14. Recreatie Midden Nederland - Memo Voortgang proces toekomstige samenwerking Recreatieschappen

Memo Onderwerp

Voortgang proces Toekomstige samenwerking Recreatieschappen

Aan

De deelnemende gemeenten en provincies van Plassenschap Loosdrecht e.o. en Recreatieschap Stichtse Groenlanden

Van

Secretaris bestuurlijke begeleidingsgroep RMN in transitie

Datum

11 februari 2021

Bijlagen

a.

Uitgaande brief Toekomstige samenwerking Recreatieschappen van 9 december 2020, met bijlage processtappen b. Presentatie informatieavond van 5 en 7 januari 2021 c. Vervolgopdracht (uitvraag) Projectmanager voor de samenwerking recreatieschappen

Inleiding In december is de Memo Toekomstige samenwerking Recreatieschappen vastgesteld door de gezamenlijke besturen van de beide recreatieschappen. Daarin zijn de uitspraken opgenomen hoe de besturen kijken naar de toekomstige samenwerking en in welke richting deze zouden moeten worden uitgewerkt. Bij brief van 9 december 2020 (bijgevoegd) zijn de deelnemers hierover geïnformeerd en is hen gevraagd een reactie te geven op de uitspraken.

Op 5 en 7 januari 2021 zijn twee digitale informatieavonden gehouden over de memo voor raads- en statenleden van de deelnemers. In totaal hebben meer dan 130 personen deelgenomen aan de beide sessies. Er is een toelichting gegeven op de memo en de aangegeven richtingen. Ook de vervolgstappen zijn daarbij toegelicht. De presentatie is als bijlage bijgevoegd. De avonden zijn opgenomen en aan de griffies ter beschikking gesteld voor diegene die niet in staat waren de avonden bij te wonen.

Projectmanager Samenwerking recreatieschappen Direct na de vergadering van de gezamenlijke besturen van de schappen is gewerkt aan de vervolgopdracht. In de memo is aangegeven dat voor het vervolgproces twee personen geworven zouden moeten worden, te weten een projectmanager voor de samenwerking en een projectleider voor het opheffen en liquideren van RMN. Gestart is met de beschrijving van de projectmanager Samenwerking recreatieschappen. Om het proces voortvarend door te zetten moet zo snel mogelijk verder gewerkt worden aan de nieuwe vorm van samenwerking. Bij het uitwerken van de beschrijving bleek dat niet kon worden volstaan met de uitvraag naar een persoon. Diverse expertises, juridisch, financieel, organisatorisch, is nodig om de juiste informatie te vergaren en om voldragen voorstellen te kunnen voorleggen aan de beide

besturen en uiteindelijk ook aan de deelnemende partijen aan de samenwerking. Er is dan ook gekozen om de uitvraag van de projectmanager uit te zetten bij bureaus waarvan bekend is dat zij voldoende expertise op de verschillende onderdelen bezitten. De beschrijving en de uitvraag is gedeeld met de Bestuurlijke Begeleidingsgroep. Aan drie bureaus is gevraagd om een voorstel te doen voor een projectmanager met een duiding van de expertises die zij willen inzetten. Door twee bureaus is een offerte uitgebracht. Na gesprekken met beide bureaus is door de Bestuurlijke Begeleidingsgroep gekozen voor KokxDeVoogd. Zij gaan de ondersteuning leveren voor de vervolgstappen.

Projectleider Opheffing/liquidatie RMN Inmiddels is ook een eerste concept gemaakt voor de uitvraag naar een projectleider die de opheffing en liquidatie van RMN gaat ondersteunen en uitwerken. Voor deze stap moet met de Ondernemingsraad van RMN worden gesproken. Zij hebben hierin een adviesrecht. In het proces van RMN ligt de besluitvorming bij het bestuur van RMN. Het bestuur van RMN zal de besturen van de schappen informeren over de voortgang.

Vervolgstappen We zijn in afwachting van de reacties van alle deelnemers op de richtinggevende uitspraken. Zodra alle reacties binnen zijn zal een overzicht worden gegeven en zal een voorstel worden voorgelegd. In het voorstel zal, aan de hand van reacties, gevraagd worden een standpunt in te nemen en of er nog veranderingen nodig zijn in de te kiezen richting.

Verder zullen op korte termijn de vervolgstappen worden gezet door het gekozen bureau onder leiding van de projectmanager. Gestart zal worden met het gedetailleerder uitwerken van de te nemen stappen in het proces. Tevens zullen de gesprekken met mogelijk partners worden opgestart. Naast de partijen die al in het memo zijn opgenomen hebben zich ook andere partijen gemeld. Het is een open proces en andere partijen kunnen ook goede ideeën hebben. In de verkenning zullen wij ook met die partijen spreken. Aan de hand van de verschillende stappen zal bekeken worden of andere partijen ook echt betrokken kunnen worden in het proces.

Projectstructuur In de gezamenlijke vergadering van de besturen van de recreatieschappen van december is gesproken over de projectstructuur. Deze structuur is al wat verder uitgewerkt in de uitvraag van de projectmanager. Naast de bestuurlijke begeleidingsgroep, die het proces bewaakt en aanstuurt, is er een ambtelijke begeleidingsgroep die frequent met elkaar overleggen. Hierin zijn de gemeente Utrecht en Wijdemeren ambtelijk in vertegenwoordigd en de directeur van RMN schuift hierbij aan. Zij zullen het klankbord vormen van de bestuurlijke begeleidingsgroep, maar ook van de projectmanager en de projectleider. Ter ondersteuning van het traject en om te zorgen dat er geen onbegaanbare wegen worden ingeslagen is de heer De Greef, als specialist op het gebied van samenwerkingsorganisaties, gevraagd

om ons permanent te adviseren op het gebied van de samenwerkingsmogelijkheden. Hij vormt een autoriteit op zijn gebied en is onze directe adviseur. Om alle deelnemers goed en tijdig mee te nemen zullen er grote ambtelijke overleggen worden ingepland waarbij alle disciplines vanuit de organisaties welkom zijn om bij aan te sluiten. In deze overleggen zullen wij de informatie delen en is er ruimte om met elkaar van gedachte te wisselen.

Communicatie Het is van belang om iedereen, de leden van het Algemeen Bestuur maar ook de deelnemende gemeenten en provincies, geregeld van informatie te voorzien. Met de projectmanager zal dit verder worden uitgewerkt. Bij de informatieavonden is door raads- en statenleden nadrukkelijk gevraagd om tussentijds informatie te geven over de stappen, de mogelijkheden maar zeker ook de onmogelijkheden. Dit om te voorkomen dat er bij de formele momenten nieuwe elementen aan de orde komen waar men niet bedacht op is. Goede en tijdige communicatie is dus van belang.