11. Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard - Ontwerp-begroting RHC 2022

llll III II lllllllllllllll I II 16apr 2021 / 001002

Aan de gemeenteraad van IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45

3440 AA Woerden De Bleek 2 3447 GV Woerden T 0348 42 8846 E

rhc@woerden.nl

W www.rhcrijnstreek.nl

Woerden, 14 april 2021

Betreft: begroting RHC

Geachte dames en heren.

Hierbij doe ik u, conform artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard de ontwerp-begroting voor het jaar 2022 toekomen. Indien u dat wenst kunt u uw zienswijze hieromtrent bij de Archiefcommissie naar voren brengen.

De vaststelling van de begroting komt aan de orde in de vergadering van de Archiefcommissie (het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum) van 2 juli a.s. Voor de goede orde vermeld ik hier dat de financiële administratie en verantwoording is geïntegreerd in die van de gemeente Woerden, centrumgemeente van de gemeenschappelijke regeling.

Hoogachtend,/ nanuariscisc Archiefcommissie

A \’ 1 van RooijofC secretaris l

• Bodegraven • Lopik • Montfoort

■ Oudewater • Reeuwijk • Woerden • IJsselstein

• Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Rijnstreek en Lopikerwaord ONTWERP

BEGROTING 2022

en meerjarenraming tot 2025

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcriinstreek.nl

1

MEMO Bij de ontwerp-begroting 2022 en meerjarenraming De begroting 2022 loopt in lijn met wat eerder üi de meerjarenraming was voorzien: Een afwijking daarop in de salariskosten vloeit voort uit een iets hogere stijging dan eerder begroot van de cao-lonen in 2020. Daarnaast bleek op detailniveau de gemeente Bodegraven-Reeuwijk relatief een iets sterkere stijging van inwonertal en archieftneters te kermen, wat zich vertaalt in een wat hogere bijdrage dan eerder begroot. Meest onzekere factor in het financieel overzicht is het e-depot, de voorziening voor blijvend te bewaren digitaal archief. De begroting gaat uit van een verlenging van het contract voor het e-depot medio 2022. Voor de voortgang van het project e-depot is het RHC afhankelijk van de inbreng van de deelnemers. De Coronacrisis zet de eerder gemaakte planning voor het e-depot onder druk. De begroting gaat vooralsnog uit van de aansluiting van de gemeente Woerden/Oudewater en/of HDSR conform de bestaande planning in 2022. Als dit niet lukt vallen de contractkosten (post 1 Ib) dat jaar maximaal 20.000 euro lager uit. Overigens een belangrijk deel van deze contractkosten kan in 2022 nog worden betaald uit de voorziening e-depot (batig saldo 2019) en wordt dus nog niet volledig omgeslagen in de te betalen bijdragen van de deelnemers.

Voor wat betreft de kosten van het e-depot in de wat verdere toekomst, laat de meerjarenraming zien dat aansluiting op het e-depot van ook de andere deelnemers niet of nauwelijks van invloed is op de contractkosten voor een basis-voorziening van het e-depot. De samenwerking loont dus. In 2025 is voor de verdere ontwikkeling van het e-depot (eenmalig) € 15.000 extra begroot om het ook mogelijk te maken de overbrenging van video-tulen en een technische applicatie (CAD) te realiseren. Het RHC moet zo anticiperen op de wettelijk verplichte overbrenging van archiefivaardige digitale informatie vanuit de deelnemers. Uitgangspunt blijft overigens dat kosten van aansluiting van (gemeentelijke) applicaties op het e-depot voor rekening van de desbetreffende deelnemer-zelf komen en dus niet van invloed zijn op de RHC-begroting. Verder voorziet ook de nu voorliggende meerjarenraming erin dat er vanaf 2023 extra personele inzet (0,2 fte, schaal 8) nodig is voor het beheer van het e-depot. In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de lonen van 2% en van een consumentenprijsindex van 3%, die belangrijk is omdat een afgeleide daarvan invloed heeft op de kosten van de DVO met de gemeente Woerden. Verschuivingen in inwonertal en (waarschijnlijker) overgebrachte archieftneters bepalen de uiteindelijk te betalen bijdrage per deelnemer.

De meerjarenraming gaat uit van de huidige situatie. De p.m.-post tijdelijk personeel levert geen risico op, omdat die gekoppeld is aan de inkomsten uit extra werkzaamheden.

De begroting en daarmee ook de hoogte van de bijdragen van de deelnemers is inclusief btw. Voor de aangesloten gemeenten geldt dat zij het btw-aandeel birmen de verschuldigde bijdrage kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo komt daarmee de bijdrage lager uit. Bij de begroting is daarom apart een overzicht gegeven van het btw-aandeel van de afzonderlijke deelnemers. Het hoogheemraadschap kan geen gebruik maken van het compensatiefonds. Gelet op het besluit van de Belastingdienst is er geen btw verschuldigd over de personele kosten, die door de gemeente Woerden worden doorbelast aan het RHC op grond van de Overeenkomst kosten gemene deler. Voor alle overige diensten die de gemeente Woerden voor het RHC verricht, inclusief de huisvesting, is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. Over de hiermee gemoeide kosten wordt wel btw berekend.

Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt in beginsel altijd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De hoogte van de bijdrage kan hierdoor bij benodigde investeringen (extra) stijgen. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen. De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

3

BATEN _Nr 01 Bijdragen deelnemers RHC:_________________________ Bodegraven-Reeuwijk_____________________________ Lopik__________________________________________ Montfoort_______________________________________ Oudewater______________________________________ Woerden________________________________________ IJsselstein_______________________________________ Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden___________ 02 Leges, overige inkomsten___________________________ 03 Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking 04 Voorziening e-depot_______________________________ TOTAAL

BEGROTING RHC < 2021 > < 2022 >

€ 166.732 € 181.914 € 68.961 € 72.562 € 66.928 € 70.099 € 46.912 € 49.322 € 256.773 € 271.423 e 145.077 e 153.294 € 187.132 € 198.686 € 3.000 e 3.000 p.m. p.m. € 38.115 € 30.500 € 979.630 € 1.030.800

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD Nr

2022

LASTEN < 2021 > < 2022 >

01a 01b 01c 02 03 04 05 06 07a 07b 07c 08 09 10 11a 11b 12 13

Salarissen medewerkers________________ Tijdelijk personeel____________________ Materiële verzorger___________________ Reiskosten woon-werkverkeer___________ Reiskosten medewerkers_______________ Abonnementen/lidmaatschappen_________ Aankoop boeken en vakliteratuur________ Kantoorbehoeften, archiefmateriaal_______ Website, automatisering________________ Digitalisering___________ _ Contract Lira/Pictoright________________ Vorming en opleiding__________________ Public relations_______________________ DVO Woerden_______________________ Ontwikkeling e-depot__________________ Basiscontract e-depot__________________ Onvoorziene uitgaven__________________ Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

p.m. € 19.200 6.900 1.100 € 1.750 € 500 e 5.200 € 29.000 € 5.300 € 2.300 € 1.750 € 1.000 € 103.950 e 7.600 € 31.500 € 1.000 € 44.350 € 825.900

€ 586.000 p.m. € 19.600 € 6.900 € 1.100 € 1.800 € 500 € 5.300 € 30.500 € 5.400 € 2.300 € 2.000 € 1.000 € 104.400 € 8.000 € 51.100 € 1.500 € 49.000 € 876.400

14 15

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats______ _ Sub-totaal depot-kosten

€ 127.050 € 26.680 € 153.730

e 127.600 € 26.800 € 154.400

TOTAAL GENERAAL

€ 979.630

€ 1.030.800

e 563.500

Vaststelling voorden in de vergadering van de Archiefcommissie van 1 juli 2021,

J.F. van Rooijen, secretaris.

V.J.H. Molkenboer, Voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2022: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief, (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil begin 2023 terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 04. Inzet van het batig saldo 2019 voor het project e-depot, dat bij uitzondering niet is verrekend met deelnemers (besluit 02-07-2020 Archiefcommissie). Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,44 fte. Er is rekening gehouden met een stijging van salarislasten voor de gemeente als werkgever van 2,5%.

Op grond van de overeenkomst kosten voor gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd. 01b Kosten die voortvloeien uit een eventueel dienstverband van een medewerker met een tijdelijke aanstelling, in verband met en volledig gedekt uit de extra inkomsten uit werkzaamheden voor semistatische archieven. Een dergelijke eventuele aanstelling geschiedt dus budgettair neutraal. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de reiskosten van de huidige personeelsleden. 07a. Hostlng en standaard onderhoud van de website. Constante uitbreiding website en digitale toegankelijkheid van de archieven doen hostingkosten sterker stijgen dan alleen inflatiecorrectie. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen.

45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archieftneters van de deelnemers.. lla,b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post 11 b is gebaseerd op verlenging 2-jarig contract met externe partij met voortgang aansluiting van deelnemers volgens bestaande planning (zie memo blz 3) 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

6

Berekening bijdrage deelnemers begroting 2022

Salarissen en overige kantoorkosten Totaal overige kosten- leges/overige inkomsten - voorziening e-depot: totaal inwonertal = bedrag per Inwoner: = €4,1748 per inwoner € 876.400- €3.000- €30.500= € 842.900 : 201.900

[Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.000, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2020, te weten van 0,25%]

Deelnemer

Bedrag per inwoner

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik_____________ Montfoort__________ Oudewater_________ Woerden___________ IJsselstein__________ Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel kosten salarissen en overhead

35.200 14.400 13.800 10.100 52.600 33.800 42.000

€4,1748 €4,1748 €4,1748 €4,1748 €4,1748 €4,1748 €4,1748

€ 146.954 € 60.119 € 57.613 € 42.166 € 219.596 € 141.109 € 175.343

201.900

€4,1748

€ 842.900

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (per 1 januari 2020) = bedrag per meter € 154.400 : 4.374 ml = € 35,30 per meter Compensatieregeling: Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van het vergroting van het depot. De regeling wordt vanaf 2018 in tien jaar steeds met 10% afgebouwd. Kosten uitbreiding (geïndexeerd) depot (€51.961) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 29.618) = €22.343. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hiervan hun aandeel, gezamenlijk 986/4374 deel ofwel € 5.036, in 2022 voor 60% naar rato gecompenseerd. Het bedrag van deze compensatie, € 3.021, wordt omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archiefmeters.

Deelnemer

Bodegraven-Reeuwijk Lopik_____________ Montfoort_________ Oudewater_________ Woerden___________ IJsselstein__________ Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden_____ _ TOTAAL

Metertal

966 386 345 222 1.432 378 645

4.374

Bedrag per Aandeel Te betalen Te Totaal meter depotkosten compensatie ontvangen depotkosten zonder compensatie €35,30 € 34.099 € 861 € 34.960 €35,30 € 13.626 € 1.183 € 12.443 € 308 € 12.486 €35,30 € 12.178 €35,30 € 7.836 € 680 € 7.156 € 35,30 € 50.550 € 1.277 € 51.827 €35,30 € 13.343 € 1.158 € 12.185 €35,30 € 22.768 € 575 € 23.343

€35,30

€ 154.400

€3.021

€3.021

€ 154.400

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik_____________ Montfoort__________ Oudewater_________ Woerden___________ IJsselstein__________ Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Aandeel salarissen en kantoorkosten

e 146.954 e 60.119 e 57.613 € 42.166 € 219.596 € 141.109 € 175.343

Aandeel Totaal depotkosten € 34.960 € 12.443 e 12.486 e 7.156 € 51.827 € 12.185 € 23.343

€ 842.900

e 154.400

e € € € e € €

181.914 72.562 70.099 49.322 271.423 153.294 198.686

€ 997.300

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik_____________ Montfoort__________ Oudewater_________ Woerden___________ IJsselstein__________ Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Aandeel in btw binnen de bijdrage_______ _______________ €__ 13.827 _______________ € 5.512 _______________ € 5.323 _______________ € 3.746 _______________ €__ 20.634 _______________ €__ 11.659 € 15.099

€ 75.800

8

BATEN

Nr Bijdragen deelnemers Bodegraven-Reeuwijk Lopik________________ Montfoort____________ Oudewater___________ Woerden_____________ IJsselstein____________ Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 03 Leges, overige inkomsten 04 Extra inkomsten semistatisch archiefbewerking 05 E-depot voorziening TOTAAL

01 a b c d e f g

MEERJARENRAMING

2022

2024

2023 € 181.914 € 72.562 € 70.099 € 49.322 e 271.423 € 153.294 € 198.686

e 194.301 € 77.443 € 74.887 € 52.730 € 289.962 € 163.729 € 212.198

€

€

3.000 p.m.

€ 30.500 € 1.030.800

3.100 p.m.

_______ 0 € 1.068.350

2025

€ 198.232 € 79.010 € 76.402 € 53.797 € 295.827 € 167.042 € 216.490

€ 205.108 € 81.752 € 79.053 € 55.664 € 306.088 € 172.835 € 224.000

€

€

3.300 p.m.

_______ 0 € 1.090.100

3.500 p.m

_______ 0 € 1.128.000

10

2022-2025

LASTEN

2022

Nr

2024

2023

2025

01a Salarissen medewerkers_________ 01b Tijdelijk personeel_____________ 01c Materiële verzorger____________ 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Reiskosten medewerkers________ 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefinateriaal 07a Website, automatisering_________ 07b Digitalisering_________________ 07c Contract Lira/Pictoright_________ 08 Vorming en opleiding___________ 09 Public relations________________ 10 DVO gemeente Woerden________ 11a Ontwikkeling e-depot___________ 11b Huur en aansluiting e-depot______ 12 Onvoorziene uitgaven___________ 13 Btw over diensten en leveranties

€ 586.000

€ 611.750

€ 624.000

p.m. € 19.600 € 6.900 € 1.100 € 1.800 € 500 € 5.300 € 30.500 € 5.400 € 2.300 € 2.000 € 1.000 € 104.400 € 8.000 € 51.100 € 1.500 € 49.000

_____ pmu e 20.200 6.900 £ 1.100 1.800 550 5.400 e 33.000 5.400 £ 2.350 £ 2.000 1.000 € 105.800 € 8.500 € 53.850 € 1.500 € 50.700

p.m. 20.800 6.900 1.100 1.800 550 J^ 5.500 34.500 5.450 2.400 2.100 1.100 € 107.250 € 9.000 € 55.500 € 1.500 € 52.000

Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 876.400

€ 911.800

f 931.450

DVO Woerden (voorheen huur archiefdepot) ____________ Btw DVO aandeel archiefdepot Sub-totaal depot-kosten_____ TOTAAL GENERAAL

€ 127.600

14

€

26.800

€ 636.500

€ €

p.m. 20.400 6.900 1.100 1.800 550 5.500 36.000 5.550 2.450 2.100 1.100 108.700 22.500

€

57.500

€ €

1.500 55.800

_e _e je

_e _e _e je

e

f 965.950

€

129.350

€

131.100

€

133.900

€

27.200

€

27.550

€

28.150

€ 154.400

€ 156.550

€ 158.650

€ 162.050

€ 1.030.800

€ 1.068.350

€ 1.090.100

€ 1.128.000

11