11.3 Contouren onderzoeksplan SKVO - SOOSVOH

Bijlage 2 bij intentieverklaring: Contouren onderzoeksplan fusie tussen SOOSVOH en Cals College Achtergrond Het Cals College en SOOSVOH willen in de nabije toekomst duurzaam gaan samenwerken. Zij hebben daarbij de intentie om per 1-1-2023 een bestuurlijk juridische fusie aan te gaan, waarbij de twee nu bestaande stichtingen, samen één stichting worden, met één bestuur en één Raad van Toezicht. In de maanden januari 2022 – juli 2022 vindt een onderzoek plaats waarin de volgende vragen centraal staan: hoe kan deze bestuurlijk juridische fusie het beste vorm krijgen, wat dient er daarbij geregeld te worden, wie moet op welk moment met welk doel geraadpleegd worden, welke issues moeten worden opgelost? In deze contouren van het onderwijsplan is beschreven welke thema’s in deze fase moeten worden besproken, hoe de projectorganisatie er uit ziet en wat in grote lijnen de fasering daarbij is. Het is aan de projectleider deze contouren verder uit te werken in een project-/onderzoeksplan.

Doel en resultaat In de onderzoeksfase onderzoeken we hoe de bestuurlijke fusie verder vorm en inhoud te geven. Het gaat hierbij in ieder geval om de volgende relevante aandachtsgebieden: bestuurlijke organisatie, management, financiën, personeel, ICT & informatiemanagement, facilitair en communicatie. Het resultaat van het onderzoek leidt uiterlijk in augustus 2022 tot een fusieplan/fusierapport, dat al dan niet in de vorm van een fusie effectrapportage in de maanden september- oktober 2022 het besluitvormingstraject ingaan.

Organisatie en tijdspad We richten een gezamenlijke projectorganisatie in. We stellen daarbij een onafhankelijke projectleider aan, die verschillende werkgroepen ondersteunt en aanstuurt. De projectleider rapporteert aan de stuurgroep, tevens opdrachtgever, te weten de twee bestuurders. De projectleider stelt op basis van dit document (contouren) een projectplan, inclusief communicatieplan op. De werkgroepen zullen bestaan uit vertegenwoordigers van beide organisaties, waarvan een fungeert als werkgroepleider. De werkgroepen zullen in een vaste regelmatig bij elkaar komen, zaken uitwerken en informatie ophalen en delen met hun achterban. De werkgroepleiders zullen ook onderling met elkaar afstemmen. De hoofdvragen aan de verschillende werkgroepen zijn: 1. Hoe is de huidige situatie binnen de beide stichtingen? 2. Waar liggen de voor- en nadelen van beide situaties? 3. Welke keuze zou het bestuur moeten maken in de gefuseerde situatie, uitgaande van de ambitie en doelstellingen van de gefuseerde organisatie? (kunnen situaties verschillend blijven, als niet welke keuze is dan opportuun, wat betekent dit, et cetera?) 22-12-2021 Bijlage 2 bij intentieovereenkomst / contouren onderzoeksplan

1

Afbeelding 1: projectorganisatie

Tijdspad De werkgroepen opereren van januari tot/met juni 2022. Zij volgen hierbij het volgende tijdspad: • januari: werken aan de onderlinge relaties / kennismaking / leuke start; • februari / maart: eerste twee hoofdvragen beantwoorden; • maart: werkconferentie met alle werkgroepen en bestuur, waarna terugkoppeling en afstemming met RvT en (G)MR; • april / mei: derde hoofdvraag beantwoorden en formuleren advies; • mei: werkconferentie met alle werkgroepen en bestuur, waarna terugkoppeling en afstemming met RvT en (G)MR; • Juni : definitieve rapportage gereed en vervolgstappen uitgeschreven.

1-2-2022

1-1-2022

Stuurgroep (+ projectleider)

Werkgroep

1-3-2022

1-5-2022

Eerste twee hoofdvragen beantwoorden

30-6-2022

Definitieve rapportage vaststellen

Derde hoofdvraag beantwoorden en advies opstellen

Definitief advies opstellen

Werkconferentie om eerste resultaten te delen en af te stemmen

Werkconferentie om adviezen te delen en af te stemmen

MT

Eerste terugkoppeling o.b.v. werkconferentie

Tweede terugkoppeling o.b.v. werkconferentie

MR

Eerste terugkoppeling o.b.v. werkconferentie

Tweede terugkoppeling o.b.v. werkconferentie

RvT

Eerste terugkoppeling o.b.v. werkconferentie

Tweede terugkoppeling o.b.v. werkconferentie

Projectorganisatie

1-6-2022

Tweewekelijks overleg stuurgroep – projectleider Afstemming over mijlpalen

Vaststellen (opdrachten) werkgroepen

Kennismaken, uitwisselen, opdracht verkennen

1-4-2022

Afbeelding 2: stappen en tijdspad tot de zomer

Los hiervan wordt tijdens de reguliere vergaderingen van de RvT en (G)MR ook teruggekoppeld over het proces.

22-12-2021 Bijlage 2 bij intentieovereenkomst / contouren onderzoeksplan

2

Thema’s, vragen en issues Thema / uitgangspunten

Vragen / mogelijke issues

Producten

Bestuurlijke organisatie

Vragen: Hoe ziet de inrichting en governance van de nieuwe op te richten / gefuseerde stichting eruit?

Uitgangspunten: - Een eerste set uitgangspunten is door RvT uitgewerkt.

Mogelijke issues: Grondslag (bisdom) Naam

- Organogram - Naam van de stichting - Waarden / grondslag - Statuten - Besturingsmodelen cultuur - Reglement RvT - Toezichtsplan - Medezeggenschapsreglement

Management

Vragen: - Hoe is de schoolleiding (rector – schoolleider – teamleider – afdelingsleider) zodanig ingericht dat de scholen enerzijds als uitvoerende entiteiten/kernen blijven bestaan, en anderzijds een herkenbare aansturing kennen.

Uitgangspunt - De ambitie van de gefuseerde organisatie is leidend. - De huidige scholen blijven bestaan uit uitvoeringsentiteit.

Mogelijke issues: - Verschil in grootte en aanbod - Brinnummers

Financiën

Vragen: - Hoe kunnen de financiële processen en systemen op elkaar worden afgestemd.

Uitgangspunt - Voor 2023 dient een gezamenlijke begroting te (kunnen) worden opgesteld. - Het due dilligence onderzoek wordt positief afgesloten.

Issues De financiële situatie van de huidige twee stichtingen is verschillend. Welke afspraken over de bestaande reserves maken we.

22-12-2021 Bijlage 2 bij intentieovereenkomst / contouren onderzoeksplan

- Organogram - Managementstatuut

- Keuze voor financieel systeem/ werkwijze - Plan van aanpak voor eventuele implementatie - Gezamenlijke begroting 2023

3

Thema / uitgangspunten

Vragen / mogelijke issues

Producten

Personeel

Vragen: - Hoe integreren we de (centrale) stafafdelingen (welke afdelingen, met welke taak en welke posities)? - Hoe plaatsen we centrale medewerkers op de verschillende posities? - Hoe zetten we al het personeel om naar de nieuwe stichting. - Welke arbeidsvoorwaarden gaan gelden: is DGO-overleg met de vakbonden noodzakelijk?

- Uitwerking inrichting centrale staf inclusief (procedure) bemensing. De ambitie van de gefuseerde organisatie is daarbij leidend. - Set arbeidsvoorwaarden - Procedure aanstellingsbrieven

Issues: Hoe gaan we (ook in de toekomst) om met gedwongen plaatsing of overname van personeel tussen vestigingen? ICT en informatiemanagement

Vragen: Welke systemen/applicaties zijn er op beide vestigingen; is het wenselijk deze (op termijn) te integreren en hoe dan?

- Uitwerking van de toekomstige situatie, in het licht van de ambitie van de nieuwe organisatie

Facilitair

Vragen: Hoe is de huidige situatie bij beide stichtingen en is de vorming van één centrale dienst in de toekomst wenselijk?

- Uitwerking van de toekomstige situatie, in het licht van de ambitie van de nieuwe organisatie.

Communicatie

Vragen: Hoe is de huidige situatie bij beide stichtingen en waar kan samenvoeging de communicatie versterken?

- Uitwerking van de toekomstige situatie, in het licht van de ambitie van de nieuwe organisatie

Uitgangspunt: Uiteindelijk een nieuwe architectuur, die basis vormt (niet perse de oude situaties waarop verder gebouwd wordt).

22-12-2021 Bijlage 2 bij intentieovereenkomst / contouren onderzoeksplan

4