10.1 RKC Jaarverslag 2020 Onderzoeksprogramma 2021

Rekenkamercommissie

Jaarverslag 2020, Onderzoeksprogramma 2021 Rekenkamercommissie IJsselstein

ROB PAULUSSEN (VOORZITTER ) RICK H AGELSTEIN (LID) TIJMEN SIERMANN (LID) BARBARA IJ SSELMUIDEN (SECRETARIS )

IJsselstein, 20 januari 2021

1

Jaarverslag 2020 van de Rekenkamercommissie IJsselstein Inleiding De rekenkamercommissie (hierna rekenkamer) doet onderzoek naar de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde gemeentelijke beleid. De onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen worden aan de gemeenteraad gerapporteerd ter ondersteuning van de kaderstellende en controlerende rol. In de Gemeentewet is bepaald dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Met dit verslag legt de rekenkamer hier verantwoording over af. Dit verslag is op grond van artikel 185 vijfde lid Gemeentewet, openbaar.

Samenstelling De rekenkamer bestaat uit drie personen: een voorzitter en twee leden en wordt ondersteund door de secretaris. In 2020 bestond de rekenkamer uit de volgende leden: -

Rob Paulussen (voorzitter sinds 1 september 2018) Rick Hagelstein (lid sinds 1 juli 2018) Tijmen Siermann (lid sinds 1 januari 2019) Barbara IJsselmuiden is sinds 1 juni 2020 de secretaris.

De rekenkamer wordt sinds 1 juni 2020 ondersteund door een secretaris/ onderzoeker die naast secretariële werkzaamheden samen met de leden onderzoek kan uitvoeren. De werkwijze van de commissie is vastgelegd in een in 2019 opgesteld onderzoeksprotocol dat ook ter kennisname aan de raad is gestuurd.

Verantwoording werkzaamheden in 2020 In 2020 hebben vier onderzoeken gelopen, waarvan er twee in 2020 zijn afgerond. Op elk van de onderzoeken wordt hieronder kort ingegaan. Onderzoek Wijkgericht werken De rekenkamer heeft in het eerste kwartaal van 2020 het onderzoek naar het wijkgericht werken van de gemeente IJsselstein afgerond. Het onderzoek geeft inzicht in hoe het wijkgericht werken bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke beleidsdoelstellingen: leefbare wijken en een grotere betrokkenheid van inwoners. Er wordt stilgestaan bij de rol van de bewonersgroepen en van Pulse in het wijkgericht werken. De rekenkamer kwam tot de volgende (hoofd)aanbevelingen: 1. Gebruik recente praktijkervaringen – zowel positieve als negatieve –voor een kansrijke herstart; 2. Kies expliciet een variant van wijkgericht werken, waarbij concreet wordt gemaakt wat de bijdrage van het wijkgericht werken moet zijn aan de 2

leefbaarheid in de wijken op schoon, heel, veilig, sociaal en sociale cohesie; 3. Wees als gemeente ook zichtbaar en aanspreekbaar, waarbij de wijkcoördinatie expliciet binnen de eigen ambtelijke organisatie wordt belegd en Pulse in haar kracht wordt gezet om initiatieven en inwoners te ondersteunen en begeleiden. Hoewel de presentatie van de resultaten wat vertraagd werd door de eerste corona-lockdown, heeft de rekenkamer op 27 mei de belangrijkste conclusies en aanbevelingen gepresenteerd in de Commissie Samenleving. Op 28 mei werd het eindrapport besproken in de raad en die heeft de aanbevelingen overgenomen. Onderzoek Kwaliteit Raadsvoorstellen De rekenkamer is eind 2019 gestart met een onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen. Hiermee wil de rekenkamer een beeld krijgen hoe de raadsvoorstellen zijn opgebouwd en in hoeverre een raadslid daarmee invulling kan geven aan de kaderstellende en controlerende taak. De rekenkamer voerde dit onderzoek in eigen beheer uit. De rekenkamer kwam tot de volgende (hoofd)aanbevelingen: 

Maak werk van een grondige review van het huidige format voor raadsvoorstellen.



Neem voor het zomerreces in 2021 ook een besluit over de vraag waar welke bemoeienis met de kwaliteit van voorstellen (toetsen van behandelrijpheid van voorstellen) thuishoort en wat deze specifiek behelst.



Doordenk het format/ de formats: welke eisen stellen ze aan de vaardigheden en kennis van medewerkers die betrokken zijn bij de beleidsvoorbereiding?



Onderneem in de beleidsvoorbereiding de analyses die voor de raad nodig zijn om een afweging te kunnen maken en een besluit te kunnen nemen en presenteer deze in een startnotitie en/of raadsvoorstel.



Maak bij voorstellen met een grote impact op de IJsselsteinse samenleving werk van het zorgvuldig uitwerken en presenteren van beleidsalternatieven binnen de beleidsruimte die de gemeente heeft.



Geef in het raadsvoorstel aandacht en ruimte aan het leren van beleidsuitvoering.



Geef een betere onderbouwing van de gebruikte argumenten pro en contra en het probleem dat de aanleiding vormt voor het voorstel.



Maak beter leesbare voorstellen.

Het rapport is door de rekenkamer toegelicht in de commissie Bestuur van 26 november 2020. Naar aanleiding van het onderzoek is in de raadsvergadering van 10 december besloten om: -

Bij aanvang van het eerste kwartaal 2021 een werkgroep van raadsleden in te stellen met als doel het uitwerken van een raadsvoorstel waarin besloten wordt over de volgende onderdelen: 3

1. het overnemen van de conclusies en aanbevelingen en 2. de vraag waar welke bemoeienis met de kwaliteit van raadsvoorstellen thuishoort (rol griffie, presidium en commissie). -

Deze werkgroep te laten bestaan uit leden van de raad, een collegelid, de griffier en enkele vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie, met dien verstande dat onderdeel 2 uitsluitend door de betrokken raadsleden wordt voorbereid.

-

Bij de uitwerking in het raadsvoorstel de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek ‘Aldus besloten’, de bestuurlijke reactie en het nawoord van de rekenkamer als vertrekpunt te nemen.

De rekenkamer zal de werkzaamheden van de werkgroep met belangstelling volgen en heeft aangeboden nog een toelichting te geven op het onderzoek mocht daar in de werkgroep of elders behoefte aan zijn. Onderzoek naar klachtbehandeling De rekenkamer is in de tweede helft van 2020 gestart met de voorbereiding voor het onderzoek naar klachtbehandeling. Het onderzoek heeft als doel de gemeenteraad inzicht te verschaffen in hoe de praktijk en de (formele) organisatie van de klachtbehandeling er in IJsselstein uitziet. Daarnaast willen we de sterke en zwakke punten van de klachtbehandeling in IJsselstein in kaart brengen en daarmee aanbevelingen doen waarmee de organisatie en praktijk van de klachtbehandeling in IJsselstein verder verbeterd wordt. De focus van het onderzoek zal liggen op de toegankelijkheid, laagdrempeligheid en integraliteit van de klachtbehandeling. Dat wil zeggen: kan de klachtindiener de weg naar de klachtformulieren makkelijk vinden, worden er geen onnodige barrières opgeworpen om de klacht in te dienen en heeft de gemeente goede afspraken met verbonden partijen over de afhandeling van klachten aldaar? Er zijn documenten opgevraagd en bestudeerd, er heeft een oriënterend interview plaatsgevonden en er is een start gemaakt met de analyse van klachtdossiers.

In 2021 zullen meer klachtdossiers worden bekeken en volgen interviews met intern betrokkenen bij de klachtbehandeling, zowel bij de gemeente zelf als bij de verbonden partijen. Met de interviews toetsen en verdiepen we de uitkomsten van de deskresearch. In het tweede kwartaal van 2021 gaan we richting de afronding van het onderzoek. Onderzoek doorwerking rekenkameronderzoeken Het einde van de zittingstermijn van de huidige leden van de rekenkamer IJsselstein komt in zicht. De rekenkamer vindt dit een goed moment om te bezien wat er in de afgelopen jaren met de onderzoeken van de rekenkamer is gedaan (we noemen dit verder de ‘doorwerking’ van de onderzoeken). De rekenkamer is hier in december 2020 mee gestart. Het onderzoek richt zich specifiek op de aanbevelingen die de rekenkamer deed in het licht van de gemeente als regiegemeente. Dit onderwerp bleek eerder een rode draad door de onderzoeken die de rekenkamer uitvoerde.

4

Het onderzoek spitst zich toe op het in kaart brengen van de doorwerking van de volgende rapporten: -

Subsidiebeleid IJsselstein (2019)

-

Functioneren en presteren Reinigingsbedrijf Midden Nederland (2019)

-

Wijkgericht werken (2020)

Armoedebeleid Met dit onderzoek wil de rekenkamer in algemene zin inzicht krijgen in het armoedebeleid van de gemeente IJsselstein. Meer in het bijzonder moet dit onderzoek inzicht geven in de ervaringen van inwoners die gebruik maken van maatregelen van het armoedebeleid van de gemeente IJsselstein. Het onderzoek heeft als doel om te leren van het verleden, en voor zover de bevindingen daartoe aanleiding geven aanbevelingen te doen voor meer resultaatgerichte sturing en controle vanuit het college van B&W en de raad. De rekenkamer heeft de volgende onderzoeksvragen geformuleerd: 

Hoe wordt het armoedebeleid van de gemeente IJsselstein door de gebruikers ervan ervaren?



Hoe is armoedebeleid van de gemeente IJsselstein vormgegeven?



Hoe vindt de beleidsuitvoering plaats?



Hoe doeltreffend is het armoedebeleid van de gemeente IJsselstein?

Het eindrapport zal in het derde kwartaal van 2021 worden aangeboden aan de raad.

Overige activiteiten Bijeenkomst met raadsleden in 2020. De rekenkamer organiseerde op 19 mei een groepsinterview met raadsleden ten behoeve van het onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen. Het tweede deel van deze bijeenkomst was gewijd aan het verkennen van onderwerpen voor de groslijst van mogelijke onderzoeken voor het nieuwe onderzoeksprogramma. Werving en selectiegesprekken nieuwe secretaris/onderzoeker In de periode maart – juni heeft de rekenkamer een nieuwe secretaris geworven. De werving vond plaats via de gebruikelijke kanalen van de gemeente IJsselstein, LinkedIn, en de website van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers- en Rekenkamercommissies (NVRR). Aan de selectie nam een vertegenwoordiging van de griffie, begeleidingscommissie en de rekenkamer deel. Monitoren De leden van de rekenkamer volgen de ontwikkelingen in het lokale beleid en de lokale bestuurlijke organisatie, onder meer via raadsvergaderingen, commissievergaderingen, Griffiemail en Twitter. 5

Afstemmingsoverleg met de Begeleidingscommissie De rekenkamer heeft in 2020 drie keer overleg gevoerd met de subcommissie vanuit het Presidium die is aangesteld als begeleidingscommissie voor de rekenkamer. Deze gesprekken gingen onder andere over de wijziging van de Wet versterking lokale rekenkamers en de gevolgen voor de verordening, de geplande en de lopende onderzoeken. Publiciteit Op de internetpagina van de gemeente IJsselstein is aangegeven wat de werkzaamheden van de rekenkamer zijn. Er is een Twitteraccount: @rkcijsselstein en het mailadres is rekenkamerijsselstein@gmail.com Bijeenkomsten en begeleiding en participatie in onderzoek In 2020 is de rekenkamer 10 keer bijeengekomen (fysiek of via Zoom) voor reguliere vergaderingen. Daarnaast is de rekenkamer nog bijeengekomen naar aanleiding van de bovengenoemde activiteiten (commissie- en raadsvergaderingen, gesprekken met fracties, gesprekken met onderzoeksbureaus op een (externe) locatie, selectiegesprekken ten behoeve van de secretaris, etc.). Tot slot is het noemenswaardig dat de lid-rapporteurs vanuit de rekenkamer doorlopend actief zijn in de regie op en de sturing van de uit te voeren onderzoeken. Dit door onder meer deel te nemen aan onderzoeksactiviteiten zoals interviews, observaties et cetera.

Deelname kennisoverdracht door de NVRR Op 19 november 2020 heeft de secretaris van de rekenkamer deelgenomen aan het webinar “Juridische vraagstukken rekenkamers”. De vraagstukken varieerden van de wettelijke plichten van de rekenkamer als bestuursorgaan, de rechten van degene die door de rekenkamer wordt ingehuurd, inlichtingen inwinnen bij andere instellingen, onderzoek doen bij gemeenschappelijke regelingen tot en met het opvragen en delen van gegevens die vertrouwelijk verklaard zijn. Daarnaast wordt de NVRR regelmatig benaderd met vragen over zaken waar de rekenkamer in de praktijk tegenaan loopt. Uitbrengen nieuwsbrief In oktober 2020 heeft de rekenkamer de eerste nieuwsbrief uitgebracht om raadsleden, inwoners, college en ambtelijke organisatie te informeren over activiteiten, plannen en onderzoeken van de rekenkamer. Na enkele nieuwsbrieven zal de rekenkamer evalueren of deze vorm van communiceren door de gemeenteraad op prijs wordt gesteld.

6

Financiële verantwoording 2020 Lasten

Baten

Budget 2020

€ 59.000

Eenmalig budget uit 2019

€ 5.419

Onderzoekskosten

Resultaa t

€ 27.178 € 8.228

Onderzoek Kwaliteit Raadsvoorstellen

€ 5.390

Onderzoek Doorwerking

€ 7.560 Onderzoek Klachtbehandeling € 6.000 Onderzoek Armoedebeleid € 350 Vooronderzoek regie

Vergoedingen 2 leden en de voorzitter

€ 11.478

Vergoeding secretaris

€ 11.363

Overige kosten

€ 1.142

(o.m. NVRR-lidmaatschap, catering, abonnement onderzoekstool Survey Monkey)

Uitgestelde prestatie jaarrekening 2020

€ 12.950

Totaal

€ 64.461

€ 64.419

€ 42

Toelichting Algemeen Het budget van de rekenkamer bedroeg € 59.000, --. Daarnaast was een deel van het onderzoeksbudget dat voor 2019 was begroot doorgeschoven naar 2020, te weten € 5.419, --. De totale onderzoekskosten voor 2020 bedroegen € 27.178, --. Het bedrag dat aan vergoedingen is uitgekeerd bedroeg voor de den € 11.478, -- en voor de secretaris € 11.363,--. De overige kosten hadden een omvang van € 1.142, --. Dit betekent dat op het totaalbedrag van € 64.461, -- een bedrag van € 42,-- niet besteed is. Voor het onderzoek 'doorwerking-regie' zal nog een bedrag van € 5.390 worden gefactureerd in 2021. Voor klachtbehandeling zal een bedrag van € 7.560 worden gefactureerd in 2021. Totaal zal dus een bedrag van € 12.950 euro in 2021 worden gefactureerd dat nog ten laste komt van het budget 2020. De werkzaamheden van de rekenkamer zijn binnen het begrote bedrag uitgevoerd. Onderzoekskosten 7

Dit betreft een deel van de kosten voor het bureau PON, dat het onderzoek Armoedebeleid uitvoert en de kosten voor de door de leden en de secretaris/onderzoeker van de rekenkamer gemaakte onderzoeksuren.

Vergoedingen leden en voorzitter Dit betreft de vergoeding voor de leden en de voorzitter van de rekenkamer inclusief reiskosten. Deze vergoedingen worden betaald via de salarisadministratie van de gemeente dan wel op factuurbasis. Vergoeding secretaris De secretaris ontvang een vaste vergoeding per maand op factuurbasis. Overige kosten Dit betreft de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR (Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Voor wat betreft de overige kosten zijn er kosten gemaakt voor consumpties ten behoeve van de vergaderingen van de rekenkamer en een abonnement op de onderzoekstool Survey Monkey.

8

Onderzoeksprogramma 2021 Rekenkamercommissie IJsselstein Onderzoeksonderwerpen 2021 Vanuit 2020 lopen de onderzoeken naar klachtbehandeling, armoedebeleid en doorwerking - regie in 2021 door. Voor een beschrijving van deze drie onderzoeken wordt verwezen naar het voorgaande jaarverslag 2020. De rekenkamer wil in 2021 een nieuw onderzoek starten, maar heeft daarvoor nog geen keuze gemaakt.

Overige werkzaamheden Aanpassen verordening rekenkamer Het kabinet heeft een wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer voor de versterking van decentrale rekenkamers (Wet versterking decentrale rekenkamers). Het wetsvoorstel strekt ertoe de regeling van de huidige rekenkamerfunctie in de Gemeentewet en de Provinciewet te laten vervallen. In het voorstel worden gemeenten en provincies verplicht een rekenkamer in te stellen. Daarnaast worden enkele onderzoeksbevoegdheden van de rekenkamers uitgebreid. De rekenkamer van IJsselstein zal de raad voorstellen om vooruitlopend op de inwerkingtreding van deze wet de verordening op de rekenkamer in lijn te brengen met het wetsvoorstel. De aangepaste verordening is op 20 januari 2021 besproken met de Begeleidingscommissie. Vervolgens is aan de raad voorgesteld om deze vast te stellen. Organisatie rekenkamer Ook in 2021 zullen de leden van de rekenkamer maandelijks met elkaar overleggen. Daarnaast zal twee keer per jaar een voortgangsgesprek gevoerd worden met de Begeleidingscommissie, een subcommissie uit het Presidium. Voor de begeleiding van een onderzoek dat wordt uitgevoerd door een extern bureau zal door het lid-rapporteur op gezette tijden overleg plaatsvinden met het onderzoeksbureau om de voortgang te bewaken en hierover te rapporteren aan de andere leden van de rekenkamer.

Communicatie met de raad In 2021 zal de rekenkamer op verschillende momenten de raad schriftelijk op de hoogte houden van de voortgang van de lopende onderzoeken. Daarnaast zal naar behoefte bij de afronding van de onderzoeken in de raadscommissies een presentatie gehouden worden. Planning en raming kosten 2021 Er wordt gewerkt met een voorlopige planning om de onderzoeken gespreid naar de raad te brengen. Hierin is de rekenkamer afhankelijk van de voortgang van de onderzoeken, het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor en van de raadsagenda. De 9

kostenraming is een inschatting op basis van de kennis bij het schrijven dit onderzoeksprogramma, maar kan nog afwijken op basis van de vooronderzoeken die worden gedaan. Aan de hand van deze vooronderzoeken wordt gekozen voor een focus en bijbehorende aanpak.

10

Begroting 2021 Lasten Budget 2021 Uitgestelde prestatie jaarrekening 2020

Baten € 59.000

Resultaat

€ 12.950

Onderzoekskosten

€ 44.450

Doorwerkingsonderzoek Klachtbehandeling Armoedebeleid Nieuw onderzoek

€ 5.390 € 7.560 € 14.000 € 17.500

Vergoeding leden en voorzitter

€ 9.944

Vergoeding secretaris

€ 13.500

Overige kosten

€ 4.056

(o.m. NVRR-lidmaatschap, catering, abonnement onderzoekstool Survey Monkey, onvoorzien)

Totaal

€ 71.950

€ 71.950

€0

Algemeen Voor 2021 bedraagt de totale begroting van de rekenkamer € 59.000, --. Dit bedrag is in lijn

met het voorstel professionalisering dat in 2019 door de raad is aangenomen. Voor het onderzoek 'doorwerking-regie' zal nog een bedrag van € 5.390 worden gefactureerd in 2021. Voor klachtbehandeling zal een bedrag van € 7.560 worden gefactureerd in 2021. Totaal zal dus een bedrag van € 12.950 euro in 2021 worden gefactureerd dat nog ten laste komt van het budget 2020 (uitgestelde prestatie jaarrekening 2020) Onderzoekskosten Dit betreft de kosten voor de uitvoering de lopende en geplande onderzoeken. De onderzoeken ‘Kwaliteit van raadsvoorstellen’ en ‘Klachtbehandeling’ worden door de rekenkamer in eigen beheer uitgevoerd. Het onderzoek Armoedebeleid wordt door een extern onderzoeksbureau uitgevoerd. Vergoedingen Dit betreft de vergoeding van de leden van de rekenkamer en de vergoeding aan de secretaris/onderzoeker, inclusief reiskostenvergoedingen. Overige kosten Dit betreft de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR, representatiekosten, abonnement Survey Monkey en cateringkosten. Daarnaast is er een post onvoorzien opgenomen. 11

12