15.2 Plan van Aanpak doorwerkingsonderzoek kwaliteit raadsvoorstellen

Plan van aanpak doorwerkingsonderzoek kwaliteit raadsvoorstellen

IJsselstein, 16 april 2026

Achtergrond De rekenkamer wil met haar onderzoeken zorgen dat de gemeente met haar beleid zoveel mogelijk van de beoogde maatschappelijke effecten bereikt. We vinden het dan ook belangrijk dat de gemeente aan de slag gaat met de verbeteringen in beleid en/of uitvoering die de rekenkamer nodig en mogelijk acht. De rekenkamer en de begeleidingscommissie spraken in het najaar van 2022 daarom af om met enige regelmaat onderzoek te doen naar de opvolging van de aanbevelingen van eerdere onderzoeken. Met dit soort ‘doorwerkingsonderzoek’ maakt de rekenkamer inzichtelijk of en hoe de aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad, het college en de ambtelijke organisatie opvolging en uitvoering krijgen. In dit nieuwe doorwerkingsonderzoek wil de rekenkamer kijken wat er is gebeurd met de aanbevelingen uit het in 2020 gepubliceerde rekenkameronderzoek over de kwaliteit van raadsvoorstellen 1, zie de kadertekst.

Afbakening Doorwerkingsonderzoeken zijn quickscans, dat wil zeggen: korte, gerichte onderzoeken. Zo houdt de rekenkamer voldoende capaciteit en budget over voor nieuw onderzoek en wordt de ambtelijke organisatie niet te zwaar belast. Onder doorwerking verstaan we ‘de effecten die optreden als gevolg van conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamer’. We kijken standaard naar instrumentele doorwerking: in hoeverre zijn de aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen en in hoeverre zijn er op basis daarvan instrumentele wijzigingen/verbeteringen aangebracht op het beleidsterrein, in het beleid, in de organisatie, het bestuur en/of de rol van de raad? Als het gaat om de wensen en eisen t.a.v. raadsvoorstellen, blijkt er in IJsselstein sinds 2020 sprake van voortschrijdend inzicht. Daarom kijken we in dit onderzoek ook naar de conceptuele doorwerking: in hoeverre is er sprake van nieuwe inzichten 1

Aanbevelingen uit het rapport uit 2020 aan de gemeenteraad, het presidium en de griffie 1. Maak werk van een grondige review van het huidige format voor raadsvoorstellen. 2. Neem voor het zomerreces in 2021 ook een besluit over de vraag waar welke bemoeienis met de kwaliteit van voorstellen (toetsen van behandelrijpheid van voorstellen) thuishoort en wat deze specifiek behelst. aan de organisatie 3. Doordenk het format / de formats: welke eisen stellen ze aan de vaardigheden en kennis van medewerkers die betrokken zijn bij de beleidsvoorbereiding? aan de organisatie en het college 4. Onderneem in de beleidsvoorbereiding de analyses die voor de raad nodig zijn om een afweging te kunnen maken en een besluit te kunnen nemen en presenteer deze in een startnotitie en/of raadsvoorstel. 5. Maak bij voorstellen met een grote impact op de IJsselsteinse samenleving werk van het zorgvuldig uitwerken en presenteren van beleidsalternatieven binnen de beleidsruimte die de gemeente heeft. 6. Geef in het raadsvoorstel aandacht en ruimte aan het leren van beleidsuitvoering. 7. Geef een betere onderbouwing van de gebruikte argumenten pro en contra en het probleem dat de aanleiding vormt voor het voorstel. 8. Maak beter leesbare voorstellen.

Rapport Aldus besloten. Een onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen in IJsselstein (2020)

2

en veranderingen in kennis en opvattingen van de raad(sleden), het college, ambtenaren en eventueel anderen als gevolg van het rapport en de implementatie van de aanbevelingen? Hiermee krijgt het onderzoek een iets ruimere scope dan de eerder uitgevoerde doorwerkingsonderzoeken. De rekenkamer voert daarnaast een lichte toets uit om vast te stellen of er nog andere vormen van doorwerking optreden, zoals: •

•

•

Preventieve doorwerking: In hoeverre heeft het opstarten van een onderzoek van de rekenkamer al werking gehad in de zin dat door het college en de ambtelijke organisatie actie is ondernomen? Politiek-strategische doorwerking: In hoeverre zijn de rapporten gebruikt voor een politiek-strategische inzet en welke consequenties heeft dit uiteindelijk gehad voor de doorwerking? Agenderende doorwerking: In hoeverre hebben de rekenkamerrapporten specifieke onderwerpen (hoger) op de agenda geplaatst binnen de ambtelijke organisatie, het college en de gemeente, (bijvoorbeeld ook in of via de pers)?

Doel Met dit doorwerkingsonderzoek wil de rekenkamer IJsselstein: •

•

Inzicht krijgen in de wijze waarop de raad, het college en de ambtelijke organisatie zijn omgegaan met de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek over de kwaliteit van raadsvoorstellen en wat de effecten daarvan zijn geweest. Lessen formuleren om de doorwerking (verder) te vergroten en te stimuleren, met expliciet aandacht voor het voortschrijdend inzicht dat mogelijk in de tussenliggende periode is ontstaan.

Vraagstelling Het onderzoeksdoel is vertaald in de centrale onderzoeksvraag: In hoeverre zijn de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen over de kwaliteit van raadsvoorstellen omgezet in concrete maatregelen; en wat zijn de verklaringen voor het wel of niet (volledig) uitvoeren van de aanbevelingen? De centrale onderzoeksvraag wordt aan de hand van deelvragen van een antwoord voorzien: 1. Welk vervolg is er daadwerkelijk gegeven aan de conclusies en aanbevelingen? Is er instrumentele doorwerking in beleid(snota’s) en acties te zien en zo ja hoe? Wat verklaart de eventuele afwezigheid van maatregelen? 2. In hoeverre is er sprake van nieuwe inzichten en veranderingen in kennis en opvattingen van de raad(sleden), het college, ambtenaren en eventueel anderen, en welke rol hebben het rapport en de daaropvolgende implementatie van de aanbevelingen hierbij gespeeld? 3. Is er behalve instrumentele en conceptuele doorwerking ook sprake van andere vormen van doorwerking? Zo ja, waaruit bestaat die doorwerking?

3

Aanpak Verkenning: eerste documentstudie en verkennend interview Ter voorbereiding wordt in kaart gebracht welke aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamer zijn overgenomen door raad en college. Dit gebeurt op basis van een analyse van het rekenkamerrapport, van bestuurlijke reacties en van het raadsvoorstel, -besluit en -behandeling. De verkenning wordt afgesloten met een gesprek met een afvaardiging van de griffie. We gaan ervan uit dat de griffie een goed overzicht heeft van de ontwikkelingen, omdat de griffier de raad adviseert over de procedures en kwaliteit, en toetst of stukken voldoen aan de gestelde eisen. Via dit gesprek zullen zo nodig aanvullende documenten, zoals notulen van vergaderingen, vervolgactieplannen, raads-, college- en beleidsdocumenten, best practices en (vernieuwde) sjablonen worden opgevraagd. Ook kijken we naar lessen uit andere gemeenten die in de afgelopen jaren zijn getrokken. Verdiepende documentstudie en gesprek met de raad In de verdiepende documentenstudie zal worden nagegaan of, hoe en in hoeverre de aanbevelingen daadwerkelijk zijn geïmplementeerd. We zullen hierover ook spreken met (een afvaardiging van de) raad. Gezien het grote belang van dit thema voor de raadsleden, willen we alle raadsleden de kans te geven hun input mee te geven.

We bespreken graag met de begeleidingscommissie, en in het bijzonder met de griffier, hoe we dat zo efficiënt mogelijk kunnen organiseren voor zowel raad als rekenkamer. Gedacht kan worden aan een digitaal groepsgesprek, of een ronde langs de fracties op een avond dat er fractievergaderingen zijn. Zo nodig kunnen er aanvullend nog telefonisch interviews gehouden worden met de raadsleden die we niet via een andere weg konden spreken. In deze gesprekken richten we ons uiteraard op de aanbevelingen uit 2020, maar staan we ook stil bij eventueel voortschrijdend inzicht. Gesprekken met schrijvers raadsvoorstellen en afvaardiging college Het veldwerk vervolgt met digitale gesprekken met schrijvers van vier recente raadsvoorstellen. In samenwerking met de griffier stellen we een lijst op van ambtenaren die hiervoor in aanmerking komen. In deze gesprekken staan we stil bij hun praktijkervaringen en kijken we of het duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. De ervaringen vanuit de griffie en de raad kunnen meegenomen worden in deze gesprekken; worden deze herkend, en zijn er suggesties om het proces (verder) te verbeteren? Tot slot spreken we met de burgemeester, die als voorzitter van het college de kwaliteit van besluitvorming en het proces bewaakt.

Het college is vaak als initiatiefnemer van de raadsvoorstellen direct betrokken en is dan ook een belangrijke speler in het uitwerken, motiveren en onderbouwen van de beleidsvoorstellen, het onderzoeken van alternatieven en scenario’s, en het in kaart brengen van juridische, financiële en organisatorische gevolgen. Rapportage Het onderzoek resulteert in korte en bondige rapportage die een feitelijk overzicht geeft van de doorwerking en die, voor zover mogelijk, de doorwerking (of het gebrek daaraan) verklaart. De feitenrapportage wordt voor ambtelijk wederhoor voorgelegd aan de griffie en de andere betrokken ambtenaren. Het complete rapport inclusief conclusies en aanbevelingen zal

4

vervolgens voor bestuurlijk wederhoor aan het college worden voorgelegd en daarna worden afgerond. Presentatie in de raad Doorwerkingsonderzoeken worden niet altijd gepresenteerd aan de raad. Gezien het belang van het onderwerp voor de raad, denken we dat een presentatie van de resultaten aan de raad in dit geval wenselijk en waardevol is. De rekenkamer zal – zoals afgesproken in de begeleidingscommissie van maart 2026 –een raadsvoorstel opstellen bij het rapport. Planning Wij streven ernaar de voorbereidingen (opvragen van stukken, maken van afspraken) te starten in mei. De daadwerkelijke uitvoering zal hoofdzakelijk plaatsvinden in juni en juli 2026. Omdat het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor de nodige tijd vergt, zal de presentatie en raadsbehandeling naar verwachting in het najaar van 2026 plaatsvinden. Tijmen Siermann treedt op als hoofdonderzoeker. Roxana Chandali zal als tweede onderzoeker aansluiten bij de gesprekken met de griffier en burgemeester, en als sparringspartner dienen voor de rapportage.

5