15.1 Plan van Aanpak WOO
Tekst van het document
Plan van aanpak onderzoek implementatie en uitvoering Wet open overheid (Woo)
IJsselstein, 16 april 2026
Inleiding De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op toegang tot informatie van de overheid. De Woo heeft in 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen en is een belangrijke stap naar een transparantere overheid. Uitgangspunt van deze wet is het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving. Iedereen heeft recht op toegang tot publieke informatie. Daarom bepaalt de Woo dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij er een reden is waarom dat niet kan. Vanwege dat fundamentele belang voor de democratie, vindt de rekenkamer de manier waarop de gemeente invulling geeft aan de implementatie en uitvoering van de Woo een relevant onderzoeksobject. Ook raadsleden van de gemeente IJsselstein hebben in de enquête en de gesprekken over mogelijke onderzoeksonderwerpen de Woo aangedragen. Aan de hand van onderzoeksrapporten, websites, het raadsinformatiesysteem en een oriënterend gesprek over het onderwerp op ambtelijk niveau heeft de rekenkamer verkend of het onderwerp zich op dit moment leent voor onderzoek. Hierbij is gekeken naar onderzoekbaarheid, mogelijke focus en timing, bijvoorbeeld ten opzichte van lopende evaluaties en ontwikkelingen binnen de gemeente. Uit dit vooronderzoek heeft de rekenkamer geconcludeerd dat rekenkameronderzoek naar het onderwerp Woo bij de gemeente IJsselstein op dit moment haalbaar en zinvol is.
Daarom start de rekenkamer IJsselstein in het voorjaar van 2026 een onderzoek naar de implementatie en uitvoering van de Woo in en door de gemeente IJsselstein.
De Woo op hoofdlijnen Uit het vooronderzoek komen de volgende hoofdlijnen naar voren die voor het onderzoek relevant zijn: •
•
De Woo is een uitwerking van artikel 110 van de Grondwet. Daarin is bepaald dat de overheid bij de uitvoering van haar taak openheid en openbaarheid betracht volgens de bij de wet te stellen regels. Naast de generieke regels uit de Woo gelden er voor specifieke vormen van overheidsinformatie op basis van andere wetten soms nog bijzondere voorschriften. Zo is de openbaarheid van gegevens uit de burgerlijke stand gereguleerd in het Burgerlijk Wetboek. De Woo kent kortgezegd drie plichten: o Zorgplicht voor de (digitale) informatiehuishouding: documenten die een bestuursorgaan ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, moeten zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Hiermee verbonden is de verplichting dat een bestuursorgaan maatregelen treft ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten. Deze verplichtingen vallen samen met de verplichtingen die overheidsorganisaties hebben uit hoofde van de Archiefwet. o Actieve openbaarmakingsplicht: het uit eigen beweging openbaar maken van bepaalde overheidsinformatie. De Woo kent een inspanningsverplichting om overheidsinformatie actief openbaar te maken als dit zonder onevenredige inspanningen of kosten redelijkerwijs mogelijk is en de openbaarmaking een redelijk belang dient. Het is aan bestuursorganen zelf om te beoordelen welke documenten hieronder vallen.
De Woo kent daarnaast een resultaatsverplichting om bepaalde
2
•
•
•
categorieën van overheidsinformatie (op termijn) actief openbaar te maken. Deze resultaatsverplichting wordt gefaseerd ingevoerd.1 o Passieve openbaarmakingsplicht: het op verzoek openbaar maken van gevraagde overheidsinformatie. Jaarlijks dient de gemeente in de begroting een openbaarheidsparagraaf (art. 3.5 Woo) op te nemen over de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de Woo. In de jaarlijkse verantwoording doet de gemeente verslag van de uitvoering van deze paragraaf en de daarin opgenomen beleidsvoornemens. De ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) stellen periodiek een meerjarenplan op over de manier waarop digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk wordt gemaakt.2 Dat plan heeft met name betrekking op de rijksoverheid maar geeft ook richting aan overheidsbrede samenwerking op het gebied van de overheidsinformatiehuishouding. Specifiek voor de gemeentelijke overheid heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) het Meerjarenplan Digitale informatiehuishouding 2026 – 2030 opgesteld.3 Dit meerjarenplan heeft als doel gemeenten te ondersteunen bij de implementatie van de Woo en de Archiefwet en de groei naar een informatiehuishouding die daadwerkelijk op orde is.
De gemeente IJsselstein is gestart met de implementatie van de Woo en schenkt aandacht aan de Woo in de openbaarheidsparagraaf in de jaarverslagen en in de begrotingen.
Doel van het onderzoek Met dit onderzoek wil de rekenkamer inzicht verkrijgen en verschaffen in de implementatie en de uitvoering van de Woo door de gemeente IJsselstein in de periode 2022-medio 2026. Hierbij kijken we zowel naar rechtmatigheid (voldoet de gemeente aan de geldende wetgeving) als de doeltreffendheid (bereikt de gemeente het beoogde effect) en de doelmatigheid (worden de middelen optimaal ingezet). Het onderzoek moet resulteren in aanbevelingen om de doeltreffendheid, doelmatigheid en de rechtmatigheid van de uitvoering van het Woo-beleid te verbeteren. Daarmee willen we bijdragen aan de verwezenlijking van het doel van een transparante en democratische overheid.
Vraagstelling De vraagstelling is opgebouwd uit de centrale onderzoeksvraag en de daarvan afgeleide deelvragen. De centrale onderzoeksvraag luidt: In hoeverre voldoet de gemeente IJsselstein aan de eisen van de Wet open overheid (Woo) en in hoeverre vindt de implementatie en uitvoering van de Woo doeltreffend en doelmatig plaats?
Van de centrale onderzoeksvraag zijn de volgende deelvragen afgeleid: https://www.open-overheid.nl/onderwerpen/openbaar-maken/woo-informatiecategorieen-en-definities https://open.overheid.nl/documenten/a7cd0887-9f98-4271-aade-c71a2b1e2ce5/file 3 https://open.overheid.nl/documenten/26c13f9a-b417-4d34-82c3-71c90c5cf8a3/file 1 2
3
1. 2.
3.
4.
5. 6. 7. 8.
Hoe ziet het Woo-beleid van de gemeente eruit en hoever is de gemeente met de implementatie van de Woo? Hoe heeft de gemeente de informatiehuishouding georganiseerd? In hoeverre is de informatiehuishouding van de gemeente op orde? Is de informatiehuishouding ingericht voor een snelle en adequate afhandeling van Woo-verzoeken? Hoe heeft de gemeente de actieve openbaarheid georganiseerd? Hoe wordt de actieve openbaarmaking in de praktijk toegepast en in welke mate voldoet de gemeente aan de verplichtingen ten aanzien van actieve openbaarheid? Hoe heeft de gemeente de passieve openbaarheid georganiseerd? Hoe wordt de passieve openbaarmaking in de praktijk toegepast en in welke mate voldoet de gemeente aan de verplichtingen ten aanzien van passieve openbaarheid? Heeft de gemeente inzicht in de kosten van de Woo en hoe zien die kosten eruit? Hoe ervaren indieners van een Woo-verzoek het proces van het indienen van een Wooverzoek en de afhandeling daarvan? In hoeverre wordt de implementatie en uitvoering van de Woo gemonitord en geëvalueerd, en vindt op basis daarvan bijsturing plaats? In hoeverre wordt de gemeenteraad in positie gebracht om zijn kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen en op welke wijze vult de gemeenteraad deze rol in?
Onderzoeksactiviteiten Het onderzoek bestaat uit de volgende fasen: 1. In de eerste fase van het onderzoek vindt deskresearch plaats, waarin openbare documenten en de website van de gemeente over beleid en werkwijze met betrekking tot de Woo worden bestudeerd. In deze fase kijken we ook naar rekenkamerrapporten van andere gemeenten die onderzoek hebben gedaan naar de Woo en de voorganger van de Woo, de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Hierbij betrekken we ook relevante achtergrondinformatie van bijvoorbeeld de Rijksoverheid en de VNG. In deze fase maken we bovendien een analyse gemaakt van de gepubliceerde Woo-besluiten in de onderzoeksperiode. 2. In de tweede fase van het onderzoek organiseren we een ambtelijke startbijeenkomst met de betrokken ambtenaren. Dan geven we een toelichting op het onderzoek, maken we afspraken over de contacten en de te interviewen personen, vragen we aanvullende informatie op zoals interne beleids- en uitvoeringsinformatie en verwerken en analyseren we dit materiaal. 3. Op basis van de bevindingen uit de voorgaande fasen vinden in de derde fase interviews plaats met betrokken medewerkers: enkele medewerkers die een Woo-verzoek hebben behandeld, informatieconsulent, medewerkers juridische zaken, medewerkers archivering, Woo-contactpersoon, bestuursadviseurs, gemeentesecretaris, communicatieadviseur en griffier.
Ook zullen er, indien mogelijk, met drie Woo-verzoekers interviews worden gehouden. Wij gaan uit van 13 interviews in deze fase. Van alle interviews wordt een verslag gemaakt dat voor akkoord wordt voorgelegd. De interviews zijn digitaal en hebben – in lijn met het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer IJsselstein – een vertrouwelijk karakter. De precieze selectie van de te interviewen personen stemmen we graag in samenspraak met (de contactpersoon van) de gemeente af om zo efficiënt mogelijk tot een zo volledig mogelijk
4
beeld te komen. Deze interviews zijn gericht op het aanvullen van ontbrekende gegevens, het zo nodig checken van informatie en het reflecteren op tussenresultaten. 4. In de vierde fase vindt een interview plaats met de portefeuillehouder voor het bestuurlijk perspectief. Dit doen we bij voorkeur in de eindfase van het traject, zodat de bevindingen op hoofdlijnen kunnen worden getoetst in dit interview. 5. In de vijfde en laatste fase volgt de beschrijving van de bevindingen, de analyse, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en de afronding van de rapportage inclusief het ambtelijk en bestuurlijk wederhoortraject. Onderdeel van deze afronding is ook de presentatie in de raad, inclusief het schrijven van een raadsvoorstel. Het raadsvoorstel zal – zoals besproken in de BGC van maart 2026 – door de RKIJ worden opgesteld.
Normenkader Per deelvraag zijn normen geformuleerd. Voor de formulering van de normen is gebruik gemaakt van de wettekst van de Woo en van rapporten van andere rekenkamers over de Woo en de Wob. 1
2
Deelvragen
Normen
Hoe ziet het Woo-beleid van de gemeente eruit en hoever is de gemeente met de implementatie van de Woo?
o
Hoe heeft de gemeente de informatiehuishouding georganiseerd? In hoeverre is de informatiehuishouding van de gemeente op orde? Is de informatiehuishouding ingericht voor een snelle en adequate afhandeling van Woo-verzoeken?
o
o
o
o
o
o
3
Hoe heeft de gemeente de actieve openbaarheid georganiseerd? Hoe wordt de actieve openbaarmaking in de praktijk toegepast en in welke mate voldoet de gemeente aan de verplichtingen ten aanzien van actieve openbaarheid?
o
o
o
o o o
De gemeentelijke organisatie heeft een adequaat implementatieplan voor de Woo opgesteld. De gemeentelijke organisatie ligt op koers met de uitvoering van het implementatieplan voor de Woo De taakverdeling en verantwoordelijkheden met betrekking tot informatiehuishouding zijn duidelijk en bekend binnen de organisatie. De taakverdeling en de samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie maken een doeltreffende uitvoering van de Woo mogelijk. De gemeente werkt aan bewustwording bij de medewerkers over hun rol in de informatiehuishouding en organiseert voldoende en passende trainingen hierover. De documenten die de gemeente ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zijn zodanig geordend en toegankelijk dat een Woo-verzoek tijdig en adequaat kan worden afgehandeld. De gemeente heeft adequate maatregelen getroffen voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van digitale documenten. De taakverdeling en verantwoordelijkheden met betrekking tot de actieve openbaarmaking zijn duidelijk en bekend binnen de organisatie. De taakverdeling en de samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie maakt een rechtmatige en doeltreffende uitvoering van de actieve openbaarmaking mogelijk. De gemeente werkt aan bewustwording bij de medewerkers over actieve openbaarmaking en organiseert voldoende en passende trainingen hierover.
De gemeente voldoet aan de inspanningsverplichting van actieve openbaarmaking. De gemeente voldoet aan de resultaatsverplichting van actieve openbaarmaking. De actieve openbaarmaking vindt plaats op zodanige wijze dat de belanghebbende en belangstellende burger zoveel mogelijk wordt bereikt.
5
4
Hoe heeft de gemeente de passieve openbaarheid georganiseerd? Hoe wordt de passieve openbaarmaking in de praktijk toegepast en in welke mate voldoet de gemeente aan de verplichtingen ten aanzien van passieve openbaarheid?
o
o
o
o o o o o
5
Heeft de gemeente inzicht in de kosten van de Woo en hoe zien die kosten eruit?
o o
6.
7.
Hoe ervaren indieners van een Wooverzoek het proces van het indienen van een Woo-verzoek en de afhandeling daarvan? Wordt het open overheidsbeleid gemonitord en geëvalueerd, wat zijn de uitkomsten en vindt op basis daarvan bijsturing plaats?
o
o
o o o o
8
Wordt de gemeenteraad in positie gebracht om zijn kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen en op welke wijze vult de gemeenteraad deze rol in?
• • • •
De taakverdeling en verantwoordelijkheden met betrekking tot de vereisten van de passieve openbaarmaking zijn duidelijk en bekend binnen de organisatie. De taakverdeling en de samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie maakt een rechtmatige en doeltreffende uitvoering van de passieve openbaarmaking mogelijk. De gemeente werkt aan bewustwording bij de medewerkers over een open overheid en organiseert voldoende en passende trainingen hierover. De gemeente heeft een Woo-coördinator benoemd. De besluiten op Woo-verzoeken zijn begrijpelijk geformuleerd De gedeelde documenten naar aanleiding van het Woo-verzoek zijn zo volledig mogelijk. De wettelijke termijnen voor de afhandeling van Woo-verzoeken worden gehaald. De informatie over de wijze waarop een informatieverzoek op grond van de Woo kan worden ingediend is duidelijk en makkelijk vindbaar. De gemeente maakt inzichtelijk wat de kosten zijn van de actieve openbaarmaking. De gemeente maakt inzichtelijk wat de kosten zijn van de passieve openbaarmaking. De indieners van een Woo-verzoek zijn tevreden over het proces van indienen en afhandelen van hun Woo-verzoek.
De gemeente besteedt jaarlijks met de openbaarheidsparagraaf in de begroting voldoende aandacht aan de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de Woo. en in de jaarlijkse verantwoording van de uitvoering van de Woo. De gemeente monitort de implementatie en de uitvoering van de Woo De gemeente evalueert de implementatie en de uitvoering van de Woo. De gemeente stuurt de implementatie en de uitvoering van de Woo bij op basis van inzichten uit monitoring, evaluatie of anderszins. De invoering van de Woo is besproken in de raad. De raad heeft een ambitieniveau geformuleerd ten aanzien van de implementatie en de uitvoering van de Woo. De raad wordt adequaat geïnformeerd over de implementatie en de uitvoering van de Woo. De raad informeert actief naar de implementatie en de uitvoering van de Woo.
Onderzoeksteam en planning Het onderzoeksteam bestaat uit de leden van de rekenkamer IJsselstein Tijmen Siermann en Roxana Chandali. Matthijs van den Berg, voorzitter van de rekenkamer IJsselstein, treedt op als tegenlezer.
6
De voorgestelde planning voor het onderzoek is: Maand Fase 1 Oriëntatie en deskresearch
April
Mei
X
X
Fase 2 Kick-off
X
Fase 3 Interviews
X
Fase 4 Bestuurlijk interview Fase 5 Rapportage doFase 6 Wederhoor Raadsbehandeling
Juni
Juli
Aug
X
X
Sept
Okt
X X X
X X
7