1. Raadsinformatiebrief Jaarrapportage bescherming persoonsgegevens 2022

postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein

bezoekadres Overtoom 1 3401 BK IJsselstein t 14 030 f 030 6884350 e info@ijsselstein.nl

Gemeenteraad IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

betreft

Jaarrapportage bescherming persoonsgegevens 2022

uw kenmerk uw brief van behandeld door

zaaknummer

102487

J.P.J. Baas

datum

20 juni 2023

blad 1 van 2 bijlagen

Geachte raadsleden, In deze brief informeren wij u over de stand van zaken van de bescherming van persoonsgegevens binnen de gemeentelijke organisatie. Aanleiding Als gemeente verwerken wij veel persoonsgegevens. Daar vindt extern en intern toezicht op plaats. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de privacyregels in Nederland. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) ziet erop toe dat intern de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) worden nageleefd. De functionaris brengt jaarlijks een verslag uit van zijn bevindingen en doet hierin aanbevelingen. In deze jaarrapportage staat beschreven welke acties en maatregelen de gemeente in 2022 heeft genomen om de doelstellingen en beginselen uit de AVG en de Wpg te behalen en te waarborgen. Ook bevat dit document aanbevelingen. Bevindingen over de implementatie van de AVG in 2022 In 2022 heeft de gemeente verder geïnvesteerd in de bescherming van persoonsgegevens. Het meest in het oog springende is de aandacht voor bewustzijn van omgang met persoonsgegevens. Hiertoe is een interne bewustwordingscampagne gestart. Er is een start gemaakt met het Data Protection Impact Assessment (DPIA) proces voor het zaaksysteem Djuma.

Deze DPIA is uitgevoerd door een onafhankelijk adviseur met de bedoeling om de organisatie mee te nemen in het proces en kennis aan de organisatie over te dragen. Voor het houden van nieuwe DPIA’s blijkt de kennis nog niet toereikend. Er moet extra worden geïnvesteerd in nieuwe DPIA's. Conclusies IJsselstein scoort gemiddeld qua volwassenheidsniveau, maar is nog niet op het vereiste niveau. Hoewel de totaalscore een positieve ontwikkeling laat zien ten opzichte van 2021 blijft er ruimte voor verbetering. Verbeterpunten betreffen vooral: de formele aanpassing van het privacy beleid, het bewustwordingsproces, het ontwerpen van een systeem voor het inzicht krijgen in privacy-risico’s door middel van DPIA’s (een gestructureerde aanpak om vooraf risico’s op het gebied van gegevensDe gemeente IJsselstein gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Voor meer informatie daarover verwijzen wij u naar www.ijsselstein.nl/privacy.

Bankrelatie BNG NL79BNGH028.50.09.958 Bankrelatie RABO NL83RABO0320.72.82.85

datum ons kenmerk blad 2 van

20 juni 2023 102487 2

bescherming te identificeren) en het managen van deze risico’s en ook het periodiek controleren van een juist gebruik van persoonsgegevens.

Wet politiegegevens Het college van burgemeester en wethouders is ook verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens bij handhavingsactiviteiten van Boa’s, waarbij opsporing van een strafbaar feit aan de orde is. Het gaat hierbij om de volgende domeinen: openbare ruimte en leerplicht. De Functionaris Gegevensbescherming is op grond van de Wpg belast met het toezicht en de verslaglegging. In 2022 is voor het eerst een interne nulmeting/Wpg-audit uitgevoerd, gevolgd door een extern auditrapport dat inmiddels is aangeleverd bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op basis van deze auditresultaten is een aantal verbeterpunten geconstateerd. Deze vloeien voort uit de overgang van een aantal regels van de AVG naar de Wpg. Hierdoor zijn onder andere bewaartermijnen en eisen bij het delen en vastleggen van gegevens gewijzigd. Hiertoe stellen wij een meerjarig verbeterplan op. Het college neemt de aanbevelingen uit de jaarrapportage onverkort over en zal in 2023 uitvoering geven aan de volgende maatregelen:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Het huidige privacybeleid aanpassen. In blijven zetten op het verhogen van het privacy bewustzijn. Een DPIA-plan opstellen. Nadere invulling geven aan de inzet van privacy ambassadeurs in de teams. De cyberweerbaarheid van de organisatie verhogen. De interne audit voor de uitvoering van de Wet politiegegevens te organiseren en een verbeterplan op te stellen en in uitvoering te nemen.

Aan de hand van risico’s en capaciteit zullen wij de uitvoering hiervan prioriteren. Ter informatie ontvangt u bij deze brief de Jaarrapportage bescherming persoonsgegevens 2022.

Hoogachtend, Het college van IJsselstein,

drs. W.M. van de Werken secretaris

mr. P.J.M. van Domburg burgemeester