseerd dat bij de aanschaf van een nieuwe applicatie, dit eerst langs de iCommissie gaat. Binnen de iCommissie wordt o.a. een check gedaan of de archief- en vernietigingsoptie in meegenomen is. Medio 2024 is de i-Navigator aangeschaft Deze stelt ons in staat om de duurzaamheid van informatiebestanden te bewaken, elektronisch informatiemanagement te ondersteunen, het AVG verwerkingsregister op te stellen en te beheren en zaakgerichte informatieordening vorm te geven. Het goed ordenen en overzicht houden op analoge en digitale informatie is een doorlopende actie.

Q2-2025 – Q4-2025

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Stel voor Q4 – 2025 beleid op en vast ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden alsmede de digitale bewaarstrategie. In 2025 wordt het Documentair Informatieplan geactualiseerd. Het duurzaam digitaal informatiebeheer wordt hierin beschreven. Na afronding van de procesinventarisatie van de i-Navigator wordt een Documentair structuurplan (DSP) opgesteld. Dit vormt de input om het Documentair Informatieplan te schrijven. Q2-2025 – 2026

5.9 Opslagformaten • Bij een eventuele aanbesteding van NotuBiz zal gekeken moeten worden naar de toegankelijkheid en digitale duurzaamheid van de bestanden, let hier op bij het maken van de keuze. (kijk niet alleen naar de opslag van videotulen). Onderzoek of videotulen periodiek geëxporteerd kunnen worden naar een duurzaam opslagformaat (zoals open video formaten). • Houdt de adviseur Digitale Archieven RHC op de hoogte van de voortgang Ongeacht of er een aanbesteding komt voor NotuBiz, wordt er op termijn gekeken naar de toegankelijkheid en digitale duurzaamheid van de bestanden binnen NotuBiz. Zodra het traject van start gaat houden we de adviseur Digitale Archieven RHC hiervan op de hoogte. Onderzoek uitvoeren naar de bestanden die binnen NotuBiz gebruikt worden. Q3-2025 – 2026

Norm Advies RHC Reactie

Actie Planning

Norm Advies RHC

Reactie Actie Planning

6.4 Vernietiging en verklaringen Werk aan het bewustzijn in de organisatie dat bij aanschaf van nieuwe applicaties Informatiebeheer moet worden betrokken. Voer ook de vernietiging van de jaren 2023-2025 uit in Djuma Binnen de organisatie is er georganiseerd dat bij de aanschaf van een nieuwe applicatie dit eerst langs de iCommissie gaat. Binnen de iCommissie wordt o.a. een check gedaan of de archief- en vernietigingsoptie is meegenomen. Daarnaast wordt de vernietiging in Djuma uitgevoerd zodat er geen achterstanden worden gecreëerd. In 2025 wordt de vernietiging uitgevoerd van de jaren 2023-2025 in Djuma. Jaarlijks vindt de vernietiging uit MyLex plaats. De vernietiging vanuit Mozard wordt na de migratie meegenomen in de cyclus. Bewustwording en vernietiging is een continue proces en daarom niet opgenomen in de planning.

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Houdt rekening in de planning en capaciteit over de wijze waarop al dan niet digitale bescheiden moeten worden overgebracht. Houdt er ook rekening mee dat bij ingang van de nieuwe archiefwet de overbrengingstermijn wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar. Alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken zijn overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening tot en met 1999. De bewaarblokken 2000-2009 en 2010-2019 staan op de planning om overgebracht te worden in 2029. Wanneer er wordt begonnen met de overbrenging komt dit op de planning te staan.

Planning Q22025 Norm 2.2 Norm 3.3 Norm 5.1 Norm 5.7 Norm 5.9

Q32025

Q42025

2026