2.1 Raadsinformatiebrief 050220 Stand van zaken uitvoering verbeteracties uit Rekenkameronderzoek

Gemeente

iÜ IJsselstein postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein

t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Stand van zaken uitvoering verbeteracties uit Rekenkameronderzoek RMN

uw kenmerk uw brief van behandeld door J.L.M. Voorberg-van Leeuwen

zaaknummer

792545

Datum

5 februari 2020

blad 1 van 6 bijlagen 1

Geachte raadsleden,

De gezamenlijke rekenkamercommissies van IJsselstein, Baarn, Bunnik, Nieuwegein en Soest hebben een rapport opgesteld over het functioneren en presteren van RMN. Het is een compleet rapport, waar veel concrete aanbevelingen uit komen. Het college heeft op 13 augustus 2019 een bestuurlijke reactie op het rapport gegeven. Deze is ook aan u toegestuurd. Tijdens de commissievergadering van 15 oktober 2019 heeft de rekenkamercommissie een toelichtende presentatie gegeven en tijdens de raad van 7 november is ingestemd met de besluiten: 1. De conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport te onderschrijven en over te nemen; En 2. De aanvullende aanbeveling van de rekenkamercommissie te onderschrijven en het college van B&W opdracht te geven deze aanbeveling uit te voeren. Hierbij informeren wij u over onze reactie en ons voorstel voor de te nemen vervolgstappen op de gedane aanbevelingen. Onderaan deze brief is de planning en opvolging van de verschillende acties opgenomen.

Algemene uitkomsten Over het algemeen is de conclusie uit het rapport dat RMN goed functioneert. Met name als het gaat om de basistaken scoort RMN goed. 88% van de inwoners uit IJsselstein is tevreden over de afvalinzameling. Over de reiniging is men minder tevreden, zo is 50% tevreden over straatreiniging, 39% is tevreden over onkruidbestrijding in verharding en 37% is tevreden over legen prullenbakken. RMN voert voor IJsselstein daarnaast ook additionele taken uit, zoals groenbeheer, onderhoud aan speeltoestellen en klein onderhoud. Hier wisselen de meningen van de inwoners sterk over: zo is 45% tevreden en 47% niet tevreden over het groenbeheer. Ook valt op dat de inwoners uit IJsselstein wat minder tevreden zijn over de afhandeling van meldingen, klachten en vragen in vergelijking met de andere gemeenten. Deze uitkomsten komen overeen met wat wij zelf ervaren en horen van onze inwoners.

Acties: A. Proces van afhandelingen meldingen en klachten openbare ruimte verbeteren. Hier zijn we afgelopen maanden al mee gestart en zullen we verder uitwerken. Zo gaan we voorkomen dat inwoners van het ene naar het andere loket worden verwezen. Ook zijn er afspraken over de termijn waarop mensen een reactie moeten krijgen.

datum ons kenmerk blad 2 van

5 februari 2020 792545 6

B. In de integrale visie openbare ruimte, die in 2020 opgesteld wordt, nemen we de tevredenheidscijfers mee als startpunt (0-meting). Vervolgens meten we de tevredenheid over de openbare ruimte elke twee jaar via het Inwonerspanel. C. Voor de zomer 2020 komen we met een voorstel aan de raad over het terughalen van beleiden beheertaken groen en IBOR van RMN naar de gemeente.

Reactie op aanbevelingen In het rapport is een aantal aanbevelingen gedaan. In onderstaande passage reageren wij op deze aanbevelingen en geven we aan welke acties we daaraan hebben gekoppeld.

1. Verwachtingen expliciteren Uit het rapport komt naar voren dat verwachtingen tussen RMN en de gemeenten niet altijd helder zijn. Dit is herkenbaar. Deze afspraken moeten een plek krijgen in de Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Maar ook moet het mogelijk zijn los van de afspraken in het DVO met elkaar in gesprek te blijven en in voorkomende gevallen samen naar oplossingen te zoeken. Zo hebben de beleidsadviseur van de gemeente en de accountmanager RMN minimaal eens per maand overleg waarbij de afspraken en prestaties volgend uit het DVO worden besproken en waar mogelijk afspraken worden gemaakt ter verbetering. Acties: D. Zorgen voor actuele DVO voor zowel de basis als additionele taken. Inmiddels is de totale DVO 2020 gereed en getekend. E. In 2020 wordt er RMN breed gewerkt aan een nieuwe opzet van het DVO, waarbij ook KPI's worden toegevoegd. Dit zal half 2020 gereed zijn.

2. Keuze maken in wat RMN moet zijn/worden Wat het college betreft richt RMN zich op de uitvoerende rol. Wel vragen we RMN om inhoudelijk advies te geven op beleidsmatige vraagstukken. Het is belangrijk dat alle gemeenten eenzelfde beeld hebben van de rol van RMN.

Acties: F. Eind 2019 zijn we gestart om samen met RMN in beeld te brengen welke taken en bijbehorende functies er op het gebied van beleidsadvies en operationeel beleid zijn. We geven daarbij aan welke functie waar hoort en of dit eventueel consequenties heeft voor de personele bezetting. Voor de zomer komen we hiermee bij u terug (zie ook actie C). G. In 2020 wordt door de deelnemende gemeenten een herzien regionaal grondstoffenplan opgesteld, waarin gezamenlijke doelstellingen worden geformuleerd en wegen om daar te komen. Hieruit volgt de gewenste rol van zowel gemeenten als van RMN.

3. DVO aanpassen en zakelijke benadering van RMN Zoals onder aanbeveling 1 aangegeven heeft het prioriteit om het DVO aan te passen. We onderschrijven het belang om afspraken smart (specifiek, meetbaar, acceptabel, reëel en tijdgebonden) vast te leggen in het DVO. Het gaat er dan vooral om de financiële kaders vast te leggen en de vorm van samenwerking en overleg. In de manier van uitvoering moet een mate van flexibiliteit zitten. We willen toe naar een gedeelde verantwoordelijkheid en het gevoel dat we het samen doen.

datum ons kenmerk blad 3 van

5 februari 2020 792545 6

We willen goed kunnen sturen en grip houden op de ontwikkelingen. In de zienswijze begroting 2020 hebben we al aangegeven het belangrijk te vinden kwartaalrapportages te ontvangen. In het DVO nemen we dit ook op. Daarbij gaat het om financiële rapportages, inclusief meenwerk en toelichting op verschillen; meldingen overzichten; klachten registratie; beeldkwaliteitsmetingen. Acties: Zie acties D en E.

4. Nieuw regionaal afvalplan met KPI’s Op 4 juli is door uw Raad het nieuwe afvalbeleidsplan goedgekeurd waarin we inzetten op omgekeerd inzamelen. Terecht concludeert het onderzoek dat we daarmee nog niet de landelijke doelstellingen zullen halen. Toch willen we eerst het nieuwe beleidsplan goed implementeren en de inwoners de kans geven te wennen aan de nieuwe situatie. Dat neemt niet weg dat we in de tussentijd alvast met de andere gemeenten moeten nadenken hoe we de volgende stap gaan zetten. We willen graag gezamenlijke doelstellingen bepalen. Het ‘hoe’ moet, binnen de mogelijkheden van RMN, vrij worden gelaten aan de individuele gemeenten. Wij zijn verheugd te zien dat RMN in haar bedrijfsvoering steeds meer circulair wil werken. Dit is onder andere zichtbaar in de circulaire inkoop van minicontainers en de afspraak dat ingezameld plastic in Nederland gerecycled moet worden. Echter, op het gebied van het werk buiten zien we nog te weinig circulaire ambities, bijvoorbeeld bij het groenbeheer. In de integrale visie openbare ruimte zullen we hier aandacht aan geven en we gaan alvast in gesprek met RMN om mogelijkheden te onderzoeken.

Acties: H. Nieuw afvalbeleidsplan implementeren (2019 en 2020) en effecten monitoren. I. In het herzien regionaal grondstoffenplan dat in 2020 wordt opgesteld (zie actie G), hogere ambities formuleren dan in het huidig afvalbeleid en concrete bouwstenen uitwerken die daartoe leiden. J. Met RMN in gesprek hoe we circulaire ambities waar kunnen maken in het werk. Deze gesprekken starten begin 2020.

5. Zwerfafval- en reinigingsplan opstellen In IJsselstein worden vanuit de zwerfafvalvergoeding diverse projecten en maatregelen uitgevoerd om zwerfafval tegen te gaan. Het zwerfafvalbeleid is onderdeel van ons beeldgericht werken, waarin staat hoeveel zwerfafval aanwezig mag zijn. RMN voert dit voor ons uit. We zijn er voorstander van vanuit het oogpunt van efficiency dit op te schalen en regionaal aan te pakken. Acties: K. Begin 2020 stellen we samen met RMN een evaluatie op van de zwerfafvalplannen en uitvoering hiervan voor de periode 2015-2019. Op basis hiervan maken we een plan voor 2020-2022. L. Met de andere deelnemende gemeenten de mogelijkheden bespreken om samen te werken bij het opstellen en uitvoeren van het zwerfafvalplan, met name gericht op kennisuitwisseling.

datum ons kenmerk blad 4 van

5 februari 2020 792545 6

6. Implementatiekracht gemeenten vergroten Ons uitgangspunt is dat de gemeente verantwoordeiijk is voor het opstelien van beleid. Dit geldt zowel als het gaat om afvalzaken als in ons geval om beheer openbare ruimte. We zijn daarom momenteel in overleg om beleidscapaciteit op het gebied van de additionele taken terug te halen naar de gemeente. Hoe dit exact vorm krijgt, zal de komende tijd duidelijk worden. Wat betreft afvaltaken is ook primair de gemeente de plek waar beleid opgesteld wordt en waar de beleidscapaciteit is ondergebracht. Momenteel zijn wij weer voorzien van voldoende interne beleidscapaciteit op afval. Er is nog wel een vacature op andere onderwerpen binnen openbare ruimte en leefomgeving. Wij zien meerwaarde in een samenwerking op beleidsniveau tussen de gemeenten en RMN om zaken als textiel, zwerfafval, schoon belonen, etc. gezamenlijk op te pakken en elkaar te versterken. Hoe dit exact vorm moet krijgen, willen we graag met de andere gemeenten en RMN bespreken. Ook is dit afhankelijk van wat er uit de nieuwe regionale grondstoffenvisie komt.

De Rekenkamer van IJsselstein heeft wat betreft dit punt nog een aanvulling aangeleverd: Een belangrijke bevinding die volgt uit ons onderzoek is dat de RMN goed functioneert en presteert als het gaat om de uitvoerende taak op het gebied inzameling en reiniging. Het ontbreekt RMN en ook de gemeente IJsselstein echter aan beleidscapaciteit waardoor het niet gelukt is om het regionaal afvalplan 2014 te implementeren. Duidelijk is dat de komende jaren nog veel (ingrijpende en complexe) maatregelen moeten worden genomen. De onderzoekers komen daarom met een duidelijke aanbeveling om meer expertise en beleidscapaciteit te realiseren en dit centraal bij RMN onder te brengen. De keuze om beleidscapaciteit te concentreren bij RMN wordt door de onderzoekers beargumenteert vanuit een oogpunt van kosten-efficiency (zie aanbeveling 6). De rekenkamercommissie IJsselstein deelt dit kostenefficiency - argument, maar vindt het tevens van belang te benadrukken dat er daarnaast ook goede redenen kunnen zijn om (een deel van de beleidscapaciteit) bij de gemeente zelf onder te brengen. Om als gemeente ook echt te kunnen sturen en als goed opdrachtgever te kunnen functioneren is het van belang om ook voldoende inhoudelijke expertise bij de gemeente te organiseren, niet alleen om goed opdracht te kunnen verlenen, maar ook om te kunnen beoordelen of opdrachten volgens afspraak zijn uitgevoerd.

De rekenkamercommissie hecht eraan de raad, aanvullend op het rapport, te wijzen op de politiek bestuurlijke afweging die zij maakt met het onderbrengen van beleidscapaciteit bij de RMN of de gemeente: een afweging van enerzijds kostenefficiency en anderzijds sturingskwaliteit en capaciteit voor de gemeente IJsselstein zelf. Wij doen daarom aan het college de aanbeveling deze afweging voor de Raad inzichtelijk te maken door de voor- en nadelen van verschillende mogelijkheden op een rijtje te zetten.

Acties: M. Uit de nieuwe regionale grondstoffenvisie zal blijken waar we als RMN gemeenten gezamenlijk naar toe willen. Hieruit kan blijken dat we de beleidscapaciteit moeten uitbreiden danwel anders organiseren. Deze discussie zal in 2020 gevoerd worden. N. In het voorstel wijziging beleids- en beheerfunctie additionele taken, opnemen wat de voor- en nadelen zijn van meer beleidscapaciteit bij RMN dan wel bij de gemeente.

7. Dashboard voor afval- en reinigingsprestaties Er wordt voorgesteld om een dashboard op te zetten voor de afval- en reinigingsprestaties. Het lijkt ons goed om periodiek inzicht te hebben in de prestaties, zeker nu we over gaan naar omgekeerd inzamelen. Het is daarbij wel van belang om te organiseren dat de uitkomsten hiervan bruikbaar zijn: als sturingsmiddel en als middel om de raad te informeren over de effecten van het nieuwe afvalbeleid. Ook moet eerst duidelijk gemaakt worden wat de kosten hiervoor zijn en of dat in verhouding staat tot de baten.

datum ons kenmerk blad 5 van

5 februari 2020 792545 6

Actie: O. Samen met RMN en de andere gemeenten de mogelijkheid voor een bruikbaar dashboard onderzoeken.

8. Harmonisatie en kostenbesparingen door samenwerking We onderschrijven het streven naar harmonisatie als het gaat om de uitvoering. RMN moet haar werk efficiënt kunnen doen en waar nodig moeten de gemeenten daarbij ondersteunen. We zullen zeker onze bijdrage leveren aan de harmonisatiewensen. Daarnaast is het ook belangrijk om een zekere mate van beleidsharmonisatie tussen gemeenten te hebben om efficiency in de uitvoering te krijgen. In de voorbereidingen over het nieuwe regionale afvalbeleidsplan is hier al over gesproken. Belangrijk voor IJsselstein is wel dat er vraagtekens zijn bij de efficiency van de uitvoering van de additionele taken door RMN aangezien dit bijna alleen voor IJsselstein gebeurt. Ook dit punt nemen we mee in onze eigen evaluatie. Het is voor ons daarbij belangrijk te weten van de andere gemeenten wat de toekomstverwachting daarbij is: ziet men op termijn meer taken naar RMN gaan of niet.

Acties: P. Punt van efficiency uitvoering additionele taken door RMN meenemen in de evaluatie van de IBOR taken die naar RMN zijn gegaan.

Overige zaken Een aantal overige zaken viel ons op waar we zeker mee aan de slag gaan. Zo komt uit het onderzoek naar voren dat de kosten voor het recyclestation naar verhouding hoog zijn. We gaan onderzoeken hoe we deze kosten kunnen verlagen. Acties: Q. Onderzoeken of er kostenbesparing mogelijk is voor het recyclestation (andere openingstijden, werkervaringsplaatse, etc.). R. In de visie openbare ruimte aandacht geven aan aandachtspunten rond beeldbericht werken.

Totaaloverzicht actiepunten Actie nr. Actie________________________ “a Proces van meldingen en klachten openbare ruimte verbeteren, in lijn met Dienstverleningsconcept B&R

C&F&N&P

In de integrale visie openbare ruimte zullen we de tevredenheidscijfers meenemen als startpunt (0-meting) en hebben we aandacht voor aandachtspunten rond beeldgericht werken________________ Voor de zomer 2020 komen we met een voorstel aan de raad over het terughalen van beleid- en beheertaken groen en IBOR van RMN naar de gemeente. In 2019 zijn we gestart om samen met RMN in beeld te brengen welke taken en bijbehorende functies er op het gebied van beleidsadvies en operationeel beleid zijn. We geven daarbij aan welke functie waar

Planning_________________ Doorlopend proces, eind 2019 zijn er duidelijke instructies voor de klantadviseurs. Q2 2020 evalueren.__________ Visie opstellen is opgenomen in Kademota 2020, planning is eind 2020 gereed

Najaar 2019 start gesprekken, half 2020 voorstel

Opvolging raad

Integrale visie openbare ruimte zal voorliggen in raad Afhankelijk van uitkomsten raadsbrief of raadsvoorstel

datum ons kenmerk blad 6 van

hoort en of dit eventueel consequenties heeft voor de personele bezetting. Ook geven we de voor- en nadelen aan van meer beleidscapaciteit bij RMN dan wel bij de gemeente. Hierin nemen we meteen de vraag mee rond efficiency van uitvoering BOR-taken. Zorgen voor actuele DVO basistaken en additionele taken____________________ In 2020 wordt er RMN breed gewerkt aan een nieuwe opzet van het DVO, waarbij ook KPI's worden toegevoegd._________ Nieuw afvalbeleidsplan implementeren en effecten monitoren.

D E

H

J

Met RMN in gesprek hoe we circulaire ambities waar kunnen maken in het werk.

K&L

Plan aanpak zwerfafval IJsselstein 20152022 updaten, inclusief uitvoeringsplan voor 2020-2022. Ook bespreken we ambtelijk of meer samenwerking hierbij mogelijk is. In 2020 wordt door de deelnemende gemeenten een nieuwe regionale grondstoffenvisie opgesteld, met aandacht voor de rol van RMN en met hogere ambities dan huidig afvalbeleid. Hieruit volgt ook de gewenste rol van zowel RMN als gemeente en de invulling van beleidscapaciteit.____________________ Onderzoeken of er kostenbesparing mogelijk is voor het recyclestation (andere openingstijden, werkervaringsplaatse, etc.)

G&I&M

Q

5 februari 2020 792545 6

Begin 2020 DVO gereed voor 2020

Half 2020 gereed

Implementatie afvalbeleidsplan start in 2019 en loopt door tot in 2021. Effecten monitoring vindt ieder jaar plaats aan de hand van de hoeveelheden ingezamelde stromen Deze gesprekken starten begin 2020, wordt onderdeel visie openbare ruimte________________ Begin 2020

Raad wordt periodiek geïnformeerd

Opstellen plan in 2020

Informeren met raadsbrief

Start gesprekken eind 2019, doorloop in 2020

Afhankelijk van uitkomsten raadsbrief of raadsvoorstel

Het college hoopt u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de acties die wij hebben geformuleerd naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek. Hoogachtend,

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris, de burgemeeater.

____ _

E.D. Luchtenburg

Hierbij geïnformeerd Informeren met raadsbrief

rn^.J.M. van Domburg

Onderdeel visie . openbare ruimte Informeren met raadsbrief