10.6 Verantwoording DB Rechtmatigheid RMN 2023 tbv publicatie

Verantwoording Dagelijks Bestuur Rechtmatigheid RMN 2023

1

Verantwoording Dagelijks Bestuur RMN De verantwoording van het Dagelijks Bestuur over de organisatorische en financiële bedrijfsvoering van RMN wordt het beste vertaald naar de in de Nota Rechtmatigheid omschreven criteria: Begrotingscriterium ▪

De baten en lasten gedurende het begrotingsjaar 2023 zijn geanalyseerd. De afwijkingen in de uitvoeringskosten hoger dan € 50.000 zijn vastgelegd, geanalyseerd en toegelicht. Er is sprake van overschrijdingen in uitvoeringskosten na jaareinde van de begroting. Ook zijn er in de baten op gemeenteniveau de afwijkingen met de begroting groter dan € 50.000 euro vastgelegd, geanalyseerd en toegelicht. Het Algemeen Bestuur dient de overschrijdingen te autoriseren voor de vaststelling van de jaarrekening.

Voorwaardencriterium ▪

RMN voldoet niet aan de voorwaardencriteria voor wat betreft de aanbestedingswet omdat de afwijkingen en of fouten ruim boven de 1% van de totale lasten liggen, namelijk 10,9% van de totale lasten over 2023. Dit leidt tot een afkeurende verklaring uitgaande van het feit dat als er onrechtmatigheden zich voor zouden doen, deze door de accountant bij de controle van de jaarcijfers ook worden geconstateerd, maar dan als fout. Alle aanbestedingen boven de € 25.000 zullen aanbesteed worden conform de Europese aanbestedingsregels in 2024-2025.

▪

Het schatkistbankieren geschiedt conform de daartoe geldende wet- en regelgeving. Gelden op de betaalrekening boven € 1000.000 worden dagelijks automatisch overgeboekt naar het Ministerie van Financiën. In de jaarrekening wordt jaarlijks de verantwoording opgenomen.

▪

De Wet Normering Topinkomens is op RMN van toepassing, echter financiële gegevens behoeven alleen van de secretaris directeur te worden opgenomen in de jaarrekening. De verantwoording in de jaarrekening geeft aan dat de bezoldiging ruim binnen de norm valt. Tevens vormt de WNT een onderdeel van de accountantscontrole.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium ▪

In het kader van het overgangstraject heeft de accountants RMN bijgestaan in de controle van de prestatieleveringen. De prestatieleveringen zijn als rechtmatig beoordeeld, omdat de te leveren prestatie in alle gevallen kan worden aangetoond.

Actualisatie van de verordeningen ▪

RMN heeft zoals de diverse wet- en regelgeving vereist, diverse verordeningen geactualiseerd, de Financiële verordening, de Controle verordening, Organisatieverordening, Budgethouder regeling, Normen en toetsingskader en verordening Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Deze zijn in 2023 geactualiseerd.

Op basis van de analyses zoals weergegeven in de tabellen en de toelichting per beoordelingscriterium, verklaart het Dagelijks Bestuur dat het “Verantwoordingsdocument 2

Rechtmatigheid Dagelijks Bestuur RMN 2023” een correcte weergave is van het organisatorisch en financieel beheer van de RMN-organisatie en legt deze ter autorisatie voor aan het Algemeen Bestuur. Autorisatie door het Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur heeft kennisgenomen van: · de door het Dagelijks Bestuur uitgevoerde analyse over het boekjaar 2023 met betrekking tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium; ·

en van de verklaringen van het Dagelijks Bestuur als toelichting bij de genoemde criteria;

en autoriseert daarmee het gevoerde organisatorische en financiële beleid. Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van RMN op 10 juli 2024.

Secretaris

Voorzitter

Sietske Klein – de Jong

John van Engelen

3

Bijgaand de onderbouwing van de Rechtmatigheidsverantwoording

1.Begrotingscriteria 1.1 Algemene doelstelling Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. 1.2 Beoordeling Het begrotingscriteria bevat een analyse en vastlegging van de baten en lasten en afwijkingen gedurende het begrotingsjaar. Na het jaareinde van de begroting dient voor de overheadskosten per kostensoort na gegaan te worden of er sprake is van een overschrijding en indien dit het geval is, dient deze door het Algemeen Bestuur te worden geautoriseerd voorafgaande aan de vaststelling van de jaarrekening. Ook dient op gemeenteniveau de baten en lasten te worden toegelicht indien noemenswaardige afwijkingen van de begroting geconstateerd zijn. 1.3 Algemene aanpak analyse baten en lasten In de Financiële verordening van 2023 paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording is in artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording de volgende grens vastgesteld In de paragraaf bedrijfsvoering worden tenminste de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

- De lasten zullen op concernniveau (kostencategorie) worden toegelicht - De baten zullen op gemeentelijk niveau worden toegelicht

4

Tabel 1 Overzicht baten en lasten 2023 Overzicht Baten en Lasten 2023 Bedragen in € * 1.000 Lasten Realisatie 2023 Begroting 2023.03 Directie en Algemeen beheer Personeelslasten Administratielasten

Huisvestingslasten Huisvestingslasten

Buitendienst Personeelslasten Materieel Inzamelmiddelen

Directe kosten Verwijderingslasten Overige directe lasten Verhaalde lasten

Additionele taken Totaal Lasten Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten

Afwijkingen

Realisatie 2022

3.716 1.459 5.175

3.575 1.538 5.112

-141 78 -63

2.871 1.385 4.256

969 969

889 889

-79 -79

827 827

9.841 6.140 2.542 18.522

9.652 5.829 2.435 17.917

-188 -311 -107 -605

8.990 5.222 1.703 15.915

7.916 619 95 8.629

10.165 723 0 10.887

2.249 104 -95 2.258

6.927 536 175 7.638

298

290

-8

3.465

33.593

35.095

1.502

32.102

31

4

1

1.4 Toelichting Bedrijfsvoering paragraaf op hoofdlijnen: afwijkingen op de lasten Onderstaande analyse is op hoofdkosten categorie gericht op afwijkingen groter dan € 50.000. a. Directie en Algemeen beheer Personeelslasten. Nadeel € 141.000 De vacatures binnen directie en algemeen beheer zijn in 2023 deels met behulp van externe inhuur ingevuld. De directie vacature is in mei 2023 ingevuld met 1 overloopmaand aan kosten. De grootste afwijkingen worden hieronder benoemd. · Hoger dan begrote kosten door inhuur personeel voor jaarrekeningtraject en optimalisatie begrotingsproces op de afdeling financiën € 73.000 (N). · Overige kosten voor € 68.000 (N) als gevolg van o.a. opleidingen op het gebied van KAM, professionaliseringsslag HRM en personeelsbijeenkomsten in het kader van samenbouwen aan RMN. Administratielasten. Voordeel € 78.000 Onder administratielasten vallen onder andere de ICT kosten en de kosten van communicatie, de accountant en diverse andere niet direct toewijsbare kosten aan specifieke gemeenten. In 2023 is een correctie gemaakt met betrekking tot de licentiekosten van Jewel (een systeem die bij BOR wordt gebruikt) omdat de licentiekosten betrekking hadden op 2024 (€12.000). Ook is er een creditnota van € 22.000 ontvangen na afwikkeling van de licentiekosten van het voormalige bedrijfsvoeringsysteem PieterBas (nu 21Qubz).

Er is minder uitgegeven aan advertenties ad. € 10.000 5

b. Huisvestingskosten Huisvesting. Nadeel € 80.000 Voor de ontvlechting van de IBOR-taken in IJsselstein in 2023 werd een deel van de huurkosten maandelijks doorbelast aan de gemeente IJsselstein. Vanwege de gewijzigde situatie worden deze kosten niet langer doorbelast. In de begroting voor 2023 is hier geen rekening mee gehouden. Dit betreft een bedrag aan huurkosten van € 107.000 (N). c. Buitendienst Personeelslasten. Nadeel € 180.000 In de begrotingswijziging 2023.3 zijn de personeelskosten bijgesteld omdat niet alle vacatures ingevuld konden worden voor 2023. Materieel. Nadeel € 308.000 De brandstofkosten zijn in 2023 op niveau van budget gebleven. Er is ten opzichte van 2022 wel een duidelijke kentering zichtbaar. De totale hoeveelheid getankte liters is vergelijkbaar met die van 2022, maar het aandeel getankte liters zuinigere en schonere HVO diesel hiervan is bijna 1,5x meer dan in 2022. HVO stoot zo’n 90% minder CO2 uit dan reguliere diesel, waarmee RMN bijdraagt aan een schonere luchtkwaliteit. Het financiële effect is dat HVO diesel een gemiddelde prijs van € 2,06 per liter ex btw had en daarmee bijna op 1,5 x de prijs van gewone diesel ligt. d. Vooral de volgende posten hebben geleid tot een toename van de exploitatielasten: · Extra afschrijvingskosten op huisvuilwagens door een onterechte positieve correctie in het jaar 2022.

Deze correctie moest worden teruggedraaid. € 345.000,- (N) ·

Hoger dan geraamde onderhoudskosten door het verouderde wagenpark € 245.000,- (N)

· De kosten van aanbesteden waren gebudgetteerd maar deze zijn uiteindelijk (conform 2022) geactiveerd en worden over 5 jaar afgeschreven € 100.000,- (V) ·

Minder inhuur van voertuigen door €65.000 (V)

·

Lagere energiekosten van de werkplaats € 35.000 (V)

· Per saldo lagere personeelskosten in de werkplaats door aanstellen van een eigen medewerker waardoor minder inhuur hoefde plaats te vinden € 17.000,- (V) Inzamelmiddelen. Nadeel € 133.000 In 2023 is een voorraadtelling van minicontainers gedaan en een deel van de voorraadwaarde die per 31 december 2022 ten gunste van de exploitatie in 2022 is gebracht is in 2023 weer ten laste van de exploitatie gebracht. In de telling per einde jaar waren containers meegenomen die ook al geactiveerd waren in het kader van uitbreidingsprojecten. e. Directe kosten Verwerkingskosten. Voordeel € 2.253.000 De jaarafrekening 2023 van de AVU is voor de deelnemende gemeenten voordeliger uitgekomen. 6

Een deel van het voordeel komt uit de hogere vergoeding voor papier (per saldo € 257.000 voordeliger dan begroot), waar PMD tegenviel. PMD leverde per saldo een nadeel van € 114.000 op ten opzichte van de begroting. De overige verwerkingskosten waren per saldo € 2,2 miljoen voordeliger met name door minder ingezamelde hoeveelheden gft en restafval. Het voordeel wordt verrekend met de individuele DVO bijdrage per gemeente. Bij elke DVO afrekening wordt een nadere toelichting gegeven over de lagere verwerkingskosten van de AVU. Overige directe kosten uitbesteed werk. Voordeel € 20.000 Tabel 2 Incidentele baten en lasten Overzicht van incidentele baten en lasten 2023 Bedragen in € * 1.000

Realisatie 2023

Begroting 2023.03

Incidentele baten Verkoop activa (materieel) Omzet derden Vergoeding BBF Desintegratievergoeding

78 185 80 281

0 178 0 281

251 99 64

241 80 55

Algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves

0 0

0 0

0 0

0 0

624

459

415

376

Saldo van incidentele baten en lasten

209

83

Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten

31

Totaal

Gecorrigeerd resultaat zonder incidentele baten en lasten

Realisatie Begroting 2023 2023.03

-178

7

1.5 Toelichting op incidentele baten en lasten Het structureel begrotingssaldo en de realisatie wordt berekend door de totale lasten en baten te verminderen met het saldo van de incidentele lasten en baten. ·

Verkoop activa betreft de op de veiling verkochte wagens uit het wagenpark van RMN

·

Omzet derden betreft de meerwerk opdrachten van de diverse gemeenten

· Vergoeding leverancier betreft een ontvangen bedrag van een leverancier ter dekking van gemaakte kosten voor juridische bijstand en het niet kunnen nakomen van haar verplichtingen · De desintegratievergoeding betreft de bijdrage van de gemeente IJsselstein wegens het beëindigen van de additionele taken. Deze vergoeding loopt een aantal jaren door en wordt afgebouwd naar 0 in 2027 · De nieuwe bedrijfsvoeringsoftware betreft de implementatie van 21Qubz, de vervanger van de oude PieterBas software welke in 2022 afgestoten is. Het systeem is nog niet geheel uitontwikkeld · Ontwikkelen RMN heeft te maken met de professionaliseringsslag die RMN aan het maken is teneinde een toekomstbestendige organisatie neer te zetten. Er is veel aandacht gegeven aan de ontwikkeling van de medewerkers (betere samenwerking en communicatie) · Personele aangelegenheden betreffen kosten die gemaakt zijn voor voormalig personeel doordat we eigen risicodrager zijn voor de ZW. Deze lasten zijn iets duurder uitgevallen dan verwacht. Tabel 3 Baten per gemeente Verloopoverzicht baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie 2023 Begroting 2023.03 Afwijking Begroting 2023.00 Realisatie 2022 Basis taken Gemeente Baarn Gemeente Bunnik Gemeente IJsselstein Gemeente Nieuwegein Gemeente Soest Gemeente Zeist

3.510 2.340 5.230 6.520 6.150 8.669

3.755 2.377 5.617 7.021 6.452 9.159

245 37 386 500 302 490

3.560 2.188 5.118 6.923 6.176 8.725

2.902 1.916 4.683 5.329 5.269 7.879

Totaal basis taken

32.419

34.380

1.961

32.690

27.978

Additionele taken Gemeente Bunnik Gemeente IJsselstein

298 0

301 0

4 0

267 2.942

234 3.231

Totaal additionele taken

298

301

4

3.209

3.465

0

41

41

-34

0

907

377

-530

235

660

33.624

35.099

1.476

36.100

32.103

Financiering Aanvullende taken en separate afrekeningen Totaal Baten

8

Tabel 3a gemeente Baarn Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Basistaken Gemeente Baarn inzameling GFT-fractie inzameling restfractie inzameling grof afval inzameling snoeihout inzameling kerstbomen inzameling papier - ondergrondse containers inzameling papier - minicontainers inzameling glas inzameling PMD inzameling klein chemisch afval recyclingstation transport recyclingstation overige kosten afvalinzameling straatreiniging onkruidbestrijding klachten en meldingen plaagdierbestrijding kolken reinigen gladheidsbestrijding Totaal

500 750 94 3 9 -78 143 1 162 25 665 182 239 427 159 3 16 71 140 3.510

566 799 81 3 9 -67 143 10 116 21 869 182 230 413 159 3 25 73 120 3.755

66 49 -13 10 9 -46 -4 204 -9 -14 8 3 -20 245

466 628 1 6 -148 136 -9 124 22 633 400 34 223 154 18 84 130 2.902

De totale baten van de gemeente Baarn zijn uitgekomen op € 3,5 miljoen, € 245.000 lager dan begroot. Algemeen beeld is dat er minder afval is ingezameld dan begroot. De verschillen ten opzichte van de begroting hoger dan € 50.000 worden hier toegelicht. Het verschil tussen de begroting en de realisatie is hoger dan 50.000 bij GFT en de Recyclingstations GFT Er is minder GFT afval ingezameld dan begroot, hetgeen de lagere kosten verklaart. In totaal waren de kosten van de AVU € 66.000 lager. Recyclingstation De verwerkingskosten van de diverse afvalstromen zijn aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot, impact € 204.000. Dit betreft met name grof afval (40% minder tonnage dan begroot), hout B en matrassen.

9

Tabel 3b1 gemeente Bunnik Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Basistaken Gemeente Bunnik inzameling GFT-fractie inzameling restfractie inzameling grof afval inzameling snoeihout inzameling kerstbomen inzameling papier - ondergrondse containers inzameling glas inzameling PMD inzameling klein chemisch afval recyclingstation transport recyclingstation overige kosten afvalinzameling straatreiniging onkruidbestrijding plaagdierbestrijding kolken reinigen huisuitzettingen gladheidsbestrijding Totaal

375 478 36 6 4 97 10 113 16 486 84 82 252 122 42 30 2 106 2.340

392 547 47 6 4 62 6 106 15 526 84 50 215 122 51 54 2 91 2.377

17 69 11 -35 -4 -7 -1 41 -33 -37 9 23 -16 37

295 474 36 6 3 -10 11 70 14 441 101 131 157 96 24 67 1.916

De totale baten van de gemeente Bunnik zijn uitgekomen op € 2,3 miljoen, € 30.000 lager dan begroot. Algemeen beeld is dat er minder afval is opgehaald dan begroot. De verschillen ten opzichte van de begroting hoger dan € 50.000 worden hier toegelicht. Rest Alleen bij Restafval is het verschil tussen de begroting en de realisatie meer dan 50.000. De reden hiervoor is dat de lagere verwijderingskosten van de AVU zorgen voor een verschil van € 68.000. Er is 383 ton minder restafval ingezameld dan begroot. Verrekeningen uit 2022 zorgen voor nog eens € 1.300 minder aan kosten.

10

Tabel 3b2 Gemeente Bunnik Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Additionele taken Gemeente Bunnik algemeen beheer openbare ruimte keuren en repareren speeltoestellen plaatsen en onderhoud verkeersborden smiley verplaatsen weesfietsen en klachten onderhoud bruggen onderhoud straatmeubilair groenonderhoud kadavers en zieke dieren verkiezingen festiviteiten Totaal

128 3 26 8 2 18 101 0 10 2 298

86 7 23 7 41 5 10 109 1 6 4 301

-41 4 -3 -1 39 5 -8 8 1 -4 2 3

95 5 28 7 2 14 83 234

In bovenstaande tabel zijn geen afwijkingen tussen de begroting en de realisatie hoger dan € 50.000.

11

Tabel 3c Gemeente IJsselstein Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Basistaken Gemeente IJsselstein inzameling GFT-fractie inzameling restfractie inzameling grof afval inzameling kerstbomen inzameling papier - ondergrondse containers inzameling papier - minicontainers inzameling glas inzameling PMD inzameling klein chemisch afval recyclingstation transport recyclingstation overige kosten afvalinzameling straatreiniging onkruidbestrijding plaagdierbestrijding kolken reinigen huisuitzettingen hondenuitlaatstroken gladheidsbestrijding Totaal

539 1.323 211 8 -47 188 21 245 28 825 171 479 573 385 26 129 3 40 81 5.230

622 1.398 200 8 -3 188 26 233 26 1.026 171 420 577 386 26 125 3 54 131 5.617

83 75 -11 43 4 -11 -2 201 -59 4 0 -0 -4 13 50 386

484 1.092 184 12 -204 221 -5 221 24 878 134 445 567 358 22 83 54 113 4.683

De totale baten van de gemeente IJsselstein zijn uitgekomen op € 5,2 miljoen, € 396.000 lager dan begroot. Algemeen beeld is dat er minder afval is ingezameld dan begroot. De verschillen ten opzichte van de begroting hoger dan € 50.000 worden hier toegelicht. Het verschil tussen de begroting en de realisatie is meer dan € 50.000 bij GFT, restafval, recyclingstations en gladheidsbestrijding. GFT Er is minder GFT afval ingezameld dan begroot hetgeen de lagere kosten verklaart. In totaal waren de kosten van de AVU € 83.000 lager.

12

Rest De lagere verwijderingskosten van de AVU zorgen voor een verschil van € 72.000. Er is 320 ton minder restafval opgehaald dan begroot. Verrekeningen uit 2022 voor nog eens € 3.200 minder kosten. Recyclingstation De verwerkingskosten van de diverse afvalstromen zijn aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot, impact € 201.000. Dit betreft met name grof afval (47% minder tonnage dan begroot), hout B en matrassen. Gladheidsbestrijding De kosten gemaakt voor de gladheidsbestrijding zijn aanzienlijk lager dan verwacht door minder uitrukacties voor sneeuwval en gladheid. Tabel 3d Gemeente Nieuwegein Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Basistaken Gemeente Nieuwegein inzameling GFT-fractie inzameling restfractie inzameling grof afval inzameling snoeihout inzameling kerstbomen inzameling papier - minicontainers inzameling glas inzameling PMD inzameling klein chemisch afval recyclingstation overige kosten afvalinzameling Totaal

997 2.989 639 45 10 155 20 -152 49 1.184 585 6.520

1.075 3.242 658 45 10 186 32 -93 45 1.363 458 7.021

78 253 20 31 12 60 -4 179 -127 500

825 2.715 385 18 14 -61 34 -168 43 1.088 436 5.329

De totale baten van de gemeente Nieuwegein zijn uitgekomen op € 6,5 miljoen, € 500.000 lager dan begroot. Algemeen beeld is dat er minder afval is ingezameld dan begroot. De verschillen ten opzichte van de begroting hoger dan € 50.000 worden hier toegelicht. Het verschil tussen de begroting en de realisatie is meer dan 50.000 bij GFT, Restafval, PMD en Recyclingstations. GFT De lagere verwijderingskosten van de AVU door minder ingezameld GFT veroorzaakten het grootste verschil tussen begroting en realisatie, impact € 78.000 minder kosten. Rest

13

De lagere verwijderingskosten van de AVU zorgen voor een verschil van € 247.000. Er is 601 ton minder restafval ingezameld dan begroot. Verrekeningen uit 2022 voor nog eens € 6.300 minder kosten. PMD De baten van de inzameling van PMD vallen voor Nieuwegein gunstig uit vanwege betalingen van het Afvalfonds en nabetalingen uit 2022 voor in totaal € 60.000. Recyclingstation De verwerkingskosten van de diverse afvalstromen zijn aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot, impact € 179.000. Dit betreft met name grof afval (41% minder tonnage dan begroot), hout B en matrassen. Dit effect werd enigszins tenietgedaan door een toename in verwerkingskosten voor bouw en sloop afval.

Tabel 3e gemeente Soest Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Basistaken Gemeente Soest inzameling GFT-fractie 1.098 inzameling restfractie 1.439 inzameling grof afval 61 inzameling snoeihout 6 inzameling kerstbomen 12 inzameling papier - brengen (verenigingen/brengstation) -170 inzameling papier - halen (MC/VC/OC) 273 inzameling glas -2 inzameling PMD 208 inzameling klein chemisch afval 44 recyclingstation 809 transport recyclingstation 185 kringloop spullenhulp Soest 80 recyclingstation Zeist - doorbelasting Soesterberg 133 overige kosten afvalinzameling 661 straatreiniging 643 onkruidbestrijding 241 klachten en meldingen 16 plaagdierbestrijding 26 kolken reinigen 138 huisuitzettingen 5 gladheidsbestrijding 243 Totaal 6.150

1.235 1.401 75 6 12 -146 273 -4 128 35 1.075 185 100 146 633 625 241 16 25 123 5 267 6.456

137 -38 14 24 -2 -80 -9 266 20 13 -28 -18 -1 -15 24 306

1.032 1.267 39 6 12 -319 213 -3 28 152 743 124 79 137 574 574 238 16 22 116 219 5.269

De totale baten van de gemeente Soest zijn uitgekomen op € 6,2 miljoen, € 306.000 lager dan begroot. Algemeen beeld is dat er minder afval is ingezameld dan begroot. De verschillen ten opzichte van de begroting hoger dan € 50.000 worden hier toegelicht. 14

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is meer dan 50.000 bij GFT, PMD en Recyclingstations. GFT In Soest is er 1.000 ton minder GFT ingezameld dan begroot hetgeen de fors lagere kosten verklaart. In totaal waren de kosten van de AVU € 137.000 lager. Baten Bedragen in € * 1.000 Realisatie Begroting Afwijking Realisatie 2023 2023.03 2022 Basistaken Gemeente Zeist inzameling GFT-fractie 1.234 inzameling restfractie 2.330 inzameling grof afval 456 inzameling snoeihout 6 inzameling kerstbomen 16 inzameling papier - ondergronds -117 inzameling papier - minicontainers 357 inzameling glas 8 inzameling PMD 413 inzameling klein chemisch afval 207 recyclingstation 997 transport recyclingstation 215 recyclingstation Zeist - doorbelasting Soesterberg -133 kringloop spullenhulp Zeist 116 overige kosten afvalinzameling 641 straatreiniging 966 onkruidbestrijding 367 graskanten steken 45 uitlaatstrook reiniging 43 centrum vegen zaterdagavond 45 vegen Oranjemarkt 9 goten reinigen Slotlaan 9 plaagdierbestrijding 33 kolken reinigen 182 gladheidsbestrijding 224 Totaal 8.669

1.357 2.475 571 6 16 -50 357 14 380 196 1.145 215 -146 108 543 969 367 45 43 45 9 9 25 190 260 9.144

123 145 115 67 5 -33 -12 148 -13 -9 -98 3 -8 8 36 475

1.058 2.040 514 6 23 -405 313 11 202 176 1.020 175 -137 104 956 989 345 41 9 9 29 173 228 7.879

De totale baten van de gemeente Zeist zijn uitgekomen op € 8,7 miljoen, € 490.000 lager dan begroot. Algemeen beeld is dat er minder afval is ingezameld dan begroot. De verschillen ten opzichte van de begroting hoger dan € 50.000 worden hier toegelicht. Het verschil tussen de begroting en de realisatie is meer dan € 50.000 bij GFT, Restafval, Grof afval, Papier OC en Recyclingstations.

15

GFT De lagere kosten voor inzameling GFT worden veroorzaakt doordat 861 ton minder GFT is ingezameld dan begroot. In totaal waren de kosten van de AVU € 123.000 lager. Rest De lagere verwijderingskosten van de AVU zorgen voor een verschil van € 140.000. Er is 622 ton minder restafval ingezameld dan begroot. Verrekeningen uit 2022 zorgden voor nog eens € 5.500 minder kosten. Grof afval De grootste verklaring voor de daling betreft minder ingezameld grof afval dan begroot, impact € 84.000. Daarnaast is er een vergoeding ontvangen voor inzameling afgedankte elektrische en elektronische apparatuur, totaal bijna € 38.000. Papier Het verschil tussen de begroting van papier en de realisatie is enerzijds het gevolg van een lagere hoeveelheid ingezameld papier, totaal 493 ton minder dan begroot. Anderzijds heeft de conservatieve raming van de vergoeding van oud papier een positief effect gehad voor de gemeente IJsselstein. In de raming is gerekend met een opbrengst van € 85,- per ton exclusief een bonusbedrag. In 2023 kwam de papierprijs uit op € 70,- en een bonusvergoeding van € 40,per ton. Recyclingstation De verwerkingskosten van de diverse afvalstromen zijn aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot, impact € 140.000. Dit betreft met name grof afval (25% minder tonnage dan begroot), hout B en matrassen.

Dit effect werd enigszins tenietgedaan door een toename in verwerkingskosten voor bouw en sloop afval. 1.6 Conclusie De baten en lasten gedurende het begrotingsjaar 2023 zijn geanalyseerd. De afwijkingen in de uitvoeringskosten hoger dan €50.000 zijn vastgelegd, geanalyseerd en toegelicht. Er is sprake van overschrijdingen in uitvoeringskosten na jaareinde van de begroting. Ook zijn er in de baten op gemeenteniveau de afwijkingen met de begroting groter dan € 50.000 euro vastgelegd, geanalyseerd en toegelicht. Het Algemeen Bestuur dient de overschrijdingen te autoriseren voor de vaststelling van de jaarrekening.

16

2. Voorwaardencriteria 2.1 Algemene doelstelling Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 2.2 Beoordeling: Het gaat bij RMN om het voldoen aan wet- en regelgeving en het normenkader. De belangrijkste regelgeving voor RMN, gerelateerd aan de rechtmatigheid voor de jaarrekening, bestaat uit: -

De aanbestedingswet

Aanbestedingen worden hieraan getoetst en wanneer Europese aanbesteding verplicht is, wordt deze via Tenderned gepubliceerd. Dat waarborgt de juiste procedure. De Wet fido, “Wet financiering decentrale overheden”. Wanneer gebruik wordt gemaakt van externe financiering moet aan deze regelgeving worden voldaan. -

Schatkistbankieren

RMN is verplicht tot het schatkistbankieren. Overtollig kapitaal wordt gestald bij het Ministerie van Financiën. Dit komt in de jaarrekening tot uitdrukking. -

De WNT, wet normering topinkomens

In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat bestuursleden geen vergoeding krijgen voor werkzaamheden voor RMN. De directeur valt onder de WNT. Dit komt in de jaarrekening tot uitdrukking. In de rechtmatigheidsverklaring zit de focus met name op de aanbestedingswet: zijn de aanbestedingen conform de Europese richtlijnen aanbesteed 2.3 Algemene aanpak spendanalyse op aanbestedingen Er is een spendanalyse uitgevoerd per crediteur met een gerealiseerd bedrag groter dan € 25.000 over de jaren 2020 t/m 2023 In totaal waren 104 crediteuren met een realisatie van meer dan € 25.000 in 2023.

17

De crediteuren zijn hier onderverdeeld naar: Tabel 1 crediteuren Realisatie 2023 aanbestedingen >25.000 Rechtmatig aanbesteed Niet rechtmatig aanbesteed Niet aanbesteed maar was ook niet noodzakelijk Aanbestedingsregels Niet Van Toepassing subtotaal Getoetste aanbestedingen aan de Europese richtlijnen aanbesteding <25.000 Creditnotas Totaal crediteuren

26 28 33 17 104

12.958.361 3.694.768 1.527.790 18.956.807 37.137.726 18.180.919 1.441.876 -3.843.448 34.736.154

In 2023 is een totaalbedrag van aanbestedingen boven de € 25.000 gerealiseerd van € 18.180.919 en getoetst aan de Europese richtlijnen in samenwerking met de accountants in het kader van het overgangstraject. Uit de analyse is gebleken dat € 3.694.768 niet rechtmatig was aanbesteed. Dat is 10,9% van de totale lasten in 2023. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van RMN, inclusief de dotaties aan de reserve (indien van toepassing). Zie voor een toelichting op dit uitgangspunt ook de nota Rechtmatigheid. Deze verantwoordingsgrens is gelijk aan de rapportagegrens die de accountant hanteert voor fouten in de jaarrekening. Conclusie RMN voldoet niet aan de voorwaardencriteria voor wat betreft de aanbestedingswet omdat de afwijkingen en of fouten ruim boven de 1% van de totale lasten liggen, namelijk 10,9% van de totale lasten (ad. € 33.593.000) over 2023. Dit leidt tot een afkeurende verklaring uitgaande van het feit dat als er onrechtmatigheden zich voor zouden doen, deze door de accountant bij de controle van de jaarcijfers ook worden geconstateerd, maar dan als fout.

Hierbij valt op te merken dat in 2022 een oordeelonthouding was geweest door de accountants op de aanbestedingen omdat gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2022 er niet voldoende geschikte controle informatie ter beschikking was om na te kunnen gaan of de lasten in overeenstemming waren met de Europese aanbestedingsregels en of de lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen en ook zijn besteed. Voor 2023 zal voor de aanbestedingen echter geen oordeelonthouding meer zijn. Wel geldt een afkeurende verklaring i.v.m. de afwijkingen die ver boven de rapportagegrens van 1% liggen. RMN heeft het proces van aanbestedingen aangescherpt vanaf Q4 -2023 en een spendanalyse gemaakt om alle aanbestedingen boven de €25.000 zoals eerder vermeld in kaart te brengen. Alle aanbestedingen boven de €25.000 zullen aanbesteed worden conform de Europese aanbestedingsregels in 2024-2025. 18

De grootste posten waren de afvalverwerking Recyclingstations ad. € 1.111.989, Inhuur personeel € 729.883 en onderhoud wagenpark € 693.915. Hier volgt een nadere toelichting op de niet rechtmatige aanbestedingen: Voor onderhoud wagenpark is een aanbesteding geweest begin 2024 voor standaard onderhoudswerkzaamheden, zoals remvloeistof, schade aan de voertuigen, olie verversen. De specialistische werkzaamheden zullen in 2024 in eigen werkplaats worden uitgevoerd. Alleen specifieke onderdelen zullen nog ingekocht worden bij leveranciers die specialistische onderdelen verkopen. Voor inhuur personeel schaal 9 en hoger heeft RMN een aanbesteding gedaan waarbij alle inschrijvingen op RMN opdrachten via het platform van Flextender worden aangeboden. Potentiële kandidaten kunnen reageren via het platform Voor de verwerkingskosten Recyclingstations wordt via Circelwaarde/AVU een aanbesteding gedaan. Verwacht wordt dat begin oktober 2024 de eerste raamovereenkomsten zullen worden getekend.

19

Hier volgt een tabel met de niet rechtmatige aanbestedingen met te nemen maatregelen of genomen maatregelen Tabel 2 Crediteur United Quality

2.023

4 jaar NIET Status Maatregelen Dagelijks Bestuur realisatie RECHTMATIG 128.136 418.166 x Nog niet gestart United Quality adviseert en doet aanbestedingen in de afvalbranche. Het is de enige adviesbureau die in staat is zeer specialistische aanbestedingen voor RMN te verrichten. RMN heeft een aanbesteding gedaan in november 2022 maar toen hebben geen geschikte partijen zich ingeschreven. Doordat RMN grote aanbestedingen moest doen op dat moment waarbij snelheid was geboden, heeft RMN besloten een overeenkomst direct te sluiten met United Quality. maar volgens de Europese richtlijnen is het nog steeds een niet rechtmatige aanbesteding. Actie: Opnieuw aan te besteden in 2024 conform de Europese richtlijnen

CeDo

64.630

316.215 x

Nog niet gestart CEDO is leverancier van hondenpoepzakjes, luierzakken en pmd zakken. Het is in het verleden niet rechtmatig aanbesteed. De realisatie over 4 jaar komt boven de Europese aanbestedingsgrens van 215.000. Actie: aanbesteden conform de Europese richtlijnen

Essent Retail Energie BV

123.768

271.569 x

Nog niet gestart In voorgaande jaren lag de prioritering met name bij de wagenpark, ondergrondse containers en overige materieel i.v.m. capaciteits te kort. Aanbestedingstraject voor energie start in september 2024

Eneco (autom.)

65.997

220.646 x

Nog niet gestart In voorgaande jaren lag de prioritering met name bij de wagenpark, ondergrondse containers en overige materieel i.v.m. capaciteits te kort. Aanbestedingstraject voor energie start in september 2024

Gebr. Bonenkamp Techniek

92.057

417.447 x

Nog niet gestart Dit zijn kleine machines en gereedschappen. Nieuwe aanbesteding is nog niet gestart in 2024. Het staat op de aanbestedingskalender. Actie: aanbesteden conform de Europese richtlijnen

Diagnosewerk

55.357

234.850 x

Nog niet gestart Diagnosewerk biedt specifieke technische ondersteuning en diagnose aan elektronica, hydrauliek, pneumatiek en mechanica. Diagnose, reparatie en onderhoud van reinigingsmaterieel. De realisatie over de afgelopen 4 jaar komt boven de Europese aanbestedingsgrens van 215.000. Actie: opnieuw aan te besteden conform de Europese richtlijnen

AFVALPUT

74.259

267.399 x

Nog niet gestart Richard van der Put doet projectbegeleiding voor alle containers die geplaatst worden. De projectleider is niet rechtmatig aanbesteed : Actie: opdracht rechtmatig via Flextender platform opnieuw aan te bieden.

Support Team Nederland V.o.f.

71.966

267.200 x

stoppen

Stopmijnafval BV/Luierinzameling Nederland

70.000

281.176 x

Nog niet gestart. De luierinzameling is niet rechtmatig aanbesteed in het verleden. De Besluit huidige situatie is dat een commercieel bedrijf de luiers inzamelt bij gemeente o.a. KDVen. Het wordt gedefinieerd als bedrijfsafval. Luierinzameling vereist lift mee op de raamovereenkomst van RMN met ARN terwijl de verwerker ARN waarmee RMN een raamovereenkomst heeft, alleen gemeentelijke huishoudelijke inzameling accepteert dus geen luiers afkomstig van en/of door derden. Daarnaast zijn de luiercontainers, geplaatst bij de KDVen niet toegankelijk voor iedereen. RMN heeft al een advies en voorstel aan de gemeenten voorgelegd op 23 januari 2024 inzake de luierinzameling. RMN wacht op toestemming van de gemeente om de luierinzameling in eigen beheer te nemen. Advies is om te stoppen met Luierinzameling Nederland en de inzameling zelf in beheer te nemen door RMN en te plaatsen naar de openbare ruimte. Een andere minder wenselijke optie zal zijn om te stoppen met gescheiden luierinzameling. RMN zal in samenspraak met de gemeenten een duidelijke standpunt en besluit hierin moeten nemen.

Support Team Nederland VOF is de afgelopen maanden niet meer door RMN gevraagd voor hun dienstverlening en ze zullen wellicht nog maar zeer sporadisch door RMN gevraagd worden om werkzaamheden te verrichten. Hierdoor zal de evt realisatie niet meer boven de Europese aanbestedingsgrens komen. Voornemens geen diensten meer af te nemen van Support Team Nederland VOF.

20

Crediteur

2.023

4 jaar realisatie

NIET Status RECHTMATIG

Maatregelen Dagelijks Bestuur

Koti

78.801

224.940 x

Onderhanden

KOTI is een leverancier van borstels voor onze veegmachines en werktuigdragers. Het aanbesteden van de inkoop van veegborstels is gestart in maart 2024

Renewi Nederland B.V. (Smink)

599.172

2.853.897 x

Onderhanden

In 2017 is een offerte getekend met een looptijd van 2 jaar met optie op verlenging van 2*1jr. Maar deze raamovereenkomst is ondertussen verlopen in 2021. Aanbesteding is uitgesteld wegens wisseling in management. In 2024 is de aanbesteding voortgezet via Circelwaarde/AVU. Verwachting is dat Circelwaarde per 1 oktobert 2024 nieuwe overeenkomsten zal tekenen met nieuwe verwerkingsbedrijven

Renewi Nederland

512.817

1.721.621 x

Onderhanden

In 2017 is een offerte getekend met een looptijd van 2 jaar met optie op verlenging van 2*1jr. Maar deze raamovereenkomst is verlopen in 2021. Aanbesteding is uitgesteld wegens wisseling in management. In 2024 is de aanbesteding voortgezet via Circelwaarde/AVU. Verwachting is dat Circelwaarde per 1 oktobert 2024 nieuwe overeenkomsten zal tekenen met nieuwe verwerkingsbedrijven

Aon

31.139

121.392 x

Onderhanden

AON is in het verleden een op een gegund zonder een rechtmatige aanbesteding. De aanbestedingstraject van de verzekeringsmakelaar is gestart in juni 2024

Schoonmaakbedrijf Zoeteman bv

43.814

198.646

Onderhanden

Schoonmaak is in het verleden niet rechtmatig aanbesteed. De realisatie over 4 jaar valt weliswaar onder de Europese aanbestedingsgrens van 215.000. Maar de nieuwe aanbesteding wordt een Europese Aanbesteding. In Maart 2024 is het aanbestedingstraject voor schoonmaak van drie locaties, Soest, Zeist en IJsselstein gestart.

Van der Steen Reiniging & Transport

75.384

264.956 x

Onderhanden. In RMN neemt momenteel tijdelijk de diensten van Van der Steen afwachting van Reiniging en Transport af in afwachting van het juiste materieel en oplevering capaciteit om de werkzaamheden i.v.m. glasinzameling zelf 100% in beheer te nemen begin 2025

21

Crediteur

2.023

4 jaar realisatie

NIET Status RECHTMATIG

Maatregelen Dagelijks Bestuur

Hands On information management BV

121.294

764.888 x

Afgehandeld

De overeenkomst is beeindigd in 2023. Er was een nieuwe aanbesteding gedaan in 2023 waarbij UNO de nieuwe supportdesk werd

Compello

66.051

314.971 x

Afgehandeld

De overeenkomst is beeindigd in 2023. Er was een nieuwe aanbesteding gedaan in 2023 waarbij UNO de nieuwe supportdesk werd

Cleanmat Trucks Truckverhuur

125.944

468.870 x

Afgehandeld

Inhuur Materieel is opnieuw aanbesteed in 2024. Winnende partij is Cleanmat Trucks truckverhuur.

Transportonderhoud Nieuwegein

189.976

985.222 x

Afgehandeld

Nieuwe aanbesteding gerealiseerd en overeenkomst getekend met Transport en onderhoud Nieuwegein in 2024.

Hydraulic Service Weesp

120.699

265.701 x

Afgehandeld

Standaard onderhoudswerkzaamheden worden vanaf 2024 ondergebracht bij Transport en onderhoud Nieuwegein, de winnende partij bij de aanbesteding onderhoud wagenpark. Andere specialistische werkzaamheden worden al uitgevoerd door RMN vanaf begin 2024.

Bakker Bedrijfswagens DAF

107.494

297.295 x

Afgehandeld

Standaard onderhoudswerkzaamheden worden vanaf 2024 ondergebracht bij Transport en onderhoud Nieuwegein, de winnende partij bij de aanbesteding van onderhoud wagenpark.

Schijndel, van

95.911

259.910 x

Afgehandeld

Standaard onderhoudswerkzaamheden worden vanaf 2024 ondergebracht bij Transport en onderhoud Nieuwegein, de winnende partij bij de nieuwe aanbesteding onderhoud wagenpark

VDL Translift

70.787

270.899 x

Afgehandeld

Standaard onderhoudswerkzaamheden worden vanaf 2024 ondergebracht bij Transport en onderhoud Nieuwegein, de winnende partij bij de aanbesteding onderhoud wagenpark. VDL translift levert specifieke onderdelen aan die alleen door hun geleverd kunnen worden. VDL onderdelen passen niet op een Geesink voertuig en omgekeerd. Dit vloeit voort uit het feit dat RMN aanbestedingen in het verleden heeft gedaan waarbij voertuigen zijn geleverd door hetzij, Geesink, hetzij VDL, hetzij Haller. Dit zijn specifieke voertuigen waarvan de onderdelen alleen bij de desbetreffende leverancier van de voertuig ingekocht kunnen worden. Het inkopen van onderdelen kan niet aanbesteed worden.

Geesinknorba

53.690

1.109.102 x

Afgehandeld

Standaard onderhoudswerkzaamheden worden vanaf 2024 ondergebracht bij Transport en onderhoud Nieuwegein, de winnende partij bij de aanbesteding onderhoud wagenpark. Geesink Norba levert specifieke onderdelen aan die alleen door hun geleverd kunnen worden. Geesink Norba onderdelen passen niet op een VDL voertuig en omgekeerd. Dit vloeit voort uit het feit dat RMN aanbestedingen in het verleden heeft gedaan waarbij voertuigen zijn geleverd door hetzij, Geesink, hetzij VDL, hetzij Haller. Dit zijn specifieke voertuigen waarvan de onderdelen alleen bij de desbetreffende leverancier van de voertuig ingekocht kan worden. Het inkopen van onderdelen kan niet aanbesteed worden.

Michael Page International

290.638

300.179 x

Afgehandeld

In 2023 waren een aantal openstaande functies zoals van de controller die moeilijk in te vullen waren. Vandaar dat RMN o.a. een interim controller had ingehuurd bij Michael Page. Ook is een financieel adviseur via Michael Page verworven. In 2024 is een rechtmatige aanbesteding geweest waarbij een overeenkomst is getekend met Flextender waarbij interim personeel zich kan inschrijven op de tijdelijke opdrachten bij RMN

B-Advice

148.558

631.463 x

Afgehandeld

Doordat er specifieke kennis en ervaring nodig was, is een civiel technisch projectleider ingehuurd via B-Advice. Er is een getekende overeenkomst aanwezig. Tevens zijn er tijdelijke containers ingehuurd bij B-Advice in opdracht van de gemeenten waar we VANG implementeren. Het gaat om de volgende projectnummers 0616 en 0745. In 2024 is een rechtmatige overeenkomst getekend met Flextender waarbij alle interim medewerkers via hun platform kunnen reageren op de tijdelijke opdrachten bij RMN. Voornemens bij een volgende opdracht deze via het platform van Flextender aan te bieden.

Stout Groep BV

148.049

1.315.220 x

Afgehandeld

Vanaf oktober 2023 is Jelle Lohuizen ingehuurd voor de ontwikkeling van 21Qubz. Mogelijk ook begin 2023 ingezet in verband met afwikkeling overdracht additionele taken IJsselstein. Ook Eric van der Schans is ingehuurd voor VANG projecten in opdracht van de gemeentes met projectnummers 0616, 0617 en 0669. In 2024 is een rechtmatige overeenkomst getekend met Flextender waarbij alle interim medewerkers via deze platform kunnen reageren op tijdelijke opdrachten bij RMN. Voornemens alle tijdelijke opdrachten in de toekomst rechtmatig aan te bieden via de platform van Flextender.

Medio Ambiente Consultancy

68.380

325.547 x

Afgehandeld

Het betrof inhuur van de heer Nijkamp directeur ai met officieel besluit bestuur. Niet rechtmatig aanbesteed maar per 1 mei 2023 kwam de huidige directeur Sietske Klein in dienst van RMN. Begin juni 2024 was de heer Nijkamp geen directeur a.i. meer bij RMN

22

2.4 Conclusie RMN heeft grote vooruitgang geboekt sinds oktober 2023. Welke stappen zijn gemaakt? -

Het hele aanbestedingsproces is in kaart gebracht en verscherpt.

-

De contracten zijn geactualiseerd in het contractenregister en alle nieuwe getekende raamovereenkomsten worden geregistreerd

-

Alle aanbestedingsdossiers zijn opgevraagd bij IBMN en intern opgeslagen

Er heeft een spendanalyse plaatsgevonden waarvan het resultaat hier verder toegelicht zal worden Het aantal aanbestedingen die conform de Europese regels aanbesteed hadden moeten worden betreft 54 crediteuren waarvan rechtmatig aanbesteed 26 en niet rechtmatig aanbesteed 28. 33 crediteuren hoefden niet aanbesteed te worden omdat deze onder de Europese aanbestedingsgrens van € 215.000 vallen, eenmalige afgeronde opdrachten betreffen of waarvan het contract is beëindigd in 2023 wegens een nieuwe rechtmatige aanbesteding. Bij 17 crediteuren is aanbesteding niet van toepassing en zullen hier verder worden toegelicht: -

-

Overheidsinstanties met verplichte deelname aan hun diensten betreffen zoals de belastingdienst en het UWV. ABP betreft het pensioenfonds waarbij RMN is aangesloten. IZA Zorgverzekeringen betreft een collectieve zorgverzekering die door VNG aanbesteed is voor alle gemeenten. Aan de zes opdrachtgevers/ gemeenten van RMN worden facturen van derden doorbelast of meerwerk afgerekend. IBMN is een inkooporganisatie voor kleine en middelgrote gemeenten, en voor publieke organisaties die daarbij betrokken zijn. AVU is een gemeenschappelijke regeling (alle zes RMN-gemeenten zijn tevens aangesloten bij de AVU). NVRD (de Nederlandse Vereniging Afval en Reinigingsdienst) is een branchevereniging waar RMN lid van is. Huur gebouwen: In de Aanbestedingswet en Europese richtlijnen is bepaald dat de huur van bestaande onroerende zaken, als uitzondering op de bestaande regels, niet hoeft te worden aanbesteed. BIGA BV is een maatschappelijk betrokken organisatie die mensen naar werk begeleidt. Werkwijs-schoon is een leer- en werkbedrijf.

Van de 28 niet rechtmatige aanbestedingen zijn: * 13 afgehandeld hetzij doordat het eenmalige opdrachten waren die afgelopen zijn met een realisatie boven de Europese Aanbestedingsgrens van € 215.000, Hetzij door een nieuwe aanbesteding conform de Europese Wetgeving. Hetzij doordat het contract al in 2023 beëindigd was wegens een nieuwe rechtmatige aanbesteding. * Voor 6 van de 28 niet rechtmatige aanbestedingen is het aanbestedingstraject gestart in 2024. * Voor 9 van de 28 niet rechtmatige aanbestedingen moet het aanbestedingstraject nog in gang worden gezet. Een hiervan vereist besluit gemeenten. Zie bovenstaande tabel voor een gedetailleerde toelichting op de niet rechtmatige aanbestedingen. 23

3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 3.1 Algemene doelstelling Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 3.2 Beoordeling: Het gaat bij RMN om de juistheid en de volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden (leveranciers) zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Het is belangrijk dat de uitgaven volgens de begroting zijn gedaan en voldoen aan dat voorwaardecriterium, maar ook om te constateren of de prestatie is geleverd. De Bado notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” is hierbij een leidraad. 3.3 Rol RMN en controlerend accountant Vanaf 2024 moet het Dagelijks Bestuur (DB) een zogeheten rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening, dus met ingang van het verslagjaar 2023. Hiervoor was de controle op de rechtmatigheid onderdeel van de controle en de verklaring van de controlerend accountant.

Dit betreft een significante wijziging in wijze van verantwoordelijkheid en uitvoering, wat dus ook impact heeft op de interne (administratieve) organisatie en beheersing van RMN. Gedurende 2023 en 2024, maar ook per heden, is RMN nog druk bezig met de interne inrichting zodat zij dit volledig zelfstandig kunnen uitvoeren en beheersen. Gezien het overgangsproces en het opzetten intern hiervan complex is, vergt dit ook de nodige tijd. Gezien dit onderwerp in de voorgaande jaren onderdeel was van de controle van jaarrekening heeft RMN ook gekeken waar voor het boekjaar 2023 nog gebruik kan worden gemaakt van de werkzaamheden van de controlerend accountant om voor dat deel voor het boekjaar 2023 hierop nog te steunen, om het daarna voor het boekjaar 2024 zelfstandig uit te voeren. Het DB heeft besloten om voor de controle van het aantonen van de prestatielevering over het boekjaar 2023 gebruik te maken van de werkzaamheden van de controlerend accountant waarbij kennis is genomen van de aanpak (hoofdstuk 4) en de uitkomsten van de detailcontroles (hoofdstuk 5). In contact met de accountant is in hun werkzaamheden ook rekening gehouden met de verantwoordingsgrenzen zoals deze zijn bepaald in de nota rechtmatigheid RMN versie 2024.1.

3.4 Algemene aanpak controle prestatielevering 2023 - Systeemgericht vs gegevensgerichte aanpak De controle-aanpak van de accountant bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit. Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteert de accountant primair een gegevensgerichte controleaanpak. Dit houdt in dat de accountant zelf een detailtest uitvoert en niet steunt op de (mogelijke) interne beheersingsmaatregelen die RMN zelf heeft genomen. Deze waren ook voor het jaar 2023 nog

24

niet operationeel en zullen verder in 2024 worden geeffectueerd zodat RMN dit over het boekjaar 2024 zelf kan uitvoeren. - Bepalen steekproef en selectie Om voldoende controlezekerheid te krijgen over de gehele lasten, lees de lasten in de staat van baten en lasten van RMN over het jaar 2023, voert de accountant een statistische steekproef uit op een te bepalen populatie. Deze populatie wordt als volgt bepaald 1.

De “startpopulatie” zijn alle grootboekrekeningen beginnend met 4…

2. De volgende lasten zijn primair in de steekproef geen onderdeel van de controle van de prestatielevering omdat zij anderzijds worden gecontroleerd a.

Investeringen met economisch nut en kapitaallasten daaruit

b.

Personeelslasten via de loonadministratie

c.

Vooruitbetaalde lasten voor het jaar 2024

3. Dan ontstaat er een initiële populatie en deze populatie dient eerst homogeen te worden gemaakt. En derhalve worden de “afwijkende boekingen” eruit gefilterd en separaat geanalyseerd. Voorbeelden hiervan zijn (alles niet normaal inkoopboek): a.

Memoriaal

b.

Directe bankboekingen

c.

Verkoopboek boekingen

d.

Credit inkoopfacturen

4. Toegevoegd worden de boekingen die via inkoop via de balans lopen en niet gerelateerd zijn aan activering op de balans. Dan ontstaat er een “schone” populatie. 5. Dan wordt nog gekeken naar welke andere posten mogelijk separaat worden gecontroleerd, dit is voor RMN de lasten van de AVU waarvan de prestatielevering wordt aangetoond middels aansluiting met de bijlagen van de AVU + ook de interne registraties die bij RMN worden gemaakt en worden geconfronteerd met de registraties van de AVU, zie hiervoor de bijlagen “uitvoering controle prestatielevering periode1-9” en “uitvoering controle prestatielevering periode 10-12” 6. Zo ontstaat er een eindpopulatie waarop middels een statische steekproef de selectie wordt bepaald. Parameters voor deze steekproef zijn a.

Materialiteit: € 350.900

b.

Uitvoeringsmaterialiteit: € 175.450

c.

Risicoinschatting: significant

7. Inzake de controle van de prestatielevering wordt van deze steekproef alle bedragen boven de € 5.000 (de ondergrens van de accountant) gepakt voor het aantonen van deze prestatielevering 3.5 Uitvoering controle prestatielevering 2023

25

3.5.1 Prestatielevering periode 1-9 Voor het verkrijgen van een schone populatie zijn verschillende correcties gemaakt op de populatie, zie meegeleverde bijlagen

Daaruit zijn ook nog de lasten van de AVU gehaald ad € 8.043.803 waaruit dan een uiteindelijke populatie komt van € 13.660.718. Vanuit de statistische bepaling zijn er 212 facturen geselecteerd waarvan 121 facturen boven de grens van € 5.000 ligt en waarvan dus expliciet de prestatielevering is gecontroleerd. De uitkomsten hiervan zijn meengenomen in de bijlage “uitvoering controle prestatielevering periode 1-9. Conclusies zijn verder onderstaand meegenomen. 3.5.2 Prestatielevering periode 10-12 Voor het verkrijgen van een schone populatie zijn verschillende correcties gemaakt op de populatie, zie onderstaande tabel

Daaruit zijn ook nog de lasten van de AVU gehaald ad € 2.692.158 waaruit dan een uiteindelijke populatie komt van € 4.052.271. Vanuit de statistische bepaling zijn er 64 facturen geselecteerd waarvan 32 facturen boven de grens van € 5.000 ligt en waarvan dus expliciet de 26

prestatielevering is gecontroleerd. De uitkomsten hiervan zijn meengenomen in “Bijlage 3 – uitvoering controle prestatielevering periode 10-12. Conclusies zijn verder onderstaand meegenomen.

3.6 Conclusies Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden in stap 5 kan worden geconcludeerd dat er voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen omtrent het aantonen van de prestatielevering van de facturen over het boekjaar 2023. Uit de werkzaamheden komen nog wel de volgende aanbevelingen: 1. Evaluatie vanuit RMN of het nog wenselijk is om een proces intern op te zetten om de aantallen op de facturen van Kringloop Zeist en Soest ook nog aan te sluiten met interne registraties 2. Periodiek gedetailleerd de aantallen licenties voor verschillende applicaties aansluiten met hoeveel licenties er intern ook in gebruik zijn

27

28