14. RMN aanbiedingsbrief definitieve begroting 2023 en jaarverslag 2021 Reinigingsbedrijf Midden Nederland

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad deelnemende gemeenten

Ons kenmerk: Betreft: Bijlagen: Datum:

U22-236/MZ Definitieve begroting 2023 en jaarverslag 2021 Reinigingsbedrijf Midden Nederland diverse 3 november 2022

Geacht college en leden van de gemeenteraad, Op 2 november 2022 heeft het algemeen bestuur van reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) zowel de begroting 2023 als de jaarrekening 2021 definitief vastgesteld. Definitieve vaststelling heeft langer geduurd dan gebruikelijk. De reden hiervoor is dat RMN veel tijd en energie heeft gestoken om, samen met de deelnemende gemeenten, de begroting meer te laten aansluiten bij de uitvoering van werkzaamheden, alsmede vanwege de gewijzigde termijnen voor zienswijzen in de Wet gemeenschappelijke regelingen. U bent hier op 17 juni 2022 door ons over geïnformeerd. Ook de accountantscontrole over 2021 heeft meer tijd gevergd dan voorzien. Beide definitief vastgestelde documenten zijn als bijlage bij deze brief gevoegd. Begroting 2023 De definitieve begroting 2023 betreft een sluitende meerjarenbegroting en is naar aanleiding van de zienswijzen op drieonderdelen gewijzigd ten opzichte van de ontwerpbegroting 2023 uit juni dit jaar. Voor zover deze wijzigingen financiële gevolgen hebben, zijn zowel de lasten als de baten (doorbelasting aan de gemeenten) met hetzelfde bedrag gewijzigd. De wijzigingen betreffen: ✓

Meerdere gemeenten geven aan een goed onderscheid tussen verwerkingskosten enerzijds en bedrijfsvoeringkosten anderzijds opgenomen te willen zien. In de begroting 2023 is deze verdeling tussen verwerkingskosten en bedrijfsvoeringskosten zichtbaar gemaakt in de gemeente-specifieke tabellen.

✓

De gemeente Zeist verzoekt om deze eenmalige kosten voor de implementatie van VANG-maatregelen, die zijn begroot voor 2023 maar in 2022 zijn gerealiseerd, door te berekenen in 2022 via een begrotingswijzing RMN 2022.2 in plaats van in de begroting 2023. Deze wijziging is de begroting 2023 verwerkt bij zowel de kosten als de batenkant en zal ook worden verwerkt in de begrotingswijziging 2022-2.

✓

De gemeente IJsselstein verzoekt om een correctie van € 163.000 voor de overdracht van 1,6 FTE groenbeheer per 1 januari 2022, welke nog niet in de begroting 2023 is verwerkt. Deze wijziging is in de begroting 2023 verwerkt. Doordat de kosten voor additionele taken geheel ten laste komen van de gemeente die de betreffende taken afneemt, heeft dit voor de overige gemeenten geen consequenties.

Op 26 oktober heeft u al van ons de conceptreactie op alle ontvangen zienswijzen ontvangen. Bij deze brief voegen wij de definitieve reactie van het algemeen bestuur, die op enkele punten is aangepast ten opzichte van de conceptbrief. Ook zenden wij u alle zienswijzen opnieuw toe, waarbij wij voor de volledigheid opmerkingen dat de zienswijze van Baarn de definitieve getekende versie betreft, waar wij op 26 oktober een conceptversie van de zienswijze hadden bijgevoegd. De begroting zelf is door het algemene bestuur niet gewijzigd ten opzichte van de op 26 oktober aan u verstuurde conceptversie. Jaarverslag 2021 en accountsverslag Bij het definitieve jaarverslag is er sprake van twee wijzigingen ten opzichte van de conceptversie van afgelopen zomer: - De tabellen ‘bezoldiging topfunctionarissen’ (p. 41-43) zijn uitgebreid; - De tabel ‘schatkistbankieren’ (p. 55) is aangepast. Tevens bijgevoegd zijn de controleverklaring en het accountantsverslag over 2021. De accountant schrijft in de controleverklaring: “Wij geven geen oordeel over de getrouwheid van de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling” en “Wij geven geen oordeel over de rechtmatigheid van de in jaarrekening opgenomen baten en lasten van de gemeenschappelijke regeling.” In de controleverklaring geeft de accountant aan waarop de oordeelonthouding is gebaseerd.

In het accountantsverslag geeft de accountant een verslag van zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede de bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Waar de controleverklaring zich zuiver toespitst op het jaar 2021, geeft het accountantsverslag ook inzicht in de (in 2021 en 2022) door RMN geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen. Bij het opstellen van de jaarrekening over 2020 is een tekort van € 675.000 geconstateerd. Dit tekort vormde voor het dagelijks en algemeen bestuur van RMN aanleiding om een onderzoek naar de financiële organisatie uit te laten voeren door een onafhankelijke registeraccountant. Ook werd in september 2021 een interim secretaris-directeur benoemd. De interim secretarisdirecteur heeft de opdracht hebben gekregen een Plan van Aanpak op te stellen om de organisatie terug in control te brengen. Voor de financiële administratie is in 2022 een interim concerncontroller aangesteld. Hij heeft de taak de aanbevelingen voor de financiële administratie uit dit plan verder uit te werken en in te voeren. Veel van de oorzaken die hebben geleid tot het tekort over 2020 blijken structureel en hebben zich ook voorgedaan in het jaar 2021.

Het management had in het verleden onvoldoende managementinformatie tot haar beschikking en de (financiële) basis was bij RMN niet op orde. De afdeling financiën van RMN kende in 2021 en 2022 bovendien vacatures door het vertrek van onder andere het hoofd financiën. Het werven van financieel specialisten blijkt in de huidige arbeidsmarkt lastig. Hiermee is de afdeling niet zowel kwantitatief als kwalitatief conform formatie bezet geweest. Ingezette maatregelen voor verbetering van de bedrijfsvoering Gezien dit voor de gemeenten onverwachte tekort over 2020, is het op orde brengen van de bedrijfsvoering met betrekking tot inzameling, het plannen van medewerkers en voertuigen, het

wegen van de afval- en grondstofstromen en daarbij behorende vastlegging in de financiële administratie, topprioriteit. Op basis van zowel de adviezen van zowel de rekenkamer, het rapport van de registeraccountant naar aanleiding van het tekort over het jaar 2020 en hun eigen bevindingen hebben de interim secretaris-directeur en interim-concerncontroller een meerjarenbeleidsplan en bijbehorend verbeterplan basis op orde opgesteld. Deze plannen, waarbij zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau input is opgehaald bij alle bij RMN aangesloten gemeenten, zijn op 16 februari 2022 vastgesteld door het Algemeen Bestuur van RMN. Het onderdeel sturing en beheersing van de financiën voorziet in een projectmatige aanpak met duidelijke doelen, producten en mijlpalen en streeft naar structurele verbetering van met name de managementinformatie, bedrijfsvoeringprocessen en de P&C-cyclus, waarbij de begroting dient aan te sluiten bij de uitvoering van werkzaamheden. In 2022 is RMN begonnen dit verbeterplan te implementeren. Vanaf september 2021 en 2022 is volop ingezet om sturing en beheersing van de voortgang van werkzaamheden, afgesproken financiële kaders (begroting, DVO) en risico’s en kansen op basis van beschikbare informatie te realiseren.

Het verbeteren van de bedrijfsvoering met betrekking tot inzameling, het plannen van medewerkers en voertuigen, het wegen van de afval- en grondstofstromen en daarbij behorende vastlegging in de financiële administratie, vraagt om een helder inzicht, nauwkeurige administratie en een professionele logistieke planning. De invoering van een bedrijfsvoering die het overbodig maakt te switchen tussen meerdere applicaties is randvoorwaarde om de werkprocessen te vereenvoudigen en efficiënter te kunnen werken. Op 1 januari 2022 is RMN gestart met de implementatie van het softwareplatform 21QUBZ. In 2022 is de executiekracht van RMN flink verbeterd. Dit is naast de al genoemde in gang gezette maatregelen onder andere gerealiseerd door het inrichten van nieuwe overlegstructuren zoals het leidinggevende overleg en het organisatieontwikkelingsoverleg en het periodiek houden van voortgangsgesprekken met leidinggevenden en afdelingsoverleggen met toolboxmeetings. In 2022 en 2023 gaat RMN door op de ingeslagen weg om de sturing en beheersing te vergroten door een verdere implementatie van 21QUBZ. Bij de definitieve vaststelling van de organisatiestructuur en het organogram worden de overlegstructuren waar nodig opnieuw ingericht. Daarnaast gaat RMN door met het uitvoeren van proceswandelingen.

Op deze manier werkt RMN aan het verduidelijken van rollen en taken, het verbeteren van de interne afstemming en communicatie en het verder verbeteren van de sturing en beheersing. Hoogachtend, Namens het algemeen bestuur van RMN,

John van Engelen Voorzitter

Jan Dirk Nijkamp Secretaris-directeur RMN a.i.