13. SGL - Informatiebrief raden en staten deelnemers Recreatieschap Stichtse Groenlanden over toekomstige samenwerking

Aan: de deelnemers van Stichtse Groenlanden de gemeenteraden, de provinciale staten en colleges van B&W en GS

Utrecht, 19 juli 2022 Onderwerp: Informatiebrief raden en staten deelnemers Recreatieschap Stichtse Groenlanden over toekomstige samenwerking

Geachte deelnemer, Sinds medio 2020 wordt er gezocht naar een andere samenwerkingsvorm binnen het Recreatieschap. Begin 2021 hebben de raden en staten in dit kader richtinggevende uitspraken gedaan waarmee het bestuur van het Recreatieschap aan de slag is gegaan. Dit leidde tot een voorstel over de toekomstige samenwerking dat op 1 november 2021 aan de deelnemers gezonden is voor besluitvorming. Op 17 februari 2022 heeft het algemeen bestuur vastgesteld dat er zeer brede steun was bij de deelnemers voor de voorstellen. Gezien deze positieve uitkomst is de afgelopen maanden gewerkt aan de definitieve voorstellen over de toekomstige inrichting van de samenwerking binnen het Recreatieschap ingaande 1 januari 2023. Het uitgangspunt was daarbij dat een voorstel zou worden uitgewerkt over uitvoering van de werkzaamheden die Recreatie Midden Nederland (RMN) tot op heden voor het Recreatieschap verricht. Dat voorstel is door een gezamenlijke projectgroep van het Recreatieschap en Staatsbosbeheer opgesteld en er is enkele keren bestuurlijk overleg over geweest. Het algemeen bestuur heeft op 30 juni 2022 definitief besloten over de samenwerking met Staatsbosbeheer en ingestemd met het voorstel van de gezamenlijke projectgroep om de uitvoering van de werkzaamheden voor het schap door Staatsbosbeheer te laten verrichten.

Ter voorbereiding daarvan is er op 20 juni 2022 een klankbordbijeenkomst voor leden van de staten en raden gehouden waarin de hoofdlijnen van het voorstel zijn toegelicht.

Kernelementen van de samenwerking vanaf 1 januari 2023 De samenwerking met Staatsbosbeheer ziet er vanaf 1 januari 2023 op hoofdlijnen als volgt uit: 1. Staatsbosbeheer gaat langjarig de taakuitvoering doen rondom beheer, onderhoud, vergunningverlening, toezicht en handhaving, exploitatie, doorontwikkeling recreatieve voorzieningen en de bijbehorende bedrijfsvoering voor de bezittingen van het Recreatieschap.

2. Gedurende de jaren 2023 en 2024 voert Staatsbosbeheer de hiervoor bedoelde taken van RMN op hetzelfde niveau als nu uit. Hiervoor is een taakstellend budget beschikbaar op basis van de huidige budgetten 2022 (plus indexering), zoals deze opgenomen zijn in de begroting van het Recreatieschap en gedekt worden uit de deelnemersbijdrage. Deze wijzigen met uitzondering van de indexering de komende twee jaar dus niet. 3. Staatsbosbeheer stelt voor de invlechting van de taken, medewerkers, systemen, contracten en processen van RMN een transitieplan op voor de periode van 1 juli 2022 tot 31 december 2024. Voor de uitvoering van dit transitieplan is maximaal € 1,1 miljoen beschikbaar. 4. Aan het eind van de overgangsperiode 2023 en 2024 heeft Staatsbosbeheer het gebied van het Recreatieschap ‘in de vingers’ en is voldoende ervaring opgedaan met de taakuitvoering om op basis van het Terrein Beheer Model (TBM) van Staatsbosbeheer afspraken te maken over het kwaliteitsniveau van uitvoering en de daaraan verbonden kosten vanaf 2025. Het algemeen bestuur van SGL stelt voor het gewenste kwaliteitsniveau van uitvoering een vierjarig uitvoeringsplan en financieel perspectief vast. Dit dient, samen met het Terrein Beheer Model van Staatsbosbeheer als basis voor de begroting 2025 en volgende jaren. 5.

Het Recreatieschap en Staatsbosbeheer werken de komende jaren samen aan een Toekomstvisie 2023 en een Doorontwikkelagenda 2023 – 2025.Staatsbosbeheer meegenomen. 6. De uitvoeringsorganisatie RMN wordt per 31 december 2022 opgeheven.

Hieronder volgt een toelichting op deze kernelementen. 1. Staatsbosbeheer gaat langjarig de taakuitvoering doen rondom beheer, onderhoud, vergunningverlening toezicht en handhaving, exploitatie, doorontwikkeling recreatieve voorzieningen en de bijbehorende bedrijfsvoering voor de bezittingen van het Recreatieschap. Aan de totstandkoming van een toekomstbestendige oplossing voor de taakuitvoering voor het Recreatieschap op het terrein van het beheer en onderhoud, de exploitatie, de doorontwikkeling, de VTH-taken en de bijbehorende bedrijfsvoering is nu meer dan twee jaar intensief gewerkt. Dat heeft van alle betrokkenen, bestuurlijk en ambtelijk, veel tijd, energie en geld gekost. Met Staatsbosbeheer is een partner gevonden die garant staat voor continuïteit, kwaliteit en professionaliteit. Het is nu zaak deze inspanning te laten renderen en de samenwerking een eerlijke kans te geven. Vandaar het voorstel deze langjarig aan te gaan en een governance in te richten die bevestigt dat het Recreatieschap en Staatsbosbeheer gezamenlijk aan de lat staan voor het welslagen van de samenwerking, uiteraard met behoud van ieders eigen rol en verantwoordelijkheden. Dat is een belangrijke reden om de samenwerking voor in ieder geval zes jaar aan te gaan, met telkens een stilzwijgende verlenging voor dezelfde periode, dit behoudens opzegging door het Recreatieschap of Staatsbosbeheer.

Dat kan telkens twee jaar voorafgaand aan het moment van de stilzwijgende verlenging. Voor het Recreatieschap betekent dit een verandering in de manier van werken. Er zal meer aandacht nodig zijn voor de vraag wat men van de uitvoering verwacht. Om het bestuur van het Recreatieschap te ontzorgen krijgt de ambtelijke klankbordgroep die uit de deelnemers wordt ingesteld in de vraagstelling een belangrijke rol. Zij vormt de gesprekspartner van Staatsbosbeheer in de uitvoering en voor de bestuurssecretaris van het Recreatieschap bij de advisering aan het bestuur.

2

2.

Gedurende de jaren 2023 en 2024 voert Staatsbosbeheer de hiervoor bedoelde taken van RMN op hetzelfde niveau als nu uit.

Eerste prioriteit van het Recreatieschap is het invlechten en continueren en het op het minimaal vereiste niveau van uitvoering brengen van het beheer en onderhoud, de exploitatie, de doorontwikkeling, de VTH-taken en de bijbehorende bedrijfsvoering binnen Staatsbosbeheer. En daarnaast de werkprocessen en systemen te integreren, het financieel beleid (waaronder de P&C cyclus) in te voeren, de medewerkers die van RMN over komen te laten aarden en de bestuurscultuur en werkwijze van het bestuur van het Recreatieschap te leren en deze goed te accommoderen. Daarvoor is een voorbereidingsperiode van 6 maanden, 1 juli – 31 december 2022, en een overgangsperiode van 2 jaar, 2023 en 2024, nodig. Gedurende de jaren 2023 en 2024 voert Staatsbosbeheer de hiervoor bedoelde taken van RMN op hetzelfde niveau en met de geldende maatwerkafspraken voor de toezichthoudende taken op de Vinkeveense Plassen, als nu uit. Bij wensen tot aanpassing of aanvulling van dit geldende maatwerk of taken, volgt overleg tussen het Recreatieschap en Staatsbosbeheer over de uitvoerbaarheid en de daaraan verbonden kosten. Tijdens deze twee jaar worden de op basis van eerdere besluitvorming in het bestuur van het Recreatieschap gestarte projecten rondom doorontwikkeling door Staatsbosbeheer volgens plan uitgevoerd.

Het Recreatieschap houdt de huidige budgetten voor deze taken (jaar 2022 plus indexering) in de begroting voor de jaren van 2023 en 2024 beschikbaar. Deze budgetten zijn taakstellend voor Staatsbosbeheer op € 3,06 miljoen bepaald en passen binnen de kadernota 2023 van het Recreatieschap. Staatsbosbeheer rapporteert gedurende de overgangsperiode elk kwartaal over de uitvoeringskosten aan het Recreatieschap. Staatsbosbeheer rekent af op basis van werkelijk gemaakte uren / kosten. Het risico van hogere personeels- en uitvoeringskosten en eventuele leegloop van medewerkers die over komen van RMN ligt bij Staatsbosbeheer. Dus alleen de uren die daadwerkelijk gemaakt worden voor het Recreatieschap worden afgerekend. Vrijval op het beschikbare budget komt ten gunste van het Recreatieschap. Het algemeen bestuur besluit bij de jaarrekening over de bestemming van een eventuele vrijval in de budgetten; de raden en staten kunnen hier hun zienswijze op geven.

3. Staatsbosbeheer zal voor de invlechting van de taken van RMN een transitieplan voor de periode van 1 juli 2022 tot 31 december 2024 opstellen. Voor de uitvoering van dit plan is taakstellend maximaal € 1,1 miljoen beschikbaar. Uit een eerste inventarisatie van Staatsbosbeheer blijkt dat er binnen RMN achterstanden zijn en meerdere systemen, processen en verantwoordingen geen goede basis hebben en/of niet op orde zijn. Dat vraagt om een stevig pakket verbetermaatregelen. Staatsbosbeheer heeft daarvoor een transitieplan opgesteld. Dit transitieplan bestaat uit een deel A voor de periode 1 juli - 31 december 2022 en een deel B voor de periode van 1 januari 2023 tot 31 december 2024. De incidentele kosten voor de uitvoering van dit transitieplan zijn eveneens stevig. De kosten worden vooralsnog geraamd op € 1,1 mln. totaal voor 2,5 jaar. Deze incidentele kosten komen in zijn geheel voor rekening van het Recreatieschap. Overschrijdingen van dit budget van € 1,1 miljoen zijn voor rekening van Staatsbosbeheer. Over de voortgang van uitvoering van het transitieplan en de

uitputting van dit taakstellende budget worden de deelnemers via de periodieke bestuursrapportages door het Recreatieschap geïnformeerd. Het doorvoeren van noodzakelijke verbeteringen brengt dus relatief hoge incidentele kosten met zich mee. Toch is het onvermijdelijk dat deze incidentele kosten worden gemaakt. Wanneer niet Staatsbosbeheer maar RMN de verbetermaatregelen nog zou moeten doorvoeren vanuit het principe ‘schoon door de poort’ zouden de kosten ervan ook voor rekening komen van het Recreatieschap. Als gevolg van het besluit om RMN te liquideren is het zelf door voeren van de verbetervoorstellen niet realistisch. De komende periode wordt door Staatsbosbeheer verder gewerkt aan een beter inzicht krijgen in de noodzakelijke verbetermaatregelen en wordt het transitieplan met bijbehorende kostenraming definitief gemaakt. De afspraak is dat het transitieplan, incl. de kostenraming, voor de overgangsperiode 2e halfjaar 2022 – 31 december 2024 uiterlijk op 1 september 2022 gereed is voor besluitvorming door het bestuur van het Recreatieschap. Dan komt ook het dekkingsvoorstel aan de orde, dat gebaseerd zal worden op de eerder in het bestuur van het Recreatieschap vastgestelde zogenoemde drietrap: eerst uit de exploitatie RMN, voor zover dat niet lukt uit de exploitatie of reserves van het Recreatieschap en als laatste zo nodig via een extra bijdrage van de deelnemers.

We streven ernaar deze laatste trap niet nodig te hebben. Om dit dekkingsvoorstel langs deze drietrap te kunnen maken is informatie van de kant van het Recreatieschap en RMN nodig die nu nog ontbreekt. Hiervoor is namelijk inzicht nodig in de resultaten uit de jaarrekeningen 2021 van RMN en van het Recreatieschap, een eerste zicht op de mogelijke exploitatieresultaten 2022 van RMN en van het Recreatieschap en uitputting van het liquidatiebudget van RMN. De bedoeling is de definitieve versie van het transitieplan, met kostenraming, voor de transitieperiode 1 juli 2022 - 31 december 2024 en het dekkingsvoorstel in de septembervergaderingen 2022 van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur te behandelen. Duidelijkheid hierover is nodig voordat de samenwerkingsovereenkomst met Staatsbosbeheer wordt getekend. Dat moment is gepland voor begin oktober 2022. De eventuele consequenties van dit dekkingsvoorstel voor de begroting 2023 van het Recreatieschap worden verwerkt in de ontwerpbegroting 2023 van het Recreatieschap. In september ligt deze voor bij het dagelijks bestuur en algemeen bestuur. Daarna wordt deze ontwerpbegroting voor zienswijze aan de deelnemers voorgelegd.

Het is de bedoeling medio september 2022 weer een klankbordbijeenkomst voor raads- en statenleden te organiseren om u nader te informeren over de ontwerpbegroting 2023 en het dekkingsvoorstel voor de incidentele kosten die volgen uit het transitieplan.

4. Vierjarig uitvoeringsplan als basis voor de begroting 2025 en volgende jaren Aan het eind van de overgangsperiode 2023 en 2024 heeft Staatsbosbeheer het gebied van het Recreatieschap ‘in de vingers’ en is voldoende ervaring opgedaan met de taakuitvoering om op basis van het Terrein Beheer Model van Staatsbosbeheer afspraken te maken over het kwaliteitsniveau van uitvoering en de daaraan verbonden kosten vanaf 2025. Het bestuur van SGL stelt voor het gewenste kwaliteitsniveau van uitvoering een vierjarig uitvoeringsplan en bijbehorend financieel perspectief vast. Dit dient, samen met het Terrein Beheer Model van Staatsbosbeheer als basis voor de begroting 2025 en volgende jaren.

4

Ter voorbereiding van dit besluit werken de ambtelijke klankbordgroep van de deelnemers in het Recreatieschap en Staatsbosbeheer in enkele stappen aan de afspraak in de gemeenschappelijke regeling om een vierjarig uitvoeringsplan op te stellen met daarin opgenomen de bestuurlijke prioriteiten van het Recreatieschap voor de komende vier jaar, en het bijbehorend vierjarig financieel perspectief. De bedoeling hiervan is als Recreatieschap duidelijk te zijn over wat er in de uitvoering van Staatsbosbeheer wordt verwacht en over het financieel perspectief. Om daarmee transparantie, rust en regelmaat te krijgen in de taakuitvoering door Staatsbosbeheer en bestendigheid te krijgen in de bijdragen die de deelnemers daarvoor vanaf 2025 beschikbaar stellen. De eerste versie van het vierjarig uitvoeringsplan met de bestuurlijke prioriteiten en het bijbehorend vierjarig financieel perspectief worden in de eerste helft van 2023 aan het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van het Recreatieschap voorgelegd voor besluitvorming. Er wordt ook een zienswijzeprocedure gevolgd voor deze stukken, om de raden en staten in het proces van vaststelling invloed te geven. Hiermee wordt – in eerste aanleg - voldaan aan de afspraak in de gewijzigde tekst van de Gemeenschappelijke Regeling om over deze documenten te beschikken (zie artikel 17 en 19).

In de opmaat naar de begroting 2025 van het Recreatieschap, in het voorjaar van 2024, wordt dit vierjarig Uitvoeringsplan en het vierjarig financieel perspectief – in tweede aanleg - geactualiseerd op basis van de ervaringen die tot dan opgedaan zijn in de overgangsperiode.

5. Werken aan een gezamenlijke toekomstvisie en doorontwikkelagenda In de gesprekken over de samenwerking is het spanningsveld dat er haast van nature is tussen het belang van intensieve recreatie (primaire oriëntatie van het Recreatieschap) en natuurbehoud (primaire oriëntatie van Staatsbosbeheer) open besproken. Met als conclusie dat afspraken over zonering in de gebieden van het Recreatieschap en Staatsbosbeheer waarop de samenwerking ziet kunnen helpen dit spanningsveld goed beheersbaar te maken, uiteraard met behoud van ieders zeggenschap over de eigen eigendommen. Om die afspraken te kunnen maken is een gezamenlijke toekomstvisie behulpzaam. Op basis van deze Toekomstvisie 2030 wordt vervolgens een Doorontwikkelagenda 2025 – 2028 opgesteld voor de gebieden waarop de samenwerking ziet. Hiermee wordt vanaf eind 2024 door de ambtelijke klankbordgroep en Staatsbosbeheer gezamenlijk gestart; besluitvorming in het bestuur van het Recreatieschap is dan in de loop van 2025 aan de orde is. Ook de kosten die hiermee gemoeid zijn en de verdeling ervan tussen het Recreatieschap en Staatsbosbeheer worden daarbij meegenomen.

6. De uitvoeringsorganisatie RMN wordt per 31 december 2022 opgeheven Al in hun richtinggevende besluiten begin 2021 hebben de deelnemers in het Recreatieschap zich uitgesproken voor opheffing van RMN als uitvoeringsorganisatie voor de recreatieschappen Stichtse Groenlanden en Loosdrechtse Plassen e.o. Dat hebben de deelnemers in het Plassenschap ook gedaan. Nu er voor de toekomst andere uitvoeringsorganisaties gevonden zijn kan dit voornemen per 31 december 2022 geëffectueerd worden. De taken en medewerkers van RMN gaan over naar Staatsbosbeheer, de gemeente Wijdemeren (die de taakuitvoering voor het Plassenschap gaat doen) en de provincie Utrecht (die de bestuursondersteuning levert en de taken en medewerkers van het Routebureau in de provinciale organisatie opneemt).

Wat moet er binnen het Recreatieschap de komende maanden nog gebeuren? De besluiten over het aangaan van de samenwerking met Staatsbosbeheer zullen verwerkt worden in de ontwerpbegroting 2023, welke in september 2022 aan het dagelijks bestuur en algemeen bestuur wordt aangeboden en daarna voor zienswijzen aan de deelnemers wordt voorgelegd. Vaststelling van de begroting 2023 gebeurt in de vergadering van het algemeen bestuur van 5 december 2022. De gemaakte samenwerkingsafspraken tussen het Recreatieschap en Staatsbosbeheer zullen vastgelegd worden in een samenwerkingsovereenkomst. Dit betreft een juridische codificatie van de bereikte inhoudelijke overeenstemming. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt in september 2022 aan de directie van Staatsbosbeheer en het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van het Recreatieschap aangeboden voor instemming. Daarna volgt begin oktober 2022 ondertekening. Zoals hiervoor aangegeven zal Staatsbosbeheer voor de periode van 1 juli 2022 tot 31 december 2024 een transitieplan opstellen. Dit plan en het dekkingsvoorstel voor de hieraan verbonden incidentele kosten van € 1,1 miljoen dient door zowel het dagelijks bestuur als het algemeen bestuur in september 2022 te worden vastgesteld.

Verder dient door het Recreatieschap een verordening voor het vestigen van uitsluitend recht voor het uitvoeren van de taken door Staatsbosbeheer te worden vastgesteld. Deze verordening wordt in september 2022 door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur van het Recreatieschap ter besluitvorming aangeboden. Vanaf 1 juli 2022 start Staatsbosbeheer met de voorbereiding van de overname van de taken en medewerkers van RMN. Over de personele gevolgen van deze overname zijn door het bestuur RMN als verantwoordelijke werkgever met de vakbonden afspraken gemaakt in het sociaal plan. Tussen de directie van Staatsbosbeheer, het bestuur van RMN en het bestuur van het Recreatieschap wordt in dit kader nog een overnameovereenkomst gesloten. Ook deze overnameovereenkomst wordt in september 2022 aan de directie van Staatsbosbeheer, bestuur van RMN en het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van het Recreatieschap aangeboden voor instemming. Daarna volgt ondertekening. Het Recreatieschap dient ruim voorafgaand aan de overgang van de taken naar Staatsbosbeheer het mandaat voor de bijzondere opsporingsambtenaren (BAO’s) op te stellen en door het dagelijks bestuur te worden vastgesteld. Tenslotte wordt de gewijzigde gemeenschappelijke regeling in december 2022 gepubliceerd, zodat deze per 1 januari 2023 in werking zal treden.

Tot slot Met deze informatiebrief hebben wij u inzicht gegeven in de belangrijke besluiten die er de afgelopen periode door de deelnemers en het bestuur van het Recreatieschap genomen zijn over de vormgeving van de onderlinge samenwerking en taakuitvoering door Staatsbosbeheer Wij zien met vertrouwen de nieuwe samenwerking tegemoet. Het dagelijks bestuur van het Recreatieschap. De heer V. Molkenboer

Mw. J. Brand

Plv. Voorzitter

Secretaris 6