14. Rekenkamer IJsselstein - Jaarverslag 2021 en Jaarplan 2022

Rekenkamer

Jaarverslag 2021 en jaarplan 2022 Rekenkamer IJsselstein

ROB PAULUSSEN (VOORZITTER ) RICK HAGELSTEIN ( LID) TIJMEN SIERMANN (LID) BARBARA IJSSELMUIDEN (SECRETARIS )

IJsselstein, maart 2022

1

Jaarverslag 2021 van de Rekenkamer IJsselstein Inleiding De rekenkamer doet onderzoek naar de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde gemeentelijke beleid. De onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen worden aan de gemeenteraad gerapporteerd ter ondersteuning van de kaderstellende en controlerende rol. In de Gemeentewet is bepaald dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Met dit verslag legt de rekenkamer hier verantwoording over af. Dit verslag is op grond van artikel 185 vijfde lid Gemeentewet, openbaar. Samenstelling De rekenkamer bestaat uit drie personen: een voorzitter en twee leden en wordt ondersteund door de secretaris. In 2021 bestond de rekenkamer uit de volgende leden: -

Rob Paulussen (voorzitter sinds 1 september 2018) Rick Hagelstein (lid sinds 1 juli 2018) Tijmen Siermann (lid sinds 1 januari 2019) Barbara IJsselmuiden is sinds 1 juni 2020 de secretaris.

De rekenkamer wordt sinds 1 juni 2020 ondersteund door een secretaris/ onderzoeker die naast secretariële werkzaamheden samen met de leden onderzoek kan uitvoeren. De werkwijze van de commissie is vastgelegd in een in 2019 opgesteld onderzoeksprotocol dat ook ter kennisname aan de raad is gestuurd.

Verantwoording werkzaamheden in 2021 In 2021 hebben vier onderzoeken gelopen, waarvan er twee in 2021 zijn afgerond. Op elk van de onderzoeken wordt hieronder kort ingegaan. Onderzoek doorwerking rekenkameronderzoeken Eind 2020 is de rekenkamer gestart met een onderzoek naar de doorwerking van uitgevoerde onderzoeken. Het onderzoek richtte zich specifiek op de aanbevelingen die de rekenkamer deed in het licht van de gemeente als regiegemeente. Dit onderwerp bleek een rode draad door de onderzoeken die de rekenkamer uitvoerde. Het onderzoek spitste zich toe op het in kaart brengen van de doorwerking van de volgende rapporten: • • •

Subsidiebeleid IJsselstein (2019) Functioneren en presteren Reinigingsbedrijf Midden Nederland (2019) Wijkgericht werken (2020)

2

Uit het onderzoek kwam naar voren dat van de 12 geanalyseerde aanbevelingen (allen overgenomen door de raad): -

4 aanbevelingen zijn uitgevoerd/gerealiseerd. 7 aanbevelingen deels zijn uitgevoerd/gerealiseerd. 1 aanbeveling is niet uitgevoerd/gerealiseerd.

Over het onderzoek en de bevindingen werd gerapporteerd in de vorm van een rekenkamerbrief. Deze is besproken in de commissie Bestuur van 15 april 2021. Onderzoek naar klachtbehandeling Dit onderzoek had als doel de gemeenteraad inzicht te verschaffen in hoe de praktijk en de (formele) organisatie van de klachtbehandeling er in IJsselstein uitziet. Daarnaast zijn de sterke en zwakke punten van de klachtbehandeling in IJsselstein in kaart gebracht en zijn aanbevelingen gedaan waarmee de klachtbehandeling in IJsselstein verder verbeterd kan worden. De focus van het onderzoek lag op de toegankelijkheid, laagdrempeligheid en integraliteit van de klachtbehandeling. Dat wil zeggen: kan de klachtindiener de weg naar de klachtformulieren makkelijk vinden, worden er geen onnodige barrières opgeworpen om de klacht in te dienen en heeft de gemeente goede afspraken met verbonden partijen over de afhandeling van klachten aldaar? Op basis van de onderzoeksresultaten heeft de rekenkamer de volgende aanbevelingen geformuleerd (welke allemaal zijn overgenomen door de raad): Aanbevelingen gericht aan het College en organisatie: 1. Versterk de regie op klachtbehandeling richting externe organisaties met een publieke taak namens de gemeente. 2.

Ondersteun klachtbehandelaren in hun taak met een korte gerichte cursus klachtbehandeling en een duidelijke instructie waarin de eisen van klachtbehandeling zijn verwoord. 3. Zie als management toe op tijdige en zorgvuldige klachtbehandeling door de aangewezen klachtbehandelaar. 4. Pas het webformulier voor het indienen van een klacht aan door het ook mogelijk te maken een klacht in te dienen als een inwoner de naam van beklaagde niet kent. 5. Biedt overzicht op klachten die inwoners van IJsselstein hebben ingediend. Stel voor de gemeenteraad een jaarverslag op over de bij de gemeente ingediende klachten en de ingediende klachten (aantal, aard, resultaat) gericht aan belangrijke externe organisaties met een publieke taak namens de gemeente. 6. Informeer de gemeenteraad in het laatste kwartaal van 2021 over de stand van zaken bij het uitvoeren van de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen en geef een tijdpad voor overgenomen aanbevelingen die mogelijk nog niet gerealiseerd zijn. Aanbevelingen gericht aan de gemeenteraad: 7. Bespreek het jaarverslag in de commissie- en mogelijk ook raadsvergadering door in te gaan op wat er van klachten inhoudelijk is geleerd en wat er is geleerd voor een verdere 3

optimalisering van de klachtbehandeling zelf: bij de gemeente en belangrijke externe organisaties. 8. Benut als raadslid de klachtenprocedure door inwoners met individuele klachten actief te wijzen op de mogelijkheid tot het indienen van een klacht. Minimabeleid Met dit onderzoek wilde de rekenkamer inzicht krijgen in het minimabeleid van de gemeente. Meer in het bijzonder moest dit onderzoek inzicht geven in de ervaringen van inwoners die gebruik maken van maatregelen van het minimabeleid. De rekenkamer heeft het onderzoek uitgevoerd aan de hand van de volgende onderzoeksvragen: -

Hoe wordt het armoedebeleid door de gebruikers ervan ervaren? Hoe is armoedebeleid vormgegeven? Hoe vindt de beleidsuitvoering plaats? Hoe doeltreffend is het armoedebeleid?

Het eindrapport is besproken in de Commissie Samenleving op 22 september 2021. Op basis van de onderzoeksresultaten had de rekenkamer de volgende aanbevelingen geformuleerd (welke allemaal zijn overgenomen door de raad): Aanbeveling aan de gemeenteraad: 1. Stel SMART-geformuleerde doelstellingen op voor het minimabeleid met een heldere afbakening van de doelgroep voor de verschillende regelingen en streefwaarden voor het gebruik en bereik van de regelingen, opdat er een adequaat inzicht ontstaat over de ontwikkeling van het gebruik en bereik. Aanbevelingen aan College en organisatie: 2. Ontwikkel op basis van de doelstellingen (zie aanbeveling 1) sturingsinformatie waarmee een beeld kan worden gevormd van de doeltreffendheid van het minimabeleid en er van de beleidsuitvoering geleerd kan worden. 3. Werk in afstemming met de partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de verschillende regelingen de kaders verder uit in een aanpak waarin de doelgroep actief en persoonlijk en gericht op het gehele huishouden wordt benaderd. 4. Ga met minima en professionals in gesprek over de noodzaak om de informatievoorziening over de regelingen en de toegankelijkheid hiervan te verbeteren door aan te sluiten bij de behoeften van de doelgroep en de ervaringen professionals. Formuleer aan de hand van de gesprekken concrete verbeterpunten en informeer de raad hierover. 5.

Informeer de raad voor het einde van het jaar over het tijdspad waarbinnen de aanbevelingen kunnen worden uitgevoerd. Onderzoek grip op gemeenschappelijke regelingen De rekenkamer is eind 2021 gestart met een onderzoek naar de grip die de gemeente heeft op gemeenschappelijke regelingen (GR-en). Voor dit onderzoek wordt de sturing door de gemeente en verantwoording over de taken die belegd zijn bij vier GR-en onder de loep 4

genomen. We kijken naar de beelden die daarover bestaan bij de gemeente, maar ook extern, bij de gemeenschappelijke regelingen zelf. Daarnaast wil de rekenkamer de wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in kaart brengen voor zover deze mogelijkheden bieden om de grip op GR-en (nog) beter vorm te geven. De rekenkamer verwacht dit onderzoek vóór het zomerreces van 2022 af te ronden. Onderzoek duurzaamheid eigen organisatie De rekenkamer is in december 2021 gestart met een onderzoek naar de duurzaamheid van de eigen bedrijfsvoering. Het toenemende inzicht in de klimaatverandering en de gevolgen daarvan hebben nationaal en internationaal geleid tot afspraken en maatregelen. De Nederlandse overheid wil op basis van deze afspraken in 2030 49% minder CO2 uitstoten ten opzichte van 1990. In 2050 moet dat 95% minder zijn. Om de doelstelling te halen heeft de overheid samen met bedrijven en organisaties maatregelen afgesproken. Wij kijken hierbij in dit onderzoek naar het onderdeel waar de gemeente de meest directe invloed op heeft: de eigen organisatie. Welke ambities heeft de gemeente op het gebied van het eigen vastgoed, de duurzame mobiliteit (wagenpark), de afvalstromen, de openbare verlichting en het inkoopbeleid? Ligt de gemeente op koers voor de eigen doelstellingen? December 2021 is de rekenkamer gestart met dit onderzoek.

Naar verwachting is het onderzoek in de zomer van 2022 afgerond.

Overige activiteiten Nieuwe verordening en herbenoeming leden rekenkamer Vooruitlopend op de Wet versterking lokale rekenkamers heeft de gemeenteraad op 17 juni 2021 een nieuwe verordening op de rekenkamer vastgesteld. In dezelfde raadsvergadering zijn de leden van de rekenkamer herbenoemd. Om de continuïteit van het werk van de rekenkamer te waarborgen zijn de leden voornemens af te wijken van de formele benoemingstermijn van 6 jaar, en wel als volgt: -

Rick Hagelstein, zal een verzoek tot ontslag indienen na 2 jaar Tijmen Siermann zal een verzoek tot ontslag indienen na 4 jaar. Voorzitter Rob Paulussen maakt de zittingstermijn van 6 jaar vol.

Groslijst De rekenkamer werkt met een groslijst van onderzoeksonderwerpen. Deze groslijst wordt jaarlijks herzien, op basis van ontwikkelingen in het land en een ronde langs de raadsleden. In de zomer van 2021 heeft de rekenkamer met behulp van een enquête onder raadsleden mogelijke onderwerpen voor onderzoek opgehaald. Monitoren De leden en de secretaris van de rekenkamer volgen de ontwikkelingen in het lokale beleid en de lokale bestuurlijke organisatie, onder meer via raads- en commissievergaderingen, Griffiemail en Twitter. Ook worden de ontwikkelingen in de regio gevolgd. 5

Afstemmingsoverleg met de Begeleidingscommissie De rekenkamer heeft in 2021 twee keer overleg gevoerd met de subcommissie vanuit het Presidium die is aangesteld als begeleidingscommissie voor de rekenkamer. Deze gesprekken gingen onder andere over het format raadsvoorstellen (voorstel van de rekenkamer aan de raad) en geplande en de lopende onderzoeken. Publiciteit Op de internetpagina van de gemeente IJsselstein is aangegeven wat de werkzaamheden van de rekenkamer zijn. Er is een Twitteraccount: @rkcijsselstein en het mailadres is rekenkamerijsselstein@gmail.com Bijeenkomsten en begeleiding en participatie in onderzoek In 2021 is de rekenkamer 10 keer bijeengekomen (fysiek of via Teams) voor reguliere vergaderingen. Daarnaast is de rekenkamer nog bijeengekomen naar aanleiding van de bovengenoemde activiteiten (commissie- en raadsvergaderingen, gesprekken met fracties en gesprekken met onderzoeksbureaus). Ook zijn de lid-rapporteurs vanuit de rekenkamer doorlopend actief in de regie op en de sturing van de uit te voeren onderzoeken. Dit door onder meer deel te nemen aan onderzoeksactiviteiten zoals interviews. Deelname kennisoverdracht door de NVRR De rekenkamer van IJsselstein is lid van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). De rekenkamer benadert de NVRR regelmatig met vragen over zaken waar de rekenkamer in de praktijk tegenaan loopt.

Uitbrengen nieuwsbrief In december heeft de rekenkamer de tweede nieuwsbrief uitgebracht om raadsleden, inwoners, college en ambtelijke organisatie te informeren over activiteiten, plannen en onderzoeken van de rekenkamer.

6

Financiële verantwoording 2021 Budget 2021

Lasten

Baten €59.000

Eenmalig budget uit 2020

€12.950

Onderzoekskosten

Resultaat

€ 44.677

Onderzoek klachtbehandeling

€7.560

Onderzoek minimabeleid

€14.570

Onderzoek duurzame bedrijfsvoering

€9.000

Onderzoek grip op gemeenschappelijke regelingen

€12.890

Doe-mee onderzoek Vergoedingen 2 leden en de voorzitter

€ 300 € 11.940

Vergoeding secretaris

€ 13.500

Overige kosten

€ 1.167

Totaal

€ 71.284

€ 71.950

€ 666

Toelichting Algemeen Het budget van de rekenkamer bedroeg € 59.000, --. Daarnaast is een deel van het restant uit 2020 doorgeschoven naar 2021, omdat twee lopende onderzoeken (Doorwerking-regie en klachtbehandeling) nog niet waren afgerond en hier wel een verplichting voor was aangegaan. De totale onderzoekskosten voor 2021 bedroegen € 44.677, --. Het bedrag dat aan vergoedingen is uitgekeerd bedroeg voor de leden € 11.940, -- en voor de secretaris € 13.500, --. De overige kosten bedroegen € 1.167, --. Dit betekent dat op het totaalbedrag van € 71.284, -- een bedrag van € 666,-- niet besteed is. De werkzaamheden van de rekenkamer zijn binnen het begrote bedrag uitgevoerd. Onderzoekskosten Dit betreft een deel van de kosten voor het bureau PON, dat het onderzoek Minimabeleid heeft uitgevoerd, een externe onderzoeker voor het onderzoek Grip op GR-en en de kosten 7

voor de door de leden en de secretaris/onderzoeker van de rekenkamer gemaakte onderzoeksuren. Vergoedingen leden en voorzitter Dit betreft de vergoeding voor de leden en de voorzitter van de rekenkamer inclusief reiskosten. Deze vergoedingen worden betaald via de salarisadministratie van de gemeente dan wel op factuurbasis. Vergoeding secretaris De secretaris ontvang een vaste vergoeding per maand op factuurbasis. Overige kosten Dit betreft de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR. Voor wat betreft de overige kosten zijn er kosten gemaakt voor consumpties ten behoeve van de vergaderingen van de rekenkamer en een abonnement op de onderzoekstool Survey Monkey.

8

Onderzoeksplan 2022 Rekenkamer IJsselstein Onderzoeksonderwerpen 2022 Vanuit 2021 lopen de onderzoeken naar Grip op gemeenschappelijke regelingen en Duurzaamheid eigen organisatie in 2022 door. Voor een beschrijving van deze twee onderzoeken wordt verwezen naar het voorgaande jaarverslag 2021. Daarnaast wil de rekenkamer in 2022 één groot nieuw onderzoek starten, en één of twee kleinere. Daarvoor is op dit moment nog geen keuze gemaakt. Hiervoor wil de rekenkamer ook input krijgen van de nieuwe gemeenteraad. Overige werkzaamheden Organisatie rekenkamer Ook in 2022 zullen de leden van de rekenkamer maandelijks met elkaar overleggen. Daarnaast zal twee keer per jaar een voortgangsgesprek gevoerd worden met de Begeleidingscommissie, een subcommissie uit het Presidium. Voor de begeleiding van een onderzoek dat wordt uitgevoerd door een extern bureau zal, net als voorgaande jaren, door het lid-rapporteur op gezette tijden overleg plaatsvinden met het onderzoeksbureau om de voortgang te bewaken en hierover te rapporteren aan de andere leden van de rekenkamer. Gemeenteraadsverkiezingen De rekenkamer vindt het belangrijk dat de nieuwe raad goed geïnformeerd wordt over de rekenkamer als instrument van de raad en zal een onderdeel verzorgen van het introductieprogramma voor de nieuwe raad.

Groslijst De groslijst wordt jaarlijks herzien, op basis van gemeentelijke, regionale en landelijke ontwikkelingen. Daarnaast kunnen raadsleden input geven voor nieuw onderzoek. Bij de kennismaking met de nieuwe raad zal worden verkend op welke manier de rekenkamer de raadsleden het beste kan faciliteren mogelijke onderwerpen aan te dragen. In het verleden is dat bijvoorbeeld gebeurd met een ronde langs de fracties, een groepsgesprek en een enquête. Ook gaat de rekenkamer bekijken of er een onderzoek gedaan kan worden samen met één of meer rekenkamers van buurgemeenten. Zo kunnen regionale onderwerpen beter onderzocht worden en is hier meer budget voor beschikbaar. Communicatie met de raad In 2022 zal de rekenkamer op verschillende momenten de raad schriftelijk op de hoogte houden van de voortgang van de lopende onderzoeken. Daarnaast zal naar behoefte bij de afronding van de onderzoeken in de raadscommissies een presentatie gehouden worden. Ook zal er tweemaal een nieuwsbrief verschijnen.

9

Planning en raming kosten 2022 Er wordt gewerkt met een voorlopige planning om de onderzoeken gespreid naar de raad te brengen. Hierin is de rekenkamer afhankelijk van de voortgang van de onderzoeken, het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor en van de raadsagenda. De kostenraming is een inschatting op basis van de kennis bij het schrijven dit onderzoeksplan, maar kan nog afwijken op basis van de vooronderzoeken die worden gedaan. Aan de hand van deze vooronderzoeken wordt gekozen voor een focus en bijbehorende aanpak. Begroting 2022 Lasten

Baten Resultaat € 59.997

Budget 2022 Onderzoekskosten

€ 34.630

Grip op gemeenschappelijke regelingen Duurzaamheid eigen bedrijfsvoering Nieuwe onderzoeken Vergoeding leden en voorzitter

€ 11.640 € 9.000 € 13.990 € 8.367

Vergoeding secretaris

€ 13.500

Overige kosten (o.m. NVRR-lidmaatschap, catering, onvoorzien)

€ 3.500

Totaal

€ 59.997

€ 59.997

€0

Algemeen Het budget 2022 voor de rekenkamer was € 59.052. Op 10 maart 2022 heeft de raad een motie aangenomen met betrekking tot de indexering van het budget van de rekenkamer. Deze bedraagt 1,6%, dit is € 944,83, afgerond € 945. Totaal wordt het budget voor de rekenkamer voor 2022 € 59.997 Voor het onderzoek Grip op gemeenschappelijke regelingen zal nog een bedrag van € 11.640 worden gefactureerd. Voor Duurzaamheid eigen bedrijfsvoering is dat € 9.000. Er is dan nog € 13.990 over voor nieuwe onderzoeken. Onderzoekskosten: Dit zijn kosten voor externe bureaus en onderzoeksuren van leden en secretaris. Vergoedingen: Dit betreft de vergoeding van de leden van de rekenkamer en de vergoeding aan de secretaris/onderzoeker, inclusief reiskostenvergoedingen. Overige kosten: Hieronder vallen de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR, representatiekosten en cateringkosten. Daarnaast is er een post onvoorzien opgenomen.

10